CONTRAT DE LOCATION Entre les soussignés : SEVEN SPIRITS SARL 7, rue Sainte Hélène 75013 PARIS Siège social : 232 ter, route de Houdan 78711 MANTES LA VILLE représentée par M. Patrick ROLLOT en qualité de Directeur désignée sous le terme de «la salle» et FEDERATION NATIONALE DES AMICALES AVEYRONNAISES 15, rue de l Aubrac 75012 PARIS représenté par M. Jérémy RAYSSEGUIER en qualité de Président de la Commission des Jeunes Aveyronnais de Paris 06 70 93 51 09 - jeremy.raysseguier@laposte.net désigné sous le terme de «l organisateur» il est convenu et arrêté ce qui suit : ARTICLE 1 : OBJET Le présent contrat a pour objet de déterminer les conditions de location de l Espace SEVEN SPIRITS sis 7, rue Sainte-Hélène, Paris 13 ème, limitée aux espaces non fumeur (Décret n 2006-1386 du 15 novembre 2006) ci-dessous définis : HALL D ACCUEIL et SALLE PRINCIPALE TYPE D EVENEMENT : SOIREE ASSOCIATIVE DATE : SAMEDI 7 AVRIL 2012 HORAIRES DE PRESTATION : de 22h à 5h HORAIRE D INSTALLATION : 18h HORAIRE DE RANGEMENT : dans l heure et demie suivant la fin de l événement NOMBRE DE PERSONNES : 450 IMPORTANT : LE NOMBRE DE PERSONNES NE PEUT EN AUCUN CAS EXCEDER 600 PERSONNES, INCLUANT LE PERSONNEL DE LA SALLE. En cas de modification sur le nombre de personnes ou les horaires, le client s engage à en avertir la salle au moins 10 jours avant l événement. NOMBRE D AGENTS DE SECURITE : 5 (3 à 22h, puis 2 supplémentaires à 23h) NOMBRE D HÔTE(SSE)S DE VESTIAIRE : 3 NOMBRE D HÔTE(SSE)S D ACCUEIL : 0 NOMBRE DE SECOURISTE : 0 1
ARTICLE 2 : CONDITIONS FINANCIERES ET FORMALITES FORFAIT SOIREE AVEC PETIT DEJEUNER : 5 450,00 EUROS HT (5 935,45 EUROS TTC) Ce forfait comprend : - la mise à disposition des espaces précités ainsi que la technique (son, éclairage et vidéo), le mobilier (chaises et tables), la fourniture en eau et électricité, et le ménage, - la présence d un régisseur, de 3 hôte(sse)s de vestiaire et de 5 agents de sécurité pendant toute la durée de l événement, - le service de 100 petits-déjeuners (croissants) en fin de soirée. Les espaces précités sont mis à la disposition du client pour l installation 4 heures avant l heure d arrivée de ses invités (ou du public) et 1h30 après leur départ pour le démontage. Les éventuelles heures d installation supplémentaires sont facturées 100,00 HT, les éventuelles heures de démontage supplémentaires sont facturées 300,00 HT, toute heure commencée étant due. Le client est tenu de présenter une pièce d identité (entreprises, associations et particuliers) et un extrait KBis (entreprises). PERSONNEL DE SECURITE : INCLUS PERSONNEL DE VESTIAIRE : INCLUS (cintres et tickets de vestiaire inclus) PERSONNEL SECOURISTE : PERSONNEL DE SERVICE : Heures supplémentaires : AGENTS DE SECURITE : 25,00 HT (29,90 TTC) / heure / agent de sécurité HÔTESSES et BARMEN : 25,00 HT (29,90 TTC) / heure / hôte(sse) ou barman OPTIONS : - PODIUM DE 8 m² (150 HT) : OFFERT - DECORATION LUMINEUSE (200 HT) : OFFERT - PLANTES VERTES (250 HT) : OFFERT - TAPIS ROUGE ET POTELETS (200 HT) : NON PREVU MONTANT TOTAL* : 5 450,00 EUROS HT (5 935,45 EUROS TTC) (* LOCATION + OPTIONS + PRESTATIONS, sous réserves de dépenses non prévues dans le présent contrat, tels que d éventuelles heures supplémentaires, le forfait rangement, des travaux suite à des dégradations, etc.) Règlement : Acompte : 1 500,00 à la signature du contrat Solde : au plus tard le jour de la prestation, soit 4 435,45 Les tarifs et conditions étant préalablement fixés, aucune modification de ceux-ci ne pourra être négociée ultérieurement. En cas exceptionnel de règlement fractionné, une seule échéance non réglée à la date prévue remet en cause la location qui est immédiatement annulée, sans mise en demeure préalable. Les montants déjà réglés ne seront pas remboursés. Un chèque de dépôt de garantie de 4 500 euros est demandé à la signature du contrat. Il sera restitué à la fin de l événement, sauf en cas de dégradations constatées lors de l état des lieux sortant ou de défaut de paiement du solde. Le défaut de règlement de l acompte, puis du solde 8 jours avant l événement, ainsi que la non remise du dépôt de garantie, aurait pour conséquence l annulation de la manifestation sans pouvoir exiger le remboursement des acomptes versés. Une copie du présent contrat ne pourra être remise à l organisateur que si son dossier est complet (pièce d identité, extrait KBis pour les entreprises, acompte et dépôt de garantie). ARTICLE 3 : PERSONNEL DE SECURITE Le service de sécurité de la salle est obligatoire, sur la base d un minimum de 6 heures de présence à 25,00 HT / heure / agent. Il est imposé par la salle. Le nombre d agents de sécurité dépend du nombre de personnes prévues et du type d événement. Le nombre d agents de sécurité est déterminé par la salle et prévu au contrat. 2
La salle s autorise à faire venir d autres agents de sécurité en renfort de l effectif en place au cas où le nombre de personnes serait supérieur au nombre de personnes annoncé ou si la sécurité intérieure ou extérieure l imposait, la salle étant le seul décisionnaire en la matière. Les coûts des agents supplémentaires seront pris en charge par l organisateur sans contestation possible. ARTICLE 4 : PERSONNEL DE VESTIAIRE Le service de vestiaire est obligatoire, il est imposé par la salle. Le nombre d hôte(sse)s de vestiaire dépend du nombre de personnes prévues et du type d événement. Le nombre d hôte(sse)s de vestiaire est prévu au contrat. ARTICLE 5 : INSTALLATION ET DECORATION L organisateur devra se conformer à toutes les exigences concernant la sécurité incendie, en veillant à ce que les éléments de décoration respectent les normes de sécurité en vigueur. Les portes de secours et les dégagements devront rester libres et sans obstacles. Il est formellement interdit de fixer quoique ce soit sur les murs, par quelque moyen que se soit. Les éléments techniques complémentaires apportés par l organisateur ne devront pas être fixés sur les installations présentes, ils devront être autonomes avec leur propre pied de fixation. ARTICLE 6 : MOBILIER ET MENAGE La salle met à la disposition de l organisateur les tables et les chaises nécessaires pour l événement (dans la limite de 200 chaises, de 20 tables rondes de 150 cm, 20 tables basses et de 6 tables de buffet, à déterminer au préalable). L organisateur s engage à ranger ce mobilier, à l identique de ce qu il a trouvé en arrivant dans la salle. La salle met à la disposition de l organisateur une salle propre. Dans l heure et demi qui suit le départ de ses invités (ou du public), le client s engage à balayer intégralement le sol des espaces mis à sa disposition et à retirer l intégralité des équipements (matériel, bouteilles, etc.) qu il aura entreposé dans le bar et l office, ceci afin que l équipe de ménage de la salle puisse ensuite nettoyer l ensemble. L organisateur s engage donc à rendre la salle rangée. Dans le cas où le client (ou son traiteur) ne souhaiterait pas se charger du rangement du mobilier et du balayage de la salle, il devrait alors régler un forfait de 300,00 HT (358,80 TTC). ARTICLE 7 : TECHNIQUE (SONORISATION, ECLAIRAGE ET VIDEO) La salle met son matériel technique (sonorisation, éclairage et vidéo) à disposition de l organisateur pour son événement. L organisateur en a la responsabilité complète. Seul le personnel de la salle et le(s) technicien(s) mis à disposition par la salle sont habilités à manipuler ce matériel pour le compte de l organisateur. Le choix du DJ est libre mais il devra se connecter au système de diffusion de la salle. En cas de dégradation du matériel, la réparation ou le remplacement ne pourront être effectués que selon les devis et les prestataires choisis par la salle. En aucun cas le client ne pourra ni réparer lui-même ni faire intervenir une entreprise de son choix. ARTICLE 8 : HORAIRES Les horaires de mise à disposition de la salle sont ceux déterminés dans l article 1. En cas de dépassement des horaires prévus au contrat, toute heure commencée est due. Les éventuelles heures supplémentaires sont facturées 300,00 HT pour la location de la salle et 25 HT / heure par personnel mis à disposition. ARTICLE 9 : TENUE VESTIMENTAIRE Les agents de sécurité de la salle sont en charge de filtrer les invités et la salle se réserve le droit de refuser l entrée si la tenue vestimentaire n est pas conforme aux exigences de l événement et de la salle. 3
ARTICLE 10 : OFFICE, BAR ET TOILETTES L office (non équipé) peut être mis à la disposition du traiteur choisi par l organisateur. Le choix du traiteur doit être validé par la salle. L organisateur s engage à restituer les lieux et le matériel propres, dans l état dans lequel ils lui ont été mis à disposition. Les cuissons et fritures sont formellement interdites dans l office. Tout nettoyage nécessaire qui n aurait pas été effectué par l organisateur sera réalisé par une entreprise de nettoyage puis facturé à l organisateur. L organisateur devra veiller à remettre à la salle avant l événement un chèque de caution de 300,00 de son traiteur. Ce chèque sera rendu à la fin de l événement si les espaces mis à sa disposition (office, bar et réserve de mobilier) ont bien été restitué dans l état dans lequel ils lui ont été mis à disposition. Le bar est mis à disposition de l organisateur qui s engage à le maintenir en bon état de propreté et de fonctionnement et en faire un usage respectant la législation en vigueur. La salle ne possède pas d autorisation de vente d alcool. L organisateur doit demander, le cas échéant, toutes les autorisations administratives nécessaires pour vendre ou distribuer de l alcool. La salle ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable des manquements liés à l organisateur. Le bar doit être rendu propre, dans l état dans lequel il a été mis à disposition. Tout nettoyage nécessaire qui n aurait pas été fait par l organisateur sera effectué par une entreprise de nettoyage puis facturé à l organisateur. Dans le cas où l état des lieux sortant révèlerait que des évacuations (éviers ou sanitaires) seraient bouchées, la remise en état ne pourra être effectuée que selon le devis et le prestataire choisis par la salle. En aucun cas le client ne pourra ni réparer lui-même ni faire intervenir une entreprise de son choix. ARTICLE 11 : DEGRADATIONS EVENTUELLES L organisateur est responsable de toutes les dégradations effectuées dans la salle et les espaces annexes depuis le début de l installation jusqu au départ complet de tout le matériel et de tous ses prestataires. Un état des lieux est réalisé à l entrée et à la sortie des lieux. Un dépôt de garantie de 4 500,00 euros est demandé à l organisateur avant son entrée et sera restitué dans la semaine qui suivra la prestation, sous réserves de dégradations. Toutes les réparations liées à des dégâts, quels qu ils soient, pendant la période précitée seront prises sur le dépôt de garantie sans pour autant limiter la responsabilité de l organisateur au seul montant du dépôt de garantie. En cas de traces sur les murs, ces derniers devront être repeints entièrement pour des raisons évidentes d uniformité. Les éventuels travaux ou remplacements ne pourront être effectués que selon les devis et les entreprises choisies par la salle. En aucun cas le client ne pourra ni réparer lui-même ni faire intervenir une entreprise de son choix pour réparer les dégâts. (cf. détails des coûts occasionnés par d éventuelles dégradations dans l annexe) ARTICLE 12 : ANNULATION Article 12.1 : Annulation du fait du client Toute annulation ne sera prise en compte qu à réception d une lettre recommandée avec accusé de réception adressée par l organisateur, et dont la date de réception fait seule foi. Jusqu à 45 jours avant la date contractuellement réservée, le client perd l intégralité de l acompte versé. A moins de 45 jours avant la date réservée, le client perd l intégralité de l acompte versé et devra s acquitter du règlement du solde TTC. 4
Article 12.2 : Annulation du fait de la salle La location de la salle n est admise que pour le compte de la personne physique ou morale stipulée au contrat. La sous-location de la salle est exclusivement réservée aux agences de communication événementielle. En cas d événements indépendants de sa volonté et/ou relevant de cas de force majeure, la salle ne peut être tenue responsable et l intégralité des sommes versées par l organisateur sera conservée. ARTICLE 13 : CONDITIONS LICITES DE LA MANIFESTATION Il est rappelé que le contrat ne peut être valable que pour l organisation de manifestations conformes aux prescriptions légales et réglementaires concernant notamment les bonnes mœurs, la paix publique et l organisation de réunions. La salle se réserve un droit de récusation qu elle pourra mettre en œuvre à tout moment sitôt qu elle aura eu connaissance de la non-conformité de l objet de la manifestation. L organisateur ne pourra en aucun cas exiger le remboursement des acomptes versés, ni céder le bénéfice du contrat sans l accord écrit de la salle. ARTICLE 14 : ASSURANCES L organisateur est tenu de s assurer pour sa responsabilité civile, ainsi que pour les risques locatifs en tant qu occupant temporaire. La présentation de l attestation sera exigée lors de la remise du dépôt de garantie. Versé ce jour un acompte de 1 500 (MILLE CINQ CENT) EUROS Chèque n 0451228 / Titulaire : Fédération aveyronnaise / Banque : CA Nord Midi Pyrénées Paris, le 7 décembre 2011 L organisateur La salle 5
ANNEXES 1. DEGRADATIONS L organisateur est informé par l Espace Seven Spirits de la liste non exhaustive de coûts occasionnés par d éventuelles dégradations dans la salle : - Projecteur plafond 150,00 TTC - Projecteur sol 150,00 TTC - Ecran plasma 4 200,00 TTC - Enceinte 2 500,00 TTC - Sub 3 300,00 TTC - Impact ou trace légers sur le plafond 150,00 TTC - Impact ou trace profonds sur le plafond sur devis - Peinture murs blancs 41,00 TTC / m² (le pan de mur entier est repeint) - Poteau 130,00 TTC / poteau - Peinture plafond bleu 50,00 TTC / m² - Parquet 60,00 TTC / latte - Miroir des toilettes 150,00 TTC - Peinture des toilettes 80,00 TTC / M² - Autres dégradations sur devis - Extincteur 150,00 TTC / extincteur 2. PETIT MATERIEL DE SOIREE Merci de prévoir : - Sacs poubelle min. 130 litres (environ 3 pour 100 personnes), - Gobelets min. 20 cl (prévoir min. 5 gobelets/participant), - Eponges, torchons, décapsuleurs, tire-bouchons, ciseaux pour le bar, etc, - Caisses pour l entrée et le bar (avec fond de caisse), - Patafix pour vos affiches (pas de scotch ni agrafes ou punaises), - Vasques, pichets et tout contenant nécessaire à la vente de bouteilles sur table, - Nappage des buffets, Nous fournissons : 3. SONORISATION Merci de prévoir : Nous fournissons : 4. VIDEO Merci de prévoir : - Nous fournissons : - Papier hygiénique, - Balais et pelles pour le rangement de la salle, - Poubelles de bar, - 4 supports fixes (format portrait A4) pour les tarifs des consommations, - Le matériel pour nos vestiairistes (cintres, tickets, caisse et monnaie), - Une ligne téléphonique pour vos bases de TPE (cartes bleues), - Rallonges et multi-prises classiques. - Table de mixage (sorties en XLR), - Double-platine, - Enceinte de retour. - Câblage XLR jusqu à 20 mètres, - Rallonges et multiprises, - Table (sans nappage). - Vos fichiers vidéo (jpg, powerpoint, dvd, avi) sur PC ou clef USB, - Un ordinateur dédié à la diffusion vidéo AVEC son alimentation électrique, - Le câblage VGA nécessaire à couvrir la distance entre la fiche de connexion de la salle et la place choisie pour la sono, - Un adaptateur Mac/VGA en cas de diffusion depuis un MAC. - L adaptateur VGA/BNC nécessaire pour diffuser sur les écrans de la salle (1m), - La possibilité de diffuser depuis notre régie (s il s agit d une diffusion en boucle), Nous vous rappelons qu une visite technique de la salle par vos différents prestataires est nécessaire pour garantir la réussite de votre évènement. Paris, le 7 décembre 2011 L organisateur 6 La salle