Annexe 1A du Cahier des Charges de l'appel d'offres n OIB.DR.2/PO/2013/032/576 "SERVICES DE TRANSPORT PAR AUTOCARS (EN/HORS BELGIQUE)" SPECIFICATIONS TECHNIQUES LOT 1 1. OBJET DU MARCHÉ (LOT 1) Le lot 1 du présent marché concerne des prestations de services de transport par autocar dans le Royaume de Belgique pour les crèches et les garderies de la Commission européenne à Bruxelles, conformément aux spécifications techniques et aux clauses reprises dans les annexes ci-jointes. Les prestations comprennent: 1.1. Transport «à l'intérieur de la Région Bruxelles Capitale (RBC)» Trajets aller et/ou retour d un lieu de crèche, de garderie ou autre, situé dans la RBC (Zaventem et Tervuren inclus) vers un autre lieu de crèche, garderie ou autre, situé dans la RBC (Zaventem et Tervuren inclus). Spécifications d'autocar: les autocars doivent être de la catégorie "2 étoiles" au minimum et de 3 dimensions différentes: petite (jusque 20 personnes), moyenne (de 21 à 49 personnes) ou grande capacité (50 personnes et plus), hors celle du chauffeur. 1.2. Transport «à l'extérieur de la Région de Bruxelles-Capitale (RBC) (distance 30km)» Trajets aller et/ou retour à partir de la RBC à un lieu situé dans un rayon de 30 kilomètres du point de départ. Spécifications d'autocar: les autocars doivent être de la catégorie "1 étoile" au minimum et de grande capacité (50 places et plus, hors chauffeur). 1.3. Transport «Aller/Retour de la Région de Bruxelles-Capitale (RBC) à travers la Belgique» Trajets aller et/ou retour à partir de la RBC vers un autre lieu situé plus que 30 kilomètres de la RBC à l'intérieur du Royaume de Belgique, pour les excursions d'un jour. Spécifications d'autocar: les autocars doivent être de la catégorie "3 étoiles" au minimum et de 3 dimensions différentes: petite (jusqu' à 20 personnes), moyenne (de 21 à 49 personnes) ou grande (50 personnes et plus) capacité, hors chauffeur, pour les excursions d'un jour. Occasionnellement, les autocars devront être adaptés au transport de personnes à mobilité réduite. Page 1 de 6
2. VOLUME DES PRESTATIONS L'estimation du volume des prestations pour la durée totale du contrat s'élève à: Pour transport «à l'intérieur de la Région Bruxelles Capitale (RBC)» - environ 2455 trajets; Pour transports «à l'extérieur de la Région de Bruxelles-Capitale (RBC) (distance 30km)» - environ 2850 trajets; Pour transport «Aller/Retour de la Région de Bruxelles-Capitale (RBC) à travers la Belgique» - environ 120 trajets. Le détail estimatif des transports figure dans le bordereau de soumission financière (Annexe 2A du cahier des charges). Ce volume est donné à titre indicatif et n'engage pas le pouvoir adjudicateur. 3. MODALITÉS DE COMMANDE En fonction du nombre de personnes indiqué par le pouvoir adjudicateur, le contractant fournit l'autocar dont la capacité permet de transporter au moins ce nombre de personnes. 3.1. Trajets définis: Le pouvoir adjudicateur adresse un bon de commande au Contractant avec le détail des prestations requises: - lieu, date et heure de départ, - lieu, date et heure d arrivée, - nombre de personnes à transporter, etc. Si le pouvoir adjudicateur lui en fait la demande, le contractant confirme la commande dans un délai maximal d'un jour ouvrable. Le bon de commande est considéré comme accepté tacitement si le contractant n'a pas signifié le contraire dans un délai d'un jour ouvrable à compter de la réception du bon de commande. 3.2. Trajets indéfinis: Le pouvoir adjudicateur adresse une demande de devis au Contractant, avec le détail des prestations requises: lieu, date et heure de départ, lieu, date et heure d arrivée, nombre de personnes à transporter, etc. Le contractant doit soumettre une offre dans le délai de cinq (5) jours ouvrables, sauf si convenu autrement. L'offre soumis doit être valable au moins vingt (20) jours ouvrables. Page 2 de 6
Le pouvoir adjudicateur adresse par la suite une commande en bonne et due forme au contractant qui la confirme dans un délai d'un jour ouvrable. Le bon de commande est considéré comme accepté tacitement si le contractant n'a pas signifié le contraire dans un délai d'un jour ouvrable à compter de la réception du bon de commande. 4. MODALITÉS DE TARIFICATION Les prix unitaires forfaitaires repris dans le bordereau de soumission financière s entendent "tout compris", c'est-à-dire qu ils couvrent la location de l'autocar et sa consommation, les frais de chauffeur, les frais généraux et bénéfices et tout autre frais divers éventuels. Au cas où la durée d'une prestation effective prend plus ou moins de 15 minutes que ce qui est prévu dans le bon de commande, cette différence de temps sera prise en compte dans la facture au prorata du prix du trajet. Cette disposition ne s'applique pas en cas d'immobilisation pour cause de panne, d'accident ou d'infraction. 5. MODALITÉS DE FACTURATION Le Contractant facturera les commandes conformément aux modalités de tarification définies au point 4 ci-dessus. Les factures ou demandes de paiement sont établies en un seul exemplaire. Le montant des factures est exprimé en EUROS, hors TVA. La facture doit contenir: la référence du Contrat cadre la référence du Bon de Commande pour chaque prestation: la date de la prestation l indication s il s agit d un aller-retour ou d un trajet simple (aller ou retour) les adresses des lieux d'embarquement et de débarquement les heures (réelles) de départ et d'arrivée et le temps de transport le bon de fin de course le cas échéant, les pièces justificatives le montant de la prestation Page 3 de 6
6. DISPOSITIONS RELATIVES AUX SERVICES ET AUX VÉHICULES 6.1. Législation Le contractant effectuera les services conformément d'une part, aux dispositions de droit communautaire en vigueur et d'autre part, aux dispositions législatives et règlementaires de droit national en vigueur ou toutes autres dispositions en la matière qui entreraient en vigueur au cours de la période contractuelle. Ces dispositions comprennent notamment et de manière non exhaustive: Les Règlements européens, dont : (CE) No 1071/2009 du PE et du CONSEIL établissant des règles communes sur les conditions à respecter pour exercer la profession de transporteur par route du 21 octobre 2009; (CE) No 1073/2009 du PE et du CONSEIL établissant des règles communes pour l accès au marché international des services de transport par autocars et autobus, et modifiant le règlement (CE) no 561/2006 du 21 octobre 2009. Le cas échéant, la règlementation belge, dont: Arrêté royal fixant les conditions d'accès à la profession de transporteur de personnes par route du 21avril 2007; Arrêté ministériel pris en exécution de l'arrêté royal du 21 avril 2007 fixant les conditions d'accès à la profession de transporteur de personnes par route du 21 avril 2007; La Convention collective de travail 140.03 de la Commission paritaire du transport. 6.2. Exécution des prestations. Les autocars mis à disposition seront de la catégorie 1, 2 ou 3 étoiles - conformément à la classification établie par l'i.r.u. (ou équivalent national, par exemple la classification F.B.A.A.)- et de petite (jusqu'à 20 personnes), moyenne (de 21 à 49 personnes) ou grande (50 personnes et plus) capacité. Des autocars de différentes capacités pourraient être demandés simultanément. Pour ce qui est des véhicules de grande capacité (de 50 places et plus, hors chauffeur), le contractant doit pouvoir mettre simultanément 10 véhicules à disposition du pouvoir adjudicateur. Page 4 de 6
De plus, les véhicules mis à la disposition du pouvoir adjudicateur seront nonfumeurs et équipés de toilettes, de GPS et de ceintures de sécurité passager à chaque siège. Les véhicules seront présentés en parfait état de propreté (intérieure et extérieure), de marche et d'entretien. Lors de l'embarquement et du débarquement des passagers, le moteur sera éteint. Les véhicules sont âgés de moins de 10 ans et au moins conformes à la norme EURO 4. En ce qui concerne le Centre Interinstitutionnel Européen à Overijse, les bus seront obligatoirement chargés/déchargés dans le parking du centre. Les autocars ne peuvent pas stationner dans la rue en face du Centre ni dans les environs résidentiels autour de celui-ci. Trois autocars au maximum peuvent se trouver simultanément dans le parking. 7. DISPOSITIONS RELATIVES AUX CHAUFFEURS Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d imposer au Contractant le retrait sans délai et le remplacement immédiat d un chauffeur ou d un véhicule, sans n'en supporter aucune conséquence. Le pouvoir adjudicateur peut aussi demander un certificat de bonne vie et mœurs des chauffeurs. Le Contractant y donne suite dans les meilleurs délais. La tenue des chauffeurs sera classique, propre, repassée et bien portée. Elle devra être conforme à l'usage pour les types de prestations visées par le présent contrat et adaptée aux types de transport. Le Contractant mettra à disposition des chauffeurs capables de s exprimer en français ou en anglais. 8. MODALITÉS EN CAS D IMMOBILISATION DU VÉHICULE Le Contractant s engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour garantir la mobilité du véhicule et des passagers. En cas d'immobilisation due à un accident ou une panne, le Contractant s'efforcera de pallier à la situation dans les plus brefs délais. A l'entrée en vigueur du contrat, le contractant communiquera les moyens mis en œuvre en cas d'immobilisation de véhicule. 9. INDEMNITÉS En cas de non-respect de l'heure de début de la prestation, imputé au contractant, une indemnité forfaitaire est due par ce dernier au-delà des 15 premières minutes. Elle est basée sur un forfait de 25, augmenté de 2 par minute entamée au-delà de la 15 ème minute de retard avec une indemnité maximale de 100% du montant de la prestation en question. Au cas où le contractant est incapable d'exécuter la commande acceptée, une indemnité forfaitaire de 50% de la valeur de la prestation non-exécutée est due. Page 5 de 6
Si le pouvoir adjudicateur annule la commande moyennant un préavis de moins de 24 heures, le contractant a un droit à une indemnité forfaitaire de dédommagement équivalante à 50% de la valeur de la prestation décommandée. Suite à la notification par le pouvoir adjudicateur au contractant du montant des indemnités, ce dernier prendra en charge leur mise en facturation, selon le cas: Soit de déduire lesdites indemnités du montant de la facture; Soit de majorer la facture du montant des dites indemnités. Page 6 de 6