CAISSE DU MOUVEMENT MUTUALISTE BENINOIS (CMMB) RAPPORT ATELIER STRATEGIQUE (Mai 2011) Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU Mai 2011
SOMMAIRE Pages : Introduction 03 Objectifs de l atelier 03 Résultats attendus de l atelier 03 Déroulement 03 Cérémonie officielle d ouverture de l atelier 03 Présentation de la communication 04 Travaux de groupes et restitution 05 Clôture de l atelier 07 Conclusion 07 Annexes Annexe N 1 : Agenda de l atelier. Annexe N 2 : Termes de Référence de l atelier. Annexe N 3 : Communication du consultant. Annexe N 4 : Guide du participant. Annexe N 5 : Liste des participants. Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU 2
Introduction Dans le cadre de l exécution de la mission d appui et d assistance au renforcement du système de gestion des performances sociales du projet MISION Africa et pour faire suite à la réunion de planification tenue le 14 avril 2011, un atelier stratégique a été organisé le 03 mai 2011 avec les responsable de la CAISSE DU MOUVEMENT MUTUALISTE BENINOIS (CMMB) à Cotonou. Cet atelier stratégique constitue la première étape du processus de mise en œuvre qui en compte cinq et a pour finalité en ce qui concerne la mission de l institution : l alignement institutionnel, l affinement de la mission institutionnelle et la définition des buts et objectifs sociaux. L atelier stratégique a été conduit par le Consultant en charge de l IMF CMMB assisté du Consultant Baba Boukary Moutalabi et du Coordonnateur du projet Nicaise Tossou. C est dans ce contexte que ce rapport est élaboré pour les besoins de suivi au niveau de coordination du projet. Objectif général Il s agit de revisiter la mission, les buts, les objectifs et d identifier les indicateurs afin de mesurer les performances globales (sociale et financière) de la CMMB. Objectifs spécifiques - Revoir l alignement institutionnel de la CMMB. - Affiner la mission institutionnelle de la CMMB. - Définir des buts et objectifs sociaux de la CMMB. - Définir les indicateurs sociaux de la CMMB. Résultats attendus - La mission de la CMMB est revue et acceptée par l ensemble des participants. - Les buts de la CMMB ont été identifiés et validés. - Les objectifs ont été identifiés et validés. - Les indicateurs ont identifiés pour mesurer les objectifs retenus et les fiches sont établies (Identification, définition, mesure, périodicité, mode de calcul, leurs sources d information, et le cout associé à leur collecte et analyse). Déroulement L ordre du jour proposé comportait les points suivants : - Ouverture de l atelier et présentation des participants ; - Présentation de la communication du consultant GPS ; - Travaux en groupes et en plénière ; - Clôture de l atelier. Cérémonie officielle d ouverture de l atelier L Atelier a démarré à 9heures 15 par mot du Président du Conseil d Administration de la CMMB qui a souhaité la bienvenue à l équipe GPS du Consortium Alafia. Il a dans un premier temps réitéré à l endroit du Consortium Alafia l engagement de la CMMB et de tout le Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU 3
personnel à tout mettre en œuvre pour assurer un succès au processus d appui et d assistance au renforcement du système de gestion des performances sociales du projet MISION Africa et exhorter le personnel à une participation active au cours des travaux. La parole fut ensuite donné au Coordonnateur du projet qui a fait un bref rappel des objectifs du projet et présenté le consultant en charge de l appui et de l assistance, pour le compte du Consortium Alafia, à la CMMB. L ouverture de l atelier a pris fin par la présentation (Nom Prénom Fonction ou titre à la CMMB) de chacun des participants présents. Le Consultant a alors présenté le projet d ordre du jour avant le démarrage de la communication. Présentation de la communication du Consultant GPS La communication du Consultant, présentée sous la forme d un support PowerPoint commenté et expliqué a été conçue pour préciser à nouveau le contexte de la mission d appui et d assistance et de préparer les participants aux travaux de réflexion de groupes pour l appréciation de la mission telle que définie actuellement par la CMMB. La communication a été organisée autour des quatre principaux points suivants à savoir : - Rappel des termes de références du Consultant. - Définitions de la Performance sociale et de la Gestion des Performances sociales. - Présentation du projet MISION Africa et son approche GPS. Origine et buts. Caractéristiques de l approche MISION. Stratégie de mise en œuvre (les principales étapes). - Processus de traduction d une mission en buts et objectifs sociaux. Les objectifs SMART. Les caractéristiques d un bon énoncé de mission. A la fin de la présentation, des points d éclaircissements ont été données aux questions posées par les participants. La mission actuelle de la CMMB telle que précisée dans le plan stratégique de développement a été rappelée et affichée. Des instructions ont été données pour les travaux à réaliser en groupe par les participants. Les propositions de groupe ont été suggérées par le Consultant avec l appui du Directeur afin de constituer des groupes homogènes. La mission actuelle de la CMMB s énonce comme suit : «Favoriser l accès rapide et facile des services financiers aux micro entrepreneurs à travers la formation d une bonne gouvernance et le développement de pratiques optimales de gestion des services d épargne et de crédit». Les travaux de réflexion étaient exclusivement axés sur la mission ainsi énoncée dans les documents actuels de la CMMB. Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU 4
Travaux de groupes et restitution Sur proposition du Président du Conseil de surveillance et compte tenu du fait que les membres présents devaient tenir une deuxième réunion dans la journée, il a été suggéré qu au lieu de former des groupes pour la répartition du travail, les tâches indiquées par le Consultant seraient effectuer ensemble par tous les participants. Cette proposition a été retenue et mise en œuvre pour la suite des travaux. - La première activité indiquée était la relecture de la mission telle que énoncée et apprécier l opportunité de la clarifier, de l améliorer ou de la changer si besoin est compte tenu des éléments contenus dans la présentation du Consultant. - La deuxième activité était de déduire les buts sociaux de la mission retenue après la première activité. - La dernière activité, définir pour chaque but social des objectifs sociaux clairs et s assurer que ces objectifs sont SMART. Du fait de la contrainte temps évoquée par le Président du Conseil de surveillance, l activité sur les indicateurs de performance a été réalisée au cours d une nouvelle séance programmée avec le Directeur de la CMMB. Une fois les deux premières activités réalisées les restitutions en plénière ont donné les résultats suivants validés par l ensemble des participants. MISSION AMELIOREE «Offrir aux membres des services financiers d accès rapide et facile afin de contribuer à l amélioration de leurs conditions de vie». BUT SOCIAL 1 : Les membres. BUT SOCIAL 2 : Offrir des services financiers d accès rapide et facile. BUT SOCIAL 3 : Contribuer à l amélioration des conditions de vie. Les différents résultats de l atelier se résument dans le tableau qui suit: Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU 5
MISSION BUTS SOCIAUX OBJECTIFS SOCIAUX INDICATEURS SOCIAUX Sélection : Atteindre Les membres. 1. Accroître le nombre de membres d au moins 10% chaque année Taux d accroissement annuel des membres : Membre N membres N-1 /Membres N-1. 2. Ouvrir deux nouvelles agences d ici à 2015 Nombre d agences ouvertes entre 2011 et 2015. «Offrir aux membres des services financiers d accès rapide et facile afin de contribuer à l amélioration de leurs conditions de vie» Satisfaction : Offrir des services financiers d accès rapide et facile. Dépassement : Contribuer à l amélioration des conditions de vie. 1. Créer de nouveaux produits d ici à 2015. 2. Réviser les procédures d octroi de crédits. 1. Le patrimoine (autre que ceux liés à l activité) des membres accroît de 5%, chaque deux ans. Nombre de nouveaux produits créé entre 2011 et 2015. Nombre de révision des procédures d octroi effectuées. 2. Accroissement de 10% des membres ayant obtenu 5 fois de crédit. 3. Les revenus des membres accroissent de.% après. Cycles de crédit Nombre d adhérents 2015 4. 10% des membres ont adhéré à un système de micro assurance santé d ici à 2015 Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU 6
Clôture de l atelier L atelier a été clôturé par le mot du Président du Conseil d Administration. Il était 15 heures. Le président a sensibilisé les membres présents à se mettre à la disposition du Consultant du Consortium Alafia afin de faciliter la poursuite dans les meilleures conditions de la mission sur la gestion des performances sociales à la CMMB. Un guide du participant a été distribué a chaque participant à la fin de l atelier. Les participants présents ont été invités à un déjeuner offert par la Direction de la CMMB. Conclusion Cet atelier stratégique à la CMMB s est déroulé dans de bonnes conditions et les participants ont montré par leur assiduité et la richesse des débats au cours des restitutions leur intérêt pour le projet MISION Africa et le processus qui vient de démarrer pour leur IMF. De fructueuses contributions ont été apportées par les uns et les autres à l amélioration de la mission, à l identification des buts, objectifs. Rapport CMMB : Consultant Hippolyte G. AHONLONSOU 7