COFFRE-FORT NUMERIQUE PARAMETRAGE ET UTILISATION DE L OUTIL DE COLLECTE AUTOMATIQUE GUIDE UTISATEURS QUESTIONS FREQUENTES Qu est-ce que la collecte automatique? Aujourd hui, les organismes grand public/émetteurs (fournisseurs téléphoniques, fournisseurs d énergie, CPAM, Impôts ) avec lesquels vous êtes en relation mettent à votre disposition vos factures/relevés dématérialisés sur leur propre site Internet. Vous devez vous connecter sur ces sites, régulièrement, pour récupérer vos documents. Grâce à la fonctionnalité de collecte automatique de documents et l outil de collecte, vous pouvez recevoir gratuitement les factures, relevés ou décomptes émis par vos principaux fournisseurs. Attention : cette fonctionnalité nécessite que vous ayez préalablement demandé la dématérialisation des documents auprès de vos différents émetteurs (opérateurs téléphoniques, fournisseurs d énergie, CPAM, Impôts ). Si l un de vos émetteurs ne fournit pas encore de version électronique, vous devrez scanner le document qu il vous aura envoyé par courrier postal afin de l ajouter manuellement à votre coffre-fort numérique. Le service coffre-fort numérique ne vous dispense, en aucun cas, de conserver l original du document, que celui-ci soit établi sur un support papier ou sur un support électronique. Vous devez conserver l original pendant les délais légaux ou en l absence de délai légal de conservation pendant les délais d usage. A quoi sert l outil de collecte? L outil de collecte de votre coffre-fort numérique est un programme à installer sur votre ordinateur personnel qui permet : - de réaliser la collecte de vos documents dématérialisés, de manière automatique* ; - de les classer directement dans votre coffre. *sous réserve de la disponibilité effective des documents et de l'accès autorisé aux sites Internet des émetteurs. Comment fonctionne l outil de collecte? Pour récupérer automatiquement les documents mis à disposition par vos émetteurs, vous devrez : - avoir préalablement demandé la dématérialisation des documents auprès de vos différents émetteurs (opérateurs téléphoniques, fournisseurs d énergie, CPAM, Impôts ) ; - installer l outil de collecte sur votre ordinateur personnel ; - pour chacun des émetteurs avec lesquels vous êtes en relation, paramétrez les agents-émetteurs en renseignant les identifiant/mot de passe d accès à leur site Internet (espace client). Vos agents-émetteurs seront ainsi activés. Chaque jour et lorsque votre ordinateur sera allumé et connecté à Internet, l outil vérifiera pour vous si un nouveau document est disponible sur les sites Internet de vos émetteurs. Dans l affirmative, ces nouveaux documents seront automatiquement transférés dans votre coffre-fort numérique et rangés. Les informations personnelles que vous renseignez au sein de cet outil (liste de vos fournisseurs, vos identifiants et mot de passe personnels ) sont pilotés à partir de votre ordinateur et non transmis à un site externe sur Internet. La sécurité de vos identifiants/mot de passe est assurée par un système de double clé de codage réparti entre votre ordinateur personnel et votre coffre-fort numérique. INSTALLATION/DESINSTALLATION Puis-je installer l'outil de collecte sur plusieurs ordinateurs? Oui, il est possible d installer l outil de collecte et de le configurer vos agents sur plusieurs ordinateurs. L outil de collecte se chargera de ne pas envoyer plusieurs fois le même document dans votre coffre. 1
Comment supprimer l'outil de collecte? Sur votre PC L outil de collecte est un logiciel installé sur votre ordinateur, vous devez le désinstaller correctement via le panneau de configuration de Windows en cliquant sur la fonction «Désinstaller un programme» et en vous laissant guider par le programme de désinstallation. L icône positionnée sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil) disparaîtra alors, le dossier également ; l outil de collecte sera correctement désinstallé. Sur votre Mac Tout d abord, supprimez votre profil et les données d utilisateur. Pour ceci, ouvrez le Collecteur Automatique et cliquez sur «Aide» dans le menu, puis sur «Suppression des paramètres de l utilisateur». Ensuite, fermez le Collecteur Automatique en cliquant sur «Quittez Collecteur Automatique» dans le menu de l outil. Enfin, supprimez le programme du Collecteur Automatique présent sur votre bureau en le déplaçant dans la poubelle. L icône positionnée sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil) disparaîtra alors, le dossier et les données également ; l outil de collecte sera correctement désinstallé. Si je désinstalle l'outil de collecte, les documents dans mon coffre sont-ils supprimés? Non, la désinstallation de l outil de collecte n a aucun impact sur votre coffre-fort numérique. La désinstallation de l outil n aura aucun effet sur les documents déjà collectés ; en revanche, elle mettra fin à la collecte automatique des futurs documents disponibles chez vos émetteurs. Si je désinstalle l outil de collecte, les agents-émetteurs que j ai paramétrés seront-ils perdus? Oui, lorsque vous vous désinstallez votre outil de collecte, vos agents-émetteurs paramétrés sont supprimés. UTILISATION DE L'OUTIL DE COLLECTE Comment lancer l outil de collecte? Lorsque vous avez installé l outil de collecte et paramétré vos agents-émetteurs, vous n avez plus à intervenir dessus. A l instar d un programme Anti-virus, l outil fonctionne seul en ne sollicitant que très peu la capacité de traitement de votre ordinateur. Au démarrage de votre ordinateur, l outil sera automatiquement mis en fonctionnement et sera fermé lorsque vous éteindrez votre ordinateur, sans aucune action de votre part. Néanmoins, si vous souscrivez un contrat avec un nouveau fournisseur dont les documents sont dématérialisés, vous aurez besoin de paramétrer ce nouvel agent dans votre outil de collecte. Dans ce cas, vous avez deux façons de lancer l outil : - En cliquant sur l icône raccourci «Collecteur Automatique» positionné sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil). - En cliquant sur l icône raccourci Caisse d Epargne dans la barre des tâches. 2
Comment fermer ou désactiver le programme de l outil de collecte? Lorsque votre outil de collecte est ouvert, vous avez deux façons de le fermer : - En cliquant sur le trait de réduction de la fenêtre, en haut à droite de la fenêtre. Cette action laisse votre outil de collecte actif ; vos documents continuent d être collectés régulièrement lorsque votre ordinateur fonctionne. - En cliquant sur «Quitter et désactiver» dans le menu déroulant «Actions» en haut à gauche de la fenêtre ou sur la croix de fermeture de la fenêtre. Cette action désactive votre outil de collecte; vos documents ne sont plus collectés régulièrement. Nous vous recommandons de réduire la fenêtre de votre collecteur à l aide du trait de réduction situé en haut à droite de la fenêtre afin de maintenir la collecte automatique de vos documents toujours active. Pourquoi et comment ré-ouvrir l outil de collecte? Lorsque vous avez installé l outil de collecte et paramétré vos agents-émetteurs, vous n avez plus à intervenir dessus. Il fonctionne seul en ne sollicitant que très peu la capacité de traitement de votre ordinateur. Néanmoins, vous pourrez cependant être amené à ré-ouvrir l outil de collecte : - Lorsqu un agent d un nouvel émetteur sera disponible ; - Pour ajouter/supprimer/modifier votre compte pour un émetteur ; - Pour mettre à jour vos identifiants. Dans ce cas, vous avez deux façons de lancer l outil : - En cliquant sur l icône raccourci «Collecteur Automatique» positionné sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil). - En cliquant sur l icône raccourci Caisse d Epargne dans la barre des tâches. Quand le programme de l outil de collecte est fermé, les documents sont-ils toujours collectés? Non, si le programme est fermé, vous ne collectez aucun document. Nous vous recommandons de ne pas fermer votre outil de collecte afin de maintenir la collecte automatique de vos documents. Pour vous assurer que votre programme n est pas fermé (inactif), il vous suffit de vérifier si le logo de la Caisse d Epargne est bien présent dans la barre des tâches de votre ordinateur. Si cet icône n est pas présent, vous devez ré-ouvrir votre outil de collecte en cliquant sur l icône raccourci «Collecteur Automatique» positionné sur le bureau de votre ordinateur (page d accueil). Puis-je consulter le contenu de mon coffre à partir l outil de collecte? Non, votre outil de collecte est un programme qui permet uniquement le paramétrage et la modification de vos agents-émetteurs. Il ne permet pas de consulter les documents collectés automatiquement. La consultation des documents se fait uniquement au sein de votre coffre-fort numérique, sur l espace Banque à Distance du site www.caisse-epargne.fr, après saisie de vos identifiant/mot de passe. L outil de collecte peut-il ralentir le fonctionnement de mon ordinateur? L outil fonctionne seul en ne sollicitant que très peu la capacité de traitement de votre ordinateur et un espace disque limité à quelques dizaines de mégaoctets. Tous les documents «transitent» par votre ordinateur, mais n y sont pas stockés. Est-ce que le programme «outil de collecte» nécessitera des mises à jour? L outil de collecte est configuré pour se mettre à jour automatiquement. Régulièrement, il effectuera une vérification pour procéder à une mise à jour si celle-ci est nécessaire. 3
UTILISATION DES AGENTS-EMETTEURS Qu est-ce qu un agent-émetteur? Certains organismes grand public (Opérateurs de téléphonie mobile, Fournisseurs d'accès Internet, Electricité, Gaz, Assurance Maladie...) mettent déjà à votre disposition des documents électroniques sur leurs espaces clients. Ces différents espaces nécessitent pour vous de retenir de multiples identifiants et mots de passe, et de vous connecter chaque mois pour récupérer manuellement ces documents. Pour vous simplifier la vie, votre Coffre-fort numérique vous propose des «agents-émetteurs» : ce sont des programmes intelligents qui consultent, régulièrement et à votre place, vos différents espaces clients sur les sites Internet de vos émetteurs. Ils rapatrient automatiquement dans votre coffre-fort numérique vos factures, relevés ou décomptes dès que ceux-ci sont disponibles. Pour bénéficier de la collecte automatique, il vous suffit de paramétrer, sur votre outil de collecte, les agents-émetteurs avec vos identifiant/mot de passe. Ensuite, tout est automatique : vos documents seront stockés dans votre coffre-fort numérique au fur et à mesure de leur apparition. Afin de bénéficier de cette collecte automatique, il est indispensable que vous ayez préalablement accepté les conventions de dématérialisation auprès des différents émetteurs. Comment fonctionne un agent? Les agents consultent, régulièrement et à votre place, les espaces clients des sites Internet de vos émetteurs et collectent automatiquement vos factures, relevés ou décomptes dès que ceux-ci sont disponibles pour les ranger dans votre coffre-fort numérique. Ces agents réalisent une connexion à vos espaces client, comme vous pourriez le faire vous-même. Comment paramétrer un agent? Au sein de votre outil de collecte, vous retrouverez la liste des agents mis à votre disposition. Il vous suffit alors de sélectionner l agent correspondant à l émetteur qui vous intéresse dans la liste de gauche et de cliquer dessus. Une fois que l agent apparait sur la droite de l écran, vous pouvez cliquer sur le bouton «Ajouter Compte». Vous pouvez ainsi renseigner les données de votre compte client et cliquer sur le bouton «Valider». Pour un même agent, vous pourrez configurer plusieurs comptes. Je ne retrouve pas l identifiant et le mot de passe d'un émetteur, comment les retrouver? Vous retrouvez généralement votre identifiant sur des factures, des relevés venant des émetteurs. Si vous avez égaré votre mot de passe, connectez-vous au site Internet de l émetteur où vous trouverez normalement une procédure pour acquérir un nouveau mot de passe. J'ai changé d identifiant ou de mot de passe sur le site d un de mes émetteurs, comment mettre à jour l agent de mon outil de collecte? Lorsque vous modifiez votre identifiant ou votre mot de passe sur le site de l un de vos émetteurs, vous devez modifier ces données également dans votre outil de collecte ; faute de quoi vous ne recevrez plus de document automatiquement dans votre coffre. 4
Pour mettre à jour les identifiant et mot de passe d un agent : - ouvrez votre outil de collecte, - cliquez sur l agent-émetteur concerné et modifiez les champs nécessaires (identifiant, mot de passe, date de naissance.), - une fois les données mises à jour, cliquez sur le bouton «Valider». Un voyant vert vous permet de vous assurer que vos changments sont correctement effectués et que les documents sont de nouveau collectés automatiquement. Je ne suis plus client d'un émetteur, puis-je supprimer l agent-émetteur de mon outil de collecte? Oui, pour supprimer un agent-émetteur, ouvrez votre outil de collecte et cliquez sur le bouton «Supprimer» de l émetteur concerné. L agent-émetteur supprimé disparait alors de votre page d accueil. Plus aucun document de cet émetteur ne sera collecté et classé dans votre coffre. Les documents collectés précedemment restent disponibles dans votre coffre-fort numérique. Comment ajouter un nouvel agent? Pour ajouter un nouvel agent : - Ouvrez votre outil de collecte ; - Retrouvez votre agent dans la liste mise à votre disposition ou via le moteur de recherche et cliquez dessus ; - L agent apparait alors sur la droite de l écran, cliquez sur le bouton «Ajouter Compte» ; - Renseignez les données de votre compte client ; - Et cliquez sur le bouton «Valider». Peut-on configurer plusieurs comptes-client pour un même agent? Il est possible d ajouter plusieurs comptes pour un même agent. La procédure à appliquer est identique à celle de l ajout d un agent. Que signifient les indicateurs/couleurs sur les agents-émetteurs? Le voyant vert signifie que votre agent-émetteur est correctement paramétré pour recevoir vos documents (factures, relevés, quittances.) automatiquement. Le voyant rouge signifie que votre agent-émetteur n est pas correctement paramétré et que vous ne recevrez pas de document automatiquement. Vous avez peut-être commis une erreur lors de la saisie de vos données. Saisissez de nouveau vos identifiant et mot de passe jusqu à l obtention du voyant vert. Le voyant orange signifie que votre agent-émetteur a rencontré une erreur lors de la synchronisation. Tentez de resynchroniser manuellement votre agent ou saisissez de nouveau vos identifiant et mot de passe jusqu à l obtention du voyant vert. Comment vérifier qu'un agent-émetteur fonctionne? Le voyant vert signifie que votre agent est correctement paramétré pour recevoir vos documents (factures, relevés, quittances.) automatiquement. De plus, suite à la création de votre agent, vous constatez que des documents viennent automatiquement se classer au sein de votre coffre, sans action de votre part. 5
Quelle est la liste des agents-émetteurs disponibles? En ouvrant votre outil de collecte, vous visualisez l ensemble des agents disponibles. De nouveaux agents seront régulièrement ajoutés à cette liste, nous vous invitons à regarder de temps en temps votre outil pour voir les nouveautés. Si vous ne trouvez pas un agent, téléchargez les documents sur le site Internet de cet organisme et importez-les manuellement dans votre coffre. Une autre personne peut-elle récupérer mes identifiants d'un émetteur? Si quelqu un accède à votre ordinateur sans votre autorisation (perte ou vol), il ne pourra visualiser que l identifiant d un émetteur en ouvrant l outil de collecte. Les identifiants sont très souvent des adresses emails ou des numéros de téléphone, sans caractère confidentiel. Personne ne pourra récupérer vos mots de passe ; ils sont cryptés avant d être conservés, pour partie sur votre ordinateur et pour partie sur votre coffre-fort numérique, de manière sécurisée. A quel moment un agent se connecte-t-il pour récupérer mes documents? L outil de collecte est optimisé pour se connecter selon les périodes les plus fréquentes de publication des documents sur les sites des émetteurs. L agent se connectera également régulièrement pour vérifier si une mise à jour du programme est disponible. Cette mise à jour se fera automatiquement, sans intervention de votre part. Au bout de combien de temps les documents collectés sont-ils disponibles dans mon coffre? Vos documents sont mis à disposition automatiquement dans votre coffre-fort numérique dans un délai maximum de 2 heures suite à la récupération par l outil de collecte sur le site de l émetteur. Pour être certain d être informé de la mise à disposition de nouveaux documents au sein de votre coffre, il est recommandé de fixer les règles d envoi des alertes par email dans la rubrique Options & aide > Profil. Si toutefois, vous constatez qu un document est disponible sur le site d un de vos émetteurs mais qu il n apparait pas encore au sein de votre coffre-fort numérique, vous pouvez lancer la synchronisation manuelle, en cliquant sur le bouton «Synchroniser» de votre outil de collecte. Après avoir été collectés, mes documents sont-ils toujours disponibles sur le site de l'émetteur? Oui, les documents collectés automatiquement restent disponibles sur le site Internet des émetteurs, seule une copie est téléchargée pour être rangée dans votre coffre. Un de mes agents m indique une erreur, que faire? Généralement, les erreurs proviennent d un oubli de mise à jour du mot de passe. Lorsque vous modifiez votre mot de passe sur le site d un émetteur, pensez à mettre à jour votre agent dans votre outil de collecte puis effectuez une synchronisation. Certains de mes documents ne sont plus téléchargés, que faire? Vérifiez dans un premier temps que votre outil de collecte est bien actif. Si celui-ci est actif, un agent peut révéler une erreur (voyant croix rouge) auquel cas vérifiez que vos identifiants et mots de passe n ont pas changé. Si tous vos agents sont en voyant vert, vous pouvez forcer la synchronisation en cliquant sur le bouton «Forcer la synchronisation» afin de déclencher la re-collecte de l ensemble des documents présents sur le site. Si malgré ces vérifications, vous constatez que vos documents n arrivent toujours pas dans votre coffre-fort numérique, vous pouvez envoyer un message en détaillant l agent-émetteur dysfonctionnant. 6