EB3 Entité B3 Madame D. Staquet Tel : 0479/ 33 08 15 Présidente d Entité Courriel : d.staquet@live.be APPEL A CANDIDATURE Pour le poste de secrétaire de l entité B3 Dans le cadre de la gestion du reliquat de l entité B3 (35 écoles situées sur les communes d Evere, Saint-Josse-Ten-Noode, Schaerbeek, Woluwé-Saint- Lambert et Woluwé-Saint-Pierre, a été créé un poste de secrétaire d entité. Cet emploi sera vacant au 1 er septembre 2011. Qui peut postuler? 1) Tout enseignant nommé définitivement dans une école de l enseignement fondamental, en particulier des 5 entités de la Zone de Bruxelles et des 4 entités du Brabant Wallon. 2) Moyennant dérogation, tout enseignant temporaire ayant exercé ou exerçant ses fonctions dans une école de l enseignement fondamental, en particulier des 5 entités de la Zone de Bruxelles et des 4 entités du Brabant Wallon. Pour combien de temps? Cet emploi est ouvert du 1er septembre 2011 au 30 juin 2012. Le cas échéant, l affectation sera reconduite en 2012-2013, moyennant deux conditions : une validation par les instances de l entité une évaluation positive du travail effectué Situation administrative L enseignant qui accepte ce poste ne perd aucun droit par rapport à sa situation administrative personnelle. Il/elle bénéficiera des congés scolaires attribués légalement aux enseignants.
ROLE DU SECRETAIRE- COORDINATEUR DE L ENTITE B 3 A. Gestion des ressources humaines : Construction et mise à jour du listing des coordonnées des membres P.O. et des DE. Aide aux directions à la recherche d intérimaires et gestion des offres d emplois. Mise à jour du listing des mandats. B. Administration et secrétariat : 1. Le secrétaire-coordinateur assiste aux réunions suivantes: Bureau des Directeurs Bureau des Pouvoirs organisateurs Bureau de l Entité Conseils d Entité Conseils des Directeurs OrCE Son rôle lors des réunions: Rédiger puis envoyer les convocations et les rapports Suggérer et informer Etre la «mémoire» de l Entité Rôle de facilitateur : rédiger, préparer, synchroniser, construire, fusionner et diffuser tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l Entité Rôle de centralisateur de l information 2. Lecture et classement des circulaires (qui ont trait à la bonne gestion administrative de l Entité et de l OrCE) 3. Coordonner la gestion administrative en Entité des dossiers suivants : Reliquats: rassembler les données, gérer le logiciel Entité de sorte que la gestion administrative de la politique de rétrocession avalisée par le Conseil d Entité soit assurée. Temporaires Entité : réceptionner le courrier et assurer la gestion administrative nécessaire aux travaux de l OrCE et de l Entité.
Réaffectation en OrCE : collecter et fusionner les informations nécessaires à la gestion de la réaffectation (EV, mises en disponibilité, courrier entrant et sortant) Travailler en étroite collaboration avec les directions et les P.O. dans le but de faciliter la transmission des données (par exemple documents informatisés) 4. Gestion des achats, tenue de la comptabilité, gestion et archivage des pièces comptables justificatives des frais de fonctionnement du secrétariat de l Entité. 5. Réservation des salles, du matériel nécessaire pour les réunions et intendance. 6. Classement et archivage des pièces reçues, envoyées, rédigées. 7. Entretien informatique : sauvegardes, Outlook, antivirus, mises à jour Windows, défragmentation, du matériel informatique du bureau. 8. Elaboration de tout document de travail nécessaire au bon fonctionnement des diverses instances de l Entité. C. Communication et transmission des informations : Faciliter le transit des informations au sein de l Entité (par mails, par fax, par téléphone ou par courrier ordinaire) ; le secrétariat de l Entité est «la plaque tournante» de l information au sein de l Entité mais également vers le SeDEF et le SeGEC. Construction, mise à jour et diffusion du vade-mecum, de mémos,. Recherche et diffusion d informations aux écoles. Il participe activement au développement de la culture d Entité.
D. Formations et accompagnements : Accompagnements juridico-administratifs et formations informatiques assurés par les services diocésains (SeDEF) et le Secrétariat Général de l enseignement catholique (SeGEC) Il participe aux réunions plénières des secrétaires d Entité et notamment celles qui réunissent les secrétaires des Entités de Bruxelles et du Brabant wallon (gestion informatique de l Entité, création de mémos et de documents de travail communs, intervision, ) E. Informations complémentaires : Horaire : 36 heures/semaine Les réunions de l OrCE et du Conseil d Entité se font en soirée. La présence du coordinateur pour ces réunions est indispensable. Les heures supplémentaires prestées sont récupérables. Hiérarchie : Des tâches peuvent lui être communiquées et confiées par les Bureaux ou par les Présidents d Entité et d OrCE. En tant que membre d une équipe, il travaille en étroite collaboration avec les deux Bureaux ainsi qu avec les Présidents d Entité et d OrCE. Profil de la fonction Outre les critères administratifs repris en début d offre de candidature, il est demandé à la personne qui accepte ce poste : D être capable de travailler en autonomie à partir de directives préalablement établies tout en ayant le sens du travail en équipe. De prester des heures en dehors du cadre scolaire strict. (Les réunions mensuelles du Conseil d entité et de l OrCE se déroulant en soirée) De pouvoir s adresser à des communautés éducatives différentes rassemblées dans une même entité. De mettre au service de ce travail, toute sa créativité dans le souci de rencontrer les besoins et les réalités des écoles. De travailler en collaboration avec les autres secrétaires d entité du diocèse. De participer à des formations.
Au-delà de ces aspects organisationnels, la personne retenue devra garantir une grande discrétion dans son travail. Les atouts Savoir collecter les informations et les organiser. Savoir prendre des notes et établir un rapport de réunion. Savoir rédiger, prendre des contacts téléphoniques. Avoir le moyen de se déplacer dans différentes institutions. Savoir collaborer avec des «personnalités différentes». Savoir utiliser l outil informatique (Word, Excel, ). Assurer le suivi des décisions et en faire rapport. Assumer sa charge avec rigueur et convivialité. Gérer son temps de manière efficace. Gérer le budget qui lui sera alloué. Lieu de travail Ecole Notre-Dame de la Paix Rue du Radium, 5-1030 Bruxelles (Place Dailly) Dépôt de candidature La candidature, comprenant un curriculum vitae et une lettre de motivation, sera adressée exclusivement par courriel (avec accusé de réception et de lecture) à : Mme D. Staquet Présidente de l Entité B3 Courriel : d.staquet@live.be Date limite de rentrée des candidatures : lundi 20 juin 2011