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Table des matières FONCTION DE TRI 6 PARAMETRER XLAB 7 PARAMETRER L APPLICATION XLAB 8 LES ORGANISMES DE GESTION 11 SAISIR LA DELEGATION DU CNRS 12 SAISIR UN AUTRE ORGANISME DE GESTION 14 MODIFIER UN ORGANISME DE GESTION 16 SUPPRIMER UN ORGANISME DE GESTION 18 LE LABORATOIRE 19 SAISIR UN LABORATOIRE 20 MODIFIER UN LABORATOIRE 23 SUPPRIMER UN LABORATOIRE 27 AJOUTER UN AUTRE LABORATOIRE 28 CHANGER DE LABORATOIRE COURANT 29 LES PARAMETRAGES DE TRANSFERT 31 SAISIR UN PARAMETRAGE DE TRANSFERT 32 MODIFIER UN PARAMETRAGE DE TRANSFERT 34 SUPPRIMER UN PARAMETRAGE DE TRANSFERT 35 LES ORIGINES DE CREDIT 37 AJOUTER UNE ORIGINE DE CREDIT 38 RETROUVER UNE ORIGINE DE CREDIT 42 CONSULTER LE BUDGET D UNE ORIGINE DE CREDIT 45 MODIFIER UNE ORIGINE DE CREDIT 49 SUPPRIMER UNE ORIGINE DE CREDIT 52 INSERER UNE ORIGINE DE CREDIT 53 CREER UNE ORIGINE DE CREDIT DE REGROUPEMENT 56 AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ORIGINE DE CREDIT 59 LES ENTITES DEPENSIERES 63 AJOUTER UNE ENTITE DEPENSIERE 64 MODIFIER UNE ENTITE DEPENSIERE 66 RETROUVER UNE ENTITE DEPENSIERE 69 CONSULTER LE BUDGET D UNE ENTITE DEPENSIERE 72 SUPPRIMER UNE ENTITE DEPENSIERE 77 INSERER UNE ENTITE DEPENSIERE DE REGROUPEMENT 78 AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ENTITE DEPENSIERE 80 Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 3
SUBDIVISER UNE ENTITE DEPENSIERE 83 LES UTILISATEURS 93 DECLARER UN UTILISATEUR XLAB 94 RETROUVER UN UTILISATEUR XLAB 101 MODIFIER UN UTILISATEUR XLAB 103 MODIFIER UN MOT DE PASSE 105 SUPPRIMER UN UTILISATEUR XLAB 106 SUPPRIMER UN GROUPE DE TRAVAIL 108 LES CONTACTS 110 SAISIR UN CONTACT 111 MODIFIER UN CONTACT 113 SUPPRIMER UN CONTACT 114 LES MATIERES 116 AJOUTER UNE TETE DE CHAPITRE 117 MODIFIER UNE TETE DE CHAPITRE 118 SAISIR UNE MATIERE 119 MODIFIER UNE MATIERE 120 SUPPRIMER UNE MATIERE 121 LES TABLES 122 MAINTENIR LA TABLE DES FORMATS DE DATE 124 MAINTENIR LES CONSTANTES DE L APPLICATION XLAB 127 LES UNITES FONCTIONNELLES OU OPERATIONS DE TRAVAUX 132 SAISIR UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 133 MODIFIER UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 135 CONSULTER UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 136 SUPPRIMER UNE UNITE FONCTIONNELLE OU OPERATION DE TRAVAUX 137 DEMANDES D ACHAT EXTERNES 138 RECUPERATION DES DEMANDES D ACHATS EXTERNES DANS XLAB 139 SIMULATION DES TRAITEMENTS 146 CREER UNE BASE DE SIMULATION 147 OUVRIR UNE BASE DE SIMULATION 149 DETRUIRE UNE BASE DE SIMULATION 151 QUITTER UNE BASE DE SIMULATION 152 VERIFIER LA COHERENCE DES DONNEES 154 Page 4 Paramétrage et utilitaires version 11.0
LANCER LA VERIFICATION DE COHERENCE DES DONNEES 155 SAUVEGARDER ET RESTAURER LES DONNEES 160 SAUVEGARDER LA BASE DE DONNEES XLAB 161 PARAMETRER LES SAUVEGARDES AUTOMATIQUES DE LA BASE XLAB 163 RESTAURER LA BASE DE DONNEES XLAB 165 EXPORTER LES DONNEES 168 DEFINIR UN FORMAT D EXPORT 169 RETROUVER UN FORMAT D EXPORT 172 GENERER UN FICHIER D EXPORT 173 MODIFIER UN FORMAT D EXPORT 175 SUPPRIMER UN FORMAT D EXPORT 177 EXPORTER UNE LISTE XLAB VERS EXCEL 178 PARAMETRER UN BON DE COMMANDE 180 DEFINIR UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 181 RETROUVER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 189 MODIFIER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 190 PREVISUALISER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 191 SUPPRIMER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 192 GESTION DES INCIDENTS 194 INCIDENTS COMMUNS AUX DEUX PLATE-FORMES 194 REPRENDRE UN INCIDENT 195 SEMAPHORES 198 LEVER LES VERROUS 199 PURGE DES ENREGISTREMENTS MARQUES 200 PURGER LES ENREGISTREMENTS MARQUES 201 GESTION DES REFERENTIELS XLAB 202 RECUPERER LES DONNEES DEPUIS LA BASE XLAB DE REFERENCE 203 VERIFIER LES DONNEES 204 INTEGRER LES DONNEES DANS LA BASE XLAB CIBLE 206 Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 5
Fonction de tri XLAB Fonction de tri De manière générale, dans toutes les listes des écrans de recherche, vous avez la possibilité de trier ces listes de résultats de recherche. 1. Dans chaque liste de recherche, cliquez dans les champs contenant le nom de la colonne sur lesquelles vous souhaitez que le tri porte ; c est une clé de tri. Un numéro rouge apparaît à côté du nom de la colonne. Si vous voulez désélectionnez une clé de tri, cliquez à nouveau sur le nom de la colonne, le numéro rouge disparaît ; la liste ne sera pas triée sur cette colonne. 2. Vous pouvez positionner plusieurs clés de tri, en cliquant sur plusieurs noms de colonne. L ordre de tri sera défini par le numéro rouge ; la colonne portant le numéro 1 sera le tri principal, la numéro 2 sera le tri secondaire et ainsi de suite. 3. Une fois vos clés de tri positionnées, cliquez sur le bouton <T> placé à droite des noms des colonnes pour lancer le tri. Remarque : le tri est toujours un tri croissant alphanumérique. Exemple : Rechercher une commande Dans l exemple ci-dessus, l utilisateur a trié ces commandes par statut puis par fournisseur. Page 6 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Paramétrer Xlab Paramétrer Xlab Suite à l installation d Xlab sur Mac ou PC, vous devez définir les caractéristiques de fonctionnement de votre laboratoire, notamment le fonctionnement en réseau ou non et la gestion par matière. Points abordés dans ce chapitre Adm. Paramétrer l application Xlab Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 7
Paramétrer Xlab XLAB Paramétrer l application Xlab Cette fonction vous permet de définir les paramètres de fonctionnement de votre application. Certains paramètres sont positionnés par défaut à l installation de l application. Avant de continuer à utiliser Xlab, il est conseillé d ajuster ces paramètres aux particularités de fonctionnement de votre site. En mode Administration, sélectionnez l option Application du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour paramétrer l application 1. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour modifier les paramètres sélectionnés par défaut. 2. Si vous souhaitez faire une gestion de vos produits par matières, cochez la case «Matières». 3. Cliquez sur le bouton radio «Service», si vous êtes un service du siège. 4. Vous devez préciser si le laboratoire travaille en réseau, c est-à-dire sur plusieurs postes simultanément, ou en monoposte. L option par défaut est «Réseau», sinon cliquez sur «Mono». 5. Cochez la case «Imprimante» si vous possédez une imprimante Page 8 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Paramétrer Xlab compatible avec l orientation automatique des impressions. Si vous ne cochez pas cette case, Xlab vous demandera à chaque impression de régler l orientation des pages à imprimer. 6. Précisez ensuite le nombre de jours d archivage dans Xlab des extractions transmises à votre délégation. Attention : si vous laissez la valeur par défaut à 0, les extractions antérieures déjà transmises seront purgées à chaque nouveau transfert. Nous vous conseillons de saisir une valeur relativement élevée (exemple 100), de manière à conserver plusieurs extractions. 7. Pour renseigner les encadrés «Sauvegarde de la base Xlab» et «Sauvegarde de la base Xlab sur la machine de comm.», reportezvous au chapitre Sauvegarder et restaurer des données de ce manuel. 8. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre mise à jour, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification. 9. Cliquez sur le bouton <Fermer>. Remarque : Les champs «Compteur» vous renseignent sur le nombre d enregistrements de la base Xlab. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 9
Paramétrer Xlab XLAB Page 10 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les organismes de gestion Les organismes de gestion Xlab vous permet d enregistrer les caractéristiques des organismes de gestion avec lesquels vous êtes en rapport. La description des organismes de gestion permet essentiellement d identifier les différentes sources de crédit que vous désirez suivre avec Xlab, au niveau des origines de crédit. Elle permet aussi d assurer la liaison entre le laboratoire et ses organismes de gestion. La délégation du CNRS constitue un organisme de gestion particulier qui est pré-renseigné lors de l installation d Xlab. Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir la délégation du CNRS Saisir un autre organisme de gestion Modifier un organisme de gestion Supprimer un organisme de gestion Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 11
Les organismes de gestion XLAB Saisir la délégation du CNRS Cette fonction vous permet de décrire votre délégation en tant qu organisme de gestion. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour saisir votre délégation Cette opération s effectue en deux étapes : Description de la délégation ; Validation de la saisie. A. Description de la délégation 1. A partir de la fenêtre principale Organisme de gestion, cliquez sur le bouton <Suivant> jusqu à faire apparaître la valeur «CNRS» dans le code Xlab. Tous les autres champs de la fenêtre sont à blanc. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour saisir les informations décrivant votre délégation. 3. Dans le champ «Libellé court», saisissez le libellé court de la délégation. Ce champ est obligatoire. (Il est utilisé dans les courriers et dans les aides en ligne). Direction régionale CNRS Page 12 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les organismes de gestion 4. Dans le champ «Code interne», saisissez le numéro de votre délégation. 14 5. Le code RIO n est pas renseigné dans le cas où l organisme de gestion est la délégation. 6. Dans le champ «Nom de l organisme», saisissez le libellé complet de la délégation. Ce champ est obligatoire. Direction régionale 7. Dans le champ «Secteur», saisissez un nom de secteur si vous en possédez un. 8. Dans le champ «Ordonnateur», entrez le nom de l ordonnateur devant figurer sur le bon de commande. 9. Dans le champ «Nom du responsable», saisissez le nom du délégué régional. 10. Dans le champ «Comptable», entrez le titre du comptable devant figurer sur le bon de commande. 11. Dans le champ «Adresse», saisissez les informations composant l adresse de la délégation. Le code postal et la ville sont obligatoires. LE DELEGUE REGIONAL Monsieur le délégué L agent comptable de la délégation Route de Mende 31000 Toulouse 12. Dans le champ «Pays», sélectionnez un pays dans la liste déroulante, s il est différent de la France. 13. Dans le champ «Téléphone», saisissez le numéro de téléphone du délégué régional. 14. Dans le champ «Télécopie», saisissez le numéro de télécopie de la délégation. 05 61 61 34 34 05 61 89 56 90 15. Dans le champ «Télex», saisissez le numéro de télex de la délégation. 16. Cochez la case «Impression du bon de commande obligatoire» si vous souhaitez que toute commande créée pour cet organisme de gestion ne passe au statut «Complète» qu une fois le bon de commande imprimé. Remarque : la case est cochée par défaut pour le CNRS. 17. Cochez la case «Gestion des factures en cours» si vous souhaitez qu en fin d exercice, les factures en cours (factures non mandatées) et les commandes associées soient reportées sur l exercice N+1. Remarque : la case est cochée pour le CNRS, il est impossible de la décocher. B. Validation de la saisie 1. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 13
Les organismes de gestion XLAB Saisir un autre organisme de gestion Cette fonction vous permet de décrire un organisme de gestion différent de la délégation du CNRS. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour saisir un autre organisme de gestion 1. A partir de la fenêtre principale «Organisme de gestion», cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Organisme. 2. Dans le champ «Code Xlab», saisissez un code décrivant de façon unique l organisme dans Xlab. Il doit être différent de «CNRS» qui est le code réservé à la délégation du CNRS. Ce code doit être suffisamment explicite. UNIV Attention : il ne pourra plus être modifié lorsque vous aurez fini de saisir l organisme. 3. Dans le champ «Type d organisme», sélectionnez le type de cet organisme. Attention : Après validation de l organisme, le champ Type d organisme ne sera pas modifiable. 4. Dans le champ «Libellé court», saisissez le libellé court de l organisme de gestion. Ce champ est obligatoire. Il est utilisé dans les courriers, et dans les aides en ligne. Autre organisme Faculté Sciences 941 des Page 14 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les organismes de gestion 5. Dans le champ «Code interne», saisissez le numéro que s attribue l organisme de gestion. Par exemple, le n d UFR pour l Université. 6. Dans le champ «Code RIO», saisissez le numéro d identification de l organisme auprès du CNRS. 7. Dans le champ «Nom de l organisme de gestion», saisissez le libellé complet de l organisme de gestion. Ce champ est obligatoire. 8. Dans le champ «Secteur», vous pouvez saisir un éventuel complément d information. 9. Dans le champ «Ordonnateur», entrez le nom de l ordonnateur devant figurer sur le bon de commande utilisé pour l organisme de gestion. 10. Dans le champ «Nom du responsable», saisissez le nom du responsable de l organisme de gestion. 11. Dans le champ «Comptable», entrez le titre du comptable devant figurer sur le bon de commande utilisé pour l organisme de gestion. 12. Dans le champ «Adresse», saisissez les informations composant l adresse de l organisme de gestion. Le code postal et la ville sont obligatoires. 124579 Faculté Toulouse M MORAND 5 boulevard Henry IV 31000 Toulouse France de 13. Dans le champ «Pays», sélectionnez un pays dans la liste déroulante, s il est différent de France. 14. Dans le champ «Téléphone», saisissez le numéro de téléphone de la personne responsable. 05 61 41 20 90 05 61 24 90 90 15. Dans le champ «Télécopie», saisissez un numéro de télécopie. 16. Dans le champ «Télex», saisissez un numéro de télex. 17. Cochez la case «Impression du bon de commande obligatoire» si vous souhaitez que toute commande créée pour cet organisme de gestion ne passe au statut «Complète» qu une fois le bon de commande imprimé. Remarque : la case est cochée par défaut pour le CNRS. 18. Cochez la case «Gestion des factures en cours» si vous souhaitez qu en fin d exercice, les factures en cours (factures non mandatés) et les commandes associées soient reportées sur l exercice N+1. 19. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider l enregistrement des données de l organisme de gestion. Vous pouvez annuler à tout moment votre saisie en cliquant sur le bouton <Annuler>. Pour saisir d autres organismes de gestion, répétez les opérations de 1 à 19. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 15
Les organismes de gestion XLAB Modifier un organisme de gestion Cette fonction vous permet de modifier la description d un organisme de gestion. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier un organisme de gestion 1. A partir de la fenêtre principale Organisme de gestion, sélectionnez l organisme à modifier à l aide des boutons <Suivant>, <Précédent> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. Les champs modifiables sont : Libellé court ; Code interne ; Code RIO ; Nom de l organisme ; Secteur ; Nom du responsable ; Ordonnateur ; Comptable ; Adresse ; Pays ; Téléphone ; Télécopie ; Page 16 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les organismes de gestion Télex ; Impression du bon de commande obligatoire ; Gestion des factures "en cours". Attention : Le champ Type d organisme n est pas modifiable. 3. Saisissez les nouvelles valeurs. 4. Cliquez sur le bouton <OK> de la fenêtre principale pour valider la modification, ou sur le bouton <Annuler> pour interrompre votre demande de modification. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 17
Les organismes de gestion XLAB Supprimer un organisme de gestion Cette fonction vous permet de supprimer un organisme de gestion, à l exception de la délégation du CNRS. Vous ne pouvez pas supprimer un organisme de gestion si vous avez déjà travaillé avec cet organisme. En mode Administration, choisissez l option Organisme du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer un organisme de gestion 1. A partir de la fenêtre principale Organisme de gestion, sélectionnez l organisme à supprimer à l aide de l un des boutons <Suivant>, <Précédent> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la suppression, ou sur le bouton <Annuler> pour interrompre votre demande de suppression. Attention : vous ne pouvez pas supprimer un organisme de gestion référencé par une origine de crédit. Page 18 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Le laboratoire Le laboratoire Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir un laboratoire Modifier les caractéristiques d un laboratoire Supprimer un laboratoire Ajouter un autre laboratoire Changer de laboratoire courant Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 19
Le laboratoire XLAB Saisir un laboratoire Cette fonction vous permet de décrire les caractéristiques de votre laboratoire. La description complète du laboratoire n est possible qu après avoir saisi dans Xlab les différents organismes de gestion qui gèrent ses crédits. Reportez-vous pour cela au chapitre sur Les organismes de gestion. En mode Administration, choisissez l option Unité dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour saisir un laboratoire La description d un laboratoire se déroule en trois étapes : Saisir les informations principales ; Saisir les différentes adresses du laboratoire ; Valider la description du laboratoire. A. Saisir les informations principales du laboratoire Cette étape permet de renseigner les données principales permettant d identifier le laboratoire. 1. A partir de la fenêtre principale Unité, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Unité. 2. Dans le champ «Code», saisissez le code du laboratoire. C est une codification libre. Ce champ est obligatoire. 3. Dans le champ «Nom de l unité», saisissez le libellé du laboratoire. Ce LABO Laboratoire Page 20 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Le laboratoire champ est obligatoire. 4. Cochez la case «Délégation signature» si le laboratoire possède la délégation de signature pour les ordres de mission. Dans ce cas les ordres de mission seront imprimés dans l unité. 5. Dans le champ «Libellé long», saisissez le libellé complet de l unité. 6. Dans le champ «Nom du responsable», saisissez le nom de la personne responsable du laboratoire. Ce champ est obligatoire. 7. Dans le champ «Téléphone», saisissez le numéro de téléphone du laboratoire. 8. Dans le champ «Télécopie», saisissez le numéro de télécopie du laboratoire. Laboratoire scientifique Mme Renaudière 05 61 89 88 19 05 61 48 90 56 9. Dans le champ «Adresse e-mail», saisissez l adresse électronique d une personne de l équipe de gestion du laboratoire. Ceci permettra à la DSI, en cas de besoin, de prendre facilement contact avec le laboratoire. B. Enregistrer les adresses du laboratoire 1. A partir de la fenêtre Unité, cliquez sur le bouton <Ajouter> puis sur le bouton <Adresses >. La fenêtre Adresses de l unité vient en superposition de la fenêtre Unité : 2. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour enregistrer une adresse du laboratoire. 3. Dans le champ «Type adresse», sélectionnez le type d adresse que vous voulez enregistrer en cliquant sur l un des boutons radio «Laboratoire», «Facturation» ou «Livraison». Facturation Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 21
Le laboratoire XLAB Selon le type d adresse choisi, l adresse que vous saisirez sera respectivement une adresse d implantation du laboratoire, une adresse de facturation ou une adresse de livraison. Remarque : vous avez la possibilité, si cela est nécessaire, de saisir plusieurs adresses d un même type (adresse de livraison par exemple). 4. Dans le champ «Org. Facturé», sélectionnez, uniquement dans le cas d une adresse de facturation, l organisme de gestion à l aide de la liste déroulante. 5. Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom du destinataire. Ce champ est obligatoire. 6. Dans le champ «Adresse», saisissez le numéro et le nom de la rue, et éventuellement un complément d adresse. 7. Dans le champ «CP et Ville», saisissez le code postal et la ville. Ces champs sont obligatoires. 8. Le champ «Pays», est par défaut à France. Il peut être modifié. CNRS Mme BREA Faculté des Sciences 31000 Toulouse France 9. Cochez la case «Adresse par défaut sur bon de commande» pour que l adresse en cours de saisie soit par défaut celle imprimée sur le bon de commande. 10. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la saisie de l adresse. 11. Pour enregistrer une nouvelle adresse, répétez les opérations 2 à 10. Attention : vous devez avoir au moins une adresse de facturation par organisme de gestion. 12. Lorsque vous avez fini d enregistrer vos adresses, cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Unité. C. Valider la description du laboratoire La validation de la description du laboratoire provoque l enregistrement définitif des informations que vous avez saisies lors des deux étapes précédentes. 1. Pour valider la description du laboratoire, cliquez sur le bouton <OK>. Si vous cliquez sur le bouton <Annuler>, toutes les informations sont perdues. Page 22 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Le laboratoire Modifier un laboratoire Cette fonction vous permet de modifier les caractéristiques d un laboratoire. Les modifications peuvent porter sur les deux fenêtres suivantes : Informations principales du laboratoire ; Adresses. En mode Administration, choisissez l option Unité dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Modifier les informations principales du laboratoire 1. A partir de la fenêtre principale Unité, sélectionnez l unité à modifier à l aide des boutons <Précédent>, <Suivant> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Les champs modifiables sont les suivants : Nom de l unité ; Libellé long ; Nom du responsable ; Téléphone ; Télécopie ; Adresse e-mail. Remarque : la modification du nom du responsable de l unité entraîne la mise à jour automatique de toutes les «fiches agent» rattachées à ce laboratoire (nom du responsable de l agent dans la fenêtre Données spécifiques d un missionnaire). Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 23
Le laboratoire XLAB Cette mise à jour concerne uniquement les agents dont le laboratoire d affectation et le responsable sont ceux de l unité modifiée. Modifier une adresse 1. A partir de la fenêtre Unité, cliquez sur le bouton <Adresses...>. La fenêtre Adresses de l unité vient en superposition de la fenêtre Unité contenant la liste des adresses déjà saisies : 2. Sélectionnez une adresse et cliquez sur le bouton <Modifier>. 3. Les champs modifiables sont les suivants : Destinataire ; Adresse ; CP et Ville ; Pays. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification d adresse. 5. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Unité. Valider les modifications du laboratoire 1. Sur la fenêtre principale, cliquez sur le bouton <OK> pour valider la modification. Vous pouvez annuler vos saisies en cliquant sur le bouton <Annuler>. Page 24 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Le laboratoire Modifier le code unité Xlab du laboratoire 1. A partir de la fenêtre principale Unité, vous pouvez modifier le code unité Xlab (code interne au logiciel). 2. Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base Xlab et de votre base FACLIX. 3. Affichez l unité dont vous voulez modifier le code en cliquant sur les boutons <Suivant> et <Précédent>. 4. Cliquez sur le bouton <Changer de code >, la fenêtre Changement de code de l unité s affiche : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 25
Le laboratoire XLAB 5. Saisissez le nouveau code de l unité puis cliquez sur le bouton <OK>, le message suivant s affiche : 6. Cliquez sur le bouton <OK>, un message de confirmation s'affiche, cliquez sur <Oui>. 7. A l issue du traitement, la fenêtre Unité s affiche avec le nouveau code. Attention : Pour effectuer la mise à jour du code unité, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base Xlab. Vous ne pouvez plus reporter une commande en utilisant la fonction «Report de commande» pour les unités pour lesquelles vous avez effectué un changement de code. Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante. Les bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour. Page 26 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Le laboratoire Supprimer un laboratoire Vous pouvez supprimer un laboratoire uniquement si vous n avez pas encore travaillé avec. En mode Administration, choisissez l option Unité dans le menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre suivante : Pour supprimer un laboratoire 1. A partir de la fenêtre principale Unité, recherchez l unité à supprimer à l aide des boutons <Précédent>, <Suivant> ou <Trouver>. 2. Cliquez sur le bouton <Détruire>. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette suppression. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 27
Le laboratoire XLAB Ajouter un autre laboratoire Dans le cas d une gestion multi laboratoires (appelée aussi coopérative de laboratoire), vous devez décrire les caractéristiques de tous les laboratoires pris en charge par Xlab. La procédure pour décrire ces laboratoires est identique à celle utilisée pour le premier laboratoire que vous avez saisi. Reportez-vous à l opération Saisir un laboratoire. Page 28 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Le laboratoire Changer de laboratoire courant Dans le cas d une gestion multi laboratoires (en coopérative de laboratoires), il est possible de travailler à tour de rôle sur chacun des laboratoires enregistrés dans Xlab. Le laboratoire sur lequel l utilisateur travaille à un instant donné est appelé «laboratoire courant». Lorsqu un laboratoire courant est positionné, Xlab déduit que tous les mouvements de crédits (notifications, répartitions, ventilations) et de dépenses (demandes, commandes, factures, factures internes, etc.) saisis en mode «gestion courante» concernent ce laboratoire. Au démarrage d Xlab sur votre poste, le laboratoire courant est le premier laboratoire enregistré dans Xlab. Pour changer de laboratoire courant 1. Sélectionnez l option Changer de dans le menu Dossier puis le sousmenu Laboratoire pour afficher la liste des laboratoires : 2. Sélectionnez le laboratoire que vous voulez désigner comme laboratoire courant. Remarque : le laboratoire courant est le laboratoire coché par un # dans la liste des laboratoires. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour changer de laboratoire. Remarque : le nom du laboratoire courant apparaît dans la seconde ligne du menu Dossier. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 29
Le laboratoire XLAB Quelques compléments d information Sur Macintosh : le nom du laboratoire courant, ainsi que le code de l utilisateur courant, apparaissent dans la barre d aide en bas de l écran, lorsque vous positionnez, sans cliquer, la souris sur le menu Dossier. Sur PC : le nom du laboratoire courant apparaît dans la barre de titre de l application, en haut de l écran. Page 30 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les paramétrages de transfert Les paramétrages de transfert Xlab vous permet de renseigner toutes les caractéristiques techniques pour les liaisons entre les laboratoires et les serveurs sur lesquels sont déposés les éléments transmis aux organismes de gestion. Points abordés dans ce chapitre Adm. Saisir un paramétrage de transfert Modifier un paramétrage de transfert Supprimer un paramétrage de transfert Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 31
Les paramétrages de transfert XLAB Saisir un paramétrage de transfert Cette fonction vous permet de définir les informations concernant la liaison entre l unité et l organisme de gestion afin que la communication dans les deux sens puisse fonctionner. En mode Administration, choisissez l option Paramétrage de transfert du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour saisir un paramétrage de transfert 1. A partir de la fenêtre principale Paramétrage de transfert, cliquez sur le bouton <Ajouter>. 2. Dans le champ «Code unité», sélectionnez dans la liste déroulante, le code du laboratoire pour lequel vous voulez définir la connexion. 3. Dans le champ «Code Xlab», sélectionnez dans la liste déroulante, le code Xlab de l organisme qui doit être relié au laboratoire. Le nom de l organisme et le type d organisme s affichent automatiquement. 4. Dans le champ «Code pour l organisme», saisissez le code qui identifie le laboratoire pour l organisme de gestion. Attention : pour un organisme de type CNRS, le code doit se composer, impérativement, de 4 chiffres sans espace. 0987 5. Dans le champ «Niveau 1», saisissez le code établissement NABuCo (3 caractères alphanumériques). Cette rubrique est utilisée pour les laboratoires qui échangent des données avec NABuCo. Page 32 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les paramétrages de transfert 6. Dans le champ «Chemin des fichiers Ascii», saisissez le chemin d accès au sous-répertoire TRANSF du répertoire contenant la base Xlab. Remarque : les séparateurs utilisés pour les Mac sont «:» et pour les PC «\». 7. Sélectionnez avec le bouton radio «Liaison», le type de liaison que vous voulez réaliser : le transfert par disquette : les fichiers de transfert sont créés par Xlab sur une disquette ou dans un dossier sur le disque dur. le transfert par réseau qui s appuie sur un transfert de données basé sur le protocole FTP (File Transfert Protocole). 8. Si vous avez sélectionné une liaison par réseau, choisissez le mode de transfert que vous désirez réaliser. Le transfert FTP peut être paramétré pour fonctionner en mode actif ou passif, pour chaque organisme défini dans la base Xlab. Le transfert en mode passif est plus sécurisé et fortement préconisé lors de l utilisation de transfert FTP. 9. Cochez la case «Proxy» si votre serveur en a un. Si vous cochez cette case, le champ «Proxy» apparaît dans la fenêtre, où vous devez renseigner l adresse du proxy (Reportez-vous à l écran cidessous). 10. Dans le champ «Machine de com.», saisissez l adresse IP du serveur. 11. Dans le champ «Mot de passe», saisissez le mot de passe du compte laboratoire sur le serveur de dépôt des fichiers. 12. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 33
Les paramétrages de transfert XLAB Modifier un paramétrage de transfert Cette fonction vous permet de modifier les informations concernant la liaison entre l unité et l organisme de gestion. En mode Administration, choisissez l option Paramétrage de transfert du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier un paramétrage de transfert 1. Dans la fenêtre principale Paramétrage de transfert, sélectionnez une des liaisons du laboratoire au bas de l écran puis cliquez sur le bouton <Modifier>. 2. Les champs modifiables sont : Code pour l organisme ; Niveau 1 ; Chemin des fichiers Ascii ; Type de liaison ; Mode de transfert (passif ou actif) ; Mot de passe ; Proxy ; Machine de com. Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur. 3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre saisie ou sur le bouton <Annuler> pour annuler à tout moment votre demande de modification. Page 34 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les paramétrages de transfert Supprimer un paramétrage de transfert Cette fonction vous permet de supprimer les informations concernant la liaison entre l unité et l organisme de gestion qui n est pas de type CNRS. En mode Administration, choisissez l option Paramétrage de transfert du menu Paramétrage pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer un paramétrage de transfert 1. Dans la fenêtre principale Paramétrage de transfert, sélectionnez une des liaisons du laboratoire au bas de l écran puis cliquez sur le bouton <Détruire>. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 35
Les paramétrages de transfert XLAB Page 36 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Les origines de crédit Ce chapitre décrit la gestion des origines de crédit du laboratoire. Les origines de crédit permettent de suivre l évolution des crédits attribués au laboratoire ainsi que les dépenses effectuées sur chacun de ces crédits. Les origines de crédit sont organisées de manière hiérarchique, de façon à contrôler les dépenses à des niveaux de détails variables, suivant le degré de finesse de votre suivi. Xlab permet de gérer au niveau du laboratoire les dépenses taxe de rémanence comprise (TRC). La TVA Rémanente est la part de TVA qui ne peut plus être déduite par l'établissement et qui est en conséquence à la charge du budget du CNRS, donc de celui des unités. Au niveau du laboratoire, les crédits quel que soit l établissement sont gérés en TRC. Pour les dépenses, lors de la commande, l engagement des crédits sur les origines se fait en TRC, la mise à jour des crédits lors de la facture également. Ce taux de rémanence est porté au niveau de chaque origine de crédit. Pour les origines de crédit CNRS, le taux de rémanence est unique, non modifiable et transféré lors d un flux de retour BFC en début d année. Avertissement : Avant de commencer à entrer vos origines de crédit dans Xlab, il convient de prévoir sur papier la façon dont vous allez les organiser. L organisation à adopter dépend, par exemple, du nombre de laboratoires que vous gérez, ou du nombre d organismes financeurs de votre laboratoire. Le nombre de niveaux d origines de crédit est théoriquement illimité. Il est, cependant, recommandé de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux. En effet, lors de vos diverses opérations (notifications de crédit, commandes, factures, etc ), le temps de mise à jour des disponibles sur les origines de regroupement sera d autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hiérarchie. Vous trouverez des indications sur la manière d agencer vos origines de crédit dans l exemple du manuel Présentation Générale. Il est possible d éditer des bilans financiers par origine de crédit (cf. Editer les états prédéfinis du Manuel d utilisation). Points abordés dans ce chapitre Adm. Ajouter une origine de crédit Retrouver une origine de crédit Consulter le budget d une origine de crédit Modifier une origine de crédit Supprimer une origine de crédit Insérer une origine de crédit dans l arborescence Créer une origine de crédit de regroupement Ajuster les crédits réservés sur l origine Pour plus de renseignements sur La saisie d une notification de crédit Voir Les notifications Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 37
Les origines de crédit XLAB Ajouter une origine de crédit Cette fonction vous permet de décrire l organisation des crédits du laboratoire et de faire évoluer cette structure en y ajoutant de nouvelles origines de crédit. Choisissez dans le menu Gestion courante l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour créer la première origine de crédit (correspondant au laboratoire) Dans le cas où vous ne gérez qu un seul laboratoire, il vous faut créer la première origine de crédit correspondant au laboratoire, c est le niveau 1 dans la hiérarchie des origines. Remarque : dans le cas de gestion multi laboratoires, lors de la création de la première origine, il y a création automatique de l origine de niveau 0 (appelée «GROUP»). Si vous gérez plusieurs laboratoires, reportez-vous au chapitre Pour ajouter une nouvelle origine de crédit. 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Origine. 2. Dans le champ «Code origine», saisissez le code origine de crédit. Il doit être le plus caractéristique possible. Ce champ est obligatoire. 3. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit. Labo Laboratoire de Chimie Page 38 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit 4. Dans le champ «Laboratoire», sélectionnez, si vous gérez plusieurs laboratoires, le nom du laboratoire dans la liste. 5. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie de code de gestion. Cette donnée n est pas significative pour l origine de crédit correspondant au laboratoire (niveau 1).Ce champ est obligatoire. (LABO) 6. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. Pour l origine de crédit correspondant au laboratoire, ce code peut être fictif. 7. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez une valeur (si elle existe) dans la liste déroulante. 8. Dans le champ «Début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. 01/01/07 9. Dans le champ «Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 10. Cochez la case «Autorisation de dépassement», si vous voulez autoriser un dépassement sur cette origine de crédit. 11. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. 12. Pour valider la création de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment la saisie de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Pour ajouter une nouvelle origine de crédit 1. Placez-vous sur la fenêtre principale Origine de crédit. 2. Dans la liste des origines, sélectionnez l origine de crédit de regroupement sous laquelle vous voulez ajouter la nouvelle origine. Remarque : si l origine de crédit de regroupement a déjà fait l objet de mouvements (notifications, répartitions de crédit, commandes), vous ne pouvez pas lui rattacher de nouvelle origine avec la fonction Ajouter. Vous devez alors utiliser la fonction Insérer. Reportez-vous à l opération Insérer une origine de crédit décrite plus loin dans ce chapitre. 3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Origine. 4. Dans le champ «Code origine», saisissez le code origine de crédit. Il doit être le plus caractéristique possible pour vous permettre de le reconnaître facilement. Ce champ est obligatoire. 5. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit. 6. Vous n avez pas de saisie à faire dans le champ «Laboratoire». Il est déduit de l origine de regroupement. 7. Dans le champ «Organisme de gestion», sélectionnez le nom de l organisme de gestion si l origine de crédit est de niveau hiérarchique 2. RP Ressource Propre CNRS Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 39
Les origines de crédit XLAB Sinon, l organisme de gestion est celui de l organisme de regroupement. 8. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie du code de gestion (Aide à la saisie disponible par «?» <Tabulation>). Pour une origine de crédit de niveau fin, relative à l organisme CNRS, le code de gestion doit correspondre à l'adresse analytique BFC 9. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. Pour une origine de crédit de niveau fin, relative à l organisme CNRS, la seconde partie du code de gestion doit correspondre à l'adresse budgétaire BFC. 9ADOXXXX 1B1CHIM Remarque : il est très important de saisir un code gestion complet et exact sur les origines de crédit de niveau fin. C est en effet ce code qui permet à l organisme de gestion d identifier précisément le crédit imputé par une commande ou une facture. Toutefois, sur les origines de regroupement, le code de gestion n a pas de sens particulier et il peut être renseigné avec des valeurs quelconques. 10. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez, si elle existe, une valeur dans la liste déroulante. 11. Dans le champ «Date début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s agit de la date du jour. 12. Dans le champ «Date de Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 13. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur cette origine de crédit. 14. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l origine de regroupement. 15. Saisissez le taux de rémanence dans le champ «Tx rémanence» si l origine est rattachée à un organisme autre que le CNRS. Ce champ est obligatoire. 01/01/06 15/12/06 100 0 Pour le CNRS, ce taux est automatiquement renseigné et n est pas modifiable. Remarque : si vous voulez faire une gestion de vos crédits en TTC, il vous suffit de saisir un taux de rémanence à 100% à l inverse si vous voulez les gérer en HT, vous devez saisir un taux de rémanence à 0%. 16. Cliquez sur le champ «Transfert organisme» si les commandes et factures doivent être transférées à l organisme de gestion. Cette case est automatiquement cochée si l organisme est le CNRS et elle n est pas modifiable. Dans les autres cas, il est déduit de l origine de regroupement, mais il est modifiable. 17. Pour valider l ajout de la nouvelle origine de crédit, cliquez sur le bouton <OK>. Page 40 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Pour annuler à tout moment la saisie de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 41
Les origines de crédit XLAB Retrouver une origine de crédit Vous pouvez retrouver une origine de crédit : A partir de critères de recherche ; En parcourant la hiérarchie des origines de crédit si vous savez où se situe l origine. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour retrouver une origine de crédit sur critères de recherche 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton <Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d une origine de crédit : Page 42 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit 2. Saisissez un ou plusieurs critères de recherche : Code origine ; Nom origine ; Laboratoire ; Organisme de gestion ; Code gestion. Rappel : le code de gestion est la concaténation des codes de gestion 1 et 2 séparées par un «/». Ces critères peuvent être saisis de manière incomplète (les premiers caractères uniquement). 3. Dans le cas d une gestion multi laboratoires, cliquez sur le champ «Laboratoire» si vous voulez effectuer la recherche sur un laboratoire particulier. 4. Cliquez sur le bouton <Rechercher>. 5. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs : Code ; Nom ; Niveau ; Laboratoire ; Organisme de gestion ; Code gestion. 6. Sélectionnez dans la liste, l origine que vous recherchez. 7. Cliquez sur le bouton <OK>. La fenêtre Origine de crédit s'affiche sur l origine que vous avez sélectionnée. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 43
Les origines de crédit XLAB Pour retrouver une origine de crédit en parcourant la hiérarchie des origines Cette méthode peut être utilisée lorsque vous savez dans quelle partie de la hiérarchie se situe l origine de crédit que vous recherchez. Dans ce cas, vous pouvez atteindre directement l origine en parcourant la liste hiérarchique des origines de crédit de la fenêtre Origine de crédit : 1. Dans la fenêtre Origine de crédit cliquez sur le bouton < >. L ensemble des origines de crédit apparaît dans la liste classée par ordre hiérarchique. 2. Déroulez la liste pour retrouver visuellement l origine de crédit recherchée. Autre façon de procéder : 1. Placez-vous sur une origine de crédit hiérarchiquement supérieure à l origine recherchée. 2. Cliquez sur le bouton <Développer>. Cela a pour effet d afficher dans la liste les origines rattachées à l origine sélectionnée. 3. Répéter l opération 2 sur l une des origines rattachées, jusqu à atteindre l origine recherchée. Remarque : la liste hiérarchique des origines de crédit est «développée» par défaut jusqu au niveau 3. Il est possible de régler ce niveau par défaut en agissant sur le paramétrage de l application (Reportez-vous au chapitre Les tables). Page 44 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Consulter le budget d une origine de crédit Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des crédits et des dépenses, ainsi que les disponibles d une origine de crédit. Vous pouvez également consulter le détail des crédits notifiés sur l origine, ou répartis à partir de l origine. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour consulter le budget consolidé d une origine de crédit 1. A partir de la fenêtre principale, sélectionnez l origine à consulter. Si l origine de crédit n apparaît pas dans la liste, reportez-vous au chapitre Retrouver une origine de crédit. 2. Cliquez sur le bouton <Budget >. La fenêtre Budget de l origine de crédit apparaît par-dessus la fenêtre principale Origine de crédit : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 45
Les origines de crédit XLAB 3. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale Origine de crédit. Remarque : le report notifié correspond au reste à engager de l exercice précédent. Pour consulter les crédits notifiés sur l origine 1. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Notifications >. La fenêtre Liste des notifications de l origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l origine de crédit : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée. Page 46 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Pour consulter la liste des répartitions de crédit depuis l origine de crédit 1. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Répartitions >. La fenêtre Liste des répartitions de l origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l origine de crédit : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée. Pour consulter les crédits réservés 1. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Crédits réservés >. La fenêtre Liste des crédits réservés de l origine de crédit apparaît pardessus la fenêtre Budget de l origine de crédit : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 47
Les origines de crédit XLAB Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri) et imprimée. 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l origine de crédit. Page 48 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Modifier une origine de crédit Cette opération vous permet de modifier les caractéristiques d une origine de crédit. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier une origine de crédit 1. Sélectionnez dans la liste des origines de crédit, l origine de crédit sur laquelle vous voulez apporter une modification. Si l origine de crédit ne figure pas dans la liste, reportez-vous au chapitre Retrouver une origine de crédit pour pouvoir l afficher. 2. Cliquez sur le bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier Origine. 3. Les champs modifiables sont : Nom ; Code gestion 1 ; Code gestion 2 ; Nature de crédit ; Début ; Fin ; Autorisation de dépassement ; Seuil ; Tx rémanence : organisme autre que CNRS. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 49
Les origines de crédit XLAB Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur. 4. Cliquez sur le bouton <Annuler> pour annuler à tout moment votre demande de modification. Modifier le code origine d une origine de crédit Attention : Pour effectuer la mise à jour du code origine de crédit, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base Xlab. Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base Xlab et de votre base FACLIX. 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, vous pouvez modifier le code origine. 2. Sélectionnez l origine de crédit dont vous voulez modifier le code en cliquant sur une origine de crédit de la liste. 3. Cliquez sur le bouton <Changer de code >, la fenêtre Changement de code de l origine de crédit s affiche : Page 50 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit 4. Saisissez le nouveau code de l origine de crédit puis cliquez sur le bouton <OK>, le message suivant s affiche : 5. Cliquez sur le bouton <OK>, le message d avertissement suivant s'affiche : 6. Cliquez sur le bouton <Oui> pour continuer ou sur le bouton <Non> pour annuler. 7. A l issue du traitement, la fenêtre Origine de crédit s affiche avec le nouveau code. Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante (mouvements, états, ). Les bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 51
Les origines de crédit XLAB Supprimer une origine de crédit Cette opération vous permet de supprimer une origine de crédit existante dans la base. Pour pouvoir supprimer l origine de crédit, il faut que : Pour une origine de crédit de regroupement : le niveau soit supérieur à 2. Pour une origine de crédit de niveau fin : aucun mouvement, aucun réparti antérieur, pas en dépassement. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer une origine de crédit 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez l origine à supprimer, puis cliquez sur le bouton <Détruire>. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression. Page 52 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Insérer une origine de crédit Cette opération consiste à insérer une origine de crédit entre une origine de niveau fin et son origine de regroupement. Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles origines à l origine nouvellement insérée, pour détailler le suivi de vos crédits. Exemple : Vous voulez détailler le soutien de base (SB) en un soutien de base regroupé (SB regroupé) et un contrat (CT). Or, des commandes ont déjà été passées en soutien de base, il n est alors pas possible de rattacher de nouvelles origines à l origine de soutien de base. Il faut alors procéder en deux étapes : Insérer entre «CNRS» et «SB» une origine de crédit de regroupement «SB regroupé» : Labo Labo CNRS INSERTION DE «SB Regroupé» CNRS SB Vacation SB regroupé Vacation SB Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 53
Les origines de crédit XLAB Ajouter l origine «CT» sous «SB regroupé» : Labo Labo CNRS AJOUT DE «CT» A «SB Regroupé» CNRS SB regroupé Vacation SB regroupé Vacation SB SB CT Les notifications, répartitions et commandes imputées sur l origine «SB» lui restent liées. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour accéder à la fenêtre principale Origine de crédit. Avertissement : procédez à une sauvegarde de la base avant d insérer une origine de crédit. Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données. Page 54 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Pour insérer une origine de crédit 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez l origine de crédit de niveau fin, au-dessus de laquelle vous voulez insérer la nouvelle origine. 2. Cliquez sur le bouton <Insérer > pour accéder à la fenêtre Insérer - Origine. Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l origine de crédit à insérer. 3. Dans le champ «Code origine», saisissez le code Xlab de l origine à insérer. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit à insérer. SB regr Soutien de base regroupé 5. Dans le champ «Organisme de gestion», sélectionnez l organisme de gestion. Cette saisie n est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la hiérarchie. Dans les autres cas, il est déduit de l origine de regroupement. 6. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie du code de gestion. La valeur saisie peut être un code fictif 7. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. La valeur saisie peut être un code fictif. 8. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez, si elle existe, une valeur dans la liste déroulante. 9. Dans le champ «Date début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s agit de la date du jour. 10. Dans le champ «Date de Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 11. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur l origine insérée. 12. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l origine de regroupement et supérieur à celui de l origine rattachée. 13. Dans le champ «Tx rémanence», saisissez le taux de rémanence pour une origine non CNRS. 14. Pour valider l insertion de la nouvelle origine ; cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment l insertion de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 55
Les origines de crédit XLAB Créer une origine de crédit de regroupement Cette opération consiste à créer une origine de crédit de regroupement afin d obtenir, par la suite, des résultats consolidés. Exemple : Vous voulez regrouper le soutien de base (SB) et le contrat (CT), en une origine de regroupement SB global (de manière à avoir une consolidation uniquement sur le soutien de base). Labo Labo CNRS Insérer «SB global» CNRS SB CT Vacation SB global Vacation SB CT Page 56 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour accéder à la fenêtre principale des origines de crédit. Pour créer une origine de crédit de regroupement 1. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, sélectionnez les origines de crédit de niveau fin «sœurs» (origines de crédit de même niveau et de même organisme de gestion), au-dessus desquelles vous voulez insérer une origine de regroupement (sélection multiple possible). 2. Cliquez sur le bouton <Insérer > pour accéder à la fenêtre Insérer Origine. Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l origine de crédit à insérer. 3. Dans le champ «Code origine», saisissez le code Xlab de l origine à insérer. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l origine de crédit à insérer. SB global Soutien de base globalisé 5. Dans le champ «Organisme de gestion», sélectionnez l organisme de gestion. Cette saisie n est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la hiérarchie. Dans les autres cas, il est déduit de l origine de regroupement. 6. Dans le champ «Code gestion 1», saisissez la première partie du code de gestion. La valeur saisie peut-être un code fictif. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 57
Les origines de crédit XLAB 7. Dans le champ «Code gestion 2», saisissez la seconde partie du code de gestion. La valeur saisie peut-être un code fictif. 8. Dans le champ «Nature de crédit», sélectionnez, si elle existe, une valeur dans la liste déroulante. 9. Dans le champ «Date début», saisissez éventuellement la date à partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes. Par défaut, il s agit de la date du jour. 10. Dans le champ «Date de Fin», saisissez éventuellement la date après laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes. 11. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur l origine insérée. 12. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. Ce seuil doit être inférieur à celui de l origine de regroupement et supérieur à celui de l origine rattachée. 13. Dans le champ «Tx rémanence», saisissez le taux de rémanence pour une origine non CNRS. 14. Pour valider l insertion de la nouvelle origine de crédit de regroupement, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment l insertion de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Annuler>. Remarque : vous pouvez supprimer à tout moment une origine de crédit de regroupement. Page 58 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit Ajuster les crédits réservés sur une origine de crédit Cette fonction vous permet de réajuster la part des crédits réservés sur une origine de crédit pour une entité dépensière, sans modifier le montant global réparti sur l entité. Cette opération de réajustement de crédits réservés n est possible que pour les origines de crédit de niveau fin. Choisissez l option Origines de crédit dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour ajuster les crédits réservés d une origine de crédit 1. Sélectionnez l origine de crédit pour laquelle vous voulez modifier le montant des crédits réservés. 2. A partir de la fenêtre principale Origine de crédit, cliquez sur le bouton <Budget > pour accéder à la fenêtre Budget de l origine de crédit : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 59
Les origines de crédit XLAB 3. A partir de la fenêtre Budget de l origine de crédit, cliquez sur le bouton <Crédits réservés > pour accéder à la fenêtre Liste des crédits réservés de l origine de crédit : Cette fenêtre affiche la liste des entités dépensières bénéficiaires de crédits réservés sur l origine de crédit sélectionnée. 4. Sélectionnez dans la liste, la ligne correspondant à l entité dépensière pour laquelle vous voulez modifier la part de crédits réservés. 5. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 6. Modifier le montant réservé. Il peut être augmenté ou diminué, mais doit rester inférieur au montant réparti. 7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette modification. Le disponible réservé pour l entité dépensière sur l origine de crédit est alors automatiquement mis à jour. Page 60 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les origines de crédit 8. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour quitter la fenêtre Liste des crédits réservés. Remarque : la modification d un montant réservé provoque la création automatique de deux répartitions, dont la somme est nulle, l une réservée et l autre non réservée. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 61
Les origines de crédit XLAB Page 62 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières Les entités dépensières Ce chapitre décrit la gestion des entités dépensières du laboratoire. Les entités dépensières permettent de décrire la structure interne de votre laboratoire de manière à pouvoir répartir les crédits, et suivre l évolution des dépenses à l intérieur du laboratoire (équipes, départements, services). Les entités dépensières sont organisées de manière hiérarchique, de façon à contrôler les dépenses à des niveaux de détail variables. Avertissement : Avant d entrer vos entités dépensières dans Xlab, il est recommandé de prévoir sur papier la façon dont vous allez les organiser. Votre organisation dépendra, par exemple, du fait que vous gériez un ou plusieurs laboratoires, que vous ayez des services communs et du degré de finesse de votre suivi. Le nombre de niveaux d entités dépensières est théoriquement illimité. Il est cependant recommandé de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux. En effet, lors de vos diverses opérations (répartitions de crédit, commandes, factures, etc.), le temps de mise à jour des disponibles sur les entités dépensières de regroupement sera d autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hiérarchie. Vous trouverez des indications sur la manière d agencer vos entités dépensières dans le manuel Présentation Générale. Reportez-vous également aux documents reçus et aux travaux effectués lors de votre formation au produit Xlab. Il est possible d éditer des bilans financiers par entité dépensière (cf. Editer les états prédéfinis du Manuel d utilisation). Points abordés dans ce chapitre Adm. Ajouter une entité dépensière Modifier une entité dépensière Retrouver une entité dépensière Consulter le budget d une entité dépensière Supprimer une entité dépensière Insérer une entité dépensière de regroupement Ajuster les crédits réservés Subdiviser une entité dépensière en plusieurs entités Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 63
Les entités dépensières XLAB Ajouter une entité dépensière Cette fonction permet à l administrateur du laboratoire d initialiser la structure du laboratoire et de faire évoluer cette structure en y ajoutant de nouvelles entités dépensières. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour créer la première entité dépensière (Correspondant au laboratoire) 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Entité dépensière. 2. Dans le champ «Laboratoire», sélectionnez le laboratoire pour lequel vous saisissez les entités dépensières. Laboratoire 3. Cliquez dans le champ «Type entité» et sélectionnez, s il existe, le type entité parmi la liste des valeurs proposées dans la liste. 4. Dans le champ «Code entité», tapez le code entité dépensière. Il doit être unique et n est pas modifiable. Ce champ est obligatoire. La première entité doit correspondre au laboratoire. LABO 5. Dans ce champ «Nom», tapez le libellé de l entité dépensière. 6. Cliquez sur la case «Autorisation de dépassement» pour autoriser le dépassement ; cliquez à nouveau pour interdire le dépassement. Laboratoire de Chimie Page 64 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières 7. Dans le champ «Seuil», tapez le pourcentage du seuil d alerte. 80 8. Pour valider la création de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment la saisie d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Complément d information Si vous travaillez en coopérative de laboratoires, et que vous avez déjà créé plusieurs laboratoires dans Xlab, il vous faut, avant d ajouter la première entité dépensière, sélectionner dans la liste, l entité de niveau 0 correspondant au groupe de laboratoires. Pour ajouter une nouvelle entité dépensière 1. Placez-vous sur la fenêtre principale Entité dépensière. 2. Dans la liste des entités, sélectionnez l entité dépensière à laquelle vous voulez rattacher la nouvelle entité (entité «mère»). 3. Cliquez sur le bouton <Ajouter> pour accéder à la fenêtre Ajouter Entité dépensière. Remarque : si l entité de regroupement a déjà fait l objet de mouvements (répartitions de crédit, commandes, factures internes, etc.), vous ne pouvez pas lui rattacher une nouvelle entité avec le bouton <Ajouter>. Reportez-vous dans ce cas à l opération Subdiviser une entité dépensière en plusieurs entités. 4. Cliquez dans le champ «Type entité» et sélectionnez, s il existe, le type entité parmi la liste des valeurs proposées dans la liste. 5. Dans le champ «Code entité», tapez le code entité dépensière. Il est doit être unique. Ce champ est obligatoire. 6. Dans le champ «Nom», tapez le libellé de l entité dépensière. 7. Cliquez sur la case «Autorisation de dépassement» pour autoriser le dépassement ; cliquez à nouveau pour interdire le dépassement. 8. Dans le champ «Seuil», tapez le pourcentage du seuil d alerte. Le seuil doit être inférieur au seuil de l entité de rattachement. BIBLIO Bibliothèque X 80 9. Pour valider la création de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment la saisie d une entité dépensière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 65
Les entités dépensières XLAB Modifier une entité dépensière Cette opération permet de modifier les caractéristiques d une entité dépensière. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour modifier une entité dépensière 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l entité à modifier, puis cliquez sur le bouton <Modifier> pour accéder à la fenêtre Modifier Entité dépensière. 2. Les champs modifiables sont : Type entité ; Nom ; Autorisation de dépassement ; Seuil. 3. Pour modifier un champ, cliquez dans la zone pour modifier sa valeur. 4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre modification, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification. Remarque : si l entité est déjà en dépassement (disponible sur commande négatif), il est possible de décocher la case «dépassement autorisé». Un message d avertissement s affiche lors de la validation. Page 66 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières Modifier le code entité d une entité dépensière Attention : Pour effectuer la mise à jour du code entité dépensière, vous devez être le seul utilisateur connecté à la base Xlab. Au préalable, vous devez faire une sauvegarde de votre base Xlab et de votre base FACLIX. 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, vous pouvez modifier le code entité. 2. Sélectionnez l entité dépensière dont vous voulez modifier le code en cliquant sur l entité dépensière dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton <Changer de code >, la fenêtre Changement de code de l entité s affiche : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 67
Les entités dépensières XLAB 4. Saisissez le nouveau code de l entité dépensière puis cliquez sur le bouton <OK>, le message suivant s affiche : 5. Cliquez sur le bouton <OK>, le message d avertissement suivant s'affiche : 6. Cliquez sur le bouton <Oui> pour continuer ou sur le bouton <Non> pour annuler. 7. A l issue du traitement, la fenêtre Entité dépensière s affiche avec le nouveau code. Remarque : le changement de code est effectué dans la base courante (mouvements, états, ). Les bases des exercices antérieurs et les bases de simulation ne sont pas mises à jour. Page 68 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières Retrouver une entité dépensière Vous pouvez retrouver une entité dépensière : A partir de critères de recherche ; En parcourant la hiérarchie des entités dépensières si vous savez où se situe l entité. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour retrouver une entité dépensière sur critères de recherche A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, cliquez sur le bouton <Trouver> pour accéder à la fenêtre Sélection d une entité dépensière : Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 69
Les entités dépensières XLAB 1. Saisissez un ou plusieurs critères : Code entité ; Nom entité ; Niveau dans l arborescence (tous les niveaux, rattachement, fin) ; Laboratoire (dans le cas d une gestion multi laboratoires). 3. Cliquez sur le bouton <Rechercher>. 4. Vous pouvez trier le résultat de la recherche sur les champs : Code ; Nom ; Niveau ; Fin (indicateur de niveau fin) ; Laboratoire ; Seuil. 5. Sélectionnez dans la liste l entité dépensière que vous recherchez. 6. Cliquez sur le bouton <OK> ; La fenêtre Entité dépensière s'affiche sur l entité que vous avez sélectionnée. Pour retrouver une entité dépensière en développant la hiérarchie Cette méthode peut être utilisée lorsque vous savez dans quelle partie de la hiérarchie se situe l entité dépensière que vous recherchez. Dans ce cas, vous pouvez atteindre directement l entité en parcourant la liste hiérarchique des entités dépensières de la fenêtre Entité dépensière : Page 70 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières 1. Dans la fenêtre Entité dépensière, cliquez sur le bouton < >. L ensemble des entités dépensières apparaît dans la liste classée par ordre hiérarchique. 2. Déroulez la liste pour retrouver visuellement l entité dépensière recherchée. Autre façon de procéder : 1. Placez-vous sur une entité dépensière hiérarchiquement supérieure à l entité recherchée. 2. Cliquez sur le bouton <Développer>. Cela a pour effet d afficher dans la liste les entités rattachées. 3. Répétez l opération 2 sur l une des entités rattachées, jusqu à atteindre l entité recherchée. Remarque : la liste hiérarchique des entités dépensières est «développée» par défaut jusqu au niveau 3. Il est possible de régler ce niveau par défaut en agissant sur le paramétrage de l application dans les tables de constantes. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 71
Les entités dépensières XLAB Consulter le budget d une entité dépensière Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des crédits et des dépenses d une entité dépensière, ainsi que ses disponibles. Cette fonction permet également de consulter le détail des crédits reçus par l entité. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour consulter le budget consolidé d une entité dépensière 1. A partir de la fenêtre principale, sélectionnez l entité à consulter. Si l entité dépensière n apparaît pas dans la liste, reportez-vous au chapitre Retrouver une entité dépensière. 2. Cliquez sur le bouton <Budget > La fenêtre Budget de l entité dépensière apparaît par-dessus la fenêtre principale Entité dépensière : Page 72 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières 3. Vous pouvez imprimer l état du budget de l entité dépensière en cliquant sur le bouton <Imprimer>. 4. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale Entité dépensière. Pour consulter les répartitions de crédit reçus par l entité dépensière 1. A partir de la fenêtre «Budget de l entité dépensière», cliquez sur le bouton <Répartitions > La fenêtre Liste des répartitions de l entité dépensière apparaît pardessus la fenêtre Budget de l entité dépensière : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 73
Les entités dépensières XLAB Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Pour consulter la liste des ventilations reçues par l entité dépensière 1. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Ventilations > La fenêtre Liste des ventilations reçues par une entité dépensière apparaît par-dessus la fenêtre Budget de l entité dépensière : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Pour consulter la liste des recettes internes 1. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Recettes int >. La fenêtre Liste des recettes internes de l entité dépensière apparaît par-dessus la fenêtre Budget de l entité dépensière. Page 74 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Pour consulter les crédits réservés 1. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Crédits réservés >. La fenêtre Liste des crédits réservés de l entité dépensière apparaît pardessus la fenêtre Budget de l entité dépensière : Cette liste peut être triée (Reportez-vous au chapitre Fonction de tri). Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 75
Les entités dépensières XLAB 2. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Remarque : vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton <Imprimer>. Page 76 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières Supprimer une entité dépensière Cette opération vous permet de supprimer une entité dépensière existante dans la base. Pour pouvoir supprimer l entité dépensière, il faut que : L entité ne possède pas de mouvements de crédit ; L entité ne possède pas de mouvements de dépense. Remarque : vous pouvez supprimer une entité dépensière de regroupement si son niveau est supérieur à 1 et si elle n a pas reçu directement de répartitions, de ventilations, de recettes internes. Vous pouvez supprimer une entité dépensière dont le disponible est déjà à zéro même si un mouvement a déjà été imputé. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour supprimer une entité dépensière 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez l entité à supprimer, puis cliquez sur le bouton <Détruire>. 2. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre suppression, ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de suppression. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 77
Les entités dépensières XLAB Insérer une entité dépensière de regroupement Cette opération consiste à insérer une entité dépensière entre des entités de niveau fin et leur entité de regroupement. Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles entités à l entité nouvellement insérée, pour détailler le suivi de vos crédits. Cette insertion n est possible que si : L entité dépensière mère des entités à regrouper n a pas fait de ventilation sur l une des entités dépensières à regrouper ; Les entités dépensières sélectionnées sont toutes de même niveau (supérieur à 2) ; Les entités dépensières sélectionnées ont toutes la même entité mère. Exemple : vous voulez insérer une entité de regroupement «équipe A» au dessus des entités dépensières Mr X et Mr Y. Labo Labo Chimie moléculaire Insérer «Équipe A» Chimie moléculaire Mr X Mr Y Equipe B Equipe A Equipe B Mr X Mr Y Choisissez l option Entités dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale Entités dépensières. Avertissement : procédez à une sauvegarde de la base avant d insérer une entité dépensière. Reportez-vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les données. Page 78 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières Pour insérer une entité dépensière de regroupement 1. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière, sélectionnez les entités dépensières de niveau fin (niveau supérieur à 2), au-dessus desquelles vous voulez insérer la nouvelle entité (sélection continue ou discontinue). 2. Cliquez sur le bouton <Insérer > pour accéder à la fenêtre Insérer Entité. Dans cette fenêtre, saisissez les caractéristiques de l entité dépensière à insérer. 3. Dans le champ «Code entité», saisissez le code Xlab de l entité à insérer. Ce champ est obligatoire. 4. Dans le champ «Type entité», sélectionnez le type d entité à insérer. 5. Dans le champ «Nom», saisissez le libellé de l entité dépensière à insérer. EQ A Equipe Equipe A 6. Cochez la case «Autorisation de dépassement» si vous voulez autoriser un dépassement sur l entité insérée. 7. Dans le champ «Seuil», saisissez le pourcentage du seuil d alerte. Ce champ est obligatoire. 80 8. Pour valider l insertion de la nouvelle entité, cliquez sur le bouton <OK>. Pour annuler à tout moment l insertion de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Annuler>. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 79
Les entités dépensières XLAB Ajuster les crédits réservés sur une entité dépensière Cette fonction vous permet de réajuster la part des crédits réservés pour une entité dépensière, sans modifier le montant global réparti sur l entité. Cette opération de réajustement de crédits ne peut se faire que pour les entités dépensières de niveau fin. Choisissez l option Entités Dépensières dans le menu Crédits pour faire apparaître la fenêtre principale suivante : Pour ajuster les crédits réservés d une entité dépensière 1. Sélectionnez l entité dépensière pour laquelle vous voulez modifier le montant des crédits réservés. 2. A partir de la fenêtre principale Entité dépensière cliquez sur le bouton <Budget> pour accéder à la fenêtre Budget de l entité dépensière. Page 80 Paramétrage et utilitaires version 11.0
Les entités dépensières 3. A partir de la fenêtre Budget de l entité dépensière, cliquez sur le bouton <Crédits réservés >. La fenêtre Liste des crédits réservés de l entité dépensière apparaît : Cette fenêtre affiche la liste des origines de crédit ayant fait l objet d une répartition de crédits réservés pour cette entité dépensière. 4. Sélectionnez l origine de crédit pour laquelle vous voulez modifier la part de crédits réservés à l entité dépensière. 5. Cliquez sur le bouton <Modifier>. 6. Modifiez le montant réservé. Il peut être augmenté ou diminué, mais doit rester inférieur au montant réparti. 7. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette modification. Le disponible réservé sur l origine de crédit pour l entité dépensière, est alors automatiquement mis à jour. Paramétrage et utilitaires version 11.0 Page 81