NORMES ET PRATIQUES DE GESTION, Tome II, Répertoire Expéditeur La sous-ministre adjointe à la Direction générale du personnel réseau et ministériel Date 2013-01-23 Destinataires (*) Les directrices générales et les directeurs généraux des établissements de santé et de services sociaux et les présidentes-directrices générales et les présidents-directeurs généraux des agences de la santé et des services sociaux Sujet Rétribution des services en ressources intermédiaires (RI) et ressources de type familial (RTF) visées ou non visées par la Loi sur la représentation des ressources de type familial et de certaines ressources intermédiaires et sur le régime de négociation d une entente collective les concernant OBJET Le ministère de la Santé et des Services sociaux informe les établissements de son réseau de la majoration des taux de l échelle de rétribution des services de soutien ou d assistance offerts par les RI-RTF applicables depuis le 1 er janvier 2012, et ce, conformément aux clauses prévues aux ententes. Cette circulaire indique également les autres bénéfices indexés auxquels les ressources ont droit, et ce, conformément aux ententes. Aucune disposition de la présente circulaire ne peut restreindre ou modifier les dispositions prévues aux ententes, ni restreindre ou modifier les pouvoirs et responsabilités dévolus aux parties prenantes aux ententes, les établissements et les agences de la santé et des services sociaux. Veuillez noter que la circulaire codifiée 03.01.42.24 présente des allocations financières pour les enfants en RI-RTF ainsi que les montants pour la contribution des usagers et la contribution parentale pour le placement d enfants. (*) Cette circulaire s adresse également, en adaptant les destinataires, au Centre régional de santé et de services sociaux de la Baie-James, à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik et au Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James. Site Internet : www.msss.gouv.qc.ca/documentation «Normes et Pratiques de gestion» Direction(s) ou service(s) ressource(s) Numéro(s) de téléphone Numéro de dossier Direction du personnel hors établissement 418 266-8410 et de la classification réseau Service des pratiques de gestion financière 418 266-5940 2013-004 - réseau Document(s) annexé(s) (Version électronique seulement) Volume Chapitre Sujet Document 03 01 42 25
CONTEXTE Des ententes collectives ont été signées entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et les associations représentatives des RI-RTF à la suite de l adoption de la Loi sur la représentation des ressources de type familial et de certaines ressources intermédiaires et sur le régime de négociation d'une entente collective les concernant (chapitre R-24.0.2, ci-après LRR). Des ententes nationales ont été signées entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et les organismes représentatifs des ressources intermédiaires, autres que celles visées par la LRR, appelées ci-après non assujetties. Ces ententes entrent en vigueur à compter de la date de leur signature et se termineront le 31 mars 2015. De plus, à la suite de ces ententes, des conditions d exercice ont été déterminées par le ministre, conformément à l article 303 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), pour les RI-RTF visées par la LRR, mais non représentées par une association de ressources reconnue. Ces conditions d exercice sont en vigueur et se termineront le 31 mars 2015. Les ententes, y compris les modèles d entente particulière et canevas d entente spécifique, sont disponibles sur le site Internet du Comité patronal de négociation du secteur de la santé et des services sociaux pour les ressources intermédiaires et les ressources de type familial (CPNSSS RI-RTF) à l adresse suivante : http://www.cpnsss.gouv.qc.ca/rirtf/index.php?orientations-matieres-et-ententes Cette circulaire ne s applique pas aux RI-RTF représentées par une association de ressources reconnue et n ayant pas d entente signée avec le ministre de la Santé et des Services sociaux. Une circulaire indiquant les modalités de rétribution sera publiée ultérieurement. MODALITÉS RÉTRIBUTION DES SERVICES SECTION A RESSOURCES ASSUJETTIES À LA LRR Conformément à la disposition prévue aux ententes, une majoration de 0,5 % liée à la croissance du produit intérieur brut (PIB) s applique à compter du 1 er avril 2012 sur certains taux de rétribution. En conséquence, les modifications suivantes sont apportées au chapitre 3-0.00 «Rétribution» des ententes. 1. ÉCHELLE DE RÉTRIBUTION RELIÉE AU SOUTIEN OU À L ASSISTANCE Les services de tous les niveaux comprennent les services de soutien ou d assistance communs prévus à l Instrument de détermination et de classification des services de soutien et d assistance apparaissant en annexe du Règlement sur la classification des services offerts par une ressource intermédiaire et une ressource de type familial (chapitre S-4.2, r. 3.1, ci-après l Instrument), lesquels varient en fonction du type d organisation mis en place par la ressource pour la prise en charge des usagers. 2013-004 2
Niveaux de services 2012-01-01 au 2012-03-31 Taux quotidien par usager 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 Services de niveau 1 31,32 $ 31,79 $ 33,08 $ 34,53 $ Services de niveau 2 39,16 $ 39,74 $ 41,36 $ 43,17 $ Services de niveau 3 46,99 $ 47,68 $ 49,62 $ 51,79 $ Services de niveau 4 54,82 $ 55,64 $ 57,90 $ 60,43 $ Services de niveau 5 62,66 $ 63,58 $ 66,16 $ 69,05 $ Services de niveau 6 70,49 $ 71,53 $ 74,44 $ 77,69 $ Malgré l échelle de rétribution reliée au soutien ou à l assistance établie en fonction du niveau de services requis, le taux quotidien pour les 60 premiers jours suite à l arrivée du nouvel usager est établi comme suit : Taux quotidien par usager 2012-01-01 au 2012-03-31 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 45,00 $ 45,68 $ 46,48 $ 47,41 $ Ajustement dû au statut fiscal particulier de la ressource En considération du fait que la ressource n est pas assujettie à l impôt sur le revenu, un ajustement est effectué sur sa rétribution mensuelle, conformément à la table d ajustement prévue à l annexe de l Entente. Aucun ajustement n est effectué pour la partie de la rétribution mensuelle reliée au soutien ou à l assistance de la ressource qui excède les montants apparaissant au tableau ci-dessous : Année de référence 2012-01-01 au 2012-03-31 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 Rétribution mensuelle 8 575,83 $ 8 703,12 $ 9 056,71 $ 9 452,74 $ Ajustement maximal 2 675,66 $ 2 741,48 $ 2 898,15 $ 3 081,59 $ Ainsi, l ajustement maximal pour un mois ne peut excéder les montants ci-dessus. 2. COMPENSATION MONÉTAIRE Conformément à l article 34 de la LRR, un pourcentage global intégré de 10,1 % tient lieu de compensation monétaire pour des congés équivalant à ceux payés en vertu de la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) de même que celui visé à la Loi sur la Fête nationale (chapitre F-1.1) selon les modalités prévues aux ententes. 2013-004 3
3. MONTANT DESTINÉ À DONNER ACCÈS À CERTAINS SERVICES EN MATIÈRE DE RÉGIMES SOCIAUX Conformément à l article 33 de la LRR, la ressource bénéficie d un montant destiné à certains services répondant à ses besoins en matière de régimes sociaux. Ce montant est établi par application des modalités de calcul de la rétribution de la ressource prévues aux ententes sans toutefois excéder les plafonds suivants : Plafond applicable par année de référence 2012-01-01 au 2012-03-31 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 1 répondant 44 528 $ 45 189 $ 47 025 $ 49 082 $ 2 répondants 77 953 $ 79 110 $ 82 324 $ 85 924 $ 4. COMPENSATIONS FINANCIÈRES Conformément à l article 34 de la LRR, la ressource a droit à une compensation financière pour tenir compte de la différence entre le taux de cotisation applicable à la ressource pour participer aux régimes visés par la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9) et par la Loi sur l assurance parentale (chapitre A-29.011) et le taux de cotisation applicable à un employé ou à un salarié, selon le cas, pour participer à ces régimes. Le tableau suivant indique les données nécessaires aux fins du calcul de ces compensations. Année de référence 1 er janvier 2012 1 er janvier 2013 Régime de rentes du Québec Maximum des gains admissibles Exemption de base Taux du travailleur autonome Taux du salarié Régime québécois d assurance parentale Maximum du revenu assurable Taux du travailleur autonome Taux du salarié 50 100 $ 3 500 $ 10,05 % 5,025 % 66 000 $ 0,993 % 0,559 % 51 100 $ 3 500 $ 10,20 % 5,10 % 67 500 $ 0,993 % 0.559 % Lorsqu il y a deux répondants, le barème de calcul s applique en répartissant également entre les répondants la rétribution annuelle de la ressource obtenue par application des articles 3-3.00 et 3-4.00 de l Entente. 2013-004 4
4. COMPENSATION FINANCIÈRE (suite) Régime facultatif de la Commission de la santé et de la sécurité du travail La compensation financière pour bénéficier de la protection accordée par la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles (chapitre A-3.001) est déterminée selon les modalités convenues. Le remboursement s effectue sur présentation d une pièce justificative. 5. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT RAISONNABLES Conformément à l article 34 de la LRR, la ressource a droit à une allocation quotidienne pour les dépenses de fonctionnement raisonnables occasionnées dans le cadre de sa prestation de services. Cette allocation est indexée annuellement en fonction de l indice des rentes établi conformément à l article 117 de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9). Au 1 er janvier 2013, le taux d indexation est de 1,8 %. Année de référence 1 er janvier 2012 1 er janvier 2013 Allocation quotidienne par usager 24,60 $ 25,04 $ 6. RÉTRIBUTIONS SPÉCIALES Dépenses de transport Les dépenses remboursables à la ressource sont les dépenses de transport découlant d une mesure prévue au plan d intervention et se rattachant aux services de soutien ou d assistance particuliers prévus à la partie 2 de l Instrument. Les dépenses de transport comprennent les frais encourus pour le kilométrage, le stationnement, les frais de repas ou de séjour. Elles doivent être préalablement autorisées par l établissement public identifié. En situation d urgence médicale, l autorisation est remplacée par une autorisation ou un certificat d un professionnel de la santé, lequel doit être fourni à l établissement public identifié dans les meilleurs délais. Il appartient à l établissement de s assurer, préalablement à l autorisation de paiement, qu aucun programme gouvernemental ne peut être mis à contribution, ni l usager ou ses parents lorsqu il s agit d un enfant. Les dépenses de transport doivent être conformes à la directive numéro 5-74 refondue par le CT 210610 du 20 septembre 2011 et ses modifications subséquentes. Elles doivent être détaillées dans la facturation mensuelle de la ressource, et inclure les pièces justificatives. Toute autre dépense de transport inhérente aux services rendus par une ressource est comprise dans les dépenses de fonctionnement raisonnables compensées par l allocation quotidienne, notamment les dépenses se rattachant aux services de soutien ou d assistance communs prévus à la partie 1 de l Instrument. 2013-004 5
6. RÉTRIBUTIONS SPÉCIALES (suite) Prime mensuelle de disponibilité La prime mensuelle de disponibilité suivante est versée à la ressource disponible pour des placements sans préavis. Taux mensuel par ressource pour l ensemble des places réservées 2012-01-01 au 2012-03-31 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 205,00 $ 208,08 $ 211,72 $ 215,95 $ 7. MODES DE RÉTRIBUTION Dispositions générales La rétribution des services est versée pour chaque jour ou partie de jour durant lequel une place reconnue à la ressource est occupée. Une absence temporaire de l usager n affecte pas la nature du placement. Dans le cadre d un placement continu, les absences temporaires de l usager ne sont pas prises en compte et les jours de placement sont rétribués pour chaque jour ou partie de jour durant lequel une place reconnue à la ressource est occupée. Dans le cadre d un placement intermittent, les absences de l usager, lors des jours de placement prévus, ne sont pas prises en compte et les jours de placements prévus sont rétribués pour chaque jour ou partie de jour durant lequel une place reconnue à la ressource est occupée. Processus de paiement La ressource facture mensuellement l établissement à l aide du formulaire fourni par l établissement comprenant les informations nécessaires au paiement de la rétribution des services, et le cas échéant, des rétributions spéciales dans les cinq jours suivants la fin du mois précédent. Une ressource ne peut facturer l usager pour les biens et services qu elle doit fournir à l usager et pour lesquels elle est rétribuée, conforment aux ententes. 2013-004 6
SECTION B RESSOURCES NON ASSUJETTIES À LA LRR Conformément à la disposition prévue aux ententes nationales, une majoration de 0,5 % liée à la croissance du PIB s applique à compter du 1 er avril 2012 sur certains taux de rétribution. En conséquence, les modifications suivantes sont apportées au chapitre 3-0.00 «Rétribution des services» des ententes. 1. ÉCHELLE DE RÉTRIBUTION RELIÉE AU SOUTIEN OU À L ASSISTANCE Se référer au point 1 de la section A de la présente circulaire. Toutefois, pour les ressources destinées aux enfants et représentées par la Fédération des ressources intermédiaires jeunesse du Québec (FRIJQ) et malgré l échelle de rétribution reliée au soutien ou à l assistance établie en fonction du niveau de services requis, le taux quotidien pour les 60 premiers jours suite de l arrivée du nouvel usager est établi comme suit : Taux fixe quotidien par usager 2012-01-01 au 2012-03-31 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 55,00 $ 55,83 $ 56,81 $ 57,95 $ Rétribution associée à la spécificité des ressources intermédiaires jeunesse La ressource bénéficie d un taux quotidien par usager associé à la spécificité des ressources intermédiaires jeunesse. Taux quotidien par usager 2012-01-01 au 2012-03-31 2012-04-01 au 2013-03-31 2013-04-01 au 2014-03-31 2014-04-01 au 2015-03-31 12,00 $ 12,18 $ 12,39 $ 12,64 $ 2. TAUX ASSOCIÉS AUX COÛTS D OPÉRATION Taux quotidien par usager associé aux coûts d opération autres que ceux reliés à l immeuble Pour les coûts d opération, autres que ceux reliés à l immeuble, la ressource bénéficie de l un ou l autre des taux quotidiens suivants, selon le cas : Taux quotidien par usager 1 er janvier 2012 1 er janvier 2013 Maison d accueil, résidence de groupe ou autre type d organisation nécessitant des services similaires Appartement supervisé, maison de chambre ou tout autre type d organisation nécessitant des services similaires 31,50 $ 32,07 $ 23,50 $ 23,92 $ 2013-004 7
2. TAUX ASSOCIÉS AUX COÛTS D OPÉRATION (suite) Taux quotidien associé aux coûts d opération liés à l immeuble Taux quotidien par place reconnue 1 er janvier 2012 1 er janvier 2013 Ressource représentée par la FRIJQ 13,50 $ 13,74 $ Ressource représentée par l ARIHQ 5,98 $ 1 6,09 $ 1 1 Ce taux pourra être révisé à la suite des travaux qui se poursuivent actuellement concernant les immeubles des ressources représentées par l Association des ressources intermédiaires d hébergement du Québec (ARIHQ). Taux quotidien associé aux coûts d opération, à l inclusion de ceux reliés à l immeuble, pour une ressource opérant dans son lieu principal de résidence (neuf usagers et moins) Taux quotidien par usager 1 er janvier 2012 1 er janvier 2013 Résidence (9 usagers et moins) 24,60 $ 25,04 $ Les taux associés aux coûts d opération sont indexés annuellement en fonction de l indice des rentes établi conformément à l article 117 de la Loi sur le régime de rentes du Québec (chapitre R-9). Au 1 er janvier 2013, le taux d indexation est de 1,8 %. 3. RÉTRIBUTION ASSOCIÉE AUX FRAIS D ADMINISTRATION OU DE GESTION La ressource a droit à un montant quotidien par application des dispositions prévues aux ententes. 4. RÉTRIBUTIONS SPÉCIALES Dépenses de transport Les dépenses de transport du point 6 de la section A s appliquent. Toutefois, le dernier alinéa est remplacé par ce qui suit : Toute autre dépense de transport inhérente aux services rendus par une ressource est comprise dans les coûts d opération compensés par les taux associés aux coûts d opération, notamment les dépenses se rattachant aux services de soutien ou d assistance communs prévus à la partie 1 de l Instrument. 2013-004 8
4. RÉTRIBUTIONS SPÉCIALES (suite) Remboursement des dépenses d accompagnement des usagers Les dépenses d accompagnement visées sont celles découlant d une mesure prévue au plan d intervention ou relatives à une urgence médicale et nécessitant un remplacement ponctuel par une personne que la ressource doit rémunérer spécifiquement pour effectuer ce remplacement. Le montant remboursable à la ressource pour les dépenses visées correspond au nombre d heures et à la rétribution convenus entre la ressource et l établissement; cependant, il doit au moins correspondre à trois heures payables à la ressource au taux du salaire minimum applicable selon la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1). Les dépenses d accompagnement doivent être préalablement autorisées par l établissement public identifié. Il appartient à l établissement de s assurer, préalablement à l autorisation de paiement, qu aucun programme gouvernemental ne peut être mis à contribution, ni l usager ou ses parents lorsqu il s agit d un enfant. Les dépenses d accompagnement remboursables doivent être détaillées dans la facturation mensuelle de la ressource, et inclure les pièces justificatives. 5. MODE DE RÉTRIBUTION Les dispositions générales et le processus de paiement prévus au point 7 de la section A s appliquent. MÉCANISME DE PAIEMENT ET RÉTRO- ACTIVITÉ L arrivée d un nouveau modèle de rétribution des services a nécessité une refonte majeure du Système d information sur les ressources intermédiaires et de type familial (SIRTF) servant notamment au paiement des rétributions aux RI-RTF. Les associations reconnues et les organismes représentatifs ont été informés que, d un point de vue opérationnel ou logistique, le SIRTF ne sera pas en mesure de mettre en application immédiatement certaines dispositions relatives à la rétribution qu il aura charge d appliquer. Dans la mesure du possible, l application de ces nouvelles dispositions par le SIRTF, se fera de façon graduelle, commençant en janvier 2013 pour certaines dispositions, une application intégrale devant se faire en juin 2013. Les établissements devront faire les ajustements requis et les nouvelles dispositions s appliqueront rétroactivement au 1 er janvier 2012 conformément aux ententes. 2013-004 9
MODALITÉS DE FINAN- CEMENT Les charges supplémentaires générées par les nouvelles modalités de calcul de rétribution des services en RI-RTF pour la période du 1 er janvier 2012 au 31 mars 2013 feront l objet d un financement spécifique. La récurrence annualisée sera ajustée ultérieurement après analyse. Au moment opportun, une avance, basée sur une estimation de ces charges, sera versée pour assurer le paiement aux ressources. Après validation du ministère de la Santé et des Services sociaux, un ajustement sera effectué sur la base des données auditées du Rapport financier annuel (AS-471). MODALITÉS DE COMPTABI- LISATION Charges relatives à la période du 1 er janvier 2012 au 31 mars 2012 Les charges relatives à la rétroactivité, occasionnées par les nouvelles dispositions de rétribution des services en RI-RTF, couvrant la période du 1 er janvier 2012 au 31 mars 2012, sont comptabilisées aux charges non réparties de l exercice 2012-2013 (AS-471, page 321). Charges relatives à la période du 1 er avril 2012 au 31 mars 2013 L ensemble des charges rattachées aux rétributions des services en RI-RTF pour la période du 1 er avril 2012 au 31 mars 2013 sont comptabilisées aux autres charges directes des différents centres d activité concernés de l exercice 2012-2013 (AS-471, pages 650), sous la rubrique des services achetés. Informations supplémentaires Dans le but d assurer le financement des charges supplémentaires relatives aux nouvelles dispositions de rétribution des services en RI-RTF, de l information supplémentaire sera demandée à la page 675 du Rapport financier annuel (AS-471) du 31 mars 2013 concernant les charges relatives : à la rétroactivité liée aux nouvelles dispositions de rétribution des services en RI-RTF pour la période du 1 er janvier 2012 au 31 mars 2012; à la rétroactivité liée aux nouvelles dispositions de rétribution des services en RI-RTF pour la période du 1 er avril 2012 au 31 décembre 2012; aux nouvelles dispositions de rétribution des services en RI-RTF pour la période du 1 er janvier 2013 au 31 mars 2013. Le système SIRTF fournira l information nécessaire aux établissements visés pour la période du 1 er janvier 2012 au 31 décembre 2012. Pour la période du 1 er janvier 2013 au 31 mars 2013, l établissement devra estimer ses charges supplémentaires sur la base des données disponibles. À titre d exemple, l établissement pourrait utiliser 3/12 des charges supplémentaires relatives à la rétroactivité pour la période du 1 er janvier 2012 au 31 décembre 2012. 2013-004 10
Les établissements devront ajuster leurs revenus et leurs comptes à recevoir pour tenir compte, le cas échéant, de l écart entre le financement spécifique (avance) attribué par l agence et les charges réelles relatives aux nouvelles dispositions de rétribution des services en RI-RTF. SUIVI Pour de plus amples renseignements, vous pouvez communiquer avec la Direction du personnel hors établissement et de la classification réseau au 418 266-8410. La sous-ministre adjointe, Original signé par Édith LAPOINTE 2013-004 11