RÉUNION DE C.A. 28 février 2011 Présents : Clément, Jean-Marc, Jérôme, Maël, Matthieu, Thomas Excusés : Grégoire, Judith, Natacha Invitée : Coline (employée) Ordre du jour : Point sur le budget Point sur les missions de Coline Aménagements du local Point partenariats Communication Point évènements Point ludothèque Points prioritaires Ordre du jour de la réunion bénévoles Ordre du jour de la prochaine réunion du C.A. Répartition des tâches à effectuer Point sur le budget Nous n'avons pas encore de visibilité sur l'état de nos dépenses et de nos revenus actuels par rapport au prévisionnel validé par le CA. Coline doit voir avec Bénédicte pour que le CA puisse avoir ces chiffres lors de la prochaine réunion. On rappelle un prévisionnel de 1000 pour les travaux, de 1500 pour les jeux, etc. Toutefois il a été repéré prioritaire et nécessaire de rassembler dans un documents toutes les modifications qui ont été effectuées sur le budget prévisionnel pour que le CA en ait plus de visibilité. On note ce mois ci un jour et demi de fermeture et un jour d'ouverture exceptionnel. et à ce jour 2 600 adhérents contre 2 475 l'an dernier. Réunion de CA 1/5 28/02/2011
Point sur les missions de Coline Coline témoigne d'une grande disponibilité de certain membre du CA qui ont su l'accompagner dans cette période de démarrage de poste. A ce jour elle a besoin de prendre un peu plus d'indépendance dans ces missions de régie et demande donc plus d'organisation dans la répartition des tâches. Il lui a donc été suggéré d'en discuter avec chaque groupe (événements, jeux) pour fixer les différentes marge de manœuvre de chacun en vue d'une meilleure efficacité. Coline a également attiré l'attention du CA sur la complexité d'avoir plusieurs destinataires pour la boite mail contact@debitdejeux.fr. Le CA étudie la question. Elle consomme pour l'instant 5 heures hebdomadaire de plus, ce dépassement devrait se lisser sur la durée du contrat. Les chiffres de trésorerie mis en relation avec le prévisionnel validé en janvier sont utilisés pour le pilotage, cependant une dépense entrant dans le cadre de ce budget n'a pas besoin d'un aval particulier (ex: remplacement de la vitre). Une formation «Outils / Dépannage Internet» est demandée afin de gagner en efficacité, Matthieu voit avec Grégoire s'il peut s'en occuper. Une formation «Google Docs» peut être utile aussi. Aménagements du local Plomberie : devis de remise à neuf en attente. Vitrier : 150 pour remplacement de la vitre cassée. Tapis de sol : Coline récupère de quoi remplacer le paillasson de l'entrée. Rampe & placards : devis en attente. Terrasse : en attente de l'acceptation du dossier. L'association va souscrire à une extension du contrat d'assurance pour couvrir l'ensemble des personnes sur tous les sites où des animations sont organisés, par contre la capacité du local reste toujours fixée à 50 personnes. Le coût annuel augmenterait de plus de 40%. Un guide de la terrasse est initié par Maël au plus tôt, un travail important reste à effectuer avant de pouvoir ouvrir au public en extérieur. Point partenariats RAJR : organisera une murder le 29 avril, et en prévoit trois l'an prochain. APF : le CA tient à remercier Gauthier pour ses animations mensuelles. Gauthier Réunion de CA 2/5 28/02/2011
aimerait augmenter la fréquence des interventions mais il a besoin de soutien pour cela. FM2J : Matthieu doit les rencontrer prochainement pour simplifier l'adhésion des stagiaires en formation longues. Boutiques : le groupe jeux doit fournir un planning des «Coups de Cœurs». Moi Hoshi Je Triche 3 : samedi 14 mai en après-midi avec possible prolongation au soir. Inscription au programme VIP de Iello. Animation avec Filosofia en mars (Spring Fever). Communication La migration du site s'est bien déroulée (moins d'une heure d'interruption et réactivation de quelques adresses mails dans les listes). Une liste de diffusion communication@debitdejeux.fr est créée pour faciliter les actions de mise en forme (affiche, flyers, toute mise en page). Un technicien de Numéricable passera diagnostiquer la ligne mardi 1er mars pour rétablir la boite vocale quand le local est fermé. Point évènements Les animations organisés en février ont été dans l'ensemble un succès : L'as de Triche est... 7 Wonders, Skull & Roses absent de nos rayons à ce moment n'a reçu aucun vote. SmallWorld : le tournoi a regroupé 16 personnes, le gagnant à remporté un Hysteri Coach, les trois suivants une extension fourni par Days Of Wonder. Guillaume Besançon des éditions Le Joueur a animé la salle avec deux comparses pendant toute l'après-midi et la soirée du 12 février, il est reparti ravi d'avoir été invité! La soirée nouveauté n'a pas été un succès, à revoir dans l'organisation. La soirée loup garou casse la baraque (cf. vitrier) et fourni un très bon article dans le Progrès. La murder de Cyril (nouvel auteur) pérennise le succès de la nouvelle salle, même si le délai d'inscription était un peu court. Une ouverture exceptionnelle a eu lieu le lundi 28 février avec un groupe de 12 jeunes Réunion de CA 3/5 28/02/2011
de Villeurbanne. Le mois de mars sera également riche en évènements avec : Le café tour Asmodée le mercredi 3 mars. Ludesco, les 11, 12 et 13 mars La Triche est membre d'honneur de ce festival suisse organisé à La Chaux-de-Fonds. Une après midi découverte de Cargo Noir le samedi 12 mars en présence de Serge Laget et en partenariat avec Days Of Wonders. Une soirée Loups-garous le 17 mars Un atelier création ludique avec le Labo-Jeux le samedi 19 mars Dans le cadre des Quais du Polar les 25, 26 et 27 mars, nous organisons une Murder le vendredi soir, ainsi qu'une animation découverte de «Dirty Secrets» le samedi. Une sélection de jeux se rapportant au thème de l'évènement a également été effectuée. Dans les mois qui viennent s'organisent plusieurs gros évènements : Fête du Jeu/anniversaire de La Triche le samedi 28 mai. Coline s'occupe de l'organisation avec une préférence pour faire ça sur la Dalle Leynaud. L'organisation de Tous en Jeux! continue avec une réunion début mars. Matthieu est toujours le seul organisateur pour La Triche. La première réunion pour l'organisation générale d'octogônes aura lieu début mars, Maël y sera pour représenter le pôle jeux de société. En l'état actuel de notre budget aucune sortie d'argent n'est prévue pour ces évènements. Sur les 2 000 alloués aux évènements, 902 ont déjà été dépensés. 25 Tshirt propriété de la triche à 13Euros pièce permettent d'identifier les bénévoles sur les animations extérieurs. Point ludothèque Sur les 1 500 de budget du groupe jeux, 1 260 ont été dépensés. Ce mois-ci le groupe a acheté Galaxy Trucket et Ad Astra. Asmodée nous a offert Skull & Roses, Le Secret de Monte Cristo et Bugs 'n Co. De son coté Le Joueur nous a fait don de Cité, Déluges, Hackers, Sandwich et De Vulgari Eloquencia. Réunion de CA 4/5 28/02/2011
Points prioritaires La newsletter sera validée après la réunion bénévole, le nouveau système d'envoi pourra alors être expérimenté. Pour pallier la limite de capacité du local, la solution de rappel de portable depuis le poste fixe du café semble efficace, mais aucun chiffre n'est fourni. Jean-Marc demande le coût des appels de portable depuis ce poste et le nombre de retours positifs afin de pouvoir juger de l'efficacité de la méthode. Ordre du jour de la réunion bénévoles Formation Feuille de Caisse : éviter et rectifier les erreurs avec l'ajout d'une nouvelle case pour reporter le nombre d'adhésion effectuée sur le netbook. Partenariats boutiques à réactiver : un référent par boutique. APF : Gauthier. Ouverture du local. Ordre du jour de la prochaine réunion du C.A. Terrasse : Horaires, Organisation, Discours, Sécurité. Répartition des tâches à effectuer Un guide de la terrasse est initié par Maël. Une ébauche de la newsletter doit être réalisée par Maël. Formation dépannage de la connexion internet pour Coline par Grégoire. Prochaine réunion de CA : 21 avril 2011 Réunion de CA 5/5 28/02/2011