Dossiers méthodologiques DURANTON CONSULTANTS L organisation générale de la Mairie Version actualisée le 8 octobre 2012 Adresse du siège social : 190 rue Lecourbe 75015 Paris Adresse de correspondance : La Robole Bât. A 100 rue Pierre Duhem - 13856 Aix en Provence Cedex 3 Tél. : 04 42 24 26 68 Fax : 04 42 24 29 84 www.duranton-consultants.fr contact@duranton-consultants.fr
1. L organisation générale de la Mairie L organisation d une Mairie est par nature complexe. Deux logiques cohabitent : l une politique, l autre administrative. La Mairie exerce une trentaine de missions différentes, alors que les entreprises sont le plus souvent centrées sur une mission : leur métier de base. Il est utopique d espérer préciser sur le papier dans le détail les modalités de fonctionnement de la Mairie. Ceci explique la grande autonomie dont bénéficient généralement les services. Néanmoins, il faut essayer de donner aux cadres des axes directeurs leur permettant d agir entre eux de manière cohérente. On distinguera dans un Projet d administration deux niveaux d organisation : L organisation générale de l administration, qui donne des grandes règles de fonctionnement interne, L organisation détaillée des services, qui précise les modalités d organisation spécifiques à chacun d entre eux. Le présent document concerne l organisation générale de la Mairie. Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 2
2. Les 6 volets de l organisation générale de la Mairie L organigramme précise les domaines de responsabilités et les liens hiérarchiques. Les fiches de fonction précisent les responsabilités de chacun des niveaux hiérarchiques. Les processus précisent comment s articulent entre elles les responsabilités de chaque cadre. Le système de réunions précise les relations physiques entre les différents acteurs de la Mairie. L agenda précise comment se succèdent les grands événements qui marquent l année Le système d information précise les modalités d échange et de gestion des différentes informations au sein de la Mairie. Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 3
3. L organigramme L organigramme définit les liens hiérarchiques dans la Mairie, entre le Maire et les agents. Il précise le périmètre de responsabilités des cadres et les rattachements hiérarchiques. Il est complété par la définition des fiches de fonction qui précisent les responsabilités des cadres par niveau hiérarchique. Les règles à adopter en matière d'organigramme. Il n'y a pas d'organigramme type ; chaque Collectivité établit les relations entre les services en fonction de ses spécificités, de ses priorités, de ses cadres aussi. Il y a néanmoins quelques règles de base : Le taux d'encadrement On encadre bien un nombre de collaborateurs compris entre 6 et 8. En dessous il y a «sur encadrement» et les collaborateurs ont peu d'autonomie. Au dessus, il y a «sous encadrement» et les collaborateurs beaucoup d'autonomie. Ce chiffre doit cependant être nuancé par les autres responsabilités du cadre. S'il a des responsabilités personnelles autres (missions particulières, conduite de projets, etc.), ce chiffre peut être inférieur. Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 4
3. L organigramme (suite) Les règles à adopter en matière d'organigramme (suite) La construction de l'organigramme Il y a deux éléments de départ dans l'élaboration de l'organigramme : le Directeur Général des Services et les responsables de services (environ 25). Le rapprochement des services au sein des pôles peut être réalisé de différentes manières, ainsi que le montre la diversité des organigrammes des villes. La recherche de cohérence Le regroupement des services se fait le plus souvent par nature de métier (technique, administratif, social, etc.), ce qui permet de mettre à la tête du secteur un cadre ayant des compétences sectorielles. Des regroupements par nature de prestations (accueil des habitants, logistique, services d'appui,...) sont également possibles, mais ils nécessitent des responsables de secteurs polyvalents. La solution généralement adoptée est un mix entre ces deux options. Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 5
4. Les fiches de fonction Les fiches de fonction précisent les responsabilités de chacun des niveaux hiérarchiques Directeur général des Services - Directeur général adjoint. Directeur (pour les grandes collectivités) - Chef de service - Responsable d unité. Chef d équipe. Les deux principes d élaboration des fiches de fonction La subsidiarité. Les responsabilités d'un niveau hiérarchique se définissent par une double subsidiarité : Ce qui est délégué par le niveau hiérarchique supérieur, Ce qui peut être délégué au niveau hiérarchique inférieur. La valorisation des postes. Dans une structure existante, il y a un lien évident entre les compétences des cadres et les fonctions qu'on peut leur déléguer. Il est souhaitable de donner une ambition forte aux fonctions. Les cadres pourront mesurer les écarts existants entre la situation actuelle et la situation cible et les combler par des actions de coaching ou de formation. Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 6
5. Les processus Le guide des processus a pour vocation de préciser comment s articulent entre elles les responsabilités des cadres. Le projet d organisation générale doit s attacher à préciser les processus structurants. Le processus Courrier, Le processus RH, Le processus Finances, Le processus Conduite de projets, Le processus Prise de décision, Le processus Commande publique Les processus Métiers. Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 7
6. Le système de réunions Le système de réunions de la Mairie est stratégique. Il permet de diffuser l information, d organiser l instruction des dossiers et de prendre des décisions. Il permet à chacun de jouer son rôle (écoute - apport ou décision), d être informé, de recevoir les instructions, de rendre compte, de poser des choix, de présenter des suggestions de manière efficace. Le système de réunions de la Mairie comprend une vingtaine de types de réunions : Conseil municipal Bureau municipal Commissions municipales Réunion de l équipe de Direction Réunions des Chefs de service Réunions de secteur Réunion de service Réunion de Comités de pilotages des projets Réunion adjoints - responsable de secteur - responsable de service Réunions avec des partenaires extérieurs Comité technique paritaire Réunion avec les organisations syndicales Comités de quartier Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 8
7. L agenda L agenda permet de programmer les grands événements de la Mairie. Il permet ainsi de prévoir et d équilibrer la charge de travail tout au long de l année et d anticiper sur les événements. On distinguera les événements récurrents et les événements exceptionnels. On distinguera plusieurs natures d événements : Les événements dans le secteur finances, Les événements dans le secteur des Ressources Humaines, Les événements managériaux, Les périodes électorales, Les fêtes et cérémonies, Autres, Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 9
8. Le système d information Le système d information précise les modalités d échange et de gestion des différentes informations au sein de la Mairie. Il est structuré par processus : Stratégie Pilotage Courrier, Ressources Humaines, Finances, Commande Publique, Conduite de Projets, Activités, Les méthodes DURANTON CONSULTANTS - L'organisation générale de la mairie 10