2016 10 astuces pour éviter les impayés Assistant-juridique.fr
Sommaire I Vérifiez la solvabilité de vos clients... 5 A) Vérifiez l existence juridique de vos clients... 5 B) Questionnez directement vos clients... 5 C) Consultez les registres légaux... 5 1) Le registre du commerce et des sociétés... 5 2) Le registre des privilèges du Trésor et de la Sécurité sociale... 5 3) Le registre des protêts... 6 D) Interrogez les bases de données privées... 6 E) Passez par une agence de renseignements commerciaux... 6 F) Utilisez les sources officieuses de renseignements... 6 1) La presse spécialisée et les syndicats professionnels... 7 2) La banque... 7 II Insistez sur le délai de paiement... 8 A) Imposez un paiement comptant à vos clients à risque... 8 B) Demandez des acomptes... 8 C) Négociez les délais si nécessaire... 8 D) Réclamez des pénalités de retard... 9 1) Les pénalités de retard... 9 2) La pénalité forfaitaire pour frais de recouvrement... 9 III Utilisez des garanties de paiement... 11 A) L affacturage... 11 B) La cession Dailly... 11 IV Mettez en place un système de relance organisé... 12 www.assistant-juridique.fr L assistant juridique des entreprises et des associations 2
A) 1 ère étape : la relance téléphonique... 12 B) 2 ème étape : la relance écrite... 12 1) La lettre de relance... 12 2) La lettre d avertissement... 13 3) La mise en demeure... 14 C) 3 ème étape : la visite domiciliaire... 14 D) 4 ème étape : la procédure judiciaire... 14 V Conservez des preuves de vos ventes ou de vos prestations... 15 A) Au mieux, un bon de commande, un bon de livraison ou un devis daté et signé... 15 1) Le devis... 15 2) Le bon de commande... 15 3) Le bon de livraison... 15 B) A défaut, une reconnaissance de dettes... 16 VI Privilégiez certains moyens de paiements... 17 A) Les chèques et virements : à éviter... 17 B) La lettre de change... 17 C) Le prélèvement automatique... 18 VII Communiquez clairement les informations de paiement... 19 A) Annoncez vos délais de paiement... 19 B) Faites signer vos conditions générales de vente... 19 1) Choisissez le bon de commande ou le devis... 19 2) Évitez la facture ou le courrier... 19 VIII Ne laissez rien au hasard dans vos Conditions Générales de Vente... 20 A) Les clauses indispensables... 20 1) La clause de réserve de propriété... 20 2) La clause résolutoire... 20 3) La clause vous laissant la possibilité de refuser une vente à défaut de paiement comptant... 21 www.assistant-juridique.fr L assistant juridique des entreprises et des associations 3
4) La clause relative aux pénalités de retard... 21 B) Les clauses utiles... 21 1) La clause attributive de compétences... 22 2) La clause déterminant la loi applicable... 22 3) La clause limitant le délai de réclamation... 22 IX Réalisez des factures conformes à la législation... 23 A) Dans quels cas une facture est-elle obligatoire?... 23 B) Quelles sont les mentions obligatoires d une facture?... 23 1) La date d émission et la date de la vente ou de la prestation de service... 23 2) Les coordonnés du vendeur... 23 2) Les coordonnés du client... 23 3) Le numéro de la facture... 24 4) Les marchandises ou prestations facturées... 24 5) Le prix HT et la TVA... 24 6) La date de règlement... 24 7) Le rappel du taux des pénalités de retard... 24 8) Les mentions particulières... 24 X Souscrivez une assurance contre les impayés... 26 A) Le suivi des commandes... 26 B) L indemnisation en cas d impayé... 26 XI Questions/Réponses... 27 Peut-on refuser de vendre à un client à risques?... 27 Peut-on suspendre la livraison d une commande ou l exécution d une prestation en cas de retard de paiement?... 27 Que faire si votre client barre certaines clauses des conditions générales de vente?... 27 XII Modèles et formulaires... 28 Exemple de facture d acompte... 28 Modèle de facture comportant toutes les mentions obligatoires... 29 www.assistant-juridique.fr L assistant juridique des entreprises et des associations 4
I Vérifiez la solvabilité de vos clients A) Vérifiez l existence juridique de vos clients Avant de vous engager à réaliser une prestation ou à livrer une commande, vous avez tout intérêt à vérifier l existence juridique de votre client. Car il n est pas rare de voir des entreprises en litige avec une société qui n'a jamais été inscrite au RCS! Pour cela, procurez-vous les différentes immatriculations de votre client (numéro de SIRET, SIREN, RCS, carte professionnelle...) soit en lui demandant directement, soit en étudiant ses documents commerciaux ou les mentions légales de son site internet. Grâce à ses immatriculations, vous pouvez vérifier l existence juridique de votre client sur les sources officielles ou non : - insee.fr, - infogreffe.fr, - societe.com. B) Questionnez directement vos clients Le plus simple est de demander directement à vos clients s ils se portent bien financièrement. La démarche s effectue à deux niveaux : le premier consiste à interroger votre client sur sa situation et ses projets, notamment à l occasion de rencontres commerciales. Des réponses floues ou opaques devront vous inciter à mieux vous renseigner sa solvabilité. Prenez également en compte l historique des paiements de votre client (retards de paiement de plus en plus fréquents ou de plus en plus longs), le deuxième consiste à obtenir de vos clients leurs données financières, notamment le dernier bilan, ou l autorisation de contacter leur banque. Un refus doit vous alerter. C) Consultez les registres légaux 1) Le registre du commerce et des sociétés Le registre du commerce et des sociétés (RCS) rassemble, pour un coût très faible, de nombreuses informations sur chaque entreprise. Vous pourrez y obtenir : un extrait K bis. Mis à jour de façon permanente, celui-ci peut vous permettre de savoir si votre client fait d ores et déjà l objet d une procédure collective ou, à défaut, révéler l existence d éventuelles difficultés ; une copie des statuts. Vous pourrez obtenir une copie intégrale des statuts ainsi que de tous les actes modificatifs intervenus depuis la création de l entreprise : changement de siège social, acte de nomination des dirigeants, changement de propriétaire du fonds ; les comptes annuels. Vous remarquerez que de nombreuses sociétés ne déposent jamais leurs comptes annuels alors que c est une obligation légale. Sachez qu une entreprise qui ne dépose pas ses comptes a une probabilité de défaillance 4 fois plus forte. 2) Le registre des privilèges du Trésor et de la Sécurité sociale Grâce à ce registre, vous pouvez facilement savoir si votre client paie ses cotisations sociales ainsi que ses www.assistant-juridique.fr L assistant juridique des entreprises et des associations 5