CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Personne publique : Ville d Athis-Mons Place du Général de Gaulle 91200 ATHIS MONS Objet de la consultation : ACQUISITION D UN LOGICIEL DE GESTION ET DE FACTURATION, ET D OUTILS DE POINTAGE DES EFFECTIFS (2012-006-AM) 1/11
1. PREAMBULE Dans le présent document, les sigles suivant sont utilisés : LIGE : Logiciel Informatique de Gestion des Effectifs LIGE est un progiciel de gestion globale des effectifs dédié aux services administratifs des collectivités locales pour les secteurs de l enfance, de la petite enfance, du périscolaire et des retraités. La fourniture comprend l installation, le suivi de la mise à jour et la formation des effectifs. LIGE concerne un nombre compris entre 40 et 70 postes de travail. OPE : Outils de Pointage des Effectifs Afin de respecter les exigences de la CAF relatives au pointage à l heure, la ville est tenue de s équiper de nouveaux matériels de pointage de ses effectifs. Ces nouveaux OPE, destinés à remplacer le pointage via bornes et codes-barres, devront être adaptés selon les structures et les activités (crèches collectives, crèche familiale, restauration, accueils périscolaires ). Selon les sites, l OPE sera un outil numérique et/ou un outil de pointage déporté. Ce dernier représente un dispositif permettant à des utilisateurs sur sites déportés (à l extérieur du réseau informatique de la collectivité) de réaliser un pointage auprès du LIGE en temps réel. Les pointages alimentent LIGE. Les périphériques de pointage auront pour système d exploitation Microsoft Windows embedded, Windows XP, windows 7 ou encore Apple IOS. MCI : Module de Courriel Intégré Le MCI permet des échanges E/S avec l environnement LIGE. Il intègre des fonctionnalités de courriel moderne. Des fonctions comme le publipostage, l envoi de SMS, l impression/acquisition réseau sont également vivement requises. Sa disponibilité sur un poste est une fonction de la configuration utilisateur. Il peut donc être activé/désactivé par des administrateurs. PW: Portail Web Le Portail Web représente le point d entrée unique pour tous les usagers. Il s agit d un espace web donnant accès à un compte client sécurisé. Cet espace devra permettre l échange d informations entre la mairie et les usagers participant à une ou plusieurs activités. Les informations saisies par les usagers sont destinées à alimenter LIGE. Il devra, en outre, permettre le paiement en ligne et la préinscription aux activités. 2. PRESENTATION DU MARCHE Objet du marché Le présent marché a pour objet l acquisition d un logiciel de gestion et de facturation, et d outils de pointage des effectifs. La prestation devra comprendre a minima : - la fourniture du logiciel et des outils de pointage - l installation - le transfert ou reprise des données - la formation des utilisateurs - le support technique - la maintenance 2/11
Descriptif et attentes générales La ville d Athis-Mons souhaite actualiser la solution informatique destinée à la gestion administrative des effectifs en se dotant à la fois d un logiciel dédié à ses services (ci-après nommé LIGE) et d outils de pointage numériques et éventuellement déportés (ci-après nommés OPE). La ville utilise actuellement le progiciel Concerto de la société Arpège. Aussi, la solution proposée par chaque candidat devra inclure la reprise de données figurant dans le progiciel actuel. Les principales fonctionnalités attendues par les services utilisateurs sont détaillés dans les articles 3 et suivants du présent CCTP. Il appartiendra au candidat de s assurer que la solution proposée y correspond a minima. L offre du candidat comportera également : - la fourniture d une solution de pointage numérique et éventuellement déportée pour les services de l enfance et de la petite enfance. La solution devra respecter les exigences de la CAF relatives au pointage à l heure. - un portail web pour simplifier la communication entre les usagers et les services de la mairie. Son accès est sécurisé, individuel, dynamique (temps réel) et propose des fonctionnalités de paiement en ligne et/ou de transfert de documents et/ou de changements de coordonnées et possibilité de faire des inscriptions ou pré inscriptions sur certaines activités. La solution proposée devra avoir pour objectif principal la simplification et la sécurisation du travail des équipes municipales. Pour les outils de pointage, par exemple, il s agît impérativement d une solution délivrant les services de toute saisie intermédiaire ou de toute autre opération manuelle. La solution devra être simple à l utilisation et intuitif. Il doit à la fois pouvoir être pris en main par du personnel non-spécialiste et offrir à l utilisateur averti des possibilités de traitements affinés. La ville accordera une importance particulière à l ergonomie du logiciel. L ergonomie sera, notamment, appréciée sur la fonction «critères de recherche» (saisie exacte ou par analogie), la possibilité d ouvrir plusieurs fenêtres simultanément Le logiciel devra comporter une série de passerelles vers d autres progiciels (CIVIL RH, CIVIL Finances)et favorise les entrées/sorties vers les logiciels de bureautique courants. Chaque utilisateur aura un niveau défini d accès : Niveau 1 : Accès total aux informations en lecture et saisie illimitée Niveau 2 : Accès partiel aux informations et possibilité de saisie égale ou inférieure Niveau 3 : Accès partiel aux informations pour consultation Niveau 4 : Accès à des tableaux de bord, des indicateurs (alertes mail) ou des rapports de synthèses permettant le suivi à long terme des services. 3. SERVICES UTILISATEURS : FONCTIONNEMENT ET OBJECTIFS Plusieurs services utilisent LIGE : principalement l enfance et affaires scolaires, la petite enfance, les retraités, la régie unique (pour les facturations), et dans une moindre mesure, les services jeunesse et sports, les espaces sociaux. Il appartient au candidat d expliciter sa solution en fonction de la structure des services. 3/11
3.1 Petite enfance Ce service assure la gestion globale des effectifs en crèches collectives, crèches familiales et haltes garderies. A la coordination petite enfance il gère les demandes de places en crèche, les places disponibles, les effectifs au quotidien, les plannings et les indemnités journalières des assistantes maternelles. La ville d Athis-Mons gère deux crèches collectives, trois halte-garderie, environ 60 assistantes maternelles dans le cadre des deux crèches familiales. Ces structures accueillent, en moyenne sur une année, 600 enfants âgés de 0 à 3 ans. Crèche familiale Cette structure accueille et gère les places des enfants gardés par des assistantes maternelles. Pour ce faire elle établit un contrat avec la famille et une fiche famille dans laquelle sont répertoriées les informations importantes ainsi que la typologie du contrat. Une fiche par assistante maternelle est également créée répertoriant les informations relatives à la personne notamment son agrément pour l accueil d enfant. Un exemplaire du contrat de chaque enfant est remis à l assistante maternelle comprenant l amplitude horaire pour chaque enfant. La gestion des effectifs se fait manuellement au niveau des assistantes maternelles par le remplissage d une fiche d information propre à chaque enfant. Cette fiche court par quinzaine et répertorie les heures contractualisées, les heures réelles de garde ainsi que les motifs d absences. C est donc quinze jours d informations qui sont vérifiées puis saisies dans le logiciel de gestion. Les vérifications portent sur le rapprochement de cette fiche au contrat de la famille. Les heures complémentaires d accueil sont alors facturées à la famille à H ± 0.5 [h] Ce mode de suivi implique la gestion d une fiche par enfant et par quinzaine soit pour environ 120 enfants, 2900 fiches à traiter par an. Un portail famille (PF), sur lequel les familles pourraient directement actualiser leurs coordonnées permettrait au service d en prendre connaissance en temps réel. Ceci favoriserait la diminution des temps de latence dans le traitement et la transmission des informations. En cas d absence de l assistante maternelle, l enfant doit être replacé chez une assistante maternelle ayant de la disponibilité. Cette gestion des absences est aujourd hui complexe pour le service. Le processus est donc entièrement manuel et réalisé sur fichier Excel. Un planning permet de coordonner les replacements d enfants. Objectifs LIGE : - Des plannings crées automatiquement et éditables - Le suivi des personnels volants et fixes, en lien avec le logiciel CIVIL RH - Le suivi automatique des congés enfant - Un tableau de bord récapitulatif accessible rapidement gérant les alertes - Une automatisation du replacement des enfants en fonction des disponibilités des autres assistantes maternelles - Des pointages en temps réel. - Un suivi des assurances civiles et une alerte notifiant l arrivée à échéance du contrat - Un suivi des certificats médicaux et des ordonnances avec la possibilité d intégrer aisément une version scannée des documents dans le dossier famille - L édition d un courrier de relance automatique pour les familles - Le suivi intégré et complet des familles recomposées - Une conservation des données dans le système sur plus de 5 ans - Répondre aux bilans CAF et Conseil Général 4/11
Crèches collectives et haltes garderies Même objectifs LIGE que les crèches familiales, sauf que les familles pointent dans ces structures d accueil et qu il n y a pas la gestion des indemnités des assistantes maternelles. Au niveau des crèches collectives et haltes garderies, le pointage est actuellement fait sur badgeuse. Le candidat devra proposer une solution de pointage. Coordination de la petite enfance La coordination de la petite enfance accueille et gère les demandes de places en crèches et haltes garderies : préinscriptions, listes d attente et les places disponibles en crèche collectives, familiales et haltes garderies. Pour ce faire elle établit une fiche de renseignements de la famille dans laquelle sont répertoriées les informations importantes ainsi que la typologie de la demande. Un champ Observation permet d ajouter certaines informations à prendre en compte. La demande des familles est variable selon les jours, les horaires et leurs congés. Ceci impacte la gestion des accueils d enfants au niveau des crèches. Actuellement, Excel reste l outil de travail du service pour la gestion des listes d attentes, des résultats de commission d attribution des places en crèches. La gestion des places disponibles par structure est gérée en lien avec les directrices de crèches. Pour les commissions d attributions de places en crèche, le service de la coordination croise et met en relation les deux tableaux. Le service doit pouvoir répondre aux demandes de bilan de la CAF. LIGE est également un outil communiquant avec le logiciel CIRIL RH. Objectifs LIGE : - Possibilité d éditer toute liste et tableaux extraits du système - Un suivi journalier des places disponibles - La mise en corrélation des données concernant place disponibles et commission d attribution - Des plannings crées automatiquement et éditables - Le suivi des personnels volants et fixes - Un tableau de bord récapitulatif éditable, accessible rapidement et gérant les alertes - L édition de courriers de suivis générés automatiquement pour les familles Un module de statistique et de Reporting intégrant les taux d occupations par établissement, la présence effective par heure au cours de l année scolaire - Une conservation des données dans le système sur plus de 5 ans. - Répondre aux bilans CAF et Conseil Général 5/11
3.2 Le service de l enfance et des affaires scalaires Le service Enfance et affaires scolaires gère l accueil des enfants de 3 à 12 ans. Les enfants sont accueillis dans les 15 écoles (7 élémentaires et 8 maternelles) et les 10 accueils de loisirs de la ville. En 2011, les accueils de loisirs ont comptabilisé 47.316 journées enfants, et à la rentrée de septembre, 3.303 enfants étaient inscrits dans les 15 écoles de la ville. Le service Enfance et affaires scolaires assure la gestion globale des affaires scolaires et périscolaires : service d accueil, activités périscolaires (accueils du matin et soir), le temps du midi, les accueils de loisirs, l étude, les activités spécifique de l été (les centres de vacances, les séjours et les stages) en lien avec les services jeunesse et espaces sociaux, la restauration (des inscriptions à la fréquentation mais aussi la gestion des inscriptions scolaires). Dans chaque service, le secrétariat saisit directement dans le logiciel de gestion les informations contenues dans l inscription faite par la famille. Cette fiche répertorie différentes données importantes ainsi que la typologie d inscription et le régime spécial pour la restauration. Une édition est réalisée pour les services de la restauration et les services de l Accueil de Loisir sans Hébergement (ALSH) et/ou l école. La même opération est effectuée en cas d actualisation. Quotidiennement, les directeurs des structures accueillant les enfants transmettent par téléphone le nombre présent à l accueil du matin (garderie) après que les animateurs aient pointé les enfants sur des listes mises à jour par le directeur. Le logiciel doit pouvoir mettre en corrélation les effectifs enfants en fonction des équipes présentes et pointer les incohérences en fonction des règles d encadrement de la ville. Une fois en classe, lors de l appel, les enseignants identifient les enfants qui seront présents à la demi-pension. Ces informations sont transmises par le directeur d établissement aux services de la coordination afin de déterminer les effectifs présents en restauration. Ces effectifs servent à évaluer le besoin en personnel encadrant et le nombre nécessaire de repas. Des listing sont établis et transmis aux services de restauration qui serviront à identifier les enfants absents par pointage. Ces pointages sont aujourd hui interprétés manuellement par le directeur de l école, ce qui constitue une perte de temps et est source d erreurs. L ONPE devra permettre de faciliter et sécuriser ce processus. La gestion planifiée des repas se fait avec une avance de 4 semaines. Un facteur correctif est introduit chaque jour en fonction de la base statistique et de la fréquentation réelle. Des repas supplémentaires peuvent alors être commandés. Les listings des enfants lors des journées d accueils de loisirs sont au nombre de trois (3) et correspondent chacun à une formule de fréquentation des services d accueil : une pour la journée d accueil, une autre pour la demie journée et une dernière pour les repas. Ces listes peuvent contenir chacune jusqu à 20 000 lignes. Au niveau des personnels encadrant, la gestion se fait au niveau des directeurs des sites d accueil sous tableur Excel avant d être repris par les services de l enfance, vérifiés puis transmis à la CAF. Il doit être possible de formaliser des outils et des tableaux de données spécifiques par les utilisateurs. La facturation des familles est générée avec un croisement des données avec le système CAF pour les taux applicables aux familles et celui du Trésor Publique pour les impayés (respectivement CIVIL RH (retour OCRE) et CIVIL FINANCES). 6/11
Objectifs LIGE : - Possibilité d éditer toute liste et tableaux extraits du système - Un suivi prévisionnel des effectifs à 30 jours - Un suivi en temps réel - Des alertes immédiatement visibles sur la fiche de chaque famille en cas de non respect de l une des obligations d inscription - Un outil de coordination temps réel paramétrable (requêtes) - Un tableau de bord récapitulatif éditable, accessible rapidement et gérant les alertes - Un outil de communication intégré permettant la transmission rapide des résultats - Des plannings crées automatiquement et éditables - Le suivi des personnels volants et fixes - La mise en corrélation équipe d encadrement et effectifs accueillis - Le suivi automatique des spécificités sanitaire des enfants (régimes spéciaux etc.) - L exportation de ces données spécifique vers l OPE - Une gestion complète des familles recomposées incluant les gardes alternées - Un module de statistique et de Reporting - Des modes de consultation de la DB transverse - Un module de gestion des documents originaux scannés avec transmission rapide par courriel - Un mode d alerte Famille en cas d indisponibilité des services ou de grèves via mail et SMS - La prise en compte des familles recomposées et la gestion des doublons 3.3 Le service de la régie unique Ce service a pour mission de gérer le suivi des facturations. Les tarifs des prestations sont définis par des quotients dont les modalités de calcul sont différentes selon les services (enfance différent de la petite enfance, qui lui-même est différent des retraités). Les facturations sont faites après service fait aux vues des activités réalisées. Des déductions sont possibles sur présentation de justificatif. Pour la gestion des facturations, les agents de ce service doivent saisir les états transmis par les services gestionnaires. Par exemple, la saisie des listes transmises par le service enfance et affaires scolaires, en début de chaque mois, les pointages sont effectués via des codes barre. Le candidat devra proposer une solution pour faciliter ces pointages. Objectifs LIGE : - Intégration de modalités de facturations différentes (mensuelles, trimestrielles ) - Gestion des différents modes de paiement (prélèvement automatique, paiement en ligne, CESU, chèques ) - Interface par la génération des titres de recettes - Éditions ou alerte pour des familles créancières - Gestion des champs obligatoires à saisir - Editions de la dernière mise à jour de la base - Lecture OMR sur facture - Edition de statistiques - Suivi de l état de la facturation par les services gestionnaires 7/11
3.4 Le service des retraités Ce service gère les différents services dispensés aux retraités de la commune. Ceux-ci sont notamment : - Les repas à domicile - Les repas de quartier - Les animations diverses - Les petits travaux - Le transport adapté - Les séjours retraités - Le service de téléalarme Les informations sur les usagers sont tirées, notamment, des fichiers Base Access avec lequel une interface est souhaitée. Pour les repas à domicile, un tableau est édité chaque mois pour gérer les livraisons. Pour les activités, un tableau est actualisé à chaque édition. Pour les petits travaux, un agent de la ville reçoit une fiche d intervention et demande l émargement de l utilisateur afin d ordonner la facturation sur le logiciel de gestion. Ces interventions représentent en moyenne l édition 1500 factures par an. Un suivi des travaux et un bilan sont réalisés par le service nécessitant des outils de statistiques et de reporting. Le transport adapté est géré de manière identique aux petits travaux. Objectifs LIGE : - Une passerelle vers la Base Access - Une interface avec le logiciel Logiclic - La création des requêtes adaptables aux besoins du service 3.5 Le service des sports Ce service utilise le logiciel de gestion pour les inscriptions à l école des sports, à la salle de remise en forme et pour les séjours et stages d été ou petites vacances. Objectifs LIGE : - Etablir le quotient familial - Générer les courriers de confirmation d inscription, 4. DESCRIPTIF TECHNIQUE Les services municipaux sont équipés de postes architecturés en clients légers sous systèmes d exploitation Windows XP Embedded ou Windows 7 embedded. La ou les bases de données du LIGE seront centralisées sur un seul et unique serveur. Ce dernier aura comme système d exploitation Windows 2k3 serveur Ent ou Windows 2k8 R2 Ent. Chaque site distant en rapport avec le LIGE (Structure de l enfance, de la petite enfance ou encore des retraités) est relié au site central par une connexion réseaux haut débit et stable. Les postes sont reliés via un protocole TCP-IP pour accéder aux ressources de serveurs de bases de données, ainsi qu aux serveurs d applications Terminal Serveurs. Le parc d imprimantes et de combinés imprimante/scanner de marques variées est organisé en réseau propre à chaque site. 8/11
LIGE doit pouvoir communiquer avec les logiciels de bureautique courants tels que le pack Microsoft Office, Open Office et les logiciels de gestion administrative Civil RH et Civil Finances. 9/11
Figure 1 : Environnement technique de LIGE Portail Web ONPE (Outil Numérique de pointage des Effectifs)ou OPE (Outil de pointage des Effectifs) LIGE peut-être une solution de type Client / Serveur ou FULL WEB. 10/11
LIGE peut être stocké sur un serveur faisant partie intégrante du SI du service informatique mutualisé de la Communauté d Agglomération des Portes de l Essonne ou hébergé chez l éditeur. Dans ce dernier cas, le prestataire devra préciser les modalités de garantie de bon fonctionnement, ainsi que les dispositifs de sauvegarde mis en place pour prévenir un dysfonctionnement et garantir la continuité de service. Bases de données LIGE se reposera sur un système de base de données moderne et sécurisé. Cette dernière sera capable d évoluer en fonction des besoins de l application dans le temps. LIGE intégrera la notion de sauvegarde quotidienne du système de base de données sur un serveur distant. LIGE intégrera la notion de restauration de la base de données en cas de dysfonctionnement de l application à partir d une sauvegarde réalisée précédemment. LIGE comporte un outil de recherche et de traitement des doublons de type MiL 1. La création de requêtes par l utilisateur impacte la base de données avec les critères de sécurité adéquats. Le titulaire du marché devra informer le service informatique de la Communauté d Agglomération des Portes de l Essonne des évolutions du système de gestion de base de données et des évolutions consécutive du progiciel. Stratégie de sécurité Il est recommandé d organiser LIGE autour d une installation centralisée sur le réseau du service informatique mutualisé de la Communauté d Agglomération des Portes de l Essonne, ou hébergé chez le prestataire. Une passerelle asynchrone servant à assurer les mises à jour avec le site de l éditeur ou du titulaire. En aucun cas, des mises à jour ne pourront être installées sans que le titulaire ne se porte garant de leur fiabilité. Enfin, LIGE devra être en conformité avec les recommandations de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (CNIL). 1 Man In the Loop 11/11