Reference Les nouvelles tendances de la bureautique Carrefour des Assistantes 2011 Hélène TELLITOCCI Christine LOURDELET
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Sommaire 3 Présentation des nouvelles tendances de la bureautique Démonstration «en live» sur Office 365 Temps d échange
Les nouvelles tendances de la bureautique Mobilité, Outils collaboratifs, Web 2.0, Cloud Computing
Des années 1980 à 2010 : 4 grandes étapes pour la bureautique 5 1980 L ordinateur individuel remplace peu à peu la machine à écrire. 1990 Mise en réseau et partage des ressources : dossiers partagés, imprimantes 2000 Généralisation de la messagerie électronique et de l usage professionnel d Internet 2010 Mobilité, Outils collaboratifs, Web 2.0, Cloud Computing,,.
Mobilité 6 Accès à distance facilité Mise en place de réseau virtuel privé (VPN ) Adoption importante du Haut débit résidentiel Généralisation des bornes Wifi Utilisation de cartes 3G
Mobilité 7 Démultiplication des outils de mobilité PC portables Smartphones Tablettes tactiles
Outils collaboratifs et Web 2.0 8 Mise en place de l intranet et des outils collaboratifs Un précurseur : Lotus Notes (GroupWare) Puis, des Intranets informatifs proposant des pages d informations descendantes Aujourd hui, des Intranets collaboratifs intégrant les usages du Web 2.0 : SharePoint 2010
Cloud computing 9 Démarrage du Cloud computing Hébergement des données et des applications informatiques sur Internet (le nuage). Accessibles depuis n importe où, à partir de n importe quel terminal.
Conséquences pour la bureautique 10 La bureautique s intègre aux outils collaboratifs et s héberge dans le Cloud Documents et informations accessibles à distance Sur son PC, son Smartphone ou sa Tablette tactile En collaboration et partage avec d autres personnes Si possible, consultables depuis n importe quel terminal public
Nouveaux usages 11 Un lieu unique pour une équipe, un projet, et donc la garantie d une information à jour Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique Des WorkFlows pour automatiser des traitements La possibilité de travailler à plusieurs à distance L intégration de logiciels de réseaux sociaux en entreprise
Impact sur le métier de l assistante 12 Contribuer à l adoption de l espace collaboratif par l équipe Avoir un rôle moteur dans la publication d informations utiles à la vie de l équipe, tenir un agenda d équipe, éditer des news, ajouter des liens «gain de temps», Gérer les documents de référence, co-rédiger des documents S appuyer sur l espace collaboratif pour les tâches classiques d organisation, réservation,. Gérer les groupes et autorisations d accès Participer à des visioconférences
Démonstration «en live» avec Office 365 Nouvelle offre sur le Cloud de Microsoft
Office 365 14 Offre sur le Cloud lancée le 28 juin 2011 disponible en 20 langues et 40 pays. en mode Saas (Software as a service) Constituée de Portail : SharePoint Logiciel de communication : Lync Logiciel de messagerie : Outlook et Outlook Web Apps Suite bureautique : Office et Office web Apps
Démonstration 15 La présentation n ayant pas été enregistrée, nous avons pris quelques copies d écran significatives, pour garder une trace des principaux points présentés.
Page d accueil de la société CTOP
On clique sur le site «Commercial» Page d accueil: Présentation de l objectif du site, et lien vers un «contact»: l assistante
Profil de Christine
Organigramme (dynamique) de l équipe
Le «mur»
Les Web applications : modifier un document Word dans le navigateur
Presque le même ruban que le «vrai» Word
Communication instantanée LYNC
Visio conférence, puis partage d écran
Le Workflow Workflow = Flux de travail Tâche 1 Tâche 2a Tâche 2b Tâche 3 Fin
On sélectionne le document
On sélectionne le menu «flux de travail»
On sélectionne le flux de travail «Validation Resp.Secteur»
On vérifie visuellement que c est le bon
On clique sur «Démarrer»
Une tâche est créée - Statut «non commencé» (et un mail envoyé à Hélène)
Le statut de la validation du document devient «en cours»
Mail reçu par le valideur, l informant d une action à faire sur le document «Devis DPM»
En ouvrant le document, le valideur peut directement «ouvrir la tâche» associée
Il lit le descriptif de la tâche affectée, l effectue, puis clique sur «Approuver»
Dans sa page d accueil, Hélène voit que le statut de la tâche est devenu «terminé»
Le statut de la validation du document devient «Approuvé»
Gestion des agendas Visibilité simultanée de l agenda d équipe Sharepoint et de son agenda personnel Outlook
Gestion des agendas Superposition des 2 agendas : en bleu, l agenda personnel, en vert l agenda d équipe
Bibliothèques de documents SharePoint visibles depuis l explorateur Windows Bibliothèque «Devis et contrats» vue dans SharePoint
Bibliothèques de documents SharePoint visibles depuis l explorateur Windows Bibliothèque «Devis et contrats» vue dans l explorateur Windows
Dans SharePoint, on peut afficher une vue beaucoup plus détaillée
Dans SharePoint, on peut filtrer sur une colonne
Dans SharePoint, on peut avoir des vues avec des regroupements
Alertes : utiliser le groupe de commandes «m avertir»
Pour paramétrer une alerte mail en cas de modification dans une bibliothèque 47
Pour s abonner au flux RSS d une bibliothèque
Temps d échange
Merci pour votre participation 50 Venez nous retrouver sur notre stand 38 et 39. Toute l équipe Cegos sera ravie de vous accueillir! Des conseils personnalisés La possibilité de poursuivre la discussion avec votre conférencier Retrouvons-nous sur le blog des assistantes www.blog-assistantes.fr Téléchargez tous les PowerPoint des ateliers Cegos sur notre site internet : www.cegos.fr