Événement d inscription en magasin (si l entreprise possède la capacité d accueillir les gens) Voici des suggestions, des conseils et des outils pour vous aider à organiser un événement d inscription à des programmes de patinage dans une entreprise locale (uniquement si cette entreprise a la capacité d accueillir un groupe nombreux de personnes). Il peut s agir de votre seul événement en personne (si l inscription se déroule en ligne) ou cet événement peut s ajouter à un plus grand événement actuel d inscription du club. Méthode et conseils Créer une équipe ou un comité de L exécution réussie d un événement d inscription exige une planification préalable et une équipe dévouée. Songez à attribuer les responsabilités pour les principales tâches : chef d équipe : responsable général et agent de liaison avec le contact de l entreprise ou du magasin local; administration : coordination de l administration du club, y compris le traitement des inscriptions; communications : élaboration et coordination du matériel de communication (p. ex., courriels, invitations, affiches, publicités); médias sociaux : textes, photos, montages et messages dans tout média social; bénévoles : coordination des participants et des bénévoles le jour de ; magasin : confirmation du rôle que pourrait jouer le chef d entreprise ou le gérant de magasin, le cas échéant (p. ex. fournir une table, des chaises, l équipement audiovisuel). Confirmer le «thème» et le plan d action de Si cet événement s ajoute à un plus grand événement d inscription, songez à des façons de le rendre unique. Voici quelques idées : inclure une aire de maquillage du visage et de coloriage appelée le «coin de créativité de l entreprise locale»; un concours de laçage de patins avec un cadeau amusant pour le gagnant ou la gagnante; organisation d une version de Patinage Plus sur le sol pour faire une démonstration du programme; thème de carnaval, p. ex. éclateuse de maïs, ballons à la patinoire. Voir les exemples de listes de contrôle pour la planification comme lignes directrices afin de vous aider à planifier et organiser votre événement. Commander des fournitures Il peut s agir d une excellente occasion de promouvoir le club et l amour du patinage. N oubliez pas d inclure ce qui suit : brochure de Patinage Plus; renseignements sur Patinage STAR; affiches de Patinage Plus; bannières contextuelles de Patinage Plus; Octobre 2015 Page 1
autocollants, ballons et fournitures de maquillage; circulaire ou cartes d affaires portant les coordonnées du club, y compris du site Web et des médias sociaux. Communication et promotion Une planification préalable est également essentielle pour faire connaître en particulier pour s efforcer d atteindre les nouveaux patineurs ou les joueurs de hockey. Un plan de communication typique peut inclure ce qui suit : Invitation(s) par courriel N oubliez pas de demander à vos membres et autres partenaires communautaires de vous aider à atteindre de nouveaux patineurs. Envoyez une invitation par courriel et demandez-leur de l acheminer à leur réseau. Messages dans les médias sociaux Les médias sociaux peuvent être une excellente façon d atteindre vos membres. Consultez les suggestions et les conseils. Listes d événements communautaires ou petites annonces De nombreux organismes médiatiques, communautaires et de radio locale ont des listes imprimées et électroniques d événements locaux. Beaucoup offrent des annonces gratuites en ligne. Contactez-les pour connaître les détails. Consultez les suggestions et les conseils pour les listes électroniques. Affiches dans l entreprise ou le magasin local N oubliez pas de mettre les affiches d inscription pour les programmes de patinage aux endroits achalandés, dont l entreprise ou le magasin local, les bibliothèques, les centres aquatiques et les centres communautaires. Un certain nombre d affiches actuelles de Patinage Plus peuvent être personnalisées avec les renseignements sur l inscription. Annonce dans les journaux communautaires Placez une annonce dans le journal communautaire local. Renseignez-vous au sujet du coût et des exigences concernant les illustrations. Utilisez une des affiches ou des annonces imprimées personnalisables actuelles de Patinage Plus. Octobre 2015 Page 2
Événement d inscription en magasin Outils Inscription en magasin : liste de contrôle pour la planification (page 4) Inscription en magasin : liste de contrôle pour la journée de (page 5) Inscription en magasin : suggestions de messages dans les médias sociaux (page 6) Facebook Twitter Instagram Inscription en magasin : liste d événements communautaires (page 7) Téléchargements du Centre d info brochure de Patinage Plus affiche(s) de Patinage Plus publicité imprimée de Patinage Plus vidéo(s) de Patinage Plus bannière(s) de Patinage Plus Octobre 2015 Page 3
Inscription en magasin : liste de contrôle pour la planification Voici un exemple de liste de contrôle avec les principales tâches et le calendrier suggéré. N hésitez pas à faire les ajouts ou les modifications qui vous conviendront. Calendrier Tâche Resp. 2-4 mois+ o Confirmer les détails de (p. ex. promouvoir le club et l inscription en ligne qui sera offerte inscription complète) 2-4 mois+ o Affecter un membre du personnel ou un bénévole du club au poste de chef d équipe 2-4 mois+ o Mettre au point l équipe de et attribuer les responsabilités de planification, par exemple : o chef d équipe et agent de liaison avec le gérant du magasin o coordonnateur de l administration o coordonnateur des communications et des médias o coordonnateur des médias sociaux o coordonnateur des bénévoles (pour le jour de ) 2-4 mois+ o Confirmer la ou les dates de avec le propriétaire de l entreprise ou le gérant du magasin local 2-4 mois o Confirmer le budget disponible (p. ex. fournitures pour le jour de, publicité, don de protège-lames) 2 à 4 mois o Créer la circulaire ou la brochure avec l horaire de la saison (n oubliez pas de préciser si le paiement doit être fait en argent comptant ou par chèque seulement) 2 mois o Créer ou mettre à jour le formulaire d inscription (n oubliez pas de préciser si le paiement doit être fait en argent comptant ou par chèque seulement) 1-2 mois o Imprimer la circulaire ou les brochures et les formulaires d inscription 1-2 mois o Contacter les médias locaux pour obtenir une inscription dans les calendriers d événements communautaires 1-2 mois o Communiquer avec les partenaires communautaires pour demander une inscription électronique dans les calendriers d événements communautaires 1-2 mois o Afficher la liste des événements sur le site Web du club ou dans les médias sociaux 2 3 semaines o Confirmer l espace ou l endroit dans le magasin avec le chef d entreprise ou le gérant du magasin et confirmer les politiques de tiers 2 3 semaines o Réserver tout équipement exigé pour (tables, cordon d alimentation, lumière, ordinateurs, machine de paiement sans fil, bannières) 2-4 semaines o Accrocher les affiches de patinage avec les détails de (p. ex., endroits achalandés dans le magasin, endroits choisis dans la communauté) 2 à 4 semaines o Contacter le journal local pour placer une annonce, au besoin 2 semaines o Envoyer des courriels pour inviter les membres 1 semaine o Confirmer la présence de tous bénévoles et organiser une séance de formation 1 semaine o Afficher des rappels dans les médias sociaux 3 jours avant o Afficher des rappels dans les médias sociaux o Envoyer des courriels de rappel pour inviter les membres Octobre 2015 Page 4
1 jour avant o Emballer tous les articles et les livrer au magasin o Afficher une alerte dans les médias sociaux Inscription en magasin : liste de contrôle pour la journée de Voici un horaire proposé et une liste de contrôle. Calendrier Tâche Resp. 9 h o Rencontrer le gérant du magasin 9 h 15 o Donner les consignes à l équipe et aux bénévoles et distribuer les t-shirts 9 h 20 o Accrocher la bannière extérieure ou les affiches 9 h 25 o Installer une ou plusieurs tables d inscription o Accrocher des bannières et des affiches de Patinage Plus o Installer l équipement audiovisuel et l accès à l alimentation électrique 9 h 45 o Organiser le système de collecte de paiement et confirmer l équipe responsable o Établir l aire de paiement et, au besoin, mettre à l essai la machine de paiement sans fil 9 h 55 o Afficher des invitations dans les médias sociaux 10 h 14 h o Tenir l inscription 14 h 15 o Nettoyer l aire utilisée 14 h 30 o Remercier l équipe et le gérant du magasin 15 h o Afficher des photos ou tout autre point saillant de dans les médias sociaux Octobre 2015 Page 5
Inscription en magasin : suggestions de messages dans les médias sociaux Facebook Suggestions De 10 h à 14 h, le samedi 22 août, nous serons sur place à l entreprise X, adresse, pour la préinscription aux programmes de patinage. Vous ne pouvez être des nôtres? Composez le 000-000-0000 ou inscrivez-vous en ligne dès aujourd hui au ClubdepatinageABC.ca. Patinage Plus est le meilleur programme d initiation au patinage pour les joueurs de hockey. Oui! Nous avons bien dit de hockey. Venez vous informer le 22 août, de 10 h à 14 h à l entreprise X, adresse, durant notre préinscription. La rentrée des classes signifie la reprise du patinage! Inscrivez-vous à Patinage Plus et Patinage STAR le samedi 22 août, de 10 h à 14 h à l entreprise, adresse. Le Club de patinage ABC offre Patinage Plus cet automne, le programme d initiation au patinage de Patinage Canada qui garantit que votre enfant apprendra à patiner! Venez à l entreprise locale, adresse, samedi, de 10 h à 14 h pour en apprendre davantage de nos entraîneurs certifiés. Nouvelle excitante! Le 22 août, des représentants du @ClubdepatinageABC seront sur place à l entreprise locale, adresse, pour #Inscription à #PatinagePlus, de 10 h à 14 h. ClubdepatinageABC.ca. Conseils Lien vers le site Web du club pour l inscription en ligne Afficher sur la page Facebook du programme de hockey Le rendre visuel en incluant une photo Rendre le contenu partageable en incluant une courte vidéo Utiliser le même format que les autres médias sociaux Twitter Suggestions Préinscription! @ClubdepatinageABC sur place à l entreprise locale, adresse, le samedi 22 août, de 10 h à 14 h, pour #Inscription à #PatinagePlus #PatinagePlus @ClubdepatinageABC donne l avantage aux joueurs de #hockey. Oui, de hockey, @AbcHockey. Venez nous voir sam. à l entreprise locale, adresse Le 22 août, @ClubdepatinageABC sur place à l entreprise locale, adresse, pour #Inscription à #PatinagePlus, de 10 h à 14 h. www.clubdepatinageabc.ca Merci à #entrepriselocale #@ClubdepatinageABC. Inscription ce sam. à l entreprise locale, adresse, de 10 h à 14 h La #rentréedesclasses signifie la reprise du #patinage! Inscriptions à #PatinagePlus et Patinage STAR, sam. de 10 h à 14 h à l entreprise X, adresse Conseils Moins de 140 caractères Partager avec le club de hockey Inclure un lien vers le site Web Vérifier l orthographe Le rendre visuel en incluant une photo Octobre 2015 Page 6
Instagram Suggestions Préinscription! @ClubdepatinageABC sur place à l entreprise locale, adresse, le samedi 22 août, de 10 h à 14 h, pour #Inscription à #PatinagePlus #PatinagePlus @ClubdepatinageABC donne l avantage aux joueurs de #hockey. Oui, nous avons bien dit de hockey, @AbcHockey. Venez nous voir sam. à l entreprise locale, adresse Le 22 août, @ClubdepatinageABC sur place à l entreprise locale, adresse, pour #Inscription à #PatinagePlus, de 10 h à 14 h. www.clubdepatinageabc.ca Inscription en magasin : liste d événements communautaires De nombreux médias comptent des listes d événements ou des calendriers communautaires en ligne, de faible coût ou gratuits. Cherchez les médias qui atteignent votre public cible et se trouvent dans votre communauté. Vous devrez peut-être vous inscrire comme membre. Gardez votre annonce courte et concentrez-vous sur les détails étant donné que la plupart limitent l espace ou le nombre de caractères. Formulaire en ligne Nom de Suggestion Préinscription à l entreprise locale Date Le 22 août 2015 Heure Endroit Description Prix du billet 0 $ Site Web de Contact de N tél. de Étiquettes De 10 h à 14 h Adresse postale complète de l entreprise locale, incluant le code postal Le Club de patinage ABC offre Patinage Plus, Patinage STAR et Patinage intensif Plus, cet automne. Soyez des nôtres à l entreprise locale, samedi, de 10 h à 14 h pour en apprendre davantage de nos entraîneurs certifiés. (Note : argent comptant ou chèque seulement) www.clubdepatinageabc.ca Président du club 000-000-0000 apprendre à patiner, leçons de patinage pour les jeunes, leçons de patinage artistique, patinage, hockey, sports d hiver pour les enfants, Patinage Plus, Patinage STAR, Patinage intensif Plus Octobre 2015 Page 7