Sollicitation de propositions pour la préqualification d aspirants-fournisseurs Numéro 3636 Refonte du site web de l Université de Moncton Service des communications, des affaires publiques et du marketing Université de Moncton Local 227, pavillon Léopold-Taillon 18, avenue Antonine-Maillet Moncton (Nouveau-Brunswick) E1A 3E9 www.umoncton.ca/umcm-servcomm Mis en forme : Français (Canada) Date de publication : le 20 2 marsmaijuin 2015 Date et heure de fermeture : le 197 avrijuinl 2015 à 11 h, heure de l Atlantique Mis en forme : Non Surlignage Mis en forme : Non Surlignage
1. Informations générales sur l Université de Moncton L Université de Moncton est un établissement d enseignement supérieur de langue française reconnu en Acadie et dans la francophonie pour l excellence de ses programmes d études et de recherche. Fondée en 1963, l Université de Moncton est constituée de trois campus situés à Edmundston, Moncton et Shippagan, au Nouveau-Brunswick. Généraliste, l Université de Moncton offre une gamme de programmes aux trois cycles d études afin de répondre aux besoins de formation de la population qu elle dessert. Elle compte 841 membres du personnel à temps complet, dont 390 professeurs et chercheurs 1. De plus, elle figure parmi les joueurs importants au Canada atlantique en ce qui a trait à la création d emplois pour des personnes hautement qualifiées (PHQ) par l entremise de plusieurs fonds spéciaux, notamment en recherche, développement et innovation. Par ailleurs, en décembre 2014, plus de 5 381 personnes étaient inscrites à l Université de Moncton pour y poursuivre des études à temps complet ou à temps partiel de ce nombre, près de 20 % proviennent d autres pays 2 autre que le Canada. Le Nouveau- Brunswick représentait près de 73% 3 de la population étudiante de l Université de Moncton en décembre 2014. 2. Clauses générales 2.1. Définition des termes a) Campus désigne le Campus de Moncton; b) Communauté universitaire désigne toute personne ayant une raison d être sur le Campus; c) Compagnie désigne la corporation, la firme, la société ou la personne agissant sous une raison sociale ou sous son propre nom, à qui un contrat ou un bon de commande sera octroyé pour l achat de services ou de biens; d) Contrat désigne l entente ou le bon de commande signé par l Université de Moncton et la Compagnie, s il y a lieu; e) Demande de propositions désigne le présent document; f) Proposition désigne l ensemble des documents préparés et présentés par le Soumissionnaire pour dresser une liste de préqualification d aspirantsfournisseurs en vue de l obtention de la demande de propositions si le financement de ce projet est approuvé; 1 Source : budget 2014-2015 http://www.umoncton.ca/versludem2020/page.php?page=auj 2 Inscriptions en décembre 2014 http://www.umoncton.ca/versludem2020/page.php?page=auj 3 Source : registrariat http://www.umoncton.ca/versludem2020/page.php?page=previsions 2
g) Soumissionnaire désigne la corporation, la société ou la personne agissant sous une raison sociale ou sous son propre nom et qui présente une proposition à l Université pour les services ou les biens désignés au présent document; h) Université désigne l Université de Moncton, Campus de Moncton. 3. But de cette demande de propositions La présente sollicitation de propositions pour la préqualification d aspirantsfournisseurs vise à déterminer, en premier lieu, le coût de financement d un tel projet de refonte du site Web de l Université de Moncton et, dans un deuxième temps, pour ainsi pouvoir recevoir le financement nécessaire de et deuxièmement dresser une liste de préqualification d aspirants-fournisseurs à contacter lors de la démarche de la demande de propositions à venir. Cette liste sera dressée conformément aux propositions ayant démontré leur expression d intérêt. Cette liste sera conservée pour une période de douze (12) mois et sera utilisée de façon exclusive par l Université de Moncton lors de la demande de propositions. À l heure actuelle, le site Web constitue un excellent moyen de communication dont dispose l Université de Moncton pour faire connaître ses réalisations, ses services et programmes ainsi que sa mission et ses valeurs. Toutefois, le site Web actuel de l Université de Moncton, dont la mise en ligne date de 2008, ne répond plus à ses besoins. L Université de Moncton désire effectuer une refonte complète de son site Web pour l actualiser le site et assurer une cohérence de sa présence en ligne afin de mieux répondre aux objectifs ainsi qu aux nouvelles réalités de ses clientèles cibles. Le nouveau site Web vise une approche centrée sur l expérience de l utilisateur sur le plan du contenu et des fonctionnalités. Le site devra également garantir une expérience multiplateforme optimisée. Le site Web devra répondre aux besoins actuels et futurs de l organisme pour les cinq prochaines années. 4. Exigences de cette demande de proposition Utiliser les solutions technologiques mises en place à l Université de Moncton: o L hébergement se fera sur les serveurs de l Université de Moncton. Le nom de domaine est celui de l Université de Moncton (www.umoncton.ca). o Les technologies devront respecter celles utilisées par l Université de Moncton: DRUPAL 8 qui est le système de gestion de contenus (SGC ou CMS) CSS au niveau du traitement de la charte graphique et des effets visuels associés 3
JavaScript et jquery au niveau de l interactivité dans les formulaires ou objets dynamiques Langage PHP pour la programmation et MYSQL pour la gestion de bases de données Le soumissionnaire devra développer un site adaptif (responsive), c est-à-dire un site qui s adapte à la taille et densité des différents types d écran. Le soumissionnaire devra fournir un environnement de «staging» permettant au gestionnaire du projet de faire des tests sur une copie du site. Le soumissionnaire devra s assurer que des modèles d interface graphique et de navigation fassent l objet d études objectives de rétroaction du public (ex : groupes de discussion) afin d identifier les facteurs susceptibles d entraver l efficacité de la communication avant de procéder à la production finale du site. La prise de photos de clients, de membres du personnel et d établissements dans le réseau de l Université dans le cadre de la refonte du site Web sera fournie par l Université et étroite collaboration avec le soumissionnaire sélectionné; Le nouveau site devra correspondre à la structure du site qui comprend 175 sections, environ 7000 pages et plus de 60 formulaires et bases de données. Un plan structurel complet du site est fourni à l annexe A ci-jointe. 4.1. Gestion du projet L Université demande au soumissionnaire d indiquer dans sa proposition les membres de l équipe qui assurera la gestion de ce projet. Cette exigence doit comprendre les éléments suivants. Responsabilités de chacun des membres de l équipe dans ce projet; Qualifications et expérience de chacun des membres de l équipe; Une méthodologie qui répond bien au but de cet appel de propositions; Un plan de travail détaillé comprenant des échéances claires à chacune des étapes clés. Le commanditaire de ce projet pour l Université est le directeur des communications, des affaires publiques et du marketing et le gestionnaire de ce projet pour l Université est le programmeur web en chef. Le soumissionnaire devra collaborer étroitement avec le gestionnaire du projet tout au long du processus de création (mise en œuvre, conception, réalisation, approbation et mise en ligne). 5. Réponse à la demande de propositions Les Propositions reçues, en réponse à cette demande, doivent inclure et entendre l acceptation de toutes les dispositions suivantes. 5.1 Présentation des propositions La Proposition doit contenir (sans nécessairement s y limiter) ce qui suit : 4
I. Une description détaillée de la méthodologie pour réaliser la refonte du site Web II. III. IV. Les moyens à la disposition de l expert-conseil pour assurer la refonte du site Web; Toutes réponses à la Demande de propositions doivent être effectuées par écrit. Veuillez noter que les Propositions envoyées par télécopieur ou par courriel ne seront pas acceptées; Toute documentation, toute correspondance, toute communication, toute Proposition et tout service doivent être faits en français; V. La Proposition devra être envoyée dans une enveloppe scellée. Le numéro de la Demande de propositions et la date de clôture doivent être clairement indiqués sur l enveloppe; VI. Les Propositions doivent être signées par un représentant autorisé de la Compagnie ayant l autorité de lier celle-ci aux déclarations de la Proposition. 5
5.2 Critères des fournisseurs I. Les Soumissionnaires doivent fournir tous les renseignements qui permettront d établir, de façon satisfaisante, les obligations de la compagnie, relativement au soutien continu de la consultation; II. III. IV. Avoir une équipe expérimentée, complète, incluant un chargé de projet de haut niveau. L utilisation de ressources internes spécialisées (designers, programmeurs, intégrateurs, etc.) quant à la réalisation complète du projet sans de nombreux sous-traitants est un atout. Avoir une méthodologie de gestion de projet éprouvée; Avoir réalisé des mandats de même envergure et fournir par un lien Internet menant à quelques exemples de ses réalisations; V. Toutes les spécifications énoncées dans le présent document sont exigées par l Université de Moncton. Seule la Compagnie, en mesure de satisfaire au mieux les exigences, sera retenue; VI. La Compagnie doit inclure, dans la Proposition, le nom d une personne ressource, une adresse postale, une adresse courriel, un numéro de téléphone ainsi qu un numéro de télécopieur. 5.3 Copies de la Proposition Le Soumissionnaire soumettra une (1) copie originale de la Proposition ainsi que deux (2) copies papier conforment à l originale et une (1) copie électronique sur clé USB. Dans le cas de toute contradiction entre la Proposition originale, les copies papier et la copie électronique, les dispositions présentées dans la Proposition originale aura la priorité. Les informations suivantes devront être clairement indiquées sur chaque enveloppe : a) Nom du Soumissionnaire, numéro de téléphone et adresse courriel; b) Le site web du Soumissionnaire, s il y a lieu; c) Date de la présentation de la Proposition; et d) Le numéro de l avis : 3636 5.4 Coûts engendrés par la firme Tous les frais associés à la préparation et à la présentation de la Demande de propositions seront assumés par le Soumissionnaire. Tous les documents à l appui et les Propositions deviendront la propriété de l Université, à 6
moins qu il en soit exigé autrement par la compagnie, au moment de présenter la Proposition. 5.5 Propriété de la Proposition Tous les documents, les informations, le cahier des spécifications, les plans, les Annexes ou les addendas fournis par l Université, s il y a lieu, et se rapportant à cette Demande de propositions demeurent la propriété de l'université et seront traités en toute confidentialité par le Soumissionnaire. Aucune partie de cette Demande de propositions ne peut être transmise à, discutée avec un tiers, ou reproduite, sans le consentement écrit au préalable de l'université, à part l utilisation dans le but de cette Demande de propositions. 5.6 Durée de la validité de la Proposition La Proposition sera valide pour une durée de 60 jours après la date de fermeture de cette Demande de propositions et sera utilisée à titre d information pour déterminer le financement nécessaire. 6. Demande de renseignements et addenda Il est de la responsabilité du Soumissionnaire de demander de clarifier toutes conditions faisant partie intégrante de cette Demande de propositions. Les demandes d informations additionnelles doivent être faites par courrier électronique selon les coordonnées indiquées. Toute autre forme de demande sera rejetée Aucune question verbale ne sera acceptée. Tout échec d'adhérer à ces dispositions quant aux communications informelles et formelles peut aboutir au rejet de toute Proposition du Soumissionnaire ou à l'annulation de cette Demande de propositions. Afin de respecter la présente Demande de propositions, les Soumissionnaires ne peuvent pas téléphoner, communiquer par télécopieur ou par courriel, ou discuter avec le personnel de l Université autre qu avec le personnel identifié dans la Demande de propositions. On considérera un tel contact comme une infraction sérieuse au processus de la Demande de propositions et un tel acte constituera une raison de rejeter la Proposition de ce Soumissionnaire. Il est la responsabilité du Soumissionnaire de s assurer qu'aucun de ses représentants ne procure de gratifications comme des cadeaux, divertissements, des escomptes ou des services spéciaux, indépendamment de la valeur, à un membre du personnel de l'université. Toute gratification sera interprétée comme une tentative d influencer la décision de l octroi du Contrat. Le Soumissionnaire rapportera à la Directrice, Approvisionnement et services contractuels, toute tentative d'obtenir de telles faveurs. 7
L Université affichera sur le site web www.gnb.ca/soumissions toutes les demandes de clarification, et les réponses de l'université à ces demandes sous forme d addenda à la Demande de propositions. Toutes additions ou corrections au document Demande de propositions seront affichées sous forme d addenda sur le site web www.gnb.ca/soumissions. Le Soumissionnaire devra inclure dans sa Proposition tous les addendas reliés à cette Demande de propositions. Il est de la responsabilité du Soumissionnaire de s assurer de soumettre une Proposition complète (incluant tous les addendas). Tout addenda à la Demande de propositions résultant des demandes d information de Soumissionnaires pouvant influencer la tarification sera affiché pendant au moins sept (7) jours ouvrables avant la date de fermeture de la Demande de propositions. La date de fermeture peut être prolongée pour permettre l affichage de l addenda pendant la période requise. Veuillez voter que dans les trois (3) jours ouvrables précédant la date de fermeture de la Demande de la proposition, L Université pourrait ne pas être en mesure de fournir des renseignements. Toutes les questions relatives aux exigences et aux spécifications de la présente Demande de propositions doivent être transmises au gestionnaire du projet à : Monsieur Rémi Noël Programmeur Web en chef Université de Moncton Tél : (506) 858-4955 Courriel : remi.noel@umoncton.ca L Université rappelle aux auteurs de Propositions qu elle constitue un organisme d éducation au sens de la Loi sur le droit à l information et la protection de la vie privée du Nouveau-Brunswick (la «Loi»). Tous les documents qui lui sont présentés, y compris les propositions, sont assujettis aux prescriptions de la Loi, notamment en ce qui trait à la communication des renseignements. Quiconque présente une proposition consent par le fait même à la publicité de son contenu conformément à la Loi. Tout renseignement qui, de l avis de l auteur de la proposition, lui appartient personnellement doit porter la marque «confidentielle», et cette revendication sera considérée à la lumière de la Loi. Aucune comparaison entre les propositions ne sera divulguée sauf dans la mesure où la Loi l oblige. La présente Demande de propositions est conforme avec la Loi sur la passation des marchés publics du Nouveau-Brunswick, l Accord sur le commerce intérieur et l Entente sur les marchés publics de l Atlantique dont l Université est assujettie. 7. Évaluation des Propositions 8
Toutes les Propositions seront dépouillées et évaluées pour déterminer le coût de ce projet. L Université se réserve le droit de dresser sa liste d aspirants-fournisseurs en se fondant directement sur les Propositions soumises. Seules les Propositions reçues avant l heure et la date de clôture seront évaluées. Aucun contrat ne sera attribué suite à cette demande de propositions. 7.1 Rejet de la Proposition Toute Proposition sera rejetée si: a) la Proposition n a pas été déposée à l'endroit, à la date et à l heure conformément à l échéancier décrit; b) la Proposition est dans une langue autre que le français; c) la Proposition n est pas remise dans des enveloppes scellées, le document n est pas signé, est signé incorrectement, est illisible, ou contient des erreurs importantes; d) les effacements, les corrections, les changements au prix offert dans la Proposition ne sont pas signés par le Soumissionnaire; e) les Propositions et les addendas sont soumis par télécopieur ou par courrier électronique; f) le Soumissionnaire a déposé ou est dans le processus de classer une déclaration de faillite, ou n'importe quel arrangement sur la réorganisation ou l'attribution au profit de ses créanciers conformément à toute faillite ou à la loi d'insolvabilité; Les Soumissionnaires sont avisés par la présente qu'aucun engagement envers l Université n'existera sous cette Demande de propositions. 7.2 Critère non négociable Toute documentation liée à la Proposition de service doit être en français. De plus, le Soumissionnaire doit démontrer qu il a la capacité d offrir le service en français en tout temps. 8. Obligations L Université n a aucune obligation envers les firmes qui soumettent des Propositions, et ce, jusqu à la signature d un contrat en bonne et due forme ou un bon de commande, relative à la Demande de propositions choisie. L Université se réserve le droit d écarter l offre d un fournisseur pour le non-respect des exigences de la Demande de propositions. 9
L Université se réserve également le droit, à sa seule discrétion, d annuler la Demande de propositions, en totalité ou en partie, sans aucune entente, pour une raison quelconque, et à tout moment. 9. Prix et validité La Proposition doit inclure les détails suivants : i. Les prix doivent être en dollars canadiens et exclure les taxes; ii. Les prix (excluant les taxes) devront rester fermes pour une période de 60 jours suivant la date de clôture de la Demande de propositions. 10. Dépôt des Propositions Le Soumissionnaire doit expédier sa Proposition, conformément aux exigences décrites dans cette Demande de propositions et selon le délai prescrit à: Université de Moncton Service des achats Pavillon Léopold-Taillon, salle 172-3 18, avenue Antonine-Maillet Moncton, NB Canada E1A 3E9 À l attention de: Monsieur Eric Thériault, Courriel: eric.theriault@umoncton.ca Les heures d ouverture sont de 8 h 30 à 16 h 30 (heures de l Atlantique) du lundi au vendredi et les bureaux sont fermés entre 12 h et 13 h. Donc, les Soumissionnaires sont avisés que les Propositions ne peuvent pas être reçues lorsque les bureaux sont fermés. Il est de la responsabilité du fournisseur de service de s assurer que la Proposition sera acheminée avant la date et l heure indiquée. Les Propositions reçues après l échéancier seront retournées à leur expéditeur, sans avoir été étudiées. La confidentialité des Propositions des fournisseurs sera respectée. Mis en forme : Retrait : Gauche : 1,24 cm, Ajouter un espace entre les paragraphes de même style 10