Le système de réapprovisionnement en double casier RFID Des idées Des ressources de
Des idées Des connaissances Logi-D a été initialement créée à titre de groupe conseil en matière de chaîne d approvisionnement des hôpitaux, en s affiliant à des chercheurs de l école des HEC de Montréal. Notre vaste expérience en consultation et en recherche nous a permis de bien comprendre les enjeux dominants au sein de la chaîne d approvisionnement du secteur des soins de santé. Depuis, afin de maintenir nos compétences à jour, nous élargissons sans cesse nos connaissances en identifiant les pratiques de pointe, les technologies émergentes et les standards d excellence à l échelle internationale, et ce, dans différents domaines d activités. Des ressources Des idées Cependant, le simple fait de connaître le secteur ne nous distingue pas de nos pairs. C est plutôt notre habileté à combiner différentes technologies de façon innovatrice et de proposer des solutions ingénieuses à nos clients qui nous distingue. C est ainsi que nous nous sommes nous-mêmes transformés en intégrateur de solutions en logistique hospitalière. Nous croyons fermement qu une solution globale donne les meilleurs résultats, compte tenu de la dynamique de la chaîne d approvisionnement, et que les solutions standard actuellement offertes sur le marché ne règlent pas toujours les problèmes. C est dans cette optique que nous avons mis au point notre gamme de solutions id, une plateforme de solutions des plus efficaces concues pour se connecter facilement aux applications hôtes. Des ressources Des solutions Le dénominateur commun de toutes les organisations de soins de santé est l importance accordée aux services cliniques comme il se doit. Bien souvent, malheureusement, le personnel administratif, dont le rôle est de soutenir les services cliniques, est surchargé par des processus manuels laborieux. Nous mettons l accent sur la création de solutions ingénieuses qui simplifient et automatisent les processus, ce qui permet de libérer les services cliniques et les services administratifs. Ces solutions permettent non seulement d accorder plus de temps aux services de première ligne pour prodiguer les soins, mais aussi d optimiser et d uniformiser les processus administratifs. Des ressources en R et D Les pratiques de pointe que nous intégrons se traduisent en solutions automatisées efficaces qui assurent la conformité des utilisateurs. Les technologies émergentes sont intégrées dans le but d optimiser la collecte des données et la communication au sein de la chaîne d approvisionnement. Nous sommes constamment à la recherche des standards d excellence et les adoptons dans le but d offrir des solutions efficaces et profitables à nos clients. 2 3
Des idées pour le réapprovisionnement Notre solution automatisée du matériel au point d utilisation 2BIN-iD vise à optimiser le processus de réapprovisionnement tout en minimisant la participation du personnel de soins et du personnel de soutien. Elle ne nécessite aucun décompte ni saisie de données et n exige qu un apport minimal du personnel clinique. S appuyant sur les études exhaustives de temps et de mouvements de nos consultants, le système 2BIN-iD permet de contrôler les niveaux des stocks et de faciliter la rotation des stocks, tout en réduisant le risque d utiliser des produits périmés. Notre solution comprend la technologie de pointe RFID et un système de stockage à haute densité reconnu dans le monde entier, inspiré de la méthode kanban, mis au point et popularisé au Japon. Des idées Un concept Dans le cadre de la solution 2BIN-iD, une certaine quantité d un produit, le quota, est répartie entre deux casiers. Lorsque le premier casier (casier primaire) est vide, on retire le porteétiquette placé devant le casier et muni d un transpondeur RFID, puis on le fixe à un tableau de réapprovisionnement qui, lui, est muni d une antenne RFID. L information contenue dans le transpondeur RFID est recueillie par le logiciel LogiDATA-iD, puis transférée au système du matériel de l établissement de santé, conformément à des règles internes préétablies dans le logiciel. Cette information servira à générer un bon de prélèvement (produits stocks) ou une réquisition d achat (produits hors stock). Des bénéfices importants Rotation des stocks rendue possible grâce à l utilisation de deux casiers Réduit les coûts associés à la péremption des produits et améliore la sécurité des patients Élimination du décompte des stocks et de la collecte des données Réduit le risque de surstockage et de rupture de stock Réduit la charge de travail du service du matériel Fournitures bien organisées, toujours au même endroit Réduit le temps que le personnel de soins passe à chercher des fournitures Optimisation continue des seuils de réapprovisionnement Optimise le niveau des stocks et l espace qu ils occupent Réduit le temps que le personnel de soins consacre à régler les problèmes causés par des ruptures de stock Environnement physique amélioré Améliore l ergonomie Offre une solution de stockage que l on peut modifier selon les besoins Réduit l espace occupé Flux d information en temps réel Permet de répondre à la demande selon la consommation réelle Permet de réagir rapidement aux problèmes d approvisionnement et aux cas d exception Fournit de l information aux gestionnaires sous forme de tableau de bord et de rapports Flux de travail guidé par commande vocale et RFID Diminue la dépendance aux connaissances particulières du personnel Augmente la productivité et réduit les erreurs liées à l approvisionnement Fournit des informations en temps réel La technologie RFID au service des idées Brevets en cours d homologation 2.565.934 2.645.696 12/327401 2.682.561 12/578 683 4 5
1. Capture du besoin 2. Traitement de la demande Secondaire LogiDATA- D Tableau de bord du matériel Primaire de l entrepôt Consommation Déclenchement de la demande Des idées d automatisation Des données Des interfaces En fonction de la consommation, de la fréquence des livraisons et d autres critères, on détermine une quantité optimale pour chaque produit, le quota, puis on divise cette quantité de produits entre les deux casiers. Lorsque le premier casier (casier primaire) est vide, on utilise les articles du second casier. Capture du coût En utilisant le module complémentaire PC-iD, les articles facturables peuvent être identifiés et capturés à l aide d un écran tactile ou de la technologie RFID. Les données obtenues sont ensuite transférées au moyen d une interface aux applications hôtes du centre telles que les systèmes d admission, les systèmes de blocs opératoires et ceux administrant les dossiers médicaux. Lorsque le casier primaire est vide, le personnel clinique ou de soutien retire le porte-étiquette du casier et le fixe au tableau de réapprovisionnement RFID, dont le brevet est en cours d homologation, situé près des unités de stockage. L étiquette étant munie d un transpondeur RFID, le simple fait de l apposer sur le tableau met le système en alerte. Le tableau RFID contient une antenne reliée à une boîte de contrôle qui est elle-même reliée, avec ou sans fil, au réseau informatique de l hôpital. Les données sont par conséquent saisies en temps réel. Lorsque l étiquette contenant le transpondeur passif (qui fonctionne sans piles) pénètre dans le champ de lecture de l antenne, elle est activée par l énergie des ondes radio. La communication s établit entre le transpondeur et le lecteur et l échange des données peut s effectuer. Le lecteur transmet les identifiants de toutes les étiquettes présentes au tableau, déclenchant ainsi une demande de réapprovisionnement à notre application LogiDATA-iD qui relie les données du transpondeur à la base de données. Comme le personnel n a plus à s occuper d évaluer les besoins, la technologie RFID a un effet positif sur la productivité. La plupart des systèmes du matériel utilisés dans les hôpitaux n offrent que des fonctionnalités limitées d automatisation de distribution. Bien souvent, ces systèmes ne permettent qu une saisie électronique des réquisitions ou une numérisation des codes à barres afin de confirmer les transactions financières. En revanche, le module 2BIN id s adapte à tout système du matériel et sert à optimiser les interactions avec les services de première ligne. Il permet de répondre aux grandes questions de la chaîne d approvisionnement : qui a besoin de quoi, où, en quelle quantité, et quand? 2BIN-iD fournit les réponses à ces questions par le biais d un flux automatisé d information en temps réel, au moment même où la demande se fait sentir. L application 2BIN-iD comprend des fonctionnalités d automatisation que l on peut personnaliser selon des paramètres internes pour faciliter la prise de décision. Il est donc possible de réduire au minimum l intervention du personnel, ce qui permet au personnel de soutien de se concentrer sur des activités à plus grande valeur ajoutée. Le tableau de bord de LogiDATA-iD fournit d importantes données de consommation sous forme de schémas et peut servir d outil de prise de décision. L équipe obtient ainsi des rapports que la plupart des applications du matériel ne fournissent pas, ou du moins, pas facilement. La qualité des données exploitables que fournit 2BIN-iD en fait une application unique en son genre. L information traitée par LogiDATA-iD est automatiquement transférée par une interface au système du matériel de l hôpital qui peut alors générer un bon de prélèvement (produits stocks) ou une réquisition d achat (produits hors stock). Les solutions de Logi-D sont conçues pour s interfacer aisément avec les applications du matériel ainsi qu avec les logiciels cliniques utilisés dans l hôpital. En fait, un générateur d interfaces intégré permet de personnaliser facilement et rapidement la connectivité entre les applications. Les données peuvent donc être échangées selon les besoins, ce qui permet de rendre le système global des TI de l hôpital encore plus performant. 6 7
3. Traitement de la commande du matériel de l entrepôt Rotation des stocks Des systèmes de l entrepôt L information traitée par LogiDATA-iD est automatiquement transférée via l interface aux applications hôtes de l hôpital (système du matériel / système de l entrepôt) qui peuvent alors générer un bon de prélèvement (produits stocks) ou une réquisition d achat (produits hors stock). 101001110101 100010100111010101000110100100101011001101100110101010101...SI X ALORS EXÉCUTE Y... 111010101000110100100101011001101100110101010101...SINON SI Z ALORS... 01110101 011010110101 8 4. Réapprovisionnement d entrepôt optionnel Nous formons des partenariats avec les principaux fournisseurs de systèmes d entrepôts pour optimiser et automatiser les processus de la chaîne d approvisionnement à partir des magasins centralisés ou des centres de distribution jusqu aux points d utilisation. Notre partenariat avec les leaders de l industrie garantit un niveau d excellence ne pouvant être égalé par aucun fournisseur de système d entrepôt unique. Par l entremise de ses partenaires, Logi-D aide les centres hospitaliers à gérer la réception en ligne, l orientation vers le lieu de stockage la collecte par lot et par date de péremption pour des casiers précis au point d utilisation, le suivi sans fil de la collecte et la mise à jour des données au point d utilisation par numéro de lot et par date de péremption. Lorsque les fournitures sont livrées au point d utilisation, les produits restant dans le casier secondaire sont transférés dans le casier primaire. Les bénéfices reliés à la rotation des stocks sontnombreu : Plus grande adhésion aux processus Moins de produits gaspillés parce qu ils sont périmés Sécurité accrue des patients grâce à la réduction du risque d utiliser des produits périmés Traçabilité des numéros de lot et des dates de péremption lorsque requis Réapprovisionnement et transfert de l étiquette Lorsque les produits sont livrés, ils sont placés dans le casier secondaire. L étiquette RFID est retirée du tableau et replacée sur l unité de stockage. Ce transfert d étiquette informe LogiDATA id que le cycle de réapprovisionnement est terminé. Réapprovisionnement soutenu par un système de commande vocale optionnel Pour faciliter le processus de réapprovisionnement au point d utilisation, le module complémentaire VOX-iD utilise la commande vocale. VOX-iD guide l utilisateur tout au long du processus en interrogeant une base de données intégrée à l aide de messages vocaux préenregistrés.avec la technologie de commande vocale, on parle et on écoute plutôt que de devoir chercher, lire et saisir des données, ce qui accélère significativement le processus de réapprovisionnement. 9
1. Capture du besoin 2. Traitement de la demande Consommation Déclenchement de la demande Gestion automatisée du double casier RFID LogiDATA- D Point d utilisation du matériel de l entrepôt Service de soutien Cycle complété Rotation et rangement Entreposage & distribution 4. Réapprovisionnement 3. Traitement de la commande 10 11
Des résultats probants Gains de productivité récurrents Personnel de soins: 60% Personnel de la gestion du matériel : 15 Gains liés à la gestion des stocks Réduction des stocks : 34% Réduction du coefficient de perte : 50% Le système a permis à notre organisation de réaliser des gains de productivité notables et a libéré notre personnel de soins afin qu il puisse consacrer plus de temps aux patients.» Médecin et directeur général de l hôpital Étude de cas L étude de cas qui suit démontre les avantages des solutions Logi-D dans un centre hospitalier d environ 700 lits répartis dans deux hôpitaux aux vocations complémentaires. Chaque année, ce centre accueille 18 000 patients et procède à plus de 30 000 interventions chirurgicales. Dans le but d optimiser et d automatiser les processus de la chaîne d approvisionnement, le centre a demandé à Logi-D d implanter la solution 2BIN-iD dans ses deux sites. C est en raison des gains générés par l amélioration des processus logistiques que l institution a sélectionné la solution Logi-D.Ces gains incluent notamment la réduction du temps que le personnel consacre à des tâches reliées au réapprovisionnement et la réduction notable du temps perdu à chercher des fournitures dans un environnement où le système de réapprovisionnement est inefficace. Le personnel de soins est donc en mesure de se concentrer sur la mission principale de l hôpital : les soins aux patients. La solution 2BIN-iD de Logi-D, qui ne nécessite aucun décompte des stocks pour identifier les besoins d approvisionnement, permet de réaliser des économies sur plusieurs plans : Augmentation annuelle récurrente de la productivité liée à la gestion du matériel Réduction du coefficient de perte causé par les produits périmés ou égarés Réduction des déplacements du personnel infirmier et du temps consacré à chercher des fournitures dans les zones de stockage Réduction des niveaux de stock et de l espace alloué au stockage Après l implantation de la solution 2BIN-iD de Logi-D, une étude a révélé que les gains suivants ont été réalisés : Réduction d environ 60 % du temps que le personnel infirmier consacre à des tâches liées au réapprovisionnement Économie d environ 15 % en temps pour le personnel de gestion du matériel Réduction (non récurrente) du stock de 34 % Réduction récurrente de 50 % du coefficient de perte 12 13
Des services d experts-conseils Des services d implantation Logi-D, d abord un groupe d experts-conseils en chaîne d approvisionnement dans le secteur hospitalier, offre une gamme complète de solutions d automatisation. De plus, notre groupe d experts-conseils peut réaliser des analyses de rentabilité rigoureuses démontrant les avantages de l automatisation de la chaîne d approvisionnement. L expérience a d ailleurs démontré que les gains réalisés grâce à l implantation de nos solutions permettent d amortir l investissement plus rapidement que toute autre solution offerte sur le marché. Nous pouvons clairement démontrer comment vous pouvez rapidement réaliser des gains en automatisant votre chaîne d approvisionnement. Nous offrons trois niveaux de services d experts-conseils à nos clients. La différence entre les niveaux réside principalement dans l envergure des analyses de coûts et des retombées des solutions proposées, ainsi que dans le degré de précision avec lequel les résultats et le délai de recouvrement de l investissement sont calculés. Les différents niveaux correspondent également au temps que nous devons consacrer à produire les études. Niveau 1 Potentiel basé sur des hôpitaux semblables Le premier niveau consiste en une analyse des effets que peuvent avoir les solutions de Logi-D basée sur des données de consommation provenant d hôpitaux ou de départements semblables (même nombre de lits ou de salles d opération, par exemple). Les gains associés aux changements apportés à la gestion des stocks et aux processus sont basés sur des études détaillées de temps et de mouvements réalisées dans des organisations similaires. Niveau 2 Études sur place Le deuxième niveau propose une analyse des effets des solutions de Logi-D basée sur des statistiques, des entrevues avec les gestionnaires et une visite des lieux. Tout comme dans l analyse de niveau 1, les données sont comparées à celles obtenues dans des hôpitaux ou départements semblables où Logi-D a mené des études détaillées de temps et de mouvements. L analyse de niveau 2 estime les coûts par procédé et par catégorie d emploi dans votre organisation. Niveau 3 Études détaillées de temps et de mouvements & analyse de la chaîne d approvisionnement Basée sur des études détaillées de temps et de mouvements et une analyse de la chaîne d approvisionnement, l analyse de niveau 3 indique de façon plus précise les effets qu aurait la mise en place des solutions de Logi-D. Le niveau de précision de cette étude est très élevé et permet de connaître les coûts par procédé, par activité et par type d emploi dans votre organisation. Logi-D s occupe de la mise en œuvre complète des solutions proposées afin de s assurer que les résultats cadrent avec vos objectifs. Notre prise en charge de l implantation est soutenue par une méthodologie unique et exclusive. Adaptée aux besoins spécifiques de chaque client, elle tient compte des ressources internes de l hôpital assignées au projet de transformation. Planification pré-implantation Au cours de l étape de pré-implantation, une rencontre avec le client s impose pour bien évaluer les besoins, comprendre les processus existants et étudier les zones de stockage existantes. Un plan d implantation est ensuite soumis au comité de coordination. Une fois ce plan approuvé, Logi-D organisera une réunion de lancement pour présenter le projet et le plan d implantation, expliquer le rôle des participants tout au long du processus d implantation et faire connaître les facteurs clés de réussite. Implantation En ce qui concerne l organisation physique des lieux, nous proposons des plans d aménagement et pouvons vous aider à installer les équipements de stockage. À l aide de notre méthodologie d implantation et en travaillant en étroite collaboration avec les utilisateurs, nous organisons le rangement des fournitures en fonction de leur fréquence d utilisation et du déroulement du travail. Sur le plan informatique, nous installons les applications et les composantes RFID dans l hôpital. Nous nous assurons que le tout fonctionne dans un environnement de test avant d effectuer les connexions finales. Afin que le système soit efficace et que les utilisateurs s en servent correctement, nous assurons la formation des employés. Services post-implantation À ce stade, nous analysons les résultats et effectuons les ajustements qui s imposent. Cette étape comprend également la surveillance à distance du système. 14 15
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