Cahier des charges relatif à l acquisition ou l accompagnement à la création d un logiciel «dossier unique usager informatisé»
I - PRESENTATION EDEFS 35 Etablissement public départemental, l EDEFS 35 dispose d un double agrément Institut Médico-Educatif (IME) et Institut Thérapeutique Educatif et Pédagogique (ITEP). Il est administré par un conseil d administration dont le président est de droit le président du conseil général (ou son représentant). Il est exclusivement financé par l Assurance Maladie. Son activité et ses missions sont régies par un corpus législatif et règlementaire contenu dans le Code de l Action sociale et des Familles (CASF) et issu des principaux textes suivants : La Loi 2002-2 du 2 janvier 2002 de Rénovation de l Action Sociale et Médico-Sociale et ses décrets d application ; La Loi 2005-102 du 11 février 2005 d égalité des droits et des chances en faveur des personnes en situation de handicap et ses décrets d application ; Le Décret n 2005-11 du 6 janvier 2005 fixant les conditions techniques d organisation et de fonctionnement des Instituts Thérapeutiques, Educatifs et Pédagogiques. Sa capacité par agrément est la suivante : Répartition places autorisées IME Chantepie IME Antrain ITEP SESSAD Entre temps SESSAD La Chaperonnière SITEPP 108 33 64 26 20 24 Soit 275 places autorisées au total et environ 350 dossiers usagers actifs simultanément. L établissement est placé sous l autorité et le contrôle de l Agence Régionale de Santé (ARS). De par son statut d établissement public, les professionnels y exerçant relèvent principalement et prioritairement de la Fonction Publique Hospitalière. Section IME Les IME proposent un accompagnement interdisciplinaire qui tend à favoriser l épanouissement, la réalisation de toutes les potentialités intellectuelles, affectives et corporelles, l autonomie maximale quotidienne sociale. Ils visent ainsi à assurer l intégration dans les différents domaines de la vie ainsi qu une formation générale et une première initiation professionnelle à travers une intervention éducative, thérapeutique et pédagogique.
Section ITEP Les ITEP accompagnent le développement des jeunes qui leur sont adressés au moyen d une intervention interdisciplinaire. Cet accompagnement doit les amener à prendre conscience de leurs ressources, de leurs difficultés et à se mobiliser pour aller vers leur autonomie. Les ITEP dispensent un accompagnement éducatif, thérapeutique et pédagogique personnalisé, favorisent le maintien du lien des intéressés avec leur milieu familial et social, promeuvent leur intégration dans les différents domaines de la vie, notamment en matière de formation générale et professionnelle. À ce titre, ils favorisent le maintien ou préparent l accueil des intéressés en écoles et établissements scolaires, dans des dispositifs ordinaires ou adaptés. II - ORIGINES ET CONTETE DU PROJET D ACQUISITION La construction d un système d information complet sur l EDEFS 35 s effectue progressivement. La nécessité de mettre en place un outil de gestion dynamique et sécurisé des données contenu dans le dossier usager est devenue plus prégnante ces dernières années face à la complexification des formules d accompagnement (modulation des modalités d accueil, interventions conjointes de plusieurs partenaires d accompagnement) et l augmentation de la quantité d informations à traiter pour chaque situation. Par ailleurs, les nouvelles technologies de l information et de la communication exigent à présent un traitement dématérialisé de l information devant permettre davantage d interactivité et de partage d information entre les professionnels et ainsi une meilleure continuité de l offre d accompagnement. Une harmonisation et un toilettage de la structuration du dossier papier ont été réalisés suite à l évaluation interne effectuée à l EDEFS en 2009. Un protocole d accès au dossier par l usager ou son représentant légal a été élaboré. Un protocole d accès au dossier par les professionnels a également été mis en place. Une version dématérialisée du dossier usager doit permettre d atteindre les objectifs suivants : - Rationaliser le temps consacré à la saisie et au traitement des données et optimiser leur utilisation ; - Améliorer la traçabilité et l évaluation des actions menées ; - Améliorer la gestion des ressources humaines et matérielles mobilisées au service de l usager ; - Intégrer une démarche de développement durable.
III - COMMANDE 1 FONCTIONNALITES ATTENDUES DU LOGICIEL 1.1 Gestion des dossiers - Une gestion unique et centralisée des dossiers usagers avec la possibilité de développer un paramétrage sur mesure tenant compte des besoins spécifiques de l établissement. Le dossier informatisé devra contenir à minima les volets suivants : Un volet administratif Un volet éducatif/pédagogique / technique /social Un volet médical Un volet thérapeutique (psychologue et paramédicaux) - La gestion administrative de chaque dossier en intégrant les données relatives aux ouvertures de droits délivrées par le MDPH et en intégrant un système d alerte par anticipation d une nécessité de demande de renouvellement de notification. Les provenances institutionnelles par nature et les destinations institutionnelles par nature à la sortie devront également pouvoir être repérées ; - L organisation d une gestion des «listes d attente» : création un dossier pour chaque jeune en attente de place après rdv de présentation du service ; - La gestion des emplois du temps des jeunes accompagnés : Pouvoir créer/modifier/supprimer un emploi du temps (par exemple, identifier les types d activité par code couleur) Pouvoir planifier une activité (éducative, pédagogique, thérapeutique, atelier) : un lieu/un encadrant/un horaire Pouvoir planifier son régime d accueil et informer des régimes relatifs aux transports, restauration et hébergement). - La gestion et le suivi des rencontres avec les représentants légaux et les partenaires : Pour chaque dossier usager, nous pourrons créer/modifier/supprimer les différentes rencontres concernant un jeune accueilli Pouvoir saisir ou joindre un compte-rendu de tout type de rencontre - La traçabilité de l évènementiel en terme d absentéisme par motifs, d incidents, de signalement à caractère social ou judiciaire, de changement de régime d accueil (temps partagés entre plusieurs établissements, accueil séquentiel )
- La simplification du renseignement des tableaux de bord de pilotage de la performance de l ANAP qui servent de support principal à la réalisation du rapport d activité de l EDEFS depuis 2014 (réalisation de statistiques) 1.2 Organisation du système d archivage La solution proposée devra permettre l organisation d un archivage systématique des données contenues dans le dossier usager. Le fournisseur du logiciel devra être en capacité d indiquer pour chaque type de pièce, la durée légale d archivage exigée. 1.3 Paramétrage des droits d accès Ce paramétrage devra s effectuer par métier et en fonction de la nature des données à consulter ou à renseigner (règles relatives au secret médical principalement). administ. Profils des Utilisateurs et droits d accès social éducatif/ pédagogique / technique Thérap. médical Validation des données Statistiques Cadres socioéducatifs Secrétaires Assistants de service social Educateurs /ETS /Enseignants Paramédicaux et psychologues IDE/médecins Pôle REF Direction Administrateur Chaque accès sera configuré depuis les ordinateurs. Ainsi, les agents auront accès aux dossiers les concernant, mais ils ne pourront pas ouvrir les autres dossiers sans que le responsable/référent du serveur ne leur en ait donné l autorisation. Une attention particulière est portée aux dossiers médicaux afin de conserver la confidentialité des données.
2- ERGONOMIE / EVOLUTIVITE / PERFORMANCE Idéalement, cet outil logiciel devra être : - Convivial et ciblé, pour un accès rapide aux informations recherchées. Il doit proposer des écrans simples et s appuyer sur une ergonomie conforme à l état de l art (menus déroulants, multifenêtrage, touches de fonction, système de navigation, présentation des pages, champs de saisie...) - Sélectif et sécurisé : il ne doit proposer aux utilisateurs que les rubriques et fonctions dont ils ont l'autorisation d'accès. - Simple d'utilisation afin de permettre aux utilisateurs une prise en main rapide et un gain en productivité et en efficacité. Il doit disposer d une assistance à la saisie et d une aide en ligne. Afin d appréhender concrètement l ergonomie de l outil proposé et indépendamment de la réunion de présentation du logiciel organisée auprès des prestataires pré-selectionnés, une mise à disposition du logiciel auprès de quelques utilisateurs désignés de l EDEFS sur quelques jours sera demandée afin d aider à la sélection définitive de la solution retenue. La solution proposée devra également être évolutive s adaptant ainsi aux besoins de l établissement et aux changements règlementaires éventuels L utilisation et la performance de l outil devront être garanties via tous les nouveaux supports de connexion : smartphones, tablettes numériques notamment. 3- COMPATIBILITE - INTEGRATION Le logiciel devra s intégrer dans le système d information existant à l EDEFS. Description du serveur (caractéristiques et contenu) jointe en annexe. L extraction de données relatives aux usagers à des fins de renseignement de données statistiques et de la réalisation du rapport d activité annuelle (sous réserve d anonymisation des données extraites) devra pouvoir s effectuer. Importation et exportation avec tableur excel L hébergement du logiciel s effectuera sur le serveur interne de l établissement. 4- MAINTENANCE/EPLOITATION Les modalités de maintenance de l outil devront être clairement établies. La fourniture d une documentation détaillée pour l administration du logiciel et de son utilisation devra être fournie par le prestataire Une intervention en mode administrateur doit être prévue. La Garantie Temps d Intervention devra être de 4 heures maximum soi ½ journée.
5- INSTALLATION-DEPLOIEMENT/ FORMATION Une phase test sur 1 à 2 services désignés sera au préalable réalisée avant déploiement de la solution à l ensemble des dossiers. Une formation initiale des principaux utilisateurs (secrétariats éducatifs et cadres principalement) devra être organisée sur site et ses modalités précisées. L entreprise devra assurer la formation des principaux utilisateurs (secrétariats éducatifs et cadres prioritairement soit 15 personnes) à l utilisation du logiciel ainsi que l'administrateur pour la gestion des droits d accès. Le coût de la formation devra être joint en annexe du devis relatif à la fourniture et l installation du logiciel. Cette formation devra intégrer une communication sur les aspects règlementaires liés à l informatisation du dossier usager. Un accompagnement à la déclaration CNIL devra également être proposé dans le cadre du module. Assistance aux utilisateurs : Un suivi de la formation des utilisateurs sera effectué par le soumissionnaire durant le mois suivant la mise en service des installations sur demande des utilisateurs. Les conditions et le coût de ce suivi seront jointes à la proposition. NOTA : Le développement d une solution personnalisée pourra être proposée dans la mesure où le prestataire développeur intègre l ensemble des exigences et pré-requis du présent cahier des charges