Document approuvé Mise à jour mai 2012 Ajout du point 6 : Voyage hors Québec et à l étranger Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives Services éducatifs Mai 2010 (Mise à jour juin 2012)
Document A Document d information à l intention de l élève et de ses parents Ce document, remis aux parents lors d une séance d information, devrait contenir les informations suivantes : Contenu détaillé du projet Dates, itinéraire, transport, éléments inclus et exclus, prix, modalités de paiement, remboursement (à jumeler avec la section «Annulation», information sur la destination (climat, vaccins nécessaires ou non, etc.). Assurances Description et explication sur les assurances que les participants devraient se procurer, en distinguant celles qui sont obligatoires (assurance-maladie et annulation, etc.) et celles qui sont facultatives (bagages, etc.). Règles de participation Liste des critères de sélection des participants et conditions qui s appliquent pour maintenir son droit de participer au voyage (par exemple : résultats scolaires ou comportement). Règles disciplinaires et sanctions applicables (avant et pendant le voyage) Description des règles de conduite attendues, en plus du respect du code de vie de l école, des lois du Canada et du pays visité ainsi que des conséquences à un manquement. Exemples : - Avant le départ : retrait du groupe et annulation du voyage - Pendant le voyage : si non-respect des règles, telles que celles relatives à un couvre-feu, à la consommation d alcool ou de drogues, etc., indiquer les sanctions applicables. Indiquer que l annulation et/ou le retour est aux frais des parents, le cas échéant. Exigences médicales Indiquer les exigences pour chaque destination et préciser que les consultations médicales et les vaccins sont à la charge des parents. Demander une déclaration quant à la condition médicale de chaque élève (voir la partie sur les soins de santé du Document B. Indiquer que l élève doit fournir sa carte d assurance-maladie. Passeport et visa Indiquer les exigences applicables selon la destination et préciser que les délais ainsi que les frais exigés sont à la charge des parents et ne sont pas inclus dans les coûts du voyage. Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 46
Annulation - Par l élève : indiquer les motifs qui permettent l annulation par l élève (ex. : maladie, mortalité, etc.), les formalités et les délais à respecter, les sommes qui seront remboursées ou non en fonction de la date d annulation (selon les conditions établies par l agence de voyages). - Par l école : indiquer que l école se réserve le droit d annuler ou d interrompre le voyage en cas de manquement aux règles de comportement ou pour des motifs liés à la santé ou à la sécurité (ex. : épidémie, guerre, etc.) Financement Si une campagne de financement est prévue, préciser si elle est obligatoire ou volontaire et si elle est conjointe (les sommes amassées bénéficient à tous les participants) ou individuelle (les sommes amassées réduisent le coût individuel de participation au voyage). Prévoir les conditions de remboursement des sommes recueillies en cas d annulation ou de retrait du voyage. Préparation des participants et de leur famille Rencontres, réunions, etc. (caractère obligatoire, calendrier, objectifs). Liste des effets à apporter Fouilles Indiquer le texte suivant : «Les représentants de l école se réservent le droit de fouiller en tout temps les bagages ainsi que les élèves pour des raisons de sécurité, de conformité aux règles du voyage ou aux règles et conditions d entrée et de sortie du pays de destination.» Engagement et signature Indiquer que l élève et ses parents ont pris connaissance des conditions du voyage et s engagent à les respecter. Faire signer l élève et ses parents. Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 47
Document B Document de participation et formulaires à signer CONTRAT DU PARTICIPANT Ce contrat souligne votre rôle et vos responsabilités à titre de participant et de parent d un participant à un voyage scolaire (spécifier la destination) de l école. Ce voyage exige engagement, discipline personnelle, jugement et maturité. Le respect des principes directeurs énumérés ci-dessous assurera que le voyage se déroule de façon positive pour toutes les personnes qui y participent. PRINCIPES DIRECTEURS Être conscient des lois du Canada, du pays d'accueil et de tout autre pays de passage dans le cadre du voyage, et les respecter. Agir de façon à préserver votre santé, votre sûreté, votre sécurité et celles des autres participants. Comprendre que votre comportement a des répercussions non seulement sur vous-même, mais aussi sur celui des autres participants et qu'il affecte la réputation des organismes liés au voyage. Contribuer au voyage de manière positive pour tous et veiller à ce que d'autres puissent y participer au cours des années à venir. Comprendre que votre participation est un privilège. RÈGLES En plus de ces principes directeurs, vous devez respecter les règles suivantes. Un manquement à ces règles peut entraîner des mesures disciplinaires. 1. Respect en tout temps des lois du Canada et des lois du pays d'accueil; 2. Respect des règlements des compagnies de transport, des hôtels, des musées et autres lieux publics; 3. Respect des autres participants, des accompagnateurs, du personnel dans les avions, les hôtels, les musées et autres lieux culturels et publics; 4. Interdiction d acheter, de posséder et/ou de consommer des boissons alcoolisées; 5. Interdiction de fumer, de posséder et/ ou de consommer des drogues illicites; 6. Interdiction d acheter ou d apporter des armes ou tout objet ressemblant à une arme; Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 48
7. Respect du code de vie de l école; 8. Interdiction de sortir sans accompagnateur; 9. Respect des heures de couvre-feu; 10. Interdiction d entrer dans une chambre autre que la sienne sans l autorisation d un accompagnateur. PROCÉDURE DISCIPLINAIRE PRÉALABLEMENT AU VOYAGE Vous acceptez que le non-respect du code de vie de l école préalablement au voyage puisse entraîner des sanctions pouvant aller jusqu au retrait par la direction d école du droit de l élève de participer au voyage et vous assumerez entièrement les conséquences financières d un tel retrait, le cas échéant. PROCÉDURE DISCIPLINAIRE EN COURS DE VOYAGE Un comportement négatif ou à risque met tout le voyage en péril. En cas de comportement préjudiciable aux intérêts du voyage, des avertissements seront émis et des mesures disciplinaires seront prises en accord avec la direction de l école. 1. Un avertissement est émis quand le participant agit de manière préjudiciable aux intérêts du voyage. 2. Le participant peut être privé d une activité spécifique durant le voyage considérant son comportement ou son attitude. 3. Lorsque le comportement du participant devient inacceptable et qu il affecte sérieusement l intégrité du voyage ou la sécurité du groupe, ou lorsque le participant enfreint les règles fixées, un appel aux parents est fait. Des mesures disciplinaires allant de journées de suspension à l expulsion du voyage peuvent être appliquées. Le retour anticipé à Montréal aux frais des parents peut être envisagé. 4. De plus, peu importe le moment où les personnes responsables seront mises au courant d un comportement inacceptable, des mesures disciplinaires identiques au point 2 ou 3 peuvent être prises. FINANCEMENT ET PAIEMENT Vous vous engagez à respecter les modalités de financement du voyage, telles qu établies par l école ou le centre, et les modalités de paiement, telles qu établies par l école, le centre ou le fournisseur, à défaut de quoi vous acceptez que le droit de participation de l élève au voyage puisse lui être retiré par la direction. Vous vous engagez à assumer entièrement les conséquences financières d un tel retrait, le cas échéant. Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 49
RESPONSABILITÉ DE LA COMMISSION SCOLAIRE Vous comprenez que la commission scolaire ne fournit pas les services offerts dans le cadre de ce voyage, mais qu elle ne fait qu agir à titre d intermédiaire entre nous-mêmes et les fournisseurs de ces services, pour un voyage de groupe. Vous acceptez donc d être directement liés par les modalités de voyage, de changements au projet initial, de remboursement ou d annulation qui seront négociées par la commission scolaire auprès des fournisseurs comme si vous les aviez vous-mêmes négociées. FOUILLES Vous acceptez que les représentants de l école ou du centre puissent fouiller en tout temps les bagages ainsi que les élèves pour des raisons de sécurité, de conformité aux règles du voyage ou aux règles et conditions d entrée et de sortie du pays de destination. DÉLIT Advenant le cas où un participant contrevienne aux lois en vigueur dans le pays visité ou y commette un délit et qu il y soit retenu judiciairement, la personne à contacter en cas d urgence est avisée par les responsables du voyage dès que possible. Elle doit prendre en charge le participant et s assurer, le cas échéant, de son retour en urgence au Canada. La Commission scolaire de la Rivière-du-Nord se dégage de tous les frais qui pourraient en résulter. ANNULATION Outre les causes d annulations négociées avec les fournisseurs, vous comprenez et acceptez que la commission scolaire puisse devoir annuler l activité pour cause de force majeure ou pour assurer la sécurité des élèves, et ce, sans préavis. Vous dégagez la commission scolaire de toute responsabilité pour les dommages subis par une telle annulation faite de bonne foi, le cas échéant. DOCUMENTS NÉCESSAIRES Il est de la responsabilité de l élève et de ses parents de s assurer que l élève respecte toutes les exigences requises par les autorités du pays visité, au moment de la visite. Il est également de la responsabilité de l élève et de ses parents de s assurer que l élève sera en possession de tous les documents requis par la commission scolaire et par les autorités du pays visité au moment du voyage, notamment, mais, sans restreindre ceux énumérés ci-après : passeport (vérifier la date d'expiration requise par le ou les pays visités); visa (vérifier la nécessité de l avoir); carte d'assurance-maladie; preuve d'une assurance voyage (incluant la maladie, l annulation et l interruption de voyage); vaccin (vérifier les vaccins requis); certificat de naissance et certificat de citoyenneté (le cas échéant); consentement parental de participer à l activité; consentement parental aux soins et mesures disciplinaires; consentement parental au voyage à l'étranger et délégation de l'autorité parentale. Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 50
ASSURANCE Le participant s engage à détenir une assurance voyage en son nom qui inclut la maladie, les accidents et l évacuation pour toutes raisons médicales ou autres ainsi que les frais de secourisme. Cette assurance doit être valide pour toute la durée du voyage. La preuve d une telle assurance doit être remise à l organisateur avant le départ. Je, soussigné,, (encerclez père, mère ou tuteur), déclare avoir pris connaissance du document d information relatif au projet de voyage (insérez le nom du projet). J en ai compris toutes les conditions, incluant celles relatives au comportement et aux conditions d annulation, et consens à ce que mon enfant, dont les coordonnées apparaissent ci-après, y participe : Nom de l enfant au complet : Date de naissance : Je m engage à respecter toutes les conditions énoncées au document d information qui m a été remis et à faire les paiements conformément à ce qui y est énoncé. SIGNATURE DU PARENT : SIGNATURE DE L ÉLÈVE : Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 51
Autorisation de voyager avec l enfant et délégation de l autorité parentale Document C Madame, Monsieur, Je / Nous, suis / sommes de nom(s) complet(s) Le père, la mère, le tuteur l autorité parentale (fournir le document le cas échéant) nom complet de l enfant Renseignements sur l enfant Date et lieu de naissance : Numéro et date de délivrance du passeport : Autorité émettrice : jj / mm / aaaa numéro pays de délivrance du passeport Lieu jj / mm / aaaa Renseignements sur la personne accompagnatrice L enfant susmentionné a mon / notre consentement pour voyager avec Nom et prénom : Date et lieu de naissance : Numéro et date de délivrance du passeport : Autorité émettrice : nom complet de la personne accompagnatrice jj / mm / aaaa Lieu numéro jj / mm / aaaa pays de délivrance du passeport Coordonnées durant le voyage Je donne mon consentement / Nous donnons notre consentement à ce que l enfant susmentionné et la personne accompagnatrice puissent se rendre à l endroit suivant : Lieu : pendant la période suivante pour résider chez à l adresse suivante : nom du pays étranger date de départ et date de retour nom complet de l auberge, hôtel, et/ou de la personne avec qui l enfant résidera à l étranger rue, ville Communiquer par : province ou état, pays téléphone courriel Télécopieur Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 52
Renseignements sur la / les personne(s) donnant son / leur consentement Toute question concernant cette lettre de consentement peut être adressée à la personne / aux personnes / à l organisme accordant son / leur consentement : Nom(s) et prénom(s) : Adresse : nom(s) complet(s) de la / les personne(s) / de l organisme donnant son / leur consentement rue, ville Communiquer par : province ou état, pays téléphone courriel télécopieur Délégation de l autorité parentale Aux fins de ce voyage seulement, je (nous), soussigné (s), et, parent(s) de : Nom de l enfant au complet (inscrit au passeport): Délègue (déléguons) mon (notre) autorité parentale à et (indiquer nom complet d au moins deux adultes accompagnateurs) et l autorise (l autorisons) à exercer cette autorité, notamment, mais sans restreindre, en consentement aux soins de santé d urgence et aux mesures disciplinaires appropriées. Signature(s) de la / des personnes donnant son / leur consentement Signature du témoin nom complet du témoin signature(s) de la / des personnes donnant son / leur consentement signature du témoin jj / mm / aaaa jj / mm / aaaa Lieu Signature de la personne accompagnatrice Signature du témoin nom complet du témoin signature de la personne accompagnatrice signature du témoin jj / mm / aaaa jj / mm / aaaa Lieu Déclaré solennellement devant moi à, Québec, ce du mois de 201_. (Nom et signature de la personne autorisée à recevoir un serment : avocat, notaire ou commissaire à l assermentation) Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 53
Document D Autorisation des parents de consentir à des soins de santé et à l imposition de mesures disciplinaires Le Nom du participant : Sexe : M F Âge : Poids : Taille : Numéro d assurance-maladie : - - Nom de la mère (nom de fille) : Nom du père : Adresse : Téléphone (résidence) : (bureau) : Téléphone (urgence) : Le participant souffre-t-il d une maladie, d une allergie ou d un problème particulier? Si oui, précisez ci-dessous: (incluant asthme, diabète, etc.) Le participant doit-il prendre des médicaments 1? Si oui, précisez la posologie et toute autre information pertinente: (incluant antibiotiques, etc.) Y a-t-il des médicaments contre-indiqués à l état de santé du participant? Si oui, lesquels : 1 Fournir une copie des prescriptions. Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 54
POUR TOUTE URGENCE VEUILLEZ INDIQUER LE NOM DE DEUX PERSONNES PERSONNE 1 Nom : Lien avec le participant : Adresse : Téléphone (résidence) : Téléphone (bureau) : Poste : Cellulaire : Téléphone (urgence) : Adresse courriel : PERSONNE 2 Nom : Lien avec le participant : Adresse : Téléphone (résidence) : Téléphone (bureau) : Poste : Cellulaire : Téléphone (urgence) : Adresse courriel : IMPORTANT : Urgence : s il est nécessaire de conduire le participant à l hôpital ou chez le médecin, les accompagnateurs s engagent à communiquer avec la personne à contacter en cas d urgence dans les plus brefs délais. Dans l impossibilité du participant de consentir, le soussigné autorise les accompagnateurs à lui faire donner les soins médicaux d urgence, lorsque le médecin les prescrira comme nécessaires. Tous les coûts afférents à cette urgence (ambulance, frais médicaux, frais de retour en urgence au Canada, etc.) seront aux frais du participant. Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 55
AUTORISATION DE CONSENTIR À DES SOINS DE SANTÉ En cas d urgence, s il était nécessaire de conduire le participant à l hôpital ou chez le médecin, les responsables communiqueront avec les parents de l enfant mineur dans les plus brefs délais. Dans l impossibilité de le faire, le soussigné autorise les responsables à faire donner les soins médicaux d urgence au participant, lorsqu un médecin les jugera nécessaires. Les frais d ambulance et hospitaliers, s il y a lieu, seront à la charge du participant et de ses parents, solidairement. De plus, sous réserve de ce qui est mentionné ci-dessus, j autorise les accompagnateurs à assurer les soins mineurs auprès de mon enfant pendant la durée du voyage en cas de nécessité. Il est entendu que ces soins mineurs peuvent viser l administration de médicaments en vente libre (Tylenol, gouttes ophtalmiques, décongestionnant, sirop contre la toux, etc.) dans le but de procurer un certain soulagement à l enfant et d assurer son confort. Je déclare à cette fin avoir fourni une information complète relative à l état de santé de mon enfant, et ce, au meilleur de ma connaissance. En conséquence, je dégage la Commission scolaire de la Rivière-du-Nord et les membres de son personnel de toute responsabilité pouvant découler des conséquences d un accident. AUTORISATION D IMPOSER DES MESURES DISCIPLINAIRES En cas de nécessité d imposer des mesures disciplinaires, le soussigné autorise les responsables à prendre les mesures appropriées. Les frais en découlant, le cas échéant, seront à la charge du participant et de ses parents, solidairement. Tout acte criminel, tel que possession ou consommation de drogue ou acte violent commis par un élève en violation des lois canadiennes ou de celles du pays visité pourra entraîner la résiliation du contrat de voyage et ce, que l élève soit en état d arrestation ou non. L élève sera alors retourné à son domicile aux frais des parents à la seule discrétion de la commission scolaire. La commission scolaire se réserve le droit de réclamer aux parents toute somme engagée pour le retour de l élève, dont notamment, mais non limitativement, les frais liés à l achat d un billet d avion et les frais d accompagnement. Nom de l élève : Signature de l élève Signature d un parent Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 56
ATTENTION - REMETTRE AU RESPONSABLE DE L ACTIVITÉ AVANT L EMBARQUEMENT PREUVE DE FOUILLE DE BAGAGES, EFFECTUÉE PAR LE DÉTENTEUR DE L AUTORITÉ PARENTALE, AVANT UNE ACTIVITÉ SCOLAIRE 1. IDENTIFICATION DE L ÉLÈVE Nom : Prénom : Degré : Nom du titulaire : 2. IDENTIFICATION DE L ACTIVITÉ Responsable de l activité : 3. ATTESTATION DE L AUTORITÉ PARENTALE Je,, atteste avoir vérifié les bagages de avant le départ pour l activité scolaire et affirme qu ils sont conformes au code de vie de l école. REMARQUE(S) : Les parents (ou le détenteur de l autorité parentale) demeurent les premiers responsables de la fouille des bagages de leur enfant (ou de l élève). Signature du détenteur de l autorité parentale Date Cadre de référence entourant l organisation des sorties éducatives (Annexe 4) Page 57