Les déplacements : aspects organisationnels Les déplacements professionnels doivent être gérés avec rigueur. En effet, un déplacement mal organisé aura des répercussions négatives tant en interne (perte de temps et d efficacité pour les salariés) qu en externe (mauvaise image de l entreprise auprès des contacts extérieurs). 1 - La notion de déplacement professionnel 1.1 - Le déplacement professionnel Un collaborateur effectue un déplacement professionnel lorsqu il exerce temporairement une activité professionnelle en dehors de son domicile et de son lieu de travail habituel. Exemple : Visites chez les clients, participation à des réunions, séminaire de motivation, etc. Un déplacement est considéré comme professionnel lorsque l objectif du déplacement ne touche pas la vie privée. Le déplacement professionnel effectué sur l horaire de travail pour se rendre d un lieu de travail à un autre lieu de travail es assimilé à un temps de travail effectif. Exemple : Pado, technicien, travaille au sein de l entreprise IT+, spécialisée dans la réparation de matériel informatique. Son lieu de travail habituel est situé à Vitry. Il se déplace parfois chez certains clients pour effectuer des réparations sur site. Le temps de trajet entre son lieu de travail habituel et les locaux des clients est considéré comme du temps de travail effectif. 1.2 - La gestion des déplacements professionnels La gestion des déplacements (business travel management) regroupe l ensemble des activités liées à l organisation des déplacements. Exemple : Achat de services de transport et d hébergement, gestion des frais de déplacement, élaboration d une politique interne en matière de déplacements, organisation de voyages d affaires et d événements, gestion du parc de véhicules, etc. L assistant(e) intervient à toutes les étapes de la préparation et du suivi du déplacement professionnel : identification des contraintes du déplacement, recherche d information (formalités, itinéraires, moyens de transport, hébergement, restauration), sélection des prestataires, constitution du dossier de déplacement. L assistant(e) est garant(e) des règles édictées dans le cadre de la politique de déplacement de l entreprise. Exemple : Choix des catégories d hôtels ou des modes de transport, respect des procédures de déplacement (ordre de mission à compléter avant tout déplacement, transmission des notes de frais dans les délais, etc.). 1 Les déplacements : aspects organisationnels
2 - La préparation des déplacements professionnels 2.1 - Les contraintes du déplacement Tout déplacement professionnel se prépare en identifiant précisément les contraintes à respecter. 2 Les déplacements : aspects organisationnels
2.2 - Les formalités à accomplir Les formalités à accomplir dépendent du lieu du déplacement. Elles concernent : Les conditions d entrée et de séjour : documents d identité, visa ; Les formalités sanitaires : vaccinations obligatoires ; Les formalités d assurance : prise en charge de frais médicaux en Europe (carte européenne d assurance maladie pour les ressortissants européens), contrat d assistance international (assistance juridique, rapatriement). Plusieurs organismes fournissent des informations essentielles à connaître pour organiser un déplacement à l étranger. Exemples : Le ministère des Affaires étrangères (www.diplomatie.gouv.fr) Le comité d informations médicales (www.cimed.fr) La sécurité sociale (www.securite sociale.fr) 2.3 - Les modes de transport Avantages et inconvénients des différents moyens de transport Différents moyens de transport sont à la disposition des entreprises pour organiser les déplacements de leurs collaborateurs. Chacun d entre eux présente des avantages et des inconvénients. D'une manière générale, le train et l'avion de ligne sont les deux modes de transport les plus adaptés pour les moyennes et longues distances. Un mode de transport en développement: le jet privé Un quatrième mode de déplacement pour les longues et moyennes distances se développe : le jet privé. Encore peu fréquente en France, l'utilisation de jets privés présente des atouts considérables : souplesse (réservation pouvant être effectuée 24 heures avant le départ), flexibilité (nombre important de destinations desservies), gain de temps (embarquement et débarquement très rapides), intimité et confort optimal. 3 Les déplacements : aspects organisationnels
Différentes options existent pour une entreprise souhaitant disposer d'un avion privé : l'achat, la location ou la copropriété. Le coût de ce mode de transport reste particulièrement élevé, mais son usage est parfois rentable. En effet, un avion d'affaires peut embarquer jusqu'à dix personnes. En location, le prix d'une heure de vol est compris entre 2 500 et 5 000. Le tarif de la location d'un jet privé utilisé en pleine capacité peut ainsi être inférieur au prix de dix billets d'avion de ligne en classe affaires. Les critères de choix d'un mode de transport Le choix du mode de transport dépend donc de plusieurs critères : éloignement et accessibilité du site d'arrivée (aéroports, gares ferroviaires à proximité), durée et coût du trajet, heure de départ et d'arrivée, confort de déplacement... Il s'agit de sélectionner le(s) moyen(s) de transport ainsi que les horaires les plus adapté(s). Exemple : Gilda doit partir de Metz le 16/10/N pour un rendez-vous à Lyon chez un client à 13h. Les seuls trajets permettant de respecter l'horaire d'arrivée impératif sont les suivants : Départ Arrivée Durée Coût Classe/Catégorie Avion 6 h 40 8 h 1 h 26 383, 40 Tourisme Train 6 h 53 11 h 39 4 h 46 60,50 1 re La solution la plus avantageuse sera le train : en effet, le coût de ce mode de transport est le moins élevé. De plus, même si le temps de trajet est de loin plus important en train qu'en avion, le rendezvous chez le client est fixé à 13 h. Il est donc inutile d'arriver très tôt sur Lyon. Enfin, Gilda pourra mettre à profit le temps de trajet en train pour travailler. Calcul de l'itinéraire et de la durée d'un trajet De nombreux sites Internet mettent à disposition des moteurs de recherche pour déterminer un itinéraire et calculer la durée d'un trajet. 4 Les déplacements : aspects organisationnels
Itinéraire Services Exemples Routier Services de plans, calcul d itinéraires Viamichelin.fr ; mappy.fr Ferroviaire Calcul d itinéraires Sncf.fr Aérien Mise à disposition des destinations desservies et horaires des vols sur les sites des aéroports Calcul d itinéraires sur les sites d agences de voyages Adpt.fr ; lyon.aeroport.fr Expedia.fr, lasminute.fr ; sncf.fr Après avoir défini l'itinéraire et les différents moyens de transport à utiliser pour un déplacement, il reste à effectuer les réservations nécessaires et à définir le mode de réception des billets pour les remettre aux destinataires. Les réservations s'effectuent directement auprès des transporteurs ou par l'intermédiaire d'agences de voyages. L'utilisation des billets électroniques se généralise. Téléchargeables, il suffit ensuite de les imprimer pour pouvoir les utiliser. 2.4 - Hébergement et restauration Les hôtels et restaurants doivent être sélectionnés en fonction des contraintes de déplacement (lieux des rendez-vous par exemple) et de la politique de déplacement de l'entreprise. De nombreux sites Internet, comme par exemple hotels.com, booking.com, proposent des sélections d'hôtels en fonction de critères tels que la catégorie, l'emplacement (centre-ville, proximité avec l'aéroport), les services disponibles (connexion Internet, salles de réunion). Les réservations peuvent ensuite être effectuées et un bon de réservation (également appelé «voucher») est remis aux participants. L'ouverture d'un dossier aide à gérer un déplacement. Il s'élabore en trois phases. 3 - Le dossier de déplacement 3.1 - Conception d'une liste de contrôle Concevoir une liste de contrôle permet de lister l'ensemble des tâches à effectuer et de s'assurer de leur réalisation. Exemple : Liste de contrôle Séminaire à Genève 5 Les déplacements : aspects organisationnels
N Tâches Date prévue Date réelle 1 Lister les participants J 50 2 Vérifier la validité des documents d identité des participants J 50 3 Réserver l hôtel et les salles de réunion J 40 4 Réserver les billets d avion J 40 5 Préparer les documents nécessaires aux réunions J 30 6 Compléter et transmettre les formulaires d assurance J 20 7 Rechercher les informations sur Genève (site d intérêt) J - 15 8 Remettre à chaque participant un dossier complet J 10 3.2 - Constitution du dossier à remettre aux participants Un dossier reprenant l'ensemble des informations concernant le transport et l'hébergement est remis aux participants (billets, horaires, bons de réservation, transferts, etc.). Il est complété avec toute information utile. Exemple : coordonnées des contacts, horaires et lieux des rendez-vous, documentation sur le pays/la ville où s'effectue le déplacement (décalage horaire, climat, plan, précautions sanitaires), adresses et n de téléphone (taxi, ambassade de France, bureaux de change), contrat d'assurance, documents professionnels (cartes de visite, plaquettes de l'entreprise), etc. Il peut également contenir des devises pour régler les dépenses courantes. Pour connaître les taux de change et convertir des devises, il est possible de consulter des sites sur Internet, tels que www.xe.com. Un double du dossier est conservé pendant le déplacement afin de répondre aux éventuelles demandes d'assistance (réservation de taxi, modification d'un lieu de rendez-vous, etc.). 3.3 - Clôture du dossier Au retour du déplacement, l'ensemble des notes de frais des participants devra être collecté et contrôlé pour remboursement. De plus, une évaluation de la qualité des prestations proposées par les hôtels sélectionnés pourra être demandée aux participants. Ainsi, les hôtels ayant un bon rapport qualité-prix seront réutilisés pour d'autres déplacements éventuels sur les mêmes lieux. 6 Les déplacements : aspects organisationnels
4 - Limiter les déplacements professionnels : les réunions virtuelles Les technologies de l'information et de la communication (TIC) fournissent aujourd'hui des solutions aux entreprises qui souhaitent limiter les voyages d'affaires de leurs collaborateurs. En effet, ces voyages sont à la fois coûteux et chronophages. Les outils de web conférence sont donc de plus en plus utilisés pour éviter aux salariés certains déplacements. Cependant, la mise en place de réunions à distance est un projet qui doit être particulièrement bien préparé pour réussir : choix pertinent de l'outil, information et formation des collaborateurs visés par le projet, adaptation de la qualité du réseau (bande passante suffisante), planification des réunions en fonction des décalages horaires, etc. Les réunions virtuelles sont un facteur de performance organisationnelle mais ne peuvent totalement se substituer aux réunions en face à face. Différents outils existent pour organiser des réunions à distance. Exemple : Meeting Place, édité par Cisco, est une solution intégrée de conférence voix, vidéo et par le Web. Elle permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur les mêmes documents, de réaliser et partager des présentations et d'échanger en temps réel. 7 Les déplacements : aspects organisationnels