Ville d Asnières VERSION FINALE

Ville d Asnières Rapport Audit Achats VERSION FINALE

Sommaire 1. Rappel du contexte 2. La Fonction achats publics 3. Analyse Achats 4. Préconisations Juridiques 5. Préconisations Achats 6. Echéanciers des marchés 7. Compte rendu des entretiens 8. Analyse Organisation 9. Préconisations Organisation 10. Les axes stratégiques et plans d actions 11. Couts associés 12. Les Potentiels d économies 13. Planning 14. Actions à 6 mois 15. Bilan général 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 2

1 RAPPEL DU CONTEXTE CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

CONTEXTE ET ATTENTES Contexte Dans le cadre d un changement de l équipe de direction de la Mairie il a semblé opportun de lancer une démarche sur l efficience de la fonction Achats au sens large: Organisation Procédure Economie Juridique Attentes Analyse de la performance antérieure et de la situation actuelle Mise en évidence des insuffisances et des risques majeurs Sur la base du diagnostic, recommandations en termes de : Besoins humains, logistiques, outils, formation, organisation Optimisation des procédures Définition d indicateurs de performance Evaluation des impacts(bénéfices apportés) Evaluation des coûts associés aux mesures Planning de déploiement 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 4

2 FONCTION ACHATS PUBLICS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

TYPOLOGIE DES DEPENSES EVOLUTION DES DEPENSES ENTRE 2012 et 2013 2013 : 65,8 M 2012 : 57M 29,3 Investissement 23,3 Fonctionnement 33,7 36,5 La hausse des dépenses d achats analysées entre 2012 et 2013 est de 15,1 %, due notamment à une croissance importante des investissements. La hausse des dépenses de fonctionnement est significative, à 8,5% (+2,8M ) 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 6

PART DES DEPENSES < 15 K REPARTITION 2013 65,8 M Investissement 28,5 0,7 Fonctionnement 33,5 Dépenses inférieures à 15K HT: total de 3,8 millions 3,1 Les fournisseurs mouvementés en 2013 à moins de 15K HT représentent 3,8 M (8,5% des achats de fonctionnement et 2,2% des achats d investissement) L analyse démontre une faiblesse du nombre de fournisseurs inférieurs à 15K HT 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 7

COUVERTURE MARCHES DONNEES 2013 Dépenses > 15K HT hors marché 65,8 M 4,2 2,4 EDF et GDF Dépenses > 15K HT sous marché 57,8 0,8 UGAP 0,2 Fournisseurs également sous marché Dépenses < 15K HT 3,8 La «réelle» dépense hors marché se situe entre 0,8M et 1M soit environ 1,5% de la dépense totale supérieure à 15K, qui est de 62 M. Ce ratio de couverture marchés montre que la culture marchés publics est implantée dans la collectivité. 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 8 0,8 «Réelle» dépense hors marché

SEGMENTATION DES ACHATS INVESTISSEMENTS 2% 6% 2% Travaux et prestations associées Prestations liées aux espaces publics 7% Prestations liées aux bâtiments 11% Dépenses liées aux télécommunications et à l'informatique Fournitures -fournitures administratives et scolaires Mobilier urbain Mobilier scolaire 70% Informatique Autres investissements Les dépenses d investissement sont majoritairement liées à des travaux et prestations associées. 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 9

SEGMENTATION DES ACHATS FONCTIONNEMENT Prestations liées aux espaces publics 1% 1% 1% 1% 1% 2% 2% 2% 3% 3% 12% 29% Prestations liées aux bâtiments Services - restauration & alimentation Fournitures - énergie Dépenses liées aux télécommunications et à l'informatique Fournitures - fournitures ateliers et assimilées Services - prestations d'accueil enfance Fournitures - fournitures administratives et scolaires Services - séjours enfance Services - transports collectifs Services - gestion parking incl. DSP Services - insertion et qualification professionnelles 4% Services - assurances Services - honoraires 4% 7% 16% Services - impression et communication Prestations liées aux festivités Services - gardiennage et sécurité 10% Services - courrier et logistique Autres fonctionnements 70% des achats de fonctionnement se concentrent sur 6 segments: ce sont les priorités d actions 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 10

3 PRECONISATIONS JURIDIQUES CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

CONFORMITE DES PROCEDURES Analyse «rétroviseur» MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE LA CRC Utilisation des chèques Cadhoc: 130532,59 en 2012;4935,10 en 2013. L utilisation des chèques Cadhoc a effectivement été supprimée par la Collectivité Visa d un élu préalablement à l engagement juridique Il nous a été indiqué que le visa d un élu préalablement à l engagement juridique (non obligatoire) avait été supprimé. Néanmoins, la fiche projet mentionne toujours le visa d un élu. CONFORMITE DE LA LISTE DES MARCHES PUBLICS PUBLIES (Art. 133) AVEC LA REALITE L analyse des délibérations depuis 2008 montre que les articles 133 sont conformes. Néanmoins, les marchés Sipperec (Télécoms, Réseaux) ne sont pas mentionnés dans les articles 133. LesmarchéspassésparleCCASnesontmentionnésqu àcompterde2010. 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 12

POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2 FIXATION MINI/MAXI (Marchés à bons de commande) 9 marchés (ou lots de marchés) présentent sur 2013 un risque de non atteinte du montant mini ou un dépassement du montant maxi: Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des écoles de la Ville Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal : maçonnerie, carrelage et canalisations Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des ouvrages d'assainissement Contrôle de pré-réception concernant les réseaux d'assainissement Travaux d'entretien de second œuvre dans les bâtiments communaux Fourniture et pose de pneumatiques, contrôles de géométrie et de tachymétrie Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie armés (RIA), colonnes sèches et grand secours 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 13

POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2 DUREE DE MARCHE Un marché public ne peut avoir une durée supérieure à 4 ans sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés ou par le fait que leur exécution nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure à quatre ans: cette disposition est particulièrement applicable aux DSP, aux marchés d exploitation chauffage, voire de collecte des déchets mais pourrait être contestéepourlelot«nettoiementvoirie»,7ans,oulesréservationsde berceaux (10 ans et 7 ans). MODALITE DE REVISION DE LA FORMULE DE REVISION DES PRIX Le CCAP du marché «collecte et nettoiement» prévoit que la formule de révision de prix pourra être revue, entre autres, si son application engendre une variation de plus de 20%: en plus de prévoir une variation inacceptable, la formule de révision est juridiquement intangible pendant la durée du marché. Recommandation: prévoir clauses butoir et de sauvegarde identiques pour tous les marchés concernés. MODALITE D ANALYSE DES PRIX Marché nettoyage: Bannir les formules telles que «en cas de discordance entre le montant total indiqué au DQE et l addition des lignes du DQE, le montant le plus élevé sera pris en compte pour l analyse». En plus de risquer de vous priver d une offre économiquement intéressante, elle présente le risque de ne pas prendre en compte l erreur manifeste 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 14

4 PRECONISATIONS ACHATS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

RECOMMANDATIONS ACHATS PREPARATION DES MARCHES 80% de la performance d un achat se situe dans la préparation Anticipation de la date d échéance Recueil des besoins Recueillir en amont toutes les possibilités d optimisation envisagées et impliquer le Titulaire actuel dans la démarche Challenger les besoins UTILISATION D UN OUTIL SOUPLE ET FLEXIBLE: L ACCORD CADRE L Accord-Cadre est un référencement de fournisseurs Le recours à l Accord Cadre permet une plus grande souplesse L accord-cadre est particulièrement adapté aux marchés d informatiques et de séjours PENSER SON MARCHE DANS LE SENS DE LA PERFORMANCE ACHATS Augmenter la durée ferme des marchés, source d attractivité Sélectionner les indices de révision des prix les plus appropriées ainsi que les modalités de révision de prix Privilégier les MAPA pour augmenter la souplesse et surtout permettre la négociation 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 16

RECOMMANDATIONS ACHATS SIMPLIFIER/CLARIFIER LES PERIMETRES DES MARCHES Diminuer le nombre de lots: Espaces verts, Séjours enfance, Nettoyage locaux, Transports publics Regrouper les marchés de nature identique ou similaire Harmoniser les usages VEILLER AUX LIMITES DE PRESTATIONS Marché de collecte OM et nettoiement voirie Fourniture de mobilier urbain Equipements de maintenance de la signalisation tricolore Marchés récurrents de travaux PROFESSIONNALISER L ANALYSE FINANCIERE DES OFFRES Professionnaliser la négociation Calculer/expliquer les impacts tarifaires à chaque renouvellement de marché Meneruneanalysedelavaleur 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 17

5 ECHEANCIER DES MARCHES CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

DONNEES CHIFFREES ECHEANCIER DES MARCHES : Cet exercice à été particulièrement complexe à réaliser etchronophageenl absenced outilad hocauseindela Mairie Période Nb de marchés à échéance définitive Dont sup à 90 K en nb Dont sup à 90 K en valeur T3 T4 2014 6 2 406 T1 2015 6 1 698 T2 2015 10 1 130 T3 2015 9 3 599 T4 2015 8 2 540 S/T 2014-2015 39 9 2 373 T1 2016 13 7 1 270 T2 2016 3 1 2 053 T3 2016 10 6 2 908 T4 2016 9 1 127 S/T 2016 35 15 6 358 2017 et suivant 36 18 23 315 TOTAL GENERAL 110 42 32 046 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 19

Chrono marché 1 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T3-T4 2014 Intitulé du marché Fourniture, pose de pabx et maintenance de l'ensemble du parc de matériel téléphonie Montants si sup à 90 K définitive août-14 2 Location de matériel pour l'organisation du 33ème Forum des Associations août-14 3 Réalisation et réparation de prothèses dentaires pour le CMSM des 4 routes 2 lots sept-14 4 Fourniture de mobilier urbain 186 nov-14 5 6 Mission de réalisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur virtuel interactif du projet de rénovation urbaine des Hauts d'asnières Prestations de services en assurances 4 lots déc-14 220 déc-14 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 20

Chrono marché 7 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T1 2015 Intitulé du marché Entretien des espaces verts 2 lots Montants si sup à 90 K définitive 698 janv-15 8 Fourniture de signalisation verticale et de panneaux de rue janv-15 9 10 Acquisition de titres de transports aériens aux personnels communaux et leurs familles, au titre des congés bonifiés Fourniture de modules sanitaires mobiles pour divers chantiers et manifestations de la ville févr-15 févr-15 11 Fourniture de produits de voirie févr-15 12 Fourniture de sapins de Noël mars-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 21

Chrono marché 13 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T2 2015 Intitulé du marché Acquisition d articles de puériculture, de matériel et de mobilier pour les établissements d accueil de jeunes enfants 3 lots 14 Acqusisition de serveurs 15 Acqusisition de micro-ordinateurs 16 Acqusisition de solutions logicielles standard Montants si sup à 90 K définitive avr-15 avr-15 avr-15 avr-15 17 Entretien et grosses réparations sur les portes et barrières de parking mai-15 18 Fourniture de carburant 130 mai-15 19 Prestations de restauration pour les cocktails organisés par la Ville 6 lots mai-15 20 Réception, stockage et chargement de verre issu de la collecte mai-15 21 22 Impression et édition de supports de communication (hors magazine mensuel Asnières Infos) Organisation d'une classe théâtre et d'une classe orchestre au sein du Pôle Excellence 2 lots juin-15 juin-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 22

Chrono marché 23 24 25 26 27 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T3 2015 Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive Contrôles réglementaires dans les bâtiments communaux, les aires de jeux et terrains de sports juil-15 Opérations de dépigeonnisation et actions contre les corvidés, de dératisation, la capture et le ramassage des animaux errants sur la voie publique avec l'exploitation de la fourrière animale municipale juil-15 3 lots Prestations de services pour la gestion technique et des abonnements des parcs de stationnements souterrains de la Ville 225 juil-15 Acquisition de fournitures scolaires et d'activités manuelles, pour l'approvisionnement de divers services municipaux 217 août-15 2 lots Acquisition de matériel électroménager, de groupes frigorifiques professionnels et de petit matériel hifi standard pour les besoins des services de la Ville août-15 2 lots 28 Fourniture de décorations lumineuses août-15 29 Fourniture de mobiliers scolaires pour les écoles et les centres d'accueil de loisirs sans hébergement 157 août-15 30 Installation, entretien et réparation des équipement de désenfumage août-15 31 Achat de produits de désinfection et de stérilisation et de fournitures médicales diverses pour les besoins des services municipaux sept-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 23

Chrono marché 32 33 34 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T4 2015 Intitulé du marché Achat de bons d'achat à destination des jeunes Asniérois 2 lots Acquisition de jouets pour les besoins des services municipaux 6 lots Prestations d'assistance juridique comprenant des missions de conseil et de représentation lors des contentieux 3 lots Montants si sup à 90 K définitive oct-15 oct-15 oct-15 35 Installation, entretien et exploitation des équipements de climatisation nov-15 36 Travaux de signalisation horizontale et d'aménagements annexes 400 nov-15 37 Assurance de la flotte automobile municipale 140 déc-15 38 Fourniture de végétaux d'intérieur et d'extérieur 4 lots déc-15 39 Fourniture et pose de clôtures déc-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 24

Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T1 2016 Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive 40 Entretien du patrimoine arboré 212 janv-16 41 42 Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de signalisation lumineuse tricolore 2 lots Dispositif d'information et d'accompagnement de porteurs de projet et créateurs d'entreprises Asniérois 142 janv-16 janv-16 43 Maintenance des équipements de cuisine du Self Municipal janv-16 44 45 46 47 Prestations de gardiennage, de sécurité des biens et des personnes pour les différents services de la Ville et surveillance du système SSI Complexe Sportif des Courtilles 3 lots Acquisition de papier nécessaire au fonctionnement des différents services 6 lots Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation lumineuse tricolore, comptages de trafic et études de circulation Fourniture de denrées alimentaires nécessaires aux prestations de restauration du self municipal 6 lots janv-16 95 févr-16 69 févr-16 206 févr-16 48 Reliure et plastification de livres des médiathèques municipales févr-16 49 Entretien des réseaux aérauliques mars-16 50 Fourniture de produits et matériels d'entretien 402 mars-16 51 Fourniture d'équipements vestimentaires nécessaires au fonctionnement des différents services municipaux 8 lots 144 mars-16 52 Fourniture et plantation d'arbres mars-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 25

Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T2 2016 Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive 53 Intégration de solutions pour la gestion et la diffusion de vidéo sur Internet mai-16 54 Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments 10 lots 2053 mai-16 55 Location et maintenance d'une machine à affranchir juin-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 26

Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T3 2016 Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive 56 Impression et édition du magazine mensuel Asnières Infos 179 juil-16 57 58 59 60 61 62 Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau communal d'assainissement Acquisition d'une solution logicielle de dématérialisation des marchés publics et autres contrats, interface Internet et prestations associées Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports 2 lots Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation générale nécessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines à 4 ans 3 lots Transports collectifs pour les besoins des différents services municipaux 3 lots Entretien général, surveillance et conservation des cimetières et reprise des sépultures 3 lots 879 juil-16 juil-16 404 juil-16 446 août-16 610 août-16 390 sept-16 63 Acquisition de matériels, fournitures et câblage courant faible sept-16 64 Distribution de supports de communication dans les boîtes aux lettres des administrés Asniérois sept-16 65 Maintenance d'un parc de photocopieurs sept-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 27

Chrono marché 66 67 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T4 2016 Intitulé du marché Entretien du parc automobile municipal 4 lots Exécution par un laboratoire des prestations d analyses médicales et examens biologiques prescrits par les médecins et pour lesquels les prélèvements sur les patients sont effectués par le personnel du Centre Médico-social Municipal (CMSM) Montants si sup à 90 K définitive oct-16 oct-16 68 Fourniture de panneaux et plaques signalétiques oct-16 69 70 71 Fourniture de boissons alcoolisées et non alcoolisées pour les services 2 lots Blanchissage et repassage du linge utilisé dans les bâtiments communaux, scolaires, sociaux et sportifs Fourniture d'abonnements à divers périodiques pour les médiathèques municipales nov-16 127 nov-16 nov-16 72 Prestations de services d'assurances - lot risques statutaires déc-16 73 74 Installation, entretien et exploitation des installations individuelles de chauffage, d'eau chaude sanitaire et des daaf Tri, affranchissement, acheminement et distribution à destination de la France et de l'international des envois postaux déc-16 déc-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 28

Chrono marché 75 76 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES 2017 Intitulé du marché Fourniture de coupes et médailles 5 lots Organisation de séjours pour les jeunes de 11 ans à 17 ans 4 lots Montants si sup à 90 K définitive janv-17 126 févr-17 77 Contrôle technique des véhicules mars-17 78 79 80 81 82 83 Acquisition de documents sur tous supports pour les médiathèques municipales 8 lots Réseau d'assainissement : Pré-études et conception Assistance à maîtrise d'ouvrage Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des ouvrages d'assainissement Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des écoles de la Ville Fourniture de vaisselle et d'instruments de cuisine pour les crèches, écoles primaires et élémentaires et self municipal Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées 2 lots mars-17 juin-17 juin-17 juin-17 juil-17 203 juil-17 84 Contrôle de pré-réception concernant les réseaux d'assainissement juil-17 85 86 87 Travaux d'entretien de second œuvre dans les bâtiments communaux 5 lots Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours 10 lots Services d'insertion et qualifications professionnelles 2 lots juil-17 757 août-17 511 sept-17 88 Fourniture de vêtements liés à la fonction professionnelle oct-17 89 90 Fourniture et pose de pneumatiques, contrôles de géométrie et de tachymétrie Achat de produits et fournitures dentaires pour le Centre Médico-Social Municipal (CMSM) oct-17 déc-17 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 29

Chrono marché 91 92 93 94 95 96 97 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES 2018 ET SUIVANTES Intitulé du marché Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal : maçonnerie, carrelage et canalisations Fourniture de linge pour les crèches et les écoles 2 lots Fourniture d'enveloppes et de papier à en-tête pour les services municipaux 2 lots Révisions et réparations du matériel à moteur des espaces verts, de la voirie et du service des Sports Fourniture de matériels et produits pour les ateliers régies, bâtiments et voirie 8 lots Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie armés (RIA), colonnes sèches et grand secours Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Noël, de bibliothèque et de dictionnaires pour les écoles et les ALSH 2 lots Montants si sup à 90 K définitive 144 janv-18 janv-18 févr-18 févr-18 319 févr-18 mars-18 91 mars-18 98 Collecte OM et nettoiement voirie 7428 avr-18 99 Suivi - animation d'un programme d'intérêt général "Habitat Indigne" juil-18 100 Entretien et grosses réparations sur les appareils élévateurs 180 oct-18 101 102 103 104 Nettoyage des bâtiments communaux 4 lots Travaux d'entretien et d'aménagement des voiries communales 2 lots Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les établissements scolaires Rénovation et maintenance à garantie des résultats des installations d'éclairage public 2251 oct-18 2783 oct-18 96 nov-18 851 nov-18 105 Réservation berceaux lots 2 et 3 764 mars-19 106 Stationnement payant de surface 567 mai-19 107 Exploitation des installations de chauffage des bâtiments communaux 2153 déc-20 108 DSP restauration 3313 avr-21 109 Exploitation des installations de chauffage Courtilles 778 juin-22 110 Fourniture, installation, maintenance, nettoyage et exploitation de mobiliers urbains d occasion reconditionnés à neufs ou neufs à des fins publicitaires ou non publicitaires janv-27 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 30

6 COMPTE RENDU DES ENTRETIENS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

SYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENS 23 entretiens effectués dans le cadre de la mission 4 personnes des fonctions supports(rôle Acheteur) Direction financière Commande publique Direction administrative des Services Techniques 19 personnes des fonction achats(rôle prescripteur) Pas de personnes avec un rôle utilisateur Durée en moyenne de 1h30 Echanges en groupe ou en tête à têtemais un impératif : Participatifs Objectif : avoir un retour terrain de l acte d achats dans tous les axes d amélioration Conseil Délai Réactivité Facilité 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 32

SYNTHESE DES ENTRETIENS RESUME DES FAITS MARQUANTS REMONTES EN ENTRETIENS O RGANISATIO N ACHATS PROCEDURES OUTILS CMP SUIVI ACHATS qui défini, qui rédige, qui décide? processus pour acheter utilisation? SYNTHESE DES REPONSES Sauf cas très particuliers (Jeunesse), les prescripteurs rédigent le DCE complet et le transmettent à la Commande Publique pour relecture et validation. Suite à multiples échanges par mail le marché est publié. La commande publique intervient sur l'ensemble du DCE y compris les documents techniques Les procédures sont considérées comme lourdes et longues. En effet de nombreux paramètres légaux du code ou des pratiques achats classiques (règle des 3 devis par exemple) sont alourdie de décisions plus contraignantes. Le temps de réactivité de la CP est long. Pas ou très peu d'outils disponibles. Les informations sont à allé chercher à la CP. ASTRE est semble t il lourd a utiliser et peu adapté à au suivi des dossiers. Service considéré comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontées négatives de son Application, respect, vivre avec fonctionnement avec les autres services. RELATIONS AVEC LA CP Vie du contrat VA, conseil, réactivité POINTS A AMELIORER POINTS A GARDER Les contrats de service ne sont pas tous bien suivi, la notion de qualité fournisseurs et de qualité des prestation est semble t il peut détaillée dans les CCTP, les pénalités ne sont jamais appliquées. Vision très partagée allant de aucun contact à travail très collaboratif et remarques constructives. Le faible niveau de conseil ne donne pas une vision positive du service. La CP semble enfermé dans un moule juridique difficilement évolutif. Consolidation et stabilité de l'équipe. Avoir plus de soutien et de conseils Formation achats pour les prescripteurs Manque de communication Pilote achats RAS 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 33

SYNTHESE DES ENTRETIENS Une commande publique très/trop juridique Des procédures trop lourdes qui deviennent contre productives Un manque de culture achats Des outils pas adaptés ou inexistants Des relations intra services avec la commande publique disparates Un sous effectif de la CP qui rallonge les délais et n apporte pas le service souhaité 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 34

7 - ANALYSE DE L ORGANISATION CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

PROCESSUS ACHATS/MARCHES Une organisation décentralisée sur les Services Opérationnels (SO) (la DST possède son propre rédacteur technique) Mais, dans tous les cas une intervention de la Commande Publique (CP) pour validation finale Une organisation du travail en «Série» et non en «Parallèle» Allongement de la durée des procédures perte de temps aucun contact donc aucun conseil Une ingénierie des marchés «figée» aux procédures standards Utilisation fréquente de l UGAP mais pas très organisée Répartition des taches Achats SO : Service Opérationnel CP : Commande publique 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 36

LES MAGASINS 3+1 magasins pour 4 activités différentes Voirie Espaces verts Bâtiments Garage Surface occupée considérable Redondance des postes de magasiniers Utilisation ou non d ASTEC pour l émission des bons de commandes Organisation centralisée qui semble bien fonctionnée Magasins bien rangés, propres et ordonnés Accès semble bien règlementé 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 37

SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS FORTS Organisation Une forte décentralisation des tâches qui permet de passer la charge de travail avecuneéquiperestreinteencentralàlacp Une optimisation possible sur les magasins nombreux et indépendants les uns des autres Une Direction Administrative décentralisée au niveau de la DST qui fonctionne correctement et emporte l adhésion des agents opérationnels Processus et procédures Des DCE complets et bien structurés Des trames de document existantes Une validation systématique de la CP de tous les marchés, ce qui cautionne une bonne protection juridique, mais pas d outil d alerte pour quelques achats hors marchés 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 38

SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS FORTS Ressources humaines Outils Une expertise juridique certaine au niveau de la CP Des Services Opérationnels: Demandeur de conseils Demandeur de soutien De bonne volonté Conscience des services opérationnels de pouvoir faire mieux: Potentiel d efficience de la fonction achats reconnu Arguments: Manque de ressources donc manque de temps Frein de la commande publique(réactivité, conseils, ) Utilisation du logiciel ASTEC permettant une traçabilité des commandes et une fluidité des documents 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 39

SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS D AMELIORATION Organisation 4 postes sont ouverts à la commande publique mais suite à des mutations professionnelles récentes seulement 1 est pourvu. Il y a un risque d arrêt de «production»silesrecrutementsnesontpasfaitsrapidement! Pas de stabilité des personnes en place (pas de capitalisation, perte de connaissance et de crédibilité) LaFFVM(FédérationFrançaiseVillesMoyennes,de20000à200000habitants)indique7à8personnes pouroccuperlafonction(dansunpérimètredifférent,ilestvraicommeonleverraplusloin) Renforcement des groupements de commande Achat mode projet Par manque d analyse des dépenses des besoins ne sont pas traités en mode projetavecunleaderetunevolontéde regroupementdeceux-ci: Séjours Analyse micro biologiques Barriérage, traiteurs, Processus et procédures La rigueurducodeàété pousséetroploin Simplification Le code est suffisamment lourd à utiliser pour ne pas le charger de contraintes supplémentaires Aspect juridique exacerbé au détriment de l impact économique et opérationnel 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 40

SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS D AMELIORATION Ressources humaines Il n y a pas de culture achats au sens économique du terme aussi bien à la Commande Publique que dans les Services Opérationnels Formation Les basiques ne sont pas connus et encore moins respectés (voir graphique en étoile de l analyse des entretiens) La perception de ce point est cependant différente d un service à l autre (non compétence, manque de ressources, ) Outils Peu ou pas d outils formalisés Création d outils Absence de politique achats formalisée Absence de guide achats formalisé(procédures) Trames disponibles mais à la demande. On ne pousse pas l information, il faut venir la chercher! Liste des marchés inconnue ou non disponible avec un outil informatique simple? Une communication Achats interne/externe à renforcer Communiquer 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 41

8 PRECONISATIONS ORGANISATION CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

RECOMMANDATIONS PROCESSUS ET PROCEDURES Allègement des procédures: Utilisation des souplesses proposées par le code pour les marchés de faibles montants ALLEGER LES TACHES PUREMENT ADMINISTRATIVES DE LA CP Suppression des CAO d ouverture des plis Suppression des reconductions expresses: la tacite reconduction allège la charge Allègement des tâches chronophages de relecture des DCE: le service commande publique doit imposer des documents-types pour tous les services afin d homogénéiser les modèles et ainsi fluidifier le processus de contrôle pré-publication. PROCESSUS ET PROCEDURES Harmoniser les références des marchés et le tableau de suivi La recherche de conformité juridique et administrative ne doit pas prendre le pas sur la recherche de performance économique 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 43

RECOMMANDATIONS RESSOURCES HUMAINES Recrutement En fonction du scénario retenu les recrutements pourront porter sur Formation Directeur achats Acheteurs Assistants administratifs Juriste Le manque de maturité achats reconnu par l ensemble des personnes interrogées nous pousse à vous conseiller de lancer un plan de formations très orientées achats: Rédaction d un CCTP fonctionnel Rédaction d un DCE Reflexes achats Négociation Achats en mode projet(prescripteur+cp+acheteur) + formations diplômante à terme pour les acheteurs Ces formations seront spécifiques en fonction du public concerné: Commande publique Prescripteurs 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 44

RECOMMANDATIONS OUTILS COMMUNICATION INTERNE Nous vous recommandons de mettre en place une batterie d outils qui clarifieront les rôles et les missions de chacun et qui simplifierons les relations interservices: Politique achats Guide des bonnes pratiques Trames de documents types(dce,cctp, RC) Intranet regroupant l ensemble des documents et procédures officiels Réunions régulières avec les acteurs du processus Organisation des réunions de présentation du projet Mise en évidence des objectifs Présentation des conclusions Explication des décisions Mise en évidence des rôles «Hotline»pourguiderlepersonnelsibesoin OUTILS COMMUNICATION EXTERNE Refonte d un portail achats/marchés dédié sur l extranet Communication externe via la CCI et les différentes manifestations de type «forums inversés» Organiser de manière formalisée le «sourcing» (recherche des meilleurs fournisseurs) auprès des prescripteurs 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 45

RECOMMANDATIONS PILOTAGE DE LA FONCTION Mise en place de tableaux de bord de suivi d activité avec des «KPI» (indicateurs clefs) pertinents Nombre de marchés, d avenant, Nombre de commandes, factures par lot, par marché, par direction et par service demandeur Délai de traitement, Nombre de recours Liste des marchés ou besoins regroupés Intégrer au tableau de bord le nombre de marchés notifiés pendant la période et la prévision de marché sur les périodes à venir. Bâtir un tableau visuel pour communiquer Communiquer sur les résultats PILOTAGE DES MARCHES Création d un guide des procédures Simplification de la nomenclature(code CPV) S assurer que l outil informatique permette de sortir des extractions achats fiables et pertinentes Systématisation de l utilisation d ASTEC pour toute saisie de bon de commande afin d avoir une traçabilité et des statistiques fiable en terme de consommation 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 46

RECOMMANDATIONS PILOTAGE DES MARCHES BATIR 2 INDICATEURS DE PERF. ECONOMIQUE Ces indicateurs, à présenter en marge de la CAO ou de toute instance de décision, doivent être obligatoires pour toute passation de marchés récurrents de plus de 90 K HT annuels: Fiche de recensement des optimisations Fiche de calcul des économies achat ORGANISATION Renforcement de la structure Commande Publique pour une évolution vers un service Achats Publics 2 scénarii proposés en fonction de la performance achats souhaitée: I. Création d une coordination achats(version légère) II. Création d une DHA avec intégration d une fonction Gestionnaire de Marché (version forte) Se pose aussi le problème du rattachement hiérarchique, 2 options I. AlaDAF II. AunDGA 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 47

ORGANISATION ACTUELLE SERVICE ACHATS PUBLICS 1chefde servicecp 1Admin 2 Gestionnaires FONCTIONS Surveillance juridique Accompagnement administratif Conseil Achat Chef service CP Admin Gestionnaire Gestionnaire 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 48

SCENARIO N 1 RENFORCEMENT HA SERVICE ACHATS PUBLICS 1Chef HA 2Admin 2 Gestionnaires Option AMO Achats NOUVELLES FONCTIONS Centralisation de la rédaction des DCE (hors DST) Conseils et accompagnement Achats Renforcement fort des profils CV adaptés Formation Changement de la culture fermée vers une culture de «service support» et de «clients interne» DAF/CP Chef service CP Chef service Admin Gestionnaire Admin AMO HA Gestionnaire Gestionnaire Admin Gestionnaire 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 49

SCENARIO N 2 SERVICE HA PUBLIC SERVICE ACHATS PUBLICS 1DIRHA 1Juriste 2Admin 3 Gestionnaires NOUVELLES FONCTIONS Centralisation de la rédaction des DCE (y compris DST) Création du poste de Gestionnaire et Juriste Marchés Gestion des marchés(pilotage, regroupement, suivi, Renseigne le systèmes des informations stratégiques pourlesha Code CPV Imputations comptables Rédaction des DCE Support achats Anime et organise ses marchés Option 1 Option 2 DAF/CP DGA Chef service CP Directeur HA Gestionnaire Juriste HA Admin Gestionnaire Admin Admin Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 50

9 AXES STRATEGIQUES & PLANS D ACTIONS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

AXES STRATEGIQUES METTRE EN PLACE UN PLAN D ACTION BASE SUR 5 AXES STRATEGIQUES Maitriser les volumes financiers Savoir qui achète, comment et pourquoi S approprier une culture Achats(économique vs juridique) Intégrer la composante Economique dans la commande publique pour devenir un service Achats Publics Bâtir et professionnaliser la fonction Recruter, former et construire les processus les plus efficients Chercher les économies Instrument central de la démarche, l objectif est de trouver les économies sans dégradernilaqualiténileservicerendu Pérenniser la démarche Appropriation des reflexes achats par l ensemble des personnes impliquées dans le process d acquisition Que le service Achat publics ne soit plus un «gendarme» de la règle mais un véritable service support 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 52

COMMENTAIRES La recherche des économies est un des axes forts de la démarche, qui ne doit pas se déployer au détriment de la qualité des produits et/ou des services acquis. Au vu du diagnostic, il manque de façon évidente la dimension économique à la culture de la Mairie en termes d achats. L atteinte des objectifs de cette mission passe par l appropriation par l ensemble des acteurs de ce que l on appelle des «reflexes achats», des incontournables dans le process complet(de l ingénierie du marché à son suivi opérationnel) Il existe une multitude de leviers qui, une fois actionnés, génèrent des économies à tous les niveaux du processus: Marketing achats, Sourcing vaste et imaginatif Notion de juste besoin Négociation Lerôledu serviceachatsest: Tant que ces reflexes ne sont pas acquis, les reprendre sur tous les marchés jusqu à ce qu ils soient intégrés dans la culture de la Mairie Une fois que les reflexes sont acquis, piloter la fonction en termes de visibilité pour la DG et en terme d accompagnement pour les services opérationnels A court terme, il est nécessaire, dans le cadre d un accompagnement des services opérationnels et sur des marchés cibles, de: Publier des marchés sur les dépenses hors marchés significatives Relancer, à la date de reconduction, les marchés significatifs sur l axe économie 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 53

10 COUTS ASSOCIES CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

COUTS ASSOCIES RECRUTEMENT Administratif CP: 18/22 k Gestionnaire de marché: 30/35 K Directeur Achat: 45/50 k ENVELOPPE ESTIMEE Les couts sont à mettre en parallèle des gains potentiels (7% à 15% des dépenses gérées) qui couvrirons largement les frais de ce nouveau service SCENARIO N 1 COUT UNITAIRE TOTAL SCENARIO N 2 COUT UNITAIRE EFFECTIF ANNUEL PROJET EFFECTIF ANNUEL TOTAL PRO JET EQUIPE ACTUELLE EFFECTIF COUT UNITAIRE ANNUEL ESTIME ESTIMATION PRO JET DIRECTIO N 1 35 000,00 35 000,00 1 50 000,00 50 000,00 1 35 000,00 35 000,00 GESTIO NNAIRE 2 30 000,00 60 000,00 3 30 000,00 90 000,00 2 25 000,00 50 000,00 JURISTE 0-1 35 000,00 35 000,00 0 - ADMINISTRATIF 2 20 000,00 40 000,00 2 20 000,00 40 000,00 1 20 000,00 20 000,00 EFFECTIF TOTAL TAL 5 135 000,00 7 215000,00 4 105 000,00 AMO ACHATS * 50 000,00 - * Paiement sur résultats donc sans couts pour la collectivité La répartition des marchés ou des «clients internes» devra se faire en fonction des profils recrutés et des priorités définies par la Direction Générales FORMATION Formation intra: 400 à 600 /personne Formationsursite(10p): De6000 HT à10000 HT Accompagnementmarché:de 4000 à15000 HTlemarché 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 55

11 POTENTIELS D ECONOMIES CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

POTENTIEL D ECONOMIES MARCHES SUPERIEURS A 90 K HT ANNUELS Le potentiel d économies est basé sur une estimation réaliste de 7% d économies «achats» en moyenne, associant optimisations des besoins et mise en place de leviers achats performants. En étant performant l objectif peut approcher les 15%. Il prend en compte la non-reconduction à l échéance intermédiaire de tous les marchés récurrentssupérieursà 90K HTayantété notifiésdepuisplusde deuxans. Année Echéance définitive intermédiaire Total Nb Valeur Nb Valeur Nb Valeur Economie générée Impact annuel cumulé 2014-2015 9 2 373 17 7 072 26 9 445 661 330 2016 0 0 10 7 598 10 7 598 530 926 2017 0 0 0 0 0 0 0 1 191 2018 1 7 428 0 0 1 7 428 520 1 451 2019 2 1 331 0 0 2 1 331 93 1 711 2020et suiv. 3 6 244 0 0 3 6 244 437 2 241 TOTAL 15 17 376 27 14 670 42 32 046 2 241 2 241 Impact annuel = 50% de l économie générée de l année en cours + 100%économies de chaque année précédente. L impact annuel maximal de 2241 K est en 2023 (échéance marché la plus lointaine en 2022) 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 57

MARCHES A TRAITER AVANT L ECHEANCE DEFINITIVE S1 2015 Chrono marché Intitulé du marché 40 Entretien du patrimoine arboré 41 45 46 47 Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de signalisation lumineuse tricolore 2 lots Acquisition de papier nécessaire au fonctionnement des différents services 6 lots Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation lumineuse tricolore, comptages de trafic et études de circulation Fourniture de denrées alimentaires nécessaires aux prestations de restauration du self municipal 6 lots 50 Fourniture de produits et matériels d'entretien 51 54 Fourniture d'équipements vestimentaires nécessaires au fonctionnement des différents services municipaux 8 lots Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments 10 lots Type d'échéance intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire Montants si sup à 90 K Prochaine échéance définitive 212 janv-15 janv-16 142 janv-15 janv-16 95 févr-15 févr-16 69 févr-15 févr-16 206 févr-15 févr-16 402 avr-15 mars-16 144 avr-15 mars-16 2053 mai-15 mai-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 58

MARCHES A TRAITER Chrono marché Intitulé du marché 56 Impression et édition du magazine mensuel Asnières Infos 57 59 83 AVANT L ECHEANCE DEFINITIVE S2 2015 Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau communal d'assainissement Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports 2 lots Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées 2 lots Type d'échéance intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire Montants si sup à 90 K Prochaine échéance définitive 179 juil-15 juil-16 879 juil-15 juil-16 404 juil-15 juil-16 203 juil-15 juil-17 60 61 87 62 70 Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation générale nécessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines à 4 ans 3 lots Transports collectifs pour les besoins des différents services municipaux 3 lots Services d'insertion et qualifications professionnelles 2 lots Entretien général, surveillance et conservation des cimetières et reprise des sépultures 3 lots Blanchissage et repassage du linge utilisé dans les bâtiments communaux, scolaires, sociaux et sportifs intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire 446 août-15 août-16 610 août-15 août-16 511 sept-15 sept-17 390 sept-15 sept-16 127 nov-15 nov-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 59

MARCHES A TRAITER Chrono marché 91 76 95 AVANT L ECHEANCE DEFINITIVE 2016 Intitulé du marché Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal : maçonnerie, carrelage et canalisations Organisation de séjours pour les jeunes de 11 ans à 17 ans 4 lots Fourniture de matériels et produits pour les ateliers régies, bâtiments et voirie 8 lots Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Noël, de bibliothèque et de 97 dictionnaires pour les écoles et les ALSH 2 lots Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de 86 mini-séjours 10 lots 100 Entretien et grosses réparations sur les appareils élévateurs 101 102 103 104 Nettoyage des bâtiments communaux 4 lots Travaux d'entretien et d'aménagement des voiries communales 2 lots Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les établissements scolaires Rénovation et maintenance à garantie des résultats des installations d'éclairage public Type d'échéance intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire intermédiaire Montants si sup à 90 K Prochaine échéance définitive 144 janv-16 janv-18 126 févr-16 févr-17 319 févr-16 févr-18 91 mars-16 mars-18 757 août-16 août-17 180 oct-16 oct-18 2251 oct-16 oct-18 2783 oct-16 oct-18 96 nov-16 nov-18 851 nov-16 nov-18 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 60

12 PLANNING CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

PLANNING GENERAL AMO HA FONCTION OUTILS METIER Nomenclature Regroupement marchés Groupe de travail «Quick Win» Politique HA Procédures K PI Outils : Trames Guide HA Elaboration fiche de poste Plan de formation Communication permanente Recrutement AMO ACHATS Coaching, Accompagnement sur dossiers cibles formations 2014 T4 2015 T1 2015 T2 2015 T3 2015 T4 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 62

13 ACTIONS A 6 MOIS Actions additionnelles aux tâches récurrentes et régulières du service commande publique (administration des marchés à leurs échéances naturelles) CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

ACTIONS A 6 MOIS OCTOBRE 2014 Performance marchés: Mise en œuvre des leviers achats dans la préparation des marchés«fourniture de mobilier Urbain», à échéance définitive en novembre 2014 (interactions éventuelles avec le marché JC Decaux ), «Assurances» (à échéance définitive décembre 2014) et «Espaces Verts», à échéance définitive en Janvier 2015 (notamment le passer en article 30, MAPA avec négociation). Sélection des marchés supérieurs à 90 K HT annuels à échéance intermédiaire et qui ne seront pas renouvelés, parmi: Intitulé Montant 2013 intermédiaire Entretien du patrimoine arboré 212 janv-15 Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de SLT 142 janv-15 Acquisition de papier 95 févr-15 Entretien et exploitation des installations dynamiques de la SLT 69 févr-15 Fourniture de denrées alimentaires self municipal 206 févr-15 Organisation : Validation du scénario d organisation cible Rédaction des fiches de postes 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 64

ACTIONS A 6 MOIS NOVEMBRE 2014 Performance marchés: Mise en œuvre de réunions avec les services demandeurs concernant tous les marchés à échéance intermédiaire que vous avez décidé de ne pas renouveler (cf mois précédent): explications de la démarche et des enjeux. Préparation des marchés sélectionnés à échéance janvier et février 2015 (cf tableau page 94) Process et indicateurs: Bâtir une communication interne autour de la démarche achats et la nécessaire adhésion de tous à la recherche d économies. Mettreenplacela nouvelletrame de référencementdesmarchés(cf.page65) Modifier la fiche de suivi projet en supprimant le visa préalable de l élu Organisation : Lancement du recrutement Priorité sur le directeur des achats 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 65

ACTIONS A 6 MOIS DECEMBRE 2014 Préparation marchés: Sélection et préparation des marchés supérieurs à 90 K annuels, à échéance avril etmai2015,etquineserontpasrenouvelés,parmi: Intitulé Montant 2013 intermédiaire Fourniture de produits et matériels d'entretien 402 avr-15 Fourniture d'équipements vestimentaires 144 avr-15 Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments 2053 mai-15 Analyse précise des dépenses hors marché afin d assurer la mise en conformité Analyse précise des dépenses récurrentes inférieures à 15K HT afin d assurer la mise en conformité. Process et indicateurs: Formaliser les modèles des fiches de recensement des optimisations et de calcul des économies réalisées(cf page 69) Revoir les procédures et exigences de passation des marchés et publier le guide associé, applicable pour janvier 2015(page 64). Organisation : Receptiondes1 er CVetdes 1 er entretiens 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 66

ACTIONS A 6 MOIS JANVIER 2015: Préparation marchés: Préparer la publication des nouveaux marchés assurant la mise en conformité «hors marchés» et«récurrents inférieurs à 15K»: Objectif publication mars 2015: Identification des dépenses Réunions avec demandeurs Préparation des DCE Process et indicateurs: Bâtir le modèle de tableau de bord de pilotage (page 68) et s assurer avec l informatique de la faisabilité technique des extractions. S entraîner à posteriori à remplir les fiches d optimisations des besoins et de calcul des économies sur le marché de nettoyage des locaux. Organisation : Elaboration du plan de formation Si le Directeur/trice est arrivé: Rédaction de la politique achats Rédaction des procédures en fonction de la nouvelle organisation, de ses prérogatives et de ses objectifs 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 67

ACTIONS A 6 MOIS FEVRIER 2015 Préparation marchés: Sélection et préparation des marchés supérieurs à 90 K annuels, à échéance juillet 2015, et qui ne seront pas renouvelés, parmi: Intitulé Montant 2013 intermédiaire Impression et édition du magazine mensuel Asnières Infos 179 juil-15 Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau d'assainissement 879 juil-15 Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports 404 juil-15 Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères 203 juil-15 Process et indicateurs: Extraction Bêta du tableau de bord: objectif tableau de bord finalisé en mars 2015. Remplir les fiches d optimisation des besoins et de calcul des économies pour le marché«espacesverts» Organisation : Campagne de communication Objectifs Organisation Nouveau process, nouvelles règles 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 68

ACTIONS A 6 MOIS MARS 2015 Préparation marchés: Se former et investiguer la mise en place des accords-cadres au sein de votre commune, impératifs au moins pour les marchés informatiques (échéance juillet 2015) et séjours(échéances 2016) Publier les marchés résultants de la mise en conformité «hors marché» et «récurrents inférieursà15k». Process et indicateurs: Editionà finmarsdu tableau debord desuivid activité T12015 Première édition récapitulative des fiches d optimisation des spécifications sur les marchés préparés jusqu alors. 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 69

14 BILAN GENERAL CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

BILAN GENERAL UNE SITUATION ADMINISTRATIVEMENT ET JURIDIQUEMENT MAITRISEE AVEC QUELQUES POINTS D ATTENTION Couverture marchés publics 98,5% des dépenses fournisseurs supérieurs à 15K HT sont couverts par un marché public. Les hors marchés supérieurs à 15K doivent être tous expliqués. La vigilance globale doit être cependant maintenue, notamment sur les dépenses «fragmentées» pour les marchés inférieurs à 15K ou sur la santé financière des fournisseurs(voir exemples en annexe 4) Publication de la liste des marchés passés (article 133 du CMP) Depuis 2009, la liste des marchés publiés est conforme à la réalité des marchés notifiées Intégrer les marchés Sipperec dans la publication«133» Recommandations du rapport de la CRC Les points soulevés lors du rapport de la CRC sont globalement traités et corrigés Veiller à modifier la fiche de «suivi projet» mentionnant l engagement préalable d un élu 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 71

BILAN GENERAL UNE ABSENCE DE «PILOTE» DE L ACTE D ACHAT Mesure de la performance absente A de rares exceptions près, la mesure de la performance économique est occultée lors du renouvellement de marché. Absence d indicateurs Indicateurs de suivi d activité perfectibles malgré un volume important de marchés traités. Pas d indicateurs de suivi économique par marchés. Une dilution des rôles (réels ou supposés) nuisant à la responsabilisation Interactions finance commande publique (enregistrement des marchés) ne favorisant pas le pilotage de l activité Interactions commande publique demandeurs: positionnement aval du service commande publique ne favorisant pas les échanges productifs Une situation organisationnelle à la commande publique ne facilitant pas la montée en puissance 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 72

BILAN GENERAL MAIS UNE SITUATION PROPICE A LA MISE EN PLACE D ACTIONS ACHATS Pré-requis: structure achats à mettre en place(recrutements, formations) Une ville attractive Unecentainedemarchésrécurrents actifspourunmontantdeplusde 30M TTC Attractivité perfectible par des actions ciblées de marketing achats La nécessaire culture administrative et juridique est présente Les points de vigilance juridique identifiés dans les marchés sont aisément adressables: Par l utilisation obligatoire de documents et clauses types Par une veille marketing(indices de révision de prix) Par un suivi des dépenses par marchés(fixation mini/maxi) Les attentes (hiérarchie/demandeurs/élus) sont fortes Cemandatquivientpeutêtre placésouslesignedes achats Le potentiel de gain est important 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 73