Certification de Systèmes de Management Recertification Organisme CCTB SA Adresse 7, Impasse du Battoir CH-1845 Noville Représentant(e) Monsieur Stephan Grangier Référentiel(s) ISO 9001:2008 N certificat(s) CH02/0374 Code(s) EA 34 Code(s) NACE 74.2 Nombre d employés 3 Responsable d'audit Pierre Bonvin Nombre d équipes 1 Autre(s) auditeur(s) --- Site(s) audité(s) 1 Date(s) de l'audit 18 février 2011 Ce rapport est CONFIDENTIEL. Sa distribution est limitée à l équipe d audit, au représentant de l organisme et au bureau SGS. 1. Objectifs de l'audit Les objectifs de cet audit sont de confirmer que : le système de management est conforme aux exigences du (des) référentiel(s) le système de management documenté est effectivement mis en œuvre le système de management en place permet d atteindre les objectifs et la politique de l'organisme 2. Domaine d'application (texte devant figurer sur le certificat) Bureau d étude technique et de planification sanitaire Suite à l audit, le domaine d application défini ci-dessus a été modifié. Ceci est un audit multi-site et une annexe listant tous les sites concernés a été validée avec le client. Nom du modèle : GS0304_RapportAudit_27012010_F.dot N version ModRéf : 9 Page(s) : 1 de 6
3. Constats d'audit et conclusions L'équipe d'audit a conduit l audit en se concentrant sur les processus, les aspects significatifs, les risques et les objectifs identifiés par l organisme et sur les exigences du (des) référentiel(s). Le déroulement de l'audit a été conforme à la matrice de planification d audit (GS0305) et au plan d'audit (GS0307). Les principaux éléments audités, ainsi que les éventuels écarts au plan d audit sont mentionnés au chapitre 6 de ce rapport. En conclusion, l'équipe d'audit confirme / ne peut pas confirmer que l'organisme : a mis en œuvre un système de management en conformité avec les exigences du (des) référentiel(s) ; maintient le système de management en conformité avec les exigences du (des) référentiel(s) ; et démontre la capacité du système de management à couvrir le domaine d'application défini et soutenir efficacement la politique et les objectifs de l'organisme. Nombre de déviations identifiées: 0 Majeure(s) 0 Mineure(s) Sur la base des résultats de l audit, ainsi que sur l'efficacité et la maturité du système de management, l'équipe d'audit recommande que la certification soit : Accordée Maintenue Renouvelée Suspendue jusqu'à ce que les actions correctives suffisantes soient mises en œuvre. 4. Suivi de l audit précédent Les résultats du dernier audit ont été passés en revue pour évaluer l efficacité des actions mises en œuvre, particulièrement en réponse aux éventuelles déviations identifiées. Cette revue a conclu que: Toutes les déviations identifiées lors de l audit précédent ont été corrigées et les actions mises en œuvre continuent à être efficaces. Des déviations identifiées lors de l audit précédent n'ont pas été correctement prises en compte dans le système de management. Elles sont redéfinies dans la section 7 de ce rapport. Aucune déviation n avait été identifiée lors de l audit précédent. Nom du modèle : GS0304_RapportAudit_27012010_F.dot N version ModRéf : 9 Page(s) : 2 de 6
5. Constats d audit L'équipe d'audit s'est concentrée sur les processus, les aspects significatifs, les risques et les objectifs identifiés par l organisme. Les constats d'audit ont été identifiés sur la base d entretiens, d'observations des activités et de revues de documents et enregistrements. La documentation du système de management répond aux exigences du (des) référentiel(s) et est appropriée à l organisation actuelle. Elle permet la mise en œuvre et le maintien du système de management. L'organisme a établi, mis en œuvre et entretient le système de management. Il en améliore l efficacité de façon continue. Les objectifs sont établis et suivis aux fonctions et aux niveaux appropriés. Ils sont mesurables et cohérents avec la politique de l organisme. Le programme d'audit interne est bien établi et démontre son efficacité en tant qu'outil d'entretien et d'amélioration du système de management. La revue de direction est effectuée à intervalles planifiés et permet de démontrer que le système de management demeure pertinent, adéquat et efficace. Tel qu audité, le système de management est conforme aux exigences du (des) référentiel(s). L utilisation des marques de certification ou d accréditation est correcte et en accord avec les principes de SGS. N/A 6. Principaux éléments audités Au cours de l audit des processus, activités et fonctions de l organisme, différents éléments et liens ont été abordés, particulièrement les points suivants : Remarque : Tous les documents sont sur support informatique. CCTB 2007 Informations techniques du 11.01.2011 CCTBsa CCTB contrôles tâches SLM mensuelle premier jeudi du 10.01.2011 Classeur ISO 9001 PV de séance interne mensuelle du 09.12.2011 Collaborateur 01 Objet ISO Gestion des prestations dégât d eau selon affaire Ébauche de suivi de la gestion des documents (support papier) et suivi des fichiers ( support informatique) FAO N 14 du vendredi 18 février 2011 Appels d offre marchés de services CSVE Gestion des FTP procédure en cours ISO 9001 Généralités introduction du 01.12.2001 ISO 9001 Généralités modèle de base périodicité du 01.01.2008 ISO 9001 Gestion administratif archivage agendas annuelle début février ISO 9001 Gestion administratif contacts annuelle début janvier du 18.10.2008 ISO 9001 Gestion administratif honoraires et frais début février du 18.12.2008 ISO 9001 Gestion administratif information à notre clientèle selon fermeture de la société du 01.01.2006 ISO 9001 Gestion Concours suivi des concours selon concours du 23.07.2007 ISO 9001 Gestion des prestations - litiges selon affaire du 31.05.2010 Nom du modèle : GS0304_RapportAudit_27012010_F.dot N version ModRéf : 9 Page(s) : 3 de 6
ISO 9001 Gestion des prestations analyse des coûts du 14.01.2010 ISO 9001 Gestion des prestations dégât d'eau selon affaire du 31.05.2010 ISO 9001 Gestion des prestations dossier de révision selon affaire du 11.02.2011 ISO 9001 Gestion des prestations garanties financières et de construction du 04.02.2010 ISO 9001 Gestion des prestations hausses et retour matériel du 18.02.2010 ISO 9001 Gestion des prestations mise à jour des plans de réalisation du 11.02.2010 ISO 9001 Gestion des prestations réception des installations du 20.07.2009 ISO 9001 Gestion des prestations situations, acomptes et factures du 03.03.2010 ISO 9001 Gestion des prestations structure et composition d'une soumission du 13.01.2010 ISO 9001 Gestion documentaire fichiers photos selon avancement du 17.09.2009 ISO gestion documentaire ouverture d une affaire selon les mandats Manuel technique de GEBERIT avec des passages entourés en rouge pour les éléments qui concernent le bureau Plan Atelier protégé à vocation industrielle menuiserie Affaire 1296 / Plan / Niveau 0 Vestiaires Cafétéria Projet Plan Exécution provisoire Propriété de M. Xavier Paternot à Perroy / Affaire 1288 / Plan du 18.02.2011 Politique qualité sur le site CCTB SA avec la photo de pierres en équilibre PV de chantier 1223-ARCH-PV0820pv137 Questions posées à AFIRO pour cerner leurs exigences Répertoire affaire Villamont Suivi d une affaire du 24 novembre 2010 Suivi sous Minergie Suivi principal (Chaque affaire a un suivi [tâches, questions, etc.] qui est lié à OUTLOOK) Nom du modèle : GS0304_RapportAudit_27012010_F.dot N version ModRéf : 9 Page(s) : 4 de 6
7. Déviations Déviation N/A Majeure Mineure Département / Fonction Réf. Norme Réf. document Version doc Déviation constatée Actions correctives prévues Les déviations détaillées ci-dessus sont à traiter conformément au processus d amélioration du système de management afin de mettre en place les actions appropriées, et de conserver les enregistrements y relatifs. Déviation(s) majeure(s) Les actions correctives pour les déviations majeures sont à prendre en considération immédiatement. Le plan d action doit être envoyé à la SGS dans les 30 jours. Un audit complémentaire sur site doit être effectué pour permettre la clôture des déviations dans les 90 jours ou avant l échéance du certificat. Les actions correctives pour les déviations majeures sont à prendre en considération immédiatement. Les enregistrements ainsi que les documents correspondants doivent être envoyés à l'auditeur SGS pour permettre la clôture des déviations dans les 90 jours ou avant l échéance du certificat. Déviation(s) mineure(s) Suite à cet audit de surveillance, les actions correctives pour les déviations mineures doivent être documentées dans un plan d action et doivent être envoyées à l auditeur dans un délai de 90 jours. Si les actions présentées sont acceptées par l auditeur, elles seront vérifiées lors de la prochaine visite. Les actions correctives pour les déviations mineures définies par l organisme ont été examinées et acceptées par l auditeur. Elles seront vérifiées lors de la prochaine visite. Remarque : Pour les audits de certification, recertification ou extension du domaine d application, la recommandation pour la certification ne peut être admise que si les actions présentées sont approuvées par l auditeur. Les actions présentées peuvent être acceptées durant l audit ou envoyées à l auditeur dans un délai de 30 jours. Pour les audits de recertification, les délais devront être fixés afin de garantir la recertification avant l échéance du certificat. Le nombre de déviations mineures constatées, sans affecter la décision de certification, nécessite un audit complémentaire sur site dans les 6 mois. Cet audit permettra de confirmer les actions entreprises, d évaluer leur efficacité et de déterminer le maintien ou la suspension de la certification. Frais supplémentaires Evaluation des actions correctives (revue documentaire) : 0.25 jours Audit complémentaire sur site : --- jours Nom du modèle : GS0304_RapportAudit_27012010_F.dot N version ModRéf : 9 Page(s) : 5 de 6
8. Observations générales & Opportunités d amélioration Le système de management de la qualité est vécu au quotidien comme l outil de management du bureau. Ce mode de fonctionnement a contribué de manière significative à augmenter la productivité et la qualité des prestations ainsi que la satisfaction des clients. CCTB SA, de manière proactive, anticipe les questions et les problèmes de ses clients, ce qui lui permet d économiser en frais de déplacements et de ne pas être submergé de courrier de la direction des travaux. Les outils informatiques, éléments essentiels du travail, sont à la pointe et utilisés de manière efficace et efficiente grâce à une formation continue appropriée. Système de management de la qualité Le système de management de la qualité est extrêmement simple, utilisé tous les jours, actualisé en permanence et est élaboré entièrement sur format électronique via OUTLOOK. Actuellement la documentation est essentiellement rattachée à un poste de travail. R1 Afin de favoriser la vue d ensemble des activités, l auditeur suggère d établir une cartographie des processus et si nécessaire d adapter la documentation en fonction de ces processus. R2 Sur les informations techniques, plans etc., l'auditeur suggère de remplacer le terme - Certifié ISO 9001-200 par SGS par la mentions suivante : Bureau technique certifié ISO 9001:2008 par SGS. Demander au bureau dela SGS de vous faire parvenir le logo correspondant. 9. Prochain audit Cadencement des audits L audit de surveillance 1 ère année devra être planifié en février 2012. A transmettre en préparation du prochain audit La prise de position sur les opportunités d amélioration (Chapitre 8). Cette information peut être transmise en annotant par exemple le présent rapport d audit. Nom du modèle : GS0304_RapportAudit_27012010_F.dot N version ModRéf : 9 Page(s) : 6 de 6