APPEL D OFFRES RÉSERVÉ AUX MEMBRES EN RÈGLE DE LA J.C.C.Q. POUR LES SERVICES D UN(E) VIDÉASTE EN MARGE DU GALA JPA DE LA JEUNE CHAMBRE DE COMMERCE DE QUÉBEC Jeune chambre de commerce de Québec 4600, boul. Henri-Bourassa, bureau 249 Charlesbourg (Québec) G1H 3A5
INSTRUCTIONS CONCERNANT LES SOUMISSIONS 1. PRÉSENTATION DE L ÉTABLISSEMENT La Jeune chambre de commerce de Québec est un organisme sans but lucratif qui a vu le jour en 1987. Fondé sur l individu, l organisme regroupe près de 600 gens d affaires, qu ils soient administrateurs, entrepreneurs, gestionnaires, cadres ou personnels, âgés entre 20 et 40 ans, qui s intéressent au monde des affaires pour faciliter leur intégration dans la communauté des affaires de Québec. En adhérant à la J.C.C.Q., l individu devient membre à titre individuel et non corporatif. Afin que le Gala JPA Banque Nationale reflète l image dynamique de notre organisation, le comité du Gala a résolu de confier un mandat à une entreprise de production vidéo pour les raisons et les besoins ci-après mentionnés. 2. OBJET DE LA DEMANDE Afin de donner la chance à nos membres dans le domaine de la production vidéo de pouvoir exposer leur talent et ainsi se faire connaître à travers notre réseau, la JCCQ va en appel d offres annuellement pour combler les besoins reliés au Gala. Le présent appel d offres vise donc, notamment, à remplir les besoins suivants: La production: Une vidéo présentant chaque lauréat, selon la thématique exploitée (8 JPA X 2 minutes) * Possibilité de devoir filmer sur le terrain Une vidéo présentant les 8 JPA de l'année précédente (1 minute 30 secondes) Une vidéo (filmer à l'entreprise) présentant le présentateur de l'événement ( 30 secondes) Une vidéo (filmer à l'entreprise) présentant le président d'honneur (1 minute). Détails : Direction de projet Rencontre client Suivi des dossiers et coordination Approbation client 2
Captation : Direction artistique Tournage avec les JPA 2014 (environ 4 heures chacun) Tournage avec les JPA 2013 (environ une journée) Tournage pour vidéos présentateur et président d'honneur (environ une demi-journée chacun) Montage : Production des éléments graphiques et infographiques suivant le thème et la scénarisation primaire soumise Mise en forme des textes Traitement des séquences Intégration de contenus audio Pré-visionnement et correction (1ère épreuve de correction incluse) Montage final du DVD avec les images fournies par l entreprise qui fait la captation le soir du Gala. (fournir 20 copies du DVD). 3. RÉCEPTION DES SOUMISSIONS Les soumissions devront être reçues au plus tard : Date : Le 24 octobre 2014 Heure : 17 heures Lieu : Jeune chambre de commerce de Québec 4600, boul. Henri-Bourassa, bureau 249 Charlesbourg (Québec) G1H 3A7 Téléphone : 418 622-6937 Télécopieur : 418 628-7777 Courriel : jccq@jccq.qc.ca 4. OUVERTURE DES SOUMISSIONS Il n y aura pas d ouverture publique des soumissions. 3
5. CONTENU DES SOUMISSIONS La soumission, pour être recevable, devra contenir les éléments suivants : description de la firme; démonstration de son implication à la Jeune chambre de commerce de Québec; description de ses antécédents et de son expérience dans le secteur d activités; présentation des ressources humaines qu elle mettra à la disposition de la Jeune chambre de commerce de Québec pour l accomplissement de ses mandats; démonstration de ses motivations à desservir la Jeune chambre de commerce de Québec; tarif forfaitaire; tout autre élément jugé pertinent à la présente soumission. 6. PRIX La Jeune chambre de commerce de Québec demande aux soumissionnaires d indiquer un tarif forfaitaire pour l utilisation des services de la firme, et ce, pour la durée du contrat. La Jeune chambre de commerce de Québec ne s engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues et se réserve le droit de refuser toute soumission qui n est pas conforme aux exigences du présent appel d offres. La Jeune chambre de commerce de Québec souhaite retenir les services d une seule firme pour l ensemble des besoins de ce présent appel d offres, mais ne s y engage pas expressément. 7. ÉVALUATION DES SOUMISSIONS Un comité d évaluation des soumissions fera l analyse de chacune des propositions conformément à la grille fournie en annexe. ÉTAPE 1 : Évaluation qualitative : Le comité d évaluation analysera dans un premier temps les documents déposés par chacune des firmes. Les points seront attribués en fonction de la qualité et de l expertise des firmes qui émanent des renseignements transmis, et ce, conformément aux critères prévus à la grille fournie à l annexe 1, pour un maximum de 60 points. Pour passer à l étape 2 (réf. Évaluation quantitative), les soumissionnaires devront avoir obtenu un note minimale de 45 / 60 à l étape 1 (réf. Évaluation qualitative). Les soumissionnaires ayant obtenu une note inférieure à 45 / 60 seront jugés irrecevables et seront éliminés automatiquement du processus de sélection. 4
ÉTAPE 2 : Évaluation quantitative : Les soumissionnaires qui ont obtenu une note minimale de 45 / 60 à l étape 1 (réf. Évaluation qualitative) passent à l étape de l analyse quantitative. Le soumissionnaire ayant le prix le plus bas obtiendra une note parfaite de 40 / 40. Le deuxième soumissionnaire ayant le prix le plus bas obtiendra une note de 30 / 40, le troisième de 20 / 40, le quatrième de 10 / 40 et les autres obtiendront une note de 0 / 40. Le résultat final correspond à l addition des notes pour les étapes 1 et 2, soit pour l évaluation qualitative (minimum de 45 / 60) et pour l évaluation quantitative. ÉTAPE 3 : Entrevue : Les 3 soumissionnaires ayant les meilleures notes seront convoqués à une entrevue. Le comité de sélection fera connaître son choix avant la mi-novembre. 8. PÉRIODE CONTRACTUELLE Les deux premières parties du contrat doivent être complétées d ici le 27 février 2015, le montage final quant à lui est livrable au plus tard le 25 mars 2014. 9. CONDITIONS / RESTRICTIONS La soumission ne doit contenir aucune condition ou restriction. 10. INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE Toutes les questions concernant le contenu du présent appel d offres devront être adressées par téléphone ou par écrit à Madame Audrey Leclerc, directrice générale de la Jeune chambre de commerce de Québec, et ce, avant le 20 octobre 2014 à 17h. Cette dernière se chargera de transmettre l ensemble des réponses aux questions à toutes les firmes ayant démontré leur intérêt à répondre au présent appel d offres. Toutes les firmes qui souhaitent déposer une soumission sont invitées à faire connaître leur intérêt à répondre au présent appel d offres par courriel à Madame Audrey Leclerc, dans le but de recevoir les addendas au présent document, s il y a lieu. Coordonnées : Mme Audrey Leclerc, Directrice générale 418 622-6937 aleclerc@jccq.qc.ca 5
Annexe 1 GRILLE D ÉVALUATION DES SOUMISSIONS 1. ÉVALUATION QUALITATIVE DU CONTENU DES SOUMISSION Contenu Fourni? Pointage Description de la firme et de ses différents secteurs / 10 d expertise Démonstration de son implication et de son expérience à la Jeune chambre de commerce de Québec Description de ses antécédents et de son expérience dans le même secteur d activités Présentation des ressources humaines et de leur expertise individuelle que la firme mettra à la disposition de la Jeune chambre de commerce de Québec pour l accomplissement de ses mandats Démonstration de ses motivations à desservir la Jeune chambre de commerce de Québec / 15 / 15 / 10 / 10 TOTAL : / 60 2. ÉVALUATION QUANTITATIVE : LE PRIX Prix / 40 3. GRAND TOTAL Contenu Prix GRAND TOTAL / 60 / 40 / 100 6