4 Port-e-Mail Votre messagerie toujours à portée de main Grâce au service de messagerie professionnel et moderne Port-e-Mail, votre boîte aux lettres électronique entre dans une nouvelle dimension! Pouvoir accéder en permanence à vos e-mails, à votre agenda et à vos contacts: intéressant, non? Que vous soyez au bureau, chez vous, ou même en déplacement, Port-e-Mail vous offre une liberté totale! Petit exemple : vous êtes en déplacement et votre secrétaire reçoit un coup de fil d'un client qui souhaite vous rencontrer. Avec votre autorisation, elle peut accéder à votre agenda via Outlook et elle peut aussitôt planifier le rendez-vous. Non seulement votre agenda est immédiatement mis à jour, mais cela va bien plus loin encore. Dès que votre secrétaire a encodé le rendez-vous dans Outlook, celui-ci apparaît automatiquement sur votre smartphone. Où que vous soyez, vous avez toujours vos contacts, votre agenda et votre messagerie à portée de main. Professionnel et fiable Port-e-Mail est une solution professionnelle de traitement des e-mails grâce à laquelle vous disposez d'une boîte mail de 2 GB et d'une adresse e-mail personnelle, du type votrenom@votrebureau.be. Vous bénéficiez également d'une sécurité optimale grâce au pare-feu, à l'anti-virus et au filtre anti-spam de Portima qui protègent vos courriels. Chaque boîte mail est continuellement scannée pour qu'aucune boîte mail infectée ne puisse transmettre de virus aux boîtes de vos collègues. Aucun souci non plus à se faire pour les backups de votre messagerie. Des backups de vos e-mails, contacts, rendez-vous et tâches sont réalisés en permanence. Aucune donnée ne peut donc se perdre!
5 Partagez votre boîte mail Une autre fonction très pratique de Port-e-Mail est que ce système vous permet de partager votre boîte mail, votre agenda et vos contacts avec vos collaborateurs. Imaginez qu'un client veuille prendre rendez-vous avec vous alors que vous êtes absent du bureau. Via Port-e-Mail, vous pouvez autoriser vos collaborateurs à consulter votre agenda et même à le mettre à jour (en vous envoyant, par exemple, une demande de rendez-vous). De cette manière, le rendez-vous du client est fixé immédiatement et votre agenda est directement actualisé. Vous pouvez aussi sauvegarder toutes les données relatives à vos clients, à vos fournisseurs, etc. dans des fiches de contact "partagées". Ces données deviennent alors accessibles à tous les collaborateurs de votre bureau. Bien sûr, vous pouvez aussi créer des fiches de contact "personnelles" que, vous seul, vous pourrez consulter. Bonne nouvelle Port-e-Mail bientôt moins cher! A partir de janvier 2011, Port-e-Mail vous offre davantage tout en coûtant moins cher! La taille de chaque boîte aux lettres, qui était de 500 MB, sera en effet portée à 2 GB. Par ailleurs, grâce à un système de calcul plus simple et plus transparent, vous bénéficierez d'une baisse de prix de 30%! Disponible toujours et partout L un des principaux atouts de Port-e-Mail est sa mobilité illimitée. Grâce à cette solution, vous pouvez consulter votre messagerie de trois manières différentes : via Outlook, via votre navigateur internet (webmail) et via votre smartphone. Tous vos courriels, rendez-vous et contacts sont stockés sur un serveur central. Vous pouvez donc y accéder où que vous soyez. Vous voulez ajouter un contact, envoyer un e-mail ou encoder un rendez-vous via votre smartphone? Aucun problème, l'opération est automatiquement synchronisée avec votre Outlook et votre webmail. Toutes vos données sont donc actualisées, toujours et partout! Simple et efficace! Besoin d'assistance? Pour toute question technique relative à Port-e-Mail, le Brokers Contact Center de Portima est à votre disposition pour vous aider. Port-e-Mail vous intéresse? Pour plus d informations, n hésitez pas à contacter notre Infoline au 02 661 44 64. En bref : où pouvez-vous utiliser Port-e-Mail? Au bureau Via Outlook Vous avez PortiGate ou PortiLink au bureau? Dans ce cas, via Outlook, vous avez un accès direct à toutes les fonctionnalités de Port-e-Mail avec, évidemment, la sécurité de Portima! Chez vous, en vacances,... Via votre navigateur internet (webmail) Grâce à votre navigateur internet, vous pouvez accéder, où que vous soyez, à votre agenda, vos e-mails et vos contacts! En déplacement Sur votre smartphone Si vous avez souscrit un abonnement 3G, vous recevez vos courriels directement sur votre smartphone. Vous pouvez aussi consulter et modifier votre agenda et vos contacts.
6 Pourquoi Port-e-Mail? Vous travaillez actuellement sans Port-e-Mail? Ce n'est pas sans risque! Beaucoup d entre vous disposent d'une ou plusieurs adresses e-mail via leur abonnement internet. Avec ces adresses, il vous est parfaitement possible de consulter vos courriels, votre agenda et vos contacts via Outlook et, dans une certaine mesure, via votre navigateur internet (webmail) lorsque vous êtes en déplacement. Ces formules comportent toutefois des risques et des limites, ce qui n'est pas le cas de la solution Port-e-Mail. Voici un éventail de ces limites et voici pourquoi, grâce à Port-e-Mail, vous n'avez pas de souci à vous faire... J'ai effacé définitivement mes e-mails par erreur, que puis-je faire? Avec une solution e-mail standard, vos e-mails sont téléchargés à partir d'un serveur central vers votre Outlook. Une fois cette opération effectuée, vos e-mails ne se trouvent plus sur le serveur. Si vous avez perdu vos e-mails, rendez-vous, contacts, etc. dans votre boîte aux lettres, il est impossible de les récupérer. Autrement dit, il n'existe pas de backup. SOLUTION : Port-e-Mail conserve toujours toutes vos données sur un serveur central. Même si vous perdez les courriels qui étaient dans votre boîte mail, ils restent stockés sur ce serveur. Il suffit tout simplement de synchroniser Outlook et le problème est réglé! Et les solutions e-mail gratuites? Les boîtes e-mail gratuites sont souvent entièrement "web-based" et essentiellement prévues pour un usage privé. Vous ne pouvez pas non plus y associer un nom de domaine. Vous devez envoyer vos courriels à partir d'une adresse se terminant par exemple par @hotmail.com ou par @gmail.com alors que votre adresse e-mail devrait permettre de bien identifier votre bureau! Par ailleurs, les backups et services offerts avec de telles solutions sont limités. Si vous rencontrez un problème avec votre messagerie, il sera très difficile de récupérer vos données. Bref, les boîtes mail gratuites sont parfaites pour un usage privé. En revanche, elles sont loin d'être idéales dans un contexte professionnel.
7 Je ne peux pas ouvrir mes courriels et mon agenda à partir de mon smartphone Avec certains smartphones, vous pouvez consulter vos e-mails en vous connectant au webmail mais ce n'est pas une solution idéale. Il est par ailleurs impossible de consulter par ce biais votre agenda ou vos contacts. SOLUTION : que vous souhaitiez envoyer des e-mails, rechercher des contacts ou planifier un rendez-vous via votre smartphone, avec Port-e-Mail, c'est un jeu d'enfant! Je ne suis pas au bureau mais je dois envoyer un e-mail à Monsieur Dupont C'est tout à fait possible via votre webmail mais malheureusement, vous devez connaître l'adresse e-mail du destinataire par cœur. En effet, les contacts enregistrés dans Outlook ne sont pas accessibles via webmail. SOLUTION : avec Port-e-Mail, il y a une interaction constante entre Outlook, webmail et votre smartphone. Si vous ajoutez un contact dans Outlook, par exemple, ce contact sera également accessible via webmail et votre smartphone. J'ai deux rendez-vous au même moment Supposons que vous soyez en déplacement et que votre secrétaire vous prenne un rendez-vous avec un client pour le lendemain à 14 heures. Au même moment, un autre client vous appelle. Il souhaite lui aussi un rendez-vous pour le lendemain à 14 heures. Vous ne vous doutez de rien et vous acceptez ce rendez-vous. De retour au bureau, vous constatez que deux rendez-vous ont été pris en même temps... Une situation embarrassante! Vu qu'il n'y a pas de synchronisation d'outlook, du webmail et de votre smartphone, le risque de doubles rendez-vous est important... SOLUTION : l'agenda de Port-e-Mail est toujours à jour, que vous le consultiez via Outlook, webmail ou votre smartphone. Il est donc impossible de prendre deux rendez-vous au même moment. Avoir son propre serveur? Vous pouvez profiter des mêmes fonctionnalités que Port-e-Mail si vous avez votre propre serveur de messagerie. Cela signifie que vous devez vous-même acheter le serveur qui abritera tous les e-mails, les rendez-vous, les contacts et les fichiers partagés. Les possibilités et fonctionnalités illimitées de cette solution constituent des avantages certains. Le revers, c'est le coût très élevé de l'achat du serveur. De plus, l'installation et la maintenance du serveur doivent être effectuées par votre informaticien, ce qui a également un coût. Bref, pourquoi vous compliquer la vie alors qu'une solution simple existe? Avec Port-e-Mail, vous bénéficiez de tous les avantages d'un serveur Exchange. Comme Portima met ses serveurs à votre disposition, les coûts sont sensiblement moins élevés que si vous possédiez votre propre serveur. Autrement dit, vous n'avez pas les tracas techniques mais vous profitez de toutes les fonctionnalités à un prix avantageux!
8 Interview Port-e-Mail Vos collègues témoignent «Depuis que nous utilisons Port-e-Mail pour notre messagerie, nous n avons plus de soucis!» Voici 2 ans, le bureau DRA Assurances, situé à Houdeng-Aimeries, a décidé de travailler avec l outil de messagerie Port-e-Mail. Depuis, Alain Roland, son Administrateur, s en félicite. Il nous explique les raisons qui l ont poussé à prendre Port-e-Mail. Sécurité et fiabilité «Nous avons pris Port-e-Mail principalement pour des raisons de sécurité et de fiabilité», commente d emblée Monsieur Roland. «Et je dois bien dire que nous en sommes très satisfaits car nous n avons jamais eu de problème. Voici quelques années, nous avions un serveur Exchange pour toute notre messagerie. Celui-ci était géré par un fournisseur informatique externe. Malheureusement, nous avions pas mal de problèmes de fiabilité : les messages n arrivaient pas toujours à destination, nous avions régulièrement des coupures de liaison ou des problèmes de lenteur, Cette situation ne pouvait absolument pas durer ; nous devions trouver une solution.» Le bureau DRA s est alors tourné vers Portima et la solution Port-e-Mail. L e-mail et la mobilité : 2 éléments fondamentaux Alain Roland : «La communication par e-mail a pris une ampleur considérable dans le bureau : l e-mail est devenu le moyen de communication par excellence avec nos clients. Nous envoyons également de plus en plus souvent nos offres par e-mail à nos nouveaux clients. L année prochaine, nous prévoyons même de commencer la prospection par e-mail. Etre certain que les messages arrivent à destination est donc primordial.» L aspect mobilité de Port-e-Mail était également crucial pour le bureau DRA Assurances. En effet, celui-ci est implanté sur trois sites différents (outre le bureau DRA Assurances, le groupe comprend le bureau Devaux & Associés et le bureau FBC) et compte au total pas moins de 22 collaborateurs. «Une bonne communication entre nos trois sites était d autant plus capitale que chacun de nos bureaux a sa spécificité (assurances, placements/ vie, banque). Admettons qu un client vienne à Bruxelles pour demander un crédit, la personne qui instrumente le dossier va automatiquement lui proposer une assurance incendie. Celle-ci sera réalisée par une personne spécialisée en assurances IARD qui se trouve dans l un de nos deux autres bureaux. Il est donc indispensable d avoir une excellente communication entre les trois sites afin de pouvoir communiquer correctement au client l état de son dossier». Alain Roland Pol Beer «Je voulais recevoir mes e-mails sur mon smartphone : c est facile, rapide et pratique!» En 1984, Olivier Piret a repris le bureau Surfimo, établi à Waterloo. Il y a près de 3 ans, il a décidé d utiliser Port-e-Mail suite à l achat d un smartphone. Son objectif : pouvoir lire ses messages lorsqu il est à l étranger. Travaillant seul, cette solution lui permet, en effet, de gérer ses affaires à distance. Pour Olivier Piret, la mobilité est extrêmement importante : il utilise tous les moyens de connexion mobile possibles : via son laptop équipé de PortiGate, en se connectant via Internet (Outlook Web Access) lorsqu il est sur un ordinateur autre que le sien... et puis, il a son smartphone. Olivier Piret : «Pouvoir recevoir mes e-mails sur mon smartphone est vraiment très pratique. Lorsque je suis en voiture ou à l étranger, cela me permet de répondre directement. C est très facile de gérer ses affaires en direct. J utilise également l agenda. Ses atouts sont nombreux: Encore plus de possibilités Le bureau DRA Assurances souhaite encore accroître son utilisation de Port-e-Mail. Ainsi, par exemple, leur prochain objectif est d utiliser l agenda partagé entre les trois sites. Actuellement, tous les employés ne le font pas mais cette fonctionnalité leur permettra de voir ce qu il y a à l agenda de chacun. Et ce n est pas tout. Pol Beer, bras droit d Alain Roland ajoute : «Dans le futur, j aimerais également que l on puisse utiliser l I-Phone pour recevoir nos e-mails. C est vraiment pratique quand on est en déplacement, en séminaire ou autre. Si on reçoit un e-mail urgent, on peut directement le faire parvenir à la personne adéquate et le traiter.» Une satisfaction à tous les niveaux Et Alain Roland de conclure : «Je suis vraiment très satisfait de cette solution. De prime abord, elle est plus onéreuse mais quand on regarde ce qu elle comprend, et notamment la sécurité, c est le meilleur rapport qualité/prix. Pour moi, la sécurité a un prix et elle le vaut. J apprécie aussi énormément le système de backup lié à Port-e-Mail. Nous avons un système de backup mais nous nous sommes déjà rendu compte une fois que tout n était pas sauvegardé. Ici, il n y a plus de problème. C est un vrai souci en moins et c est terriblement important.» il est mis à jour en permanence, je l ai toujours sur moi et il est consultable avec un autre PC. Que demander de plus?» En guise de conclusion, Olivier Piret dit : «Je n ai jamais eu de problème avec Port-e-Mail. C est un outil très fiable qui fonctionne vraiment bien.» Nous remercions Alain Roland, Pol Beer et Olivier Pire pour leur aimable collaboration. Olivier Piret
9 Nom de domaine Pourquoi utiliser portima.be quand vous pouvez avoir nomdevotrebureau.be? A l heure où les sites Internet prolifèrent de toute part et où la communication se fait de plus en plus par voie électronique, avoir un nom de domaine, pour un indépendant, n est plus un luxe : cela devient une nécessité. Que des avantages Posséder votre propre nom de domaine ne comporte que des avantages : non seulement votre adresse se retiendra plus facilement qu une adresse proposée par un quelconque fournisseur d accès Internet, mais cela fait également plus sérieux et donc plus professionnel. Enfin, avoir votre propre nom de domaine empêche toute autre personne d utiliser le nom que vous voulez. Comment choisir votre nom de domaine? Idéalement, pour qu il soit le plus efficace possible, votre nom de domaine doit être directement lié à votre nom commercial et ne pas être trop long (un ou deux mots maximum). En réalité, un nom de domaine court, simple et explicite sera le meilleur choix. Côté pratique, votre nom de domaine doit comporter entre 2 et 63 caractères et ne peut ni commencer ni se terminer par un trait d union. Une fois qu il sera réservé, il vous sera très difficile de vous en séparer, prenez donc le temps nécessaire pour le choisir afin de ne pas regretter votre choix par la suite. Ce que vous devez faire pour avoir votre nom de domaine Seul un organisme agréé comme Portima peut déposer un nom de domaine. Un nom de domaine doit être unique. Une fois choisi, la première chose à faire est donc de vérifier s il est toujours disponible. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre sur le site www.dns.be avant de demander à votre fournisseur d accès d enregistrer votre nom de domaine pour vous. Si vous souhaitez faire cette demande à Portima, la procédure est très simple : il vous suffit de vous rendre sur BEN (http://ben.portima.be), dans la partie Autogestion Nom de domaine. Dans le champ réservé à cet effet, introduisez le nom de votre choix pour vérifier instantanément s il est encore disponible. Le cas échéant, il ne vous reste plus qu à confirmer que vous souhaitez le déposer. Notre service Administration enregistrera alors votre nom de domaine au nom du bureau avec lequel vous vous êtes authentifié. Le nom de domaine est automatiquement enregistré pour une période d'un an et renouvelé automatiquement. Quant à son activation, elle est immédiate. Pas besoin d attendre pour pouvoir l utiliser! Intéressé? Pour plus d infos à propos du nom de domaine, n hésitez pas à consulter le site www.dns.be ou à contacter notre Info-Line au 02 661 44 64.
10 Votre propre bureau mobile A quoi faut-il veiller lorsque vous achetez un smartphone? Vous êtes sur le point d'acquérir un smartphone? Voici quelques conseils qui vous aideront à trouver rapidement le smartphone qui vous convient! Blackberry Choisissez un smartphone adapté aux besoins professionnels Un smartphone utilisé à des fins professionnelles re-quiert certaines fonctionnalités que ne possèdera sans doute pas un appareil conçu pour un usage privé. Ainsi, il est essentiel que votre smartphone permette de synchroniser vos courriels, votre agenda, vos tâches et vos contacts avec Port-e-Mail. La compatibilité avec les fichiers Office est aussi un atout important. Vous souhaitez pouvoir lire ou traiter des fichiers Word, Excel, Powerpoint ou PDF lorsque vous êtes en déplacement? Il faut dans ce cas veiller à ce que votre smartphone soit compatible! Votre messagerie en temps réel sur votre smartphone Les smartphones sont de plus en plus souvent équipés d'un système de push e-mail. Le gros avantage du push-e-mail est que votre boîte mail est mise à jour en temps réel. Ainsi, lorsque vous recevez un courriel, celui-ci est immédiatement visible sur votre smartphone. Les modèles non équipés du push-e-mail ne reçoivent les courriels qu'après un certain délai. Pour l'instant, Port-e-Mail n'est pas compatible avec les appareils de type Blackberry. Toutefois, avec un abonnement GSM spécifique complémentaire, vous pouvez transférer automatiquement tous vos courriels vers votre Blackberry. La synchronisation de l'agenda est possible en connectant votre appareil et votre PC à l'aide d'un câble USB. Restez toujours connecté A l'achat d'un smartphone, contrôlez bien les possibilités de connexion. En effet, il est important de toujours disposer des informations actualisées. Pour ce faire, vous pouvez synchroniser les données via un câble ou sans fil. Les principaux systèmes de connexion sont USB, Bluetooth, Wifi et 3G. Certains smartphones supportent plusieurs systèmes. Vous voulez un accès permanent à Port-e-Mail, où que vous soyez? Dans ce cas, optez résolument pour un smartphone avec Wifi et 3G. Avec le Wifi, vous pouvez établir une connexion sans fil avec n importe quel réseau. Vous êtes souvent sur la route ou à des endroits qui ne captent pas de réseau sans fil? Dans ce cas, adoptez la technologie 3G! N'oubliez pas que vous devez alors souscrire un abonnement 3G. Énergivore ou non? Un smartphone ayant une grande autonomie, c'est mieux. Il n'y a rien de plus frustrant que des batteries vides alors que vous n'avez pas de chargeur sous la main! Pensez éventuellement à des extensions telles qu'un chargeur spécial qui vous permet de charger votre smartphone via l'allume-cigare 12V de votre voiture. Bien sûr, la consommation énergétique dépend aussi de la manière dont vous utilisez votre smartphone. Les applications multimédia et Bluetooth consomment énormément d'énergie. Dites-vous aussi que les fabricants indiquent la durée d'autonomie maximale de la batterie. Dans des conditions d'utilisation normale, cette autonomie est généralement plus faible. Sources : http://www.smartphoneshop.be http://www.portablegear.nl Port-e-Mail sur votre smartphone Vous avez acheté un nouveau smartphone et vous souhaitez le synchroniser avec Port-e-Mail? Portima vous donne un coup de main... Étape 1: Vérifiez que vous avez un abonnement 3G (Proximus, Mobistar ou BASE) Étape 2: Demandez votre installation sur BEN (http://www.portemail.be/fr/smartphone.aspx) Étape 3: Notre technicien vous contacte pour fixer un rendez-vous Étape 4: L'installation se fait entièrement par téléphone Vous avez d'autres questions? Notre Infoline se tient à votre disposition au 02 661 44 64.