CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE DE SAÔNE-ET-LOIRE GUIDE DES SALLES DE RÉUNION BUREAU DE CHALON-SUR-SAÔNE Bienvenue à la Chambre de Commerce et d Industrie de Saône-et-Loire
Situées 1 avenue de Verdun à Chalon-sur-Saône, les salles de réunion et de prestige mises à disposition sont idéales pour vos réunions de travail, séminaires, conférences, Assemblées Générales, rencontres professionnelles. POUR TOUS RENSEIGNEMENTS ET VOS RÉSERVATIONS, CONTACTEZ : Carine SABATIER Tél. 03 85 42 36 15 - c.sabatier@cci71.fr Chambre de Commerce et d Industrie de Saône-et-Loire 1 avenue de Verdun - BP 60190 71105 Chalon-sur-Saône Cedex NOM DE LA SALLE TYPE SURFACE CAPACITÉ MAXI Jean-Marie BILLAUT salle de prestige 426 m 2 modulables : - 1 salle de 294 m² - 1 salle de 132 m² 150 personnes assises Nicéphore NIÈPCE salle de réunion 65 m 2 18 personnes avec 30 personnes vidéoprojecteur Eugène SCHNEIDER Salle de réunion 72 m 2 18 personnes avec 30 personnes vidéoprojecteur SALLE 1 Salle de réunion 29 m 2 12 personnes SALLE 2 Salle de réunion 14 m 2 8 personnes AUDITORIUM Salle de prestige 138 personnes CAFÉTÉRIA Salle de cocktail 87 m² - 2
Salle Jean-Marie BILLAUT SUPERFICIE 426 m 2 modulables avec - 1 salle de 294 m² - 1 salle de 132 m² CAPACITÉ MAXIMALE 150 personnes assises CONFIGURATION POSSIBLE école théâtre «U» Cocktail (salle vide) ÉQUIPEMENTS STANDARDS Chaises Tables Paperboard ÉQUIPEMENTS SUR DEMANDE Vidéoprojecteur Écran de projection Wifi Sonorisation ENTREPRISES RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au vendredi Tarifs HT - samedi Matin 9h à 12h 120 150 Après-midi 14 h à 17h15 120 150 Soirée 17h30 à 22h 150 150 Journée entière 9h à 22h 380 460 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. 3
Salle Nicéphore NIÈPCE SUPERFICIE 65 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 30 personnes CONFIGURATION POSSIBLE «U» autre (sur demande) ÉQUIPEMENTS STANDARDS Chaises Tables Paperboard ÉQUIPEMENTS SUR DEMANDE Vidéoprojecteur Écran de projection ENTREPRISES RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au vendredi Matin 9h à 12h 80 Après-midi 14 h à 17h15 100 Journée 9h à 17h15 150 Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. 4
Salle Eugène SCHNEIDER SUPERFICIE 72 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 30 personnes CONFIGURATION POSSIBLE école «U» autre (sur demande) ÉQUIPEMENTS STANDARDS Chaises Tables Paperboard ÉQUIPEMENTS SUR DEMANDE Vidéoprojecteur Écran de projection ENTREPRISES RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au vendredi Tarifs HT - samedi Matin 9h à 12h 80 110 Après-midi 14h à 17h30 100 130 Journée 9h à 17h15 150 180 Soirée 17h30 à 22h (16h30 le vendredi) Le gardiennage est obligatoire entre 12h et 14h et après 17h30. 120 150 5
SALLE 1 SUPERFICIE 29 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 12 personnes CONFIGURATION POSSIBLE école «U» autre (sur demande) ÉQUIPEMENTS STANDARDS 16 chaises 8 tables rectangulaires Paperboard ÉQUIPEMENTS SUR RÉSERVATION Vidéoprojecteur Écran de projection ENTREPRISES NON RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au vendredi Matin 9h à 12h 60 Après-midi 14h à 17h15 60 6
SALLE 2 SUPERFICIE 14 m 2 CAPACITÉ MAXIMALE 8 personnes CONFIGURATION POSSIBLE en rond (cf. photo) ÉQUIPEMENTS STANDARDS 8 chaises 4 tables Paperboard ÉQUIPEMENTS SUR RÉSERVATION Vidéoprojecteur Écran de projection ENTREPRISES NON RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au vendredi Matin 9h à 12h 45 Après-midi 14h à 17h15 45 7
AUDITORIUM MÉDIAPÔLE SUPERFICIE 230 m 2 CAPACITE MAXIMALE 138 personnes CONFIGURATION POSSIBLE école ÉQUIPEMENTS STANDARDS Chaises Tables Paperboard ÉQUIPEMENTS SUR DEMANDE Vidéoprojecteur Écran de projection Enregistrement ENTREPRISES RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au samedi Matin 9h à 13h 180 Après-midi 13h à 18h 180 Soirée 18h à 22h 200 8
CAFÉTÉRIA MÉDIAPÔLE SUPERFICIE 87 m 2 ÉQUIPEMENTS STANDARDS Tables Chaises ENTREPRISES RESSORTISSANTES Durée de la location Tarifs HT - lundi au samedi Matin 9h à 13h 30 l heure Après-midi 13h à 18h 30 l heure Soirée 18h à 22h 50 l heure 9
PROCÉDURE DE LOCATION DES SALLES 1. Prendre contact avec Carine SABATIER par mail ou téléphone afin de connaître la disponibilité des salles à la date souhaitée. 2. Remplir et envoyer le bon de réservation pour occupation des locaux, fournie par Carine SABATIER par mail, en précisant les renseignements suivants : - date, horaires et durée de la prestation - horaire d arrivée des organisateurs et du traiteur s il y a (en cas de besoin la CCI peut proposer un traiteur à l organisme) - nombre de participants - thème et description de la manifestation - configuration souhaitée - matériel mis à disposition (sous réserve de disposition le jour de la manifestation) - matériel apporté - adresse d envoi du contrat et de la facture Un devis et un contrat de location précisant le tarif de location sera adressé au demandeur. 3. Signer et renvoyer les devis et contrat de location de la salle à Carine SABATIER NB : Le rangement de la salle est à la charge de l utilisateur. 10
BON DE RESERVATION Salle : Salle Jean-Marie Billaut Salle 1 Salle Nièpce Salle 2 Salle Schneider Auditorium Média Pôle Cafétéria (pour cocktail) Configuration : école théâtre «U» Cocktail (salle vide) Autre :... Date :... Horaire : Matin Après-midi Soirée Journée Nombre de participants prévus :... Formulaire à retourner à : Carine SABATIER CCI de Saône-et-Loire - 1 av. de Verdun - BP 60190-71105 Chalon-sur-Saône Cedex T. 03 85 42 36 15 - F. 03 85 42 36 01 c.sabatier@cci71.fr Attention règlement par chèque Société :... Adresse :... Contact :... Tél. :... Fax :... Fait à... Cachet commercial Le.. /. /.. Signature 11
CONDITIONS DE LOCATIONS DES SALLES Organismes bénéficiaires : Les entreprises ressortissantes, les établissements financiers, les associations, groupements, organisations professionnelles peuvent réservées une salle ou ponctuellement un bureau dans les locaux de la CCI de Saône-et-Loire sous réserve de l accord de celle-ci. Dans le cas d une location, un devis est établi et adressé au bénéficiaire pour confirmation. Activité : Sont exclues les manifestations susceptibles de concurrencer les prestations fournies par la CCI de Saône-et-Loire, notamment la formation, ainsi que celles à caractère politique ou commercial. Occupation des locaux : La CCI reste libre d occuper en priorité, les salles proposées. Elle pourra même, en cas de nécessité et à tout moment, annuler sans indemnité une réservation de salle. En cas de dégradation de la salle ou du matériel, le locataire devra prendre en charge la totalité des frais de réparations. Prestations associées : La restauration, sera à la charge de l organisateur de la réunion pour les manifestations non initiées par la CCI de Saône-et-Loire. Les locaux et le matériel fournis devront être remis dans l état initial. Mise à disposition des lieux : Après établissement d un état des lieux par l hôtesse d accueil ou la personne chargée de la gestion des salles, la salle sera à la disposition de l organisme qui en deviendra responsable, aux horaires d ouverture (8h30 à 12h /14h à 17h30). Un second inventaire sera réalisé suite à la manifestation. Des autorisations ponctuelles de fermeture tardives pourront être accordées par le responsable de site. Sécurité et utilisation du matériel : Les locataires s engagent à respecter les consignes de sécurité mises en place au sein du bâtiment et notamment le nombre de personnes maximum par salle. À la fin de la manifestation, les organisateurs devront veiller à éteindre l éclairage, le matériel utilisé et s assurer de la fermeture de la salle. Le demandeur devra respecter les horaires d ouverture et de fermeture définis préalablement. Facture : Le paiement sera effectué auprès de la Direction des ressources humaines et de l administration générale à réception de la facture. Divers : Tout aménagement spécifique des salles et bureaux est soumis à l accord du responsable de site. Les publicités, banderoles ou calicots extérieurs devront être signalés et acceptés. Téléphone : Il est rappelé qu aucune communication ne pourra être reçue ou donnée par l intermédiaire du standard lors des locations, sauf cas exceptionnel. 12
CONTRAT DE LOCATION ET D'UTILISATION DES LOCAUX J'ai l'honneur d'informer Monsieur ou Madame... Raison sociale... Tél.... Représenté(e) par... Que vous pourrez disposer le... De la salle... Nature de l utilisation... Selon les horaires... Il est entendu que les tarifs indiqués ci-dessus sont ceux appliqués à ce jour sous réserve d'une nouvelle actualisation. RÉGLEMENT Vous devrez nous faire parvenir un chèque de..., correspondant à un acompte de 20 % du montant de la location qui sera acquis dans tous les cas, même dans l'hypothèse d'annulation de la manifestation, sauf cas de force majeure. Le solde sera réglé après cette manifestation à réception de la facture. Les chèques seront libellés à l'ordre de la CCI Saône-et-Loire. VALIDITÉ DE LA LOCATION La location ne sera acquise définitivement qu'à réception de la présente lettre, qui vaut contrat d'engagement et que vous voudrez bien nous retourner dûment signée, accompagnée du chèque correspondant à l'acompte et d'une attestation d'assurance couvrant la Responsabilité Civile de l'organisateur (personnes, locaux et matériels utilisés sans aucune franchise). MESURES DE SÉCURITÉ L organisateur prendra les lieux dans l état où ils se trouvent, sans y apporter d aménagements pouvant compromettre la sécurité du public. Il prendra personnellement connaissance des lieux et des règles de sécurité y afférent (alarme, issues de secours, extincteurs, rassemblement ) et paraphera les plans d intervention qui lui seront présentés lors d une rencontre préalable. Il s engage à mettre en place une feuille de présence signée par toutes les personnes présentes à la manifestation. En cas d évacuation, de l immeuble, signalée par l alarme incendie ou à la demande du responsable de site, il prendra la feuille de présence et fera sortir tous les présents, sans effets personnels, pour se rendre au point de rassemblement. Un rendez-vous sera pris avant le début de la manifestation pour la prise de possession de la salle et les consignes de sécurité. Après 17 heures 30, heure de fermeture des bureaux de la CCI et en l absence d un salarié de la CCI à la réunion, il sera nécessaire de recourir impérativement à la société de gardiennage habilitée par la CCI. 13
ÉTATS DES LOCAUX ET DU MOBILIER Vous utiliserez les lieux dans l'état où ils se trouvent, sans y apporter d'aménagement pouvant compromettre la sécurité du public. En aucun cas, les salles ne pourront faire l'objet d'une autre utilisation que celle prévue initialement. Les horaires seront à déterminer en accord avec le responsable de site en fonction de la nature de la manifestation. Un état des lieux sera réalisé lors de la prise de possession de la salle. Toutes détériorations ou qui seraient causées aux bâtiments, à leurs équipements et matériels ainsi qu'à leurs abords au cours de la manifestation, toutes disparitions de mobilier ou matériels, seront facturées à l'organisateur. SANCTION Le responsable de site se réserve le droit de ne pas louer en cas de non-respect des termes du présent contrat. DIVERS Tout aménagement spécifique des salles et bureaux est soumis à l accord du responsable de site. Les publicités et les calicots extérieurs devront être signalés et préalablement acceptés. ACCUEIL - TÉLÉPHONIE L accueil physique et téléphonique des manifestations est à la charge des organisateurs dans la salle louée. L usage du hall d accueil de la CCI Saône et Loire est dédié aux activités de l Hôtel Consulaire. Aucune communication ne pourra être reçue ou donnée par l intermédiaire de l hôtesse d accueil lors des locations sauf cas exceptionnel. Fait à... Le... Pour l organisateur Pour la CCI de Saône-et-Loire, Le responsable de site Fait en deux exemplaires : - un remis à l organisateur - un restant à la Chambre de Commerce et d Industrie de Saône-et-Loire 14