MODALITÉS D ÉCHANGES AVEC LES PARTIES PRENANTES : LES RÉUNIONS DE CONCERTATION FICHE N 3 Informer préalablement les parties prenantes sur l objet, les caractéristiques, les enjeux et objectifs, les plusvalues et contraintes d un projet est indiscutablement indispensable. Les modalités d échange avec ces acteurs doivent donc être particulièrement pensées et préparées. Elles doivent favoriser l expression des avis, opinions et commentaires qui permettront au porteur de projet de développer et défendre ses arguments. Ce théâtre de la démocratie participative prend la plupart du temps la forme de réunions de concertation. Ce n est pas la seule modalité d échange (il en existe d autres comme les cahiers d acteurs, les questions et commentaires mis en ligne sur le site du projet ou directement envoyés au maître d ouvrage, les parutions presse orchestrées par des parties prenantes, ) mais c est sans doute la plus symbolique de la démarche de concertation et la plus employée. 1. Pourquoi organiser une réunion de concertation? Une réunion de concertation permet de mobiliser de nombreuses personnes dans une même salle, qui vont écouter l information délivrée directement par les porteurs de projet, poser des questions, voire débattre, sans intermédiaire (il peut y avoir un modérateur pour animer la réunion). L information délivrée en directe est gage de légitimité. Trois objectifs sont poursuivis dans l organisation d une réunion de concertation : Informer : présenter le projet préalablement à la réunion (dossier de concertation, site internet du projet) et pendant la réunion de concertation (présentation Power Point) et apporter une information générale sur le projet, ses enjeux, ses objectifs, son organisation, ses impacts, son coût, son planning Mobiliser : réussir à faire venir les acteurs en communiquant largement sur la tenue de la réunion, sa date et son lieu Participation : instaurer le dialogue entre les parties, susciter des échanges et ainsi favoriser et recueillir l expression du public : ses attentes, ses questionnements, ses craintes, son soutien ou à contrario son opposition et ses propositions 2. Quels sont les formats courants de réunions de concertation? Réunion publique Description : c est une réunion à l initiative du maître d ouvrage qui est ouverte à tout le monde. C est une réunion où tous les thèmes du projet sont abordés sans exclusion. Après une remise à niveau informative sur le projet, elle permet aux acteurs de faire part de leurs points de vue et au maître d ouvrage de répondre à leurs questions et à leurs prises de position. Niveau de concertation : en général elle est utilisée dans les phases amont du projet au moment de son émergence, lorsque la question de son opportunité ou pas se pose. Elle ne permet pas d approfondir un thème car elle est généraliste. Elle ne permet pas non plus de développer une acceptabilité spécifique du projet vis-à-vis d un groupe d acteurs qui pourrait dépendre d un accord, d une entente travaillée. C est une confrontation, une rencontre qui œuvre globalement à l acceptabilité du projet ; mais c est souvent un moment de vérité pour le projet. Nombre indicatif de participants : cela peut être très variable suivant la nature et l importance du projet, le périmètre territorial du projet : de 20 à 400 personnes Le porteur de projet devra bien communiquer à l avance sur la tenue de la réunion et veiller à que cette communication soit bien relayée par les partenaires (ex : services de la ville) Thèmes abordés : l ensemble des thèmes constitutifs du projet sans exclusion
Atelier de travail Description : c est une série de plusieurs rencontres d un petit groupe d acteurs qui va traiter avec le porteur du projet et ses représentants (bureaux d études, collectivités, ) un thème du projet en profondeur pour y apporter des améliorations, des enrichissements. Les études spécifiques menées sur ce thème par le porteur du projet sont présentées. Ensuite des discussions s engagent atelier après atelier pour faire avancer les sujets et trouver des accords acceptables pour les parties prenantes et acceptable pour le maître d ouvrage. Ce type de réunion réclame de la part du porteur de projet une attitude ouverte et bienveillante. Niveau de concertation : c est une forme de réunion qui peut se faire parallèlement aux réunions publiques dans une phase d opportunité du projet. Mais ce type de réunions peut s opérer sur des phases plus en aval du projet, tant qu il y a des sujets précis à traiter avec certains groupes d acteurs (donc jusqu à l exploitation industrielle d EMR). Nombre indicatif de participants : Pour favoriser un véritable travail en profondeur le nombre de participants doit être limité entre 10 et 20 personnes. Il conviendra d être vigilant sur la sélection des personnes qui doivent offrir un panel solide de représentations, d intérêts et de savoirs sur le thème traité : experts, socio-professionnels, associations, service instructeur, etc. Thèmes abordés : les sujets peuvent être multiples mais parmi ceux qui reviennent le plus souvent, on citera les enjeux socio-économiques (ex : la pêche et la détermination des zones potentielles d implantation du projet, la création d emplois, l autonomie énergétique, la rentabilité du projet, ), l environnement (les contraintes de raccordement, les impacts sur la biodiversité, ), les usages (voies de navigation, ) le cadre de vie (impacts paysagers, ) Atelier thématique/ réunion publique thématique Description : un atelier thématique est similaire à un atelier de travail ; une réunion publique thématique est une réunion publique spécifique où un seul thème du projet est traité (ex : environnement, socio-économie, ). La présentation préalable du projet est adaptée au traitement de ce thème pour mettre tout le monde à niveau. Des interventions de parties prenantes peuvent être programmées au cours de la réunion (bureaux d études, associations, services instructeurs, ). Le porteur du projet y répondra avec un argumentaire développé sur le thème traité (ceci ne veut pas forcément dire qu il pourra avoir réponse à tout ; dans ce cas la(es) question(s) sont enregistrée(s) et le porteur du projet s engagera à y répondre ultérieurement). Niveau de concertation : les réunions publiques thématiques se font en général en aval du projet au moment du choix de son opportunité ou pas. Nombre indicatif de participants : les réunions publiques thématiques attirent moins de monde qu une réunion publique généraliste néanmoins cela varie suivant l audience et la sensibilité du sujet traité. Entre 20 et 100 personnes peuvent se mobiliser pour une réunion publique thématique. Thèmes abordés : environnement, socio-économie, autonomie énergétique, etc.
3. Quel type de réunion organiser? Plusieurs formats de réunion publique peuvent être mis en œuvre. Cela dépend du but que l on veut atteindre par la réunion publique. En fonction de ce que l on veut obtenir, il faudra choisir un format bien stabilisé de réunion. Des questions à se poser / Des réponses possibles / un format de réunion adapté Quels sont les objectifs? faire évoluer et enrichir le projet permettre une information large et un jeu de questions/ réponses pour apaiser les craintes favoriser l expression des différents publics donner de l audience et de la notoriété au projet Réunion publique définir/ enrichir les caractéristiques du projet sur un thème donné avec des éclairages territoriaux d acteurs, des spécialistes de la question, des usagers avancer sur un thème sensible et en favoriser l acceptabilité Qui veut-on voir présent? Acteurs d une thématique particulière (pêche, surf, nautisme, acteurs économique/du tourisme) Institutionnel et grand public Réunion publique Quel message faire passer? Des messages généraux sur le projet en phase de présentation. Puis des réponses précises aux questions sur tous les thèmes du projet. Réunion publique Un message spécifique sur le thème mis en avant. Puis des réponses expertes aux questions thématiques. 4. Comment organiser une réunion publique? a. S y préparer mobiliser les intervenants (politiques, institutionnels, experts, potentiels soutiens, ) mobiliser le public (conseil : rendre l évènement visible par la communication, par l affichage de l intervention d un expert ou bien en mobilisant les bons réseaux d acteurs (association, syndicats, institutionnels) : faire des invitations (objet, date, lieu) à diffuser par mail, la poste, via des journaux locaux analyser les risques potentiels (sujets sensibles émergents, groupe d opposition qui se forme), et faire une veille sur ces sujets : identifier les soutiens, et surtout, les oppositions en étudiant leurs arguments et en préparant une réponse adéquate. anticiper les questions et s entrainer à y répondre : un training sur la base d une centrale argumentaire (base questions/ réponses) est recommandé.
bâtir l ordre du jour ; en répondant à la question : quel message faire passer? en incluant toujours des éléments essentiels : - Pourquoi le projet EMR? message «politique» - Comment les EMR (= la technique, rétablir l information, tuer la rumeur)? - Où les EMR et pourquoi «ici»? - «Quand» = le planning du projet ; ce qui va se passer? - Quels bénéfices et impacts du projet? -.. identifier les temps par partie (accueil du maire, présentation du projet, temps de questions/ réponses, synthèse et mot de conclusion), les temps de parole, la durée globale de la réunion ne pas hésiter à faire intervenir des soutiens au projet (institutionnels, experts) qui apportent une vision externe et donc plus de crédibilité en général préparer l organisation logistique et matérielle - lieux et logistique (matériel audio et vidéo, éclairage, micros, ordinateur) - horaire - supports d information Et arriver au moins 2h00 avant le démarrage de la réunion publique pour tout tester, et éventuellement faire une répétition à blanc de la présentation du projet. QUID : «vous êtes-vous posés toutes les bonnes questions?» Qu attendez-vous de la réunion publique? Qui souhaitez-vous informer et écouter? Quand et comment allez-vous communiquer sur cette réunion? Mener la réunion Animation : - Rôle du chef du projet, présenter le projet, répondre et argumenter (message «politique», message technique), - Intervention d un expert ou d un institutionnel (image neutre), - Animer (répondre, relancer, reformuler ne pas laisser le débat être perturbé par les opposants), gérer les temps d intervention ; c est une mission de l animateur ou intervenant extérieur - Clôturer la réunion Objectif : garder la maitrise du temps et de débat. «Un écueil possible dans ces réunions publiques est l obstruction des débats par les détracteurs. Les moyens pour l éviter sont connus : un animateur extérieur professionnel, des intervenants compétents, des temps d intervention limités, la parole donnée de manière privilégiée à ceux qui ne se sont pas exprimés».
b. Faire le bilan Un bilan est l occasion de retracer les grandes lignes de la réunion et de redonner de l information Attention, s il s agit d une concertation réglementaire, le bilan apparaitra dans les annexes de l enquête publique. 5. Exemples d outils Un filage de la réunion publique : découpage de la réunion en différentes séquences, intervenants, temps de parole ; à partager avec toute l équipe en amont de la réunion Un tableau check-list logistique de la réunion publique Un exemple de communiqué de presse Des «questionnaires d enquêtes proposés lors des débats permettent à ceux qui n ont pas osé ou pu intervenir oralement de s exprimer. Ces enquêtes équilibrent l impression dominante laissée par le débat et enrichissent le projet de leurs résultats et propositions. Elles peuvent donner lieu ensuite à une restitution par un article dans la presse par exemple. Photomontages : «les réunions publiques doivent être illustrées, à bon escient, avec des photos et des vidéos, photomontages (avant-après), maquettes. Il s agit de favoriser la visualisation de l impact paysager. L utilisation des outils sera fonction de l avancée du projet ; ainsi, présenter des photos-montages alors que les études de faisabilité ne sont pas achevées peut être contre-productif : «votre projet est déjà bouclé»