Ac ha t/vent e dev éhi c ul e A. N. G.
Table des matières MONTAGE PRÉLIMINAIRE 1.1 Création des comptes du grand livre Page 1.2 Création/Association des spécialités Page 1.3 Création de VOTRE commerce en tant que client Page 1.4 Création de VOTRE commerce en tant que fournisseur Page FACTURATION 2.1 Lors de l achat du véhicule Page 2.2 Effectuer des réparations sur le véhicule (section vente) Page 2.3 Entrer les dépenses du véhicule (section achat) Page 2.4 Ajustement du coûtant et du vendant Page Cette procédure est divisée en deux (2) sections : 1. Montage préliminaire 2. Facturation En ce qui a trait à la section intitulée «Montage préliminaire», veuillez noter que vous devrez effectuer les étapes de cette section qu une seule et unique fois. Lorsque vous aurez terminé chacune des étapes de la section «Montage préliminaire», tout achat ou vente de véhicule se fera par la section «Facturation» seulement. Pour toute information additionnelle, vous pouvez contacter notre support technique au 450.963.8940 ou au numéro sans frais 1.800.268.4044.
MONTAGE PRÉLIMINAIRE Veuillez noter que vous n aurez qu à exécuter ces étapes qu une seule fois. 1.1 Création des comptes du grand livre * Cliquez sur «Comptabilité», situé dans le menu tout au haut de l écran ; * Cliquez sur «Votre comptabilité» ; * Cliquez sur «Votre charte des comptes», situé dans le menu de gauche ; * Cliquez sur la catégorie de comptes «Revenu des ventes» ; * Du côté droit de l écran, les comptes de ventes sont listés. Vous devez créer un nouveau compte que vous intitulerez «Vente/Achat Auto». Pour ce faire : - double-cliquez sur l un des comptes suivants : 30 100, 30 101, 30 102, 30 103, 30 104, etc. ; - dans le champ «Description», inscrivez «Vente/Achat Auto» ; - veuillez retirer le crochet dans le champ «Compte désactivé» ; - cliquez sur le bouton «OK» afin de sauvegarder vos changements. * Cliquez sur la catégorie de comptes «Coût des ventes» ; * Du côté droit de l écran, les comptes d achat sont listés. Vous devriez apercevoir le compte «Vente/Achat Auto» créé précédemment. Double-cliquez sur celui-ci et retirez le crochet dans le champ «Compte désactivé». Cliquez ensuite sur le bouton «OK» afin de sauvegarder vos changements. * Cliquez sur la catégorie de comptes «Frais d exploitation» ; * Du côté droit de l écran, les comptes de frais d exploitation sont listés. Vous devez créer un nouveau compte que vous intitulerez «Réparation Auto Mécanique». Pour ce faire : - cliquez sur le bouton «Nouveau», situé du côté droit de l écran ; - cliquez sur la flèche dans le champ intitulé «Numéro» et sélectionnez le numéro de compte désiré ; - dans le champ «Description», veuillez inscrire «Réparation Auto Mécanique» ; - cliquez sur le bouton «OK» afin de sauvegarder vos changements. * Veuillez répéter l opération avec le compte «Réparation Auto Débosselage» * Cliquez sur le bouton «Quitter», situé dans le coin gauche au bas de l écran ; * Cliquez de nouveau sur le bouton «Quitter», situé dans le coin gauche au bas de l écran.
1.2 Création/Association des spécialités * Cliquez sur «Fichiers», situé dans le menu tout au haut de l écran ; * Positionnez votre souris sur «Inventaire et listes de prix» ; * Cliquez sur «Montage des spécialités» ; * Du côté droit de l écran, cliquez sur le bouton «Créer» ; * Un champ de couleur jaune s ajoute tout au bas de la table. Veuillez inscrire «Vente/Achat Auto» ; * Cliquez sur la flèche dans la colonne intitulée «Associé au compte du Grand Livre», et sélectionnez «Vente/Achat Auto» ; * Lorsque terminé, cliquez sur le bouton «Fermer», situé dans le coin gauche au bas de l écran. 1.3 Création de VOTRE commerce en tant que client * Cliquez sur «Fichiers» ; * Positionnez votre souris sur «Clients» ; * Cliquez sur «Fichier clients & cotations» ; * Dans la section de gauche de l écran, cliquez sur le bouton «Ajouter un client» ; * Veuillez inscrire les informations relatives à VOTRE commerce (nom, adresse, ville, code postal, etc.) ; * Lorsque terminé, cliquez sur le bouton «Créer la fiche et compléter» ; * Cliquez ensuite sur le bouton «OK», situé dans le coin gauche au bas de la fenêtre ; * Cliquez sur le bouton «Fermer» dans le coin gauche au bas de l écran afin de fermer la fenêtre active. 1.4 Création de VOTRE commerce en tant que fournisseur * Cliquez sur «Fichiers» ; * Positionnez votre souris sur «Fournisseurs» ; * Cliquez sur «Fichier des fournisseurs» ; * Dans la section de gauche de l écran, cliquez sur le bouton «Ajouter un fournisseur» ; * Veuillez inscrire les informations relatives à VOTRE commerce (nom, adresse, ville, code postal, etc.) ; * Lorsque terminé, cliquez sur le bouton «Créer la fiche et compléter» ; * Cliquez ensuite sur le bouton «OK», situé dans le coin gauche au bas de la fenêtre ; * Cliquez sur le bouton «Fermer» dans le coin gauche au bas de l écran afin de fermer la fenêtre active.
FACTURATION 2.1 Lors de l achat du véhicule * Cliquez sur «Tâches fréquentes», situé dans le menu tout au haut de l écran ; * Cliquez sur «Créer un bon de commande» ; * Sélectionnez le fournisseur à qui vous avez acheté le véhicule en question. Pour ce faire, entrez les premiers caractères du nom de celui-ci. Lorsque trouvé, double-cliquez sur ce dernier. Si le fournisseur ne se trouve pas dans la liste affichée, cliquez sur le bouton «Créer», situé au haut de l écran et procédez à sa création en complétant les champs requis ; * Lorsque le fournisseur a été sélectionné, le bon de commande s affiche à l écran ; * Veuillez entrer un numéro d item pour le véhicule acheté, suivi de la touche «Entrée» de votre clavier. Exemple : Si le véhicule dont il est question est une Toyota Yaris 2009, vous pourriez inscrire YARIS09 dans le numéro de l item ; * Lorsque l item a été inscrit, la table des spécialités s affiche. Veuillez cliquer sur le bouton «(F3) Créer un item», situé dans le coin droit au bas de la table ; * La fiche de création de l item s affiche. Au côté du champ intitulé «Code de ligne», veuillez cliquer sur le bouton «Créer» ; * Cliquez sur le bouton «Ajouter». Un champ de couleur jaune s ajoute tout au bas de la table. Veuillez inscrire «AUTO», suivi de la touche «Entrée» de votre clavier. Lorsque terminé, cliquez sur le bouton «Fermer» dans le coin gauche au bas de la table ; * Cliquez sur la flèche au côté de champ «Code de ligne», et sélectionnez «AUTO» ; * Dans le champ «Description», veuillez inscrire la description du véhicule. Exemple : Toyota Yaris 2009 Noir ; * Cliquez sur la flèche dans le champ «Spécialité» et sélectionnez «Vente/Achat Auto» ; * Cliquez sur la flèche dans le champ «Fournisseur» et sélectionnez le fournisseur désiré ; * Dans la colonne de droite, dans le champ «Prix-1», veuillez inscrire le prix de vente du véhicule. Notez qu il n est pas nécessaire à ce stade-ci d identifier le prix vendant car vous pourrez le faire plus tard ; * Dans le champ «Coûtant», veuillez inscrire le prix payé pour le véhicule. Exemple : 300.00$ ; * Lorsque terminé, cliquez sur le bouton «OK» afin de sauvegarder votre fiche ; * La fiche du véhicule complétée, ce dernier s affiche maintenant dans votre bon de commande ; * Si les taxes facturées sont erronées, veuillez retirer les crochets, situés dans le coin droit au haut du bon de commande, dans les champs «Soumis à TPS» et «Soumis à TVQ». Afin d inscrire manuellement les montants de taxes, vous devez :
- inscrire dans la colonne du numéro de l item «13000++» afin d ajouter le montant de TPS et «13001++» afin d ajouter le montant de TVQ. * Lorsque le bon de commande est terminé, cliquez sur le bouton «GO», situé au haut du bon de commande ; * Veuillez inscrire la date de l achat du véhicule ainsi que le numéro de la facture ; * Cliquez sur «(F12) Produire la facture finale» ; * Une fenêtre de confirmation s affiche. Cliquez sur le bouton «Oui» ; * Vous pouvez maintenant payer la facture immédiatement en entrant la date exacte du paiement dans le coin gauche tout au haut de la fenêtre. De plus, dans la colonne intitulée «Mode de paiement», veuillez sélectionner le mode de paiement qui s applique et cliquez sur le bouton «(F12) Appliquer le paiement total au mode : XXX» ; * Vous pouvez également cliquer sur le bouton «(Esc) Vers compte à payer» afin d appliquer un paiement ultérieurement. 2.2 Effectuer des réparations sur le véhicule (section vente) * Cliquez sur «Tâches fréquentes» ; * Cliquez sur «Créer une évaluation» ; * La liste de tous les clients disponibles s affiche. Veuillez inscrire les premiers caractères de VOTRE commerce. Lorsque votre commerce a été trouvé, veuillez double-cliquer sur celui-ci ; * Lorsque le client a été trouvé, l évaluation s affiche à l écran. Entrez toutes les réparations effectuées sur le véhicule, pièces et main d œuvre, comme si c était pour un client régulier. Exemple : 300.00$ en mécanique et 200.00$ en débosselage ; * Lorsque le total des réparations a été entré, appuyez sur la touche «F5» de votre clavier afin d insérer une remarque. Nous vous suggérons fortement s inscrire les détails se rapportant au véhicule, telle la marque, modèle, année, couleur, numéro de série. De cette façon, il sera plus facile dans le futur de savoir quelles réparations se rapportent à quel véhicule ; * Lorsque l évaluation est terminée, cliquez sur le bouton «GO», situé dans le haut de l évaluation ; * Entrer la date à laquelle les réparations ont été effectuées ou simplement la date du jour ; * Cliquez ensuite sur le bouton «(F12) Produire la facture finale» ; * Une fenêtre de confirmation s affiche. Cliquez sur le bouton «Oui» ; * Vous pouvez maintenant payer la facture en sélectionnant le mode de paiement «Comptant» et cliquez sur le bouton «(F12) Appliquer le paiement total au mode : Comptant» ; 2.3 Entrer les dépenses du véhicule (section achat) * Cliquez sur «Tâches fréquentes» ; * Cliquez sur «Créer un bon de commande» ;
* La liste de tous les fournisseurs s affiche à l écran. Veuillez inscrire les premiers caractères du nom de votre commerce. Lorsque votre commerce a été trouvé, double-cliquez sur celui-ci ; * Lorsque le fournisseur a été sélectionné, le bon de commande s affiche à l écran. Cliquez sur le bouton intitulé «Rechercher un compte du G.L.», situé dans le coin droit tout au haut du bon de commande ; * La charte des comptes s affiche. Par défaut, la charte des comptes ouvre les comptes de frais d exploitation. Double-cliquez sur le compte intitulé «Réparation Auto Mécanique» ; * Le compte s affiche alors dans le bon de commande. Vous devez maintenant inscrire le montant des réparations effectuées sur le véhicule. Exemple : 300.00$ ; * Double-cliquez également sur le compte «Réparation Auto Débosselage» et inscrivez le montant des réparations effectuées sur le véhicule. Exemple : 200.00$ ; * Lorsque le total des dépenses a été entré, appuyez sur la touche «F5» de votre clavier afin d insérer une remarque. Nous vous suggérons fortement s inscrire les détails se rapportant au véhicule, telle la marque, modèle, année, couleur, numéro de série. De cette façon, il sera plus facile dans le futur de savoir quelles dépenses se rapportent à quel véhicule ; * Lorsque le bon de commande est terminé, cliquez sur le bouton «GO», situé dans le haut du bon de commande ; * Veuillez inscrire la date ainsi qu un numéro de facture (même que la facture client) ; * Cliquez sur «(F12) Produire la facture finale» ; * Une fenêtre de confirmation s affiche. Veuillez cliquer sur le bouton «Oui» ; * Vous pouvez maintenant payer la facture immédiatement en entrant la date exacte du paiement dans le coin gauche tout au haut de la fenêtre (même que la facture client). De plus, dans la colonne intitulée «Mode de paiement», veuillez sélectionner le mode de paiement «Comptant» et cliquez sur le bouton «(F12) Appliquer le paiement total au mode : Comptant» ; 2.4 Ajustement du coûtant et du vendant * Cliquez sur «Fichiers» ; * Positionnez la souris sur «Inventaire et liste de prix» ; * Cliquez sur «Inventaire et liste de prix» ; * Dans la section de gauche de l écran, dans le champ intitulé «Numéro d item débutant par», veuillez inscrire le numéro de l item créé antérieurement. Exemple : YARIS09 ; * Lorsque l item en question a été trouvé, double-cliquez sur celui-ci. Modifiez simplement les champs «Prix-1» et «Coûtant». Dans notre exemple, le coût initial du véhicule était de 300.00$, plus 300.00$ de réparation mécanique et 200.00$ de débosselage, pour un coûtant total de 800.00$. En ce qui a trait au champ «Prix-1», si vous désirez faire un profit de 200.00$, inscrire 1000.00$.
NOTE : Lors de la vente du véhicule, ouvrez simplement une évaluation pour votre client et facturez votre numéro d item, exemple YARIS09.