EXCEL 2007 Les bases de données 1
LES BASES DE DONNEES a) Règles de bases... 3 b) Créer une base de données... 3 c) Le tri simple (1 seule clé)... 6 d) Le tri multiple (plusieurs clés)... 6 e) Les filtres... 7 f) Les sous totaux... 9 2
LES BASES DE DONNEES EXCEL 2007 vous permet de gérer vos bases de données (fichier clients, fournisseurs, gestion des stocks, ) Vous pouvez trier, filtrer, extraire vos données, mais aussi les analyser ou faire des statistiques. Vous devez respecter quelques règles imposées par EXCEL XP pour utiliser de façon optimale les capacités du logiciel. a) Règles de bases Dans EXCEL 2007, une base de données est un tableau particulier. 1. Il est fortement conseillé de consacrer une feuille de calculs pour une base de données. 2. La première ligne de la feuille doit contenir les noms de champs (titre des colonnes) 3. La première colonne doit contenir le premier champ. 4. Le tableau ne doit contenir aucune ligne vide. 5. Le tableau ne doit contenir aucune colonne vide. b) Créer une base de données Saisir directement dans une feuille de calculs : 1. Saisir en ligne 1 les noms des champs, 2. Saisir les données en respectant les règles de bases ci-dessus (à partir de la ligne 2). A l aide d un formulaire 1. Saisir en ligne 1 les noms des champs, 2. Placer le curseur sur la 1 re cellule (A1) 3. Récupérer la commande formulaire : Elle n apparaît par défaut ni dans les rubans ni dans la barre d outils d accès rapide, celle où figure l icône de la disquette. Cliquer sur le bouton Office. En bas à droite cliquer sur le bouton Options Excel. Une boîte d options s ouvre ; à gauche choisir Personnaliser. 3
Dans la nouvelle boîte, sélectionner tout en haut «Commandes non présentes sur le ruban». Dans la liste qui s ouvre en-dessous, il suffit de retrouver Formulaire et de cliquer sur le bouton Ajouter. Vous trouverez l icône du formulaire dans la barre d outils d accès rapide. 4. Saisir dans le formulaire : Une fois le formulaire activé, il donne à voir les informations de la première ligne de la base. Pour créer une nouvelle ligne dans la base, il suffit de cliquer sur le bouton Nouvelle. Cette nouvelle ligne arrivera à la fin de la base de données. Le bouton Fermer enregistre la ligne supplémentaire. 4
«Masque de saisie» rendant plus convivial la saisie des données): Permet d ajouter des données Utiliser les touches : «Tabulation» pour se déplacer vers le bas, «MAJ Tabulation» pour remonter. Supprimer pour supprimer la fiche active Permet de rechercher une fiche 5
c) Le tri simple (1 seule clé) Permet de trier des données (classer) sur une seule clé de tri (colonne qui sert de critère), il vous suffit de placer le curseur dans la colonne clé (ne pas faire de sélection) puis de choisir l ordre du tri souhaité en cliquant sur un des deux boutons suivants : Tri croissant Tri décroissant Dans le menu Accueil, rubrique Trier et filtrer, on trouve les boutons : Trier de A à Z (tri croissant) et Trier de Z à A (tri décroissant). On retrouve ces icônes dans le ruban de l onglet Données. d) Le tri multiple (plusieurs clés) Le tri multiple permet d effectuer un tri de vos données (classer) selon plusieurs clés de tri et/ou selon des couleurs (police ou remplissage de cellules) ou encore des icônes provenant des mises en forme conditionnelles. 1. Placer le curseur sur la 1 ère cellule de votre base de données, 2. Choisir Trie personnalisé dans le ruban Accueil, rubrique Trier et filtrer ou Trier dans le ruban Données, même rubrique. 6
3. Compléter la 1 re ligne de tri, choisir un champ, choisir le mode de recherche (on peut aussi s intéresser à une couleur de police ou de remplissage des cellules etc.). On peut également utiliser des icônes issues des mises en forme automatiques. 4. Pour avoir une deuxième clé de tri, cliquer sur le bouton Ajouter un niveau. 4. Cliquer sur OK pour valider. e) Les filtres EXCEL 2007 vous offre la possibilité de filtrer vos données selon un ou plusieurs critères qui peuvent être aussi bien des valeurs que des couleurs que des icônes. Les filtres reprennent les mêmes possibilités de recherche que le tri, ces modes vus précédemment. 1. Placer le curseur sur la 1 ère cellule de votre base de données, 2. Dans les rubans Accueil ou Données, rubrique Trier et filtrer, cliquer sur le bouton entonnoir Filtrer. En haut de chaque colonne, dans les cellules des noms de champs, apparaît des «pointeurs» de listes déroulantes. 7
3. Cliquer sur un pointeur et choisir dans la liste le critère du filtre (exemple de l illustration cidessus : pour le champ «Produits», sélectionner «Laitages»). Les cases à cocher, les filtres textuels permettent d'affiner les critères de filtre. Le filtre personnalisé permet d interroger de manière très personnelle la base de données. 8
Exemple d un filtre personnalisé : «Filtrer les vins de la région Beaujolais» f) Les sous totaux Pour analyser vos données suivant des regroupements, EXCEL 2007 calcule automatiquement des sous totaux. Exemple : Calculer la «somme des stocks de bouteilles de vins» par région : 1. Trier les données selon le critère de regroupement (ex : trier par région) 2. Dans le ruban Données choisir Sous total 9
3. Cliquer sur OK pour valider (un mode d affichage «plan» apparaît). 10
Cliquer sur : le bouton «1» pour afficher le total général le bouton «2» pour afficher les totaux par région Cliquer sur : Le bouton «3» pour afficher tous les totaux et le détail des stocks par région 11