ReservIT MANUEL D UTILISATION WWW.FINISTERETOURISME.COM
SOMMAIRE 03 RESERVIT EN QUELQUES MOTS 04 SE CONNECTER À L OUTIL 05 PARAMÉTRER SON OFFRE 06 Onglet [HÔTEL] Infos & descriptif général Définition des chambres Définition des options Détail des aménagements Définition des conditions de réservation 23 Onglet [PRIX CHAMBRES] 24 Onglet [PLANNING] Ouverture du planning Durée de séjour 26 UTILISATION AU QUOTIDIEN 26 Onglet [PLANNING] Lire le planning Ouvrir et fermer le stock Historique des inventaires Détails des ventes 27 Onglet [RESERVATION] Rechercher un dossier de réservation Annuler une réservation Accéder aux données bancaires du client 29 Onglet [PRIX CHAMBRES] Vérifier les tarifs des chambres Créer des tarifs spéciaux (réguliers, dernière minute, promotion ) 33 Onglet [STATISTIQUES] Extraire une liste de réservations Extraire un fichier clients 34 Onglet [CONFIGURATION] Aide et tutoriels en ligne Protection informations bancaires 36 VISUALISER SON OFFRE ET DEMANDER L ACTIVATION DU COMPTE RESERVIT 37 INTÉGRER LE WIDGET DE RÉSERVATION SUR LE SITE DE L HÔTEL 38 INTÉGRER LA RÉSERVATION EN LIGNE SUR LA PAGE FACEBOOK DE L HÔTEL 2 RéservIT - Manuel d utilisation
RESERVIT EN QUELQUES MOTS Simple à utiliser, sans intermédiaire et sans commission Finistère Tourisme met à disposition des professionnels du tourisme sa plateforme de réservation en ligne. Cette place de marché s adresse à tous les types d hébergements (hôtels, campings, résidences et villages vacances, locations, chambres d hôtes, gîtes d étape, auberges de jeunesse ) mais également aux prestataires d activités et loisirs. Ce dispositif favorise la mise en relation directe entre le professionnel et le client. Aucune commission n est prélevée sur les réservations effectuées via l outil. Vous gérez de manière autonome votre offre, vos tarifs et vos disponibilités grâce à l accès sécurisé à votre compte ReservIT. Vous recevez par email une notification à chaque réservation effectuée via l outil. Vous disposez également d un module de réservation à intégrer, très simplement, sur le site web de votre établissement. Finistère Tourisme assure la formation à l outil et l assistance tout au long de l année. Peuvent bénéficier du dispositif les établissements et structures classés et/ou labellisés dans le cadre de leur adhésion à Finistère Tourisme. RéservIT - Manuel d utilisation 3
SE CONNECTER À L OUTIL Suite à votre demande de création de compte (à effectuer auprès de Finistère Tourisme), vous allez recevoir un email d activation. Un login vous sera attribué automatiquement mais, pour des questions de sécurité, vous devez définir votre mot de passe. Pour cela, cliquez sur le lien contenu dans l email, entrez votre email et le mot de passe de votre choix : vous serez alors automatiquement connecté à votre compte ReservIT : Pour vos prochaines connexions, vous devrez : Saisir l url suivante dans la barre d adresse : http://cdt-finistere.reservit.com/jmanager/logon.do Entrer le login qui vous a été attribué Entrer le mot de passe que vous avez défini lors de votre 1 ère connexion Astuce/conseil : En cas de perte de vos identifiants, merci de contacter Finistère Tourisme : votre login vous sera communiqué et vous recevrez un email pour définir un nouveau mot de passe. Nous vous conseillons toutefois, de conserver précieusement vos identifiants et d enregistrer l adresse de connexion dans vos favoris afin de gagner du temps lors de vos prochaines connexions. 4 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Votre compte ReservIT se compose de six onglets : Hôtel, Réservation, Prix chambres, Planning, Configuration et Statistiques. Ces onglets vont vous servir dans un premier temps au paramétrage de votre compte, puis à la gestion quotidienne de votre outil. Ci-après, étape par étape, la procédure à suivre pour paramétrer votre compte. RéservIT - Manuel d utilisation 5
PARAMETRER SON OFFRE ONGLET [HÔTEL] Infos & descriptif général Cliquez sur l onglet [HÔTEL] > Définitions > Générale Trois rubriques vous sont proposées : Informations générales, Spécificités de l hôtel et Centres d intérêt à proximité. Parcourez les rubriques une à une afin de compléter un maximum d informations : attention, les champs en rouge sont à renseigner obligatoirement. 6 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Sécurisation des données bancaires : en activant cette fonction, les informations bancaires de vos clients seront cryptées, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire à la protection des données sensibles dans votre compte ReservIT. En choisissant Oui, vous allez devoir saisir votre adresse email sur laquelle vous recevrez votre clé unique d accès aux cartes bancaires ainsi que votre code de récupération : La clé unique d accès vous permettra de décrypter et donc visualiser les données bancaires. Le code de récupération vous permettra de redéfinir une clé d accès en cas de perte. Attention, désactiver cette option par la suite entraînera la perte de toutes les données bancaires enregistrées. Astuce/conseil : Nous vous conseillons fortement de conserver précieusement ces deux codes, car Finistère Tourisme n en possède aucune copie. Nous vous conseillons de conserver ces codes dans un endroit sécurisé. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. RéservIT - Manuel d utilisation 7
PARAMETRER SON OFFRE Gestion des prix : elle peut être groupée (le plus courant) ou séparée : En gestion groupée, vous n indiquez qu un seul prix pour la catégorie et le type de chambre (ex. catégorie standard, type de chambre simple = 100 ) En gestion séparée, vous indiquez un prix de base pour la catégorie à quoi s ajoute un supplément selon le type (ex. catégorie standard = prix de base 80 et supplément chambre simple = 20 ) Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. 8 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Complétez dans cette rubrique les centres d intérêt à proximité de votre établissement, ainsi que la distance. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. RéservIT - Manuel d utilisation 9
PARAMETRER SON OFFRE Cliquez sur l onglet [HÔTEL] > Définitions > Spécifique Hôtel Huit rubriques vous sont proposées : Informations générales, Description, Paiement & tarifs, Conditions de réservation/annulation, Délais, Photos, Centres d intérêt à proximité, Informations. Parcourez ces rubriques les unes après les autres pour y compléter un maximum d informations. 10 RéservIT - Manuel d utilisation Numéro d adhérent : laissez ce champ vide. Ajuster automatiquement le total : ce champ concerne la gestion de votre stock et dépend de la configuration de vos types et de vos catégories de chambres. Avant de mettre en ligne du stock, vous devez déterminer si vous allez gérer vos inventaires sur la catégorie ou sur le type de chambre. La gestion sur la catégorie consiste à déterminer un stock total pour une catégorie de chambres. L intérêt : quand une réservation est faite, elle est décomptée sur tous les types de chambres de cette catégorie. Exemple : vous vendez une chambre standard qui peut accueillir jusqu à 2 personnes en tarif single, double, single avec petit-déjeuner, double en demi-pension Plusieurs types de tarifs pour des chambres aux mêmes caractéristiques «physiques». La même chambre peut donc être vendue en tarif single, double, etc. Optez pour la gestion sur catégorie et donc pour le non ajustement automatique du total.
PARAMETRER SON OFFRE La gestion sur le type consiste à déterminer un stock pour chaque type de chambres. Quand une réservation est faite, elle n est décomptée que sur le stock du type de chambres concerné. Exemple : vous vendez 3 catégories de chambres (standard, luxe et suites) et pour chacune, vous avez des chambres pour 2 personnes (tarif double), pour 3 personnes (tarif triple) et pour 4 personnes (tarif quadruple). Pour chaque chambre une capacité et un tarif est déterminé. Optez pour la gestion sur type de chambres et donc pour l ajustement automatique du total. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. Complétez les champs en français, mais également en anglais voire en allemand en cliquant simplement sur les drapeaux en haut à gauche. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. RéservIT - Manuel d utilisation 11
12 RéservIT - Manuel d utilisation PARAMETRER SON OFFRE
PARAMETRER SON OFFRE Réservation sans prix : souhaitez-vous proposer des chambres sans présenter de prix? Nous vous déconseillons ce mode de fonctionnement, veuillez cocher Non. Montrer les chambres de catégories supérieures : peut-on vendre, par exemple, une chambre triple à deux personnes, ou une chambre quadruple à trois personnes? Nous vous conseillons de cocher Oui. Carte de crédit requise : si vous spécifiez Oui, l internaute devra impérativement entrer son numéro de carte de crédit et la date d expiration pour effectuer sa réservation ; si vous spécifiez Non, l internaute ne devra pas donner son numéro de carte de crédit pour valider sa réservation et l hôtel n aura, de ce fait, aucune garantie de la part du client. Présente-t-on les chambres quand le calcul du prix est erroné : veuillez indiquer Non. La date d expiration de la carte bancaire doit-elle être postérieure à la date de séjour : nous vous conseillons d indiquer Oui. Type de prix : veuillez compléter vos tarifs minimums et maximums dans cette partie. Si votre établissement n est pas concerné par une des formules du tableau (ex. vous ne proposez pas de soirée étape), laissez les tarifs minimums et maximums à zéro pour cette formule. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. Ne pas se préoccuper de la rubrique Conditions de réservation/annulation : elle sera traitée p 22 & 23. RéservIT - Manuel d utilisation 13
PARAMETRER SON OFFRE Date de fin de période des ventes : attention, veuillez saisir une date lointaine. Aucune réservation ne pourra être faite après cette date. Délai horaire : cette notion s applique uniquement pour les réservations sans prix (option présentée dans la rubrique Paiement & tarifs), elle correspond au délai accordé au client pour répondre à une proposition de réservation émanant de votre hôtel. Toutefois nous vous déconseillons de choisir la réservation sans prix. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. Astuce/conseil : Choisissez avec attention vos photos. Elle ont un rôle très important dans le choix des clients! Dans cette rubrique, vous pouvez ajouter jusqu à cinq photos de votre établissement. Sélectionnez le nombre de photos que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Parcourir pour ajouter la photo n 1, puis n 2, etc. (formats autorisés.gif,.jpg ou.jpeg, poids maximum 8 Mo). Vous pouvez également ajouter un plan d accès à votre hôtel, en cliquant sur Plan. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. 14 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Vous pouvez indiquer ici les centres d intérêt touristiques, culturels, événementiels Nous vous conseillons de saisir ces informations dans les différentes langues. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. Vous pouvez indiquer ici les actualités de votre établissement : périodes de fermeture, périodes d ouverture, etc. (pour les dates d ouverture/fermeture, soyez précis et actualisez ces informations d une année sur l autre!). Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. RéservIT - Manuel d utilisation 15
PARAMETRER SON OFFRE Définition des chambres Cliquez sur l onglet [HÔTEL] > Chambres Vous allez maintenant définir les catégories et les types de chambres de votre hôtel. Elles doivent être regroupées sous des couples catégorie/types. Libre à vous de les définir selon la configuration de votre établissement. Exemple de couples catégorie/types : 16 RéservIT - Manuel d utilisation Comment procéder pour créer les catégories et les types de chambres? Cliquez sur Ajouter une catégorie. Entrez le Nom de la catégorie et une brève Description (optionnelle). Attention, vous devez au minimum compléter ces informations en français et en anglais avant de Valider.
PARAMETRER SON OFFRE Après validation de votre catégorie, une fenêtre s ouvre pour créer votre 1 er type de chambres lié à cette catégorie : entrez le Nom du type de chambres ainsi qu une Description (optionnelle). Attention, vous devez au minimum compléter ces informations en français et en anglais. Saisie des prix : est-ce un prix par chambre ou est-ce un prix variable en fonction du nombre d occupants? Pour un Prix par personne, précisez le nombre minimum et maximum de personnes. Pour un Prix par chambre, précisez simplement le nombre de personnes maximum comprises dans le tarif. Type de tarification : est-ce un tarif À la nuitée ou Au séjour? Les bébés comptent-ils pour une personne ou non? Indiquez le nombre de personnes minimum ainsi que le nombre de personnes maximum y compris bébé. RéservIT - Manuel d utilisation 17
PARAMETRER SON OFFRE Vous pouvez définir des Durées min/max de séjours : indiquez le nombre minimum et le nombre maximum de nuits que le client doit réserver et cochez les Jours d arrivée autorisés. Vous pouvez également définir des Durées minimales ou maximales de séjours variables dans le temps. Dans ce cas, après avoir sauvegardé cet écran, un planning apparaîtra, vous permettant de fixer les dates. Ajoutez une photo pour le type de chambres créé, puis cliquez sur Valider (en bas à droite). Votre 1 ère catégorie et votre 1 er type de chambres sont maintenant créés. Recommencez l opération pour les autres types liés à cette catégorie, puis créez vos autres catégories. 18 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Définition des options Cliquez sur l onglet [HÔTEL] > Options Ce menu vous permet de définir des options de type petit-déjeuner, animal domestique, parking Vous pouvez définir ces options en prestations additionnelles ou incluses dans le prix de la chambre. Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez dans la liste l option de votre choix. Vous pouvez aussi créer de nouvelles options en cliquant à nouveau sur Ajouter. RéservIT - Manuel d utilisation 19
PARAMETRER SON OFFRE Une fois votre option sélectionnée dans la liste (ou créée), une nouvelle fenêtre vous permet de définir les modalités de cette option : tarif, application, chambres concernées, etc. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. Renouvelez l opération pour chacune des options proposées. 20 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Détail des aménagements Cliquez sur l onglet [HÔTEL] > Aménagements Cochez dans cette rubrique les aménagements relatifs à votre hôtel. Attention, la rubrique comprend plusieurs onglets (Services, Langues, Thèmes, Activités, Label) : pensez à tous les parcourir puis cliquez sur Valider. RéservIT - Manuel d utilisation 21
PARAMETRER SON OFFRE Définition des conditions de réservation Cliquez sur l onglet [HÔTEL] > Conditions de réservation Des conditions de réservation et des conditions d annulation sont définies par défaut. Le client devra obligatoirement valider ces conditions avant de finaliser sa réservation. Vous pouvez : Modifier les conditions de réservation/annulation. Attention les conditions enregistrées par défaut sont traduites en anglais et allemand : si vous procédez à des modifications, veuillez le faire aussi en anglais et allemand en cliquant sur les petits drapeaux en haut à gauche Créer des conditions particulières appliquées à un tarif (ex. offre non annulable non remboursable). Pour cela, cliquez sur le pour définir des conditions liées à un tarif spécial ou promotionnel (nous reviendrons sur la procédure dans le chapitre «Créer des tarifs spéciaux» de ce manuel) 22 RéservIT - Manuel d utilisation Une fois vos conditions de réservation/annulation générales saisies, pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page.
PARAMETRER SON OFFRE ONGLET [PRIX CHAMBRES] Cliquez sur [PRIX CHAMBRES] > Prix chambres Dans cet onglet, vous allez saisir le prix de vos chambres. Choisissez dans le 1er menu déroulant le Type de chambres sur lequel vous voulez travailler, indiquez le tarif dans Entrer un nouveau prix et cliquez sur OK. Pour sélectionner les dates sur lesquelles appliquer ce tarif, cliquez sur Cliquez ici et entrez les dates et jours d application. Terminez la saisie du tarif en cliquant sur Appliquer. La période tarifaire se colore en rose sur le planning. Pensez à Sauvegarder sous le planning avant de passer à la saisie d un autre tarif! Vous devez renouveler cette opération pour chaque type de chambres. Astuce/conseil : Vous pourrez réutiliser votre grille de tarif lors de l actualisation des tarifs l année suivante, en cliquant sur Copier la grille de tarif de l année précédente. RéservIT - Manuel d utilisation 23
PARAMETRER SON OFFRE ONGLET [PLANNING] Ouverture du planning Cliquez sur [PLANNING] > Planning Cet onglet vous permet de gérer les stocks de votre hôtel. Attention le planning ne peut être renseigné que si vous avez préalablement défini les prix de vos chambres dans l onglet [PRIX CHAMBRES]. Voici comment procéder : Sélectionnez la Catégorie de chambres pour laquelle vous souhaitez définir du stock Cochez l action Mettre en vente et indiquez le Nombre de chambres à mettre en vente Dans la partie Choisissez vos dates, utilisez le bouton Cliquez ici pour pouvoir entrer les dates et les jours auxquels vous souhaitez ouvrir le planning Toujours dans la partie Choisissez vos dates, sélectionnez dans la liste le ou les type(s) de chambres concerné(s) Cliquez sur Appliquer Le planning passe ainsi du rouge (pas de stock) au vert (le stock de chambre est indiqué sur chaque date). Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à gauche) avant de quitter la page. Astuce/conseil : Par défaut, le planning affiche le mois en cours et les deux mois suivants. Pour afficher d autres périodes, sélectionnez au-dessus du planning le mois souhaité puis cliquez sur le bouton Afficher. Les boutons << et >> situés à droite et à gauche des mois dans le planning vous permettent d afficher l année précédente ou l année suivante. 24 RéservIT - Manuel d utilisation
PARAMETRER SON OFFRE Durée de séjour Cliquez sur [PLANNING] > Durée de séjour Vous pouvez déterminer des durées de séjour selon le mode de fonctionnement de votre hôtel : Sélectionnez le Type de chambres concerné dans le menu déroulant Dans la partie Choisissez vos dates, utilisez le bouton Cliquez ici pour entrer les dates et les jours concernés Toujours dans cette partie, indiquez si vous souhaitez définir une Durée minimum ou une Durée maximum de séjour Dans la partie Appliquer la durée de séjour à plusieurs autres types de chambres, vous pouvez associer la même durée de séjour (minimum ou maximum) à d autres types Dans la partie Choix de la durée de séjour, cochez la case correspondant à la durée que vous souhaitez imposer Cliquez ensuite sur Appliquer Le résultat de vos actions s affiche automatiquement sur le tableau. Pensez à Sauvegarder (bouton en bas à gauche) avant de quitter la page. RéservIT - Manuel d utilisation 25
UTILISATION AU QUOTIDIEN ONGLET [PLANNING] Lire le planning il y a du stock, il reste 5 chambres aucun stock n a été saisi il n y a plus de stock, toutes les chambres mises en vente on été réservées Ouvrir et fermer le stock Sélectionnez la catégorie de chambres pour laquelle vous souhaitez définir du stock, puis cochez l action souhaitée Mettre en vente ou Fermer les ventes. Entrez le stock s il s agit d une mise en vente. Définissez les dates auxquelles s appliquera l action choisie, puis cliquez sur Appliquer. N oubliez pas de Sauvegarder en bas de page après avoir modifié votre planning. Historique des inventaires Vous pouvez consulter l historique des inventaires, en cliquant sur l icône située à côté du nom de chaque type de chambres, vous accédez alors à l historique des modifications effectuées sur le planning (à noter que l historique conserve les informations pendant trois mois). Détails des ventes Sous le planning, dans la partie Détails des ventes, vous pouvez obtenir des informations sur les ventes effectuées : Occupation (pourcentage) : en cochant cette case puis en cliquant sur Afficher, vous faites apparaître directement sur le planning le pourcentage des ventes effectuées par rapport au stock mis en ligne Ventes sur stock : en cochant cette case puis en cliquant sur Afficher, vous faites apparaître directement sur le planning le nombre de ventes effectuées sur le stock mis en ligne 26 RéservIT - Manuel d utilisation
UTILISATION AU QUOTIDIEN ONGLET [RESERVATION] Cliquez sur [RESERVATION] > Gestion Rechercher un dossier de réservation Vous pouvez rechercher une réservation de diverses façons : par date de départ par date de création de la réservation par référence de la réservation par nom et email du client par statut de réservation Après avoir sélectionné un ou plusieurs critère(s), cliquez sur Rechercher. Les réservations correspondant à ces critères apparaissent sous le module de recherche. Annuler une réservation Une fois votre réservation retrouvée, vous pouvez l annuler grâce au menu déroulant de la colonne Statut. Plusieurs cas de figure vous sont proposés expliquant les causes de l annulation. Par exemple, si le client ne s est pas présenté et que vous appliquez des frais dans ce cas, cliquez sur Le client ne se présente pas. Un email lui sera adressé, lui rappelant les conditions d annulation et les frais restant à sa charge. Toute annulation de réservation entraîne une actualisation du stock : aucune intervention de vote part n est nécessaire, le stock sera automatiquement recrédité. RéservIT - Manuel d utilisation 27
UTILISATION AU QUOTIDIEN Accéder aux données bancaires du client Rappel : cette fonctionnalité est possible uniquement si vous avez sélectionné Carte bancaire requise = Oui dans l onglet [HÔTEL] > Définitions > Spécifique hôtel > Paiement et tarifs Recherchez la réservation concernée, puis cliquez sur le Nom du client. Une fenêtre s ouvre avec les coordonnées du client : cliquez sur le lien Cliquez ici pour voir ou modifier les informations bancaires du client. Une fenêtre s ouvre dans laquelle vous devez saisir le Code d accès aux informations bancaires que vous avez reçu par email lors du paramétrage de votre compte. Une fois cette opération effectuée, les informations bancaires du client apparaîtront sous ses coordonnées. Astuce/conseil : Pour éviter de saisir ce code à chaque fois, vous pouvez choisir de l enregistrer sur votre ordinateur en cochant la case sous le champ de saisie. 28 RéservIT - Manuel d utilisation
UTILISATION AU QUOTIDIEN ONGLET [PRIX CHAMBRES] Vérifier les tarifs des chambres Cliquez sur l onglet [PRIX CHAMBRES] > Vérification des prix Dans cette rubrique, vous pouvez vérifier, pour une période donnée, le prix de chacune de vos chambres en fonction de leur occupation (types de personnes occupant la chambre). Il s agit d un outil interne qui vous permet simplement de contrôler votre configuration. Comment faire? Sélectionnez la chambre que vous souhaitez contrôler ou choisissez Toutes Définissez la période Décochez la case N afficher que les erreurs Cliquez sur Vérifier Une liste s affiche présentant chaque chambre avec les différentes répartitions possibles ainsi que les prix associés ou, le cas échéant, le type d erreur. Créer des tarifs spéciaux (réguliers, dernière minute, promotion ) Cliquez sur l onglet [PRIX CHAMBRES] > Tarifs spéciaux ReservIT vous donne la possibilité de mettre en ligne des tarifs spéciaux, c est-à-dire des promotions ou offres spéciales tarifaires de différents types. En cliquant sur Ajouter, une grille à renseigner apparaît. La configuration d un tarif spécial est simple et rapide. Comment faire? Choisissez le Nom du tarif spécial, vous pouvez également saisir une Description Choisissez parmi les quatre types différents de tarifs spéciaux : - Vente de dernière minute - Avant-première - Promotion - Offre spéciale RéservIT - Manuel d utilisation 29
30 RéservIT - Manuel d utilisation UTILISATION AU QUOTIDIEN
UTILISATION AU QUOTIDIEN Vous devez choisir dans le menu déroulant des Conditions de vente : elles peuvent être vos conditions générales de vente ou il peut s agir de conditions de vente particulières. Dans ce dernier cas, vous devrez au préalable les saisir dans l onglet [HÔTEL] > Conditions de réservation (se reporter p22 pour connaître la procédure d ajout de conditions de vente particulières) Autoriser les tarifs mixtes : si la période demandée par le client couvre des dates pour lesquelles un tarif spécial est valable et des dates où seul le tarif rack s applique, la réservation est-elle possible? Utiliser les conditions de vente par défaut lorsqu on autorise des tarifs mixtes? Sont-ce les conditions de vente par défaut qui vont s appliquer ou celles définies spécifiquement pour ce tarif spécial? Prix spécifique pour ce tarif : choisissez le type de réduction que vous souhaitez proposer parmi les suivants : Pourcentage de réduction fixe Pourcentage de réduction variable Grille spécifique Grille spécifique par type de chambre Nuit(s) gratuite(s) / réduite(s) Le même % de réduction s applique toute la période de validité du tarif spécial Lorsque vous sauvegarderez l écran du tarif spécial en bas de page, vous basculerez sur une grille pour définir les % de réduction à appliquer par jour Lorsque vous sauvegarderez l écran, vous basculerez sur une grille de tarifs dans laquelle vous indiquerez le prix à appliquer sur différentes périodes Les prix seront appliqués seulement sur les chambres sélectionnées dans le pavé Chambres. Lorsque vous sauvegarderez l écran, vous basculerez sur une grille de tarifs dans laquelle vous indiquerez le prix à appliquer sur les différentes périodes, par type de chambres Cette réduction vous permet de mettre en ligne des offres de type «3 nuits = 2» ou encore «3 nuits achetées, -50% sur la 4 e nuit» RéservIT - Manuel d utilisation 31
UTILISATION AU QUOTIDIEN Périodes de validité : vous pouvez restreindre le tarif à une période donnée ou plusieurs périodes restreintes dans l année Jours d arrivée autorisés : vous pouvez conditionner le tarif à une arrivée sur un ou des jour(s) particulier(s) de la semaine Jours applicables : vous pouvez restreindre l application sur un ou certains jour(s) de la semaine. Pour un tarif week-end, vous devez décocher du lundi au jeudi par exemple Nombre minimum/maximum de nuits : vous pouvez restreindre l application du tarif spécial à un nombre de nuits Tarif disponible pour les partenaires : vous avez le choix entre proposer votre tarif spécial uniquement sur votre site web ou sur votre propre site et celui de Finistère Tourisme. Dans le premier cas, sélectionnez Site web grand public seulement. Dans le second cas, sélectionnez Site web grand public et tous les partenaires Chambres : cochez uniquement les chambres concernées par votre tarif spécial Tarif disponible pour les options : souhaitez-vous que les options soient présentées pour ce tarif? Cette fonctionnalité est utile notamment pour un tarif spécial incluant le petit-déjeuner, inutile alors de présenter l option petit-déjeuner Une fois les éléments ci-dessus paramétrés, pensez à Sauvegarder (bouton en bas à droite) avant de quitter la page. 32 RéservIT - Manuel d utilisation
UTILISATION AU QUOTIDIEN ONGLET [STATISTIQUES] Extraire une liste de réservations Cliquez sur l onglet [STATISTIQUES] > Extraction réservations Cette rubrique vous permet de réaliser des extractions de réservations sur la période de votre choix. Pour cela, sélectionnez les critères de tri et cliquez sur Valider : vous recevez automatiquement par courriel, l extraction demandée au format Excel (envoi à l adresse indiquée dans le champ E-mail). Extraire un fichier clients Cliquez sur l onglet [STATISTIQUES] > Extraction clients Cet onglet vous permet de réaliser des extractions de données clients au cours des trois dernières années. Vérifiez l adresse email et cliquez sur Valider. Comme pour les réservations, vous recevez instantanément par courriel l extraction. RéservIT - Manuel d utilisation 33
UTILISATION AU QUOTIDIEN ONGLET [CONFIGURATION] Aide et tutoriels en ligne Cliquez sur l onglet [CONFIGURATION] > Documentation Sur chaque page, vous trouverez un bouton Aide pour vous accompagner dans la saisie des informations. Pour les fonctionnalités les plus courantes, vous trouverez dans certaines rubriques des tutoriels accessibles en cliquant sur le lien Cliquez ici pour visualiser une démonstration. Cet outil est un bon complément au présent manuel, n hésitez pas à le consulter! Protection informations bancaires Comme indiqué précédemment, si vous choisissez de demander les coordonnées bancaires pour garantir les réservations, vous y aurez accès grâce à un code d accès. En cas de besoin, il est possible de demander au système le renvoi, le changement ou la réinitialisation de ce code. Cliquez sur l onglet [CONFIGURATION] > Protection inf. bancaires > Renvoyez le code d accès En cas de perte du code d accès, il vous faut réunir les deux codes de récupération : l un vous a été envoyé par email au moment de l activation de la sécurité et l autre est conservé par Finistère Tourisme (demandez-le à votre référent à Finistère Tourisme, il vous sera envoyé par courriel). Entrez les deux codes dans les cases prévues à cet effet puis cliquez sur Renvoyer le code d accès. Vous recevrez ainsi votre code d accès par email. 34 RéservIT - Manuel d utilisation
UTILISATION AU QUOTIDIEN Cliquez sur l onglet [CONFIGURATION] > Protection inf. bancaires > Changer de code d accès Vous pouvez également changer de code d accès si vous pensez que celui-ci a été compromis ou en prévention de toute utilisation par une personne malveillante. Pour changer ce code, vous devez saisir le code d accès actuel et simplement cliquer sur Obtenir un nouveau code. Cliquez sur l onglet [CONFIGURATION] > Protection inf. bancaires > Réinitialiser le code d accès Attention, cette action est à utiliser uniquement si vous avez perdu votre code d accès ainsi que votre code de récupération. Cette fonctionnalité doit être utilisée en dernier recours car elle a pour effet, outre la génération d un nouveau code d accès, la suppression de toutes les informations bancaires liées aux réservations enregistrées sur le système. Astuce/conseil : Vous devez conserver précieusement votre code d accès et votre code de récupération. En cas de problème et avant de procéder à la réinitialisation de votre code d accès, contactez votre référent à Finistère Tourisme. RéservIT - Manuel d utilisation 35
VISUALISER SON OFFRE ET DEMANDER L ACTIVATION DU COMPTE RESERVIT Lors de la création de votre compte ReservIT, votre référent vous transmettra un lien de démonstration vous permettant de visualiser votre offre au fur et à mesure du paramétrage. Attention, il s agit d un lien provisoire utilisable le temps du paramétrage. Une fois le paramétrage effectué en suivant les étapes présentées dans ce manuel, merci de contacter votre référent à Finistère Tourisme : après vérification, votre compte ReservIT sera activé et fonctionnel. 36 RéservIT - Manuel d utilisation
INTÉGRER LE WIDGET DE RÉSERVATION SUR LE SITE DE L HÔTEL Après activation de votre compte, vous devez procéder à l intégration du module (ou widget) de réservation sur votre propre site web afin de proposer la réservation en ligne à vos clients. Deux solutions : Intégrer un widget au format standard : il vous suffit alors de copier/coller le code html qui vous sera transmis. Ce widget est volontairement neutre (blanc, gris et noir) afin de s intégrer au mieux sur le site web de votre établissement. Personnaliser graphiquement ce widget avant de l intégrer sur votre site web : vous pouvez aussi choisir une intégration plus personnalisée. Pour cela un lien vous sera transmis pour modifier les options d affichage et obtenir le code html à intégrer. Astuce/conseil : Votre référent à Finistère Tourisme peut se mettre en contact avec votre webmaster pour aborder les aspects techniques liés à l intégration du module de réservation. N hésitez pas à nous contacter! RéservIT - Manuel d utilisation 37
INTÉGRER LA RÉSERVATION EN LIGNE SUR LA PAGE FACEBOOK DE L HÔTEL Si vous animez une page Facebook pour votre établissement, nous vous conseillons d ajouter sur celle-ci la réservation en ligne. La procédure est très simple et vous permet de multiplier les accès à votre outil de réservation! Comment faire? Contacter votre référent à Finistère Tourisme pour obtenir votre identifiant Connectez-vous sur votre page Facebook Dans une autre fenêtre, ouvrir la page : https://apps.facebook.com/os-reservation/ Cliquez sur Ajouter un onglet de page Retournez sur votre page, puis cliquez sur le nouvel onglet Réservation Open System Entrez ici l identifiant qui vous a été fourni puis validez et c est fait! 38 RéservIT - Manuel d utilisation
VENTE EN LIGNE DE BONS CADEAUX AVEC FINISTÈRE TOURISME Avez-vous pensez à la vente en ligne? Finistère Tourisme peut mettre à votre disposition un outil adapté à la vente en ligne de vos bons et chèques cadeaux. Avec Open Billet, vendez en direct sur votre site web (grâce à un module intégrable et personnalisable), mais également sur le site de Finistère dans la rubrique «Idées Cadeaux». Vendez en direct et sans commission Aucune commission n est prélevée sur les ventes, seule la solution de paiement en ligne liée à l outil peut entraîner un coût (kits de paiement sécurisé, solution Paybox, PayPal ). Gérez en toute autonomie... Finistère Tourisme vous propose une analyse personnalisée de votre offre, vous forme et vous accompagne dans le paramétrage et l utilisation d Open Billet. Une fois l outil paramétré, la vente en ligne est activée. Vous gérez alors en toute autonomie vos offres (tarifs, stocks ). Finistère Tourisme assure l assistance toute l année en fonction de vos besoins. Constitution d un fichier clients Autre avantage d Open Billet, un fichier clients est automatiquement généré au fur et à mesure des ventes en ligne. Facilement exportables sous Excel, ces données seront précieuses pour une meilleure connaissance de votre clientèle, ainsi que pour vos différentes actions de communication! Personnalisez votre billetterie Lors de la mise en place du module de réservation sur votre site web, Finistère Tourisme met à votre disposition (ou celle de votre agence web) l accès à une interface de personnalisation, pour une meilleure intégration graphique. Contactez-nous pour plus d informations! RéservIT - Manuel d utilisation 39
VOTRE CONTACT Rozenn Le Quéré Pôle Commercialisation Tél. 02 98 76 25 59 rozenn.lequere@finisteretourisme.com Assistance téléphonique : du lundi au vendredi, 8h30-12h Crédit photo : Fotolia Finistère Tourisme, Agence de Développement Touristique 4 rue du 19 mars 1962, CS 92005, 29018 Quimper cedex Tél. 02 98 76 24 77, fax 02 98 52 19 19, adt@finisteretourisme.com www.finisteretourisme.com