Communauté de Communes Pays des Sorgues Monts de Vaucluse 350 avenue de la Petite Marine 84800 L'ISLE SUR LA SORGUE Tel : 04.90.21.43.11 Marché de services Marché en procédure adaptée La présente procédure adaptée ouverte est soumise aux dispositions de l'article 28 du code des marchés publics. Location avec option d achat des copieurs et imprimante, et maintenance des copieurs et imprimante Document unique Date et heure limites de réception des offres : Mardi 24 novembre 2015 à 15h
La Communauté de Communes Pays des Sorgues Monts de Vaucluse dispose actuellement d'un parc de systèmes d'impression très varié, qu'elle souhaite faire évoluer en tenant compte des nouveaux usages. A compter du 1 er janvier 2016, un nouveau service composé de 7 agents va être transféré des communes vers l'intercommunalité, ayant comme conséquence une évolution des besoins. Le parc actuel est composé de : un copieur Canon IRC2380 ayant les fonctions copieur, impression et numérisation. Il permet des impressions en A3 et A4. (Volume depuis la mise en service en juin 2010 : A3 Noir : 4 499 A4 Noir : 133 002 A3 Quadrichromie 8 511 A4 Quadrichromie 148 384) une imprimante multifonction Canon MF9280 ayant les fonctions copieur, impression et numérisation. Elle permet des impressions en A4 uniquement. (Volume de 49 881) une imprimante Oki6150 permettant des impressions au format A4 noir et blanc uniquement (Volume depuis la mise en service en juin 2010 : 91 245) deux imprimantes Oki 4140 permettant des impressions au format A4 noir et blanc uniquement (Volumes depuis la mise en service en juin 2010 : 10 015 et 8 357) une imprimante HP qui permet des impressions au format A4 noir et blanc Dans un souci de rationalisation de son parc, la Communauté de Communes souhaite remplacer le parc actuel par les équipements neufs suivants : Copieur A : un copieur couleur de 40 ppm minimum ayant les fonctions copieur, impression et numérisation. Il devra permettre les impressions au format A3 et A4. Il devra disposer d'un bac A4 de grande capacité (1 000 pages minimum). Copieur B : un copieur monochrome de 40 ppm minimum ayants les fonctions copieur, impression et numérisation au format A4 exclusivement. Une option sera chiffrée pour un même copieur couleur. Copieur C un copieur couleur de 30 ppm minimum ayant les fonctions copieur, impression et numérisation au format A4 exclusivement. Un bac A3 sera proposé en option (ou une variante avec un nouvel équipement comparable). Imprimante A : une imprimante de 20 ppm A4 couleur destinée au service RH Ces quatre équipements devront inclure un système permettant de contrôler les impressions, copies par utilisateur, installation à prévoir de série. Les équipements disposeront en série d un module recto-verso et d un chargeur automatique de document recto-verso avec un scanner (il sera précisé le surcout pour un scanner mono pass) pour les copieurs Un contrôle des volumes de consommation et attribution d'un quota d'impression devra pouvoir être fait via une interface sur un poste distant, à travers un navigateur internet. L accès aux copies devra être sécurisé par un identifiant et mot de passe Les 3 copieurs doivent permettre la mise en place d'impression protégée. Cette possibilité sera appréciée sur l'imprimante destinée au service RH. En option, les 3 copieurs pourront être équipés d'un module de finition permettant l'agrafage des copies en 1 ou 2 points. Le renouvellement de ce parc se fera par location avec option d'achat sur une durée de 60 mois. Il sera proposé un contrat de maintenance pour la même durée, incluant déplacement, pièces, main d'œuvre et fourniture des toners et de l'ensemble des pièces détachées usagées à changer durant la période. Le contrat de location avec option d'achat sera proposé avec des échéances trimestrielles, constantes durant toute la durée du contrat. La levée de l'option d'achat se fera par une échéance supplémentaire. Il sera précisé les conditions de résiliation anticipée du contrat de location avec option d'achat. Le contrat de maintenance sera conditionné à la présence réelle du matériel. Les candidats pourront proposer une formule de révision de contrat. Cette révision éventuelle sera plafonnée à 3 % par an. La facturation se fera au nombre de pages imprimées. Le prix unitaire d une impression A3 sera identique à une impression A4. La facturation se fera au réel et trimestriellement. Aucun système d'acompte ou de forfait ne sera admis. Ce système de facturation au réel permettra à la Communauté de Communes de mettre fin au contrat de maintenance, sans réclamation possible de la part du titulaire, en cas de suppression du matériel lié quel qu en soit la cause. Concernant le matériel actuel propriété de la Communauté de Communes, il sera proposé une offre de rachat du matériel. Les candidats indiqueront dans leur proposition les modalités qu'ils envisagent de mettre en œuvre pour l'enlèvement de ces matériels, mais surtout de leur devenir (conditions de recyclage ou de
mise aux déchets). Les candidats indiqueront s'ils disposent d'un système permettant la livraison automatique des toners, ainsi qu'une auto-relève des compteurs. Dans leurs réponses, les candidats indiqueront de manière très visible les caractéristiques techniques des matériels, notamment sur les éléments suivants : temps de sortie de la première page (en n&b et en couleur), vitesse du copieur, consommation électrique en mode fonctionnement et en mode veille, volume des décibels en mode de fonctionnement. Ils présenteront également la fiche d'impact sur les utilisateurs lors des conditions d'utilisation. Il sera également indiqué la part d'éléments recyclés composants les systèmes proposés, ainsi que les possibilités de recyclage des matériels en fin de vie. Concernant les consommables, il sera précisé les conditions de recyclage. Il est attendu des candidats une présentation claire et synthétique de leur mémoire technique ; Il ne doit pas s'agir d'une compilation des documents commerciaux et techniques. Ceux-ci pourront être proposées, en annexe du mémoire technique. Le candidat accepte les termes du présent document, qui prévalent sur l ensemble des documents qui seraient annexés à l offre (contrat de maintenance, bon de commande du matériel ). Le candidat précisera ses délais de livraison. Les variantes sont autorisées dès lors que le candidat a répondu à l offre de base. Le candidat respectera les conditions de monochromie et couleur demandées, les caractéristiques techniques (contrôle des impressions, impressions protégés, module recto verso, chargeur de documents), ainsi que la possibilité de rajouter une module de finition. Les offres seront jugées sur les éléments suivants : Prix de la location avec option d achat sur 60 mois majorée de la levée d option, diminution faite de la proposition de rachat du matériel actuel (35%) Coût du contrat de maintenance sur 60 mois avec les volumes suivants (35%) : o Copieur A : quadrichromie : 50 000 copies / an o Copieur A : noir : 45 000 copies / an o Copieur B : noir : 25 000 copies / an (si option couleur : 15 000 copies noires / ans et 10 000 copies couleurs / an) o Copieur C : quadrichromie : 20 000 copies / an o Copieur C : noir : 15 000 copies / an o Imprimante A : quadrichromie : 3 000 copies / an o Imprimante A : noir : 2 500 copies / an Valeur technique de l offre (30%), notamment au regard du descriptif du service du fonctionnement du SAV (moyen humain mis en œuvre, délai d intervention ), du côté environnemental du copieur (consommation énergétique, volume sonore, fiche d impact, recyclage ) Contacts Autorité compétente pour signer le marché : Monsieur le Président, Pierre Gonzalvez Personne désignée pour renseigner les bénéficiaires des nantissements (art 109 CMP) : Service des Marchés Publics Comptable assignataire des paiements : Madame la Trésorière, Danielle Livé Avenue des 4 otages 84800 L'ISLE SUR LA SORGUE Organisation de la commande au niveau de l'acheteur Acheteur : Communauté de Communes Pays des Sorgues Monts de Vaucluse 350 avenue de la Petite Marine 84800 L'ISLE SUR LA SORGUE Tél : 04.90.21.43.11 Fax :04.90.21.43.13
Présentation des offres Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes : - Le présent document unique, complété, daté et signé par le candidat. Les candidats sont tenus de libeller leurs offres en EUROS. En cas de groupement, le présent document unique est signé soit par l'ensemble des entreprises groupées, soit par le mandataire s'il justifie des habilitations nécessaires pour représenter ces entreprises. - Le contrat de location avec option d achat - Le contrat de maintenance - Un bordereau de prix - Un mémoire justificatif. - Un descriptif du matériel proposé Conditions d'envoi ou de remise des offres Les offres sont transmises en une seule fois. Si plusieurs offres sont adressées ou transmises successivement par un même candidat, seule la dernière reçue dans le délai fixé pour la remise des offres sera ouverte. Les offres peuvent être adressées ou remises dans les conditions suivantes : La présentation sur un support physique électronique n'est pas autorisée. Sur un support papier et adressées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception postal. Sur un support papier et remises sous pli cacheté au service destinataire contre récépissé. Les offres devront parvenir à destination avant le Mardi 24 novembre 2015 à 15h Le pli contenant la candidature et l'offre du candidat porte l'adresse suivante : Communauté de Communes Pays des Sorgues Monts de Vaucluse 350 avenue de la Petite Marine 84800 L'ISLE SUR LA SORGUE FRANCE Les documents relatifs à l'offre comportent les éléments décrits à l'article Présentation des offres ci-dessus. Phase de négociation Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de négocier avec les candidatures recevables. Délai de paiement Le paiement des sommes dues est effectué dans un délai global maximum de 30 jours. Les conditions de mise en œuvre du délai maximum de paiement sont celles énoncées par la loi n 2013-100 du 28 janvier 2013 et le décret n 2013-269 du 29 mars 2013. Le taux des intérêts moratoires prévu à l'article 8 du décret précité est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement principal la plus récente, en vigueur au premier jour du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage. En vertu de l'article 40 de la loi du 28 janvier 2013, le retard de paiement donne lieu, de plein droit et sans autre formalité, au versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros conformément à l'article 9 du décret du 29 mars 2013. Paiement En cas de paiement sur un seul compte, le pouvoir adjudicateur se libère des sommes dues au titre du présent marché en faisant porter le montant au crédit du compte suivant : Libellé du compte :... Domiciliation :... Adresse :... CODE IBAN :... Code BIC :... Toutefois, le pouvoir adjudicateur se libére des sommes dues aux sous-traitants payés directement en faisant porter les montants au crédit des comptes désignés dans les annexes, les avenants ou les actes spéciaux. Les paiements sont effectués en EUROS.
Attribution de compétence Le Tribunal Administratif de Nimes est compétent pour tout litige concernant la passation ou l'exécution de ce marché. Contractant Je soussigné, Nom et Prénom :... [] Agissant en mon nom personnel : Domicilié à :... Immatriculé à l'insee sous le n SIRET :... Inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés de :... Sous le n... Téléphone :... Télécopie :... Courriel :... [] Je suis le mandataire solidaire des membres du groupement conjoint présenté en annexe [] Je suis le mandataire non solidaire des membres du groupement conjoint présenté en annexe [] Je suis le mandataire des membres du groupement solidaire présenté en annexe [] Agissant pour le nom et pour le compte de la société (intitulé complet et forme juridique de la société) :...... Domicilié à :... Immatriculé à l'insee sous le n SIRET :... Inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés de :... Sous le n... Téléphone :... Télécopie :... Courriel :... [] La société désignée ci-dessus est le mandataire solidaire des membres du groupement conjoint présenté en annexe [] La société désignée ci-dessus est le mandataire non solidaire des membres du groupement conjoint présenté en annexe [] La société désignée ci-dessus est le mandataire des membres du groupement solidaire présenté en annexe Désigné dans le marché, sous le nom " titulaire " ; après avoir pris connaissance du document unique et des documents qui y sont mentionnés ; M'ENGAGE à produire, si mon offre est retenue et si je ne les ai pas déjà fournis à l'appui de mon offre, les pièces prévues aux articles D.8222-5 ou D.8222-7 et D.8222-8 du code du travail et les certificats fiscaux et sociaux mentionnés à l'article 46 du Code des Marchés Publics dans un délai de 8 jours francs à compter de la date de réception de la demande qui m'en sera faite par la personne signataire du marché. L'offre ainsi présentée ne me lie toutefois que si son acceptation m'est notifiée dans un délai de 90 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres.
Affirmation sur l'honneur J'affirme, sous peine de résiliation du marché à mes torts exclusifs, ne pas tomber J'affirme, sous peine de résiliation du marché à ses torts exclusifs, que la société/le groupement d'intérêt économique, pour lequel j'interviens, ne tombe pas Nous affirmons, sous peine de résiliation du marché à nos torts exclusifs, ne pas tomber Nous affirmons, sous peine de résiliation du marché, à leurs torts exclusifs, que les sociétés pour lesquelles nous intervenons ne tombent pas sous le coup des interdictions énumérées à l'article 43 du code des marchés publics concernant les liquidations, faillites personnelles, les infractions au code général des impôts, les interdictions d'ordre législatif, réglementaire ou de justice. Les déclarations similaires des sous-traitants énumérés plus haut sont annexées à ce document unique. Engagement du candidat Fait en un seul original A... le... Mention manuscrite "lu et approuvé" Signature(s) du(des) candidat(s) (représentant(s) habilité(s) pour signer le marché)
Acceptation du marché (à remplir par le pouvoir adjudicateur) Est acceptée la présente offre pour valoir acte d'engagement A...le... Signature de l'autorité compétente en vertu de Délibération du 17 avril 2014. Date d'effet du marché (à remplir par le pouvoir adjudicateur) En cas de remise contre récépissé : Le titulaire signera la formule ci-dessous : «Reçu à titre de notification une copie du présent marché» : A., le.. Signature du titulaire En cas d'envoi en LRAR : Coller ci-dessous l'avis de réception postal, daté et signé par le titulaire
Cadre pour nantissement ou cession de créance : (1) Formule d'origine Copie délivrée en unique exemplaire pour être remise à l'établissement de crédit en cas de cession ou de nantissement de créance de : la totalité du marché (2) la partie des prestations évaluées à... euros (en lettres) que le titulaire n'envisage pas de confier à des sous-traitants bénéficiant du paiement direct. la partie des prestations évaluées à... euros (en lettres) et devant être exécutées par... en qualité de : [] cotraitant [] soustraitant A..., le (3)... Signature, (1) A remplir par le pouvoir adjudicateur en original sur une photocopie. (2) Rayer la mention inutile. (3) Date et signature originales. Annotations ultérieures éventuelles La part des prestations que le titulaire n'envisage pas de confier à des sous-traitants bénéficiant du paiement direct est ramenée à... euros (en lettres)