Ville de Montréal Service de la culture Division des quartiers culturels 2014 FORUM DES ÉQUIPEMENTS CULTURELS Programme d aide aux collectes de fonds Conditions et exigences pour les projets de collecte de fonds présentés par des organismes culturels professionnels 2012-2015
FORUM DES ÉQUIPEMENTS CULTURELS Le ministère de la Culture et des Communications du Québec et la Ville de Montréal se sont engagés, dans le cadre de l Entente sur le développement culturel de Montréal 2012-2015, à poursuivre la concertation continue sur les équipements culturels, nommée Forum des équipements culturels, ayant pour mandat de financer conjointement des études et de gérer un fonds des équipements culturels selon des critères d admissibilité et de sélection établis par les partenaires. PROGRAMME D AIDE AUX COLLECTES DE FONDS Ce programme vise la consolidation et le développement stratégique du réseau des équipements culturels privés sur le territoire de la Ville de Montréal. Le choix de financer une activité de collecte de fonds se fait par consensus des deux partenaires du Forum sur la base des critères d admissibilité et de sélection pour les projets d études. Objectifs généraux soutenir la planification, l organisation et la réalisation d activités de collectes de fonds en vue de la construction, de la rénovation et du maintien d actifs visant des équipements culturels professionnels dédiés à la formation, à la création, à la production et à la diffusion culturelle sur le territoire de la Ville de Montréal; Développer des partenariats avec les milieux socio-économiques montréalais et appuyer des activités de financement novatrices. Objectifs spécifiques favoriser la construction et la rénovation de lieux culturels ainsi que le maintien des actifs et le renouvellement des équipements spécialisés; susciter des investissements du milieu dans les infrastructures culturelles; appuyer le développement des compétences au sein des organismes; constituer un levier et soutenir l augmentation des investissements privés en matière d équipements culturels; contribuer au développement économique, urbain, social et culturel de Montréal. DÉFINTIONS Organisme culturel professionnel tout organisme professionnel ou regroupement d'organismes professionnels actifs dans les secteurs des arts de la scène, des arts visuels, des communications, de la diffusion de la connaissance patrimoniale et scientifique, de l édition, des métiers d art, de la muséologie, de la production audiovisuelle, des arts médiatiques (incluant les centres d archives privées) qui est reconnu par le ministère de la Culture et des Communications du Québec et qui est soutenu au fonctionnement par le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ), le Conseil des arts de Montréal (CAM), le Conseil des arts du Canada (CAC) ainsi que par la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) et des Archives nationales du Québec (ANQ). Équipement culturel montréalais tout bâtiment, local et lieu physique doté de moyens matériels spécialisés propices à la formation, à la création, à la production ou à la diffusion d activités liées aux arts et à la culture et implanté sur le territoire de la Ville de Montréal. Propriétaire la notion de propriétaire s applique aussi à l organisme qui se propose de faire l acquisition d un bien et d en devenir propriétaire. Selon le Code civil, l emphytéote, le superficiaire et le tréfoncier sont aussi propriétaires. Une entente de location à long terme Page 2 sur 6
entre le demandeur et le propriétaire concerné sera acceptable au même titre qu un droit de propriété dans la mesure où la durée de cette entente sera au moins égale à la période à prévoir à la convention relative à l utilisation de l aide financière qui serait versée par le Ministère. CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ Organisme 1 Bénéficie d un accord de principe du ministère de la Culture et des Communications du Québec (ou une équivalence) ou avoir fait l objet d une annonce de la ministre. Est un organisme professionnel reconnu ou qui répond aux exigences de l accréditation, de l agrément ou d un programme de subvention de fonctionnement du Ministère, de la SODEC, du CALQ, de l ANQ ou du CAM. Est constitué en corporation (personne morale) sans but lucratif légalement constitué et créé expressément pour réaliser des activités culturelles professionnelles. A son siège social sur le territoire de la Ville de Montréal. Est propriétaire (ou emphytéote ou superficiaire). Est en règle avec la réglementation municipale et avec les législations gouvernementales en vigueur. Fait la démonstration probante de sa capacité à assurer sa pérennité. Équipement culturel 2 Est destiné en permanence à l'activité culturelle. Est situé sur le territoire de la Ville. Est occupé à bail (long terme) ou est propriété de l organisme. Dépenses admissibles Les dépenses associées à la planification et à la réalisation d une activité de collecte de fonds dans les cas spécifiques suivants : l achat et l installation d équipements ou de mobilier spécialisés, l achat d un terrain en vue d y aménager un bien admissible, la réalisation de travaux de construction (nouvelle construction, agrandissement, rénovation, restauration, recyclage, mise aux normes, aménagement, maintien des actifs, consolidation des vestiges). Les honoraires professionnels de consultants spécialisés reliés au projet de collecte de fonds (planification stratégique et organisationnelle, suivi des contributions et du budget, conseillers juridiques, communications et relations de presse, graphisme, photographes, etc.). Les dépenses associées à l embauche d employés non permanents affectés spécifiquement à l activité de collecte de fonds. La création, la production et la distribution de matériel promotionnel. Les dépenses d achat de placement-média associées au projet. La mise à jour des sites web des organismes en vue de présenter les projets d immobilisation, d assurer la promotion de la collecte de fonds ainsi que l accueil des dons et des contributions financières en ligne. Dépenses non admissibles Les dépenses associées à la production et à la promotion d un spectacle, d une exposition ou d une prestation d artistes dans le cadre d une activité-bénéfice. Les dépenses de traiteur ainsi que l achat de consommations. Les dépenses de pavoisement ainsi que les frais de location de salle, d équipements ou d aménagement de structures d accueil extérieures. 1 Sont exclus les organismes associés aux loisirs culturels, les centres communautaires et socioculturels, les commissions scolaires et les institutions d enseignement (sauf pour les écoles de formation reconnues par le Ministère). 2 Sont exclus les sites et lieux virtuels. Page 3 sur 6
Les projets de collectes de fonds visant le fonctionnement annuel des organismes au plan artistique. Les dépenses associées au fonctionnement régulier de l équipement. Les frais de fonctionnement de l organisme incluant les charges salariales des employés permanents de l organisme affectés au projet. NATURE DE L AIDE FINANCIÈRE La contribution maximale du Forum des équipements culturels comme aide financière est de 25 000 $ par étude (1/3 Ville, 1/3 MCC et 1/3 organisme) alors que le projet visé doit totaliser plus de 250 000 $. La contribution maximale du Forum des équipements culturels ne pourra excéder 66,6 % des frais admissibles jusqu à concurrence de 25 000$. En aucun cas la contribution du Forum ne pourra avoir pour effet de réduire la contribution du gouvernement du Canada ni celle des promoteurs du projet. Si les dépenses sont inférieures aux prévisions, le Forum des équipements culturels, via la Ville de Montréal, pourra en tout temps procéder à une révision du montant de la subvention. CONDITIONS GÉNÉRALES Dans le cadre du suivi de l activité de collecte de fonds faisant l objet d une aide financière, les conditions générales suivantes doivent être respectées par l organisme bénéficiaire : L'attribution d'un soutien financier est conditionnelle à l'engagement des organismes bénéficiaires à respecter le protocole d'entente établi avec l autorité compétente de la Ville qui agit pour le Forum. En cas de non respect de cet engagement, le Forum des équipements culturels, via la Ville de Montréal, pourra soit annuler sa participation financière, soit réclamer du ou des bénéficiaires les sommes déjà versées, en tout ou en partie. Le non respect du protocole signé peut disqualifier l organisme pour toute demande de subvention subséquente. Aucune mesure de soutien financier à un organisme n'est officielle, ni n'engage le Forum des équipements culturels avant son approbation par l autorité compétente de la Ville. Le Forum des équipements culturels, via la Ville de Montréal, se réserve le droit de rendre public l'identité de tout bénéficiaire d un soutien financier ainsi que le montant de la subvention accordée. Le bénéficiaire doit aviser la Ville de Montréal de toute modification à sa raison sociale, statut juridique, adresse ou nature de ses activités ainsi que de tout changement aux objectifs, calendriers ou toute autre composante du projet pour lequel un soutien financier a été accordé. Le bénéficiaire doit déclarer à la Ville tout don ou financement reçu ou attendu pour la réalisation du projet, privé ou public. Un même organisme ne peut bénéficier de plus d un soutien financier par année dans le cadre de ce programme. OBLIGATIONS DU REQUÉRANT En contrepartie de l'aide financière versée par le Forum des équipements culturels via la Ville de Montréal, l'organisme doit notamment : Utiliser l'aide financière exclusivement pour la réalisation de l'activité de collecte de fonds. Page 4 sur 6
Faire réaliser l'activité de collecte de fonds par un consultant qualifié et en assumer tous les coûts. Remettre au Forum, via la Ville de Montréal, une copie de la proposition du consultant dont les services seront retenus pour réaliser l'activité. Conclure, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de la signature du protocole par la signature du contrat avec le ou les consultants engagés pour la réalisation de l'activité. Obtenir l approbation préalable du Forum, via la Ville de Montréal, relativement aux modifications majeures qui pourraient être apportées à l activité. Remettre au Forum, via la Ville de Montréal, au plus tard douze mois suivant le versement de la subvention, six (6) copies d'un rapport final se rapportant à l'activité. Dans le cas des projets réalisés sur une période de plus d une année, remettre à la Ville un bilan annuel attestant l état d avancement du projet ainsi que des résultats récoltés. Remettre au Forum, via la Ville de Montréal, un bilan du projet et un compte rendu financier dans les trois (3) mois suivant la réalisation de l'activité. Mettre en évidence la participation financière du Forum des équipements culturels en intégrant aux documents produits la signature de l Entente MCC-Ville : ville.montreal.qc.ca/culture/signatures/entente. DATES DE PRÉSENTATION Les projets présentés dans le cadre de ce programme doivent être soumis à la Ville de Montréal, qui agit pour le Forum des équipements culturels à chaque année, au plus tard selon les deux dates de tombée suivantes : Le 27 février. Le 31 août. CRITÈRES D ÉVALUATION Les projets seront évalués en fonction : 1. de la situation générale de l organisme, soit : sa contribution originale au développement de son secteur; sa santé administrative et financière; sa capacité à gérer ses activités et à maintenir une situation financière stable; sa capacité de mener ses projets à terme; son expérience en matière de collecte de fonds et de partenariat. 2. de l impact du projet de collecte de fonds selon : la qualité générale du dossier présenté; la pertinence du plan de mise en œuvre du projet; la faisabilité du projet; la capacité de l organisme de le mener à terme; la pertinence des outils et mécanismes d évaluation proposés; le niveau d engagement des partenaires gouvernementaux et privés. MODALITÉS D ÉVALUATION Les dossiers seront évalués par le Service de la culture de la Ville de Montréal conjointement avec la Direction de Montréal du ministère de la Culture et des Communications du Québec. Les partenaires se réservent le droit de prendre avis auprès des subventionnaires au fonctionnement (le CALQ, le CAM, le CAC et la SODEC). Les recommandations du Forum seront transmises aux autorités compétentes de la Ville de Montréal, à la suite de quoi les organismes seront avisés de la décision dans un délai approximatif de quatre mois. Page 5 sur 6
DOCUMENTS À SOUMETTRE Le dossier soumis à la Ville de Montréal doit comprendre les éléments suivants : Le formulaire d inscription dûment rempli et accompagné des pièces demandées. La description du projet comprenant une présentation de la stratégie de collecte de fonds, des objectifs financiers, des ressources humaines affectées au projet, un calendrier et un budget de réalisation détaillés. Les indicateurs de performance qui permettront d évaluer les résultats du projet de collecte de fonds. L historique et la mission de l'organisme. Les offres de service des firmes associées au projet. Les états financiers vérifiés des trois derniers exercices. La liste des membres du conseil d'administration. La liste des membres du comité de financement. La résolution du conseil d'administration de l'organisme autorisant le dépôt de la demande de soutien financier et mandatant une personne responsable pour signer tout engagement relatif à cette demande. Dans le cas d'une demande soumise par un regroupement d organismes, une résolution des conseils d administration confirmant la participation de leur organisme au projet conjoint et autorisant l organisme demandeur à agir à titre de représentant du regroupement. Les lettres patentes de l'organisme. RÉCEPTION DE LA DEMANDE Toute demande de soutien qui touche l étude d un projet immobilier dont le promoteur est un organisme culturel professionnel doit être adressée à la Ville de Montréal par courrier ainsi que par voie électronique au soin de : Mme Geneviève Auclair Agente de développement culturel Téléphone : 514 872-7404 genevieve.auclair@ville.montreal.qc.ca Division des quartiers culturels Service de la culture Division des quartiers culturels 801, rue Brennan, Pavillon Duke, 5e étage Montréal (Québec) H3C 0G4 Page 6 sur 6