EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL En vertu des articles L.2131-1, L.5211-2 et L.5211-3 du CGCT, le Président de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le. et/ou notifié le..... et qu il est donc exécutoire. Pour le Président, par délégation, SEANCE DU 28 JUIN 2013 Au 5 Cité de la Traverse - la salle de la Traverse - Poitiers Secrétaires de séance : MM. AIME & DEVERGNE Nbr de membres en exercice : 84 Quorum : 43 Date de la convocation : 27/05/2013 Affichée le : 01/07/2013 Président de séance : Claude EIDELSTEIN, Vice Président Présents : MM. BELGSIR, BOULANGER, BROTTIER, CHALARD, CHARDONNEAU, CLEMENT, CORNU, Mme FRAYSSE, M. GUERIN, Mme JARDIN, MM. MACAIRE, MAUZE, MONANGE, QUINTARD, SIRAUT A., TANGUY, TRICOT, Vice Présidents M. AIME, Mme ALBERIC, M. AMIR, Mme ASSERIN, M. BONNEFON, Mme BORD, MM. BRION, CHAIGNEAU, CHAMPEAU, CHAUVIN, COMPTE, CORONAS, Mme DEBENEST, MM. DEVERGNE, DUPERRON, DUPRAZ, ELIE, Mme GABOREAU, M. GIRAUD, Mmes HIPAULT, ISSINDOU, JAMMET, MM. JOYEUX, JUIN, LOIRET, MARTEAU, MAUGER, Mmes NOCQUET, PELLETIER, PELTIER, MM. PETERLONGO, RIVIERE, Mme ROUSSEAU, M. RUAUD, Mme SARRAZIN-BAUDOUX, M. SIRAUT D., Mme THIBAULT, Délégués Titulaires Absents excusés : Alain CLAEYS, Président MM. BLUSSEAU, MARTINEAU, ROCHAUD, SOL, Vice Présidents Mme BARC, M. BASTIERE, Mme BEAUDOUX, MM. BERTHIER, BOUCHAUD, BRACONNIER, Mme CAILLAUD, M. CAPELLE, Mmes CHEDANEAU, COINEAU, MM. DAVID, DIVERSAY, Mmes FAGET-LAPRIE, GERARD, MM. GRAND-CLEMENT, JEAN, Mmes MARMIN, RIMBAULT-RAITIERE, MM. ROUQUETTE, SAUX, STUPAR, THOMAS, Mmes VALLOIS-ROUET, VERGNAUD, Délégués Titulaires Conformément à l article 4 des statuts de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, les titulaires absents sont remplacés pour voter en leurs lieux et place par les suppléants suivants : Titulaires Suppléants remplaçants Mme CAILLAUD M. BOURROT, Délégué Suppléant M. BOUCHAUD Mme GAILLAGUET, Déléguée Suppléante Mme BEAUDOUX M. ROUSSEAU, Délégué Suppléant Observations : Le rendu compte des délégations au Président a donné lieu à observation : Liste des Arrêtés de Délégation de Pouvoir au Président - Liste des Marchés A Procédure Adaptée (MAPA)
N : 24 Conseil du 28/06/2013 Identifiant : 2013-0318 Date réception Préfecture 01/07/2013 Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : Titre : 011 - Charges à caractère général. Contrat de convention avec Défi Entreprises Communication dans le cadre du 16ème Défi inter-entreprises - P.J. : convention Défi Entreprises Communication 2013 DIRECTION DU DEVELOPPEMENT URBAIN SERVICE DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE ET EMPLOI Etudiée par : Le bureau du 06/06/2013 La commission Générale et des Finances du 20/06/2013 Nomenclature Préfecture N 1 : 7. Finances locales Nomenclature Préfecture N 2 : 10. Divers Rapportée par : PHILIPPE BROTTIER Ce sujet fait l objet de l engagement : développer les solidarités de l Agenda 21 de Grand Poitiers, au titre de l opération proposée : le Défi inter-entreprises permet chaque année de réunir des centaines de salariés de l agglomération venant de tout horizon professionnel et de toutes catégories socioprofessionnelles pour échanger dans un cadre moins formel que celui de l entreprise lors du défi sportif convivial. Grand Poitiers organise cette année la 16 ème 12 septembre 2013 au Parc de Saint-Cyr. édition du Défi inter-entreprises, le jeudi Grand Poitiers affirme ainsi son rôle d'animateur et favorise les échanges entre entreprises. Par le biais de ce challenge sportif, la Collectivité privilégie, dans un cadre moins formel que l'entreprise, les relations entre salariés, dirigeants et élus de l'agglomération. En 2012, on comptait 415 équipes provenant de 150 établissements différents. Comme chaque année, la participation récurrente de grands groupes comme Dassault, Actaris, MACC, EDF ou bien encore Auchan est attendue. Nombre de petites et moyennes entreprises prennent aussi part au défi, reflétant parfaitement le tissu économique. Les établissements publics se mobilisent également fortement : les bailleurs sociaux (Logiparc, Sipea) ou les organismes de la santé (CPAM, CAF, MSA) ainsi que les collectivités locales. Pour organiser ce défi dont le budget global avoisine les 34 000 euros HT, Grand Poitiers s appuie chaque année sur la SARL Défi Entreprises Communication. Les termes de ce partenariat sont définis dans le cadre de la convention ci-jointe. Ces dépenses concernent les frais de rémunération de l organisateur - SARL Défi Entreprises Communication - pour 2 287 HT, les frais de rémunération de l animateur pour 455 HT, les frais de réalisation et diffusion d une vidéo des épreuves pour 4740 HT et les frais d impression du logo Grand Poitiers sur les dossards des participants pour 484 HT.
Il vous est donc proposé : - d autoriser Monsieur le Président ou son représentant à signer la convention ci-jointe liant la SARL Défi Entreprises Communication à Grand Poitiers, - d imputer les dépenses de 7 966 HT aux articles correspondants, au budget 2013, service 3200, sous fonction 90, nature 611. AFFICHEE LE : 01/07/2013 Adoptée Vote pour : Vote contre : Pour extrait conforme, Pour le Président, le Vice Président : Abstention : Ne prend pas part au vote : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :
CONVENTION Entre les soussignés : La COMMUNAUTE D AGGLOMERATION GRAND POITIERS, située Hôtel de Ville, 15 place du maréchal Leclerc, CS10569, 86021 POITIERS Cedex, représentée par son Président Monsieur Alain CLAEYS, dûment habilité aux fins des présentes. La SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, située 5 Rue de Gloriette, 91640 VAUGRIGNEUSE, représentée par son gérant Monsieur Claude STEFFEN, dûment habilité aux fins des présentes. IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT : 1 - OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION : La présente convention a pour objet de déterminer entre les co-contractants les droits et obligations réciproques pour l organisation d une manifestation sportive entre les entreprises d une même région, dont le concept et l originalité émanent de la S.A.R.L DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, appelée : LE DEFI INTER-ENTREPRISES de la COMMUNAUTE D AGGLOMERATION GRAND POITIERS qui aura lieu le jeudi 12 septembre 2013. 2 - OBLIGATIONS DE LA SOCIETE DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION : L accueil des participants L hébergement de l équipe technique La fourniture des coupes et des diplômes La fourniture des dossards La fourniture et l enlèvement des bateaux, rames et gilets de sauvetage Le recrutement des équipes participantes La gestion des inscriptions /certificats médicaux La sécurité sur les différents parcours Le ravitaillement tout au long de l épreuve Les résultats informatiques du classement Le recrutement et la rémunération de l équipe d organisation et tous les frais annexes à ces différentes obligations La soirée de clôture : Participation au dîner pour un montant de 10 TTC par personne, et prise en charge de l intégralité du cocktail La prise en charge de la totalité des frais au-delà de 1800 repas soit en moyenne 360 équipes. L'animation (orchestre et animateur)
La gratuité pour vingt équipes de Communauté d Agglomération Grand Poitiers L encaissement des droits d inscription L assurance responsabilité civile. Le document attestant de cette assurance devra être transmis à la Communauté d Agglomération Grand Poitiers avant le 12 septembre 2013. La réalisation d une vidéo des épreuves avec 2 caméras d une durée de 12 mn Le montage et la diffusion du film le 12 septembre à partir de 22h30 La fourniture du matériel pour la diffusion (deux écrans 4X3 et deux rétro projecteurs 6000 lumens) La captation de la soirée et la rediffusion en direct sur les écrans géants La réalisation et projection d un diaporama des logos des entreprises et la fabrication pour le 20 septembre 2013 La fabrication de 400 DVD du film avec jaquette personnalisée sous pochette plastique. Le comité d organisation se réserve le droit de modifier ou d adapter la distance, l horaire ainsi que l ordre des épreuves en fonction des conditions climatiques subites ou imprévues. 3 - OBLIGATIONS DE LA COMMUNAUTE D AGGLOMERATION GRAND POITIERS : Le tirage et l expédition des dossiers de présentation. Le versement de 2 287 HT. Le recrutement des équipes incombant à la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, la somme à verser sera réduite à 1525 HT si le nombre d équipes était inférieur à 150. Le versement de 455 HT pour l animateur lors de l épreuve sportive et de la soirée de gala. Le versement de 4740 HT pour la réalisation d une vidéo, la diffusion du film, la fourniture du matériel de diffusion, la captation en direct, la réalisation et la projection d un diaporama des logos et la fabrication des 400 DVD du film. Le versement de 484 HT pour la prise en charge des frais d impression du logo de Grand Poitiers en deux couleurs sur les dossards des participants aux épreuves sportives. L aménagement et l encadrement technique de la partie sportive au Parc de Saint-Cyr : - Mise à disposition de commissaires de parcours - Mise à disposition du personnel de sécurité - Mise en place et rangement du matériel : Barrières, piquets et rubalise - Mise à disposition de douches et de vestiaires - Fourniture d une sonorisation Pour la soirée de gala au Parc des Expositions de Poitiers : - Fourniture de la salle - Mise en place des tables et des chaises, rangement et nettoiement
- Prise en charge des frais du dîner au dessus des 10 TTC par personne dans la limite de 1800 repas - Mise à disposition du matériel de sonorisation et de vidéo - Mise à disposition du personnel de sécurité incendie 4 - VERSEMENT Les sommes dûes par Grand Poitiers seront versées en une seule fois à la notification de la présente convention. 5 - CLAUSE D ANNULATION En cas d annulation de la manifestation sportive par la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, la somme versée par cette dernière à la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION lui sera acquise et due si le versement n a pas encore eu lieu et la Communauté d Agglomération Grand Poitiers devra également rembourser sur justificatifs, les débours engagés pour cette manifestation. En cas d annulation de la manifestation sportive par la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, la somme versée par la Communauté d Agglomération Grand Poitiers à la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION sera remboursée par cette dernière ainsi que le montant de l impression des dossiers de présentation. 6 - CLAUSE DE NON-CONCURRENCE La Communauté d Agglomération Grand Poitiers s engage à ne pas organiser d autres DEFI INTER-ENTREPRISES du type de celui conçu par la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION sans la participation exclusive de cette dernière comme organisateur et ce pendant une durée de deux années après le dernier Défi Inter-entreprises. De son coté, la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION s engage à ne pas organiser de manifestations sportives du même type dans les communes voisines situées dans le département de la Vienne. 7 - ATTRIBUTION DE JURIDICTION En cas d inexécution ou de difficultés d application de la présente convention, les parties soumettront leur litige à la compétence des Tribunaux du lieu de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers.
8 - ELECTION DE DOMICILE Les parties signataires de la présente convention élisent domicile, la Communauté d Agglomération Grand Poitiers à l Hôtel de Ville de Poitiers et la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION en son siège social. Fait à Poitiers, le En 4 exemplaires originaux Pour la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, Pour la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, Pour le Président, Le Vice Président El Mustapha BELGSIR Claude STEFFEN