2-1-2 Demande en matière de certification La candidature Page 1 sur 5 PROCEDURE 2-1-2 LA CANDIDATURE 1. Demande de certification : Une demande de certification selon le référentiel ISO 9001, concerne toujours un seul et unique système qualité à certifier. Un système qualité peut couvrir une seule entité juridique ou une unité comprenant plusieurs entités juridiques. Une entité juridique peut comprendre un ou plusieurs sites d exploitation. Lorsque plusieurs entités juridiques sont concernées, le système qualité doit être mis en place et géré par un organe commun aux différentes entités couvertes par la certification. Cet organe doit avoir l autorité nécessaire pour faire appliquer toutes les décisions en matière de gestion de la qualité. Lorsque les activités exercées par les différentes entités ou sur les différents sites sont quasi similaires, la certification pourra être réalisée par échantillonnage. Une demande de certification selon le référentiel ISO 14001 ou de vérification conformément à la directive EMAS ne peut porter que sur un seul système environnemental et un ou plusieurs sites. Il en va de même pour une demande de certification selon le référentiel ISO 22001. ou le référentiel OHSAS 18001 La combinaison d'audits (QMS, EMS, FSMS, SMS) est possible. On veillera, toutefois, à bien faire la part des choses. 2. Calcul de la durée d audit. Responsabilité : le secrétariat du BQA (MA) est responsable de l enregistrement des informations, du calcul de la durée d audit et de la communication aux clients et aux auditeurs concernés du nombre de jours nécessaires à l'audit. La procédure «A-PRO 2.1.3 - Demande en matière de certification calcul de la durée d audit» détermine les exigences de cette méthode en application des lignes directrices de Belac 2-312.
2-1-2 Demande en matière de certification La candidature Page 2 sur 5 3. Audit de certification initiale. 3.1. La «Demande d offre de certification» : Lorsqu un client demande une offre pour la certification de son système de management (soit «Qualité», soit «Environnemental», soit pour un audit intégré «Qualité Environnement», ), le MA lui transmet le formulaire - questionnaire «Demande d offre de certification - OA» correspondant au type de système de management à certifier. Ce formulaire est disponible sur le serveur à l adresse «S:\ Série02 - Documentation qualité \ Reg.02.03 - Documents type\demande d offres\active» et sur le site web du BQA. Le client fournira les informations relatives à son entreprise et nécessaires à l'établissement de l'offre par le BQA. Si ces données, indispensables à l établissement de l offre, ne sont pas toutes communiquées par l entreprise cliente, le M.A. se met en rapport avec le donneur d'ordre afin de compléter toutes données manquantes. 3.2. Transmission de l offre et du contrat de certification (formulaire «Mission d audit QMS/EMS/FSMS/OHSAS») au client. Sur base des informations transmises par le formulaire «OA», le MA établit : o l «Offre de certification», o le formulaire «Mission d audit QMS/EMS/FSMS/OHSAS» en deux exemplaires suivant le type de système de management concerné par la certification, o la «Procédure de certification de systèmes de management» (qualité, environnement, sécurité alimentaire et sécurité). Le formulaire «Mission d audit» constitue le premier contrat émis par le BQA couvrant les seules prestations de l audit de certification initial (ou de renouvellement). Les autres prestations qui font partie du cycle complet d audit, c'est-à-dire les audits de surveillance, seront couvertes par un second contrat (le «Contrat de certification») transmis ultérieurement au client après la réussite de l audit de certification initiale (voir à cet effet la procédure «PRO 2.5 Décision en matière de certification» et le 4.8). L'entreprise (donneur d'ordre) vérifie que le formulaire est complété par toutes les données nécessaires. Ces données sont les suivantes :
2-1-2 Demande en matière de certification La candidature Page 3 sur 5 le nom de l'entreprise (= donneur d'ordre), l'adresse de l'entreprise, la référence de la norme ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 ou OHSAS 18001, le domaine d'application de la demande de certification / vérification (activités et produits ou services fournis), la dénomination et la localisation des sites (siège social compris) ou des entités juridiques objet de la certification, 3.3. Acceptation de l offre Approbation du formulaire «Mission d audit QMS/EMS/FSMS/OHSAS par le client. Le client, donneur d'ordre, en cas d acceptation de l offre du BQA, renvoie les deux exemplaires signés par lui au BQA. Dans le cas d entreprises multisites, chaque responsable de site aura pris soin d approuver le formulaire «Mission d audit QMS/EMS/FSMS/OHSAS» sur lequel est renseigné l ensemble des sites concernés. Lorsque plusieurs entités juridiques sont concernées, chaque responsable d entité approuvera le formulaire «Mission d audit». 3.4 Refus de faire offre de la part du BQA : Lorsque les critères de certification de l entreprise décrits par le client dans sa «Demande d offre» ne peuvent être pris en compte et satisfaits, il appartient au BQA d informer le client des motifs de ce refus.
2-1-2 Demande en matière de certification La candidature Page 4 sur 5 4. Audit de renouvellement Dans le cadre d un audit de renouvellement, l Auditeur Principal (AP) vérifie lors du dernier audit de suivi si l entreprise cliente présente de nouveaux facteurs ou des modifications de facteurs pouvant entraîner une augmentation ou une réduction de la durée de l audit (voir A-PRO 2.1.3-5.4 et 5.5 Facteurs de réduction / augmentation de la durée d audit). Pour ce faire, il vérifie les données reprises dans son file d audit (nombre de personnes occupées, nombre de sites, nombre d entités juridiques, étendue de la certification, ) les met à jour en communiquant les changements par le formulaire «DIG».. 5. Vérification Lorsqu'on est en possession de toutes les données nécessaires (généralement transmises par le client via le formulaire «OA» complété et le formulaire «Mission d audit» signé par lui), l advisor vérifie que la mission remplit toutes les conditions essentielles afin d'être prise en considération pour exécution à savoir (liste non exhaustive) : 1. que le donneur d'ordre ne peut pas être réputé avoir abusé par le passé d'une certification octroyée par un organisme de certification ou vérification accrédité suivant la norme obsolète ISO 45 012 ou sa remplaçante l ISO 17021, 2. que le domaine d'application pour lequel la certification du système de management est demandée fait partie d un ou plusieurs domaines d'activités (secteurs EAC et/ou Code NACE) pour le(s)quel(s) le BQA est accrédité. NB : Lorsque le donneur d ordre est actif dans un secteur d'activité pour lequel le BQA n est pas encore accrédité, la «Demande d extension» de l accréditation du BQA pour ce secteur est introduite auprès de l organisme d accréditation Belac par l Adviser, après évaluation de son opportunité par le Directeur,. 3. que le donneur d'ordre dispose d'un système qualité ou d un système environnemental ou d un système de sécurité alimentaire documentés,
2-1-2 Demande en matière de certification La candidature Page 5 sur 5 4. que le «Calcul de la durée d'audit» à assurer par le BQA tient compte de la demande d intervention du donneur d'ordre : o soit pour son entité juridique globale, o soit pour l' un ou l' autre de ses sites d' exploitation. Les statuts de l' entreprise à auditer ou tout autre moyen pertinent tel que son système de management (Qualité, Environnement ou Sécurité alimentaire) serviront à clarifier, le cas échéant, le ou les sites à comprendre dans l' audit en tenant compte de leur(s) dénomination(s) respective(s). Pour cette vérification, l Adviser dispose du questionnaire standardisé «Revue de la demande» qui lui permet de contrôler que les différentes étapes du processus ont été correctement exécutées. Les documents supports d information ou de calcul suivants sont ainsi contrôlés : 1. La «Demande d offre» renvoyée par le client : 2. La feuille de calcul Excel «Calcul de la durée d audit», 3. L Offre à transmettre au client, Le questionnaire de «Revue de la demande» est disponible sur le serveur S:\Série 2 \ Reg.02.03\ Documentation Qualité\Documents-types\6 Revue d offre\active. Lorsque le questionnaire de la revue montre que les conditions essentielles sont remplies, le Directeur signe les deux exemplaires du formulaire «Mission d audit» qui ont été renvoyés signés par le donneur d'ordre. Par la même occasion un «Dossier client» (Registres A et B) est ouvert par le MA au nom du donneur d'ordre. Le M.A. clôture le dossier de l offre dans la base de données. 6. Classement : 1. la «Demande d offre de certification» renvoyée par le client, 2. une copie de l «Offre de certification» approuvée par la Direction et transmise au client, 3. le questionnaire de «Revue de la demande» complété par l Advisor, 4. le second exemplaire original du contrat de certification initiale «MCO Mission d audit» approuvé par la Direction du BQA sont classés dans le «Dossier client» correspondant, farde «A» - MCO (Mission d audit).