Logiciel Permanent Plans de prévention Manuel utilisateur Logiciel Permanent V2.0 Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai 2006 1/67
Sommaire I- Avant de commencer------------------------------------- 6 I-1. PRÉAMBULE----------------------------------------------------------------------------------------7 I-2. LEXIQUE --------------------------------------------------------------------------------------------8 I-2.1. Glossaire des termes utilisés pour décrire l application -------------------------------- 8 I-2.1.1. Arborescence --------------------------------------------------------------------------------- 8 I-2.1.2. Barre de navigation horizontale ----------------------------------------------------------- 8 I-2.1.3. Barre de navigation verticale -------------------------------------------------------------- 8 I-2.1.4. Boîte de dialogue ---------------------------------------------------------------------------- 8 I-2.1.5. Bouton d action ------------------------------------------------------------------------------ 8 I-2.1.6. Bouton radio---------------------------------------------------------------------------------- 8 I-2.1.7. Case à cocher -------------------------------------------------------------------------------- 8 I-2.1.8. Icône------------------------------------------------------------------------------------------- 8 I-2.1.9. Lien hypertexte ------------------------------------------------------------------------------ 9 I-2.1.10. Menu déroulant ------------------------------------------------------------------------------ 9 I-2.1.11. Page écran ou écran ------------------------------------------------------------------------ 9 I-2.1.12. Onglet ----------------------------------------------------------------------------------------- 9 I-2.1.13. Symbole --------------------------------------------------------------------------------------- 9 I-2.2. Vocabulaire utilisé dans le logiciel -------------------------------------------------------- 9 I-2.2.1. Plan de prévention -------------------------------------------------------------------------- 9 I-2.2.2. Opération ------------------------------------------------------------------------------------- 9 I-2.2.3. Entreprise utilisatrice---------------------------------------------------------------------- 10 I-2.2.4. Entreprise extérieure ---------------------------------------------------------------------- 10 I-2.2.5. Inspection commune---------------------------------------------------------------------- 10 I-2.2.6. Prestation ----------------------------------------------------------------------------------- 10 I-2.2.7. Situation de travail ------------------------------------------------------------------------ 10 I-2.2.8. Risque de l interférence------------------------------------------------------------------- 10 I-2.2.9. Mesures de prévention-------------------------------------------------------------------- 10 I-2.2.10. Bases de données ------------------------------------------------------------------------- 11 I-2.2.11. Planches de formation -------------------------------------------------------------------- 11 I-2.3. Légende ------------------------------------------------------------------------------------- 11 I-3. PRÉSENTATION DE L AIDE --------------------------------------------------------------------- 12 I-3.1. Manuel--------------------------------------------------------------------------------------- 12 I-3.2. Contacts ------------------------------------------------------------------------------------- 12 I-3.3. Lettres des risques professionnels ------------------------------------------------------ 12 Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai 2006 2/67
II- Prise en main---------------------------------------------- 13 II-1. LES ZONES D AFFICHAGE ÉCRAN ET LES MENUS ---------------------------------------- 14 II-2. DÉMARRAGE ET ARRÊT DE L APPLICATION ----------------------------------------------- 15 II-2.1. Démarrage de l application--------------------------------------------------------------- 15 II-2.1.1. Lancement du Logiciel Permanent ------------------------------------------------------ 15 II-2.1.2. Identification ------------------------------------------------------------------------------- 15 II-2.1.3. Motifs d utilisation ------------------------------------------------------------------------- 15 II-2.2. Arrêt du Logiciel Permanent ------------------------------------------------------------- 16 II-2.3. Mise à jour du logiciel et sauvegarde des données ---------------------------------- 16 II-2.3.1. Mise à jour ---------------------------------------------------------------------------------- 16 II-2.3.2. Sauvegarde/restauration des données saisies ---------------------------------------- 16 II-3. GESTION DES UTILISATEURS---------------------------------------------------------------- 18 II-3.1. Paramétrage des profils utilisateurs ---------------------------------------------------- 18 II-3.2. Les 4 droits d utilisateurs ----------------------------------------------------------------- 19 II-3.2.1. Administrateur (ADMINISTRATION) ---------------------------------------------------- 19 II-3.2.2. Création, modification avec pouvoir (CMAP) ------------------------------------------ 19 II-3.2.3. Création, modification sans pouvoir (CMSP) ------------------------------------------ 19 II-3.2.4. Consultation (CONSULTATION) --------------------------------------------------------- 19 II-4. GESTION DE MON PROFIL-------------------------------------------------------------------- 20 II-5. SÉLECTION DE TEXTES ---------------------------------------------------------------------- 21 II-5.1. À partir de la barre de navigation horizontale ---------------------------------------- 21 II-5.2. À chaque étape de réalisation d un plan de prévention ----------------------------- 21 III- Réaliser un plan de Prévention -------------------------- 22 III-1. BASES DE DONNÉES ------------------------------------------------------------------------- 23 III-1.1. Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures -------------------------------------- 24 III-1.1.1. Paramétrer les entreprises --------------------------------------------------------------- 24 III-1.1.2. Paramétrer les «responsables» -------------------------------------------------------- 25 III-1.2. Base Prestations/Situations/Risques/Mesures----------------------------------------- 25 III-1.2.1. Paramétrer la liste des «Prestations»------------------------------------------------- 25 III-1.2.2. Paramétrer des «Situations» ----------------------------------------------------------- 26 III-1.2.3. Paramétrer des «Risques»-------------------------------------------------------------- 27 III-1.2.4. Paramétrage des «Mesures de prévention» ----------------------------------------- 27 III-1.3. Documents remis -------------------------------------------------------------------------- 28 III-1.4. Organisation du commandement ------------------------------------------------------- 29 III-1.5. Équipements soumis à vérification périodique ou autorisation de conduite------ 30 III-1.6. Postes soumis à habilitation ------------------------------------------------------------- 31 III-1.7. Possibilités d accès aux locaux sociaux------------------------------------------------- 31 III-1.8. Affichages ----------------------------------------------------------------------------------- 32 III-1.9. Sauvegarde de vos bases de données (XML) ----------------------------------------- 33 Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai 2006 3/67
III-1.10. Lier des documents au plan de prévention -------------------------------------------- 34 III-1.10.1. Lier des documents à la base de données ------------------------------------------- 34 III-1.10.2. Lier des documents au plan de prévention courant--------------------------------- 35 III-2. GÉRER LES PLANS DE PRÉVENTION ------------------------------------------------------- 36 III-2.1. Créer un plan de prévention ------------------------------------------------------------- 36 III-2.1.1. Créer un plan de prévention initial. ----------------------------------------------------- 36 III-2.1.2. Créer un avenant au plan de prévention.---------------------------------------------- 36 III-2.2. Copier mes plans de prévention--------------------------------------------------------- 37 III-2.3. Imprimer un plan de prévention -------------------------------------------------------- 38 III-2.3.1. Sélectionner des rubriques à imprimer------------------------------------------------- 39 III-2.3.2. Saisir des renseignements facultatifs--------------------------------------------------- 39 III-2.3.3. Visualiser et imprimer --------------------------------------------------------------------- 40 III-2.3.4. Synthèse des documents liés au plan de prévention -------------------------------- 40 III-3. IDENTIFICATION DU PLAN (ÉTAPE 1)------------------------------------------------------- 41 III-3.1. Numéro du plan---------------------------------------------------------------------------- 41 III-3.1.1. Numéro du plan de prévention initial.-------------------------------------------------- 41 III-3.1.2. Numéro de l avenant. --------------------------------------------------------------------- 41 III-3.2. Lieu de l opération ------------------------------------------------------------------------- 42 III-4. INTERVENANTS (ÉTAPE 2) ------------------------------------------------------------------ 44 III-4.1. Ajouter/modifier une fiche «entreprise» --------------------------------------------- 44 III-4.2. Supprimer une fiche «entreprise»----------------------------------------------------- 45 III-5. OPÉRATION (ÉTAPE 3) ---------------------------------------------------------------------- 46 III-5.1. Entreprises participant à l inspection commune -------------------------------------- 46 III-5.2. Risques et mesures de prévention ------------------------------------------------------ 47 III-5.2.1. Liste de prestations------------------------------------------------------------------------ 47 III-5.2.2. Situations de travail/risques/mesures de prévention -------------------------------- 48 III-5.3. Visite initiale -------------------------------------------------------------------------------- 49 III-6. MANAGEMENT DE LA SÉCURITÉ (ÉTAPE 4)----------------------------------------------- 50 III-6.1. Documents remis aux responsables des entreprises extérieures ------------------ 50 III-6.2. Rapports de vérification des équipements de travail -------------------------------- 51 III-6.3. Autorisations de conduite et habilitations---------------------------------------------- 52 III-6.4. Affichages ----------------------------------------------------------------------------------- 53 III-6.5. Organisation du commandement ------------------------------------------------------- 54 III-6.6. Travailleurs isolés-------------------------------------------------------------------------- 54 III-6.7. Postes à surveillance médicale particulière -------------------------------------------- 55 III-6.8. Locaux sociaux mis à la disposition des entreprises extérieures------------------- 56 III-7. SIGNATURE (ÉTAPE 5)----------------------------------------------------------------------- 58 III-8. SUIVI DE L OPÉRATION (ÉTAPE 6) --------------------------------------------------------- 60 III-8.1. Début des travaux ------------------------------------------------------------------------- 60 III-8.2. Au démarrage des travaux --------------------------------------------------------------- 60 Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai 2006 4/67
III-8.3. Changement dans l effectif d une entreprise ------------------------------------------ 61 III-8.4. Nouvelle entreprise------------------------------------------------------------------------ 62 III-8.5. Observations suite à des remarques, des visites inopinées ou programmées --- 63 III-8.6. Fin des travaux----------------------------------------------------------------------------- 64 III-9. PLANCHES DE FORMATION------------------------------------------------------------------ 66 Logiciel Permanent Plans de prévention v 1.0 mai 2006 5/67
I- Avant de commencer Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 6/67
I-1. Préambule Le Logiciel Permanent Plans de prévention permet d élaborer des plans conformes au décret du 20 février 1992 fixant les prescriptions particulières d hygiène et de sécurité applicables aux travaux effectués dans un établissement par une entreprise extérieure (Voir C. trav., art. R. 237-1 à R. 237-28) tout en optimisant leur réalisation. Au-delà de la stricte réalisation des plans de prévention, ce Logiciel permet d enrichir, de personnaliser et de partager une base de données regroupant : - les entreprises utilisatrices et les entreprises extérieures, - les prestations et les situations de travail, risques et mesures correspondantes, - les documents remis aux entreprises extérieures, - les équipements soumis à vérification ou habilitation de conduite, - les postes soumis à habilitation, - les affichages obligatoires, - les organisations du commandement, - les accès aux locaux sociaux. Le logiciel est composé de plusieurs outils pratiques : - une liste des 15 prestations les plus courantes intégralement pré-remplies, - des liens vers une SÉLECTION DE TEXTES RÉGLEMENTAIRES, - un éditeur de PLANS DE PRÉVENTION sous format Acrobat, - 203 PLANCHES DE FORMATION illustrées sur les risques et mesures de prévention. Le logiciel propose également 4 profils d utilisateurs avec des droits d accès différents (Administrateur, «création, modification avec pouvoir», «création, modification sans pouvoir» et consultation). Il est conseillé de définir certains points dès le départ, en fonction de votre organisation : - la numérotation des plans de prévention, - le nommage des entreprises extérieures et des entreprises utilisatrices, - le nommage des prestations et de leurs composantes, - la répartition des différents profils. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 7/67
I-2. Lexique I-2.1. Glossaire des termes utilisés pour décrire l application I-2.1.1. Arborescence Structure d informations organisées de manière hiérarchique et dont la représentation graphique ressemble à un arbre avec ses branches. I-2.1.2. Barre de navigation horizontale Espace situé en haut de l écran constitué d onglets et de menus déroulants. I-2.1.3. Barre de navigation verticale Espace situé à gauche de l écran constitué de liens hypertextes représentant les étapes et sous-étapes qui conduisent à la réalisation des plans de prévention. I-2.1.4. Boîte de dialogue Fenêtre permettant de dialoguer avec l utilisateur. Une boîte de dialogue peut contenir des champs de saisie, des cases à cocher et des boutons d action. I-2.1.5. Bouton d action Image cliquable en forme de bouton. Un clic sur le bouton lance une action. Par exemple, un clic sur valide les données saisies. I-2.1.6. Bouton radio Petit cercle cliquable permettant de sélectionner une option (et une seule). La sélection d une option ne lance pas l action. Il faut valider ensuite. bouton sélectionné bouton non sélectionné. I-2.1.7. Case à cocher Petit carré cliquable permettant de sélectionner une ou plusieurs options. La sélection d une option ne lance pas l action. Il faut valider son choix ensuite. case cochée case non cochée I-2.1.8. Icône Image symbole qui se comprend intuitivement. Certaines images sont cliquables et lancent des actions. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 8/67
I-2.1.9. Lien hypertexte Pointeur sur une page HTML permettant d accéder par un simple clic à une autre page HTML. Par exemple, les liens des étapes de l évaluation situés dans la barre de navigation verticale. I-2.1.10. Menu déroulant Liste dans laquelle vous pouvez choisir un élément. Pour dérouler le menu proposé : Un clic sur un élément de la liste lance une action. I-2.1.11. Page écran ou écran Une page écran (ou écran) correspond à la partie de document située au centre de l écran, éventuellement consultable par l intermédiaire d un curseur horizontal ou vertical. I-2.1.12. Onglet Forme géométrique de type intercalaire permettant de changer de page au sein d une même action. I-2.1.13. Symbole Caractère spécial donnant une information sur l activation ou le traitement d un lien. I-2.2. Vocabulaire utilisé dans le logiciel I-2.2.1. Plan de prévention Document écrit établi, avant le commencement de l Opération, par l ensemble des chefs d Entreprise utilisatrice et d Entreprises extérieures. Destiné à recenser l ensemble des mesures prises ou prévues à tous les stades de l activité dans l entreprise en vue d éviter ou de diminuer les risques professionnels liés à la coactivité. La réalisation d un plan de prévention est obligatoire dans certains cas (v. SÉLECTION DE TEXTES \ Opérations concernées). Dans tous les cas, le plan de prévention doit être mis à jour lorsque la coordination effectuée pendant l exécution des travaux en fait apparaître la nécessité. I-2.2.2. Opération Il s agit soit d une prestation, soit d un ensemble de prestations de services ou des travaux assurés par une ou des Entreprises extérieures en vue de concourir à un même objectif. Cette opération peut donc faire l objet d un ou plusieurs contrats, et Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 9/67
n est pas soumise à une exigence de «globalité technique» ou à l existence d un seul «donneur d ordre». I-2.2.3. Entreprise utilisatrice Entreprise d accueil où l opération est effectuée par du personnel appartenant à d autres entreprises, lorsque ce personnel n est pas complètement sous sa direction (le travail temporaire est exclu), qu il y ait ou non une relation contractuelle avec les entreprises extérieures intervenantes ou sous-traitantes. L entreprise utilisatrice n est pas obligatoirement propriétaire des lieux, mais peut être «locataire», «exploitante ou gestionnaire». I-2.2.4. Entreprise extérieure Toute entreprise juridiquement indépendante de l entreprise utilisatrice amenée à faire travailler son personnel ponctuellement ou en permanence dans les locaux d une autre entreprise utilisatrice, qu il y ait ou non une relation contractuelle entre l entreprise utilisatrice et cette entreprise. Cette entreprise extérieure peut être une entreprise intervenante ou une entreprise sous-traitante. I-2.2.5. Inspection commune Inspection des lieux de travail, des installations qui s y trouvent et, des matériels éventuellement mis à disposition de la ou, des Entreprises extérieures. Elle est réalisée préalablement à l exécution de l Opération en présence des chefs de l Entreprise utilisatrice et des Entreprises extérieures ; elle est renouvelée en cas de recours à de nouveaux sous-traitants. Au cours de cette inspection, le chef de l Entreprise utilisatrice délimite le secteur de l intervention des Entreprises extérieures, matérialise les zones de ce secteur qui peuvent présenter des dangers pour leur personnel et indique les voies de circulation que pourront emprunter ce personnel, ainsi que les véhicules et engins de toute nature appartenant aux entreprises extérieures. Sont également définies les voies d accès du personnel de ces entreprises aux locaux et installations. I-2.2.6. Prestation Travaux et/ou prestations de services. I-2.2.7. Situation de travail Composante de la Prestation. Les Situations de travail peuvent être normales (Accès ) ou exceptionnelles (Accident ). I-2.2.8. Risque de l interférence Composante de la Situation de travail ; elle permet de lister les risques inhérents à la co-activité. I-2.2.9. Mesures de prévention Composantes du Risque de l interférence, les Mesures de prévention décrivent les mesures envisagées pour réduire, voire supprimer, un risque de l interférence. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 10/67
I-2.2.10. Bases de données Il existe 8 bases de données référentielles qui permettent de vous aider à établir vos plans de prévention. I-2.2.11. Planches de formation Supports pédagogiques illustrés à partir des 15 Situations de travail et accessible à partir de l onglet PLANCHES DE FORMATION. I-2.3. Légende Vous êtes accompagné tout au long de la démarche de réalisation du Plan de prévention : - par l icône six étapes : - par la modification des liens de la barre de navigation verticale : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 11/67
I-3. Présentation de l aide Votre Logiciel Permanent contient une aide en ligne accessible dans la barre de navigation horizontale. I-3.1. Manuel Ce manuel vous guide dans l utilisation du logiciel et vous apporte des informations qualitatives et des conseils afin de réaliser vos plans de prévention de manière efficiente. Les informations indispensables à une bonne compréhension du logiciel sont marquées par des icônes d avertissement. Les conseils d utilisation du logiciel et d élaboration des plans de prévention sont mentionnés par des encadrés. I-3.2. Contacts L écran «Contacts» indique les coordonnées de nos services : Relations clientèle et Support technique. I-3.3. Lettres des risques professionnels Les lettres trimestrielles d actualité des risques professionnels, communes aux produits : Evaluation des risques et plans de prévention, vous informent : - des retours d expérience des acteurs de l évaluation et de la prévention des risques, - des évolutions fonctionnelles des logiciels, - de l actualité juridique des risques professionnels. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 12/67
II- Prise en main Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 13/67
II-1. Les zones d affichage écran et les menus Les différentes zones et menus de l écran sont décrites ci-dessous : Cette zone comporte 3 onglets : - «Sélection de textes» donne accès à la sélection de textes réglementaires sur les plans de prévention. - «Gestion de mon profil» permet d accéder à la gestion de votre profil. - «Gestion des utilisateurs» permet d accéder à la gestion des droits des différents profils d utilisateurs. Cette zone comporte 3 onglets : - «Plans de prévention» donne accès à la liste des plans de préventions que vous avez réalisés. - «Bases de données» permet d accéder à vos bases de données, ainsi qu aux fonctionnalités d import et d export de ces bases. - «Planches de formation» permet d accéder à l écran de sélection et d impression des planches de formation dessinées. Barre de navigation verticale. Pour réaliser un plan de prévention, suivez les 6 étapes. Pour passer d une étape à l autre cliquez sur les menus en accordéon de ces étapes puis sur les liens hypertextes de cette barre de navigation. Si cette barre ne s affiche pas dans son intégralité, cela peut être dû à l ouverture par défaut de barres d outils de votre navigateur Internet. Pour résoudre ce problème et afficher l application en plein écran, il est conseillé de les masquer puis de Cliquez sur F 11. Vous pouvez remplir votre plan de prévention dans l ordre que vous voulez. Suivre les étapes chronologiques vous permet d éviter d oublier de traiter l un des points. Le chemin contextuel vous rappelle où vous vous trouvez. Zone de saisie ou de consultation : zone principale de l écran où s affichent la réalisation de votre plan et la consultation des documents générés. Le menu déroulant «Aide» Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 14/67
II-2. Démarrage et arrêt de l application II-2.1. Démarrage de l application II-2.1.1. Lancement du Logiciel Permanent Lors de la première utilisation, il est conseillé de vous reporter au manuel d installation. Pour les utilisations ultérieures, selon votre installation, cliquez sur l icône du bureau ou bien, à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur, en accédant au dossier des produits des Editions Législatives. II-2.1.2. Identification Saisir votre login, le mot de passe correspondant et cliquez sur «Valider». Seuls les utilisateurs de droit «Administrateur» pourront se connecter lors d une première utilisation, ce sont eux qui géreront ensuite les «login», mots de passe et profils des autres utilisateurs (cf. II-3.1 - Paramétrage des profils utilisateurs). II-2.1.3. Motifs d utilisation Les droits associés au motif d utilisation sélectionné sont activés (cf. II-3.2. -Les 4 droits d utilisateurs). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 15/67
II-2.2. Arrêt du Logiciel Permanent Pour sortir de l application, il vous suffit de fermer votre navigateur. II-2.3. données Mise à jour du logiciel et sauvegarde des II-2.3.1. Mise à jour Vous recevrez une fois par an un CD-Rom de mise à jour du logiciel. La mise à jour pourra comporter plusieurs éléments : - actualisation de la SÉLECTION DE TEXTES, - mise à jour de certaines données de la base de données, - évolution et création de fonctionnalités Les mises à jour et les fonctionnalités du Logiciel Plans de prévention seront présentées et détaillées dans la lettre trimestrielle d actualité contenue dans votre abonnement. II-2.3.2. Sauvegarde/restauration des données saisies Vous avez la possibilité de sauvegarder l ensemble des données du logiciel, à savoir vos plans de prévention, ainsi que la base de données référentielles. Cette fonction de sauvegarde vous permet de restaurer l ensemble des vos données suite à une altération du système ou du disque dur sur lequel est installé le Logiciel Permanent. Pour cela, utiliser le module de Back Up accessible à partir du «Menu démarrer» de votre ordinateur. Cliquez sur «Programmes», accédez à votre dossier des produits des Editions Législatives, puis sélectionnez l outil de diagnostic. Cliquez sur l onglet «Sauvegarder/restauration» et sélectionner «Logiciel Permanent». - Pour sauvegarder, cliquer sur «Sauvegarder», - Pour restaurer, cliquer sur «Restaurer». Une fenêtre s ouvre et vous permet d aller chercher votre sauvegarde dans vos dossiers. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 16/67
Avant de lancer l installation d une nouvelle version de votre logiciel, pensez à sauvegarder vos données et à ne pas désinstaller la version en cours avant la fin de l installation de votre mise à jour. Cette fonction de sauvegarde globale ne doit pas être confondue avec la sauvegarde des seules bases de données référentielles qui peuvent être effectuées dans les conditions prévues au III-1.9 - Sauvegarde de vos bases de données (XML). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 17/67
II-3. Gestion des utilisateurs Deux onglets situés en haut à droite de l écran dans la barre horizontale de navigation, permettent de gérer votre profil et celui des autres utilisateurs. II-3.1. Paramétrage des profils utilisateurs Pour accéder à la liste des utilisateurs du logiciel, cliquez sur l onglet «Gestion des utilisateurs». Créer un nouvel utilisateur : cliquez sur le lien «Nouvel utilisateur». Les informations relatives à l utilisateur peuvent être modifiées à tout moment par l administrateur et par l intéressé lui-même. En revanche, seul l administrateur peut définir les «Droits» (cf. II-3.1 - Paramétrage des profils utilisateurs, ci-après). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 18/67
Modifier/supprimer la fiche d un utilisateur : cliquez sur le «login» de l utilisateur. Les champs sont ouverts à la saisie pour modification et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche courante. II-3.2. Les 4 droits d utilisateurs II-3.2.1. Administrateur (ADMINISTRATION) Ce droit permet de modifier les bases de données, de créer, modifier et imprimer des plans de prévention, imprimer des planches de formation, ainsi que de définir les autres utilisateurs du Logiciel Permanent (ex. dirigeant, responsable de sécurité, responsable informatique ). II-3.2.2. Création, modification avec pouvoir (CMAP) Ce droit permet de modifier les bases de données, de créer, modifier et imprimer les plans de prévention ainsi que d imprimer les planches de formation (ex. responsable ou technicien de sécurité). II-3.2.3. Création, modification sans pouvoir (CMSP) Ce droit permet seulement de créer, modifier et imprimer les plans de prévention ainsi que d imprimer les planches de formation (ex. correspondants «sécurité», responsable des services généraux ou tout autre utilisateur interne d entreprises extérieures ). Ce profil permet de réaliser des plans de prévention en utilisant les bases de données référentielles sans pouvoir les modifier. Il permet donc, moyennant une formation rapide, de faire réaliser des plans de prévention directement par les personnes qui utilisent des entreprises extérieures au sein de vos entreprises. II-3.2.4. Consultation (CONSULTATION) Ces droits permettent de consulter et imprimer les plans de prévention et les planches de formation (ex. CHSCT, responsables des entreprises extérieures ). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 19/67
II-4. Gestion de mon profil L onglet «Gestion de mon profil» permet de gérer en autonomie vos nom, numéro de téléphone, fonction, «login» et mot de passe ; ces informations sont ouvertes à la saisie. Il faut en revanche cliquer sur le lien «Modification de mon mot de passe» pour modifier votre mot de passe. De plus, votre groupe d appartenance en terme de droit d utilisateur (Administration, CMAP, CMSP, Consultation) est défini par l administrateur. La date et le motif de la connexion sont également indiqués. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 20/67
II-5. Sélection de textes Nous attirons votre attention sur le fait que la sélection de textes du Logiciel est non exhaustive par définition. Les textes sont accessibles de deux façons. II-5.1. À partir de la barre de navigation horizontale La sélection est ventilée dans les trois onglets suivants : Opérations concernées : contient les textes qui définissent les opérations concernées par les plans de prévention ; Règles générales : contient les textes qui fixent les règles générales applicables aux plans de prévention ; Règles spécifiques : contient les textes qui fixent les règles spécifiques : - Aux opérations de chargement et de déchargement effectuées par une entreprise extérieure pour tout secteur d activité ; - Au secteur construction et réparation navale ; - Au secteur agricole. II-5.2. À chaque étape de réalisation d un plan de prévention Une sélection de textes très ciblée est également accessible en cours d étape de réalisation des plans de prévention. Il vous suffit de cliquer sur son lien. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 21/67
III- Réaliser un plan de Prévention Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 22/67
III-1. Bases de données Lors de la construction de vos plans de prévention, vous pouvez saisir des informations spécifiques au plan en cours. Mais afin de vous faciliter la démarche, certains champs peuvent être complétés grâce au menu déroulant des Bases de données référentielles. Les éléments de ces bases sont les suivants ; pour les adapter à votre réalité terrain, cliquer sur le lien correspondant. Les paragraphes qui suivent vous montrent comment adapter ces bases de données, déjà complétées par les Éditions Législatives. Elles doivent «coller» au maximum à la réalité de votre entreprise. Les informations qu elles contiennent par défaut ne sont là que pour vous aider à structurer votre démarche. N hésitez donc pas à supprimer, modifier nos informations pour ajouter celles qui sont propres à votre entreprise. NB : Dans tous les cas, les modifications que vous apportez aux bases de données proposées par les Éditions Législatives sont irréversibles ; c est pourquoi il est conseillé, avant toute intervention dans celles-ci, d en faire une sauvegarde en utilisant la fonction d export XML (cf. III-1.9 - Sauvegarde de vos bases de données (XML). Si certaines informations sont très spécifiques à un plan de prévention et ne seront pas réutilisées, il est alors préférable de modifier ces informations directement dans le plan de prévention plutôt que d alourdir les bases de données. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 23/67
III-1.1. Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures Cette base de données permet de stocker des informations sur les Entreprises utilisatrices et extérieures (III-1.1.), ainsi que sur leur(s) responsable(s) (III-1.2.). III-1.1.1. Paramétrer les entreprises Les entreprises utilisatrices et les entreprises extérieures sont volontairement rattachées à la même base de données car une entreprise utilisatrice peut devenir une entreprise extérieure au sein d un même groupe et réciproquement. Ajouter une entreprise : Cliquez sur le lien «Ajouter une entreprise». La fiche «entreprise» permet de renseigner les champs ci-dessous (l astérisque indique que l information est obligatoire). Modifier une fiche «entreprise» : Cliquez sur son intitulé, les champs de la fiche sont ouverts à la saisie. Supprimer une fiche «entreprise» : Cliquez sur le bouton «Supprimer». Les fiches se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 24/67
III-1.1.2. Paramétrer les «responsables» En bas de la fiche «Entreprise», un lien «Ajouter un responsable» (v. illustration précédente), permet de créer autant de responsables que nécessaire. Ajouter un Responsable : Cliquez sur le lien «Ajouter un responsable». La fiche «Responsable» permet de renseigner les champs ci-dessous (l astérisque indique que l information est obligatoire). Modifier une fiche «Responsable» : Cliquez sur le nom d un «responsable», les champs de sa fiche sont ouverts à la saisie. Supprimer une fiche «Responsable» : Cliquez sur le bouton «Supprimer». Les fiches «Responsable» permettent de stocker les noms des responsables. Cependant, de manière marginale il est possible d y intégrer d autres personnes (bénéficiaires d autorisation ou d habilitation, travailleurs isolés, faisant l objet d une surveillance médicale spéciale ou signataire du plan de prévention). Mais attention de ne pas encombrer votre base de données des «responsables». III-1.2. Base Prestations/Situations/Risques/Mesures Cette base de données permet d accéder successivement aux Prestations, aux Situations de travail, aux Risques de l interférence et aux Mesures de prévention. III-1.2.1. Paramétrer la liste des «Prestations» Des fonctions permettent de modifier, ajouter, copier ou supprimer des prestations. Ajouter/copier une prestation Ajouter : Cliquez sur «Ajouter une prestation». L écran reproduit ci-après permet de créer autant de prestations que nécessaire. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 25/67
Copier : cliquez sur le lien «Copier». L écran reproduit ci-après permet de modifier l intitulé de la prestation. Modifier/supprimer une prestation Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : Cliquez sur l élément à modifier, les champs de la fiche sont ouverts à la saisie. Supprimer la «Prestation» courante : Cliquez sur le bouton «Supprimer». Les prestations se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise) où une même prestation peut présenter une arborescence «Situations de travail/risques/mesures de prévention» différente suivant les sites. III-1.2.2. Paramétrer des «Situations» Des fonctions vous permettent d ajouter, modifier ou supprimer des situations à partir de l écran «Prestations». Ajouter une situation Cliquez sur le lien «Ajouter une situation» en bas de l écran «Prestations». Modifier/supprimer une situation Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 26/67
Modifier : L intitulé de la situation est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer la «Situation» courante : Cliquez sur le bouton «Supprimer». III-1.2.3. Paramétrer des «Risques» Des fonctions vous permettent d ajouter, modifier ou supprimer des risques liés à l interférence entre plusieurs activités à partir de l écran «Situation». Ajouter un risque Cliquez sur le lien «Ajouter un risque» en bas de l écran de la «Situation». Modifier/supprimer un risque Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : L intitulé du risque est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer le «Risque» courant : Cliquez sur «Supprimer». III-1.2.4. Paramétrage des «Mesures de prévention» Des fonctions permettent d ajouter, modifier ou supprimer des mesures de prévention, à partir de l écran «Risque». Ajouter une mesure de prévention Cliquez sur «Ajouter une mesure» en bas de l écran du «Risque». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 27/67
Modifier/supprimer une mesure de pr évention Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : L intitulé de la mesure est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer la «Mesure» courante : Cliquez sur «Supprimer». III-1.3. Documents remis Des fonctions permettent d ajouter, de modifier ou de supprimer un document remis. Ajouter un document Cliquez sur le lien «Ajouter un document». Modifier/supprimer un document Cliquez sur son intitulé. L écran reproduit ci-après s affiche : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 28/67
Modifier : L intitulé du «document» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer le «document» courant : Cliquez sur «Supprimer». Les documents se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). III-1.4. Organisation du commandement Des fonctions permettent d ajouter, modifier ou de supprimer un détail de l organisation du commandement. Ajouter une «organisation du commandement» Cliquez sur le lien «Ajouter une organisation». Modifier/supprimer une «organisation du commandement» Cliquez sur l élément à modifier/supprimer, l écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : Le texte de «l organisation» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer «l organisation» courante : Cliquez sur «Supprimer». Les fiches d organisation de commandement se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 29/67
III-1.5. Équipements soumis à vérification périodique ou autorisation de conduite Des fonctions vous permettent d ajouter ou de supprimer des équipements soumis à vérification périodique ou à autorisation de conduite, voire d en modifier la liste. Ajouter un «équipement soumis à vérification» Cliquez sur «Ajouter un équipement». L écran reproduit ci-après permet de saisir le nom de «l équipement» et sa fréquence de vérification. Modifier/supprimer un «équipement soumis à vérification» Cliquez sur l élément à modifier/supprimer, l écran reproduit ci-après s affiche : Modifier : l intitulé de «l équipement» ainsi que sa fréquence de vérification sont ouverts à la saisie pour modification. Supprimer «l équipement» courant : Cliquez sur «Supprimer». Les fiches d équipements se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 30/67
III-1.6. Postes soumis à habilitation Des fonctions permettent de compléter la liste des «postes soumis à habilitation», voire d en supprimer des composantes. Ajouter un «poste soumis à habilitation» Cliquez sur le lien «Ajouter un poste». Modifier/supprimer un «poste soumis à habilitation» Cliquez sur l intitulé du «poste» à modifier/supprimer. Modifier : L intitulé du «poste» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer le «Poste» courant : Cliquez sur «Supprimer». Les fiches de Postes se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). III-1.7. Possibilités d accès aux locaux sociaux Des fonctions vous permettent de modifier, de compléter la liste des «possibilités d accès aux locaux sociaux», voire de supprimer des possibilités. Ajouter une «possibilité d accès» Cliquez sur le lien «Ajouter un type d accès aux locaux sociaux». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 31/67
Modifier/supprimer un «poste soumis à habilitation» Cliquez sur l intitulé de la «possibilité d accès» à modifier/supprimer. Modifier : L intitulé de la «possibilité d accès» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer «une possibilité d accès» courante : Cliquez sur «Supprimer». III-1.8. Affichages Des fonctions permettent de compléter la liste des types «d affichages», voire d en supprimer des composantes. Ajouter un «affichage» Cliquez sur le lien «Ajouter un affichage». L écran reproduit ci-après permet de saisir des informations concernant l affichage. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 32/67
Les types d affichages se classent automatiquement par ordre alphabétique ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site qui l utilise). Modifier/supprimer un «affichage» Cliquez sur l intitulé de «l affichage» à modifier/supprimer. Modifier : L intitulé de «l affichage» est ouvert à la saisie pour modification. Supprimer un «affichage» courant : Cliquez sur «Supprimer». Il peut également être intéressant d enregistrer, dans la base de données référentielle, les informations affichées, elles-mêmes (adresses des CHSCT, lieu de l infirmerie, médecin du travail) afin de les faire figurer dans les plans de prévention. III-1.9. Sauvegarde de vos bases de données (XML) Les modifications effectuées dans vos bases de données sont irréversibles ; néanmoins, vous pouvez les sauvegarder en utilisant la fonction d export XML et les restaurer en cas de besoin. Cette fonction est accessible à partir des bases de données. Cette fonctionnalité est réservée à l administrateur et aux utilisateurs ayant le profil CMAP (Création, modification avec pouvoir) Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 33/67
Cette fonction de sauvegarde des bases de données vient en complément de la fonction de sauvegarde des données de l ensemble du Logiciel (cf. II-2.3.2 - Sauvegarde/restauration des données saisies). Pour sauvegarder : Export XML Cliquez sur le lien «Export XML», une fenêtre de téléchargement s ouvre et vous permet d ouvrir le fichier ou bien de l enregistrer sur votre disque. Optez plutôt pour l enregistrement. Le fichier sera stocké au format XML. Il est recommandé de ne pas modifier l archive et de la stocker directement sur une espace et de la nommer de manière à pouvoir la retrouver facilement (date, etc.). Un problème, indépendant de notre volonté, survient parfois lors de la sauvegarde : Internet Explorer enregistre le contenu HTML au lieu du document actif. Microsoft propose des solutions à l adresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/281119 Pour restaure r : Import XML Cliquez sur le lien «Import XML», puis cliquez sur «Parcourir» afin d accéder à l archive à restaurer, puis cliquez sur «Ouvrir», puis enfin cliquez sur «Valider». Attention, en restaurant des données anciennes, vous perdrez toutes les données saisies depuis votre dernier export XML. III-1.10. Lier des documents au plan de prévention Des documents de type fichier texte, tableur ou photo peuvent être joints aux différents éléments composant les bases de données et dans les différentes rubriques permettant de réaliser le plan de prévention. III-1.10.1. Lier des documents à la base de données Dans la base de données, vous avez la possibilité de lier des documents au sein des rubriques suivantes : - Entreprise utilisatrice et Entreprises extérieures, - Documents remis, - Equipements soumis à vérification périodique ou autorisation de conduite, - Postes soumis à habilitation, - Affichage. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 34/67
Pour lier un document Cliquez sur le bouton «Parcourir», Sélectionnez le document que vous souhaitez lier et cliquez sur le bouton «Valider». Pour supprimer un document lié Cliquez sur le lien supprimer, situé en face du document lié. III-1.10.2. Lier des documents au plan de prévention courant Au sein du plan de prévention, il est possible de lier des documents au sein des rubriques suivantes : - Etape 1\Identification du plan\lieu de l opération\nature de l opération, - Etape 2\Intervenants\Entreprises extérieures, - Etape 3\Opération\Inspection commune, - Etape 4\Management de la sécurité\documents remis, - Etape 4\Management de la sécurité\rapports de vérification, - Etape 4\Management de la sécurité\autorisations, - Etape 4\Management de la sécurité\affichage, - Etape 4\Management de la sécurité\travailleurs isolés, - Etape 4\Management de la sécurité\surveillance médicale, - Etape 6\Suivi de l opération\début des travaux - Etape 6\Suivi de l opération\observation, - Etape 6\Suivi de l opération\fin des travaux. Les documents liés aux éléments de la base de données seront intégrés au plan de prévention lorsque ces derniers seront sélectionnés dans le plan de prévention. Pour lier un documen t Cliquez sur le bouton «Parcourir», en face du libellé «Fichier joint». Sélectionnez le document que vous souhaitez lier et cliquez sur le bouton «Valider». Pour supprimer un document lié Cliquez sur le lien supprimer, situé en face du document. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 35/67
III-2. Gérer les plans de prévention Pour accéder à la liste de vos plans de prévention, Cliquez sur l onglet «Plans de prévention» de la barre horizontale de navigation. L écran ci-contre apparaît : III-2.1. Créer un plan de prévention III-2.1.1. Créer un plan de prévention initial. Cliquez sur le lien «Créer un nouveau plan de prévention». Pour plus de détail, cf. III-3 - Identification du plan (Étape 1). III-2.1.2. Créer un avenant au plan de prévention. Pour gérer les événements nécessitant une mise à jour du plan de prévention, vous avez deux possibilités : - soit apporter les modifications dans le plan de prévention en cliquant sur les rubriques dont les champs sont modifiables en permanence (cf.iii-3 et s.) - soit créer un avenant qui ne reprendra que les ajouts ou suppressions apportées au plan initial. La création de l avenant ne sera possible que lorsque vous aurez édité une version terminée de votre plan de prévention initiale (cf. III-2.3 - Imprimer un plan de prévention) Pour créer un avenant : Cliquez sur «Créer un avenant» situé : - en haut de la barre verticale gauche Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 36/67
- sous chaque «Numéro» du plan (1) Les avenants créés se positionnent dans la «Liste des plans de prévention» sous le numéro du plan de prévention initial auquel ils sont rattachés (2). Le Pdf du plan de prévention initial et des avenants terminés est consultable en cliquant sur l icône positionnée en face de chacun d eux (3). Pour supprimer le plan de prévention initial et tous ces avenants : Cliquez sur l icône correspondante (4). Pour supprimer le dernier avenant : Cliquez sur l icône correspondante (5) L avenant ne reprend pas le plan de prévention initial, mais ne contient que ce qui a été modifié, à savoir les ajouts ou suppression de données. III-2.2. Copier mes plans de prévention Cliquez sur le lien «Copier» du plan correspondant. Un message d alerte vous demande de confirmer la copie. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 37/67
La fonction «copier» permet la copie intégrale des données du plan, à l exception de sa date qui devient la date du jour, ainsi que son numéro auquel on ajoute les mots «Copie de». Le plan numéro «1.01» devient le plan numéro «Copie de 1.01». Lorsque le plan de prévention contient des avenants, la fonction «copier» permet de copier le plan dans sa version consolidée. Le plan est ainsi mis à jour des modifications apportées par les avenants. III-2.3. Imprimer un plan de prévention Le lien «Impression», imprime le plan de prévention courant (son titre apparaît en orange haut de la barre verticale gauche). Cliquez sur «* Impression du plan». - Si vous n avez pas terminé votre plan de prévention : Cliquez sur «En cours» - Si vous avez terminé votre plan de prévention : Cliquez sur «Terminé». Toutes les modifications ultérieures devront faire l objet d un avenant. - Pour obtenir la version consolidée contenant les modifications apportées par les avenants : Cliquez sur «Consolidation» Dans tous les cas, une page apparaît proposant 3 choses : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 38/67
III-2.3.1. Sélectionner des rubriques à imprimer La liste des rubriques qui regroupent l ensemble des données saisies au cours des 6 étapes de réalisation du plan de prévention ou de l avenant. Numéro du plan Entreprise utilisatrice Entreprises extérieures Inspection commune Risques et mesures de prévention Documents remis Rapports de vérification Autorisations Affichage Organisation Travailleurs isolés Surveillance médicale Locaux sociaux Signataires Début des travaux Au démarrage Changement d effectif Nouvelle entreprise Observations Fin des travaux Les rubriques ne contenant aucune information ne seront pas imprimées. Il n est donc pas nécessaire de les décocher. En revanche, toutes les informations saisies et intégrées dans le plan de prévention seront reprises et imprimées. Si vous souhaitez ne pas imprimer les rubriques incomplètes, décochez les cases correspondantes. Lors de l impression d un avenant, seules les rubriques ayant fait l objet d ajouts ou de suppressions pourront être imprimées. III-2.3.2. Saisir des renseignements facultatifs En bas de la liste des 21 rubriques, vous avez la possibilité d enrichir le plan de prévention d informations facultatives, à savoir d insérer le logo (format GIF ou JPEG), le titre du plan de prévention, le nom de l émetteur et la référence du plan. Par défaut, le nom de l émetteur sera celui de l utilisateur logué lors de la création du plan de prévention initial. Vous pouvez le modifier en sélectionnant, dans le menu déroulant, un autre nom d utilisateur. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 39/67
III-2.3.3. Visualiser et imprimer Le bouton «Visualiser et Imprimer» permet de générer le fichier pdf du plan de prévention. Lorsque vous générez des plans de prévention, il est recommandé de sauvegarder les fichiers sur votre serveur ou disque dur afin de les figer. Mettez au point une procédure de nommage incluant par exemple le nom, la référence, le lieu et/ou la date du plan de prévention ; vous les retrouverez ainsi plus facilement. III-2.3.4. Synthèse des documents liés au plan de prévention Tous les documents que vous avez liés aux rubriques de votre plan de prévention (cf. III-1.10 - Lier des documents au plan de prévention) sont regroupés, dans un espace unique, au sein de la rubrique «Impression». Pour accéder à cet espace, cliquez sur «Fichiers joints». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 40/67
III-3. Identification du plan (Étape 1) La 1 e étape de l élaboration d un plan de prévention consiste à l identifier. Pour cela, vous devez successivement le numéroter et décrire le lieu de l opération à partir des liens décrits ci-après. III-3.1. Numéro du plan III-3.1.1. Numéro du plan de prévention initial. La page «Numéro du plan» permet de numéroter, dater et joindre des commentaires au plan de prévention courant. Les plans de prévention se classent automatiquement par ordre rétro-chronologique (ordre de création) ; une règle de nommage bien pensée permet de les retrouver plus facilement, surtout dans le cas d une utilisation en multisite (nom intégrant un code en référence au site pour lequel il a été créé, suivi de versions intégrant type 1.01 ; 1.02, etc.). III-3.1.2. Numéro de l avenant. La page «Numéro de l avenant» permet de numéroter, dater et joindre des commentaires à l avenant. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 41/67
Les avenants se classent automatiquement par ordre chronologique (ordre de création). Par défaut, la date de l avenant est la date du plan de prévention initial. III-3.2. Lieu de l opération La page «Lieu de l opération» permet de saisir les informations relatives à l entreprise utilisatrice, au délégué, à la nature de l opération et aux secteurs concernés. Les champs marqués d un astérisque orange sont obligatoires. Afin de vous faciliter la saisie des informations, deux bases de données sont accessibles : la «base des entreprises» et celle des responsables (cf. III-1.1 - Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures). Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 42/67
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III-4. Intervenants (Étape 2) La 2 nd étape de l élaboration de votre plan de prévention consiste dans l identification de l ensemble des intervenants (Entreprises extérieures), à partir du lien ci-après. Il s agit de lister les intervenants extérieurs qui réalisent une prestation, ou un ensemble de prestations de services ou des travaux en vue de concourir à un même objectif. Des fonctionnalités permettent de visualiser la liste des intervenants extérieurs sur une même opération, d ajouter une fiche entreprise, de la modifier ou de la supprimer. III-4.1. Ajouter/modifier une fiche «entreprise» Créer une entreprise extérieure : Cliquez sur le lien «Entreprise extérieure» dans le menu. L écran reproduit ci-après vous permet de visualiser la liste des entreprises extérieures déjà rattachées au plan de prévention courant et d en ajouter. Il est conseillé d utiliser les Bases de données afin de créer les fiches entreprises et de leurs responsables (cf. III-1.1 - Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures), ainsi que les prestations (cf. III-1.2.1 - Paramétrer la liste des «Prestations») ; vous éviterez ainsi de les saisir de nouveau dans d autres plans de prévention. Si vous avez des informations spécifiques à l opération à modifier ou ajouter : vous pouvez toujours le faire en modifiant dans la fiche, les données pré-saisies ou bien les préciser dans les champs «commentaire» ou «sous-traitance». Ajouter une prestation : Cliquez sur «Ajouter une prestation» en bas de la fiche «Entreprises extérieures». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 44/67
Modifier/supprimer une fiche «Entreprises extérieures» : Cliquez sur son intitulé. Tous les champs sont ouverts à la saisie. De même, pour modifier une «prestation», cliquez sur son intitulé. Pour supprimer la prestation courante, cliquez sur le bouton «Supprimer». Pour mettre à jour une fiche suite à une mise à jour de la base de données, Cliquez sur le menu déroulant «Base des» et sélectionner le nom correspondant. Les champs se mettent à jour. III-4.2. Supprimer une fiche «entreprise» Pour supprimer une entreprise extérieure de la liste des entreprises : Cliquez sur son intitulé et aller en bas de la fiche de l entreprise et cliquez sur le bouton «Supprimer». Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 45/67
III-5. Opération (Étape 3) Cette 3 e étape permet : - de décrire l opération qui fait l objet du plan de prévention ; - de préparer l inspection commune. NB : «Opération» (c f. définition,i-2.2.2). III-5.1. Entreprises participant à l inspection commune Cette sous-étape permet d établir/de visualiser la liste des participants à l inspection commune. Pour y accéder cliquez sur le lien «Inspection commune» dans le menu. Ajouter une entreprise : Cliquez sur «Ajouter une entreprise» et renseignez les champs suivants : nom de l entreprise, ses représentants et fonctions, la date de l inspection commune et la date d envoi des documents aux entreprises conviées à la réunion d inspection. Modifier/supprimer une fiche «Entreprises extérieures» : Cliquez sur son intitulé. Tous les champs sont ouverts à la modification. Les données concernant les entreprises sont importées dans le plan de prévention au moment où on les sélectionne. En cas de modification dans la base de données, il est nécessaire, pour qu elles soient prises en compte, de sélectionner de nouveau l entreprise concernée au niveau du plan de prévention. Supprimer «l entreprise» courante : Cliquez sur «Supprimer» en bas de la fiche. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 46/67
Vous pouvez accéder à un modèle de courrier informant les CHSCT de l entreprise extérieure ou des entreprises utilisatrices, de la date d inspection commune des lieux de travail, préalablement à l exécution d une opération. Accéder au modèle de courrier : Cliquez sur le bouton «Modèle de courrier». Vous pouvez modifier ce modèle, l enregistrer sur votre disque dure, et le lier en «Fichier joint» afin de conserver les modifications apportées. III-5.2. Risques et mesures de prévention Cette sous-étape permet de construire un inventaire des risques et de leurs mesures de prévention, à partir de la liste de prestations et des situations de travail qu elles impliquent. Cette liste, proposée par les Éditions Législatives, peut à tout moment être adaptée à partir de l onglet «Bases de données» (cf. III-1.2 - Base Prestations/Situations/Risques/Mesures). III-5.2.1. Liste de prestations Cliquez sur «Risques et mesures de prévention», l écran reproduit ci-après apparaît : Sélectionner des Prestations : Cochez les cases des prestations concernant l Opération courante (cf. définition I-2.2.2 - Opération et I-2.2.6 - Prestation). Ajouter/modifier/supprimer une Prestation : Ces opérations s effectuent à partir des Bases de données (cf. III-1.2 - Base Prestations/Situations/Risques/Mesures). Les ajouts de prestations dans la base de données référentielles ne s appliquent pas directement dans les plans de prévention déjà créés : pour les impacter sur le plan en cours, cliquez sur le bouton «vérification de nouvelle prestation». Les modifications apportées au niveau du plan de prévention courant n impactent jamais la Base de données référentielle. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 47/67
III-5.2.2. Situations de travail/risques/mesures de prévention Cliquez sur «Risques et mesures de prévention», puis sur l intitulé d une Prestation, l écran synoptique suivant apparaît. Il permet de paramétrer les mesures de prévention associées, au regard des situations de travail et de leurs risques d interférence. Pour effectuer ces opérations, cliquez sur «Modifier la prestation» en bas de l écran de l Opération. Paramétrer les «Mesures de prévention» type : Cochez les cases correspondantes aux «Risques de l interférence» et sélectionner le responsable de l entreprise dans le menu déroulant, s il a été préalablement saisi dans la base de données, ou bien le saisir librement dans le champ «Responsable». Ajouter/modifier une «Situation de travail», un «Risque de l interférence» et une «Mesure de pr évention» : Ces opérations s effectuent dans les mêmes conditions que dans la base de données : Pour ajouter/modifier/supprimer des Situations de travail (cf. III-1.2.2 - Paramétrer des «Situations»), Pour ajouter/modifier/supprimer des Risques de l interférence (cf. III-1.2.3 - III-1.2.3), Pour ajouter/modifier/supprimer des Mesures de prévention (cf. III-1.2.4 - Paramétrage des «Mesures de prévention»). Les ajouts/modifications de la Base de données référentielle ne s appliquent pas directement dans les plans de prévention déjà créés : pour les impacter sur le plan en cours, cliquez sur le bouton «Mettre à jour à partir de la base». Attention, cette fonctionnalité efface toutes les modifications que vous auriez pu effectuer auparavant dans la prestation en cours. Les modifications apportées au niveau du plan de prévention courant n impactent pas la Base de données référentielle. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 48/67
III-5.3. Visite initiale Cette sous-étape permet d éditer le document d évaluation au format pdf. Ce document sera utilisé lors de l inspection commune qui réunit, sur le lieu de l opération, l entreprise utilisatrice et les entreprises extérieures. N hésitez pas à en faire une sauvegarde sur votre serveur ou disque dur. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 49/67
III-6. Management de la sécurité (Étape 4) Cette 4 e étape permet de balayer, pour le plan de prévention courant et en préalable au démarrage des travaux, toutes les obligations légales prévues dans le décret du 20 février 1992. Elle se compose d une check-list de huit éléments. III-6.1. Documents remis aux responsables des entreprises extérieures Le premier item, permet de dresser la liste des documents remis aux responsables des entreprises extérieures. Cliquez sur «Documents remis», l écran reproduit ci-après apparaît : Pour ajouter un Document : Cliquez sur «Ajouter un document». L écran reproduit ci-après permet de sélectionner un document parmi la liste des documents déjà créés dans la Base de données (cf. III-1.3 - Documents remisiii-1.3. Documents remis) ou bien de saisir un nouveau document spécifique au plan de prévention courant. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 50/67
Modifier/supprimer un document : Cliquez sur l intitulé du document. L intitulé est ouvert à la saisie pour modification et un bouton «Supprimer» permet de le supprimer. III-6.2. travail Rapports de vérification des équipements de Le second élément, permet de dresser la liste des rapports de vérification des équipements de travail. Cliquez sur «Rapport de vérification», l écran reproduit ciaprès apparaît : Pour ajouter un Rapport de vérification : Cliquez sur «Ajouter un équipement». Pour renseigner la fiche vous avez le choix d utiliser les informations des Bases de données (Entreprises et Équipements) ou bien de saisir des informations spécifiques au plan de prévention courant. En toutes hypothèses, la date de vérification du matériel, ainsi que vos remarques doivent être saisies manuellement. En revanche, la fréquence de vérification s incrémente si elle est saisie dans la base de données. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 51/67
Pour modifier une fiche d équipement de travail : Saisissez son intitulé ou sélectionnez un nouvel intitulé de la «Base des équipements». Pour supprimer un équipement de travail : Cliquez sur «Supprimer». III-6.3. Autorisations de conduite et habilitations Le troisième élément, permet de dresser la liste des autorisations de conduite et des habilitations. Cliquez sur «Autorisation», l écran reproduit ci-après apparaît : Pour ajouter une Autorisation ou habilitation : Cliquez sur «Ajouter une autorisation ou habilitation». Pour renseigner la fiche vous avez le choix d utiliser les informations des Bases de données (Entreprises, Responsables, Postes et Équipements) ou bien de saisir des informations spécifiques au plan de prévention courant. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 52/67
Pour modifier une fiche d autorisation : Saisissez les intitulés ou sélectionnez en de nouveaux à partir des bases de données. Pour supprimer une autorisation : Cliquez sur le bouton «Supprimer». III-6.4. Affichages Le quatrième élément, permet de présenter les conditions dans lesquelles les règles d affichage ont été observées. Cliquez sur «Affichage», l écran reproduit ci-après apparaît : Pour créer/modifier/supprimer l information : Pour renseigner ce point, vous avez le choix d utiliser le message type créé dans la «Base affichage» (cf. III-1.8 - Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 53/67
Affichages), de le compléter ou bien de saisir entièrement un message spécifique au plan de prévention courant. Pour supprimer : Effacez le contenu de la fiche et cliquez sur le bouton «valider». Il peut également être intéressant de faire figurer directement, dans les plans de prévention les informations affichées, elles-mêmes (adresses des CHSCT, lieu de l infirmerie, médecin du travail). Dans ce cas, le mieux est d enregistrer, au préalable, ces informations dans la base de données référentielle. III-6.5. Organisation du commandement Le cinquième item, permet de présenter les conditions d organisation du commandement. Cliquez sur «Organisation du commandement», l écran reproduit ciaprès apparaît : Pour créer/modifier/supprimer l information : Vous avez le choix d utiliser un texte type créé dans la «Base Organisation du commandement» (cf. III-1.4 - Organisation du commandement), de le compléter ou bien de saisir entièrement un texte spécifique au plan de prévention courant. III-6.6. Travailleurs isolés Le sixième élément, permet de présenter de manière dissociée de la liste des entreprises extérieures, la liste des travailleurs isolés. Cliquez sur «Travailleurs isolés», l écran reproduit ci-après apparaît : Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 54/67
Pour «créer» un travailleur isolé : Cliquez sur «Ajouter un travailleur isolé». Pour renseigner la fiche vous avez le choix d utiliser les informations des Bases de données (Entreprises) ou bien de saisir un nom d entreprise spécifique au plan de prévention courant. En toutes hypothèses, les mesures spécifiques prises afin de minimiser les risques liés à l isolement du travailleur (champ facultatif) doivent être saisies manuellement. Modifier/supprimer l information : Accédez à la fiche du travailleur, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. III-6.7. Postes à surveillance médicale particulière Le septième élément, permet de saisir les informations relatives aux éventuels Postes à surveillance médicale particulière. Cliquez sur «Surveillance médicale», l écran reproduit ci-après apparaît : Pour «créer» un Poste de travail à surveillance médicale particulière : Cliquez sur «Ajouter un poste». Pour renseigner la fiche vous avez le choix d utiliser les informations des Bases de données (Entreprises) ou bien de saisir un nom d entreprise spécifique au plan de prévention courant. En toutes hypothèses, le Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 55/67
descriptif des mesures dont il fait l objet (champ facultatif) doit être saisi manuellement. Modifier/supprimer l information : Accédez à la fiche du poste, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. III-6.8. Locaux sociaux mis à la disposition des entreprises extérieures Le huitième élément permet de spécifier la liste des Entreprises extérieures bénéficiaires d un droit d accès aux vestiaires, sanitaire et restaurant. Cliquez sur «Locaux sociaux», l écran reproduit ci-après apparaît : Ajouter une Entreprise qui a des droits d accès aux locaux sociaux : Cliquez sur «Ajouter une entreprise». Pour renseigner la fiche vous avez le choix d utiliser les informations des Bases de données (Entreprises et type d accès) ou bien de saisir un nom d entreprise bénéficiaire, ainsi que le type d accès au vestiaire, sanitaire et restaurant, spécifiques au plan de prévention courant. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 56/67
Modifier/supprimer une entreprise qui a des droits d accès aux locaux sociaux : Accédez à la fiche de l entreprise en cliquant sur son intitulé, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations sur les droits. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 57/67
III-7. Signature (Étape 5) Cette 5 e étape consiste à indiquer les différentes entités et personnes signataires du plan de prévention en cours. Lorsque que vous cliquez sur «Signataires», lors de la création du plan de prévention initial, un écran reproduit ci-après, vous permet de sélectionner les signataires du plan de prévention. Sélectionner un signataire : Les cases à cocher situées face aux noms des entreprises et aux noms des responsables sont cochées par défaut, si vous souhaitez ne pas sélectionner un signataire, il vous suffit de décocher la case correspondante. Par la suite, en cliquant sur «Signataires» l écran, reproduit ci-après, apparaît. Il permet d ajouter des signataires et d en visualiser la liste. Ajouter une entreprise signataire : Cliquez sur «Ajouter un signataire». Pour renseigner la fiche vous avez le choix d utiliser les informations des Bases de données (Entreprises) ou bien de saisir un nom d entreprise signataire et le nom de son responsable, spécifiques au plan de prévention courant. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 58/67
Modifier/supprimer une entreprise signataire : Accédez à la fiche du signataire en cliquant sur son nom, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 59/67
III-8. Suivi de l opération (Étape 6) Cette 6 e étape consiste à balayer, pour le plan de prévention courant, et après le démarrage des travaux, les évolutions possibles dans le cadre du déroulement des opérations ainsi que les obligations légales prévues dans le décret du 20 février 1992. III-8.1. Début des travaux Ce premier élément, permet de saisir la date de début des travaux et la date d envoi du courrier à l inspection du travail pour information. Ces champs, ouverts à la saisie, sont modifiables à tout moment. Vous pouvez également accéder à un modèle de courrier destiné à l inspecteur du travail afin d informer ce dernier de l ouverture des travaux. Accéder au modèle de courrier : Cliquez sur le bouton «Modèle de courrier». Vous pouvez modifier ce modèle et l enregistrer sur votre disque dure. Le chef de l entreprise utilisatrice avise par écrit l inspecteur du travail de l ouverture des travaux. III-8.2. Au démarrage des travaux Ce second élément, constitue une check-list de trois questions concernant les risques, l état de conformité des matériels et équipements, ainsi que la date de début des Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 60/67
travaux et la date d envoi du courrier à l inspection du travail pour information. Ces champs, ouverts à la saisie, sont modifiables à tout moment. Pour être en conformité avec la réglementation, la réponse à chacune de ces différentes questions est censée être affirmative. III-8.3. Changement dans l effectif d une entreprise Ce troisième élément permet de répertorier les cas de changement d effectif d une entreprise extérieure. Pour ajouter une entreprise : Cliquez sur «Ajouter une entreprise». L écran reproduit ci-après permet de sélectionner le nom de l entreprise à partir de la «Base des entreprises» (cf. III-1.1 - Entreprises utilisatrices/entreprises extérieures Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 61/67
Modifier/supprimer un dossier de changement d effectif : Accédez à la fiche «Changement dans l effectif d une entreprise» en cliquant sur son intitulé, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. III-8.4. Nouvelle entreprise Ce quatrième élément permet d intégrer de nouvelles entreprises extérieures à l Opération, en cours de réalisation de celle-ci. Ajouter une entreprise : Cliquez sur «Ajouter une entreprise». L écran reproduit ci-après permet de sélectionner le nom de l entreprise signataire à partir des Bases de données, ainsi que de saisir librement la date de mise à jour du plan de prévention et la date d arrivée de l entreprise. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 62/67
Modifier/supprimer un dossier de changement d effectif : Accédez à la fiche de l entreprise en cliquant sur son intitulé, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. À l occasion de l arrivée d une nouvelle entreprise, vous pouvez également décider de faire un nouveau plan de prévention. Il est alors intéressant de copier le plan en cours (cf. III-2.2 - Copier mes plans de prévention) et vous servir du nouveau plan comme base de travail. L adoption d un système de nommage des plans peut s avérer pertinente pour gérer les versions (N 1.01, 1.02, 1.03 ). III-8.5. Observations suite à des remarques, des visites inopinées ou programmées Ce cinquième élément vous permet d intégrer vos observations suite à des remarques formulées à l occasion de visites inopinées ou programmées. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 63/67
Ajouter une observation : Cliquez sur «Ajouter une remarque». L écran reproduit ci-après permet d insérer la date de l observation, l observation, ainsi que les mesures prises. Modifier/supprimer les «Observations suite à des remarques» : Accédez à la fiche en cliquant sur son intitulé, les champs ouverts à la saisie permettent de modifier les informations. Et le bouton «Supprimer» permet de supprimer la fiche. III-8.6. Fin des travaux Ce sixième élément vous permet d intégrer la date de fin de travaux, ainsi que toute observation sur leur déroulement. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 64/67
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III-9. Planches de formation Le Logiciel Plan de prévention vous propose également 203 supports pédagogiques permettant de mieux appréhender les risques sur un lieu d opération. Ces supports sont regroupés dans les 15 thématiques suivantes, correspondant aux 15 prestations de la base de données référentielle : - Espaces verts - Nettoyage industriel - Déménagement emménagement - Installation ou maintenance d équipements de travail : machines, appareils de levage - Maçonnerie génie civil ne relevant pas du décret du 26 déc. 1994 - Nettoyage de bureaux lavage des vitres - Revêtements de sols - Chauffage plomberie tuyauterie soudure - Contrôles et vérifications techniques essais prises de mesures - Formation - Peinture vitrerie ravalement - Couverture étanchéité de toiture bardage de structures - Menuiseries : Portes fenêtres cloisons faux plafonds vitrerie - Levage ou manutention de charges - Électricité Pour vous aider à sélectionner les différentes planches de formation qui concernent le plan de formation en cours, vous retrouverez leurs références à la fin de l intitulé des risques correspondants (cf. III-5.2 - Risques et mesures de prévention). Sur certains ordinateurs sous-dimensionnés, l impression de l ensemble des planches de formation en une seule fois peut-être impossible. Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 66/67
En cas de difficultés techniques rencontrées pendant l installation ou pendant l utilisation de votre Logiciel Permanent, vous pouvez contacter notre Support technique par téléphone au Textes et images non contractuels Logiciel Permanent Plans de prévention v 2.0 mai 2006 67/67