CNR Bactéries Anaérobies et Botulisme Laboratoire associé Clostridium difficile Outil Voozanoo pour l envoi des données à l InVS dans le cadre de l étude ICD-Raisin 2009. Manuel d utilisation. Sommaire 1 INTRODUCTION............ 2 1.1 QU EST-CE QUE VOOZANOO?...2 1.2 QUELLES SONT LES FONCTIONS DISPONIBLES?...2 2 PREMIERE UTILISATION............ 2 2.1 CONFIGURATION RECOMMANDEE...2 2.2 PREMIERE CONNEXION A L APPLICATION...3 2.3 ECRAN D ACCUEIL...4 2.4 MON COMPTE : MODIFICATION DU MOT DE PASSE ET DES INFORMATIONS DE CONTACT...5 2.5 DECONNEXION...5 3 UTILISATION DE L APPLICATION LICATION DE SAISIE DES D DONNEES ICD-RAISIN...... 6 3.1 SAISIE DE LA FICHE CARACTERISTIQUES DE L ETABLISSEMENT...6 3.2 SAISIE DES DONNEES AGREGEES MENSUELLES...8 3.3 VALIDATION DES DONNEES LORS DE LA SAISIE ET MESSAGES D ERREURS...11 3.3.1 Données obligatoires...11 3.3.2 Contrôle de cohérence entre variables...12 3.4 COMPLEMENT OU CORRECTION D UNE FICHE DE SAISIE DES DONNEES MENSUELLES...13 3.5 OPTIONNEL : MODIFICATION DES VARIABLES S AFFICHANT DANS LE LISTING DES DONNEES MENSUELLES...14 3.6 OPTIONNEL : RECUPERATION DES DONNEES...15 3.7 AUTRES FONCTIONS...17 ANNEXE 1 LISTE DES VARIABLES SAISIES DANS LE QUESTIONNAIRE «DONNEES MENSUELLES»...... 18 ANNEXE 2 QUESTIONNAIRE «CARACTERISTIQUES DE D E L ETABLISSEMENT» - VERSION ACTUALISEE AU 9/04/2009... 19 Pour toute question relative à cette application, vous pouvez joindre l équipe en charge de l étude à l InVS aux coordonnées suivantes : - par e-mail : icdraisin2009@invs.sante.fr - par téléphone : 01 41 79 67 34, 01 41 79 68 12 ou 01 41 79 67 96 (secrétariat) icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 1 de 20
1 Introduction 1.1 Qu est-ce que Voozanoo? Le logiciel Voozanoo est un outil générique qui permet de créer des formulaires de saisie de données en ligne. Il a été acquis par l Institut de veille sanitaire (InVS) pour servir de support aux différentes études qu il met en œuvre avec ses partenaires. Il permet de créer des questionnaires en ligne, accessibles à l aide d un navigateur (Internet Explorer, Firefox, Safari ) et d une connexion à Internet. 1.2 Quelles sont les fonctions disponibles? Voozanoo permet aux participants d une étude de saisir les données d une étude sur un formulaire accessible via une connexion Internet sécurisée. Ces données sont alors enregistrées sur un serveur hébergé par l InVS. Elles sont accessibles en permanence et en temps réel pour chaque participant. Celui-ci peut consulter les données saisies, les modifier ou les exporter. La version actuelle de l outil ne permet pas d effectuer des analyses. La définition des droits d accès aux données est très souple et permet de définir des groupes d utilisateurs différents avec des droits spécifiques. Ainsi, dans le cadre de cette étude, les données saisies par un participant lui sont accessibles en permanence et en temps réel, et chaque CClin a accès aux données de son interrégion. Les données nationales sont accessibles par l InVS. Chaque participant reçoit un nom d utilisateur et un mot de passe lui permettant d accéder au système avec des droits précis pour saisir, corriger et/ou valider ses données. Les différentes fonctions de l outil développé pour l étude ICD-Raisin 2009 sont décrites ci-après. 2 Première utilisation 2.1 Configuration recommandée mandée L application est compatible avec tout ordinateur de type PC tournant sous Windows ou Linux, ou de type Apple sous Mac OS et tout navigateur internet connu : Internet Explorer version 6 et ultérieures, Firefox version 2 et ultérieures, Safari, Opera, etc. Certains dysfonctionnements ont pu être rapportés avec Internet Explorer ; ils ne sont pas bloquants et toutes les manœuvres restent réalisables. Pour une expérience optimale, il est recommandé d utiliser Firefox. Pour télécharger gratuitement Firefox, connectez vous sur http://www.firefox.com/ et suivez les instructions ; faites appel à votre administrateur de parc informatique si vous n avez pas les droits nécessaires à cette installation. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 2 de 20
2.2 Première connexion à l application Pour vous connecter à l outil de saisie en ligne de vos données agrégées mensuelles dans le cadre de l étude ICD- Raisin 2009, ouvrez votre navigateur internet et entrez l adresse suivante : https://voozanoo.invs.sante.fr/264192398/ Notez bien le s dans https : il s agit d une page sécurisée (les échanges avec votre ordinateur sont chiffrés). - note 1 : vous pouvez mémoriser cette adresse dans vos favoris Internet pour y accéder plus facilement - note 2 : vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton «Accéder au site web Voozanoo pour transmettre ces données mensuelles à l InVS» à partir de l onglet Voozanoo de l outil d autosurveillance Excel. Votre écran affiche alors ce qui suit : - entrez votre nom d utilisateur dans la case «Login» : c est le code anonymat qui vous a été fourni ; - entrez le mot de passe que vous avez reçu par e-mail ; - cliquez sur «Valider» pour accéder à l application en ligne. Attention : si vous participez aux deux volets Court séjour et Moyen/long séjour, vous devez saisir les données de chaque volet en utilisant leurs codes anonymats respectifs : code se terminant par C pour le volet Court séjour, code se terminant par M pour le volet Moyen / long séjour. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 3 de 20
2.3 Ecran d accueil Si vous avez saisi correctement votre Login et Mot de passe, l écran d accueil suivant s affiche : Cette page vous donne accès aux différents questionnaires et aux différentes fonctions de l application web, que nous allons passer en revue dans les pages qui suivent. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 4 de 20
2.4 Mon compte : Modification du mot de passe et des informations de contact Un mot de passe vous est fourni avec votre login. Ce mot de passe est créé par le système de façon automatique et consiste en une succession de caractères (chiffres et/ou lettres) aléatoires. Afin de le mémoriser plus facilement, il vous est conseillé de le modifier et de choisir un mot de passe personnalisé lors de votre première utilisation. Pour cela : 1. Cliquez sur Mon Compte dans la barre d outils. Cliquez ici 2. La fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez modifier votre mot de passe (8 caractères minimum), ainsi que les informations vous concernant. Cette opération peut être renouvelée autant de fois que vous le désirez et à tout moment. Attention : en cas d oubli de votre mot de passe, il vous faudra contacter l InVS pour en obtenir un nouveau. 2.5 Déconnexion Lorsque vous avez terminé votre travail, n oubliez pas de vous déconnecter en cliquant sur le bouton Déconnexion de la barre d outils et en fermant la fenêtre de votre navigateur. Cliquez ici icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 5 de 20
3 UTILISATION DE L APPLICATION DE SAISIE DES DONNEES ICD-RAISIN A partir de la page d accueil, vous pouvez naviguer parmi les différentes fonctions de l application. Vous pouvez y revenir à tout moment en cliquant sur Accueil dans la barre d outils. L application permet de saisir deux types de questionnaires : - le premier permet de saisir les caractéristiques de l établissement (annexe 2 de ce document) ; une seule fiche peut être saisie ; - le second permet de saisir vos données agrégées mensuelles (onglet Voozanoo de l outil d autosurveillance) ; six fiches peuvent être saisis (une par mois de mars à août 2009). 3.1 Saisie de la fiche Caractéristiques de l établissement Cette fiche correspond à l annexe VIII du protocole de l étude et a pour but de décrire les caractéristiques principales de votre établissement et vos pratiques en matière de diagnostic microbiologique des ICD. - Note 1 : cette fiche ne peut être remplie qu une seule fois. - Note 2 : vous devez remplir cette fiche avant de saisir vos données mensuelles La première fois que vous souhaitez saisir les données de cette fiche, cliquez sur «Insérer un enregistrement». ❶ Cliquez ici pour saisir la fiche «Caractéristiques de l établissement» ❷ Cliquez ici pour afficher la fiche «Caractéristiques de l établissement» déjà saisie icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 6 de 20
Si vous souhaitez ensuite afficher la fiche, la modifier ou compléter votre saisie, cliquez sur «Lister les fiches Caractéristiques de l établissement». L écran suivant affiche alors ceci : Cliquez ici pour afficher et éventuellement modifier la fiche déjà saisie Dans les deux cas (saisie ou modification de la fiche), l écran suivant s affiche alors : Saisissez la valeur de chaque variable dans l ordre où elles apparaissent sur le questionnaire. Attention : pour passer d une variable à l autre dans Voozanoo, il faut utiliser soit la souris, en cliquant dans chaque champ l un après l autre, soit la touche tabulation de votre clavier. Ne pas utiliser la touche Entrée car celle-ci provoque la fermeture la fenêtre SANS ENREGISTRER les données! Ce questionnaire comporte trois écrans : - cliquez sur le bouton «Suivant» pour passer à l écran suivant ; - cliquez sur le bouton «Enregistrer» à la fin du 3 ème écran pour sauvegarder vos données. Note : selon les réponses à certaines questions, des champs supplémentaires peuvent apparaître sur votre écran. Si vous avez saisi toutes les informations de cette fiche, vous n avez plus besoin ensuite d y revenir, sauf si vous souhaitez corriger une erreur. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 7 de 20
Ecran 2 Ecran 3 3.2 Saisie des données agrégées mensuelles Les fiches de données mensuelles sont reliées à la fiche «Caractéristiques de l établissement». Pour saisir ou modifier une fiche de données mensuelles, procédez de la manière suivante à partir de l écran d accueil de l application : ❷ Cliquez ici pour afficher la fiche «Caractéristiques de l établissement» déjà saisie L écran suivant s affiche alors : Cliquez ici pour afficher ou saisir une nouvelle fiche de données mensuelles icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 8 de 20
L écran suivant s affiche alors : Résumé de la fiche «Caractéristiques de l établissement» à laquelle sont rattachées les fiches «Données mensuelles» Cliquez ici pour saisir une nouvelle fiche de données mensuelles Vous accédez alors à la fiche, dans laquelle vous pouvez saisir les données calculées par l outil d autosurveillance locale (fichier Excel, onglet Voozanoo) ; le questionnaire comporte deux écrans, dont voici le premier : Résumé de la fiche «Caractéristiques de l établissement» à laquelle est rattachée cette fiche «Données mensuelles» Cliquez ici pour accéder au second écran icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 9 de 20
Le second écran est le suivant : Résumé de la fiche «Caractéristiques de l établissement» à laquelle est rattachée cette fiche «Données mensuelles» Cliquez ici pour enregistrer vos données icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 10 de 20
Après avoir enregistré la fiche, vous retourner à l écran suivant : Cliquez ici pour revenir à l accueil Cliquez ici pour saisir une nouvelle fiche mensuelle Cliquez ici pour afficher la fiche mensuelle déjà saisie Cliquez ici pour supprimer une fiche mensuelle déjà saisie Vous pouvez alors : - saisir une nouvelle fiche pour un autre mois : cliquez sur le bouton «Ajouter Données mensuelles» - modifier une fiche existante : cliquez sur le cercle à gauche de l intitulé de la fiche - supprimer une fiche existante : cliquez sur la croix à gauche de l intitulé de la fiche ; une confirmation de cette action est nécessaire! - retourner à l accueil de l application en ligne : cliquez sur «Accueil» en haut à gauche de l écran. 3.3 Validation des données lors de la saisie et messages d erreurs Les données des questionnaires font l objet de contrôles automatisés en cours de saisie. Vous pouvez alors voir apparaître, en cas d erreur, plusieurs types de messages. 3.3.1 Données obligatoires Les données obligatoires sont signalées par un * sur le questionnaire (à la fin du libellé de chaque variable). Si ces variables ne sont pas renseignées, un message d erreur apparaît en haut de la fenêtre et les champs incomplets sont surlignés en rouge. Vous devez alors renseigner la valeur manquante pour continuer. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 11 de 20
Exemple de message d erreur lié à l absence de saisie d une variable obligatoire : Il vous suffit alors de cliquer avec la souris sur le champ concerné, de compléter les données manquantes et de continuer votre saisie. 3.3.2 Contrôle de cohérence entre variables Certains contrôles permettent de détecter des incohérences dans le remplissage de plusieurs variables. Une fenêtre apparaîtra alors en haut à droite de l écran pour mentionner le type d incohérence et les champs correspondants seront surlignés en orange. Cliquez sur les champs concernés pour apporter les corrections appropriées. Certaines variables n acceptent pas les valeurs manquantes : n oubliez pas dans ce cas de les renseigner, si besoin avec des valeurs nulles (0). Une explication sur la nature de l incohérence détectée s affiche ici Les variables concernées par l incohérence détectée sont surlignées en orange : modifiez leur valeur pour corriger l erreur. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 12 de 20
3.4 Complément ou correction d une fiche de saisie des données mensuelles Pour corriger ou compléter une fiche «Données mensuelles» existante, procédez comme indiqué au 3.2 pour afficher la liste des fiches déjà saisies : Cliquez ici pour revenir à l accueil Cliquez ici pour saisir une nouvelle fiche mensuelle Cliquez ici pour modifier une fiche mensuelle déjà saisie Cliquez ici pour supprimer une fiche mensuelle déjà saisie Trois boutons apparaissent devant chaque fiche et correspondent aux actions suivantes : Edition d une fiche : pour afficher la fiche et éventuellement la compléter / modifier. Suppression d une fiche : pour supprimer cette fiche ; une confirmation est nécessaire. Verrouillage d une fiche : pour empêcher toute modification ultérieure de la fiche. Cette fonctionnalité n est accessible qu à l InVS et permet de verrouiller les données quand la fiche a été validée. Les questionnaires restent modifiables afin de les compléter ou les modifier tant que la fiche n est pas verrouillée. Si vous souhaitez modifier une fiche verrouillée, vous devrez contacter l InVS. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 13 de 20
3.5 Optionnel : modification des variables s affichant dans le listing des données mensuelles La liste des fiches déjà saisies s accompagne de l affichage des valeurs de quelques variables de ces fiches. Par défaut, l outil Voozanoo affiche le nom du l utilisateur (c est votre login), le nom du groupe auquel il appartient (votre CClin) et d autres variables plus ou moins utiles Pour modifier la liste des variables qui s affichent dans ce listing, procédez comme indiqué au 3.2 pour afficher la liste des fiches déjà saisies : Cliquez ici pour afficher au panneau de configuration Cliquez ensuite sur Afficher le panneau de configuration. Vous obtenez alors l écran suivant, à partir duquel vous pouvez sélectionner les variables à afficher ainsi que leur ordre : Cliquez ici sur le nom des variables que vous souhaitez afficher ; appuyez en même temps que vous cliquez sur la touche Ctrl pour en sélectionner plusieurs. La liste des variables déjà sélectionnées s affiche en haut. Confirmez la sélection en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Ré-organisez ici l ordre d apparition des variables que vous avez sélectionnées. Confirmez cet ordre en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Cacher le panneau de configuration». icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 14 de 20
3.6 Optionnel : récupération des données Pour exporter les données saisies, cliquez sur la rubrique Récupération des données qui dans la barre d outils du menu d accueil. L écran suivant apparait alors : Cliquez ici Cliquez sur le bouton Ajouter Paquet. L écran suivant apparait alors : Cliquez ici Cliquez sur le bouton Ajouter. L écran suivant apparait alors : Choisissez un nom Choisissez le format Puis cliquez ici icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 15 de 20
Vous devez renseigner certains champs : - choisissez un nom pour le «paquet» à exporter ; - si besoin, cliquez sur le bouton Questions ou Supprimer pour une sélection des variables à exporter ; - ne sélectionnez aucun filtre afin d exporter toutes les fiches ; - choisissez ensuite le format des données : - texte (.csv) : pour traiter les données sous Excel, Stata ou tout autre logiciel ; 1 - Epi Info (.rec) pour une analyse directe sous ce logiciel ; - XML. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer le paquet. L écran suivant apparait alors : Cliquez sur le bouton Récupérer les données. Le téléchargement commence et une fenêtre (dont l aspect est variable selon le navigateur utilisé) s affiche alors : 1 Plusieurs choix de séparateurs de texte sont possibles. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 16 de 20
Enregistrez le l fichier dans un répertoire où vous pourrez le retrouver facilement (sur le bureau de Windows par exemple). Il s agit d un fichier compressé de type.zip, que vous pouvez ouvrir de manière native sous Windows XP / Vista, ou à l aide d un utilitaire de décompression ad hoc sous Windows 98 ou MacOS. Vous accédez alors au fichier qui contient vos données mensuelles, que vous pouvez analyser avec vos logiciels habituels. 3.7 Autres fonctions Les fonctions Monitoring, Filtres, Plans d analyse, Analyses, Import et Listings ne sont pas utiles ou fonctionnelles pour l étude ICD-Raisin 2009. Vous pouvez les ignorer. icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 17 de 20
Annexe 1 Liste des variables saisies dans le questionnaire «Données mensuelles» Nom Type Taille Libellé Valeurs autorisées sect D 1 possibilité Type de secteur concerné Dictionnaire «secteur» Non Valeur manquante Commentaires 1 :Court séjour 2 : moyen ou long séjour OBLIGATOIRE mois D 1 possibilité Mois de la période de recueil Dictionnaire «mois_recueil» Non 1 à 12 (janvier à décembre) an D 1 possibilité Année de la période de recueil Dictionnaire «annee_recueil» Non 1 :2009 adm E 6 Nombre d admission durant la période Entier positif Non jour E 6 Nombre de journées d hospitalisation Entier positif Non ktot E 6 Nombre de cas total d ICD durant la période Entier positif Non kint E 6 Nombre de cas acquis dans l établissement Entier positif Non kimp_es E 6 Nombre de cas importés d un établissement de santé Entier positif Non kimp_ehpa E 6 Nombre de cas importés d un EHPA/EHPAD Entier positif Non kcom E 6 Nombre de cas communautaires Entier positif Non kx E 6 Nombre de cas d origine inconnue Entier positif Non cnr E 6 Nombre de cas avec au moins 1 souche transmise au CNR Entier positif Non nsuiv E 6 Nombre de patients suivi à 30 jours Entier positif Non dctot E 6 Nombre total de décès Entier positif Non dcinit E 6 Nombre de décès liés à l ICD, cause initiale Entier positif Non dcassoc E 6 Nombre de décès liés à l ICD, cause associée Entier positif Non dcnon E 6 Nombre de décès non liés à l ICD Entier positif Non dcx E 6 Nombre de décès non expertisés Entier positif Non suisevr E 6 Nombre de formes sévères Entier positif Non suivsimp E 6 Nombre de formes simples Entier positif Non suivx E 6 Nombre de formes à la sévérité inconnue Entier positif Non valid D 1 possibilité Données mensuelles validées par l ES O/N Non percalc C Période du recueil Calcul automatisé ic C Incidence cumulée : nb cas pour 1 000 admissions Calcul automatisé di C Densité d incidence : nb de cas pour 10 000 journées d hospitalisation Calcul automatisé tx_suiv C Proportion de patients suivis à 30 jours tx_sevr C Proportion de formes sévères Calcul automatisé tx_dc C Proportion de décès, toutes causes Calcul automatisé Type : D= dictionnaire, T = texte, D = date, E = nombre entier, R = nombre réel, YN = Yes/No, C = calculé automatiquement icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 18 de 20
Annexe 2 Questionnaire «Caractéristiques de l établissement» - Version actualisée au 9/04/2009 Ces données sont à saisir sur l application web de saisie en ligne (une seule fiche par établissement). Elles seront utilisées par l InVS et le CNR à des fins de validation des données transmises et lors de l analyse. IDENTIFICATION DE L ETABLISSEMENTL Code ES fourni par l InVS Raison sociale :... Adresse :... TAILLE DE L ETABLISSEMENT (NOMBRE DE LITS) Court séjour Moyen et long séjour METHODES ET STRATEGIES DE DIAGNOSTIC DES INFECTIONS DIGESTIVES A CLOSTRIDIUM DIFFICILE 1- Sur quels critères votre laboratoire réalise t-il t le diagnostic biologique? Uniquement sur demande spécifique Systématiquement : sur toutes les coprocultures envoyées au laboratoire sur les selles venant de certains services (précisez le(s) service(s) concernés.) sur toutes les selles liquides si la notion de traitement antibiotique est précisée en cas de diarrhée nosocomiale chez les patients au delà d un certaine âge (précisez : ) autre indication (préciser la(les) indication(s) :.) 2- Quelle est la périodicité de réalisation du diagnostic? Réalisez-vous le diagnostic le jour de réception de la selle? OUI NON Quelle est la périodicité de réalisation du diagnostique? Tous les jours y compris le WE Tous les jours excepté le WE Moins d une fois par semaine Une fois par semaine Deux fois par semaine Plus de deux fois par semaine icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 19 de 20
3- Votre laboratoire peut-il réaliser le diagnostic en urgence (c est à dire apporter une réponse le jour même)? Oui Non 4- De quelles méthodes m de diagnostic disposez-vous? 5-1. Culture sur milieux sélectifs : Oui Non 5-2. Recherche d un Antigène (GDH): Oui Non 5-3. Recherche de toxines dans les selles: Oui Non 5-4. Recherche de toxines à partir de la souche : Oui Non Si vous effectuez une recherche de TOXINES,, de quelle(s) méthode(s) disposez-vous? test de cytotoxicité SANS neutralisation de l ECP (préciser le type de cellules utilisées : ) test de cytotoxicité AVEC neutralisation de l ECP (préciser le type de cellules utilisées : préciser l origine de l antisérum :..) test immuno-enzymatique ne dépistant que la toxine A (préciser le fournisseur : ) test immuno-enzymatique dépistant les toxines A et B (préciser le fournisseur : ) technique de biologie moléculaire (PCR) (préciser le fournisseur :...) 5- Quelle est, parmi ces différentes stratégies diagnostiques, celle qui se rapproche le plus de la vôtre? uniquement la recherche de toxines la recherche de toxine dans les selles et en cas de positivité, je fais la culture uniquement la culture la culture et, en cas de positivité, je recherche les toxines dans les selles la culture et, en cas de positivité, je recherche le pouvoir toxinogène de la souche uniquement le dépistage de l antigène spécifique GDH la recherche d un antigène spécifique et, en cas de positivité, je recherche les toxines dans les selles systématiquement la culture et la recherche de toxines sur les selles : Si OUI et en cas de résultat discordants (culture + toxine -), je recherche le pouvoir toxinogène de la souche ou je l adresse à un laboratoire extérieur? Oui Non systématiquement le dépistage de l antigène et la recherche des toxines Autre stratégie (préciser la (les) autre(s) stratégie(s) réalisée(s) : ) 6- Réalisez-vous systématiquement un antibiogramme sur les souches de C. difficile isolées? Oui Non icd_raisin_manuel_voozanoo_v3.doc 09/04/2009 Page 20 de 20