Dématérialisation et PME? En route vers la transformation digitale

Dématérialisation et PME? En route vers la transformation digitale La dématérialisation pour les PME avec Sage

Sommaire Introduction 3 Patrons de PME, pourquoi entrer dans l'ère de la dématérialisation? 4 Pensez-vous vraiment que vos documents comptables, vos devis et vos factures 4 aient leur place sur le ring? Vous concentrez-vous vraiment sur le développement de votre entreprise... 5 ou sur vos papiers? Tournez la page de l'histoire du tas qui devient pile qui devient montagne 6 Envie de faciliter l'approbation de vos paiements? 7 Passer moins souvent à la banque? C'est possible! 8 Déterminez votre propre degré de sécurité! 9 Oubliez la machine à écrire, le tableur et même le traitement de texte... 10 Patrons de PME, profitez enfin des avantages de la dématérialisation 12 Schéma classique des flux entrants et sortants dans une PME 12 Laissez la machine lire, comprendre et ranger à votre place vos documents «papier» 13 Faites parler vos factures grâce aux pièces jointes 13 Réceptionnez facilement vos factures électroniques 14 Archivez automatiquement vos données dans un coffre-fort électronique 14 sur Sage einvoice Définissez votre circuit d approbation selon vos propres critères 14 Faites progresser vos relations avec votre banque 14 Communiquez avec vos clients en un seul clic 15 Osez le développement de vos activités dans l e-commerce 15 Choyez votre comptable externe 15

Introduction Tout le monde s accorde à le reconnaître : l arrivée d Internet dans l univers des entreprises et en particulier dans l univers des TPE et des PME a révolutionné notre rapport au monde physique. Nous ne nous déplaçons plus systématiquement pour poster un recommandé. Nous n envoyons plus forcément nos offres par la poste. Nous ne nous rendons évidemment plus jusqu à la banque pour faire des paiements. Même nos factures rentrantes et sortantes sont aujourd hui envoyées et réceptionnées sous forme de courriers électroniques. Bref, une grosse partie des informations que nous envoyons et/ou que nous recevons est dématérialisée. Qui s en plaindrait? Sûrement pas vous, patrons de PME et de TPE, qui n avez pas assez de 24 heures dans une journée. Grâce à cette (r)évolution électronique, vous décuplez vos forces et celles de vos collaborateurs. Un commercial est chez un client qui lui réclame l adaptation d un devis? Un coup de fil passé au bureau et la secrétaire se charge d envoyer ledit document. Celui-ci arrive dans les secondes qui suivent dans la boîte mail du client. Votre assistant commercial a besoin d une fiche de paie pour obtenir un prêt hypothécaire auprès de sa banque? Vous appelez votre secrétariat social qui vous envoie sur le champ le document demandé. Vraiment, l électronique a révolutionné la vie des entrepreneurs. «Et vous, où en est votre entreprise en matière de dématérialisation?» 3

Patrons de PME, pourquoi entrer dans l'ère de la dématérialisation? Pensez-vous vraiment que vos documents comptables, vos devis et vos factures aient leur place sur le ring? Curieusement, nous ne profitons pas toujours des facilités de l électronique. Pour des raisons que personne ne s explique, certains documents, certaines formalités et certaines démarches que nous devons entreprendre dans notre vie professionnelle se font encore «à l ancienne». Ainsi, dans de nombreuses entreprises, les documents comptables, comme les factures rentrantes et sortantes sont encore très souvent stockés dans des fardes. Les souches et les tickets? Ils sont triés et rassemblés dans des enveloppes. Le tout doit ensuite être précautionneusement apporté au comptable ou à la fiduciaire. En fin de mois, ou en fin de trimestre, c est le même rituel : vous chargez votre voiture de classeurs. Et vous parcourez les dix kilomètres qui séparent votre entreprise du bureau de votre comptable. Du temps inutile passé dans les embouteillages. Et pour couronner le tout, cet autre patron pressé qui vous envoie dans les cordes en sortant précipitamment de chez votre expert-comptable, précipitant par terre votre pile de classeurs... Bref, le calvaire du ring (de boxe) après le cauchemar du ring de Bruxelles, de Charleroi, de Liège, de Turnhout, de Malines ou de Mons... Ces péripéties n auraient-elles en fin de compte pas pu être évitées avec la dématérialisation? 4

Vous concentrez-vous sur le développement de votre entreprise... ou sur vos papiers? «Là-bas, les entrepreneurs sont conscients d une chose essentielle : réussir est impensable s ils ne s appuient pas sur toutes les potentialités offertes par la dématérialisation.» Ce scénario est malheureusement inspiré de la vie quotidienne de la majorité des patrons de PME et de TPE. Au four et au moulin, ils sentent qu ils doivent faire quelque chose pour mieux fonctionner sur le plan de la gestion administrative. Leur envie n est pas de devenir des pros de la formalisation, mais tout simplement d alléger cette partie aride de leur travail pour leur permettre de se concentrer sur ce qui est le plus important pour eux : faire marcher leur boîte. Réussir à passer ce cap doit amener les patrons à reconsidérer leur rapport au papier. Ils ne se passeraient plus de l électronique pour communiquer avec leurs fournisseurs et avec leurs clients. Pourquoi s en priveraient-ils pour communiquer avec leur comptable, le bureau de TVA, l administration fiscale, leur secrétariat social ou la société chargée de la gestion du payroll de leur entreprise? Pas convaincu? Il suffit de se reporter aux réflexes qu ont acquis les responsables de startups, en particulier aux Etats-Unis, où l on n a pas son pareil pour créer son entreprise en se concentrant sur l essentiel : le business. Là-bas, les entrepreneurs sont conscients d une chose essentielle : réussir est impensable s ils ne s appuient pas sur toutes les potentialités offertes par la dématérialisation. 5

Patrons de PME, pourquoi entrer dans l'ère de la dématérialisation? Tournez la page de l histoire du tas qui devient pile qui devient montagne «L élément clé de toute entreprise repose sur la gestion des documents entrants et sortants.» Très bien, mais très concrètement, à quels égards la dématérialisation peut-elle soulager un patron de PME, de TPE ou encore un indépendant? L élément clé de toute entreprise repose sur la gestion des documents entrants et sortants. Qu il s agisse de factures adressées aux clients, de factures envoyées par vos fournisseurs, de bons de commande, de documents sociaux, pas un jour ne passe sans que vous ne voyez atterrir sur votre bureau une pile de papiers. Si vous n y prêtez pas attention et si vous retardez sa gestion, cette pile de papier grandit jour après jour. Le tas de feuilles devient une pile qui devient ensuite une montagne de documents. S enclenche alors un cycle infernal : comme la gestion de cette montage prend trop de temps, vous préférez reporter ce travail au lendemain pour vous concentrer sur ce devis que vous devez remettre pour hier à un prospect. Une fatalité? Pas sûr. En scannant les documents, vous faites parler le papier. En quelque sorte, vous le dotez d une certaine intelligence. Lorsqu il est associé à un logiciel d OCR (Optical Character Recognition) performant, le scanner identifie chacune des lettres et chacun des chiffres du document. Grâce à l outil informatique, tout peut donc être indexé, retrouvé, calculé, interprété d un simple clic de souris. D un point de vue comptable, l intégration de ces pièces devient alors un jeu d enfant. 6

Envie de faciliter l'approbation de vos paiements? La dématérialisation est aussi idéale car elle a le souci de fonctionner à l économie. Lorsque vous envoyez un document à un destinataire, l envoyer en copie à un ou plusieurs interlocuteurs ne vous prendra pas plus de temps. Le document dématérialisé autorise dès lors une gestion plus dynamique et permet une fluidité inégalée au sein de l entreprise. En fonction des accès que vous définissez, le document dématérialisé peut être rendu accessible à vos collaborateurs. Chacun aura ainsi la certitude de pouvoir travailler avec ses collègues sur un seul document dont personne ne devra se dessaisir puisqu il sera... électronique. Le cas classique est celui de l approbation des factures avant paiement. Avec le papier, l approbateur est en quelque sorte tributaire de l envoi de la facture fournisseur. En clair, à moins d en faire une copie, si la facture est en votre possession, elle n est pas chez lui... En devenant digital, ce document est accessible à distance, sans que vous n ayez à entreprendre quoi que ce soit. Directe, simple et efficace, cette organisation nécessite la mise en place de circuits d approbation, avec possibilité de définition de niveaux hiérarchiques. La structure de votre entreprise a changé? L approbation des factures fournisseurs est désormais prise en charge par un autre département? Il suffit de modifier la structure du schéma digital, et le tour est joué. 7

Patrons de PME, pourquoi entrer dans l'ère de la dématérialisation? Passer moins souvent à la banque? C'est possible! La dématérialisation est aussi une révolution heureuse pour tout ce qui concerne les relations que vous entretenez avec vos banques. Pensez à la facilité avec laquelle vous pouvez effectuer vos paiements. Vous devez payer certains fournisseurs rapidement? Il suffit alors de les sélectionner et générer automatiquement une proposition de paiement. De la même manière, vous savez exactement qui vous doit encore de l argent. Vous ne perdrez ainsi pas votre temps à fouiller dans les factures qui sont restées chez votre comptable, de l autre côté du ring... D autres fonctionnalités s apparentent encore à des pratiques qui semblent relever de la magie. Il en va ainsi du pré-remplissage et du lettrage automatique des données pour l encodage. Qui se passerait aujourd hui d une telle facilité? BANK OFFICE 8

Déterminez votre propre degré de sécurité! «Pour fonctionner en toute quiétude, vous devez pouvoir bénéficier d échanges sécurisés et d une confidentialité garantie à tout moment.» Les échanges dématérialisés sont souvent pointés du doigts pour des raisons de sécurité. A cet égard, il n est pas inutile de dire que les papiers se volent plus facilement encore que les données digitalisées. En outre, lorsqu un problème survient dans le monde digital, c est souvent parce que l on a été séduit par la facilité du support électronique sans penser à sa sécurisation. Les deux éléments vont évidemment de pair. Pour fonctionner en toute quiétude, vous devez pouvoir bénéficier d échanges sécurisés et d une confidentialité garantie à tout moment, en fonction de critères que vous aurez vous-mêmes définis au sein de votre entreprise. Parce qu il serait trop bête de bloquer l accès à un devis stocké sur le système informatique de votre entreprise, devis que vous voulez consulter depuis votre chambre d hôtel à Milan où vous vous êtes rendu pour visiter votre plus gros client italien. 9

Patrons de PME, pourquoi entrer dans l'ère de la dématérialisation? Oubliez la machine à écrire, le tableur et même le traitement de texte... Autre miracle du digital : il rend possible l exploitation de données, chiffrées ou pas, qui sont liées à votre activité commerciale. Si vous avez l habitude de passer de longues soirées à compiler les chiffres de ventes de vos différents commerciaux pour tenter de voir lequel d entre eux vous allez récompenser et celui que vous allez suivre de plus près, le digital va en effet vous permettre de profiter de vos soirées d une manière bien plus agréable. Comment? En remplaçant tout simplement le traitement de texte ou le tableur que vous utilisiez jusqu ici pour faire vos factures par un vrai système de facturation, capable d éditer les chiffres. Des chiffres avec lesquels vous allez pouvoir jongler pour obtenir sans vous fatiguer toutes les interprétations imaginables : évaluation des commerciaux ; prévisions sur l évolution du chiffre d affaires global à court, moyen et long terme ; évaluation de la progression du chiffre d affaires et/ou de la marge brute et de la marge nette par client... Bref, si vous êtes passé de la machine à écrire au traitement de texte, il ne vous reste plus qu à franchir une seule étape : passer du traitement de texte à l outil de facturation. Ici, tout pourra être calculé d un simple clic de souris. Et ce qui vaut pour vos commerciaux vaut également pour vos responsables des achats, votre personnel administratif ou encore votre comptable. Chacun pourra alors enfin se consacrer à des tâches bien plus gratifiantes et bien plus rémunératrices pour l entreprise. Bienvenue dans l ère de la dématérialisation... «Ici, tout pourra être calculé d un simple clic de souris.» 10

Patrons de PME, profitez enfin des avantages de la dématérialisation La dématérialisation pour les PME avec Sage 11

Patrons de PME, profitez enfin des avantages de la dématérialisation Schéma classique des flux entrants et sortants dans une PME Mes fournisseurs Mes collaborateurs 1. Ma réception de factures et documents "papier" et électroniques Mon comptable externe 2. L approbation des factures avant paiement Mon logiciel Sage 6. Mes échanges de documents en un clic 3. Mes enveloppes de paiements et mes extraits de compte "papier" et électroniques Ma banque Mon entreprise 4. Ma facturation électronique et "papier" 5. Mes informations de ventes, de paiements, mes articles et mes prix Mon site e-commerce Prestashop Mes clients En matière de gestion, la dématérialisation facilite la vie des TPE et des PME à bien des égards : Vous profitez d un gain de temps appréciable. Vous évitez les erreurs. Vous réduisez les coûts. Vous préservez l environnement. 12

La dématérialisation en pratique pour les PME avec Sage Chez Sage, notre approche en matière de dématérialisation se veut aussi pratique que possible. En harmonisant vos flux de documents entrants et sortants, notre objectif est de vous simplifier la vie au maximum. Découvrez les avantages de nos solutions de gestion dématérialisées: Laissez la machine «lire, comprendre et ranger» vos documents «papier» à votre place Dès réception de vos documents, il vous suffit de les scanner pour les dématérialiser. Le module OCR (outil permettant la reconnaissance des caractères) analyse automatiquement le contenu de vos documents. Après lecture et reconnaissance, les différents documents sont rangés au bon endroit dans différents répertoires. Avec les puissantes fonctionnalités de recherche, vous pouvez retrouver vos documents en un éclair. Faites parler vos factures au travers des pièces jointes Vous pouvez consulter les informations associées à vos documents entrants. Vous pouvez accéder à vos pièces comptables en un seul clic. Vos documents annexés sont associés aux écritures et aux historiques. Réceptionnez facilement vos factures électroniques Grâce aux services Sage einvoice, vous voyez automatiquement si de nouveaux documents sont arrivés. Inutile de perdre votre temps à aller les chercher sur un autre hébergeur sécurisé. Tout est accessible en un seul point. Vos factures électroniques sont directement lues par le logiciel. Vous pouvez alors les contrôler et les comptabiliser sans risque d erreur. 13

Patrons de PME, profitez enfin des avantages de la dématérialisation Archivez automatiquement vos données dans un coffre-fort électronique sur Sage einvoice Pour assurer l intégrité de vos documents, il suffit à nouveau de compter sur Sage. Vos factures sont archivées dans un coffre-fort électronique pendant dix ans. Cela garantit leur authenticité et leur intégrité. Définissez votre circuit d approbation selon vos propres critères Une PME n est pas l autre. Aussi, chez Sage, nous vous permettons de définir vos propres circuits de décision et d approbation, selon des critères qui vous sont propres : Avec ou sans niveaux hiérarchiques. En fonction du type ou du nom du fournisseur, d une référence Vous pouvez par exemple décider de faire envoyer directement et automatiquement la facture chez un collaborateur bien identifié au sein de votre entreprise. En fonction des nécessités, vous pouvez aussi fixer des chaînes d approbation plus élaborées. C est vous qui décidez... Faites progresser vos relations avec votre banque Les relations avec votre banque sont parfois complexes. Là aussi, les choses sont grandement simplifiées avec la dématérialisation telle que Sage la conçoit. Vos instructions sont transférées à votre banque via e-banking/pc banking à travers la création d enveloppes de paiements et d appels de domiciliation électroniques. Vos extraits de compte sont dématérialisés au format CODA (fichier électronique contenant les données de vos extraits de compte et de leurs annexes). Cela vous permet d effectuer des rapprochements entre des paiements et des factures ouvertes. Communiquez avec vos clients en un seul clic Grâce à notre outil de facturation professionnel associé aux services Sage einvoice, vous pouvez transmettre vos documents par voie électronique avec les avantages suivants : Vous disposez d une traçabilité totale des échanges qui vous permettra d accéder quand vous le souhaitez aux preuves d envoi et aux accusés de réception. Vous bénéficiez des mêmes facilités pour l archivage des documents. 14

Osez le développement de vos activités dans l e-commerce Vous rêvez de développer vos activités sur Internet? Vous avez raison. C est une source d opportunités commerciales intéressante. Toutes les informations rentrantes et sortantes sont gérées avec la même agilité que dans le monde réel. La solution de Sage vous permet de récupérer et d intégrer des informations de ventes et de paiements disponibles sur Prestashop (logiciel d e-commerce). Vous pouvez rapprocher automatiquement les paiements et les factures ouvertes. Vous pouvez récupérer les articles et les prix encodés dans Prestashop ; et en assurer la gestion quotidienne. Choyez votre comptable externe Grâce aux échanges sécurisés via la plateforme Sage efiduciary, vos documents sont toujours à votre disposition, que vous décidiez de travailler avec un comptable externe ou interne. L envoi et la réception de documents se fait en temps réel, quand vous le souhaitez. Vous profitez pleinement et en toute sérénité des moments où vous rencontrez votre comptable. Bref, avec la dématérialisation, le meilleur s'offre à vous, avec un maximum de flexibilité et de liberté. Votre gestion vous obéit au doigt et à l'œil et tout s'exécute en un minimum de temps, sans que vous n'ayez à vous soucier de l'exactitude des opérations. Vous pouvez enfin vous consacrer à ce qui vous intéresse vraiment : le développement de votre entreprise. Optez pour la dématérialisation en toute facilité avec nos solutions Sage DigiDesk, Sage BOB 50 et Sage BOB 50 Expert. Nos collaborateurs sont à votre disposition pour de plus amples informations Appelez-nous aux: Bureau de Liège: +32 (0)4 343 77 46 Bureau de Grand-Bigard: + 32 (0)2 721 18 30 15

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