BILAN ANNUEL SUR LES LANGUES OFFICIELLES 2006-2007

BILAN ANNUEL SUR LES LANGUES OFFICIELLES 2006-2007 Préparé par : Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec Bilan quantitatif

Rapport de bilan quantitatif Suivis et bonnes pratiques en matière de langues officielles Objectif visé* L institution donne suite aux suivis requis et aux commentaires formulés par la DLO et fournit les bonnes pratiques en matière de langues officielles. Gouvernance du Programme des langues officielles Leadership 1.1.3 Bonne pratiques Sous le leadership de la championne des langues officielles, le comité de gestion ministérielle (CGM) a approuvé, en mai 2006, l octroi de ressources financières et humaines additionnelles. Le CGM a également approuvé, en septembre 2006, le bilan 2003-2004/2005-2006 de l Agence de même que le nouveau Plan d action 2006-2007/2008-2009 et en a assuré la diffusion auprès de ses employés. Une formation générale sur la Loi sur les langues officielles mettant l accent sur la reddition de comptes a été offerte en janvier dernier aux directeurs des bureaux d affaires de toutes les régions du Québec. Une tournée régionale de sensibilisation et formation en langues officielles, incluant la Partie VII de la Loi, a débuté l automne dernier et se poursuivra en 2007-2008 afin de mieux outiller les employés et faciliter la mise en œuvre du Programme des langues officielles de l Agence. Cette tournée inclut également les centres de responsabilité du siège social. Dans le cadre de la stratégie d intégration des nouveaux employés et des étudiants, une pochette d information, qui contient notamment la brochure Le français et l anglais au travail, est remise à toutes les nouvelles recrues pour leur permettre de se familiariser rapidement avec leur nouveau milieu de travail. Bilan annuel quantitatif Page 1

L agence continue de participer aux comités suivants : o Comité des sous-ministres adjoints en langues officielles (CSMALO) o Comité des langues officielles du Conseil fédéral du Québec (CFQ-LO) o Comité consultatif des ministères sur les langues officielles (CCMLO) o Réseau interministériel de langues officielles pour la région du Québec (RILO) o Comité des champions en langues officielles Une communauté de pratique a été mise sur pied en 2005-2006 dans le cadre du Fonds d innovation pour les partenariats afin de favoriser les communications et de partager les bonnes pratiques pour tout ce qui touche les réalités linguistiques du Québec au sein de la fonction publique. La coordonnatrice des langues officielles est membre de cette communauté de même que le directeur général des Services corporatifs qui est responsable du bilinguisme institutionnel. Les membres du RILO font partie de cette communauté. La coordonnatrice des langues officielles a participé à un groupe de travail visant l élaboration d un guide de notation, dans le cadre de la préparation de l appel d offre à commande de Travaux publics et Services gouvernementaux, pour la prestation de produits de formation linguistique pour la région du Québec. La coordonnatrice est membre d un groupe de travail responsable de concevoir et élaborer un outil de formation en langues officielles pour le Réseau des gestionnaires intermédiaires de la région du Québec (RGI). Cet outil de formation devrait être finalisé au début de l année 2007-2008 et dispensé auprès du RGI. Elle a également fait partie du groupe de travail composé de représentants de l Agence de gestion des ressources humaines (AGRH), de la Commission de la fonction publique et d autres ministères à Ottawa responsables d élaborer le nouvel outil d identification linguistique des postes, le Profileur linguistique, lequel devrait être lancé au début de l année 2007-2008. L Agence figurera au bulletin de rendement du rapport annuel du Commissariat aux langues officielles pour 2006-2007. Nous sommes fiers de mentionner que l Agence figure parmi les 10 premières institutions de ce bulletin sur un total de 37 observées. Nous avons d ailleurs obtenu la note * A + pour tout ce qui touche la Gestion du Programme des langues officielles. Les dépenses reliées aux activités d apprentissage en langue seconde, que ce soit dans le but de maintenir ou d enrichir les acquis ou dans une perspective de développement de carrière, se chiffrent à plus de 127 000 $. Ce sont 101 employés, soit 22 % des effectifs, qui en ont bénéficié au cours de l année par le biais de différents modes d apprentissage. Bilan annuel quantitatif Page 2

L'Agence a mis en place une initiative de relève en gestion. Onze employés participent à cette initiative. Chaque participant a la responsabilité de maintenir le niveau de bilinguisme requis et/ou développer ses compétences linguistiques. La cote BBB était exigée lors du processus d'évaluation des candidatures et la cote CBC était un atout dans l'évaluation. Fait à noter, l AGRH, nous a favorablement noté lors de l examen de notre bilan des cinq dernières années dans la gestion du Programme des langues officielles. Nous avons complété un bilan ciblé en 2005-2006 et présentons cette année, à la demande de l AGRH, un bilan quantitatif. Gestion de l information 1.2.1 Progrès par rapport à l an dernier et activités réalisées en 2006-2007 pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006 SIPC ou SILO II La Direction des langues officielles nous encourage à continuer notre bon travail dans la mise à jour des données du SIPC. Le bilan au 2 avril 2007 fait état de seulement 2 codes invalides. Ces données seront corrigées aussitôt que les titulaires auront été confirmés dans leur poste. L Agence continue à effectuer des suivis réguliers pour s assurer de l exactitude des données. Burolis Les données sont mises à jour régulièrement et un suivi est effectué pour s assurer de l exactitude des informations. 1.2.4 Bonnes pratiques Dans les commentaires de l AGRH, suite au bilan de 2005-2006, on nous demandait de faire connaître l efficacité de la bonne pratique mise en place pour le maintien et le l enrichissement de l acquis. Les séances de perfectionnement linguistique sont offertes chaque année aux employés à raison de 2 ou 4 heures/semaine pour un total de 36 heures. La formule est fondée sur un concept d investissement réciproque où les employés investissent une heure de leur temps et l autre heure est accordée par l Agence. Voici un aperçu des résultats obtenus cette année pour les employés du siège social et des bureaux d affaires de l Île-de-Montréal et de la Montérégie: 44 employés de ces bureaux ont bénéficié de séances de perfectionnement linguistique. 50 % de ces employés ont augmenté d un niveau ou plus leur habileté linguistique en interaction orale en anglais et en français écrit selon les normes de l école privée. Cette formule est très populaire et la coutume veut que la majorité de ces employés s inscriront à nouveau aux séances en 2007-2008 et pourront ainsi Bilan annuel quantitatif Page 3

améliorer leur compétence en langue seconde. Exécution du Programme des langues officielles Communication avec le public et prestation des services dans les deux langues officielles 2.1.3 Progrès par rapport à l an dernier et résultats* des activités réalisées en 2006-2007 (y compris celles pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006) 2.1.5 Bonnes pratiques Les employés sont informés des changements ou mises à jour des politiques concernant les langues officielles par le biais de son véhicule de communications internes par intranet la G@zette et le journal papier pour les employés le Kaléidoscope. Les nouveaux instruments de politiques sont accessibles sur le site intranet de l Agence. Le siège social à Montréal, le bureau des Affaires gouvernementales à Gatineau et les 14 bureaux d affaires situés dans les régions du Québec s acquittent de leurs obligations en matière de communication et de prestation de services de qualité comparable par téléphone et en personne, ainsi que dans les aires d accueil, l affichage et la signalisation. Les publications sont disponibles dans les deux langues officielles et présentées de façon à respecter l égalité de statut des deux langues officielles. Il en va de même pour le site Internet de l Agence. Des 14 bureaux d affaires de l Agence, 10 sont désignés bilingues aux fins du service au public. Les bureaux d affaires unilingues peuvent diriger la clientèle vers les points de service bilingues, le cas échéant. À noter que l Agence n a reçu aucune plainte de la part du public au cours de la période visée. Le Commissariat aux langues officielles nous a communiqué les résultats globaux de ses observations de l été 2006. Dans la tournée de sensibilisation / formation que nous avons entreprise l automne dernier, nous faisons part à nos employés des résultats de ces observations et insistons sur les bonnes pratiques à mettre en place pour continuer de nous améliorer. Nous obtiendrons en mai prochain, de la part du CLO, le détail des ces observations et serons en mesure de mettre en place un plan d action et des suivis appropriés pour contrer certaines lacunes. Bilan annuel quantitatif Page 4

Langue de travail 2.2.3 Progrès par rapport à l an dernier et résultats* des activités réalisées en 2006-2007 (y compris celles pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006) 2.2.5 Bonnes pratiques L Agence communique avec ses employés dans les deux langues officielles. Les services personnels et centraux et les notes de la haute gestion sont transmis dans les deux langues officielles. Les employés anglophones peuvent recevoir de la formation en anglais. Ils peuvent s exprimer dans la langue de leur choix lors des réunions de personnel, de griefs, etc. Les entrevues de sélection pour le recrutement des employés se déroulent également dans la langue choisie par le candidat. Nous nous assurons que les systèmes informatiques acquis ou produits par l Agence, notamment les logiciels, la norme ISO et le site intranet, soient conformes aux exigences de la LLO. À noter que l Agence n a reçu aucune plainte reliée à la langue de travail au cours de la période visée. Le Commissariat aux langues officielles nous a communiqué les résultats globaux de notre bulletin de rendement de 2006-2007 à la fin du mois de février dernier. Dans la tournée de sensibilisation/formation que nous avons entreprise l automne dernier, nous faisons part à nos employés des résultats de ces observations et insistons sur les bonnes pratiques à mettre en place pour continuer de nous améliorer. Nous obtiendrons en mai prochain, de la part du CLO, le détail des ces observations et serons en mesure de mettre en place un plan d actions et des suivis appropriés pour contrer certaines lacunes. Gestion des ressources humaines 2.3.3 Progrès par rapport à l an dernier et résultats* des activités réalisées en 2006-2007 (y compris celles pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006) 2.3.5 Bonnes pratiques Une tournée régionale de sensibilisation / formation, débutée à l automne 2006, incluant les modifications à la Partie VII de la Loi, nous permet de renouveler les connaissances de nos employés de leur droits et obligations en matière de langues officielles. Une formation générale en langues officielles, mettant l accent sur la reddition de comptes, a été offerte Bilan annuel quantitatif Page 5

aux gestionnaires du secteur des Opérations en janvier dernier. Les employés sont invités à discuter avec leur gestionnaire et à consigner leur besoin en apprentissage linguistique dans le Plan d apprentissage de l employé dans une perspective de perfectionnement ou de maintien de l acquis de même que dans le cadre de la progression de carrière. Fidèle à ses bonnes pratiques, l Agence a mis sur pied des séances de perfectionnement linguistique dans le but de maintenir ou d enrichir les acquis. Ces séances ont lieu selon un investissement réciproque. L Agence accorde une heure et l autre heure est investie par l employé. Au total, ce sont 78 employés (20 % des effectifs) qui ont bénéficié de 36 heures de perfectionnement linguistique en anglais oral et en français ou en anglais écrits. Siège social : 34 employés Bureaux d affaires en région : 44 employés Coûts de formation linguistique Objectif visé* L institution dispose de mécanismes pertinents pour capter l information sur les coûts de formation linguistique. 2.4.1 Activités réalisées en 2006-2007 Tous les employés qui participent à une activité d apprentissage visant la formation ou le perfectionnement dans leur poste ou dans une perspective de développement de carrière sont tenus de compléter et de faire approuver un formulaire de participation à une activité d apprentissage. Les données sont ensuite entrées dans un système interne de gestion de l information sur l apprentissage qui nous permet de capter l information et de produire des rapports de gestion ou autres. 2.4.2 Activités prévues en 2007-2008 Un système informatisé de gestion de l apprentissage sera mis en place au cours du présent exercice. Ce nouvel outil nous permettra de disposer de données en temps réel, d obtenir des rapports de gestion plus fiables et de procéder à des analyses variées en fonction de nos besoins. Bilan annuel quantitatif Page 6

2.4.3 Données statistiques sur les coûts de formation linguistique (uniquement pour les institutions assujetties à la Directive sur la formation linguistique et le maintien de l acquis) a) Coût de la formation linguistique* en français acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou encore auprès de l École par recouvrement de fonds dans le cadre d un protocole d entente pour la dotation non impérative (y compris les nominations et mutations). s/o $ Nombre d employés visés par ces coûts Employés b) Coût de la formation linguistique* en anglais acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou encore auprès de l École par recouvrement de fonds dans le cadre d un protocole d entente pour la dotation non impérative (y compris les nominations et mutations). s/o $ Nombre d employés visés par ces coûts Employés c) Autres coûts de la formation linguistique* en français pour le perfectionnement, le développement de carrière, le rehaussement de profil et la réidentification des postes; soit de la formation acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou auprès de l École par recouvrement de fonds dans le cadre d un protocole d entente ou, encore de la formation donnée par l institution même. 381 $ Nombre d employés visés par ces coûts 1 Employé d) Autres coûts de la formation linguistique* en anglais pour le perfectionnement, le développement de carrière, le rehaussement de profil et la réidentification des postes; soit de la formation acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou auprès de l École par recouvrement de fonds dans le cadre d un protocole d entente ou, encore, de la formation donnée par l institution même. 127 233 $ Nombre d employés visés par ces coûts 101 Employés Bilan annuel quantitatif Page 7

Vérification des communications avec le public et des services au public dans les deux langues officielles aux bureaux de l Alberta (rapport préliminaire) 3.4.1 Activités menées à la suite de cette vérification et plan d action (si déjà élaboré) Vérification sur les services au public dans les deux langues officielles fournis par les bureaux ayant de nouvelles obligations dans les bureaux de l Alberta, l Ontario et le Québec (rapport préliminaire) 3.5.1 Activités menées à la suite de cette vérification et plan d action (si déjà élaboré) Bilan annuel quantitatif Page 8