La correspondance carte de visite de votre entreprise Thèmes du dossier Gestion Personnel Direction Succès & carrière Communication Marketing & Vente Finances IT & Office Avantages immédiats Vous apprenez: que la culture de l entreprise se reflète dans le style de sa correspondance, et comment profiter de cette connaissance. que le destinataire doit être mentionné trois fois plus souvent que vous ou votre entreprise. que plus d individualité et qu un choix de mots captivants sont modernes. que le dialogue est au centre de la correspondance moderne. comment aider votre destinataire et éveiller sa confiance. Vous savez: remplacer les formules toutes faites par de nouvelles formulations. construire les informations de façon logique et les transmettre de façon claire. utiliser les mots optimaux afin d éveiller des images. organiser la correspondance d une façon convaincante dans son visuel comme dans son contenu. écrire d une façon moderne et ciblée sur le client.
Auteure Claudia Scherrer Tipptopp Rebmoosweg 97 5200 Brugg Téléphone 056 442 64 84 Mobile 079 442 64 84 Fax 056 442 64 80 claudia.scherrer@tipptopp.ch www.tipptopp.ch www.profiting.ch Ma société individu-elle tipptopp Mes compétences essentielles sont le lectorat et la relecture. Vous pouvez également bénéficier de mon savoir-faire issu de mon expérience professionnelle de longue date dans le cadre du cours: la nouvelle orthographe allemande apprise de manière moderne, systématique et simple; la candidature globale succès sur toute la ligne; la correspondance avec les clients le succès sans fleur de rhétorique; téléphoner avec sérénité la communication dans sa forme la plus parfaite; Business-Knigge les règles d or. Impressum Composition: Dimitri Gabriel WEKA Business Media SA Hermetschloostrasse 77 8048 Zurich Tél. 044 434 88 35 Fax 044 434 89 99 info@weka.ch www.weka.ch Date de parution: 2004 VLB Reprise du titre dans le répertoire des œuvres disponibles ISBN: 3-297-52130-20 WEKA Business Media SA, Zurich Tous droits réservés. Toute reproduction complète ou partielle uniquement avec l autorisation de l éditeur.
Introduction Introduction Votre correspondance est lue, même avec plaisir. Elle ne se rajoute pas à la montagne des lettres remplies de formules toutes faites. Et vous réussirez déjà à mettre en œuvre vos intérêts et vos idées avec le courrier le plus anodin. Vous pourrez atteindre vos objectifs ambitieux en acceptant l innovation et en reconsidérant les formules tradi tionnelles. Le succès fait du bien. Vous pouvez en avoir avec peu d effort tous les jours. Les détails sont importants: «adéquat» crée un sentiment désagréable, «orienté sur le client» fait plaisir. Vous remaniez vos expressions, et vous comprendrez pourquoi «Si vous avez des questions contactez-nous» est préférable à «Pour toute autre information,». Voici des tuyaux et des astuces qui vous faciliteront la tâche pour réussir votre corres pondance, dans votre propre style, et en employant vos propres mots. Le vous fournit les bases et les lignes directrices pour les sujets suivants: 1. lignes directrices de la correspondance moderne, 2. un style simple et moderne, 3. une formulation avec des termes adéquats, 4. une rédaction stimulante, 5. une écriture ciblée, 6. une conception visuelle intéressante, 7. une structure de contenu correcte, 8. la correspondance carte de visite de votre entreprise. 3
Table des matières Table des matières 1. Les lignes directrices d une correspondance moderne... 6 1.1 Pourquoi rédiger d une façon innovante et orientée sur le client?... 6 1.2 Pourquoi rédiger d une façon ciblée?... 6 1.3 Pourquoi rédiger d une façon ciblée sur le destinataire?... 6 1.4 Eveillez l attention!... 6 1.5 Quel style votre chef attend-il de vous? Quel style attendez-vous de vous-même?... 7 1.6 Des règles identiques pour les e-mails et les lettres... 8 Résumé: les lignes directrices de la correspondance moderne... 8 2. Ecrivez d une façon simple et moderne... 8 2.1 Utilisez des expressions pertinentes... 8 2.2 Utilisez des termes et des formulations modernes... 9 2.3 Formulez des phrases courtes de construction simple... 9 2.4 Ecrivez d une façon concrète et claire... 9 2.5 Parlez clairement et ouvertement à vos partenaires... 10 2.6 Ecrivez d une façon positive... 10 2.7 Utilisez des verbes actifs... 10 Résumé: écrivez d une façon simple et moderne... 11 3. Une formulation avec des termes adéquats... 11 3.1 Supprimez les pléonasmes... 11 3.2 Renoncez aux lourdeurs... 11 3.3 Les futilités sont futiles... 12 Résumé: formulez avec des termes adéquats... 12 4. Ecrivez de façon stimulante... 13 4.1 Ecrivez de façon personnalisée... 13 4.2 Formulez de façon polie... 13 4.3 Le changement rend la vie intéressante... 14 Résumé: écrivez de façon stimulante... 14 5. Ecrivez de façon ciblée... 15 5.1 De la connaissance au succès: posez des questions... 15 5.2 Vous savez ce que vous voulez et vous obtenez ce que vous voulez... 15 Résumé: écrivez de façon ciblée... 16 4
Table des matières 6. Une conception visuelle intéressante... 16 6.1 La première impression est décisive... 16 6.2 Utilisez des éléments formels... 17 6.3 Des phrases de début intéressantes... 17 6.4 Des conclusions qui restent en mémoire... 18 6.5 Les salutations intéressantes... 18 6.6 Conception visuelle par des paragraphes et mises en relief... 19 6.7 Les détails importants... 20 Résumé: la conception visuelle... 20 7. Une structure de sujet correcte... 21 7.1 Classez vos déclarations et évitez les formules toutes faites... 21 Formules de début... 21 Phrases d introduction... 22 Formules de la partie centrale... 22 Lettres de chiffres... 23 Prière de réaction... 23 Phrases de conclusion... 23 7.2 Créez des liens entre les paragraphes... 24 7.3 Renforcez les messages importants par des mots signaux... 24 7.4 Exprimez ce qui est positif par des verbes appropriés... 25 7.5 Aïe, ça fait mal!... 25 7.6 Dramatisez vos lettres publicitaires... 27 Résumé: une structure de contenu correcte... 28 8.... 29 Résumé... 29 Exemple d une lettre optimale... 30 5
1. Les lignes directrices d une correspondance moderne 1. Les lignes directrices d une correspondance moderne 1.1 Pourquoi rédiger d une façon innovante et orientée sur le client? Aujourd hui, les prestations et les produits sont remplaçables. La compétition s est déplacée sur le niveau de la communication. Seuls ceux qui se délimitent clairement également par un Corporate Language remportent des succès. Il est donc important de rédiger d une façon compréhensible, facile à lire et ciblée. Seuls ceux qui mettent leur destinataire au premier plan peuvent s attendre à obtenir une réaction. De plus, les lettres innovantes sont des cartes de visite optimales pour votre entreprise, et vous permettent de faire l économie de coûteux prospectus publicitaires. 1.2 Pourquoi rédiger d une façon ciblée? Fixez des objectifs. Lorsque l objectif est clair et compréhensible, la lettre est déjà pratiquement écrite. Ne formulez que trois objectifs au maximum par lettre, un seul objectif est encore mieux. Sélectionnez les faits importants afin de ne pas surcharger le destinataire. 1.3 Pourquoi rédiger d une façon ciblée sur le destinataire? Faites de votre lectrice ou de votre lecteur le personnage central. Leurs souhaits et leur satisfaction ont la priorité. Effectuez une analyse: qu attend votre destinataire? De quoi est-il capable? Quelle est sa situation? Mettez-vous à sa place. Hormis la situation de départ du côté lecteur, votre attitude joue un rôle important. Veillez à votre présentation. Trouvez le bon ton afin d obtenir la réaction souhaitée de la part du destinataire. 1.4 Eveillez l attention! La correspondance moderne sonne différemment. Le mieux qui puisse vous arriver: vous éveillez l attention! Sans avoir recours à de coûteuses campagnes d annonces, vous améliorez l image de votre entreprise par une correspondance efficace et économique. Une orientation optimale sur le client a un effet important, et est facilement réalisable. Menez un dialogue dans la correspondance. Les monologues donnent une apparence égoïste. Vous aidez vos lectrices et vos lecteurs en formulant vos idées de façon claire. Abordez directement vos destinataires, sans leur marcher sur les pieds. Ecrivez pour les autres, et placez-les dans une position centrale. Une aide: comment est-ce que je désire être abordé? Qu est-ce que je veux lire? Parlez ouvertement aux autres et impliquez-les dans vos raisonnements. On peut également zapper dans une correspondance. Il est important de formuler sa correspondance d une façon intéressante, polie, attentionnée, engagée et individualisée. Grâce à des images optimales, on aborde bien le lecteur et on expose sa propre opinion. 6