PREAMBULE Le FIAC est un pèlerinage professionnel international pluridimensionnel qui est une nouvelle donne pour le développement des Etats en voie de développement adossé à des thématiques liées à des filières stratégiques pour la promotion des œuvres artistiques, culturelles et en corollaire pour la promotion des entreprises publiques et privées dans leurs diversités, de la petite à la grande ainsi que des PMI, des PME, et des institutions à vocation économique, sociale et culturelle. Le FIAC se tient tous les ans à la demande et invitation des Etats. Le FIAC est le premier instrument international des arts et culture de stimulation économique, sociale et culturelle de l Afrique Centrale, un point de rencontres et d échanges qui favorisent les partenariats d affaires multiformes sur les marchés nationaux, régionaux et internationaux. Le FIAC est organisé pour l intérêt général, par mandat des autorités du pays d accueil, le Cameroun, à une Fondation Internationale à but non lucratif, Le Haut Commissariat d Intervention Générale (HACIG), de droit Camerounais, qui pilote toutes les activités promotionnelles qui lui sont confiées par les Etats partenaires. Le FIAC recherche des subventions publiques, des mécènes et des sponsorings privés pour élever sans cesse le niveau et surtout l efficacité de la manifestation les plus favorables. La réussite de FIAC tient à l esprit partenaire entre les exposants, l Organisateur et les Autorités concernées. Le présent règlement rappelle les conditions pratiques, notamment celles de la bonne préparation qui par la discipline de chacun conduisent au succès de l ensemble. Bienvenue au FIAC 2016. Dr Etienne NEBOT, Haut Commissaire Général Expert International Pluridisciplinaire, Ambassadeur pour la Paix
REGLEMENT GENERAL D EXPOSITION Art. 1 Organisation 1.1 Le FIAC est organisé par le Conseil Culturel et Scientifique du Haut Commissariat d Intervention Générale mandaté par les Autorités camerounaises. Dans l exercice de son mandat, le Haut Commissariat d Intervention Générale (HACIG) s entoure de partenaires publics et privés. Art. 2 Inscription 2.1 L inscription au FIAC se fera sur des formulaires d inscription mis à la disposition des Exposants par l Organisateur. 2.2 Le formulaire d inscription prend valeur de bon de commande dès l instant où l Organisateur accepte la demande et transmet cette décision à l Exposant sous la forme d une facture. L Exposant s engage ainsi à se conformer au Règlement Général ainsi qu aux directives organisationnelles édictées en cours de préparation et pendant la manifestation. Le Règlement Général est joint aux facturations concernant les stands. 2.3 Stands collectifs Exceptionnellement, l Organisateur peut autoriser la location de stands collectifs. Un stand collectif désignera tout stand occupé par tout groupe ou groupement de représentation (un pays, une association, une filière économique, etc ). La demande d un tel espace, qui peut être faite par e-mail, doit comporter la liste exhaustive des Exposants et des produits à exposer dans ledit stand. Le souscripteur répond du règlement des factures et de la bonne tenue générale de l ensemble du groupe identifié. Art. 3 Admission 3.1. La participation au FIAC est ouverte à toute entreprise ou organisation, locale ou étrangère, publique ou privée, justifiant d une existence légale. 3.2. Les simples revendeurs ne sont pas admis dans l enceinte du Festival, sauf dérogation spéciale. 3.3. L Organisateur est qualifié pour statuer sur l admission des Exposants et des produits à exposer dans les stands. Il se réserve le droit d augmenter ou de diminuer les surfaces retenues en fonction des disponibilités et dans l intérêt général de la manifestation. 3.4. La liste des produits à exposer dans un stand ainsi que les preuves des paiements
effectués selon le calendrier fixé en accord avec l Exposant, sont impératives pour la délivrance d un Bon d Entrée dans le stand. 3.5. La publicité et la promotion se réfèrent à l activité de l Exposant et son existence légale. Elles s exécutent dans l enceinte du stand et ne doivent pas troubler l ordre public. Si elles devraient sortir du stand, elles doivent faire l objet d un contrat et d un accord complémentaires avec l Organisateur. Art 4. Attribution des surfaces et emplacement du stand 4.1 L Organisateur établit, sur la base du calendrier des paiements reçus, un plan de répartition des emplacements. Il se réserve le droit d apporter, dans les limites réalisables, des modifications tant en ce qui concerne les dimensions que les formes des stands, dans la mesure où des contraintes d agencement ou la vue d ensemble l exigent et par ailleurs, en fonction des inscriptions, le droit de procéder à une implantation thématique, géographique ou autre L emplacement du stand attribué est communiqué à l Exposant ; ce travail s effectuant dès la fermeture des inscriptions et des délais de paiement, c est-àdire le 30 Novembre 2015. 4.2 L attribution d un emplacement spécifique ne prend effet que lorsque l Exposant remplit toutes les conditions énumérées dans le Règlement Général. Art 5. Tarif de location et prestations annexes 5.1. Le tarif de location comprend notamment : Un module fixe avec parois réglables ; Un sol en carrelage ou en plancher ; Un éclairage et une prise de 220V ; Un fronton avec le nom de l entreprise ; Un sac-poubelle quotidien et des bacs-poubelles à disposition sur le site ; Une présentation de l Exposant dans le Catalogue Officiel de FIAC 2016 (1/6ème de page); 5.2. L Organisateur donne, sur demande, l adresse des prestataires de services connus pour les travaux d aménagement d un stand et/ou de promotion. L Exposant et le prestataire conviennent entre eux des modalités de collaboration sans engager la responsabilité de l Organisateur. L Exposant peut effectuer lui-même les travaux d aménagement du stand loué. 5.3 Le dossier de participation, avec ses différentes fiches de souscription, permet à l Exposant de souscrire différents produits promotionnels proposés par l Organisateur (insertion dans les publications de FIAC, mobiliers optionnels, moquette, télécommunications, divers visuels sur le site, animations, sponsorings, etc ). Art 6. Finances 6.1. Seul le règlement de l intégralité du montant des factures avant le 30 Novembre 2015
garantit la participation d un Exposant au FIAC et permet d affecter chronologiquement les stands aux Exposants. 6.2. Toute facture émise peut être réglée en totalité ou par tranche. La date du dernier règlement étant la seule considérée dans la priorité d attribution des stands à la fermeture des inscriptions le 30 Novembre 2015. Chaque Exposant est ainsi maître de la chronologie du règlement de ses factures. 6.3. Les retardataires à l inscription (après le 30 Novembre 2015), dans la mesure où ils sont admis, paient avant de disposer, à sa convenance, du stand souscrit. 6.4. En cas de non-paiement de l intégralité de la facture dans les délais fixés, l Organisateur se réserve le droit de disposer, à sa convenance, du stand souscrit. 6.5. Ces dispositions s appliquent aux exposants individuels et laissent place à des conditions particulières pour des espaces réservés par des acteurs ou partenaires intermédiaires publics ou privés. 6.6. Mode de paiement a) Par virement bancaire à l un des comptes de FIAC suivants : A Douala-Cameroun b) Par chèque de banque libellé : «FIAC» ou en espèces, au Secrétariat de l Organisateur à Douala. Tous les prix de FIAC se réfèrent à l Euro pour les modifications de change éventuelles. Art 7. Dossier Technique 7.1. Les renseignements relatifs à l attribution des surfaces, à l aménagement, au montage et démontage et à l utilisation/animation des stands seront adressés à chaque Exposant selon le calendrier d organisation. 7.2. L aménagement des stands débutera le 09 Mars 2016 et devra être achevé, un jour avant l ouverture de la manifestation, le 15 Mars 2016 à 18h00. 7.3. L emballage et l évacuation des marchandises exposées ainsi que le démontage des stands s effectueront dès le lendemain de la clôture, le 27 Mars 2016 à 7h00 et devront être achevés le 28 Mars 2016 à 18h00. 7.4. Les objets destinés à être exposés et présentant un danger d incendie ou d explosion devront spécialement être signalés sur la liste des produits à exposer remise à l Organisateur par l exposant. 7.5. L Exposant a l obligation d animer son stand pendant les heures d ouverture du Festival et d en assurer l ordre et la propreté. 7.6. Toute publicité bruyante est interdite. Toute activité de prospection ou vente doit être circonscrite à l aire du stand occupé, sauf accord complémentaire. Art 8. Annulation 8.1. L Exposant qui souhaite rompre le contrat qui le lie à l Organisateur est tenu de le faire savoir exclusivement par courrier recommandé au plus tard le 26 Novembre 2015.
8.2. La rupture du contrat ne libère pas pour autant l Exposant de ses obligations. Il reste redevable : Du coût des installations commandées et en voie de réalisation. Du coût des publicités commandées. Art 9. Risques et Assurances 9.1. Le service de sécurité de l Organisateur fonctionnera jour et nuit pendant toute la durée de la manifestation. 9.2. Un guichet d assurance sera ouvert avant l évènement. Chaque Exposant pourra y inscrire une assurance couvrant les biens exposés par rapport à leur valeur réelle contre la disparition, la détérioration ou la destruction résultant d un incendie, vol ou toute autre cause accidentelle. 9.3 L Exposant pourra également y souscrire une assurance couvrant les risques liés à sa responsabilité civile. Art 10. Dispositions finales 10.1. L Organisateur se réserve le droit de modifier les dispositions du présent Règlement Général si les circonstances l exigent. 10.2. L Exposant se conformera aux directives provenant de l Organisateur en complément du présent Règlement Général. 10.3. Toute circonstance exogène, et de manière générale, tous cas de force majeure qui viendrait empêcher la manifestation d avoir lieu ou en restreindre l importance, est inopposable à l Organisateur et l Exposant ne pourra prétendre à aucune indemnité. 10.4. Pour toute difficulté qui pourrait naître de l interprétation et de l exécution du présent Règlement Général, la version française fait foi. Les parties acceptent de régler tout litige par la concertation. Si besoin, le litige sera réglé par l arbitrage de trois personnalités désignées par les parties. L Organisateur agira avec l accord et l appui de son mandant officiel. Fait à Douala, Aout 2015 Dr Etienne NEBOT, Haut Commissaire Général Expert International Pluridisciplinaire, Ambassadeur pour la Paix