Ottawa Foyers Partage 44, rue Eccles, bureau 50 Ottawa (Ontario) K1R 6S4 613-744-3562 (tél.) 613-288-0043 (téléc.) Ottawa Foyers Partage Demande de propositions Projet de marketing et de communication
TRAVAIL REQUIS Un expert-conseil pour élaborer et mettre en œuvre une stratégie de marketing et de communication qui tient compte des éléments suivants : Animation de groupes de discussion avec des individus, des familles et des réseaux de soutien afin de déterminer les besoins en matière de soutien et de services, ainsi que la façon la plus efficace de communiquer l information sur les ressources; Création de documents (pages et liens Web, feuillets de documentation, brochures y compris la révision, la mise à jour et la traduction des documents existants, etc.); Distribution de documents que tous les organismes peuvent afficher sur leur site Web et distribuer aux familles; Le travail doit être effectué dans les deux langues officielles, en respectant les deux cultures. Il s agit d un projet de deux ans : La première étape commence maintenant et se poursuit jusqu au 31 mars 2015; La deuxième étape commence le 1 er avril 2015 et se termine le 31 mars 2016. Fonds disponibles : 50 000 $ à 70 000 $ par étape. Le ministère des Services sociaux et communautaires (MSSC) a créé un fonds qui appuiera la transformation continue du système de services aux personnes ayant une déficience intellectuelle en un système qui favorise une plus grande inclusion et autonomie des individus et offre des soutiens axés sur la personne au moyen d un réseau de prestation de services efficace et de collaboration. Le présent projet traitera de la commercialisation d organismes bénéficiant de paiements de transfert pour les personnes recevant des fonds du programme Passeport du MSSC. EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS CONNEXES DU RÉPONDANT 1. Fournir le curriculum vitæ de l expert-conseil, décrivant les connaissances, les compétences et les capacités d assurer l atteinte des objectifs, dans les deux langues officielles, tout en respectant les cultures. 2. Dans une brève lettre d accompagnement, veuillez : a. décrire l expérience du répondant quant à des projets semblables; b. discuter de la valeur ajoutée que conférera l expert-conseil au projet. 2
EXIGENCES Afin d être pris en compte pour ce rôle, le demandeur doit faire preuve des éléments suivants et/ou fournir ce qui suit : L expérience, les connaissances et les compétences nécessaires pour respecter les modalités du contrat, tel que souligné; Des exemples d expérience de travail avec le secteur à but non lucratif et les services aux personnes ayant une déficience intellectuelle; Des exemples d expérience en matière d animation des divers types de réunions qui feront partie du processus. Un aperçu des engagements semblables remplis par l organisme du promoteur au cours des trois dernières années; La preuve d expertise en matière de mobilisation des parties intéressées, de collecte de données, de compilation, de techniques d analyse et d extrapolation, y compris l élaboration et l exécution de sondages, l interrogation et l animation de discussions; D excellentes habiletés pour la communication, y compris des solides compétences en rédaction de rapport, et la capacité d organiser une grande quantité de commentaires et/ou de données en sujets utiles; La capacité d effectuer le travail dans un court délai; La capacité de faciliter les conversations productives avec de grands groupes; Un aperçu de l approche et de la méthode recommandée pour réaliser la tâche; Un échéancier proposé concernant les calendriers et dates d achèvement; Un aperçu des ressources attendues pour la réalisation de la tâche. Cela devrait inclure le soutien attendu du Comité consultatif. Une ventilation des coûts, notamment le coût total du contrat, y compris la production de tous les documents en anglais et en français; Au moins trois (3) lettres de recommandation provenant de clients, de préférence relativement à des contrats semblables avec des composantes comparables; Le bilinguisme est obligatoire. LIVRABLES : Le candidat retenu doit pouvoir commencer à travailler immédiatement après l embauche. Il/elle doit pouvoir accéder aux soutiens, aux ressources et au personnel nécessaires pour respecter le contrat et pouvoir les répartir, y compris, mais sans s y limiter, les services administratifs, les services d experts et les services de traduction. Animer des groupes de discussion afin de déterminer les types de documents promotionnels efficaces et les besoins de distribution; 3
Créer un plan de marketing et de communication des services pour les personnes recevant des fonds du programme Passeport; Créer et distribuer des documents promotionnels et animer des séances d information afin que les personnes prennent connaissance des services admissibles du programme Passeport; Communiquer et collaborer avec March of Dimes; Mettre à jour tous les documents de marketing et de promotion; Accroître les occasions pour les individus et les familles de recevoir de l information et de communiquer grâce à un site Web facile à naviguer, ainsi que d autre matériel publicitaire; Mettre à jour le matériel de l organisme. Le matériel sera distribué sous forme de modèle, qui sera facile à actualiser pour créer de nouveaux documents. ÉTAPES DE L ÉVALUATION DE LA PROPOSITION Étape 1 Examen pour déterminer quelles propositions respectent les exigences obligatoires. Les propositions qui ne répondent pas aux exigences obligatoires seront rejetées et ne seront pas évaluées. Étape 2 Le Comité consultatif procédera au classement des demandes motivées et déposées par les demandeurs. Selon les résultats du classement, les candidats potentiels feront ensuite une présentation. La date limite de soumission des propositions est le 23 janvier 2015, à 16 h. Veuillez soumettre les propositions par courriel à l adresse kim.gallant@ofp.ca DÉLAIS DU PROJET Affichage de la demande de renseignements Le 12 janvier 2015 Date limite pour les questions Le 21 janvier 2015 Date limite pour soumettre les propositions Le 23 janvier 2015, 16 h Achèvement de l évaluation des propositions Le 26 janvier 2015 Présentations des candidats sélectionnés Le 30 janvier 2015 Attribution du contrat Le 4 février 2015 EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS CONNEXES DU RÉPONDANT 4
1. Fournir le curriculum vitæ de l expert-conseil, décrivant les connaissances, les compétences et les capacités d assurer l atteinte des objectifs, dans les deux langues officielles, tout en respectant les cultures. 3. Dans une brève lettre d accompagnement, veuillez : c. décrire l expérience du répondant quant à des projets semblables; a. discuter de la valeur ajoutée que conférera l expert-conseil au projet. 2. Fournir trois références. MODALITÉS 1. En demandant des propositions, Ottawa Foyers Partage (OFP) ne prend pas d engagement envers le fournisseur en aucune façon, et en particulier, OFP ne peut en aucun cas être responsable des dépenses engagées par le fournisseur et/ou ses associés pendant la préparation et la soumission d une proposition. 2. Le proposant retenu et ses mandataires doivent respecter toutes les politiques et les procédures. 3. Les ententes conclues à la suite de la demande de prix ne peuvent pas être transférées à un autre fournisseur en raison d une fusion, d une acquisition ou d une vente d entreprise sans l approbation écrite d OFP. 4. Si le soumissionnaire retenu néglige ou refuse de respecter les modalités du contrat ou ne les respecte pas fidèlement et entièrement, OFP se réserve le droit d annuler le contrat. Le fournisseur retenu devra rembourser, à OFP, les dépenses supplémentaires engagées. 5. Dans le cas d une telle résiliation, OFP n aura plus d obligations envers le fournisseur, sauf l obligation de le payer pour les services rendus jusqu à la date de résiliation. 6. OFP se réserve le droit d annuler le contrat attribué au soumissionnaire retenu avec un avis de trente (30) jours. 7. OFP doit recevoir les propositions au plus tard à la date et l heure indiquées dans le document de demande de propositions. Les propositions en retard seront rejetées. 8. Les propositions doivent être présentées par courriel. OFP doit être clairement indiqué dans l objet du courriel et le courriel doit être désigné confidentiel. 9. Le fournisseur indiquera ses qualifications pour fournir et/ou assurer les services indiqués dans la demande de prix. OFP se réserve le droit de négocier avec les fournisseurs retenus. 10. Tous les renseignements fournis par OFP ou obtenus par le fournisseur dans le cadre de la préparation et de la soumission d une proposition en vertu des présentes sont confidentiels et exclusifs, et ne seront pas divulgués par le fournisseur sans le consentement écrit exprès d OFP. 5
11. OFP se réserve le droit d émettre des addenda, des suppléments et des modifications à la demande de prix, et ce, en tout temps. Le fournisseur reconnaît par les présentes avoir reçu la demande de prix et accepte de tenir compte de tous les addenda, tous les suppléments et toutes les modifications reçues d OFP. 12. Tous les documents présentés à OFP sont assujettis aux dispositions de protection et de divulgation de la Loi sur l accès à l information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. 13. Le fournisseur indemnisera, défendra et dégagera OFP, ses représentants et ses employés de toute responsabilité, toute perte, tout coût et toute dépense découlant de, ou engagée en raison d allégations, d actions ou de poursuites à la suite de blessures corporelles ou les alléguant, y compris le décès, ou de tout dommage de bien causé par le travail du fournisseur en vertu du présent contrat. Le fournisseur n est pas et ne sera pas considéré comme un représentant ou un employé d OFP. 14. Tous les membres du personnel du répondant qui travaillent sur le projet doivent avoir une couverture appropriée. 15. Les questions doivent être envoyées à Kim Gallant, directrice administrative, et à OFP. Toutes les questions doivent être envoyées par courriel à l adresse suivante : kim.gallant@ofp.ca. Aucune question ne sera acceptée après le 21 janvier 2015. DATE LIMITE POUR LES PROPOSITIONS Aucune proposition ne sera acceptée après 16 h le 23 janvier 2015. DÉCLARATION DE CONFLIT D INTÉRÊTS 1. Les répondants doivent déclarer tout lien avec OFP, son personnel ou les membres de son conseil d administration pouvant être considéré comme un conflit d intérêts. Le conflit d intérêts sera évalué selon ses mérites et n entraînera pas nécessairement l exclusion d une réponse. (Formulaire de déclaration des conflits d intérêts et/ou des liens inclus) 2. OFP aura le droit de résilier un contrat attribué à un promoteur si OFP détermine que le promoteur a fait de fausses déclarations ou a soumis des renseignements inexacts ou incomplets. CRITÈRES D ÉVALUATION 1. Expérience et qualifications connexes du répondant 15 % 2. Qualité des références fournies par le répondant 10 % 3. Qualité de la proposition du répondant 20 % 4. Expérience avec des projets semblables 15 % 5. Coût 40 % 6
PROCESSUS DE SOUMISSION : Si vous êtes intéressés, veuillez présenter une brève proposition écrite incluant : l expérience et les qualifications connexes du répondant; les hypothèses; le coût et le calendrier des paiements. 7