49- Clients et fournisseurs AB Magique Un fournisseur AB Magique est un fournisseur qui utilise lui aussi AB Magique comme logiciel de gestion. Dans un tel cas, il est alors possible à ce fournisseur de vous autoriser à lui communiquer automatiquement vos commandes d'achat via internet. Vous pouvez bien sûr être vous-même un fournisseur AB Magique, en spécifiant dans la fiche de certains clients que ceux-ci sont des clients AB Magique. Lorsque vous êtes un fournisseur AB Magique, vous pouvez autoriser certains clients à commander certains items directement par internet. L'option d'être un fournisseur AB Magique est pour les clients d'un niveau avancé. Vous aurez besoin de votre technicien afin de configurer vos paramètres réseau et de sécurité de la bonne façon. 49.1 Montage pour lorsque vous êtes fournisseur AB Magique 49.1.1 Configuration de base de votre serveur de commandes Plusieurs paramètres doivent être ajustés pour assurer le bon fonctionnement du serveur de commandes et ainsi être en mesure de bien configurer la fiche de votre client et de lui donner les bonnes informations qui lui permettrons, à lui, de bien configurer sa fiche de fournisseur dans son propre logiciel. Lors du chargement d ABMagique sur le serveur (pas sur une station), vous devriez voir apparaître l icône «Serveur de commandes» près de l horloge en bas à droite. Cliquez une fois sur l icône. Vous obtiendrez cette fenêtre;
Prenez note des numéros de port (5001 et 2001 par défaut). Ces ports peuvent être changés selon le besoin, par exemple si vous avez d autres logiciels qui utilisent ces mêmes ports. Pour modifier les ports du serveur de commande : Cliquez sur l icône du serveur de commande qui se situe en bas, à droite, près de l horloge. Cliquez une fois avec le bouton gauche sur le chapeau, ce qui ouvrira la fenêtre suivante qui permettra le changement de port RPC et/ou FTP Cliquez sur le chapeau puis sur les flèches (à droite des ports inscrits) afin de changer les ports Prenez note de votre adresse IP interne (commence habituellement par 192 ). Vous avez également besoin de votre adresse IP externe. que vous pouvez trouver sur le site www.whatismyip.com Vous devez ensuite inscrire votre adresse IP externe dans la rubrique «Adresse de votre serveur de commande» en cliquant sur «Paramètres» suivi de «Votre raison sociale». Inscrivez votre IP externe à la douzième ligne de la fenêtre de votre raison sociale. Redirigez ces ports dans votre routeur vers l adresse IP interne du serveur (communément appelé «port forwarding»).
Voici un exemple sur un routeur D-Link. L écran sera différente selon votre routeur (D-Link, Linksys, Belkin, etc). Demandez l aide de votre administrateur réseau pour cette étape. Ouvrez également ces ports dans votre pare-feu (5001, 2001 si vous ne les avez pas changés). Faites exactement la même procédure (redirection des ports) chez votre client et prenez en note l adresse IP externe de votre client. Sur votre serveur, ouvrez AB Magique. Allez au menu Fichiers/Clients/Fichiers clients & Cotations. Double-cliquez sur le compte du client concerné Cliquer sur l onglet Client AB Magique Cochez la case «Communication via internet activée». Inscrivez un mot de passe unique pour votre client. Dans «Type de client AB Magique», sélectionnez le type-1 «Utilise lui aussi AB Magique».
Inscrivez l adresse IP externe de votre client ainsi que les ports qu il utilise. Pour vérifier si la communication fonctionne, cliquez sur «Tester la connexion à son serveur». Cliquez sur OK. Retournez dans l onglet Client AB Magique pour vérifier si les informations sont sauvegardées. 49.1.2 Configuration à faire chez votre client: Vous devez préalablement avoir redirigé les ports sur le routeur et ouvert les ports dans le pare-feu de la même façon que chez le fournisseur. Ensuite, ouvrez AB Magique sur le serveur du client et allez au menu Fichiers/Fournisseurs/Fichier des fournisseurs. Double-cliquez sur le compte fournisseur qui est à votre nom (ou créez votre fiche si elle ne l'est pas déjà, voir 12- Créer un fournisseur ou 12.5 Modifier la fiche fournisseur selon le cas) Cliquez sur l onglet Fournisseur AB Magique. Cochez «Fournisseur AB Magique» dans votre fiche fournisseur. Dans «Adresse du serveur», inscrivez l adresse IP externe du fournisseur (donc, le vôtre) ainsi que les ports, ceux que vous avez pris en note plus tôt sur votre serveur à vous. Entrez le numéro de compte et le mot de passe que vous avez attribué à votre client.
Cliquez sur OK. Retournez dans l onglet Fournisseur AB Magique pour vérifier que les données sont sauvegardées. Cliquez sur «Tester la connexion à son serveur» pour vérifier la communication au serveur. Tout est maintenant en place. Pour de l information supplémentaire, vous pouvez demander à votre technicien de nous contacter au support technique au numéro 1-800-268-4044 ou au 450-963-8940 Prenez note que le support technique ne peut effectuer lui même ces modifications. Dès que le tout sera conforme, tant chez vous que chez votre client, vous pourrez procéder aux étapes suivantes. 49.2 Configurer les listes de prix que vous désirez rendre disponibles Lorsque vous êtes un fournisseur AB Magique, devez procéder à la configuration des listes de prix que vous voulez offrir à vos clients AB Magique. Par défaut, aucune liste ne sera offerte. Vous pouvez rendre disponible toutes vos listes ou seulement certaines d'entre elle. Pour ce faire : Allez dans «Fichier», «Inventaire et listes de prix» et cliquez sur «Inventaire et listes de prix». Dans cette fenêtre, cliquez sur «Code de ligne de votre liste de prix».
Cela fera apparaître la fenêtre suivante: Sélection de vos listes de prix disponibles Sélectionnez les listes de prix que vous désirez offrir à vos clients; lorsque celles-ci sont repérées, mettez un crochet dans le carré pour en faire la sélection. Il ne reste qu une étape à franchir; cliquez sur «Générer la liste pour vos clients AB Magique». N.B. Créer cette liste peut-être une opération longue; le tout dépend du nombre de numéros que comportera la liste et de la puissance de votre ordinateur.
49.3 Autres paramètres pour le fournisseur AB Magique Pour vous permettre de gérer ce que votre client AB Magique sera en mesure de faire ou de voir à partir du serveur de commandes, il est possible de modifier 2 paramètres du serveur de commandes : Pour ce faire, cliquez sur l'icône de votre serveur de commande. La fenêtre du serveur de commande apparaîtra: Cliquez avec le côté droit de la souris sur le chapeau. Après avoir fait un clic-droit sur le chapeau, ces options supplémentaires apparaîtront
Il est ensuite possible de déterminer ce que votre client sera en mesure de voir comme quantité disponible pour vos listes de prix. Si vous désirez que votre client ait accès à votre inventaire réel, vous laisserez les paramètres de «Valeurs fictives à générer comprises entre» à 0. De ce fait, votre client aura accès à votre inventaire réel. Par contre, si vous désirez que votre client ait toujours la même disponibilité, par exemple de 20, vous inscrirez ce chiffre dans les 2 cases; votre client ne verra que 20 dans la quantité disponible et ce, peu importe la quantité que vous avec réellement dans votre inventaire. Une autre possibilité s offre à vous; celle de générer des quantités aléatoires comprises entre, par exemple 8 et 24. Ce qui signifie que votre client aura accès à un inventaire fictif qui ne sera jamais plus bas que 8 et jamais plus haut que 24. Il est possible d empêcher que votre inventaire soit déduit lors du passage des commandes par vos clients AB Magique, ce qui veut dire que lorsque votre client utilisera la commande avec son serveur de commandes, la quantité ne sera pas déduite de votre inventaire lors de la réception de cette commande mais uniquement lorsque la commande sera traitée en tant que facture. Pour appliquer ce paramètre, vous n avez qu à cocher la case prévue à cet effet. 49.4 Utilisation du serveur de commandes pour un Client AB Magique Votre installation est maintenant fonctionnelle et vous en êtes à l étape de communiquer pour la première fois avec votre fournisseur AB Magique. Cliquez sur «Tâches fréquentes» et cliquez sur «Créer un bon de commande» (voir «35Comment créer un bon de commande (facture d'achat)»). Sélectionnez votre fournisseur (celui avec lequel vous êtes lié par AB Magique) Une fois dans le bon de commande, différentes méthodes peuvent être utilisées pour voir les disponibilités de votre fournisseur. Pour voir les disponibilités de pneus, par exemple, vous pouvez : 1- Inscrire le numéro du pneu recherché dans le bon de commande et ensuite cliquer sur le bouton «Voir les disponibilités du fournisseur AB Magique».
2- Faire une recherche en appuyant sur la touche «F6» ou en cliquant sur les jumelles au bas du bon de commande. Ceci vous permet d effectuer une recherche sur «Liste de prix» en inscrivant, par exemple, la dimension d un pneu. En utilisant cette méthode, le système recherchera l ensemble de cette dimension sans tenir compte du manufacturier (voir «36.4 Faire une recherche d'item»). Une fois votre dimension inscrite, vous n avez qu à cliquer sur le bouton vert avec une flèche situé juste à droite de «Recherche sur la liste de prix» pour «Transférer le filtre actuel sur le document». Le résultat entier de votre recherche sera inscrit sur le bon de commande jusqu à un maximum de 100 lignes.
Une fois cette action réalisée, vous n avez qu à cliquer sur le bouton «Voir les disponibilités du fournisseur AB Magique». La connexion s effectuera et les résultats seront classés, selon votre prix, en ordre croissant. Une fois que vous avez cliqué sur «Voir les disponibilités du fournisseur AB Magique», la liaison internet s'effectuera avec votre fournisseur et vous obtiendrez la fenêtre suivante: La fenêtre de requête chez votre fournisseur AB Magique Lors de votre première utilisation, tous les éléments de votre demande de disponibilité seront affichés. Les éléments en rouge, étant des quantités nulles ou insuffisantes que votre fournisseur n a pas pour ces modèles de pneus. Deux paramètres importants à cocher: Le premier paramètre, «Ne pas afficher les stocks du fournisseur qui sont à zéro», permet de faire un ménage dans votre demande de disponibilité en ne vous présentant que les quantités positives. Vous noterez que les quantités qui apparaissent en rouge sont celles que votre fournisseur ne possèdent pas en entier, comparer à votre demande. Le second paramètre, «L'item supprimé ici est également supprimé sur le bon», permet de supprimer,
en même temps que sur votre demande de disponibilité, un ou des items contenus dans votre bon de commande. La fenêtre de requête chez votre fournisseur AB Magique une fois que vous avez coché les paramètres Lorsque vous avez inscrit tous les items que vous désirez commander, il ne vous reste qu à cliquer sur le bouton «Communiquer la commande». Votre commande sera directement transmise chez votre fournisseur. Le bouton «Actualiser» permet de réactualiser la requête de disponibilité pour qu elle se fasse de nouveau, dans l'éventualité que votre fenêtre est demeurée ouverte très longtemps et que vous désirez faire une nouvelle requête afin de vérifier l état des stocks. La ligne «Remarque», au bas de la fenêtre, s utilise pour inclure une remarque qui apparaîtra sur le bon de commande lorsque votre fournisseur en fera la réception.
Vous pouvez aussi obtenir votre état de compte en cliquant sur l onglet à cet effet. Cela ouvrira la fenêtre suivante, dans laquelle vous verrez votre compte chez votre fournisseur AB Magique (voir «39- Vos comptes à payer» pour plus de détails).
Il est aussi possible «d afficher les bons de commandes en préparation chez le fournisseur» en cliquant sur l onglet à cet effet. Cela ouvrira la fenêtre suivante, dans laquelle vous verrez vos bons de commande chez votre fournisseur AB Magique. Dans cette section, un bouton vous permet «d actualiser la liste» de vos bons de commandes. Il est à noter que vous pouvez accéder à votre état de compte ou à la liste de vos bons de commandes en préparation chez votre fournisseur en passant par un bon de commande vide d où vous n avez qu à cliquer sur le bouton «Voir les disponibilités du fournisseur AB Magique». Ensuite, cliquez sur l'onglet approprié tel que nous venons de vous le montrer.