CCE Renforcement des Capacités de Certification Manuel du Système de Gestion Interne Version 2.1 - Novembre 2012
Ce document est basé sur le document «10 steps for establishing an Internal Management System», version 2011 (mis au point par UTZ Certified et adapté par Rainforest Alliance, Fairtrade International et GIZ) L'équipe du travail : Frank Asiedu and Kodwo Odum (consultants) Ulrich Helberg (GIZ, coordinateur du projet CCE) Christian Mensah, Reiko Enomoto (Rainforest Alliance) Angela Tejada, Albertine de Lange (UTZ Certified) Susanne Boetekees, Matthias Kuhlmann, Heike Gethoeffer (Fairtrade International) Ernest Dwamena, (WAFF/Solidaridad, Coordinateur de formation régional) 2
TABLE DES MATIERES PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE CERTIFICATION 4 MANUEL DE FORMATION SGI 4 LISTE DES ABREVIATIONS 6 DEFINITIONS 6 I. LES OBJECTIFS DU SGI ET L'AMELIORATION CONTINUE D'UN GROUPE 8 II. CONSTITUTION DE L'EQUIPE DU SYSTEME DE GESTION INTERNE 13 III. L'EVALUATION DES RISQUES 19 IV. PLANIFIER LES ETAPES DE LA CERTIFICATION 26 V. LE SYSTÈME DE GESTION ENVIRONNEMENTALE ET SOCIALE / STANDARDS INTERNES 30 VI. DOCUMENTATION 36 VII. FORMATION ET SENSIBILISATION 42 VIII. L'INSPECTION INTERNE 49 IX. LA PRISE DE DECISION SUR LA CONFORMITE DES PRODUCTEURS 57 X. TRAÇABILITE 62 3
Projet de Renforcement des Capacités de Certification La production durable de cacao est devenue un facteur de plus en plus important pour le développement de la filière de cacao en Afrique de l'ouest. De nouvelles initiatives ont vu le jour, y compris les engagements pris par les importateurs de cacao et les chocolatiers d acheter du cacao certifié durable et de fournir des services aux producteurs. En raison de cette évolution, il y a un marché croissant pour le cacao produit de manière durable et certifié dans les pays consommateurs. Cette tendance offre une opportunité pour les producteurs à améliorer leurs moyens de subsistance, et pour le secteur de rendre plus visible ses efforts de développement durable. Pour réaliser cette opportunité, les producteurs ont besoin d'aide pour accéder à ces marchés émergents. Le projet de Renforcement des Capacités de Certification (CCE) est une initiative multipartite dans le secteur du cacao occidental qui a été élaboré conjointement par les organismes de certification : Rainforest Alliance, UTZ Certified et Fairtrade International (FLO), les organisations de développement Solidaridad, le Sustainable Trade initiative (IDH) et de la German International Development Cooperation, GIZ, en collaboration avec le secteur privé (ADM, Armajaro, Barry Callebaut, CONTINAF, Kraft Foods, Mars et Toms). Ce CCE vise à contribuer au développement d un secteur du cacao durable en renforçant les capacités des agriculteurs pour répondre aux exigences agronomiques, environnementales et sociales des trois organismes de certification et améliorer la productivité. Le projet est mis en œuvre au Ghana, en Côte d'ivoire et au Nigeria. Manuel de formation SGI L'une des activités du CCE est de développer un manuel de formation commun sur les exigences de base pour la mise en place et la gestion des systèmes de gestion internes, couvrant les exigences communes des trois principaux organismes de certification du cacao. Le but de ce manuel est de contribuer aux efforts du système de certification, des services de vulgarisation et des programmes gouvernementaux de formation publics et privés pour faciliter l'accès à la certification en fournissant du matériel de formation pour les formateurs de certification et des producteurs de cacao. Le manuel de formation SGI fait partie du programme de formation du CCE qui se compose également du Manuel de formateurs de cacao durable (manuel FdF) et le Guide de formation pour les producteurs (documents séparés). Pourquoi ce manuel? Un système de gestion interne fournit un modèle pour une meilleure administration et l'amélioration continue des groupements de producteurs. L'une des exigences de la certification de groupe des systèmes de standards (obligatoire pour UTZ Certified et Rainforest Alliance et fortement recommandé par FLO) est le développement d'un système de gestion interne, SGI (aussi appelé système de contrôle interne, SCI) par les groupements de producteurs. Avec un SGI en place, des groupes de producteurs peuvent démontrer que tous les membres du groupe se conforment aux exigences des organismes 4
de certification. Le manuel vise à aider les groupes à atteindre l'exigence fondamentale de la mise en place d'un système efficace de gestion interne. Il facilite le processus d'un groupe se conformant à l'un des trois organismes de certification quand à n'importe quel moment, le groupe choisit d être certifié. Il ne cherche pas à répondre aux besoins qui sont spécifiques à chacun des organismes de certification. Qui devrait l utiliser? Ce manuel est destiné aux formateurs professionnels de cacao pour soutenir et aider les gestionnaires du SGI et les techniciens des organismes de soutien et aux groupes de producteurs à développer leur propre SGI. De préférence, les formateurs doivent avoir une expérience professionnelle d'agents de vulgarisation de cacao ou une expérience similaire, et doivent de préférence être formés comme maitres formateurs de CCE dans l'utilisation du programme CCE. Les personnes expérimentées dans le domaine de la vulgarisation de cacao peuvent également utiliser ce manuel. Quel est le groupe cible de ce manuel? Les gens qui doivent être formés à l'aide de ce manuel sont des gestionnaires du SGI et les techniciens des organismes de soutien des groupes de producteurs qui souhaitent développer leur propre SGI. Il n'est pas conçu pour former les producteurs directement. Comment ce manuel devrait être utilisé? Ce manuel doit être considéré comme complémentaire aux 10 étapes communes du guide SGI de CCE et doit être lu et compris par le formateur. Pour les outils et les exercices, référence est faite à des éléments développés par les organismes de certification. Pour des questions spécifiques aux différentes normes, il est obligatoire de consulter les dernières versions des standards Rainforest Alliance, UTZ Certified et Fairtrade international. S'il vous plaît consulter : Pour UTZ Certified à www.utzcertified-trainingcenter.com Pour SAN à http://sanstandards.org/sitio/sections/display/3 Pour FLO à http://www.fairtrade.net/our_standards.html Chaque sujet du manuel de formation SGI est divisé en trois parties : 1. Document pour les participants 2. Renseignements généraux 3. Indications pour le formateur Le modèle de formation OLF est utilisé dans tous les documents de formation CCE. Cela aide le formateur à structurer la prestation des sessions de formation : Organisation LIVRAISON Fin 5
Liste des abréviations OC FLO SCI SGI RA SAN OLF SEMS Organisme de Certification Fairtrade International Système de contrôle interne Système gestion interne Rainforest Alliance Sustainable Agriculture Network Organisation - Livraison - Fin (modèle de formation utilisé dans les matériaux de formation CCE) Social and Environmental Management System (Gestion du Système Social et Environnemental (pour le standard SAN) Définitions UTZ SAN Fairtrade Ce manuel SCI = Système de Contrôle Interne SGI = système de gestion interne Gestion des pratiques de production Système de contrôle interne - SCI (requis seulement pour 2 ère et 3 ère catégorie des organisations) SGI. «Système de gestion interne», le terme est utilisé dans le document actuel et doit être considéré comme interchangeable avec le «Système de Contrôle Interne» Code de Conduite Standard Standard Standard Control point Critère Exigence Exigence Organisme de RA? Organisme de Certification Auditeur externe Certification Producteur Plantation Membre Membre Gestion de la Qualité. La prise de décision dans un processus d'amélioration, comprend : les éléments de la politique, la planification, la mise en œuvre, l'évaluation du rendement, l'examen, la vérification et l'amélioration. Elle coordonne les activités des groupes de producteurs pour assurer la qualité de leur produit en vrac. La gestion de la qualité comprend une orientation client, une approche systématique de l'amélioration continuelle et la direction (Hivos, 2008). Le Système de Management de la Qualité d'une méthode permet de relier les différents éléments de la gestion de la qualité dans un cycle PDCA de travail tel que la vérification qui mène à l'action et influence les décisions sur la planification de la prochaine ronde (Hivos, 2008). Système de gestion interne (SGI) : Une série de procédures et de processus qu'un groupe mettra en œuvre pour s'assurer qu'il peut atteindre ses exigences spécifiées. L'existence d'un système de gestion interne permet à l'organisme de certification de déléguer l'inspection des membres du groupe à un organisme identifié au sein du groupement de producteurs. Un système de gestion sert souvent de système de contrôle interne du groupe (ISEAL P035, 2008). Amélioration continue : activité récurrente qui a pour effet d'augmenter la capacité d'un groupe à satisfaire aux exigences spécifiées. Le processus d'établissement des objectifs pour trouver des 6
possibilités d'amélioration est un processus continu, basé sur l'évaluation des risques, des résultats de l'audit, de l avis de direction et d'autres moyens (ISEAL P035, 2008). PFVA est un cycle d activités en quatre étapes : Planifier, Faire, Vérifier, Agir. Il est conçu pour piloter l'amélioration continue. 7
I. Les Objectifs du SGI et l'amélioration continue d'un groupe Document pour les Participants 1.0 Objectifs de l'sgi Un système de gestion interne est un système de gestion de la qualité qui indique les mesures nécessaires que les producteurs doivent prendre pour améliorer leurs compétences organisationnelles, leur gestion, leur efficacité et leur performance globale. De plus, il fournit un modèle pour une meilleure administration et son amélioration continue. Les objectifs d'un SGI incluent, mais ne sont pas limités à : Assurer la qualité de la communication et des rapports interpersonnels Assurer l adhésion aux lois et règlements Permettre au groupe d'identifier et de répondre aux risques de conformité Fournir des renseignements précieux et opportuns pour la prise de décision par l'administrateur du groupe Rendre les processus et les procédures plus efficaces et efficients Surveiller le groupe pour assurer la conformité au standard 2.0 Amélioration continuelle Figure 1 : Amélioration continuelle Un groupe avec un solide SGI peut progressivement s améliorer - C'est le triangle qui oblige le groupe à revenir en arrière. Le SGI est votre gestion, votre soutien. PFVA est votre méthode. L'amélioration continue nécessite une organisation pour être plus efficace tout en gardant l'objectif du SGI à l'esprit. Cela signifie que vous comprenez vos activités apprises des expériences passées (positives et négatives) et que vous appliquez ce que vous avez appris dans un nouveau plan. L'amélioration continue est facilitée par un cycle de gestion, comme le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PFVA), 3.0 Guide pour l'amélioration continuelle Identifier et définir vos activités et les processus, et les mettre dans un organigramme Sur cette base, mesurer et analyser la situation actuelle Prioriser vos activités, laquelle nécessite le plus d attention? Établir les objectifs d'amélioration Rechercher des solutions possibles Évaluer et choisir la meilleure solution Mesurer et vérifier si la solution est efficace Formaliser les changements et modifier votre plan Chaque année, le groupe apportera des changements positifs dans ses activités pour une agriculture durable. L'efficacité de la gestion d'un groupe est déterminée par : Figure 2 : Modèle de l amélioration continuelle L'homogénéité des membres en termes de zones géographiques, de système de production, de la taille de la production et de la commercialisation commune. Plus le groupe est complexe, moins il est efficace. Pour UTZ, les membres de différents systèmes de production (taille, emplacement, autres) peuvent faire partie du groupe et SGI, mais doivent être vérifiés annuellement par l auditeur externe. 8
Renseignements généraux Un système de gestion interne (SGI) est un système de gestion de la qualité qui indique les mesures nécessaires que les producteurs prennent pour améliorer leurs compétences organisationnelles, la gestion, l'efficacité et la performance globale. De plus, il fournit un modèle pour une meilleure administration et l'amélioration continue. Les objectifs d'un SGI incluent, mais ne sont pas limités à : Assurer la qualité de la communication et des rapports interpersonnels Assurer l adhésion aux lois et règlements mentionnés dans les standards Permettre au groupe d'identifier et de répondre aux risques de conformité Fournir des renseignements précieux et opportuns pour la prise de décision par l'administrateur du groupe Rendre les processus et les procédures plus efficaces et efficients Surveiller le groupe pour assurer la conformité au standard Un SGI est constitué de différents éléments, qui sont : La Liste des membres du groupe Le Contrat ou un accord entre le membre et le groupe ou la gestion du SGI L analyse des risques Les procédures pour la collecte des données et pour la documentation de chaque membre du groupe Les procédures de contrôle interne et l'approbation des membres La norme interne du groupe, qui est adaptée à une interprétation de la norme correspondante Les résultats de l'inspection interne annuelle L'efficacité de la gestion d'un groupe est déterminée par : L'homogénéité des membres en termes de zones géographiques, de système de production, de la taille de l'exploitation et de la commercialisation commune. Plus le groupe est complexe, moins il est efficace. Les membres ayant différents systèmes de production (taille, emplacement, autre) peuvent faire partie du groupe et SGI, mais doivent être évalués annuellement par l auditeur externe. Amélioration continue Cela peut être décrit comme une évolution positive vers une gestion efficace qui se produit périodiquement dans une organisation. L'amélioration continue signifie que vous comprenez vos activités, apprenez des expériences passées (positives et négatives) et appliquez ce que vous avez appris dans un nouveau plan (voire figure 1 en bas). Figure 1 : Amélioration continue 9
L'amélioration continue est facilitée par un cycle de gestion, comme le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PFVA) utilisé par UTZ. Fig 2: Modèle de l amélioration continuelle Indications pour l'amélioration continue Le groupe et/ou l'administrateur du groupe doit chercher en permanence à améliorer ses processus et procédures et disposer de procédures documentées permettant de les identifier, de les gérer et de les améliorer. Ces actions doivent inclure les étapes suivantes : Identifier et définir vos activités et processus, mettez-les dans un organigramme Sur cette base, mesurer et analyser la situation actuelle Prioriser vos activités ; laquelle nécessite le plus d attention? Établir des objectifs d'amélioration Rechercher des solutions possibles Évaluer les solutions Choisir la meilleure solution Mettre en œuvre la solution choisie Mesurer et vérifier si la solution est efficace Formaliser les modifications et modifier votre plan Le groupe doit utiliser les résultats de l'audit, l analyse des données, les actions correctives et préventives et les examens de gestion pour le processus d'amélioration continue. Le groupe doit disposer de procédures documentées pour les non-conformités identifiées et des actions correctives à entreprendre. La suite sert de guide pour corriger les actions : Identifier les non-conformités Déterminer les causes de non-conformité Évaluer la nécessité d'agir pour assurer que la non-conformité ne se reproduit pas Mettre en œuvre des mesures correctives Noter les résultats Examiner les mesures correctives prises Il est prévu que, chaque année, le groupe apportera des changements positifs dans ses activités vers la production durable. 10
Indications pour le formateur Objectifs de l apprentissage : Les participants pourront : Connaitre les objectifs du SGI Comprendre l amélioration continuelle Connaitre les indices pour l amélioration continuelle Matériel nécessaire : Cartes de couleur Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Écrire et couper en morceaux les points de discussion écrits sous la rubrique «Indications pour l'amélioration progressive» mentionnés au Contexte 3.0 Faire une présentation Power Point du cercle PFVA (voir la figure à la page 9) Organisation Attention : Demandez aux participants s il est bon dans un groupe de producteurs de faire les choses de son propre chef sans se référer au manuel. Titre : Dites-leur que cette formation est axée sur les objectifs du SGI pour l amélioration continuelle du groupe Objectifs : Expliquez que la formation leur permettra de connaitre les objectifs du SGI, de comprendre l amélioration continuelle et ses indices Avantages : Ajoutez que la formation leur permettra d améliorer continuellement la gestion du groupe Directives : Informez-les que nous ne discuterons pas de l'équipe SGI lors de cette séance. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants ce qu est un système de gestion interne. Expliquezleur que le SGI un système de gestion de la qualité que les producteurs utilisent pour améliorer leurs compétences organisationnelles, de gestion, d'efficacité et de performance globale. De plus, il fournit un modèle pour une meilleure administration et l'amélioration continue. 2. Répartissez les participants en groupes de discussion et demandez à chacun d écrire ce qu il pense être les objectifs du SGI. Chaque groupe doit présenter ses résultats. Donnez assez de temps pour les questions et les réponses. Faites une présentation PowerPoint de la diapositive 1 du «Document pour les participants» pour insister sur les "Objectifs du SGI". Dites-leur qu ils mettent en œuvre des stratégies pour les atteindre ce qu ils ont défini comme objectifs. 11
3. Demandez aux participants si quelqu'un peut expliquer "Amélioration Continue". Recueillez quelques réponses. Dites que c'est l'évolution vers la gestion efficace du groupe et cela peut aider le groupe à atteindre ses objectifs d'agriculture durable. L'amélioration continue au niveau du groupe est d'aller de l avant. Cela ne signifie pas que tout doit être parfait, mais signifie que vous connaissez vos points forts et vos points faibles et vous être en mesure de transformer vos points faibles en opportunités. L'amélioration continue est assurée par un cycle de gestion. Un exemple est le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PFVA). Voir la présentation PowerPoint du cercle PFVA pour discuter l amélioration continue PFVA avec les participants. 4. Pour discuter des indications de l'amélioration continue, coupez en morceaux et mélangez les phrases clés sous la rubrique «renseignement généraux". Donnez à chaque groupe une phrase mélangée à organiser. Demandez aux groupes de lire leurs phrases après les avoir arrangées. Demandez-leur de vous aider à hiérarchiser les phrases selon les étapes qui mènent vers une amélioration continue. 5. Montrez-leur le dessin 1. Expliquez que l amélioration continue exige d une organisation ou d un groupe d être plus efficace, tout en gardant l'objectif du SGI à l'esprit. L'amélioration continue signifie que vous maîtrisez vos activités à l aide des expériences passées (positives et négatives) et que vous appliquez ce que vous avez appris selon une nouvelle stratégie. C est un processus sans fin pour les organisations qui veulent s améliorer et maintenir leurs améliorations visibles au fil du temps. Il ne s'agit pas d'améliorations temporaires. Fin Sommaire : Résumez que les principaux objectifs du SGI sont de rendre la certification du groupe plus efficace, pour assurer la qualité de la communication et des rapports interpersonnels, en conformité avec les standards et d identifier et répondre aux risques de conformité. Il ya amélioration continue lorsque les activités d un groupe évoluent en permanence vers la production durable. Elle peut être atteinte par une cycle d amélioration ou de gestion tel que le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir. Jusqu à lors nous n avons fait que de la théorie,. Pour que les participants comprendre mieux comment le faire dans la pratique, utilisez l'exercice pour l'évaluation des risques qui définit d étape à étape les modèles de l amélioration continuelle (voir document séparé) Questions : Donnez aux participants l'occasion de poser des questions. Si vous recevez des questions pendant votre présentation, demandez aux participants de les écrire pour la session questions-réponses. Cela vous aidera à gérer le temps de la formation que vous avez, qui est toujours limité. Évaluation : Quels sont les objectifs du SGI? Qu est-ce que l amélioration continue? Comment un groupe peut-il réaliser une amélioration continue? 12
II. Constitution de l'équipe du Système de gestion interne Documents pour les Participants Fig. 1 : Organigramme du SGI Afin de mettre sur pied l'équipe SGI, sélectionnez et / ou recrutez les membres suivants : Le Chef du SGI agit comme personne-ressource pour les organismes de certification. Il/elle organise les services de vulgarisation pour les producteurs et les autres membres du personnel du SGI pour garantir leur adhésion aux exigences des standards. Il/elle veille à ce que tous les documents pertinents soient disponibles pour la consultation interne et externe à la fois. Le Chef du SGI assure que toutes les productions en cours de certification sont inspectées et que tous les nouveaux producteurs sont enregistrés correctement. Les compétences du Chef du SGI : La connaissance détaillée des standards UTZ, Rainforest et Fairtrade La capacité de gérer une équipe et de former d'autres personnes aux standards de certification Bonnes compétences administratives La capacité de gérer les données et conserver les documents. Le Chargé de la documentation / Traçabilité conserve les documents pertinents de tous les producteurs inscrits et les rend disponibles pour les inspections. Il /elle vérifie que le cacao certifié demeure en tout temps strictement séparé du cacao non certifié, tant au niveau de la production, qu au niveau l'entreprise. Il /elle doit être capable de lire et écrire Le formateur forme les producteurs sur les bonnes pratiques agricoles et environnementales nécessaires à la certification. Il / elle supervise les productions des membres inscrits pour garantir leur adhésion aux standards. Il / elle aide les producteurs à corriger les non-conformités détectées lors de l'inspection interne. Compétences des formateurs : Bonne connaissance de la langue et les coutumes locales des producteurs La connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques de UTZ, SAN / RA et du standards Fairtrade Respecter par les producteurs Capacité d assurer la formation des autres L inspecteur interne visite les plantations des membres inscrits pour évaluer la conformité aux standards. Il / elle analyse les écarts avec les producteurs concernés après l'inspection et propose les mesures correctives nécessaires Il / elle doit produire des rapports précis et opportuns sur les contrôles internes pour le Chargé de la documentation. L'inspecteur interne ne contrôle pas ses propres plantations ou celles de ses parents et amis (conflit d'intérêts). Compétences de l'inspecteur interne : Connaissance approfondie des principes et pratiques de ces trois standards Le responsable d approbation et la sanction ou Comité de l'approbation et des sanctions approuve et sanctionne les membres sur la base des exigences des standards de certification, signés par l'association des producteurs. Soyez objectifs dans la sanction et l'approbation des membres Tracez l organigramme de l'équipe SGI (Voir figure 1) S'il vous plaît noter que des différentes positions peuvent être prises par la même personne 13
Renseignements généraux Afin de mettre sur pied l'équipe du SGI, vous avez différentes options. L'équipe du SGI peut être constituée des personnes du groupe (les chefs de file, par exemple), des personnes recrutées par le groupe, des partenaires d'autres organisations (les agents de vulgarisation, par exemple). Si vous vous associez à des partenaires, la responsabilité globale est toujours partagée avec le gestionnaire du SGI. Pour mettre en place le SGI, vous avez besoin (Notez : Dans les plus petits groupes du SGI, une personne peut remplir des fonctions différentes de telle sorte qu il ne soit pas toujours nécessaire d avoir des plusieurs personnes) : 1) Le Chef du SGI agit comme personne-ressource pour les auditeurs externes. Il / elle organise les services de vulgarisation pour les producteurs et les autres membres du personnel du SGI pour garantir le respect des exigences des standards. Il / elle veille à ce que tous les documents pertinents soient disponibles pour les inspections internes et des audits externes. Le Chef du SGI a la responsabilité de s'assurer que tous les producteurs qui adhèrent à la certification sont inspectés et que tous les nouveaux producteurs sont enregistrés correctement. Compétences du Chef du SGI : La connaissance détaillée des standards UTZ, Rainforest et Fairtrade Capacité de gérer une équipe et former d'autres personnes dans les standards de certification Bonnes compétences administratives Capacité de gérer les données et conserver les documents. 2) Le Chargé de la documentation / Traçabilité conserve les documents pertinents de tous les producteurs inscrits et les rend disponibles pour les inspections. Il / elle vérifie que le cacao certifié demeure en tout temps strictement séparé du cacao non-certifié, tant au niveau de la production que de l'entreprise. Il / elle veille à ce que les affiches, les étiquettes ou les logos soient affichés de manière visible sur les portes, les sacs et les palettes pour faciliter l'identification du cacao certifié. Il / elle tient les dossiers sur le manuel du SGI, les rapports d'inspection interne et tous les autres documents nécessaires au bon fonctionnement du SGI. Cette fonction peut être assumée et partagée avec d'autres fonctions - même les chefs de file peuvent jouer un rôle actif dans la documentation - et dans ce cas, une personne responsable doit être désignée pour s'assurer que son assistant accomplit ses tâches. Compétences du Chargé de la documentation : Il/elle doit être capable de lire et écrire Il/elle doit comprendre le système de traçabilité de l'entreprise ou de la coopérative Il/elle doit comprendre le SGI et ses documents. 3) Le formateur forme les producteurs sur les bonnes pratiques agricoles et environnementales nécessaires à la certification. Il / elle s assure que les membres inscrits suivent ce qu'ils ont appris pendant la formation. Il / elle aide les 14
producteurs à corriger les non-conformités détectées lors de l'inspection interne. Comme pour les autres rôles du SGI, les formations peuvent être faites par des personnes externes telles que les services de vulgarisation, mais le SGI doit nommer une personne responsable pour s'assurer que les activités sont réalisées. Compétences des formateurs : Bonne connaissance de la langue et des coutumes locales des producteurs Connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques de standards UTZ, SAN et Fairtrade Etre respecté par les producteurs Capacité de transmettre la formation des autres 4) L'inspecteur interne visite des plantations de membres inscrits pour évaluer la conformité aux standards. Lorsque des écarts par rapport aux standards sont détectés, il / elle discute de ceux-ci avec les producteurs concernés après l'inspection et explique les mesures correctives nécessaires. Elle / il fait bien comprendre aux producteurs qu'il / elle n'est pas la personne qui prend la décision de conformité. Elle / il doit produire des rapports précis et opportuns sur les contrôles internes au chargé de la documentation ou au comité d'approbation et sanctions. L'inspecteur interne ne vérifie pas ses propres plantations / celles de ses parents et amis (conflit d'intérêts). Les contrôles internes peuvent également être confiés à un tiers. Dans ce cas, le Chef du SGI a la responsabilité du travail effectué. Dans tous les cas, le comité d'approbation prend la décision, mais pas le gestionnaire du SGI. Compétences de l'inspecteur interne : Bonne connaissance de la langue et des coutumes locales des producteurs Bonne connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques des trois standards La capacité de lire, écrire et de produire des rapports conformément aux exigences des organismes de certification Être diplômé ou avoir reçu une formation en matière d'inspection interne. 5) Le responsable d approbation et des sanctions ou du Comité d'approbation et des sanctions approuve les sanctions des membres sur la base des résultats des contrôles internes. Compétences du directeur d approbation et des sanctions ou des membres du comité : Bonne connaissance de la langue et des coutumes locales des producteurs Bonne connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques des trois organismes certification En cas de conflit d'intérêt, cela doit être géré de manière transparente Être objectif dans la sanction et l'approbation des membres Bonne connaissance du standard interne. 15
Concevez un organigramme de l'équipe SGI. La structure organisationnelle est le cadre hiérarchique qui détermine la manière et la mesure dans laquelle les rôles et les responsabilités sont délégués, contrôlés et coordonnés, et la façon dont l'information circule entre les niveaux de gestion. Un grand groupe de producteurs ou réseau de producteurs nécessite de nombreux membres dans le bureau de l équipe du SGI, ce qui a pour conséquence une structure organisationnelle complexe. Un diagramme de base de l'organisation peut être élaboré comme indiqué dans la figure 2 de la page illustrée. Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Savoir comment constituer une équipe SGI Définir les qualifications et les responsabilités des membres de l'équipe SGI Tracer un organigramme de l'équipe SGI Matériel nécessaire : Des copies des dessins de la page illustrée Présentation Power Point de l équipe SGI Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Aucun Organisation Attention : Demandez aux participants : qui d'entre vous a des obligations spécifiques dans sa famille élargie? Invitez deux participants à expliquer rapidement leurs responsabilités. Titre : Dites aux participants que le thème de cette séance est "la constitution de l'équipe SGI". Objectifs : Expliquez que nous allons discuter ici des qualifications requises et des responsabilités des membres de l'équipe SGI, et tracer un organigramme de l'équipe. Avantages : Mentionnez que la connaissance des qualifications et des responsabilités va nous permettre de sélectionner la meilleure équipe pour diriger le groupe et contribuera à accroitre la productivité et à obtenir la certification. Direction : Dites aux participants que la sélection et la formation des membres de l'équipe est essentielle pour un système SGI efficace. 16
Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants de citer certaines de leurs responsabilités dans les clubs de loisirs, les associations religieuses, etc. Certains mentionneront des postes tels que président, secrétaire, trésorier, organisateur, membre, etc. Écoutez et écrivez ces réponses sur un tableau de conférence. Discutez avec eux des responsabilités rattachées aux positions qu'ils ont mentionnées. 2. Dites que dans la certification de groupe, il est également important de choisir les membres responsables du système de gestion interne (SGI). Reportez-vous aux informations générales définies pour cette séance ; mentionnez les positions clés requises par les systèmes de standard et comparez-les avec les positions occupées par les participants en fonction de leurs expériences, comme indiqué ci-dessous : Fonctions dans les clubs de loisirs Comité de discipline Président Secrétaire Organisateur Trésorier Les membres ordinaires Les personnes ressources comme les infirmières qui visitent les groupes pour parler de maladies. Par exemple. VIH / SIDA Responsabilités SGI Comité d Approbation / sanction Chef du SGI Chargé de Documentation / traçabilité Chefs de file Inspecteur interne / auditeur Les producteurs et les agriculteurs Officier Technicien 3. Voir la présentation PowerPoint sur l'équipe SGI pour discuter des qualifications du personnel divers du SGI. Demandez aux participants de proposer la qualification de chaque membre du personnel avant la présentation PowerPoint. 4. En référence aux informations générales fournies sous cette rubrique, choisissez une responsabilité de direction du SGI et comparez avec les responsabilités correspondantes des autres participants. Après avoir expliqué les différentes responsabilités, effectuez un bref test Qui est Qui avec les participants en les divisant en groupes. Les membres du groupe doivent discuter d'une question et rédiger une réponse pour le groupe. Affectez une responsabilité aux groupes pour qu ils lui attribuent une fonction similaire dans l'équipe SGI. Par exemple, "Qui visite des plantations pour inspecter la conformité des standards parmi les autres membres du groupe? Réponse : l'inspecteur interne". (Une autre méthode consiste à écrire le titre sur une carte et la description de la fonction sur une autre carte. Distribuez les cartes entre les participants et leur dire qu'ils ont 5 minutes pour faire les concordances). 17
5. Laissez les groupes échanger leurs feuilles de réponses pour la correction. Lisez les questions du test à nouveau, tout en donnant la possibilité de discuter des réponses avec les participants lorsqu ils les corrigent dans les différents groupes. Note au formateur : Préparez les questions et les réponses du test à l avance afin de ne pas répéter les questions au hasard. Permettez la répétition de certaines réponses parce que les membres de l'équipe SGI ont de nombreuses fonctions qui se chevauchent. 6. Demandez à trois participants de jouer le rôle d'un Chef de SGI, d un inspecteur interne et d un directeur technique, tandis que le reste des participants deviennent les membres du comité d'approbation. Après le jeu, demandez-leur d'expliquer les qualités requises pour être membre de l'équipe SGI. 7. Dites que pour obtenir une communication efficace entre les membres de l'équipe SGI, matérialisez les différentes positions dans l'équipe en dessinant un organigramme. Collez l organigramme (similaire à la figure 1 dans le document) sur un mur. Dites aux participants de vous aider à remplir les cases vides avec les fonctions de direction SGI correspondantes selon leur opinion. Par exemple, écrivez "Chef du SGI" sur une carte, invitez un participant à coller la carte au bon endroit sur l'organigramme. Permettez le débat à d'autres participants qui ont des opinions contradictoires. C est important de leur rappeler que les fonctions SGI peuvent être assumées par des personnes extérieures. Le plus important, c est que le Chef du SGI prend la responsabilité globale de toutes les activités. 8. Guidez les participants à définir les postes de direction, en fonction au moins de la structure organisationnelle de base nécessaire pour la certification. Certains postes de direction sur le tableau sont interchangeables. Soyez flexible avec les réponses. Les SGI efficaces sont ceux qui s'appuient sur les structures sociales déjà existantes. L amélioration de la structure existante est possible grâce à la formation des membres motivés du groupe. Fin Sommaire : Résumez les différentes fonctions des membres de l'équipe SGI, leurs qualifications et leurs responsabilités. Ajoutez qu un organigramme permet de visualiser la structure du SGI et maintenir l efficacité de la gestion du flux d'informations. Dans le système UTZ ceci est obligatoire à partir de la deuxième année de la certification. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez aux participants qui sont les membres nécessaires de l'équipe pour un SGI? Quelles sont les qualifications primordiales des différents membres? Quelles sont leurs responsabilités? Dans quelle hiérarchie les membres de l'équipe doivent-ils travailler? 18
III. L'évaluation des risques Document pour les Participants 1. Risques de la certification 2. Mesures pour remédier aux risques 1.1 L identification des risques aide le groupe de producteurs à hiérarchiser leur travail et se concentrer sur les risques les plus élevés. 1.2 Les risques sont des contraintes qui mettent en danger la certification à cause de la nonconformité des membres du groupe. 1.3 L évaluation des risques, c est le processus d'identification des contraintes de production de cacao durable, l'analyse ou l'évaluation des risques associés aux contraintes, et la détermination des moyens appropriés pour éliminer ou contrôler les contraintes. 1.4 L évaluation des risques est effectuée afin d'évaluer la situation spécifique d'un groupe et de ses membres afin que le SGI puisse fonctionner efficacement. Elle contribue à la sensibilisation des risques de la non-conformité aux exigences de la certification. Elle identifie qui ou qu est-ce qui peut être à risque (les producteurs, les enfants, l'environnement public etc.,). Elle permet de déterminer si les mesures de contrôle existantes sont suffisantes. Hiérarchiser les dangers et les mesures de contrôle 2.1 Organiser des formations pour les membres et le personnel pour réduire le risque de la non-conformité. 2.2 La conception d'une fiche d'évaluation des risques qui contient les informations telles que les facteurs à évaluer, pourquoi un facteur est à risque, les mesures à prendre, la personne responsable pour les actions correctives. 2.3 Utiliser la feuille d'évaluation des risques pour identifier les risques de chaque producteur sur la base des standards. 2.4 Plan d'action de correction. 2.5 Tenir des registres de votre évaluation et des mesures correctives. 19
Renseignements généraux L'idée de l'évaluation des risques est d'aider le groupe à identifier les principaux obstacles auxquels ils sont confrontés, et qui pourraient avoir une influence sur le bon fonctionnement du SGI. Par l'identification des risques, le SGI peut aussi hiérarchiser leurs effets et se concentrer sur les risques les plus élevés. Les risques sont des contraintes qui peuvent avoir une influence sur la progression efficace du système de gestion interne d'un groupement de producteurs et de la production de cacao durable. L'évaluation des risques, c est le processus d'identification par lequel on peut voir si les membres ne respectent pas le standard pertinent ; c est aussi l analyse ou l'évaluation des risques associés aux contraintes et la détermination des moyens appropriés pour éliminer ou contrôler les contraintes. L'évaluation des risques doit constituer la base des actions correctives et préventives, avec une attention particulière pour assurer la traçabilité des produits certifiés. L importance de l'évaluation des risques Elle est faite pour évaluer la situation spécifique d'un groupe et de ses membres, afin que le SGI arrive à fonctionner efficacement. Elle contribue à la sensibilisation des risques de conformité aux exigences de la certification. Elle identifie qui ou qu est-ce qui peut être à risque (les producteurs, les enfants, l'environnement public etc.). Elle permet de déterminer si les mesures de contrôle existantes sont adéquates, ou s il en faut davantage. Hiérarchiser les risques et les mesures de contrôle. Les personnes impliquées dans l'évaluation des risques Elle doit être effectuée par des personnes compétentes chargées du SGI, quelques «chefs producteurs» (qui connaissent bien leur région et la production de cacao) et, si possible, des consultants externes qui connaissent bien les standards. Tous les producteurs peuvent participer au processus d'évaluation des risques, pour augmenter leur niveau d'engagement. 20
L'évaluation des risques La première étape pour réaliser une première évaluation, est de déterminer les activités du groupe, par exemple le système de production, le stockage et livraison de cacao, etc. Exemple, d un extrait d organigramme qui établit le processus de production du cacao : Une fois les processus spécifiques définis, l'étape suivante consiste à identifier les risques. L'évaluation doit être fondée sur les exigences de l organisme de certification que le groupe de producteurs choisit. Les principes d'évaluation des risques du groupe de standard de certification SAN fournissent des exigences spécifiques pour Rainforest Alliance ; vérifiez le code d'utz pour le type d'évaluation requis des risques. Les risques doivent être identifiés à toutes les étapes du processus de la production car ils peuvent mettre en péril la certification ou la qualité du produit, c'est-à-dire, au niveau de la plantation et la post-récolte (par exemple les risques de sécurité alimentaire, la dégradation de l'environnement) ainsi qu au du niveau SGI (par exemple, risques lors de l'achat, la qualité des contrôles internes, le niveau de la traçabilité, etc.) Exemple d'identification des risques Étape Exemples des risques La Récolte Entourée de plantations avec application intensive de produits agrochimiques dangereux Commencez à identifier les risques et préparez une fiche d'évaluation des risques avec des informations telles que : l'importance d'un risque, les facteurs de risque, les mesures de prévention et savoir si le risque est crucial. 21