Retours d expériences de constitution de base de données Graphiques Intervenant (Mondanel Nathalie, Chef de projet)
Présentation générale Chronologie 2004 : Début du projet par un inventaire exhaustif du patrimoine 2008 : Choix d un progiciel 2009 : Paramétrage du progiciel Vizelia Facility OnLine 2010 : Mise en production du progiciel (modules Tech & Service) Volumétries Prêt de 100 utilisateurs 280 sites, 500 bâtiments, 1160 étages Estimation de notre patrimoine à 450 000 m² 243 000 m² en ligne dans le logiciel Coûts d acquisition Progiciel : 150 000 TTC Plans : 306 640 TTC pour 177 198 m² (soit environ 1.50 HT)
Réflexion en amont Présentation des problématiques qui ont présidé à la décision de se constituer une base graphique patrimoniale Comment la décision a t-elle été prise? Impulsée par la Direction Générale des Services et prise par l instance Comité de pilotage sous la présidence de l élu aux Finances (M Alain Bardot) avec pour membre l ensemble de la Direction Générale des Services Quelle analyse préalable? Un besoin partagé par tous les services de connaître le patrimoine et notamment ses m² (service assurances, service marchés, services techniques, services occupants des locaux) pour assurer une meilleure gestion de leur mission et rendre possible une vrai gestion dynamique du patrimoine
Réflexion en amont Quels objectifs? Connaître le patrimoine et son usage Etre plus performant dans la maintenance Améliorer son état de santé Pouvoir faire une gestion dynamique du patrimoine Quels usages? Inventaire (sites (sites& bâti) bâti) Statut Statut juridique bâtiments Foncier Foncier Plans Plans Occupations & usages usages Ouvrages Equipements Suivi Suivi conso. conso. énergie énergie GMAO GMAO Carnet Carnet de de santé santé
Mise en œuvre Quel processus a été choisi? Pilotage par un chef de projet rattaché à la Direction Générale des Services Choix partagé de la solution : Démonstration des Editeurs à partir d un jeu d essai sur 1,5 jours Démarche participative de l ensemble des futurs utilisateurs (20 interlocuteurs de toutes les directions) Un service dans l organigramme de 3 agents dédiés à la gestion du progiciel Quels ont été les critères de choix du ou des prestataires? Une réponse fonctionnelle aux besoins et ergonomie Comment la solution a été mise en œuvre? Une appropriation du paramétrage par le service en charge du progiciel + chef de projet (5 personnes dont 2 informaticiens)
Mise en œuvre Quelles ont été les difficultés et les points de vigilance que vous avez circonscrits? Traduction du besoin dans le «moule» du progiciel Liaison entre les plans 3D et le progiciel Facility OnLine Interopérabilité entre les différents progiciels (Allplan - Archicad Vizelia) Problème de calcul de surfaces : revêtements muraux, volume de pièces Zones non fermées par des murs Quelle a été l implication des collaborateurs? Très très forte
Mise en œuvre Quels impacts en matière d organisation des compétences? Pratique de dessin en 3D pour l ensemble des agents du bureau d Etudes Normalisation du dessin 3D Pratique de travail en transversale à l organigramme Besoin de devenir expert en langage IFC pour les administrateurs du progiciel Quels ont été les besoins de formation? Formation sur le progiciel Formation sur Archicad Formation sur les IFC (besoin non couvert à ce jour)
Prise de recul Bilan d étape Quelles utilisations? GMAO Uniquement les M² des Groupes Scolaires Connaissance des plans et des m² Connaissance des usages Connaissance des ouvrages (mur, sols, plafonds, fenêtres, portes, etc.) Fiches de renseignements administratives, accessibilité, etc Quelles organisations pour l exploitation des données? L exploitation «utile» des données va démarrer en 2011, toujours sous l impulsion du comité de pilotage toujours sous le pilotage du chef de projet en mode collaboratif avec toutes les directions avec un service dédié au progiciel (de 3 agents + 2 stagiaires)
Prise de recul Bilan d étape Quels sont les processus de mise à jour? En majorité centralisés auprès du service dédié au progiciel Y a-t-il des points bloquants? Dialogue IFC entre Archicad et Facility Online Un retour sur investissement? Il ne peut pas être à aussi court terme Préconisations Quels conseils donneriez vous à ceux qui souhaitent s engager dans une démarche similaire? Impliquer l ensemble des acteurs du projet Forte implication du Bureau d Etudes nécessaire