DOSSIER EXPOSANT 016 mangameshow.fr mgs-event.com Parc des expositions de Montpellier MGS Event 30 Avril & 1 mai 016
A SAVOIR : Le nettoyage et la surveillance de chaque stand sont à la charge de l'exposant. Ceux des allées et du reste du salon sont pris en charge par l'organisation. L exposant s'engage à être en règle vis-à-vis des ayants droits pour les licences et vis-à-vis de la SACEM s'il diffuse de la musique sur sont stand. MGS Event ne peut être tenu pour responsable en cas de désaccord entre les parties. COMMENT CA MARCHE : L'organisation traite les réservations de stand suivant leur ordre de réception et dans la limite de l'espace disponible. L'organisation garde un droit de regard quant au placement des stands tout répondant au mieux au demande de l'exposant. La validation définitive du stand commandé n'est effectué qu'à la réception des pièces suivantes : contrat signé et correctement complété, acompte, échéancier et attestation d'assurance. Dans le cadre de réservation en amont par email, le stand est réservé 1 0 jours à compté de la demande. Au-delà, si les pièces nécessaire n'ont pas été fournies, l'espace du stand sera libéré. L'acompte necessaire à la validation de la commande doit être égal à 30% du montant TTC total de celle-ci. Dans le cas d'un paiement en plusieurs fois, le solde doit être versé au plus tard le 1 0 avril 01 6. OPTIONS SUPPLEMENTAIRES : Tous nos stands sont fournis équipés d'une structure alu, une cloison, de spots et d'au moins une table et une chaise. MOBILIER : La quantité de tables et de chaises attribuées dépend directement de la surface du stand commandé. Des tables et chaises supplémentaires sont commandables en option. ENSEIGNE DE STAND : Dans l'optique d'optimiser la visibilité des exposants, il est proposé l'installation de panneau sur stand afin d'y placé un visuel (bache, bannière, produits). Le coût de l'installation se calcule au mêtre linéaire. ALIMENTATION ELECTRIQUE : Le boitier d'alimentaion électrique commandé par l exposant se situe dans l'espace du stand ou à proximité. Au moins 1 prise sera disponible, l'exposant devra donc prévoir un multiprise et une rallonge. Dans le cas où le boitier d'alimentation serait mutualisée avec un autre stand ou avec les éclairages, la puissance est augmentée et calculée pour répondre à la commande de l'exposant. BADGES : La quantité de badges attribués dépend directement de la surface du stand commandé. Des badges supplémentaires sont commandables en option. INVITATIONS : Les exposants ont la possibilité de commander des invitaions par lot de 1 0 dans la limite d'un lot par stand commandé.
NOM DU STAND :... Société Raison sociale... Adresse...... Code postal... Ville... Pays... SIRET... Coordonnées du responsable Nom/Prénom... Téléphone fix... Téléphone portable... Email... Détail des produits vendus Manga Comics Répliques d'arme Ecole FRAIS DE DOSSIER Jeux vidéo Musique Alimentation CADRE RESERVE A L'ORGANISATION (frais d inscription, notification sur les plans + site web, badges, wifi) TARIF NORMAL 00 DVD Mode Autre :... DEMI TARIF si reservation avant le 01 /01 /01 6 1 00 STAND Taille Fourni avec le stand Tarif / m² Nb de badges Nb de tables Nb de chaises 3 1 1 1 30 1 m² à 3m² 5 1 5 4m² et + 5 3 1 0 6m² à 11 m² m² TOTAL Assurance (RC) à fournir IMPERATIVEMENT avant le début du salon SOUS-TOTAL ANGLE (1 table supplèmentaire par angle) TARIF 1 50 Qté : TARIF REDUIT si réservation avant le 01 /01 /01 5 1 00 Qté : Montant des Angles TOTAL DE LA LOCATION DU STAND (hors options) TOTAL STAND : Frais de dossier + Stand + Angle 3
OPTIONS SUPPLEMENTAIRES Electricité 1,5kw (50 ) x... Rehausse (hauteur 1 m) 0 / mètre linéaire x... Table supplémentaire 0 x... Chaise supplémentaire 1 0 x... Badge supplémentaire 0 x... Lot de 1 0 invitations (1 max/stand) 1 00 x... TOTAL OPTIONS TOTAL FINAL HT Total Stand + Total Options MAJORATION DU TARIF total pour tout contrat ou paiement reçu au-delà du 1 0/04/01 6 : Mode de paiement : TVA 0% TOTAL FINAL T.T.C TTC Virement SEPA Chèque bancaire Français Commentaire à destination de l'organisation 4
ECHEANCIER La société MGS Event donne la possibilité au exposants d'établir un échéancier de paiements sans frais supplémentaires. L'exposant peut régler en 4 fois maximum à compter de la signature du contrat par le biais de virements bancaires ou de chèques bancaires français. Le premier réglement est à effectuer à la signature du contrat pour un montant équivalent au minimum 30% du montant total TTC de la commande. Les paiements suivants représentent la divisions du restant de la somme due par le nombre d'échéances restant. Ceux-ci sont à envoyer au plus tard le 1 0 de chaque mois indiqués par l'échéancier ci-dessous communiqué par l'exposant. Acompte A la signature paiement 3 paiement 4 paiement Montant :... Montant :... Montant :... Date : 1 0/.../01 6 Date : 1 0/.../01 6 Date : 1 0/.../01 6 Condition de paiement L'organisation considérera comme complet les dossiers parvenus signés et tamponnés du cachet de la société par email ou voie postale et comprenant le éléments relatifs au réglement ci-dessous : Le ou les chèques représentant le montant total TTC du contrat. En cas de paiement en plusieurs fois, un premier chèque d'acompte de minimum 30% du montant total TTC sera encaissable dès réception. Les suivants devront être endossés des dates d'encaissement établies dans l'échéancier communiqué par l'exposant. Le récépissé de virement du montant total TTC du contrat. En cas de paiement en plusieurs fois, le premier récépissé de virement Engagement et Obligations de l exposant Je m engage, ainsi que la Société au nom de laquelle la présente demande est établie : A joindre le(s) chèque(s) aux présent contrat, libellé(s) au nom de MGS Event. A effectuer le paiement total dans le respect des conditions énoncées dans le contrat et me soumettre sans appel au règlement du salon dont je déclare avoir pris connaissance. A respecter l emplacement et le matériel mis à ma disposition. Ainsi, toute dégradation éventuelle sera à ma charge. A respecter les horaires d arrivée et de départ des exposants pour l installation et le démontage de mon stand. A occuper mon stand durant toutes les heures d ouverture du salon. A respecter les exclusivités négociées avec les éditeurs par l organisateur. A respecter l interdiction de «concurrence déloyale» vis-à-vis des autres ATTENTION : Dernier encaissement maximum le 10 avril 016 En cas de paiement par virement une pénalité de retard de 3% HT/jour de l échéance sera appliquée. En cas de rejet d un paiement par chèque, une pénalité de 50 sera appliquée par rejet. d'acompte de minimum 30% du montant total TTC est à fournir. Les suivants devront être communiqués aux dates d'encaissement établies dans l'échéancier communiqué par l'exposant. Un certificat d'assurance aux dates de l'événement. MGS Event se réserve le droit de facturer la remise sur les frais de dossier en cas de réception du paiement après le 1 0 août 01 5. MGS Event se réserve le droit de demander des pénalités de retard en cas de non respect de l échéancier définit sur le contrat ou d'impayé. A ne pas commercialiser de contrefaçons sur mon stand. A quitter le salon sur demande de l organisateur si une de ces conditions n était pas respectée, sans compensation ou remboursement. Certifie être assuré pour ma responsabilité civile professionnelle (joindre obligatoirement une attestation d assurance) ainsi que pour l ensemble des biens m appartenant et exposés sur mon stand pendant la durée du salon, y compris pendant la durée du montage et du démontage de mon stand. Ce contrat comportant une clause de renonciation à tout recours contre l organisateur couvrira l ensemble des risques encourus des biens m appartenant, notamment en cas de vol, de casse ou de perte, d incendie, d explosion, de dégâts des eaux, d attentats, de vandalisme, de tempête et grêle, de perte d exploitation. Déclare renoncer personnellement à tout recours contre l organisateur en cas de dommages quelconques subis ou provoqués. Validation du bon de commande Fait à... le... Je soussigné... déclare avoir pris connaissance des conditions générale du présent contrat et des engagements liés à ma présence sur le salon. Je m engage à respecter mes engagements concernant l échéancier des paiements de mon stand et à accepter de payer les frais de retard si cela est dû. D autres parts je reconnais que toutes conditions ou spécifications du stand sont notées dans le contrat ou dans l encadré de commentaire libre, que le placement du stand est défini par l organisateur et qu aucune réclamation ne pourra être effectuée sur le salon. Date et signature précédées de la mention «Bon pour Accord» Tampon de la société 5
CONDITIONS GENERALES Des parties au contrat 1.1 : La partie bénéficiant de la prestation de service décrite à l article 5 de la présente convention, reconnaît avoir pour prestataire la société MGS Event. Tout au long de ce contrat il sera fait mention de cette société en ces termes : l organisation, la société MGS Event. 1. : Outre la société MGS Event, la qualité de partie au contrat ne peut être accordée qu à une personne morale. Tout au long de ce contrat, il sera fait mention de cette personne morale en ces termes : le bénéficiaire (de la prestation de service), l exposant. 1.3 : L inexécution volontaire d un ou plusieurs termes du présent contrat engagerait sans détour la responsabilité contractuelle de la partie ayant manqué à ses obligations. 1.4 : Les parties aux contrats assurent avoir pris connaissance de tous les termes de la convention avant la conclusion du contrat et s engagent à les appliquer spontanément. De l objet et cause de l obligation.1 : L organisation s engage à mettre à disposition de ses bénéficiaires, tous les services tels qu ils sont décrits dans le contrat, pour les jours et horaires indiqués dans la convention.. : Le bénéficiaire de la prestation s engage à verser la somme convenue dans les conditions décrites par la convention. De l annulation de la convention et ses effets 3.1 : Le bénéficiaire du service, peut mettre unilatéralement fin au contrat de 1 à 6 mois précédant l installation et la mise en place des stands exposants. Toute somme réglée à titre de mensualité, ou dans son intégralité serait alors conservée pour moitié (50%) par l organisation. Le bénéficiaire, ne serait plus tenu pour les mensualités futures. La décision du bénéficiaire de mettre fin au contrat doit être valable, justifiée et motivée. 3. : Si la résiliation a lieu dans les trente jours précédant le premier jour d installation ou en cas de non présence lors de l installation, l intégralité des sommes versées sera conservée par l organisation. Aucune réclamation, remboursement ou indemnité ne pourra être demandé par l exposant. Des stands 4.1 : L exposant ne peut en aucun cas revenir sur le choix du stand qui aura été fait avant la signature du contrat. Toute demande de changement postérieure à la conclusion du contrat, peut être discrétionnairement refusée par l organisation. 4. : Ce choix est fait en conciliant les désirs de l exposant et les contraintes de l organisation. L organisation propose plusieurs possibilités selon les souhaits de l exposant, mais possède le choix final concernant la localisation dudit stand. 4.3 : Les exposants s engagent à être présents à la date pour laquelle ils sont convoqués. Leur présence est nécessaire pour l installation du stand : à défaut ils seront considérés comme renonçant, et se verront appliquer les dispositions de l article 3.. des droits des exposants. 5.1 : Les exposants peuvent jouir pleinement et exclusivement de l ensemble des services associés à leur stand. 5. : Les bénéficiaires ont la possibilité d utiliser tous biens personnels susceptibles de mettre leur stand en valeur, ou de faire l objet de transactions ou prestations (en dehors de toutes restrictions légales et conventionnelles). Des devoirs des exposants 6.1 : Les exposants ne sauraient troubler les droits que possèdent les autres personnes sur leur stand. Ils ne pourront pas dégrader, empiéter, perturber ou dénigrer le stand des autres bénéficiaires. Il est formellement interdit de dépasser de la surface au sol attribuée à chaque exposant. 6. : Il est formellement interdit d utiliser tout moyen sonore permettant de faire la promotion de son stand. Un annonceur indépendant sera engagé à cet effet. 6.3 : Il est formellement interdit de fumer dans l enceinte du salon. 6.4 : Il est impératif de suivre les règles relatives aux droits des affaires. Toute manifestation de concurrence déloyale ou autre fraude est passible de sanctions civiles, administratives et pénales. 6.5 : Il est formellement interdit de faire toutes sortes de publicités pour un exposant non présent sur le salon. 6.6 : Il est formellement interdit de diffuser des tracts dans l enceinte du salon ou en extérieur. 6.7 : Les exposants sont tenus de respecter le règlement du lieu d accueil. Des droits de l organisation 7.1 : L organisation se réserve le droit de délivrer le stand de son choix à l exposant, en répondant le mieux possible aux demandes émises par le bénéficiaire au moment de la conclusion du contrat. 7. : La société peut à tout moment mettre fin unilatéralement au contrat pour les motifs suivants : force majeure, non paiement de l exposant à l échéance indiquée par le contrat, inexécution d un des termes du contrat par l exposant. 7.3 : Si le contrat a été unilatéralement anéanti pour faute de l exposant, la société se réserve le droit de conserver les mensualités déjà versées. 7.4 : La société se réserve le droit de rappeler à un exposant les règles mentionnées dans la présente convention, si le bénéficiaire du service abuse de ses droits. 7.5 : L organisation peut demander à un exposant de retirer tout moyen de publicité inapproprié soit du fait de son contenu, soit du fait de son existence même. 7.6 : L organisation se réserve le droit de statuer sur tout point litigieux, non cité dans la présente convention. Des obligations de l organisation 8.1 : L organisation s engage à ce que les droits de tous les exposants ne soient pas troublés. 8. : Elle s engage à ne valoriser aucun stand de manière discriminatoire. De la responsabilité des parties 9.1 : Les exposants sont responsables dans les limites édictées à la page du présent contrat. Ils sont responsables de leurs fautes, de leurs biens, depuis le premier jour d installation jusqu au dernier jour de démontage. Ils doivent justifier à l organisation d un contrat d assurance et de responsabilité civile. Toutes détériorations du matériel mis à leur disposition seront à la charge de la personne ayant causé les dommages. 9. : L organisation est responsable dans les limites édictées à la page 6 du présent contrat. Elle est irresponsable pour les dégradations touchant les biens propres de l exposant, pour une faute ou négligence de sa part. De même concernant toute construction ou modification de structure effectuée par le bénéficiaire de la prestation. Des badges exposants 1 0.1 : Seul le titulaire d un badge exposant pourra revendiquer un droit d installation, de gestion, de jouissance d un stand exposant. 1 0. : Ces badges sont fournis en fonction des dimensions du stand, ils sont nominatifs. Ils seront délivrés à l arrivée de l exposant le jour de l installation. 1 0.3 : Le badge n est valable que durant la durée de l événement. Du droit à l image 11.1 : Les exposants renoncent expressément à tout recours contre l organisation pour l utilisation de clichés, citations ou films, représentant la marque, l enseigne ou autre signe distinctif étant propriété de l exposant. 11. : De même, les exposants renoncent expressément à tout recours contre l organisation pour l utilisation de clichés, citations ou films, représentant la personne physique jouissant du stand lors de la durée du salon. Des réclamations 1.1 : Toute réclamation provenant d un exposant doit être émise de manière privée. 1. : L exposant s engage à annoncer l occurrence d un dommage à l organisation avant d en recourir à la justice. 6
CONTACT : Sébastien Lainé : sebastien@mgs-event.com Alexandre Garcia : alexandre@mgs-event.com Nathalie Pezeril : nathalie@mgs-event.com Email : contact@mangameshow.fr MGS EVENT 411 avenue André Citroën Z.A. La Palud REFERENCEMENT INTERNET GRATUIT : Afin d'être gratuitement référencé sur le site internet www.mangameshow.fr, merci de fournir les élèments suivants à notre webmaster : - Un image/logo représentant votre activité au format jpeg sans compression d'une résolution de 1 00(largeur) x 67(heuteur) pixels. - Un texte à la troisième personne décrivant votre activité de minimum 1 0 mots. Retrounez ces élèments à akxel@mgs-event.com 7