Conseils pour recruter Pourquoi recruter? Bien définir son besoin Et si un recrutement (remplacement d un collaborateur ou création de poste) était l occasion de tout remettre à plat? d étudier d autres alternatives? Avant de procéder à un recrutement, il est judicieux d étudier d autres alternatives : - la promotion d un salarié - le recours à une société d intérim, un groupement d employeurs, un consultant indépendant ou en portage salarial. - la signature d un contrat avec une société prestataire de services spécialisée dans un domaine d intervention (audit, études, multimédia, qualité ). - l appel à un travailleur indépendant Préparer le recrutement Planifier choisir ses partenaires déterminer le budget Planifier : Les périodes de congés, les pointes d activité, la pénurie de candidatures sont autant d éléments qui peuvent perturber votre programme. Vous devrez faire preuve de souplesse pour la date d embauche ou accélérer le processus. A titre indicatif, comptez - 2 à 15 jours pour la définition du poste - 2 à 4 semaines pour la recherche de candidats - 2 à 3 semaines pour la sélection de candidats et les entretiens - Quelques jours pour la décision Choisir ses partenaires : En interne : en associant dès le départ vos collaborateurs les plus concernés ou impliqués dans le recrutement, afin de faciliter votre choix mais aussi et surtout l intégration et l encadrement du nouveau salarié En externe : en choisissant par exemple - les partenaires emploi : l APECITA, Pôle emploi, l APEC, l ANEFA, ABG - les sites internet généralistes ou spécialisés - la presse générale ou spécialisée - les associations d anciens élèves - les cabinets de recrutement - Au delà de la diffusion simple de votre offre, l APECITA peut vous accompagner dans votre recrutement : définition du poste et du profil recherché, sélection de candidats, organisation et animation des entretiens Déterminer le budget : Quels que soient les moyens mise en œuvre, un recrutement a un coût : Les coûts externes tels que : la diffusion de votre offre sur certains supports (sites internet, presse ), le recours à un consultant en ressources humaines ou autres spécialistes Les coûts internes tels que : les heures de personnel mis à contribution, les coûts de secrétariat, de téléphone, de frais postaux (ces coûts seront limités si vous choisissez de Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 1
communiquer par mails) et ceux des déplacements les vôtres et ceux des candidats si vous les indemnisez, les frais d accueil et d intégration du candidat retenu. Définir le poste et le profil du candidat recherché L analyse du poste passe par la définition des besoins réels de l entreprise, la finalité du poste (et son évolution prévisible). Il est alors nécessaire de recenser, analyser, hiérarchiser ces besoins et ces finalités. Cette démarche est essentielle lors de la création d un poste car on ne peut pas se référer à l existant. Dans tous les cas, il est recommandé de rédiger une fiche de poste comprenant : - l intitulé du poste - les missions/finalités du poste - le motif du recrutement - les activités courantes, ponctuelles, occasionnelles - les responsabilités - l environnement, les moyens - les objectifs à atteindre - l autonomie - la position dans la hiérarchie - les compétences requises - les conditions de travail - le type de contrat - le statut du poste - la rémunération - l évolution possible Pour définir un profil du candidat cohérent avec le profil du poste - vous décrivez le candidat idéal en vous référant au poste à pourvoir, au précédent occupant du poste et aux avis de vos collaborateurs. Cette démarche permet alors d établir : - un profil très complet comportant tous les critères de sélection - un profil détaillé que vous pourrez communiquer aux candidats qui en font la demande - un profil qui sera diffusé dans les supports de diffusion de l offre d emploi. C est un résumé clair, complet, précis et concis du précédent. La définition du profil permet de répertorier les différents critères de sélection. Il s agit alors de les hiérarchiser afin de faciliter le tri des candidatures. Au delà de la diffusion simple de votre offre, l APECITA peut vous accompagner dans votre recrutement : définition du poste et du profil recherché, sélection de candidats, organisation et animation des entretiens Rédiger l annonce Il faut toujours se souvenir du but que l on veut atteindre qui est de recevoir des candidatures correspondant au profil recherché. Il est nécessaire de donner aux candidats les renseignements dont ils ont besoin pour se déterminer : - intitulé de poste : l approche diffère selon le support de diffusion choisi Sur internet, les offres sont présentées sur une même page. A ce stade, les candidats ont accès à peu d information : intitulé, localisation, nom de l entreprise et date de parution en général. Il est donc important que ces informations amènent le candidat à lire Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 2
l intégralité du texte. (Sur un support papier, l approche est différente car il voit d emblée l intégralité du texte de l annonce). Aussi, - Utilisez le singulier et des mots-clés - Soyez précis - Eliminez les titres vagues ou propres à votre entreprise Par exemple : Préférez «Technico-commercial en agrofourniture Var» à «Technico-commerciaux» Ou encore «Conseiller agricole en production animale Finistère» à «Conseiller agricole» Contenu : Soyez attractif et concis en précisant : - Des renseignements objectifs sur l entreprise : activité, effectifs, projets - Les missions confiées, moyens mis à disposition, relations hiérarchiques - Le profil recherché : formation, expérience, compétences techniques et relationnelles - Le type et durée du contrat, date d entrée, rémunération, avantages divers, déplacements Attention : Les mentions discriminatoires portant sur des points sans lien direct avec les exigences du poste sont interdites (voir www.halde.fr, rubrique «les discriminations à l embauche») Il en est de même pour les mentions inexactes voire mensongères (lieu de travail, type de contrat ) Modalités de prise de contact : - Adresser lettre + CV + prétentions? par courrier? fax? mail? Sur internet, les candidats ont souvent la possibilité de vous adresser uniquement un CV «formaté», sans lettre de motivation ; il s agit en fait des informations saisies par leur soin lors de l inscription sur le site internet. Aussi, vous devez préciser si, par exemple, vous exigez un CV en format word ou pdf ou encore une lettre de motivation en fichier joint Au delà de la diffusion simple de votre offre, l APECITA peut vous accompagner dans votre recrutement : définition du poste et du profil recherché, sélection de candidats, organisation et animation des entretiens Sélectionner les candidatures Le travail de sélection sur le dossier (lettre de motivation, CV) doit s opérer sans jamais perdre de vue les exigences du poste à pourvoir, l objectif final étant de trouver la meilleur adéquation candidat/poste/entreprise. Sélectionner pour l entretien, c est trier les candidatures selon les critères qui ont servi à rédiger l offre d emploi. En tenant compte de ces critères, vous obtenez trois piles de dossiers : - la première réunit les dossiers de candidats non retenus car ne correspondant pas à vos attentes - la deuxième comprend les dossiers des candidats qui répondent parfaitement aux critères - la troisième est constituée des dossiers que vous ne souhaitez pas éliminer et qui méritent d être étudiés en cas de besoin La lettre de candidature : En théorie, elle doit être concise, structurée en paragraphes distincts, dans laquelle le candidat s adresse directement à vous : Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 3
- Il a bien identifié vos besoins - Il manifeste intérêt et motivation à l égard de votre entreprise et du poste proposé - Il argumente clairement sur ses compétences par rapport au poste. Le CV : Outre les coordonnées du candidat, vous devez y trouver facilement : - La formation et l expérience : formations suivies, spécialités, années, établissements, ainsi que les formations complémentaires qui pourraient être un «plus» pour la fonction convoitée - Les réalisations concrètes et précises, les résultats obtenus - Les activités extra-professionnelles Attention : en diffusant votre offre sur certains sites internet, vous pouvez très bien recevoir des CV «formatés», sans lettre de motivation ou encore une lettre de motivation rédigée directement dans le corps du mail d accompagnement du CV C est à vous de décider si cette forme de candidature de plus en plus répandue - est éliminatoire ou pas Réussir les entretiens de recrutement Découvrir ce que le CV et la lettre ne vous ont pas encore appris mais aussi informer et convaincre, telles sont les fonctions de l entretien qui a pour finalité de dégager les deux ou trois candidats adéquats. L entretien n est pas une conversation ordinaire, c est avant tout un échange d informations. Pour vous, l objectif est de vous assurer que les compétences et les qualités supposées du candidat sont fiables et qu elles répondent aux besoins de votre entreprise. Il s agit également de connaître les réelles motivations qui ont conduit le candidat à présenter sa candidature. Aussi, les questions portent sur l expérience du candidat, son parcours professionnels, ses motivations pour changer et choisir votre entreprise et le poste à pourvoir, son comportement en situation professionnelle, ses contraintes personnelles, ses activités extra-professionnelles. Pour le candidat, il s agit d examiner la proposition que vous lui faites, de découvrir avec plus de précision le poste à pourvoir, l environnement, les perspectives, ceci en tenant compte de ses capacités personnelles, de ses attentes et de ses ambitions. L organisation Le déroulement La décision L organisation Qui participent aux entretiens de recrutement? - le directeur ou son représentant - parfois, le président ou un membre du conseil d administration - le futur supérieur hiérarchique du recruté - dans certaines situations particulières (relations de travail étroites), un futur collaborateur du recruté - un consultant extérieur, si vous vous faites accompagner pour ce recrutement Ils devront, au préalable, avoir pris connaissance des CV et lettres de candidature. Pour évaluer le candidat, chacun doit avoir un objectif précis au cours de l entretien. Quand rencontrer les candidats? Le planning est fonction de l urgence du poste à pourvoir mais doit obéir à certaines règles : - Un délai suffisant pour la diffusion, la réception et l examen des candidatures Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 4
- Une disponibilité totale pendant la période des entretiens pour écouter, observer, évaluer - Les candidats convoqués doivent bénéficier d un délai convenable pour s organiser - La première rencontre avec tous les candidats doit se dérouler sur une période courte (1 à 3 jours) pour conserver les conditions équitables et un souvenir précis de chacun Quel type d entretien retenir? L entretien individuel convient dans les petites entreprises lorsque les rapports futurs recruteur/recruté sont directs. Il s agit d un face à face candidat/recruteur qui doit permettre une évaluation complète : - des connaissances, des compétences professionnelles - des motivations, des ambitions, des exigences, des capacités à évoluer - de la personnalité (aptitudes relationnelles, autonomie, autorité, organisation, initiative ) L entretien devant un jury (2 à 3 personnes, voire plus) L un des membres peut assurer l animation, mais tous peuvent poser des questions à tour de rôle, le relais se prenant naturellement. Dans ce cas, veiller à ne pas déstabiliser le candidat par des questions trop variées ou décousues. En se répartissant les sujets,il est plus facile d approfondir certains points. Les entretiens individuels successifs Les candidats rencontrent successivement plusieurs interlocuteurs (3 maximum si possible) ; ces derniers mènent leurs investigations en fonction de leur mission dans le cadre du recrutement. L entretien de groupe Il s agit de présenter l entreprise et le poste à l ensemble des candidats (8 à 12 si possible). Après un bref tour de table de présentation, les candidats posent d éventuelles questions complémentaires. Les entretiens individuels peuvent s organiser à l issue de cette étape collective. A ce stade, 30 minutes suffisent compte tenu des informations transmises aux candidats en groupe. Quelques candidats sont alors retenus pour un deuxième entretien, plus long, dans les jours suivants. En outre, pour les postes nécessitant de fortes qualités relationnelles, des aptitudes pour l animation et pour le travail de groupe il est possible d organiser un débat entre les candidats. Le thème est de préférence en rapport avec leur future mission et dure entre 30 et 45 minutes. Au delà de la diffusion simple de votre offre, l APECITA peut vous accompagner dans votre recrutement : définition du poste et du profil recherché, sélection de candidats, organisation et animation des entretiens Le déroulement L accueil : - L entretien se déroulera bien et vous aidera dans la décision finale s il se déroule dans un climat de confiance réciproque. Il est donc important de créer ce climat dès l instant de l accueil - Faire patienter trop longtemps le candidat peut être mal perçu. En effet, si vous jugez que l attente est un test pour étudier sa réaction, lui peut attribuer ce retard à un manque d organisation de l entreprise ou de courtoisie de ses dirigeants. Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 5
L échange : Après les présentations personnelles, l entretien peut se poursuivre par un bref exposé sur l entreprise. Les deux grandes composantes de l échange sont : - le poste : fonctions, objectifs et moyens, contexte et contraintes, organisation, projets - le candidat : formation, compétences, expériences, qualités personnelles, motivations, ambitions, disponibilité, mobilité Pour obtenir toutes les informations attendues et évaluer les réponses et le comportement du candidat, il faut de la méthode et une certaine habilité. Quelles questions poser? L objectif : connaître le candidat, vérifier et approfondir les informations du CV et de la lettre Conseils : Privilégiez les questions qui permettent au candidat de s exprimer le plus largement possible. Celui-ci doit pouvoir s exprimer au maximum sur les points choisis, son temps de parole doit donc être important. Alternez les questions fermées et les questions ouvertes Ces dernières permettent au candidat de mettre en évidence ses capacités d expression et sa personnalité. L alternance des interlocuteurs dans les entretiens de «jury» permet de préparer ses propres questions et d apprécier les réponses du candidat avec plus de sérénité. Attention : La loi interdit des questions qui n ont pas pour finalité directe l évaluation des capacités du candidat à occuper le poste proposé. La décision La décision la plus courante consiste à retenir une candidature. Avant de prendre cette décision, vous avez vérifié qu il y unanimité ou consensus entre tous les partenaires impliqués dans le recrutement. De même, il est indispensable de s assurer que tout est clair entre le candidat et vous. L entretien décisif, qui est rarement le premier, a d ailleurs pour objet de trouver un accord sur les aspects opérationnels du poste et sur les conditions matérielles. Le candidat doit prendre connaissance (le cas échéant) de la Convention Collective dont il relève. Les conditions particulières sont précisées : lieu de travail, avantages particuliers liés au poste, plan d insertion, contrat de travail Ensuite, vous devez confirmer au candidat par écrit, son embauche en lui demandant de signifier (lui aussi par écrit) son accord ou son refus. Il faut agir vite pour éviter que le candidat retenu ne soit embauché par une autre entreprise et attendre son engagement ferme avant de répondre aux autres candidats car les désistements de dernière minute peuvent arriver. La question de la rémunération La rémunération constitue un élément clé du recrutement et du contrat de travail. C est l un des principaux thèmes de négociation lors de l entretien et un chapitre important du contrat de travail. Objet constant d interrogations, la rémunération doit être négociée dans un climat de confiance et de transparence. Une mauvaise négociation risque d avoir un impact sur le comportement du nouveau collaborateur et de conduire à un échec. Définition : la rémunération comprend le salaire ou traitement de base et tous les autres avantages et accessoires payés directement ou indirectement en espèces ou en nature. Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 6
Le montant de la rémunération serait facile à fixer si l on pouvait simplement se référer aux grilles de salaire ou conventions collectives en vigueur dans les entreprises. La rareté des candidats, le degré d expertise exigé, l expérience professionnelle sont autant de paramètres à prendre en compte pour déterminer la fourchette de salaire qui permettra de recruter le candidat le plus adapté tout en préservant les équilibres internes en matière de rémunération. Conseils : - Vérifier les niveaux de salaire en vigueur, en vous référant aux conventions collectives ou aux salaires horaires ou mensuels publiés par le ministère du travail - Choisir un niveau de rémunération qui ne fasse pas l objet d une remise en question à court terme - Prévoir une marge suffisante pour faire évoluer la rémunération de façon à entretenir et développer la rémunération. S il s estime sous-payé, un candidat compétent proposera ses services à la concurrence, ce qui vous coûtera cher - Ménager une place pour la négociation - Adopter un langage clair. On parle généralement de salaire brut annuel en kilo euros (K ) permettant d intégrer toutes les composantes de la rémunération (nombre de mois de salaire, primes ). - Préciser clairement : les éléments complémentaires du salaire de base : part fixe, part variable en précisant le mode de calcul de cette dernière les périphériques légaux : intéressement aux résultats, participation les remboursements de frais professionnels : repas, frais de déplacements les avantages en nature : logement, véhicule, chèques restaurant les périphériques éloignés : régime de prévoyance, régime complémentaire de retraite - Consulter les conventions collectives, les syndicats professionnels, les DDTEFP (Directions départementales du travail, de l emploi et de la formation professionnelle) - Se tenir en permanence informé des salaires proposés par les entreprises du secteur - Connaître la rémunération passée ou actuelle des candidats et leurs prétentions avant d exprimer une proposition Engager, c est informer, contractualiser et régulariser (formalités) La première démarche consiste à informer de votre décision au candidat retenu. La promesse d embauche doit faire l objet d une grande vigilance car elle vous engage. En effet, toute rétractation ultérieure comporte le risque de devoir verser au bénéficiaire des dommages et intérêt. De même, un candidat qui se rétracte après avoir accepté une proposition encourt également des sanctions. Le contrat : il obéit à des règles de forme et de fond. Le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) peut être verbal mais il est recommandé de l écrire. Une directive communautaire impose cet écrit dans les deux mois de l embauche. Les contrats à durée déterminée (CDD), à temps partiel, d apprentissage ( ) sont obligatoirement écrits. Dans le contrat de travail écrit, il est conseillé de préciser les points essentiels de la négociation et de l accord : - qualification qui permettent de repérer le poste dans la convention collective (statut, échelon, coefficient) - missions précisant notamment les responsabilités et les objectifs - durée de la période d essai et, éventuellement, conditions de renouvellement - durée du contrat et conditions de résiliation Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 7
- rémunération en distinguant les primes et autres particularités - avantages sociaux - temps de travail - lieu de travail et clause de mobilité si elle est prévue - autres dispositions particulières : frais professionnels, congés Dans le cas d un CDD, le contrat doit mentionner - l objet du recrutement : motif du recours, identité de la personne remplacée et caractéristiques s il s agit d un remplacement - la date du terme du contrat ou sa durée minimum - la durée de la période d essai - la rémunération - les conditions de renouvellement - les références des caisses de retraite Le non-respect de la loi peut entraîner la requalification d un CDD en CDI. La période d essai n est ni automatique, ni obligatoire. Elle peut être prévue au contrat mais le principe de l essai et sa durée sont encadrés. Sa durée doit être raisonnable (et conforme à la convention collective) et doit correspondre au temps nécessaire à l employeur pour tester l aptitude du salarié à occuper le poste. Dans le cas d un CDD, la période d essai est proportionnelle à la durée du contrat. Les formalités liées à l embauche La prise de fonction du recruté doit être précédée de la Déclaration Unique d Embauche (DUE), qui regroupe les sept formalités suivantes : - la déclaration préalable à l embauche (DPAE) - la déclaration d une première embauche dans un établissement - la demande d immatriculation d un salarié au régime général de la sécurité sociale - la demande d affiliation au régime d assurance chômage - la demande d adhésion à un service de santé au travail - la déclaration d embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire - la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) Ces formalités peuvent s effectuer sur le site www.net-entreprises.fr. S il s agit de contrat aidé, il doit faire l objet d un accord préalable de la DDTEFP. Il est également nécessaire de déclarer le salarié à la caisse de retraite et de prévoyance (Agrica pour l agriculture) et, s il est cadre, à la caisse de retraite des cadres. Enfin, il est indispensable d organiser la visite médicale d embauche. Prévue par la loi pour s assurer de l aptitude du salarié à occuper son poste de travail, elle préserve sur la durée du contrat vos intérêts respectifs (notamment en cas de litige lié à l aptitude du salarié). Connaître les clauses particulières du contrat Clauses de non-concurrence, de mobilité, de confidentialité, de discrétion Clause de non-concurrence À l issue de son contrat de travail, et quelle que soit la cause de la rupture, le salarié s engage à ne pas exercer une activité concurrente à celle de l entreprise, soit pour son propre compte, soit pour celui d une autre entreprise. Elle doit être limitée dans le temps et dans l espace. Elle doit être limitée à la profession ou à la nature de l activité du salarié. Elle ne peut en aucun cas porter atteinte à la liberté de travail. Elle doit s accompagner d une contrepartie financière pour le salarié. Clause de dédit formation Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 8
Son objectif est de contraindre le salarié à rester travailler au service de son employeur qui a engagé des frais de formation et à rembourser ces frais de formation en cas de rupture de contrat. Elle doit être rédigée de façon précise, en particulier en ce qui concerne la durée de validité de la clause et les conditions de remboursement en cas de départ anticipé. Clause de mobilité Elle permet de modifier le lieu de travail de votre salarié dans l intérêt de l entreprise. Il est plus simple de l insérer dans le contrat que de modifier ce contrat ultérieurement dès lors que vous êtes conduit à changer l affectation du salarié. Clause de discrétion, de confidentialité Elles visent à interdire au salarié de divulguer des informations confidentielles relatives à l entreprise. Ces clauses sont d autant plus nécessaires que les salariés utilisent de plus en plus les nouvelles technologies de communication. Clause d exclusivité Elle interdit au salarié de travailler pour une autre entreprise pendant la durée de son contrat de travail. La jurisprudence se montre très restrictive à l égard de cette clause. Conseils pour recruteur APECITA 2009 page 9