INVENTAIRE DES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Désignation des Dossier Dossier «rouge» Fiches de l (nom, prénom, coordonnées, NAS, date de naissance, historique d emploi, fiche salaire) Curriculum vitae Description des tâches et évaluation Formation Formulaires administratifs Personnes à contacter en cas d accident Assurances collectives Documents de paie (retenues personnelles, spécimen de chèque, etc.) Absence maladie et CSST Lettre de refus lors d application sur un poste vacant Certificats médicaux l et l et De l Du gestionnaire De l De la compagnie d assurance De la CSST aux Gestionnaire de l (sur demande aux RH) (son propre dossier seulement) Syndicat (sur demande de l ) Vérificateur général Auditeur ISO pour la partie formation (son propre dossier seulement) Local barré accessible par Local barré accessible par Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 1
Fichier informatique des ressources humaines Dossier CSST, coordonnées, NAS Curriculum vitae des candidats Lettres d embauche refus Information sur l historique salarial de l de dotation Tableaux de calcul Confirmation entrée en fonction, de départ et d absence prolongée Contrat de travail Information concernant des sous traitants CSST et invalidité pour divers programmes (départ progressif, RST, droits parentaux, etc.) Compte rendu de différents comités Liste de rappel, coordonnées, NAS, salaire Réclamation du travailleur Avis de l employeur et demande de remboursement Rapports médicaux Notes Gestion interne Informatique Serveur Cela dépend de l information CV conservé 1 an et autres documents selon leur durée active Documents inactifs archivés sur CD l et De l Du syndicat Des soustraitants CSST Soustraitants aux RH Bureau sous clé Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 2
Dossier invalidité Dossier griefs et lettres d entente Dossier révision salariale Système de gestion du temps, coordonnées, NAS, salaire Formulaires de l Industrielle Alliance Certificats médicaux Notes Lettres d entente Griefs Bilan des griefs actifs et réglés, date de naissance, salaire Historique salarial Données d emploi Feuilles de temps (temps supplémentaire, temps effectué, absences) Historique d emploi l et Gestion interne Calcul de la révision salariale annuelle Calcul des bénéfices Copie papier signée par gestionnaire et À vie Industrielle Alliance Syndicat Syndicat Serveur À vie : à vie : 7 ans De l aux RH Gestionnaires (seulement les s de leur unité) Syndicat Personnel affecté à la validation des feuilles de temps (leur propre feuille de temps) Gestionnaire Vérificateur général Bureau sous clé Local barré accessible par sous clé Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 3
Logiciel RH Expert Relevé d emploi Gestion de la contribution, coordonnées, NAS, date de naissance, historique d emploi, fiche salaire, formation académique, etc. Historique d emploi Historique du salaire Candidats externes, coordonnées, NAS, salaire Relevés d emploi produits pour les s Formulaires Objectifs Rendement atteint Gestion interne Informatique Serveur À vie De l Des candidats Candidats Consultation Informatique Serveur À vie Employés en arrêt de travail pour plus de 7 jours Gestion interne Informatique Serveur À vie Gestionnaire aux Gestionnaire (son dossier) CD de documents antérieurs Logiciel comptable Virtuo Documents provenant du fichier informatique des ressources humaines Comprend les mêmes informations que les archivés Information sur les comptes payables aux fournisseurs ou à recevoir des clients et coordonnées de ces derniers et numéros de comptes bancaires des s Consultation CD Local RH À vie De l Du syndicat Des soustraitants Paiement Facturation Paiement des frais de déplacement Informatique Serveur À vie Fournisseurs Soustraitants Fournisseurs RH Finances Local barré accessible par Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 4
Liste des demandeurs d information et de proposition Listes des clients (Au total trois distincts : un pour la normalisation, la certification et un pour Liste des auditeurs Coordonnées des demandeurs Coordonnées des clients, etc. Coordonnées CV Niveau de qualification des auditeurs demandes formulées Informatique Serveur aux Demandeurs Demandeurs Personnel du BNQ chargé de répondre aux demandes Clients Clients Le personnel du BNQ selon le secteur concerné Auditeurs soustraitants pour les dossiers les concernant seulement Auditeurs Membres du Comité de qualification des auditeurs Auditeurs Personnel du BNQ selon le secteur concerné Liste des pour la certification Coordonnées CV Niveau de qualification des Inspecteurs Membres du Comité de qualification des Inspecteurs Personnel du BNQ selon le secteur concerné Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 5
Listes des évaluations des auditeurs et/ou des (Au total trois distincts : un pour la certification, Données sur la satisfaction des clients à l égard des services rendus (Au total quatre distincts : un pour la normalisation, la certification, Registre des plaintes (Au total quatre distincts : un pour la normalisation, la certification, Coordonnées des auditeurs et/s Résultats des pilotages et des évaluations de performance des auditeurs et/s Coordonnées du client Nom du responsable de programme Résultats de l appréciation des clients sur les services rendus Coordonnées des plaignants Information sur l objet de la plainte Traitement des plaintes reçues s s Poste de travail de chacun des coordonnateurs qualité selon le secteur concerné Les responsables du programme Auditeurs pilotes Clients Plaignants Auditeurs et/ou Personnel ayant traité avec les clients Plaignants Personnel impliqué, le cas échéant aux Personnel du BNQ selon le secteur concerné La direction et les coordonnateurs qualité pour chacun des secteurs concernés La direction et les coordonnateurs qualité pour chacun des secteurs concernés pour enregistrement de systèmes et évaluation de laboratoire pour évaluation de laboratoire et enregistrement de systèmes Bureaux fermés Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 6
Liste des et qui ont acheté un document du BNQ Liste des membres des comités de normalisation Liste des évaluateurs et experts qualifiés Adresse Numéros de téléphone et de télécopieur Adresse de courriel Adresse Numéros de téléphone et de télécopieur Adresse courriel Coordonnées CV Niveau de qualification des évaluateurs et des experts Statistiques Validation d achat Révision de documents Communications au comité Révision de documents Informatique Serveur Informatique Serveur Des s en question Des membres Évaluateurs Membres du Comité de qualification des évaluateurs Personnes ou ayant acheté un document BNQ Membres des comités de normalisation Évaluateurs et experts aux Personnel du BNQ sur demande du service à la clientèle BNQ Personnel du BNQ Membres du comité concerné Personnel du BNQ du secteur concerné Liste des membres des réglementaires et des laboratoires Adresse Numéros de téléphone et de télécopieur Adresse courriel Gestion interne classeur Des et/s en question Les membres Personnel du groupe Certification Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des personnels 2009 11 25 Page 7