Chap. V : Système classique d enregistrement I Généralités : Le système classique d enregistrement est un système traditionnel car il repose sur une conception manuelle du travail administratif. Malgré son caractère archaïque, ce procédé est toujours à la base des systèmes actuels (basés sur les logiciels comptables) car il permet d en comprendre les avantages et l évolution. En plus, il met en évidence trois types de documents comptables différents et intéressants : le journal, le grand-livre et la balance. II Documents comptables : Pour enregistrer les opérations comptables, on doit normalement respecter le cheminement suivant : Pièces comptables Livre journal Grand-livre Balance Etats de synthèses (Bilan-CPC) A - Pièce comptable : Est un document qui sert de base à la circulation de l'information comptable (facture, chèque, pièce de caisse, bulletin de paie ) B - Livre-journal : 1 Définition : Le livre-journal est un registre dans lequel les opérations effectuées par l'entreprise sont enregistrées chronologiquement sous la forme d une écriture (ou article). Il constitue la mémoire comptable et peut être utilisé comme moyen de preuve, pour cela un formalisme particulier est imposé au comptable : Le livre-journal doit être tenu sans blanc ni ratures, il est interdit d effacer ou de surcharger, Le livre-journal doit être côté (numérotation des pages et indication du nombre de pages) et paraphé (signature pour authentification) par le greffier du tribunal de commerce. 2 Présentation : N de compte à débiter N de Date de l opération Intitulé des comptes débités Sommes débit Sommes crédit
compte à créditer Intitulé des comptes crédités Libellé de l opération Remarques : À la fin de chaque page du journal, on fait apparaître les totaux des colonnes «débit» et «crédit» qui doivent être égaux et précédés de la mention «À reporter». Ces totaux seront notés en haut de la page suivante précédés de la mention «Report». Lorsque plusieurs opérations sont enregistrées à la même date, on peut indiquer la date une seule fois avec le premier article et il suffit de porter la mention «dito» ou en abrégé «d» pour les autres articles. 3 - Application : Le 01-09-06 Vente de marchandises 20 000 DH, ¾ par chèque, ¼ en espèces, Fac n F10 Le 05-09-06 Retrait de la banque pour alimenter la caisse 2 000 DH, bordereau de retrait de la banque n 50 Le 10-09-06 Acquisition d un micro-ordinateur par chèque 10 560 DH, chèque. N 1366 Le 15-10-06 Achat de marchandises à crédit 5 000 DH T AF : Passer les écritures comptables dans le livre journal 01-09 5141 Banques 1 5161 Caisses Ventes de marchandises 20.000 7111 Facture F10 05-09 5161 Caisses 2000 Banques 2000 5141 Bordereau n 50 10-09 2355 Matériel informatique 10560 Banques 10560 5141 Chèque n 1366 15-09 6111 Achats de marchandises Fournisseurs 4421 Recouvrement des créances Nous remarquons que le total débit est toujours égal au total crédit. Le livre journal permet de vérifier que le principe de la partie double est respecté.
C - Le grand-livre : 1 Définition : Est un registre où sont reportées toutes les écritures du livre-journal dans des comptes tels qu'ils sont définis par le plan comptable. Les comptes du grand-livre portent des numéros et sont classés selon l'ordre du plan comptable 2 Application : Reporter les écritures du livre journal dans le grand-livre * Comptes de la classe 2 D 2355 Matériel informatique C 10560 SD : 10560 Total débit 10560 Total crédit 10560 * Comptes de la classe 4 D 4411 Fournisseurs C SC : Total débit Total crédit * Comptes de la classe 5 D 5141 Banques C 1 2000 10560 SD : 2440 Total débit 1 Total crédit 1 D 5161 Caisses C 2000 SD : 7000 Total débit 7000 Total crédit 7000 * Comptes de la classe 6 D 6111 Achats de marchandises C SD : Total débit Total crédit * Comptes de la classe 7 D 7111 Ventes de marchandises C 20000 SC : 20000 Total débit 20000 Total crédit 20000
D - La Balance : 1 Définition La balance des comptes constitue le prolongement du grand-livre. En effet, les informations du grand-livre sont reprises, selon un classement ordonné, en fonction de la numérotation du plan comptable, de tous les comptes qui figurent au grand-livre Pour chaque compte, il s'agit de reprendre le solde initial, les mouvements débit et crédit de la période et le solde final 2 Application : N des comptes Nom des comptes Soldes de début de Période (SI) Mouvements de la Période Soldes de fin de Période (SF) Débiteurs Créditeurs Débits Crédits Débiteurs Créditeurs 2355 Matériel informatique 10.560 10.560 4411 Fournisseurs 5.000 5.000 5141 Banques 15.000 12.560 2.440 5161 Caisses 7.000 7.000 6111 7111 Achats marchandises Ventes marchandises de de 5.000 5.000 20.000 20.000 TOTAUX 37.560 37.560 25.000 25.000 La balance constitue un instrument de contrôle comptable puisqu'elle permet de vérifier le respect du principe de la partie double, et ce à travers les égalités suivantes : Total des soldes débiteurs de début période = Total des soldes créditeurs de début de période Total des mouvements débits de la période = Total des mouvements crédits de la période Total des soldes débiteurs de fin de période = Total des soldes créditeurs de fin de période Remarque : Le bilan est dressé à partir des soldes de fin de période des comptes de situation (Classes 1 à 5)