CONVENTION DE PARTENARIAT N 2015-C-DGAE-DS-0019 AVEC L ASSOCIATION «POITOU- CHARENTES ANIMATION» Entre Le Département de la Vienne, Place Aristide BRIAND, BP 319, 86008 Poitiers Cedex, représenté par le Président du Conseil Départemental, Monsieur Bruno BELIN, d une part, Et L association «Poitou-Charentes Animation» ayant son siège social 3 rue de la Poste 86360 Chasseneuil du Poitou, représentée par son Président Monsieur Alain CLOUET et dénommée ci-après «le bénéficiaire», d autre part, VU le Code Général des Collectivités Territoriales (C.G.C.T.), VU le Code du sport, VU la délibération du Conseil Général du 19 décembre 2014 relative au Budget Primitif 2015, VU la délibération du Conseil Départemental en date du 2 avril 2015 relative aux délégations de compétences du Conseil Départemental à la Commission Permanente, VU la délibération de la Commission Permanente du 4 juin 2015 autorisant la signature de la présente convention, VU la demande du bénéficiaire en date du 4 décembre 2014, Article 1: OBJET Il est convenu ce qui suit : La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Conseil Départemental, dans le cadre de sa politique sportive, souhaite aider l association «Poitou-Charentes Animation» qui contribue, par ses activités, à dynamiser le Sport de haut niveau et le sport de masse dans la Vienne. Dans ce cadre, il s agit d établir les obligations réciproques des deux parties, dans le respect des dispositions des articles L113-2, L113-3, R113-1 et suivants du Code du sport. 2015 1
Article 2 : PARTICIPATION DU DEPARTEMENT Le Département accorde au bénéficiaire une subvention forfaitaire de 37 600 pour l organisation : de la 9 ème Classic Féminine Vienne/Poitou-Charentes, du 29 ème Tour cycliste International du Poitou-Charentes. Toutefois, dans le cas où tout ou partie de l opération ou du programme ne serait pas réalisé, la subvention fera l objet d un réajustement ou d un remboursement conformément aux articles 6 et 10 de la présente convention. Article 3 : MODALITES DE PAIEMENT Le Département de la Vienne versera la subvention de 37 600 en une seule fois à l association «Poitou-Charentes Animation» pour l édition 2015, après signature de la présente convention. Le Département se libérera des sommes dues par virement administratif sur le compte bancaire ouvert au nom du bénéficiaire. Le comptable assignataire des paiements est le payeur départemental de la Vienne. Article 4 : OBLIGATIONS DU BENEFICIAIRE Le bénéficiaire s engage à tenir une comptabilité conforme au plan comptable général. Lorsque la subvention est supérieure à 23 000 et qu elle est affectée à une dépense déterminée (subvention sur opération), le bénéficiaire doit produire un compte rendu financier, dans les six mois suivant la fin de l exercice de l opération, établi conformément à l arrêté du 11 octobre 2006 relatif au compte rendu financier prévu par l article 10 de la loi n 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (Journal Officiel du 14 octobre 2006 page 15260, disponible sur : www.legifrance.gouv.fr). Lorsque la subvention est attribuée à un organisme dont le budget est financé à plus de 50% par le Conseil Départemental ou lorsque la subvention est supérieure à 75 000, l organisme doit fournir au Département copie de son bilan certifié conforme par le Président ou par le commissaire aux comptes lorsqu il est assujetti à cette obligation (articles L. 3313-1 et R. 3313-6 du C.G.C.T.). Pour un total de subventions publiques supérieur à 153 000, le bénéficiaire devra présenter un bilan, un compte de résultat et une annexe certifiés par un commissaire aux comptes professionnel (article L 612-4 du Code du Commerce). Ces pièces sont réservées au seul ordonnateur. La subvention ne sera définitivement acquise par le bénéficiaire qu après production de ces pièces. 2015 2
Les associations et les fondations ayant reçu annuellement des autorités administratives une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse 153 000 doivent assurer, dans des conditions déterminées par le décret n 2009-540 du 14 mai 2009 et l arrêté du 2 juin 2009, la publicité de leurs comptes annuels et du rapport de leur commissaire aux comptes sur le site de la Direction des journaux officiels dans les trois mois à compter de l approbation de ces comptes. Cette obligation concerne les exercices comptables ouverts depuis le 1 er janvier 2006 (article L 612-4 du Code de Commerce). De plus, les associations dont le budget annuel est supérieur à 150 000 et recevant une ou plusieurs subventions de l Etat ou d une collectivité territoriale dont le montant est supérieur à 50 000 doivent publier chaque année dans le compte financier les rémunérations des trois plus hauts cadres dirigeants bénévoles et salariés ainsi que leurs avantages en nature (article 20 de la loi n 2006-586 du 23 mai 2006 relative au volontariat associatif et à l engagement éducatif). Article 5 : CONTROLE DU DEPARTEMENT SUR L UTILISATION DE LA SUBVENTION Conformément à l article L 1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales précisant que «toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l a accordée», le Département se réserve le droit d exercer un contrôle sur pièces et sur place. Article 6 : NON EXECUTION Si les sommes perçues ont été utilisées à des fins autres que celles faisant l objet de la présente convention, le bénéficiaire sera tenu de reverser au Département de la Vienne, sur simple injonction de celui-ci, le montant correspondant à celles-ci. Article 7 : DURÉE DE VALIDITÉ DES CRÉDITS La décision d attribution des crédits pourra être annulée si l opération subventionnée n a pas reçu de commencement d exécution dans le délai d un an à compter de la date de la délibération de la Commission Permanente, soit le 4 juin 2016. Les crédits engagés, mais non intégralement mandatés, pourront être annulés si l opération subventionnée n est pas terminée dans le délai de deux ans à compter de la date de la délibération de la Commission Permanente, soit le 4 juin 2017. Le montant de l aide départementale sera alors réajusté au prorata des dépenses réalisées. Des titres de recettes seront émis en tant que de besoin. Sur demande motivée, des prolongations de délai peuvent être accordées par décision du Président du Conseil Départemental, à titre exceptionnel, lorsque le retard est indépendant de la volonté du bénéficiaire. 2015 3
Article 8 : DURÉE MODIFICATIONS La présente convention est conclue pour l année 2015. Elle sera définitivement close dans un délai de 3 mois après achèvement de l opération et, en tout état de cause, après production des pièces visées à l article 4. Elle pourra être modifiée par voie d avenant. Article 9 : INFORMATION COMMUNICATION Pour la 9 ème Classic Féminine Vienne/Poitou Charentes, le bénéficiaire s engage à : - créer un lien Internet avec le site du Conseil Départemental, - remettre à la lauréate de l épreuve Juniors/Espoirs/Seniors un trophée et des cadeaux offerts par le Département, - remettre à la lauréate du classement final de la Coupe de France Juniors/Espoirs/Seniors un trophée et des cadeaux offerts par le Département, - remettre à l équipe lauréate du classement final de la Coupe de France Juniors/Espoirs/Seniors un trophée et des cadeaux offerts par le Département, - mettre six panneaux publicitaires format 2,47 m x 1,18 m (fournis par l organisation) à l identité du Conseil Départemental qui seront positionnés sur les barrières du site d arrivée : - 2 de chaque côté de la route avant la ligne d arrivée, - 1 de chaque côté de la route après la ligne d arrivée, - positionner sur le site départ / arrivée à Loudun et sur l itinéraire emprunté par les concurrentes, des banderoles du Conseil Départemental, - disposer des oriflammes du Conseil Départemental sur le site départ / arrivée à Loudun, - autoriser l installation d un stand du Conseil Départemental dédié à sa communication sur le site départ / arrivée à Loudun, - organiser une réception dédiée à l équipe Poitou-Charentes/Futuroscope/86 sur le site départ / arrivée à Loudun. - insérer le logo du Conseil Départemental sur le fond de scène protocolaire. - positionner le logo du Conseil Départemental sur la partie horizontale du portique d arrivée, - mettre à disposition un véhicule avec chauffeur pour le Département et ses invités (4 places disponibles), - inviter le Président du Conseil Départemental et les Conseillers Départementaux du canton à la manifestation (compétition, présentation, inauguration, remise de récompense ). Pour le 29 ème Tour cycliste International du Poitou-Charentes, le bénéficiaire s engage à : - créer un lien du site Internet de l association www.tour-poitou-charentes.com, vers le site du Conseil Départemental, - insérer le logo du Conseil départemental sur tout document de promotion de la manifestation : affiches, programme officiel, tracts et/ou dépliants, articles publiés dans la presse quotidienne régionale, - faire remettre par le Département un maillot «classement Inter Département» lors de l arrivée de la 3 ème étape «Mont sur Guesnes / Loudun» et lors de l arrivée finale à Poitiers, 2015 4
- remettre un bouquet à l arrivée de la 3 ème étape «Mont sur Guesnes / Loudun» et lors de l arrivée finale à Poitiers, au leader du classement Inter Départements par une hôtesse portant une écharpe aux couleurs du Conseil Départemental, - positionner le logo du Conseil Départemental sur un panneau placé en arrière plan du podium afin d en augmenter la visibilité lors de la remise du maillot, - inviter deux représentants du Conseil Départemental qui pourront rejoindre la scène protocolaire pour féliciter les différents lauréats, - citer le partenariat du Conseil Départemental dans toute conférence de presse, - installer six panneaux publicitaires format 2,47 m x 1,18 m à l identité du CD 86 positionnés sur les barrières du site d arrivée : - 2 de chaque côté de la route avant la ligne d arrivée, - 1 de chaque côté de la route après la ligne d arrivée, - positionner des banderoles format 4 m x 0,80 m sur les sites de départ, le nombre restant à l appréciation du Département, - mettre en place deux structures gonflables aux couleurs du Conseil Départemental qui seront positionnées sur les sites d arrivées de Loudun et de Poitiers. L association «Poitou-Charentes Animation» prendra à sa charge la location des 2 structures soit un montant de 300. Le Département fournira la décoration des structures, - mettre en place des oriflammes sur les sites des départs et arrivées situés dans le département de la Vienne, - donner la possibilité au Conseil Départemental d installer un stand dédié à sa communication sur les sites d arrivées de Loudun et de Poitiers, - insérer le logo du Conseil Départemental sur le fond de scène protocolaire, - positionner le logo du Conseil Départemental sur la partie horizontale du portique d arrivée, - distribuer à l ensemble des suiveurs le Livre de Route qui devra comporter le logo du Conseil Départemental, - insérer sur le programme officiel avec la liste des engagés le logo du Conseil Départemental, celui-ci étant distribué gratuitement chaque jour au public présent sur les sites de départ et d arrivée, - donner au Département l accès à la caravane publicitaire précédant la course, avec un nombre de véhicules illimité (sonorisé si souhaité), - proposer au Département 2 places par étape dans un véhicule pour suivre la course, - faire bénéficier le Département de 2 badges pour accéder aux Villages VIP de Rochefort, Blanzac-Porcheresse, Gourgé et de 6 badges pour le Village de Monts-sur- Guesnes, - inviter le Président du Conseil Départemental et les Conseillers Départementaux du canton à la manifestation (compétition, présentation, inauguration, remise de récompense ), - laisser le Conseil Départemental organiser comme il le souhaitera des animations sur les itinéraires traversant le département. Le bénéficiaire prendra l attache de la Direction des sports et de la Direction de la communication du Département pour la mise en œuvre du présent article. Article 10 : MODALITÉS DE RÉSILIATION Le Département pourra, à tout moment et après envoi d une lettre recommandée avec accusé de réception au bénéficiaire, résilier la présente convention s il apparaît qu une des clauses n est pas respectée. Le Département se réserve alors le droit de suspendre le paiement de la subvention ou d exiger le remboursement de tout ou partie des sommes versées. Un titre de recettes pourra être émis en tant que de besoin. 2015 5
Article 11 : LITIGES En cas de difficultés sur l interprétation ou l exécution de la présente convention, les parties s efforceront de résoudre leur différend à l amiable. En cas de désaccord persistant, celui-ci sera porté devant le Tribunal Administratif de Poitiers. Fait à Poitiers en deux exemplaires originaux, le L Association «Poitou-Charentes Le Président du Conseil Départemental Animation», Alain CLOUET Bruno BELIN 2015 6