La professionnalisation de l achat public en marche : Un exemple concret au Grand Lyon Soutenance de mémoire - Le 9 septembre 2008 IAE de Lyon 1
Sommaire I- Le Grand Lyon en chiffres II- Présentation du service de la commande publique III- Une politique de rationalisation des achats IV- Plusieurs leviers de rationalisation possibles V- Un exemple concret de rationalisation des achats Conclusion la mutualisation des achats de prestations de routage 2
Le Grand Lyon en chiffres EPCI qui regroupe 57 communes au cœur de la région Rhône-Alpes 1 300 000 habitants 1,6 milliards d'euros de budget en 2008 4 600 agents Large domaine de compétences : voirie, distribution d'eau potable et assainissement, collecte et traitement des ordures ménagères, déplacements et stationnement, urbanisme et aménagement urbain, habitat, logement social, développement économique du territoire, foncier et immobilier Montant des achats en 2007 : 785 millions d euros Principaux portefeuilles achats en 2007 : 1. Enlèvement et traitement des ordures ménagères 2. Réalisation des réseaux 3. Construction de chaussées routières 4. Terrassements divers, démolition 5. Terrassements en grande masse 6. Travaux souterrains 3
Présentation du service de la commande publique Service Commande Publique Assistante de Direction Unité Expertise Juridique et Conseil Unité Coordination Performance Achat Unité Secrétariat CPAO & Jury Unité Marchés Fédérale - Conseil juridique, contentieux, précontentieux - Instruction fiches d initialisation, d attribution - Visa rapports au Conseil, Bureau, publicité - Veille juridique marchés publics - Numéros Opération - Recensement annuel - Évaluation de l achat - Mutualisation et optimisation de l achat - Avenants de transfert - Veille droit des sociétés et concurrence - Organisation CPAO-Jury - Envoi au contrôle de légalité - Gestion statistiques fédérales - Gestion Marco et plateforme dématérialisation - Recensement, initialisation des procédures - Montage des consultations - Suivi et attribution des marchés Responsable de l unité et responsable qualité achat Responsable d unité Responsable d unité Responsable d unité Secrétaire de l unité Juristes Conseils Instructeurs, fiches d initialisation, d attribution et publicité Conseillère optimisation Conseiller coordination Assistante coordination achat Assistant gestion de CPAO & Jury Assistante gestion de CPAO & Jury Gestionnaire de procédure Assistante logistique 4
Une politique de rationalisation des achats Pourquoi? Volume financier important : 50 % des dépenses de la collectivité Contexte de nécessaire maîtrise budgétaire Principe réglementaire d efficacité de la commande publique et de bonne gestion des deniers publics Comment? Pilotage des achats Réorganisation de la fonction achat Développement de la technicité de l achat Professionnalisation des acheteurs 5
Plusieurs leviers de rationalisation possibles Mutualisation des achats : globalisation et réduction des petites commandes Standardisation des achats Élargissement du panel fournisseurs (allotissement) Négociation (en marché à procédure adaptée ou en procédure négociée) Agrégation des besoins Analyse optimisée des besoins : meilleure évaluation des besoins en termes de quantité, qualité, délais et expression des besoins, analyse fonctionnelle Moderniser l achat : adapter les prestations achetées aux innovations techniques ou technologiques Approche coût : raisonnement en coût global, décomposition des prix Élargissement de la concurrence : renforcement publicité, adaptation des exigences, acceptation des variantes, limitation des spécifications techniques et ouverture des cahiers des charges par l intégration d exigences fonctionnelles et l expression du besoin en termes de résultat attendu Meilleure spécialisation des services acheteurs (désignation d une direction experte sur un segment d achat et développement des compétences) Renforcement de la professionnalisation (formation aux techniques d achat public) Externalisation de la gestion de l achat (groupements de commandes, centrales d achat) Externalisation du service public (délégation de service public) Développement durable (intégration des préoccupations de développement durable, achat responsable) Qualification financière des achats (investissement/fonctionnement) 6
Un exemple concret de rationalisation des achats : la mutualisation des achats de prestations de routage Exemple concret mis en pratique au cours de mon année d apprentissage : La globalisation des commandes de prestations de routage 7
1. Contexte - directions autonomes pour l achat de prestations de routage, - appel à des prestataires ou à des «petites mains», - nombreux formats de documents à mettre sous plis, - pics de charge importants pour le service du Courrier. 2. Objectifs - Respecter le cadre réglementaire qui nous impose de passer par les marchés publics, - Réduire les coûts d affranchissement (diminuer nombre de plis envoyés et massifier les envois par routeur), - Réduire les coûts d impression, - Gérer les «NPAI (N habite plus à l adresse indiquée)». 8
3. La définition du besoin - qualifier le besoin - adopter un vocabulaire commun. Entretiens avec Direction de la communication et service courrier Routage : travaux d impression, pliage, mise sous pli / sous film, travaux de colisage, affranchissement, dépôt poste et acheminement 9
4. La rencontre des prestataires - le sourcing Afin de : - connaître les critères nécessaires à la remise d un prix Entretiens avec prestataires Quantité annuelle Qui fournit le papier? Dimensions (en mm ou format) Poids Type de document Périodicité Niveau d'urgence 1. Impression 2. Pliage 3. Mise sous pli 4. Affranchissement 5. Routage 10
Les avantages de la mise en place d un marché multiservices : Avantages de la mise en place d un MMS Routage Coût - Mécanisation de la mise sous pli : meilleure productivité et réduction des coûts, - Volumétrie : coût d'affranchissement intéressant (d'un seuil à l'autre, possibilité de gagner de 1 à 6 cts l'envoi en globalisant les commandes) Qualité - Continuité dans le processus, - Professionnels du métier (un seul intervenant), Traçabilité et suivi des documents Délai - Délai traitement mailing simple 48h 11
5. Benchmark Démarche d observation et d analyse des pratiques Différents interlocuteurs : - Communauté urbaine de Marseille - Ville de Lyon - Mairie de Bron - Département du Rhône 12
6. L analyse du besoin Analyser les exigences fonctionnelles des services selon des critères déterminés (qualité minimale, niveau de consommation, etc.) Trois étapes : Défaut d analyse = insatisfaction de l utilisateur = perte budgétaire = perte de crédibilité de l acheteur - Hiérarchisation des besoins (pour déterminer degré budgétaire) - Définition des besoins (volume, rythme, qualité, capacité) - Analyse technico-commerciale (pour définir le CCTP) Transcription en terme de fonctionnalités de la demande exprimée 13
7. Les directions utilisatrices Le retour du tableau d analyse des besoins nous a permis de : - cibler les différentes directions utilisatrices, - contrôler les dires (avec les données qui avaient pu être réunies), - regrouper le marché d édition des bulletins de paie avec le «futur» marché de routage, - établir le marché en volume en fonction du type de document et ainsi demander des devis à différents fournisseurs 14
8. Préconisations - Mise en place d un appel d offres - Lancement de la procédure en août 2008 - Lot 1 : mini 50 000 docs/an maxi 200 000 docs/an - Lot 2 : mini 10 000 docs/an maxi 30 000 docs/an 9. Présentation aux futures directions utilisatrices 15
10. Les difficultés rencontrées Quantité annuelle Qui fournit le papier? Dimensions (en mm ou format) Poids Type de document Périodicité Niveau d'urgence 1. Impression 2. Pliage 3. Mise sous pli 4. Affranchissement 5. Routage Manque de précisions des services = estimation approximative du marché Utilisateurs non satisfaits par le 1 er CCTP Mobilité professionnelle Difficulté à définir le marché en valeur ou en volume Mauvaise circulation de l information dans les services (ex :DPSA) 16
Conclusion Modernisation de l achat public Chantier en cours d exploration Mobilise le concours de professionnels formés à la dimension économique Mise en place d actions très précises et très ciblées Attention particulière à leur bon déroulement et à leur analyse Tâches pouvant-être confiées au conseiller en optimisation de l achat 17