RETRAITE : DEMATERIALISATION du DOSSIER de PENSION CNRACL

INFORMATION PRATIQUE RETRAITE : DEMATERIALISATION du DOSSIER de PENSION CNRACL L:/Circulaires 2009 NT/SG Réf : 6.1 / Retraite - CNRACL SERVICE RETRAITE Avril 2009 La dématérialisation des dossiers, quel que soit le motif de départ à la retraite, est désormais obligatoire pour toute radiation postérieure au 1 er mars 2009. Cela signifie que les dossiers papier ne pourront plus être utilisés pour les départs intervenant à compter de cette date. Pour vous aider dans ces démarches, la CNRACL a mis en ligne des indications et renseignements sous forme de diaporamas, de guides, de foires aux questions etc... Une démonstration interactive est également disponible à partir de la page d accueil du module «e-services». Dans la cadre de sa mission, le Centre de Gestion du Tarn vous accompagne dans ces nouvelles démarches. Comme auparavant, nos services interviendront pour contrôler vos dossiers avant envoi à la CNRACL. La qualité du remplissage de ces dossiers induit un traitement plus rapide par la CNRACL. La vérification des pièces justificatives à l appui de vos dossiers sera assurée de la même manière. La présente note a pour objet de vous exposer le nouveau circuit qui devra être suivi suite à la mise en place de cette dématérialisation. DATES ET DELAIS A RETENIR 2 MARS 2009 : Le dossier dématérialisé doit être réalisé pour tout départ postérieur au 1 er mars 2009 dans les cas suivants : Pension normale (60 ans révolus, départ anticipé mère de 3 enfants, ou catégorie active ou conjoint invalide ou carrière longue) Pension d invalidité pension d un fonctionnaire handicapé Pension de réversion 3 MOIS : L attribution de la pension CNRACL reste subordonnée à l envoi par l employeur du dossier de retraite au moins trois mois avant la date de radiation des cadres de l agent. Il est nécessaire de veiller au respect de ce délai. Etape préliminaire LES ETAPES DE TRAITEMENT DES DOSSIERS Lorsque l un de vos agents relevant de la CNRACL souhaite partir à la retraite, avant tout, il vous est conseillé de réunir les documents le concernant. Voir la fiche récapitulant les pièces à recueillir avant de procéder à la saisie (ANNEXE 1) 1

1ERE ETAPE : DEMANDE DU DOSSIER DE RETRAITE DEMATERIALISE Pour pouvoir travailler sur votre dossier et le faire apparaître dans votre compte, vous devrez vous connecter sur le site de la CNRACL et accéder à e-services www.cnracl.fr Plate-forme «e-services employeurs» «Accès aux services» «Préliquidation et liquidation de pensions» «Liquidation» 2EME ETAPE : RECEPTION DU DOSSIER DE L AGENT ATTENTION : vous devez sélectionner ensuite en haut à gauche «NOUVELLE DEMANDE» pour appeler le dossier de l agent dans votre portefeuille de liquidation et renseigner les informations demandées. 3EME ETAPE : COMPLETER LE DOSSIER En moyenne dans un délai de 2 jours suivant la demande, le dossier demandé apparaîtra dans votre portefeuille de liquidation. A l aide des pièces justificatives, le dossier devra être complété dans l ordre des onglets. Vous pourrez vous reporter aux CONSEILS DE SAISIE en ANNEXE 2. 4EME ETAPE : EDITER LE DECOMPTE PROVISOIRE A noter : La saisie des dossiers de liquidation de pension est facilitée si le dossier de l agent a déjà été traité en «pré-liquidation», autrement dit s il a fait partie des cohortes d agents destinataires des EIG (Estimation Indicative Globale) ; il suffit alors de compléter la fin de sa carrière, de vérifier sa situation personnelle et d ajouter les éléments concernant le bénéficiaire. 5EME ETAPE ENVOYER LE DOSSIER AU CDG Le document récapitulatif «DECOMPTE PROVISOIRE» figurant sur la page «RESULTAT» est à transmettre à votre agent pour information. Le montant de sa future pension est mentionné sur le 3ème feuillet de ce document. Ce montant n est pas définitif mais le document est plus détaillé que le décompte définitif. 6EME ETAPE : ENVOYER LES JUSTIFICATIFS TIFS AU CDG POUR CONTROLE Pour ce faire, il faut, une fois le dossier rempli, cliquer sur le bouton «ENVOYER AU CDG» en bas de la page résultat. Ces pièces sont sensiblement les mêmes que pour les R 15 papier. Le CDG réceptionne votre dossier et parallèlement, il attend les pièces justificatives que vous voudrez bien envoyer pour contrôle. 2

LE ROLE DU CDG - Dans un premier temps, il sera procédé au contrôle du dossier tel que vous l aurez rempli ainsi que des pièces justificatives. - Ensuite, 2 situations peuvent se présenter: 1 ER CAS : IL N Y A PAS DE CORRECTIONS A APPORTER - le CDG va alors vous retourner le formulaire à code barres - ce formulaire devra être signé par l autorité et par l agent - le CDG envoie ensuite le dossier par voie électronique à la CNRACL ainsi que les pièces justificatives par courrier pour traitement du dossier. 2 EME CAS : IL Y A DES CORRECTIONS A APPORTER - le CDG prend alors contact avec vous pour vous indiquer les corrections et vous renvoie le dossier à cette effet - lorsque le dossier semble complet, il doit être renvoyé au CDG pour achèvement de la procédure (voir cas 1) SUIVRE LE TRAITEMENT DU DOSSIER DE LIQUIDATION DEMATERIALISE... Il vous est possible de suivre toutes les étapes de traitement de vos dossiers. Pour cela, il vous suffit de vous connecter dans le portefeuille de liquidation et les étapes sont mentionnées en regard du nom de votre agent. Quand l instruction par la CNRACL est achevée, il apparaît «DROIT ATTRIBUE», le décompte provisoire devient alors décompte définitif. CAS PARTICULIERS Avec quelques particularités, depuis le 5 février 2009, la dématérialisation a été étendue aux : - départ anticipé pour carrières longues - départ de fonctionnaire handicapé Dans ces 2 cas, il faut que la CNRACL détecte le type de départ dont il s agit. Pour cela, lors de l étape de saisie, il faudra ajouter certaines données : Données spécifiques à saisir pour un dossier de carrière longue : Vous devez : 1 - Saisir la durée des congés maladie des autres régimes sur la page «Autres régimes» de l onglet «carrière» 2 - Cocher la case «carrière longue» sur la page «Eléments de droit» de l onglet «résultat». Données spécifiques à saisir pour le dossier d un fonctionnaire handicapé : Vous devez 1 - Répondre «oui» à la question «La CNRACL doit-elle étudier un départ au motif Fonctionnaire handicapé?» 2 - Saisir la date de début de l invalidité sur la page «Autres» de l onglet «Agent». 3

Contrairement aux autres motifs de départ à la retraite déterminés automatiquement par l application, les motifs «carrière longue» et «fonctionnaire handicapé» ne sont pas restitués immédiatement, avant envoi à la CNRACL. Par exemple : Départ pour le motif «carrière longue» sans autre possibilité de départ anticipé : l application restituera «départ pour 60 ans révolus» Il conviendra, après la saisie de transmettre ces dossiers, comme les autres, au CDG pour contrôle et suivi de la procédure. Contrairement à ce qui se pratiquait avec les dossiers papier vous ne devez plus demander d avis papier sur l ouverture du droit à pension Carrière longue (Modèle L3). C est le résultat de l instruction du dossier par la CNRACL qui détermine le motif du départ retenu. Vous le visualisez sur la page «Eléments de droit» quand le dossier est à l état «Droit attribué». POUR VOUS AIDER... 1 - Le CDG Le service Retraite du CDG vous accompagne dans la mise en œuvre de ce nouveau dispositif : 2 - La CNRACL 05 63 60 16 60 05 63 60 16 51 retraite@cdg81.fr Vous trouverez également divers supports mis en ligne par la CNRACL pour vous aider (diaporamas, FAQ, guides divers) accessibles à l adresse suivante : http://cdc.retraites.fr/default.asp?mode=services_en_ligne/supports.htm Ainsi qu une démonstration interactive pour compléter les dossiers dématérialisés disponible à partir de la page d accueil «e-services employeurs» à l adresse suivante : http://www.cnracl.fr/default.asp?mode=services_en_ligne/elearning.htm 4

ANNEXE 1 - LISTE DES PIECES pour la SAISIE DE DOSSIERS R15 DEMATERIALISES AVANT LA SAISIE, il vous est conseillé de rassembler les justificatifs suivants : (Pour plus de facilités, ils vous sont donnés dans l ordre des différents onglets et sous-onglets du dossier dématérialisé) : AGENT: o Copie du livret de famille tenu à jour (à défaut, copie de la carte d identité) o Copie des actes de naissance o Copie des actes de décès (pension de réversion) o Copie du jugement de divorce o Attestation sur l honneur du conjoint survivant certifiant qu il n est pas marié et qu il ne vit pas en concubinage (pension de réversion) CARRIERE : o Copie de l arrêté de 1ère nomination stagiaire o Copie de l arrêté de 1ère titularisation o Copie des arrêtés de changement de grades o Bonification : arrêtés de NBI o Copie des arrêtés d interruption de carrière (pour toutes formes de disponibilité, pour congé parental, ) o Copie des arrêtés relatifs à toutes réductions du temps de travail (temps partiel, temps non complet) o Les délibérations créant les postes à temps non complet ; à défaut de délibération ou d'arrêté de temps partiel, établir une attestation de l'employeur pour les périodes de temps non complet ou de temps partiel. o Copie des procès verbaux du comité médical et arrêtés octroyant des congés de maladie o Un état des services pour les services effectués auprès des administrations d Etat o Etat signalétique ou extrait des services militaires (la copie du livret ne suffit pas), o Décompte de validation de services de non titulaire o Relevé de carrière des régimes de retraite de base autres que la CNRACL (RG, MSA, ) où l agent a cotisé. SITUATION INDICIAIRE : o Copie de l arrêté justifiant de la situation indiciaire de l agent au jour de sa radiation des cadres (par exemple, le dernier avancement d échelon) o Copie de l arrêté justifiant de la situation indiciaire antérieure de l agent BENEFICIAIRE : o Demande de l'agent (pour justifier la date de demande de la pension et éventuellement celle du RAFP) o Arrêté de radiation des cadres (sauf dans le cas d une retraite d invalidité) o RIB ou RIP o Copies des 2 derniers avis de non imposition si l agent n est pas imposable o Décompte des pensions déjà perçues 5

NT/SG - Mars 2009 Annexe 2 - DOSSIERS RETRAITE DEMATERIALISES CONSEILS DE SAISIE Cette fiche détaille les opérations de saisie des dossiers de retraite dématérialisés et vous apporte quelques conseils pratiques... I - Rubrique AGENT Onglet IDENTIFICATION : Le dernier jour payé est : la fin du mois précédent si l agent demande un départ le 1 er jour d un mois, la fin du mois du départ si l agent demande un départ en cours de mois la veille d une période de disponibilité si l agent termine sa carrière en disponibilité Onglet UNIONS : La saisie des informations se fait en 2 étapes : 1 ) enregistrement du conjoint 2 ) rattachement des enfants Saisir autant d unions que nécessaire (mariage, divorce, ) : préciser la date de fin de l'union en cas de décès ou de divorce préciser la situation du conjoint à la date du décès et à la date de la demande de pension (pension de réversion). Périodes à charge de l agent Bien que la saisie de ce champ ne soit pas obligatoire (pas d astérisque), bien indiquer les périodes de prise en charge des enfants par l agent, car ce sont elles qui généreront la majoration de pension pour les agents ayant élevé 3 enfants âgés d au moins 16 ans. II - RUBRIQUE «DECLARANT» Il est conseillé de préciser votre adresse de messagerie 6

III - RUBRIQUE CARRIERE Onglet SERVICES CNR : services effectifs Les périodes de carrière déjà connues de la CNRACL vous sont restituées. Vous pouvez les modifier. Vous devez modifier celles en italique. Par ailleurs, il est souhaitable de regrouper les périodes de services CNR qui seraient détaillées en années civiles : ne scinder la carrière CNR qu en cas de changements de position statutaire (stagiaire/titulaire), de collectivité, de grade, de périodes de détachement sur un emploi de cabinet, sur un emploi fonctionnel et éventuellement en fonction des périodes de perception de NBI. Ne saisir que les services accomplis en qualité d affilié à la CNRACL en faisant les distinctions suivantes : 1ère nomination stagiaire 1ère nomination titulaire Pour les agents recrutés sur des postes à temps non complet) : 1ère nomination sur un poste à durée hebdomadaire au moins égale au seuil d affiliation de la CNRACL de l époque ( Changements de grades suite à changement d'intitulé, reclassement ou promotion Congés maladie : congés de longue maladie et congés de longue durée : saisir toutes périodes rémunérées à plein et à demi traitement congés de maladie ordinaire : ne saisir que les périodes rémunérées à demi traitement Pour tout agent féminin ayant eu un enfant pendant sa carrière CNRACL : saisir une période de congé de maternité d une durée de 2 mois minimum (exemple 4 semaines avant et 4 semaines après la naissance) ; c est cette saisie qui génère les bonifications pour enfants nés avant 2004 ou les majorations de durée d assurance au titre des enfants nés après 2004 NBI (autant de lignes que de nombres de points mensuels différents), Régimes de temps de travail différents (changement de quotité de temps partiel, ) Changement de catégorie d emploi : actif (B) ou sédentaire (A), Changement d employeur En cas détachement : Mettre «oui» dans l indicateur de versement de cotisations. 7

Onglet Services CNR : services NON effectifs Pour saisir des périodes de disponibilité, vous devez cliquer sur nouvelle période et sélectionner l option «Services non effectifs» en haut du formulaire de saisie, en cliquant sur la liste déroulante vous trouverez tous les types de disponibilité. Onglet SERVICES VALIDES Les périodes ayant fait l objet d une validation ne doivent être reportées QUE dans cette rubrique (afin d éviter les chevauchements de périodes ) Onglet SERVICES MILITAIRES Saisir la période de services militaires comme indiquées sur l état signalétique. Onglet AUTRES REGIMES Saisir les périodes de travail effectuées dans les régimes autres que la CNRACL Onglet SYNTHESE CARRIERE Vous pourrez contrôler, dans cet onglet «CARRIERE/SYNTHESE DE CARRIERE», si d éventuels chevauchements ou interruptions de périodes sont conformes à la situation de l agent. IV - SITUATION INDICIAIRE o Compléter les deux dernières situations indiciaires en précisant s il y a lieu le reliquat d ancienneté. Ces situations doivent être correctement renseignées pour que le calcul de la pension s effectue (vérifier l indice brut). o Pour rechercher un grade, indiquer un mot clé et uniquement l échelon : trop d informations entravent la recherche. 8

En pratique : pour enregistrer le bon libellé du grade de l agent dans l onglet «situation indiciaire», indiquer un seul mot-clé de ce grade et seulement l échelon détenu par l agent. Cliquer sur «Rechercher» et choisir l intitulé du grade correspondant à la situation de l agent dans la liste déroulante proposée. V - BENEFICIAIRE o Coordonnées bancaires : vérifier le nom du titulaire du compte bancaire ou postal (compte joint). VI - SUIVI SAISIE o Chaque page doit être enregistrée et validée. La rubrique «suivi saisie» vous aide à repérer les pages non validées. 9