CCE Renforcement des Capacités de Certification Manuel du Système de Gestion Interne Version 2.1 - Novembre 2012

CCE Renforcement des Capacités de Certification Manuel du Système de Gestion Interne Version 2.1 - Novembre 2012

Ce document est basé sur le document «10 steps for establishing an Internal Management System», version 2011 (mis au point par UTZ Certified et adapté par Rainforest Alliance, Fairtrade International et GIZ) L'équipe du travail : Frank Asiedu and Kodwo Odum (consultants) Ulrich Helberg (GIZ, coordinateur du projet CCE) Christian Mensah, Reiko Enomoto (Rainforest Alliance) Angela Tejada, Albertine de Lange (UTZ Certified) Susanne Boetekees, Matthias Kuhlmann, Heike Gethoeffer (Fairtrade International) Ernest Dwamena, (WAFF/Solidaridad, Coordinateur de formation régional) 2

TABLE DES MATIERES PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE CERTIFICATION 4 MANUEL DE FORMATION SGI 4 LISTE DES ABREVIATIONS 6 DEFINITIONS 6 I. LES OBJECTIFS DU SGI ET L'AMELIORATION CONTINUE D'UN GROUPE 8 II. CONSTITUTION DE L'EQUIPE DU SYSTEME DE GESTION INTERNE 13 III. L'EVALUATION DES RISQUES 19 IV. PLANIFIER LES ETAPES DE LA CERTIFICATION 26 V. LE SYSTÈME DE GESTION ENVIRONNEMENTALE ET SOCIALE / STANDARDS INTERNES 30 VI. DOCUMENTATION 36 VII. FORMATION ET SENSIBILISATION 42 VIII. L'INSPECTION INTERNE 49 IX. LA PRISE DE DECISION SUR LA CONFORMITE DES PRODUCTEURS 57 X. TRAÇABILITE 62 3

Projet de Renforcement des Capacités de Certification La production durable de cacao est devenue un facteur de plus en plus important pour le développement de la filière de cacao en Afrique de l'ouest. De nouvelles initiatives ont vu le jour, y compris les engagements pris par les importateurs de cacao et les chocolatiers d acheter du cacao certifié durable et de fournir des services aux producteurs. En raison de cette évolution, il y a un marché croissant pour le cacao produit de manière durable et certifié dans les pays consommateurs. Cette tendance offre une opportunité pour les producteurs à améliorer leurs moyens de subsistance, et pour le secteur de rendre plus visible ses efforts de développement durable. Pour réaliser cette opportunité, les producteurs ont besoin d'aide pour accéder à ces marchés émergents. Le projet de Renforcement des Capacités de Certification (CCE) est une initiative multipartite dans le secteur du cacao occidental qui a été élaboré conjointement par les organismes de certification : Rainforest Alliance, UTZ Certified et Fairtrade International (FLO), les organisations de développement Solidaridad, le Sustainable Trade initiative (IDH) et de la German International Development Cooperation, GIZ, en collaboration avec le secteur privé (ADM, Armajaro, Barry Callebaut, CONTINAF, Kraft Foods, Mars et Toms). Ce CCE vise à contribuer au développement d un secteur du cacao durable en renforçant les capacités des agriculteurs pour répondre aux exigences agronomiques, environnementales et sociales des trois organismes de certification et améliorer la productivité. Le projet est mis en œuvre au Ghana, en Côte d'ivoire et au Nigeria. Manuel de formation SGI L'une des activités du CCE est de développer un manuel de formation commun sur les exigences de base pour la mise en place et la gestion des systèmes de gestion internes, couvrant les exigences communes des trois principaux organismes de certification du cacao. Le but de ce manuel est de contribuer aux efforts du système de certification, des services de vulgarisation et des programmes gouvernementaux de formation publics et privés pour faciliter l'accès à la certification en fournissant du matériel de formation pour les formateurs de certification et des producteurs de cacao. Le manuel de formation SGI fait partie du programme de formation du CCE qui se compose également du Manuel de formateurs de cacao durable (manuel FdF) et le Guide de formation pour les producteurs (documents séparés). Pourquoi ce manuel? Un système de gestion interne fournit un modèle pour une meilleure administration et l'amélioration continue des groupements de producteurs. L'une des exigences de la certification de groupe des systèmes de standards (obligatoire pour UTZ Certified et Rainforest Alliance et fortement recommandé par FLO) est le développement d'un système de gestion interne, SGI (aussi appelé système de contrôle interne, SCI) par les groupements de producteurs. Avec un SGI en place, des groupes de producteurs peuvent démontrer que tous les membres du groupe se conforment aux exigences des organismes 4

de certification. Le manuel vise à aider les groupes à atteindre l'exigence fondamentale de la mise en place d'un système efficace de gestion interne. Il facilite le processus d'un groupe se conformant à l'un des trois organismes de certification quand à n'importe quel moment, le groupe choisit d être certifié. Il ne cherche pas à répondre aux besoins qui sont spécifiques à chacun des organismes de certification. Qui devrait l utiliser? Ce manuel est destiné aux formateurs professionnels de cacao pour soutenir et aider les gestionnaires du SGI et les techniciens des organismes de soutien et aux groupes de producteurs à développer leur propre SGI. De préférence, les formateurs doivent avoir une expérience professionnelle d'agents de vulgarisation de cacao ou une expérience similaire, et doivent de préférence être formés comme maitres formateurs de CCE dans l'utilisation du programme CCE. Les personnes expérimentées dans le domaine de la vulgarisation de cacao peuvent également utiliser ce manuel. Quel est le groupe cible de ce manuel? Les gens qui doivent être formés à l'aide de ce manuel sont des gestionnaires du SGI et les techniciens des organismes de soutien des groupes de producteurs qui souhaitent développer leur propre SGI. Il n'est pas conçu pour former les producteurs directement. Comment ce manuel devrait être utilisé? Ce manuel doit être considéré comme complémentaire aux 10 étapes communes du guide SGI de CCE et doit être lu et compris par le formateur. Pour les outils et les exercices, référence est faite à des éléments développés par les organismes de certification. Pour des questions spécifiques aux différentes normes, il est obligatoire de consulter les dernières versions des standards Rainforest Alliance, UTZ Certified et Fairtrade international. S'il vous plaît consulter : Pour UTZ Certified à www.utzcertified-trainingcenter.com Pour SAN à http://sanstandards.org/sitio/sections/display/3 Pour FLO à http://www.fairtrade.net/our_standards.html Chaque sujet du manuel de formation SGI est divisé en trois parties : 1. Document pour les participants 2. Renseignements généraux 3. Indications pour le formateur Le modèle de formation OLF est utilisé dans tous les documents de formation CCE. Cela aide le formateur à structurer la prestation des sessions de formation : Organisation LIVRAISON Fin 5

Liste des abréviations OC FLO SCI SGI RA SAN OLF SEMS Organisme de Certification Fairtrade International Système de contrôle interne Système gestion interne Rainforest Alliance Sustainable Agriculture Network Organisation - Livraison - Fin (modèle de formation utilisé dans les matériaux de formation CCE) Social and Environmental Management System (Gestion du Système Social et Environnemental (pour le standard SAN) Définitions UTZ SAN Fairtrade Ce manuel SCI = Système de Contrôle Interne SGI = système de gestion interne Gestion des pratiques de production Système de contrôle interne - SCI (requis seulement pour 2 ère et 3 ère catégorie des organisations) SGI. «Système de gestion interne», le terme est utilisé dans le document actuel et doit être considéré comme interchangeable avec le «Système de Contrôle Interne» Code de Conduite Standard Standard Standard Control point Critère Exigence Exigence Organisme de RA? Organisme de Certification Auditeur externe Certification Producteur Plantation Membre Membre Gestion de la Qualité. La prise de décision dans un processus d'amélioration, comprend : les éléments de la politique, la planification, la mise en œuvre, l'évaluation du rendement, l'examen, la vérification et l'amélioration. Elle coordonne les activités des groupes de producteurs pour assurer la qualité de leur produit en vrac. La gestion de la qualité comprend une orientation client, une approche systématique de l'amélioration continuelle et la direction (Hivos, 2008). Le Système de Management de la Qualité d'une méthode permet de relier les différents éléments de la gestion de la qualité dans un cycle PDCA de travail tel que la vérification qui mène à l'action et influence les décisions sur la planification de la prochaine ronde (Hivos, 2008). Système de gestion interne (SGI) : Une série de procédures et de processus qu'un groupe mettra en œuvre pour s'assurer qu'il peut atteindre ses exigences spécifiées. L'existence d'un système de gestion interne permet à l'organisme de certification de déléguer l'inspection des membres du groupe à un organisme identifié au sein du groupement de producteurs. Un système de gestion sert souvent de système de contrôle interne du groupe (ISEAL P035, 2008). Amélioration continue : activité récurrente qui a pour effet d'augmenter la capacité d'un groupe à satisfaire aux exigences spécifiées. Le processus d'établissement des objectifs pour trouver des 6

possibilités d'amélioration est un processus continu, basé sur l'évaluation des risques, des résultats de l'audit, de l avis de direction et d'autres moyens (ISEAL P035, 2008). PFVA est un cycle d activités en quatre étapes : Planifier, Faire, Vérifier, Agir. Il est conçu pour piloter l'amélioration continue. 7

I. Les Objectifs du SGI et l'amélioration continue d'un groupe Document pour les Participants 1.0 Objectifs de l'sgi Un système de gestion interne est un système de gestion de la qualité qui indique les mesures nécessaires que les producteurs doivent prendre pour améliorer leurs compétences organisationnelles, leur gestion, leur efficacité et leur performance globale. De plus, il fournit un modèle pour une meilleure administration et son amélioration continue. Les objectifs d'un SGI incluent, mais ne sont pas limités à : Assurer la qualité de la communication et des rapports interpersonnels Assurer l adhésion aux lois et règlements Permettre au groupe d'identifier et de répondre aux risques de conformité Fournir des renseignements précieux et opportuns pour la prise de décision par l'administrateur du groupe Rendre les processus et les procédures plus efficaces et efficients Surveiller le groupe pour assurer la conformité au standard 2.0 Amélioration continuelle Figure 1 : Amélioration continuelle Un groupe avec un solide SGI peut progressivement s améliorer - C'est le triangle qui oblige le groupe à revenir en arrière. Le SGI est votre gestion, votre soutien. PFVA est votre méthode. L'amélioration continue nécessite une organisation pour être plus efficace tout en gardant l'objectif du SGI à l'esprit. Cela signifie que vous comprenez vos activités apprises des expériences passées (positives et négatives) et que vous appliquez ce que vous avez appris dans un nouveau plan. L'amélioration continue est facilitée par un cycle de gestion, comme le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PFVA), 3.0 Guide pour l'amélioration continuelle Identifier et définir vos activités et les processus, et les mettre dans un organigramme Sur cette base, mesurer et analyser la situation actuelle Prioriser vos activités, laquelle nécessite le plus d attention? Établir les objectifs d'amélioration Rechercher des solutions possibles Évaluer et choisir la meilleure solution Mesurer et vérifier si la solution est efficace Formaliser les changements et modifier votre plan Chaque année, le groupe apportera des changements positifs dans ses activités pour une agriculture durable. L'efficacité de la gestion d'un groupe est déterminée par : Figure 2 : Modèle de l amélioration continuelle L'homogénéité des membres en termes de zones géographiques, de système de production, de la taille de la production et de la commercialisation commune. Plus le groupe est complexe, moins il est efficace. Pour UTZ, les membres de différents systèmes de production (taille, emplacement, autres) peuvent faire partie du groupe et SGI, mais doivent être vérifiés annuellement par l auditeur externe. 8

Renseignements généraux Un système de gestion interne (SGI) est un système de gestion de la qualité qui indique les mesures nécessaires que les producteurs prennent pour améliorer leurs compétences organisationnelles, la gestion, l'efficacité et la performance globale. De plus, il fournit un modèle pour une meilleure administration et l'amélioration continue. Les objectifs d'un SGI incluent, mais ne sont pas limités à : Assurer la qualité de la communication et des rapports interpersonnels Assurer l adhésion aux lois et règlements mentionnés dans les standards Permettre au groupe d'identifier et de répondre aux risques de conformité Fournir des renseignements précieux et opportuns pour la prise de décision par l'administrateur du groupe Rendre les processus et les procédures plus efficaces et efficients Surveiller le groupe pour assurer la conformité au standard Un SGI est constitué de différents éléments, qui sont : La Liste des membres du groupe Le Contrat ou un accord entre le membre et le groupe ou la gestion du SGI L analyse des risques Les procédures pour la collecte des données et pour la documentation de chaque membre du groupe Les procédures de contrôle interne et l'approbation des membres La norme interne du groupe, qui est adaptée à une interprétation de la norme correspondante Les résultats de l'inspection interne annuelle L'efficacité de la gestion d'un groupe est déterminée par : L'homogénéité des membres en termes de zones géographiques, de système de production, de la taille de l'exploitation et de la commercialisation commune. Plus le groupe est complexe, moins il est efficace. Les membres ayant différents systèmes de production (taille, emplacement, autre) peuvent faire partie du groupe et SGI, mais doivent être évalués annuellement par l auditeur externe. Amélioration continue Cela peut être décrit comme une évolution positive vers une gestion efficace qui se produit périodiquement dans une organisation. L'amélioration continue signifie que vous comprenez vos activités, apprenez des expériences passées (positives et négatives) et appliquez ce que vous avez appris dans un nouveau plan (voire figure 1 en bas). Figure 1 : Amélioration continue 9

L'amélioration continue est facilitée par un cycle de gestion, comme le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PFVA) utilisé par UTZ. Fig 2: Modèle de l amélioration continuelle Indications pour l'amélioration continue Le groupe et/ou l'administrateur du groupe doit chercher en permanence à améliorer ses processus et procédures et disposer de procédures documentées permettant de les identifier, de les gérer et de les améliorer. Ces actions doivent inclure les étapes suivantes : Identifier et définir vos activités et processus, mettez-les dans un organigramme Sur cette base, mesurer et analyser la situation actuelle Prioriser vos activités ; laquelle nécessite le plus d attention? Établir des objectifs d'amélioration Rechercher des solutions possibles Évaluer les solutions Choisir la meilleure solution Mettre en œuvre la solution choisie Mesurer et vérifier si la solution est efficace Formaliser les modifications et modifier votre plan Le groupe doit utiliser les résultats de l'audit, l analyse des données, les actions correctives et préventives et les examens de gestion pour le processus d'amélioration continue. Le groupe doit disposer de procédures documentées pour les non-conformités identifiées et des actions correctives à entreprendre. La suite sert de guide pour corriger les actions : Identifier les non-conformités Déterminer les causes de non-conformité Évaluer la nécessité d'agir pour assurer que la non-conformité ne se reproduit pas Mettre en œuvre des mesures correctives Noter les résultats Examiner les mesures correctives prises Il est prévu que, chaque année, le groupe apportera des changements positifs dans ses activités vers la production durable. 10

Indications pour le formateur Objectifs de l apprentissage : Les participants pourront : Connaitre les objectifs du SGI Comprendre l amélioration continuelle Connaitre les indices pour l amélioration continuelle Matériel nécessaire : Cartes de couleur Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Écrire et couper en morceaux les points de discussion écrits sous la rubrique «Indications pour l'amélioration progressive» mentionnés au Contexte 3.0 Faire une présentation Power Point du cercle PFVA (voir la figure à la page 9) Organisation Attention : Demandez aux participants s il est bon dans un groupe de producteurs de faire les choses de son propre chef sans se référer au manuel. Titre : Dites-leur que cette formation est axée sur les objectifs du SGI pour l amélioration continuelle du groupe Objectifs : Expliquez que la formation leur permettra de connaitre les objectifs du SGI, de comprendre l amélioration continuelle et ses indices Avantages : Ajoutez que la formation leur permettra d améliorer continuellement la gestion du groupe Directives : Informez-les que nous ne discuterons pas de l'équipe SGI lors de cette séance. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants ce qu est un système de gestion interne. Expliquezleur que le SGI un système de gestion de la qualité que les producteurs utilisent pour améliorer leurs compétences organisationnelles, de gestion, d'efficacité et de performance globale. De plus, il fournit un modèle pour une meilleure administration et l'amélioration continue. 2. Répartissez les participants en groupes de discussion et demandez à chacun d écrire ce qu il pense être les objectifs du SGI. Chaque groupe doit présenter ses résultats. Donnez assez de temps pour les questions et les réponses. Faites une présentation PowerPoint de la diapositive 1 du «Document pour les participants» pour insister sur les "Objectifs du SGI". Dites-leur qu ils mettent en œuvre des stratégies pour les atteindre ce qu ils ont défini comme objectifs. 11

3. Demandez aux participants si quelqu'un peut expliquer "Amélioration Continue". Recueillez quelques réponses. Dites que c'est l'évolution vers la gestion efficace du groupe et cela peut aider le groupe à atteindre ses objectifs d'agriculture durable. L'amélioration continue au niveau du groupe est d'aller de l avant. Cela ne signifie pas que tout doit être parfait, mais signifie que vous connaissez vos points forts et vos points faibles et vous être en mesure de transformer vos points faibles en opportunités. L'amélioration continue est assurée par un cycle de gestion. Un exemple est le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PFVA). Voir la présentation PowerPoint du cercle PFVA pour discuter l amélioration continue PFVA avec les participants. 4. Pour discuter des indications de l'amélioration continue, coupez en morceaux et mélangez les phrases clés sous la rubrique «renseignement généraux". Donnez à chaque groupe une phrase mélangée à organiser. Demandez aux groupes de lire leurs phrases après les avoir arrangées. Demandez-leur de vous aider à hiérarchiser les phrases selon les étapes qui mènent vers une amélioration continue. 5. Montrez-leur le dessin 1. Expliquez que l amélioration continue exige d une organisation ou d un groupe d être plus efficace, tout en gardant l'objectif du SGI à l'esprit. L'amélioration continue signifie que vous maîtrisez vos activités à l aide des expériences passées (positives et négatives) et que vous appliquez ce que vous avez appris selon une nouvelle stratégie. C est un processus sans fin pour les organisations qui veulent s améliorer et maintenir leurs améliorations visibles au fil du temps. Il ne s'agit pas d'améliorations temporaires. Fin Sommaire : Résumez que les principaux objectifs du SGI sont de rendre la certification du groupe plus efficace, pour assurer la qualité de la communication et des rapports interpersonnels, en conformité avec les standards et d identifier et répondre aux risques de conformité. Il ya amélioration continue lorsque les activités d un groupe évoluent en permanence vers la production durable. Elle peut être atteinte par une cycle d amélioration ou de gestion tel que le modèle Planifier, Faire, Vérifier, Agir. Jusqu à lors nous n avons fait que de la théorie,. Pour que les participants comprendre mieux comment le faire dans la pratique, utilisez l'exercice pour l'évaluation des risques qui définit d étape à étape les modèles de l amélioration continuelle (voir document séparé) Questions : Donnez aux participants l'occasion de poser des questions. Si vous recevez des questions pendant votre présentation, demandez aux participants de les écrire pour la session questions-réponses. Cela vous aidera à gérer le temps de la formation que vous avez, qui est toujours limité. Évaluation : Quels sont les objectifs du SGI? Qu est-ce que l amélioration continue? Comment un groupe peut-il réaliser une amélioration continue? 12

II. Constitution de l'équipe du Système de gestion interne Documents pour les Participants Fig. 1 : Organigramme du SGI Afin de mettre sur pied l'équipe SGI, sélectionnez et / ou recrutez les membres suivants : Le Chef du SGI agit comme personne-ressource pour les organismes de certification. Il/elle organise les services de vulgarisation pour les producteurs et les autres membres du personnel du SGI pour garantir leur adhésion aux exigences des standards. Il/elle veille à ce que tous les documents pertinents soient disponibles pour la consultation interne et externe à la fois. Le Chef du SGI assure que toutes les productions en cours de certification sont inspectées et que tous les nouveaux producteurs sont enregistrés correctement. Les compétences du Chef du SGI : La connaissance détaillée des standards UTZ, Rainforest et Fairtrade La capacité de gérer une équipe et de former d'autres personnes aux standards de certification Bonnes compétences administratives La capacité de gérer les données et conserver les documents. Le Chargé de la documentation / Traçabilité conserve les documents pertinents de tous les producteurs inscrits et les rend disponibles pour les inspections. Il /elle vérifie que le cacao certifié demeure en tout temps strictement séparé du cacao non certifié, tant au niveau de la production, qu au niveau l'entreprise. Il /elle doit être capable de lire et écrire Le formateur forme les producteurs sur les bonnes pratiques agricoles et environnementales nécessaires à la certification. Il / elle supervise les productions des membres inscrits pour garantir leur adhésion aux standards. Il / elle aide les producteurs à corriger les non-conformités détectées lors de l'inspection interne. Compétences des formateurs : Bonne connaissance de la langue et les coutumes locales des producteurs La connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques de UTZ, SAN / RA et du standards Fairtrade Respecter par les producteurs Capacité d assurer la formation des autres L inspecteur interne visite les plantations des membres inscrits pour évaluer la conformité aux standards. Il / elle analyse les écarts avec les producteurs concernés après l'inspection et propose les mesures correctives nécessaires Il / elle doit produire des rapports précis et opportuns sur les contrôles internes pour le Chargé de la documentation. L'inspecteur interne ne contrôle pas ses propres plantations ou celles de ses parents et amis (conflit d'intérêts). Compétences de l'inspecteur interne : Connaissance approfondie des principes et pratiques de ces trois standards Le responsable d approbation et la sanction ou Comité de l'approbation et des sanctions approuve et sanctionne les membres sur la base des exigences des standards de certification, signés par l'association des producteurs. Soyez objectifs dans la sanction et l'approbation des membres Tracez l organigramme de l'équipe SGI (Voir figure 1) S'il vous plaît noter que des différentes positions peuvent être prises par la même personne 13

Renseignements généraux Afin de mettre sur pied l'équipe du SGI, vous avez différentes options. L'équipe du SGI peut être constituée des personnes du groupe (les chefs de file, par exemple), des personnes recrutées par le groupe, des partenaires d'autres organisations (les agents de vulgarisation, par exemple). Si vous vous associez à des partenaires, la responsabilité globale est toujours partagée avec le gestionnaire du SGI. Pour mettre en place le SGI, vous avez besoin (Notez : Dans les plus petits groupes du SGI, une personne peut remplir des fonctions différentes de telle sorte qu il ne soit pas toujours nécessaire d avoir des plusieurs personnes) : 1) Le Chef du SGI agit comme personne-ressource pour les auditeurs externes. Il / elle organise les services de vulgarisation pour les producteurs et les autres membres du personnel du SGI pour garantir le respect des exigences des standards. Il / elle veille à ce que tous les documents pertinents soient disponibles pour les inspections internes et des audits externes. Le Chef du SGI a la responsabilité de s'assurer que tous les producteurs qui adhèrent à la certification sont inspectés et que tous les nouveaux producteurs sont enregistrés correctement. Compétences du Chef du SGI : La connaissance détaillée des standards UTZ, Rainforest et Fairtrade Capacité de gérer une équipe et former d'autres personnes dans les standards de certification Bonnes compétences administratives Capacité de gérer les données et conserver les documents. 2) Le Chargé de la documentation / Traçabilité conserve les documents pertinents de tous les producteurs inscrits et les rend disponibles pour les inspections. Il / elle vérifie que le cacao certifié demeure en tout temps strictement séparé du cacao non-certifié, tant au niveau de la production que de l'entreprise. Il / elle veille à ce que les affiches, les étiquettes ou les logos soient affichés de manière visible sur les portes, les sacs et les palettes pour faciliter l'identification du cacao certifié. Il / elle tient les dossiers sur le manuel du SGI, les rapports d'inspection interne et tous les autres documents nécessaires au bon fonctionnement du SGI. Cette fonction peut être assumée et partagée avec d'autres fonctions - même les chefs de file peuvent jouer un rôle actif dans la documentation - et dans ce cas, une personne responsable doit être désignée pour s'assurer que son assistant accomplit ses tâches. Compétences du Chargé de la documentation : Il/elle doit être capable de lire et écrire Il/elle doit comprendre le système de traçabilité de l'entreprise ou de la coopérative Il/elle doit comprendre le SGI et ses documents. 3) Le formateur forme les producteurs sur les bonnes pratiques agricoles et environnementales nécessaires à la certification. Il / elle s assure que les membres inscrits suivent ce qu'ils ont appris pendant la formation. Il / elle aide les 14

producteurs à corriger les non-conformités détectées lors de l'inspection interne. Comme pour les autres rôles du SGI, les formations peuvent être faites par des personnes externes telles que les services de vulgarisation, mais le SGI doit nommer une personne responsable pour s'assurer que les activités sont réalisées. Compétences des formateurs : Bonne connaissance de la langue et des coutumes locales des producteurs Connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques de standards UTZ, SAN et Fairtrade Etre respecté par les producteurs Capacité de transmettre la formation des autres 4) L'inspecteur interne visite des plantations de membres inscrits pour évaluer la conformité aux standards. Lorsque des écarts par rapport aux standards sont détectés, il / elle discute de ceux-ci avec les producteurs concernés après l'inspection et explique les mesures correctives nécessaires. Elle / il fait bien comprendre aux producteurs qu'il / elle n'est pas la personne qui prend la décision de conformité. Elle / il doit produire des rapports précis et opportuns sur les contrôles internes au chargé de la documentation ou au comité d'approbation et sanctions. L'inspecteur interne ne vérifie pas ses propres plantations / celles de ses parents et amis (conflit d'intérêts). Les contrôles internes peuvent également être confiés à un tiers. Dans ce cas, le Chef du SGI a la responsabilité du travail effectué. Dans tous les cas, le comité d'approbation prend la décision, mais pas le gestionnaire du SGI. Compétences de l'inspecteur interne : Bonne connaissance de la langue et des coutumes locales des producteurs Bonne connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques des trois standards La capacité de lire, écrire et de produire des rapports conformément aux exigences des organismes de certification Être diplômé ou avoir reçu une formation en matière d'inspection interne. 5) Le responsable d approbation et des sanctions ou du Comité d'approbation et des sanctions approuve les sanctions des membres sur la base des résultats des contrôles internes. Compétences du directeur d approbation et des sanctions ou des membres du comité : Bonne connaissance de la langue et des coutumes locales des producteurs Bonne connaissance des systèmes agricoles locaux / régionaux Connaissance approfondie des principes et pratiques des trois organismes certification En cas de conflit d'intérêt, cela doit être géré de manière transparente Être objectif dans la sanction et l'approbation des membres Bonne connaissance du standard interne. 15

Concevez un organigramme de l'équipe SGI. La structure organisationnelle est le cadre hiérarchique qui détermine la manière et la mesure dans laquelle les rôles et les responsabilités sont délégués, contrôlés et coordonnés, et la façon dont l'information circule entre les niveaux de gestion. Un grand groupe de producteurs ou réseau de producteurs nécessite de nombreux membres dans le bureau de l équipe du SGI, ce qui a pour conséquence une structure organisationnelle complexe. Un diagramme de base de l'organisation peut être élaboré comme indiqué dans la figure 2 de la page illustrée. Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Savoir comment constituer une équipe SGI Définir les qualifications et les responsabilités des membres de l'équipe SGI Tracer un organigramme de l'équipe SGI Matériel nécessaire : Des copies des dessins de la page illustrée Présentation Power Point de l équipe SGI Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Aucun Organisation Attention : Demandez aux participants : qui d'entre vous a des obligations spécifiques dans sa famille élargie? Invitez deux participants à expliquer rapidement leurs responsabilités. Titre : Dites aux participants que le thème de cette séance est "la constitution de l'équipe SGI". Objectifs : Expliquez que nous allons discuter ici des qualifications requises et des responsabilités des membres de l'équipe SGI, et tracer un organigramme de l'équipe. Avantages : Mentionnez que la connaissance des qualifications et des responsabilités va nous permettre de sélectionner la meilleure équipe pour diriger le groupe et contribuera à accroitre la productivité et à obtenir la certification. Direction : Dites aux participants que la sélection et la formation des membres de l'équipe est essentielle pour un système SGI efficace. 16

Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants de citer certaines de leurs responsabilités dans les clubs de loisirs, les associations religieuses, etc. Certains mentionneront des postes tels que président, secrétaire, trésorier, organisateur, membre, etc. Écoutez et écrivez ces réponses sur un tableau de conférence. Discutez avec eux des responsabilités rattachées aux positions qu'ils ont mentionnées. 2. Dites que dans la certification de groupe, il est également important de choisir les membres responsables du système de gestion interne (SGI). Reportez-vous aux informations générales définies pour cette séance ; mentionnez les positions clés requises par les systèmes de standard et comparez-les avec les positions occupées par les participants en fonction de leurs expériences, comme indiqué ci-dessous : Fonctions dans les clubs de loisirs Comité de discipline Président Secrétaire Organisateur Trésorier Les membres ordinaires Les personnes ressources comme les infirmières qui visitent les groupes pour parler de maladies. Par exemple. VIH / SIDA Responsabilités SGI Comité d Approbation / sanction Chef du SGI Chargé de Documentation / traçabilité Chefs de file Inspecteur interne / auditeur Les producteurs et les agriculteurs Officier Technicien 3. Voir la présentation PowerPoint sur l'équipe SGI pour discuter des qualifications du personnel divers du SGI. Demandez aux participants de proposer la qualification de chaque membre du personnel avant la présentation PowerPoint. 4. En référence aux informations générales fournies sous cette rubrique, choisissez une responsabilité de direction du SGI et comparez avec les responsabilités correspondantes des autres participants. Après avoir expliqué les différentes responsabilités, effectuez un bref test Qui est Qui avec les participants en les divisant en groupes. Les membres du groupe doivent discuter d'une question et rédiger une réponse pour le groupe. Affectez une responsabilité aux groupes pour qu ils lui attribuent une fonction similaire dans l'équipe SGI. Par exemple, "Qui visite des plantations pour inspecter la conformité des standards parmi les autres membres du groupe? Réponse : l'inspecteur interne". (Une autre méthode consiste à écrire le titre sur une carte et la description de la fonction sur une autre carte. Distribuez les cartes entre les participants et leur dire qu'ils ont 5 minutes pour faire les concordances). 17

5. Laissez les groupes échanger leurs feuilles de réponses pour la correction. Lisez les questions du test à nouveau, tout en donnant la possibilité de discuter des réponses avec les participants lorsqu ils les corrigent dans les différents groupes. Note au formateur : Préparez les questions et les réponses du test à l avance afin de ne pas répéter les questions au hasard. Permettez la répétition de certaines réponses parce que les membres de l'équipe SGI ont de nombreuses fonctions qui se chevauchent. 6. Demandez à trois participants de jouer le rôle d'un Chef de SGI, d un inspecteur interne et d un directeur technique, tandis que le reste des participants deviennent les membres du comité d'approbation. Après le jeu, demandez-leur d'expliquer les qualités requises pour être membre de l'équipe SGI. 7. Dites que pour obtenir une communication efficace entre les membres de l'équipe SGI, matérialisez les différentes positions dans l'équipe en dessinant un organigramme. Collez l organigramme (similaire à la figure 1 dans le document) sur un mur. Dites aux participants de vous aider à remplir les cases vides avec les fonctions de direction SGI correspondantes selon leur opinion. Par exemple, écrivez "Chef du SGI" sur une carte, invitez un participant à coller la carte au bon endroit sur l'organigramme. Permettez le débat à d'autres participants qui ont des opinions contradictoires. C est important de leur rappeler que les fonctions SGI peuvent être assumées par des personnes extérieures. Le plus important, c est que le Chef du SGI prend la responsabilité globale de toutes les activités. 8. Guidez les participants à définir les postes de direction, en fonction au moins de la structure organisationnelle de base nécessaire pour la certification. Certains postes de direction sur le tableau sont interchangeables. Soyez flexible avec les réponses. Les SGI efficaces sont ceux qui s'appuient sur les structures sociales déjà existantes. L amélioration de la structure existante est possible grâce à la formation des membres motivés du groupe. Fin Sommaire : Résumez les différentes fonctions des membres de l'équipe SGI, leurs qualifications et leurs responsabilités. Ajoutez qu un organigramme permet de visualiser la structure du SGI et maintenir l efficacité de la gestion du flux d'informations. Dans le système UTZ ceci est obligatoire à partir de la deuxième année de la certification. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez aux participants qui sont les membres nécessaires de l'équipe pour un SGI? Quelles sont les qualifications primordiales des différents membres? Quelles sont leurs responsabilités? Dans quelle hiérarchie les membres de l'équipe doivent-ils travailler? 18

III. L'évaluation des risques Document pour les Participants 1. Risques de la certification 2. Mesures pour remédier aux risques 1.1 L identification des risques aide le groupe de producteurs à hiérarchiser leur travail et se concentrer sur les risques les plus élevés. 1.2 Les risques sont des contraintes qui mettent en danger la certification à cause de la nonconformité des membres du groupe. 1.3 L évaluation des risques, c est le processus d'identification des contraintes de production de cacao durable, l'analyse ou l'évaluation des risques associés aux contraintes, et la détermination des moyens appropriés pour éliminer ou contrôler les contraintes. 1.4 L évaluation des risques est effectuée afin d'évaluer la situation spécifique d'un groupe et de ses membres afin que le SGI puisse fonctionner efficacement. Elle contribue à la sensibilisation des risques de la non-conformité aux exigences de la certification. Elle identifie qui ou qu est-ce qui peut être à risque (les producteurs, les enfants, l'environnement public etc.,). Elle permet de déterminer si les mesures de contrôle existantes sont suffisantes. Hiérarchiser les dangers et les mesures de contrôle 2.1 Organiser des formations pour les membres et le personnel pour réduire le risque de la non-conformité. 2.2 La conception d'une fiche d'évaluation des risques qui contient les informations telles que les facteurs à évaluer, pourquoi un facteur est à risque, les mesures à prendre, la personne responsable pour les actions correctives. 2.3 Utiliser la feuille d'évaluation des risques pour identifier les risques de chaque producteur sur la base des standards. 2.4 Plan d'action de correction. 2.5 Tenir des registres de votre évaluation et des mesures correctives. 19

Renseignements généraux L'idée de l'évaluation des risques est d'aider le groupe à identifier les principaux obstacles auxquels ils sont confrontés, et qui pourraient avoir une influence sur le bon fonctionnement du SGI. Par l'identification des risques, le SGI peut aussi hiérarchiser leurs effets et se concentrer sur les risques les plus élevés. Les risques sont des contraintes qui peuvent avoir une influence sur la progression efficace du système de gestion interne d'un groupement de producteurs et de la production de cacao durable. L'évaluation des risques, c est le processus d'identification par lequel on peut voir si les membres ne respectent pas le standard pertinent ; c est aussi l analyse ou l'évaluation des risques associés aux contraintes et la détermination des moyens appropriés pour éliminer ou contrôler les contraintes. L'évaluation des risques doit constituer la base des actions correctives et préventives, avec une attention particulière pour assurer la traçabilité des produits certifiés. L importance de l'évaluation des risques Elle est faite pour évaluer la situation spécifique d'un groupe et de ses membres, afin que le SGI arrive à fonctionner efficacement. Elle contribue à la sensibilisation des risques de conformité aux exigences de la certification. Elle identifie qui ou qu est-ce qui peut être à risque (les producteurs, les enfants, l'environnement public etc.). Elle permet de déterminer si les mesures de contrôle existantes sont adéquates, ou s il en faut davantage. Hiérarchiser les risques et les mesures de contrôle. Les personnes impliquées dans l'évaluation des risques Elle doit être effectuée par des personnes compétentes chargées du SGI, quelques «chefs producteurs» (qui connaissent bien leur région et la production de cacao) et, si possible, des consultants externes qui connaissent bien les standards. Tous les producteurs peuvent participer au processus d'évaluation des risques, pour augmenter leur niveau d'engagement. 20

L'évaluation des risques La première étape pour réaliser une première évaluation, est de déterminer les activités du groupe, par exemple le système de production, le stockage et livraison de cacao, etc. Exemple, d un extrait d organigramme qui établit le processus de production du cacao : Une fois les processus spécifiques définis, l'étape suivante consiste à identifier les risques. L'évaluation doit être fondée sur les exigences de l organisme de certification que le groupe de producteurs choisit. Les principes d'évaluation des risques du groupe de standard de certification SAN fournissent des exigences spécifiques pour Rainforest Alliance ; vérifiez le code d'utz pour le type d'évaluation requis des risques. Les risques doivent être identifiés à toutes les étapes du processus de la production car ils peuvent mettre en péril la certification ou la qualité du produit, c'est-à-dire, au niveau de la plantation et la post-récolte (par exemple les risques de sécurité alimentaire, la dégradation de l'environnement) ainsi qu au du niveau SGI (par exemple, risques lors de l'achat, la qualité des contrôles internes, le niveau de la traçabilité, etc.) Exemple d'identification des risques Étape Exemples des risques La Récolte Entourée de plantations avec application intensive de produits agrochimiques dangereux Commencez à identifier les risques et préparez une fiche d'évaluation des risques avec des informations telles que : l'importance d'un risque, les facteurs de risque, les mesures de prévention et savoir si le risque est crucial. 21

Exemple d'utilisation d'une fiche d'évaluation. Processus / Exemples des risques Scène / Facteur de Risque La récolte Entourée par des plantations avec application intensive de produits agrochimiques qui et/ou qu estce que peut nuire la santé et comment? Des grains contaminés par des produits agrochimiques interdits Mesures de prévention Discutez avec les producteurs voisins. Approchezvous du chef du village. Établissez les limites de la végétation Est-ce que ce risque est crucial? Oui Avec cela en main, vous pouvez alors définir les risques à prévenir, les mesures à prendre, la date et la personne responsable des actions correctives. Utilisez la feuille d'évaluation des risques pour déterminer le niveau de risque du groupe et peut-être les producteurs qui sont directement associés au risque. Aspects à contrôler Des plantations voisines avec application intensive de produits agrochimiques Plan d'action Sensibilisation des producteurs voisins Établissement des limites de la végétation. Date de conformité 15-09-2012 30-10-2012 Responsable Juana Kweku Suivi Complété le 10-09-2012 Pas encore Mesures visant à faire face aux risques Afin d'améliorer la situation interne, l'inspection peut être effectuée périodiquement sur chaque plantation qui se soumettra au programme de certification. Le nombre d inspections internes dépend des exigences de l organisme de certification. S'il vous plaît consultez le guide CCE-SGI pour plus d'informations. L'inspection interne doit accorder une attention particulière aux besoins qui sont très importants pour le système des standards lors de l'analyse périodique des risques d'un programme d'amélioration continue. Prévoir des actions correctives et des documents dans un plan d'action pour vérifier tous les risques identifiés. Une première mesure consiste à dispenser des formations périodiques à tous les producteurs afin d'améliorer leurs connaissances au niveau des exigences de certification. Après chaque évaluation périodique des risques, réadapter le programme de formation. En outre, notez les risques ci-dessous, lors des évaluations : l environnement : Une plantation présente des risques chimiques plus faibles si elle est entourée de plantations organiques avec de faibles intrants. Elle présente cependant un risque élevé si elle est entourée de plantations qui utilisent des produits chimiques interdits. Système de traçabilité : Un groupe qui à tous ses membres certifiés peut avoir un risque plus faible de mélanger des grains non certifiés avec des grains certifiés. 22

Cependant, un groupe qui a les deux membres : agréées et non certifiées, ou un groupe qui achète à des non-membres (grains non certifiés) peut avoir un risque plus élevé de mélanger les grains certifiés et des grains non certifiés. En partenariat avec les structures sociales existantes, mettez en place un système de traçabilité efficace et de documentation qui permet d'éviter le mélange. Commercialisation des grains : lorsque tous les membres vendent leur cacao par l intermédiaire du groupe, le risque peut être plus faible. Cependant, quand il y a beaucoup de ventes informelles et de ventes individuelles, le risque de mélange est plus élevé. Motiver les membres à vendre par l'intermédiaire du groupe et surveiller les ventes individuelles par les membres pour les empêcher de vendre des produits certifiés à des acheteurs non identifiés. Formation : si la formation des membres du groupe de producteurs et du personnel SGI est insuffisante, les membres ne comprendront pas très bien ses exigences. Cela augmente le risque de non-conformité. Organiser assez de formations pour les membres et le personnel réduit le risque de non-conformité. Permettez aux membres et au personnel SGI de parler ouvertement de la formation dont ils ont besoin. Capacité et rendement du personnel et la logistique : Une équipe motivée, bien formée et qualifiée SGI permettra de maintenir le système. Les inspections internes menées sans tenir compte de la réalité du groupe ne vont pas aider à améliorer le SGI. Les contrôles internes doivent être effectués de manière objective afin de refléter la réalité du groupe et fournir une rétroaction réelle au comité d'approbation / Directeur. Il y a un risque élevé de non-conformité au niveau de l'audit externe si les inspections internes ne reflètent pas la réalité du groupe et / ou ne sont pas bien documentés. Dossiers d'évaluation des risques La tenue des registres de votre évaluation et les mesures de contrôle prises est très importante. Il peut être nécessaire de stocker des évaluations sur un certain nombre d'années. Vérifiez l exigence du standard de votre système de certification. 23

Indications pour le formateur Objectifs de l apprentissage : les participants pourront Comprendre l'importance de l'évaluation des risques Être en mesure d'effectuer une évaluation des risques Comprendre les mesures de lutte contre les risques Matériel nécessaire : Cartes colorées Projecteur de données Temps nécessaire : 3 heures. Préparatifs : Préparer une présentation Powerpoint avec les informations de la page de l'illustré. Préparer des copies de fiches d'évaluation des risques Organisation Attention : Demandez aux participants lequel d'entre eux tente de réduire les risques en vérifiant son véhicule avant de le conduire (ex. les freins, lumières )? Titre : Dites-leur que cette formation est basée sur l'évaluation des risques pour réussir à la certification. Objectifs : Expliquez que la formation leur permettra de savoir pourquoi l'évaluation des risques est nécessaire, comment elle est faite, et comment le risque est géré. Avantages : La maîtrise de la formation leur permettra d'identifier les risques critiques et de réussir à la certification de production du cacao durable. Directives : Notre point de vue est le rôle du personnel du SGI dans l évaluation des risques. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants pourquoi les bons utilisateurs du moteur vérifient leurs pneus, huile de moteur, niveau du carburant, etc. avant de conduire. Appréciez leurs réponses, mais ne les écrivez pas. Dites-leur que, les utilisateurs d un véhicule vérifient leurs moteurs avant de conduire pour éviter les risques d accident. 2. Dites-leur que, les Directeurs du SGI doivent gérer les risques qui peuvent empêcher le succès de leur programme de certification. Ajoutez que le non-respect des risques pourrait contraindre les membres à ne pas respecter le standard auquel ils 24

adhèrent. On appelle évaluation des risques le processus d'identification des risques et la mise en place d'un plan d'action. 3. Réflexion avec les participants : pourquoi l'évaluation des risques est nécessaire à la certification. Donnez des cartes colorées pour qu ils écrivent leurs réponses et collez sur un tableau de conférence. Discutez avec eux de l'importance de l'évaluation des risques. 4. Élaborez un organigramme définissant la portée et les processus d une unité de production type. Mettez les participants en trois groupes et demandez-leur de sélectionner une étape du processus de l organigramme. Demandez à chaque groupe d'identifier les risques associés à cette étape du processus, et ce qui peut nuire à la santé et comment, les mesures de prévention et si le risque est crucial. Donnez-leur 30 minutes pour travailler. 5. Montrez la photo 1 aux participants. Donnez-leur une étude de cas : photo 1 est la salle de stockage d'un producteur qui a accepté de se joindre à un groupe pour la certification. Cette situation est commune parmi les membres du groupe. Cependant, ils sont désireux de produire des fèves certifiées. 6. Avec les mêmes groupes, donnez à chaque groupe des fiches de risques d'évaluations. Dites aux groupes de se baser sur le dessin et la liste de contrôle pour effectuer l'évaluation des risques. Dites à chaque groupe d'identifier les risques, pourquoi il y a un risque, comment il peut être géré, et qui sera responsable. Ils doivent présenter leurs réponses sous forme de tableaux. Donnez-leur 45 minutes. Informez-les que chaque membre du groupe doit jouer un rôle important dans la présentation de leurs résultats. 7. Appelez les groupes pour faire leur présentation. Encouragez-les à prouver quelle partie du standard confirme que quelque chose dans la photo, est un risque de conformité. Dites-leur que les tableaux dans lesquels ils ont présenté leurs résultats peuvent être décrits comme des formes d'évaluation des risques. Fin Sommaire : Récapitulez que l'évaluation des risques, c est le processus d'identification des contraintes à la production de cacao durable, l'analyse ou l'évaluation du risque associé à ces contraintes, la détermination des principaux risques et l application des moyens appropriés pour contrôler et éliminer les contraintes. Les risques doivent être identifiés à toutes les étapes du processus de production, car cela peut mettre en péril la certification ou la qualité du produit. Questions : Demandez si quelqu un a une question sur le sujet. Évaluation : Quelle est l'importance de l'évaluation des risques en matière de certification, comment l'évaluation des risques est menée? 25

IV. Planifier les étapes de la certification Document pour les Participants Planification des étapes de la certification Il est recommandé d élaborer un plan d action avec l'ensemble des mesures mises en place par le groupe et ses membres pour assurer la conformité du standard proposé (c.-àd. UTZ Certified, SAN et / ou du Fairtrade). Il s'agit d'un outil qui assure une meilleure planification des activités et des ressources nécessaires pour obtenir la certification. 1.0 Au niveau du groupe, le plan doit inclure : Les activités de formation les activités d inspection interne Les activités de suivi L organisation des ressources (humaines, financières et de l'équipement) La gestion des procédures La traçabilité des activités 2.0 Quand certaines activités doivent avoir lieu? Périodes Activités 26

Renseignements généraux Lorsque les groupes ont évalué leur situation et ont décidé d être certifiés, il faudra planifier les différentes étapes et / ou activités pour répondre aux exigences du standard et pour s'adapter à ces activités dans le plan opérationnel pour le groupe. Cela permettra d'assurer une meilleure planification des activités et des ressources nécessaires pour obtenir la certification. Au niveau du groupe, le plan doit inclure : Les activités formation les activités d'inspection interne Les activités de suivi L organisation des ressources (humaines, financières et de l'équipement) La Gestion des procédures La Traçabilité des activités De préférence, le groupe pourrait planifier l activité de vérification au début de la période de récolte. Par exemple, au Ghana, la principale saison du cacao commence généralement en Octobre et se termine en Juin. Les activités de certification pourraient être planifiées de telle sorte que les audits aient lieu en Octobre ou en Novembre. Cela donnera à l'organisme de certification suffisamment de temps pour traiter le certificat lors de la saison des récoltes et au groupe de vendre leurs produits sous le label UTZ / RA / Fairtrade certifié. Dans le système UTZ, avec une bonne gestion et un bon fonctionnement du SGI, le groupe peut commencer par des inspections internes en combinaison avec d autres activités. Tant que le SGI a l assurance que tous les membres se conforment aux normes, cette exigence peut être considérée comme accomplie. En outre, dans le système UTZ le premier audit peut être effectué trois mois avant aussi bien que trois mois après la récolte. Ci-dessous est un exemple de quelques activités au calendrier menant à la certification : Période Janvier- Février Mars Avril-Juin Juillet Aout Activités Sensibilisation aux différents standards. Par exemple les avantages et les exigences des standards, demande d'adhésion, la signature des contrats par les producteurs inscrits Développement des outils du SGI. Par exemple les manuels du SGI, les formulaires d'évaluation des risques, le registre des producteurs, les formulaires d'inspection internes, les politiques et procédures, l évaluation des risques, l analyse des risques, la planification des réponses aux risques Formation des producteurs sur les exigences des standards relatives au niveau des producteurs (sur les bonnes pratiques agricoles, environnementales et sociales), Identification et détermination des périodes des audits avec les organismes de certification. Convenir des dates de l audit et les frais. Les inspections internes Les mesures correctives, la prise des décisions d'approbation, les sanctions, les recours et le traitement des plaintes Septembre Préaudits (optionnel), mais recommandé pour les débutants Octobre L'audit externe Table 1.0 Un exemple de quelques activités d un calendrier menant à la certification 27

Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Comprendre que les organisations de producteurs et le personnel SGI ont besoin d'ajuster leurs manières de travailler, pour être en conformité avec les standards respectifs et que la planification efficace est contenue dans le processus de certification Matériel nécessaire : Les copies des versions les plus récentes du standard SAN, Code de conduite UTZ et du Standard Fairtrade Projecteur Temps nécessaire : 1 heure, 30 minutes Préparatifs : Préparer une présentation PowerPoint avec les informations du «Document pour les participants» Préparer un modèle de plan d'action sur tableau de conférence (tableau Périodes et activités) Organisation Attention : Dites aux participants que nous avons besoin de savoir comment concevoir un plan d'action pour la certification. Titre : Dites que cette séance concerne par la planification des étapes pour être certifié. Objectifs : Comme le personnel du SGI, nous allons élaborer des plans d'action visant à obtenir la certification pour nos organisations de producteurs. Avantages : Dites aux participants que la connaissance des étapes de certification permettra une bonne planification pour la réussite de certification. Directives : Nous allons mettre l'accent sur les principales étapes du processus de certification. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Discutez avec les participants de l'importance de la planification et des calendriers. Les exemples sont de savoir quelle action mener à chaque période où vous travaillez à la réalisation de votre objectif de certification, exécuté selon un budget. Insistez sur le fait que le plan d'action est un outil qui assure une meilleure planification des activités et des ressources nécessaires pour obtenir la certification. Le lien entre l'évaluation des risques et la planification est que l'évaluation des 28

risques permet d'identifier les points les plus importants où se concentrer d'abord. Cela permettra au SGI de faire un usage efficace des ressources et de rendre le processus de certification applicable. 2. Dites aux participants que lors de la planification des étapes de la certification, ils doivent savoir les périodes où certaines activités de production de cacao se déroulent dans leur localité. Par exemple, quel est le délai pour le défrichement de nouvelles plantations? Quand commence et quand se termine la récolte dans votre localité? Invitez-les à vous aider à établir le calendrier des activités de production dans leur localité. Écrivez les informations sur tableau des plannings dans la forme période/activités. Vous pouvez également utiliser un organigramme pour soutenir cette explication, ajoutez la période commune à chaque compartiment. 3. Permettez-leur d'utiliser les activités suivantes comme des thèmes à développer pour la certification de leurs groupes : la sensibilisation, le développement des outils du SGI, la formation des producteurs, les inspections internes, les actions correctives et l'audit externe. Lors de la présentation de leurs résultats, les participants doivent dire pourquoi ils ont choisi de faire des activités pendant certaines périodes. 4. Dites au groupe de programmer de préférence le dernier audit de sorte qu il coïncide avec la période de récolte et de manutention des produits. Par exemple, au Ghana, la principale saison du cacao commence en Octobre et se termine en Juin. Les activités de certification pourraient être prévues telle sorte que les audits aient lieu en Octobre ou en Novembre. Cela pourrait donner à l'organisme de certification suffisamment de temps pour traiter le certificat lors de la saison des récoltes et au groupe de vendre leurs produits comme certifiés UTZ / RA / Fairtrade. Dans le système UTZ, avec une bonne gestion et un bon fonctionnement du SGI, le groupe peut commencer par des inspections internes en combinaison des autres activités et pas seulement avant la récolte. En outre, dans le système UTZ la première vérification peut être effectuée trois mois avant et trois mois après la récolte principale ou la petite récolte. Fin Sommaire : Résumez ce qui est recommandé, qu'un plan d'action est élaboré pour assurer la conformité au standard proposé. Les activités de certification pourraient être programmées de telle sorte que le dernier évènement / activité de l audit coïncidera avec la période de récolte et de manutention des produits Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez-leur de mentionner les activités clés à considérer lors de l'élaboration d'un plan de certification. 29

V. LE SYSTÈME DE GESTION ENVIRONNEMENTALE ET SOCIALE / STANDARDS INTERNES Document pour les Participants 1. Système de Gestion Environnementale et Sociale (SGMS) * Le système de gestion sociale et environnementale est un ensemble de politiques et de procédures mis-en place pour la gestion des plantations agricoles ou pour les Directeurs du système de gestion interne. Ce système est utilisé pour la planification et l'exécution des opérations d'une manière qui favorise la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion. Ce système est destiné à améliorer la production agricole de façon continue vers le développement durable. (*)Nécessaire pour la certification RA 2. Les Standards internes Le standard interne est un résumé du standard, les procédures de gestion et le régime des sanctions applicables à l'organisation et présentée d'une manière facilement compréhensible par les producteurs. Il est recommandé de faire participer les producteurs motivés dans le développement du document. Dans tous les cas, il est important que tous les producteurs approuvent le standard interne et qu'ils s'identifient à lui et abordent tous les points. Les documents pertinents doivent être mis à la disposition des dirigeants afin qu'ils comprennent clairement leurs fonctions. Les sections du SGMS Aspects de la planification et de l'administration Les politiques Générales Conditions Générales pour la certification Structure et personnel responsables pour l appui du SEMS Liste des programmes de base du SEMS Budget Général ou investissement principal L engagement de la Direction Aspects Opérationnels Les bonnes pratiques agricoles. Exemple ; la gestion de la plantation, gestion des sols, Gestion Intégrée des Cultures, etc. Les bonnes pratiques environnementales. Exemple ; protection de l écosystème, conservation de l eau, la protection de la faune et de la flore, la gestion des déchets. Les bonnes pratiques. Exemple ; la prévention du travail des enfants, la santé et la sécurité, la structure et le suivi des relations communautaires. Exemple ; traçabilité 30

Renseignements généraux Le système de gestion sociale et environnementale est un ensemble de politiques et de procédures pour la gestion des plantations agricoles ou pour les Directeurs du système de gestion internes destiné à la planification et à l'exécution des opérations d'une manière qui favorise la mise en œuvre de meilleures pratiques de gestion. Le SGMS est obligatoire pour l'ar de certification. Il aide le travail agricole par une amélioration continuelle vers un développement durable dans ses processus de production. Un système de gestion documenté, social et environnemental du SGMS peut avoir différentes sections en fonction de la taille, de l'intensité ou du niveau de gestion technologique de la plantation ou du groupe. Il doit inclure les sections suivantes au minimum : Aspects de la planification et de l'administration Les politiques générales : Considérer les objectifs, la portée et la validité de la politique sociale et environnementale. Si vous le souhaitez, pour les grands groupes ou pour les groupes plus complexe, la vision et la mission peut être incluses. Conditions générales pour la certification : Reconnaitre les besoins spécifiques ainsi que la législation nationale et les accords internationaux qui sont applicables à une plantation ou à un groupe. Structure et personnel chargé d'appliquer les SEMS : Définir le personnel en charge tels que le propriétaire ou le producteur agricole, l'administrateur, le Directeur, les techniciens, les conseillers, les superviseurs, et un organigramme dans les cas où les hiérarchies sont plus complexes. Liste des programmes de base de la SEMS : Faites une liste d'au moins quatre programmes de base pour l amélioration continuelle, et six programmes opérationnels nécessaires pour se conformer aux exigences du système de standards. Investissements budgétaires généraux ou principaux : Décrivez le budget de base générale pour la mise en œuvre des principales activités des SEMS. Engagement de la direction : Définir l'engagement du propriétaire de la plantation ou du producteur, du directeur général ou de son représentant légal, en ce qui concerne la conformité avec les politiques, les exigences et les programmes des SEMS. Le Guide pour la mise en œuvre des standards d'agriculture durable mentionne comment préparer la stratégie d actions. Les exécutants peuvent également concevoir plus de programmes si nécessaire. Aspects opérationnels de la SEMS Décrire les programmes de base pour l amélioration continue et d'autres éléments requis par le système de standards que votre groupe de producteurs a choisi. Le programme peut couvrir des domaines généraux tels que : Les bonnes pratiques agricoles, dans le domaine de l'entretien du parc, de la gestion des sols, de l'application des pesticides, de la récolte et de la post-récolte, Les bonnes pratiques sociales concernant le travail des enfants, les conditions de travail, les relations communautaires, la santé et la sécurité Les bonnes pratiques environnementales telles que la protection de la faune, la conservation de l'eau, la conservation des écosystèmes, la gestion des déchets. 31

La structure et la surveillance en ce qui concerne la structure organisationnelle, la tenue des registres, la traçabilité, les contrôles, le développement économique. Vous devez vous assurer que les domaines couverts par le programme sont conformes aux exigences pertinentes du système des standards que votre groupe a demandé - Rainforest Alliance en particulier parce que SGMS est une condition importante de ses standards. Le développement d'un programme est une excellente façon d'organiser vos activités pour atteindre vos objectifs. Lors de l'élaboration d'un programme, soyez précis sur les éléments suivants : Buts : Quels sont les buts globaux à atteindre à court terme (a) ; Moyen (b) et (c) long terme? Objectifs : Quels sont les objectifs spécifiques que avez-vous besoin de mettre en ordre pour vous assurer que ces objectifs à court moyen et long terme sont atteints? Les objectifs doivent être SMPPA : spécifiques, mesurables, précis, pertinents et assortis de délais. Activités : Quelles sont les actions et les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs fixés? Calendrier : Quand allons-nous exécuter chaque activité? Dossiers : Comment la direction du groupe surveille et évalue les activités et actions pour assurer le succès de leur mise en œuvre de manière à les évaluer et à les améliorer? De quels outils les dirigeants et les techniciens ont besoin pour suivre et évaluer la mise en œuvre des activités et des actions? Personne responsable : qui est responsable de chaque activité? Enregistrements : comment pouvons-nous savoir si cela a été fait? Avant d'apporter des modifications importantes sur votre plantation, son système de gestion environnementale et sociale doit être évalué. Ayant développé un programme et identifié les risques, vous présentez les exigences du système du standards que votre organisation a retenu d une manière qui soit facilement compréhensible par les producteurs (par exemple avec des dessins). Cela peut être une bonne pratique de gestion pour le groupe de producteurs qui veut obtenir la certification. Il est obligatoire pour les groupes de producteurs qui optent pour UTZ Certified d élaborer des standards internes. Le standard interne est un résumé du standard, des procédures de gestion et d un système de sanctions applicables à l'organisation et présentée d'une manière facilement compréhensible par les producteurs. Le contenu spécifique des standards internes est fondé sur le Code de conduite UTZ en sélectionnant les exigences applicables au niveau des producteurs. Les directeurs des SGI sont invités à visiter le site Web d'utz Certified pour la dernière version du code. Il est recommandé de faire participer les producteurs motivés à la rédaction du document. Dans tous les cas, il est important que tous les producteurs approuvent le standard interne et qu'ils s'identifient à lui et qu il aborde tous les points. Les documents pertinents doivent être mis à la disposition des personnes responsables afin qu'ils comprennent clairement leurs fonctions. Conservez tous les documents pour une période déterminée par le système de standards choisie par le groupe. 32

Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Comprendre le système de gestion sociale et environnementale comme outil de planification pour obtenir la certification Être capable de comprendre les étapes impliquées dans le développement du système de gestion sociale et environnementale Être en mesure de comprendre comment développer des standards internes Matériel nécessaire : Les copies des versions les plus récentes du standard SAN, Code de conduite UTZ et du standard Fairtrade Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Préparer une présentation PowerPoint avec les informations du «Document pour les participants» Organisation Attention : Demandez aux participants qui d'entre eux, assure de bonnes pratiques environnementales dans leur organisation? Titre : Dites que nous allons discuter le système de gestion sociale et environnementale, et des standards internes de certification. Objectifs : Expliquez que nous allons apprendre comment mettre en place un système de gestion sociale et environnementale (SAN), et rédiger des standards internes (UTZ) pour que nos groupes de producteurs puissent obtenir la certification. Avantages : La maîtrise de cette formation va permettre aux groupes de producteurs de comprendre les exigences de la certification et être prêts pour l amélioration continue. Direction : Chaque participant est invité à prendre part aux discussions. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants, qu'est-ce qu un système de gestion sociale et environnementale? Rédigez les points clés suivants quand ils apparaissent dans les réponses des participants : le processus ou la procédure, gérer, les gérants du SGMS, l amélioration continue, le développement durable. 2. Mettez en place une présentation rapide des sujets dans la diapositive 1 «Document pour les participants». Dites que «le système de gestion sociale et 33

environnementale est un ensemble de politiques et de procédures géré par la gestion des plantations agricoles ou gérants du système de gestion. Il est utilisé pour la planification et l'exécution des opérations d'une manière qui favorise la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion. Il est destiné à améliorer un travail agricole de façon continue vers le développement durable dans ses processus de production. 3. Dites que le contenu de SGMS peut avoir deux sections. Écrire "1. Aspects de la planification et de l'administration " sur une carte bleue, et " 2. Aspects opérationnels»sur une carte jaune. Collez chaque carte séparément sur une surface. 4. Invitez les participants à vous aider à mettre en place les aspects de la planification et de l'administration des SGMS pour votre groupe de producteurs de 20 membres qui demandent la certification Rainforest Alliance. Comme une teaser (question piège), demandez-leur de vous conseiller sur les points suivants pour compléter la planification. Pour chaque question que vous posez, encouragez la discussion, mais n'écrivez pas de réponse. Après chaque discussion, dites-leur d écrire leurs avis sur papier, ce qui fera d eux des consultants du moment : Politique générale : Quels devraient être les objectifs des SGMS, et la vision de mon organisation? Par exemple, aider un travail agricole sur l amélioration continue de la durabilité dans ses processus de production au début 2013. Conditions générales pour la certification : Quels sont les standards ou la législation ne peut être contraignante pour notre organisation? Par exemple, le standard SAN. Structure et personnel responsable de la SGMS : Qui est admissible à gérer les SGMS? L'engagement des managers : Comment l'engagement du personnel peut- être assuré en ce qui concerne le respect des politiques de la SGMS? Par exemple en signant les formulaires d accord. Liste des programmes de base de la SGMS : Comment parvenir à son amélioration continue? Budget d'investissement ou de capital : Quel peut être le budget de base général pour la mise en œuvre des principales activités des SGMS? 5. Remerciez-les pour vous avoir donné des conseils en tant que consultants. Dites leur qu'il est temps de planifier l'aspect opérationnel des SGMS. Demandez-leur dans quels domaines et sous quelles rubriques générales suivantes devraient être abordées l'aspect opérationnel des SGMS? Les bonnes pratiques agricoles? Entretien de la plantation, par exemple, la gestion des sols Les bonnes pratiques environnementales? La conservation des écosystèmes, par exemple Bonnes pratiques sociales? Le travail des enfants par exemple, bon état de fonctionnement 34

Structure et surveillance? La traçabilité interne, l'inspection 6. Dites-leur qu un groupe de producteurs qui opte pour la certification Rainforest Alliance est invité à consulter la version la plus récente du standard SAN pour planifier le contenu des SGMS. Vous devez toujours spécifier l'endroit où les SGMS seront mis en œuvre et comment ils seront surveillés. 7. Dites-leur que les exigences du système de standards doivent être présentées d'une manière facilement compréhensible pour les producteurs locaux, par exemple en utilisant les langues locales et des dessins. Des groupes de producteurs qui optent pour UTZ Certified sont tenus d'élaborer des standards internes. Le standard interne est un résumé du standard. Le standard interne contient les points applicables aux producteurs. 8. Donnez à chaque paire de participants une copie du document "Récolte manipulation des produits post-récolte» du Code de conduite de cacao (certification de groupe) de l'utz Certified. Dites-leur d'élaborer des standards internes à partir cet article d'une manière facilement compréhensible par les producteurs. 9. Donnez-leur 30 minutes pour finir. Faites le tour des groupes et assistez-les dans l'élaboration de leurs standards internes. Encouragez-les à se concentrer sur les exigences du code de conduite, et posez des questions telles que vos standards internes n ont ils pas déviés du code de conduite? "Est-ce que votre standard interne est vraiment compréhensible par les producteurs? 10. Invitez les groupes à présenter leurs résultats. Rectifiez et donnez des informations supplémentaires si nécessaire. Fin Sommaire : Résumez que, le système de gestion sociale et environnementale, est un ensemble de politiques et de procédures gérées par le gérant du système de gestion interne pour faciliter la planification et l'exécution des opérations. Le standard interne est un résumé du standard, des procédures de gestion et du système de sanctions, applicable à l'organisation et présenté d'une manière facile et compréhensible aux producteurs. Rappelez-leur que (1) les SGMS sont obligatoires pour les SAN et (2) Le standard interne est obligatoire pour la certification de UTZ. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez qu est-ce qu'un système de gestion sociale et environnementale SGMS. Sur quoi vous mettez l accent lors de l'élaboration d'un SGMS? Quelles sont les standards internes? Pourquoi est-il nécessaire d'élaborer des standards internes? 35

VI. Documentation Document pour les Participants Documentation Des copies écrites de tous les documents qui sont importants pour le système de gestion interne doivent être conservés dans les bureaux administratifs des plantations ou des coopératives. Les documents communs à garder sont les suivants : La liste des membres du groupe (y compris les noms, la date de d'entrée et du statut de certification) / Base de données des plantations agricoles) Les informations sur les plantations des membres du groupe (y compris l'emplacement, la superficie totale, la région de production, le volume de production annuelle,) Le contrat entre le producteur et le groupe Les cartes des unités de production des membres du groupe Les enregistrements des séances de formation Les reçus pour les produits agrochimiques et les engrais Les bons pour des produits, reçus pour l'association ou de la coopérative Les volumes de produits certifiés moins des étapes suivantes : l'achat, la manutention, le traitement, le conditionnement et la ventent La déclaration de Conflit d'intérêt Les rapports d audit externe et les rapports d'inspection interne / documents Le régime disciplinaire / sanctions ou les plaintes reçues L'autoévaluation, une liste de contrôle du standard résumant la situation du groupe (obligatoire pour UTZ) La documentation qui doit être conservée et archivée correspond à tous les documents qui composent le système de gestion interne, ainsi que d'autres documents qui sont requis par le système de standards choisi pour la certification des groupes. On doit décider : Qui est responsable de l'élaboration et de l'approbation des documents et des différents dossiers Qui doit les utiliser / les remplir Qui doit les déposer et où ils doivent être déposés et pour combien de temps Comment s assurer que les documents sont mis à jour en cas de modification des standards et que les documents périmés sont éliminés. On suppose que les administrateurs du groupe ont la capacité technique et administrative de gérer le niveau de la documentation requise pour représenter les petits producteurs. 36

Renseignements généraux Des Documents font référence à toutes les formes de tenue de registres concernant le fonctionnement du système de gestion interne et de la conformité pour les standards UTZ et SAN. Aussi pour Fairtrade, la documentation est une exigence, même si elle ne nécessite pas un SGI complet pour les organismes de grade 1. Les registres internes du système de gestion comprennent les politiques, les procédures, les programmes et les instructions de travail pour la réalisation des objectifs du groupe et pour assurer la conformité à la certification. Une bonne documentation est une exigence pour la certification. Les copies sur papier de tous les documents qui composent le système de gestion interne doivent être conservées dans les bureaux de l'administration centrale des plantations ou des coopératives. Les responsables du système de gestion interne, les techniciens et les producteurs se réunissent pour élaborer des procédures nécessaires et les formats. Si possible, il est recommandé d'utiliser l'aide d'un consultant externe. Dans les annexes du guide SGI 10 étapes du CCE (10-steps guide for IMS), et quelques exemples de formats qui peuvent être utilisés sont fournis. Les détails des documents communs à garder sont les suivants : Liste des membres du groupe qui sont sur les bases de données / des plantations agricoles : Elle contient des informations telles que les noms des producteurs, leurs emplacements, la taille des plantations agricoles, la date d'entrée dans le groupe, les numéros de parcelles de certification, le statut de la certification, le nom de l'inspecteur interne, le rendement estimation pour une livraison de la récolte (voir par exemple dans CCE-IMS Guide). Le contrat entre le producteur et le groupe : Lors de la conception de ce contrat, d'une part, indiquez le nom de l'organisation du producteur ou du groupe et son représentant. Sur l autre partie, donnez le nom du producteur, son code d'identification son adresse communautaire. Indiquez clairement le but de l'accord et les standards du système des deux parties en liaison. Indiquez clairement les obligations de l'organisation et du producteur en référence aux exigences du système de standards pratiqué. Quelle est la durée du contrat et comment peut-il être rompu? Inclure une section pour la date et les signatures des deux parties. Pour l exemple d'un contrat, vérifiez le guide CCE-IMS en 10 étapes. Les dossiers sur les sessions de formation : Cette formation présente les producteurs qui ont été formés. Elle contient généralement des informations telles que, les sujets de formation, les objectifs de la formation, le nom de l'institution, le nom du formateur, le nom du participant, le lieu, la date et la signature du formateur. Déclarations des conflit d intérêt : Expliquez le conflit d'intérêts et comment il peut affecter le processus de certification. Offrir la possibilité pour la personne de déclarer ses liens relationnels actuels ceux qui peuvent causer des conflits d'intérêts. Énoncez clairement ce qu'il / elle doit faire et ne pas faire. Laissez-la / lui déclarer son / sa compréhension des conditions énoncées dans le document. Offrir un espace de nom, de signature, de lieu et de date. Les rapports d'inspection / documents : Le présent document contient généralement des informations telles que le nom du producteur, le code du producteur, la date de 37

l'inspection, le nom de l'inspecteur interne, la zone cacaoyère, et l'estimation de la récolte. Les détails suivants du producteur est une liste tabulaire de toutes les exigences du système de standards qui sont obligatoires pour le producteur. Il y a toujours une case à cocher par les inspecteurs pour marquer si le producteur se conforme à cette exigence. Une colonne est créé pour une recommandation d'approbation et remarques de l'inspecteur / auditeur. D'autres documents peuvent être reçus pour les produits agrochimiques, les engrais, les bons pour des produits reçus par l'association ou la coopérative, le système disciplinaire / le registre des sanctions, les procédures de traitement des plaintes et des conflits. Reportez-vous également au guide CCE ISM- 10 étapes. Une auto-évaluation, une liste de contrôle du standard résumant la situation du groupe est obligatoire pour UTZ. Fairtrade exige des contrôles concernant la protection de l'enfance au cas où l on trouve des enfants impliqués dans la production de cacao. Il est très important que tous les documents en question sont bien compris par tous les membres de l'équipe SGI et qu'ils sont bien utilisés. Les documents doivent être élaborés d'une façon qui ajoute de la valeur et pas seulement pour se conformer à une exigence de documentation. Une façon de faire cela est d'avoir une participation active des producteurs clés, car ils sont conscients de la situation du groupe. La gestion des documents Il doit être clairement défini comment les documents SGI doivent être traités. Toutes les personnes qui les développent et les utilisent doivent être bien formées. Il doit être décidé : Qui est responsable de l'élaboration et de l'approbation des documents et des différents dossiers Qui doit les utiliser / les remplir Qui doit les déposer et où ils doivent être déposés et pour combien de temps Comment on peut être sûr que les documents sont mis à jour en cas de modification des standards et que les documents caducs sont éliminés. Suggestions pour l'archivage des documents Dans le cas des coopératives, un moyen d'archiver la documentation se fait par l'utilisation d'un «dossier» que les administrateurs remettent à chacun des producteurs associés. Un casier de rangement avec plusieurs tiroirs ou même une armoire métallique peut être utilisé pour stocker les documents. Dans ce cas, un tiroir peut être attribué à chaque producteur associé. Tous les documents doivent être conservés pendant une période déterminée par votre système de standards préféré. 38

Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Connaitre les documents communs SGI Être capable de concevoir des documents communs SGI Savoir comment gérer les documents Matériel nécessaire : Cartes colorées Des copies de l'étude de cas à la section Numéro 4 de la prestation. Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Préparer une présentation PowerPoint avec les informations sur le document pour les participants Organisation Attention : Demandez aux participants s'ils peuvent se rappeler de tout ce qu'ils ont fait dans leur organisation au cours des trois derniers mois s'il n'y a pas d'enregistrements. Demandez-leur s'ils peuvent se rappeler de tous les appels téléphoniques qu'ils ont pris au cours des trois derniers mois. Titre : Dites-leur que notre discussion sera basée sur la documentation pour la certification. Objectifs : Expliquez que nous allons apprendre à concevoir des documents communs SGI, et leur gestion. Avantages : Cela nous permettra de suivre l amélioration continue de notre programme de certification et prouver notre respect à l auditeur. Directives : Se concentrer uniquement sur la documentation par le personnel du SGIS, mais par sur les producteurs. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Expliquez-leur qu'il est difficile de se souvenir des choses précises que nous faisons tous les jours si nous n avons pas les documents. Il est également important de documenter afin de d enregistrer les améliorations apportées par le groupe. 2. Discutez avec eux de l'importance de la documentation en matière de certification. Insistez sur le fait que la documentation permet de suivre l amélioration continue du programme de certification, c'est une exigence de la certification avec succès. 39

3. Faire une présentation PowerPoint de l'information sur le document pour les participants. 4. Distribuez des cartes avec les noms des documents et d'autres cartes avec leur explication. Distribuez les cartes au hasard et jouer le marché, les participants doivent trouver les cartes correspondantes (leur match) en 5 minutes. Préparer les cartes comme suit : Noms des documents Liste des membres du groupe / Base de données des plantations Contrat entre le producteur et le groupe Dossiers sur les dates des sessions de formation Déclaration de Conflit d'intérêt Les rapports d'inspection / documents Explication Numéro de code, nom du producteur, lieux et taille des plantations, date d'entrée dans le groupe, nombre de parcelles, le statut de la certification, nom de l'inspecteur interne, l estimation du rendement Nom du groupe de l'organisation / du groupe et son représentant, nom du producteur, numéro de code, adresse communautaire; objet de l'accord, le système du standards choisi par les deux parties, les obligations des deux parties, la durée et la fin du contrat, date et signatures des deux parties Dates, des lieux, des objectifs, des thèmes, nom de l'institution, nom et la signature du formateur, nom du participant Nom, signature, lieu et date ; description du conflit d'intérêts, comment il peut affecter le processus de certification ; déclaration des liens relationnels actuels qui peuvent causer des conflits d intérêts ; déclaration de ce qu'il / elle doit et ne pas faire ; déclaration de sa compréhension des conditions fixées Numéro de code, nom du producteur, lieux et taille de la plantation, date d'entrée dans le groupe, numéros de parcelles, date de l'inspection, l état de la certification, le nom de l'inspecteur interne, estimation des rendements, l'approbation / non-approbation, recommandations et remarques de l'inspecteur / auditeur 5. Permettez aux participants de présenter leurs cartes avec des explications devant les autres participants. Ajouter ou corriger les informations si nécessaire. Commencez toujours en donnant une réaction positive pour le travail accompli, et sur cette base, guidez-les à la bonne réponse si nécessaire. 6. Dites que le choix d'un bon endroit pour stocker les documents est parfois un problème. Demandez aux participants de proposer des lieux de stockage de la documentation. Ajoutez à cela que tous les documents doivent être conservés pendant une période spécifiée selon l exigence du système de standards particulier. 40

Fin Sommaire : Résumez en soulignant que les copies écrites de tous les documents qui composent le système de gestion interne doivent être conservées dans les bureaux administratifs des plantations ou des coopératives. Certains documents à garder sont la liste des membres du groupe, les contrats entre les producteurs et le groupe, les dossiers sur les sessions de formation, et les rapports d'inspection. Questions : Donnez-leur l'occasion de poser des questions. Évaluation : Demandez-leur de nommer quelques documents SGI. Quels détails sont contenus dans chaque document qu'ils ont mentionné. Quels sont les endroits appropriés de stockage de la documentation? 41

VII. Formation et Sensibilisation Document pour les Participants Formation et Sensibilisation Le personnel du SGI et les producteurs doivent recevoir une formation sur les exigences du système du standard que le groupe de producteurs a choisi. 1. Formation du personnel de SGI La formation couvre les domaines suivants : Exigences des systèmes des standards Contenu du système interne (UTZ) / Système de Gestion Environnementale et Sociale (SGMS-SAN) L'inspection interne l'approbation interne, la sanction et le suivi des mesures correctives Surveillance continue des producteurs à l amélioration continue Supervision de la traçabilité 2. La formation et l'enregistrement des producteurs Avant d'examiner la formation des producteurs en profondeur, convoquez une réunion qui : Présentera l'exigence du système de standards aux producteurs, expliquera et discutera son contenu Identifiera les producteurs qui sont intéressés à la formation de certification Identifier les producteurs intéressés et bien motivés qui peuvent aider à passer le mot aux autres producteurs dans leur village Les Formations accordées aux producteurs devraient être conçues pour leurs niveaux de scolarité, la langue et la culture, pour qu elles soient compréhensibles 3. Guide pour la planification de la formation Introduction : Résumez tous les principaux détails que le programme comporte et la justification des sujets qu il contient. Dans le cas des groupes, quel genre de stratégies sera utilisé pour former les associés? Objectifs : Que voulez-vous atteindre avec la formation et quelle est sa relation avec les exigences du système de standards? Qui sera formé? Buts à Court / long terme : Pour une période donnée, déterminez combien de personnes vont être formées et sur quels sujets. Les activités et les procédures à mettre en œuvre : Faites une liste des sujets qui seront traités. Horaires : Sur un tableau, indiquez précisément les dates ou périodes possibles lorsque les sessions de formation seront effectuées. Les personnes responsables ou chargées : Indiquez les membres du groupe qui seront chargés du développement et l'évaluation du programme de formation. Les registres nécessaires : Enregistrez chaque sujet, lieu, date de l'activité, formateur, signatures des participants et des observations sur l activité. Contenu de la formation La formation des planteurs se concentre sur : Les bonnes pratiques agricoles, y compris la conservation à long terme et l'amélioration de la fertilité des sols. La santé et pratiques de sécurité. Les bonnes pratiques environnementales telles que la gestion des déchets et la protection des écosystèmes. Les bonnes conditions de travail et les droits des femmes. La bonne récolte et la post-récolte. La qualité des produits et la sécurité alimentaire. La documentation relative aux activités de formation Fichiers de formation Copies de la liste des participants et les signatures (ou les empreintes digitales) Nom et qualification de la personne technique (formateur) Date et Lieu de la formation les qualifications officielles ou des diplômes de participation à la formation des formateurs) Réunions de sensibilisation pour les membres et leurs familles 42

Renseignements généraux Un bon plan de formation s'assure que tout le personnel-clé dans le système de gestion interne (SGI) reçoit une formation adéquate en fonction de leurs rôles. Tous les aspects de la formation des inspecteurs internes, administratifs et le personnel technique doivent être consignés dans leur dossier individuel. Formation du personnel SGI Il est très important que la personne responsable du SGI et la personne qui formera les producteurs reçoivent une formation sur les exigences du système de standards que le groupe de producteurs aura choisi. Il est important qu'ils comprennent quels aspects sont applicables au groupe, comment mettre en œuvre les standards et qu ils ont bien toutes les ressources nécessaires pour mener à bien ces tâches qui leur sont assignées. La personne qui gère le SGI effectuera la formation des inspecteurs internes, et le Directeur responsable de l'approbation (et les sanctions) des producteurs (ou le comité d'approbation). Si possible, la formation doit être faite avec l'aide d'un consultant externe. Il est recommandé d'organiser une supervision et des sessions d'évaluation du personnel qualifié afin d assurer qu'ils comprennent bien leurs tâches. Il est important qu'ils soient bien préparés pour le rôle qui leur a été confié, et qu'ils sont en mesure de constamment améliorer leur travail. L'organisation doit s'assurer que tous ses travailleurs ont accès à la même formation (sans discrimination). Zones à inclure dans la formation du personnel SGI Les exigences du système de standards Contenu du système interne (UTZ) / Système de Gestion Environnementale et Sociale (SGMS-SAN) L'inspection interne L'approbation interne, la sanction et le suivi des mesures correctives La surveillance continue des producteurs à l amélioration continue La supervision de la traçabilité La formation et l'enregistrement des producteurs Avant d'examiner la formation des producteurs de manière très approfondie, il est recommandé qu'une réunion soit convoquée et qui : Présentera l'exigence du système de standards pour les producteurs et leur expliquera en discutant de son contenu. Identifiera les producteurs qui sont intéressés par la formation pour être certifié. Identifiera les producteurs intéressés et motivés qui peuvent aider à passer le mot aux autres producteurs dans leur village. La Formation accordée aux producteurs devrait être conçue pour leur niveau de scolarité, leur langue et leur culture afin qu elle soit compréhensible. Les producteurs intéressés sont enregistrés et reçoivent la formation nécessaire sur le contenu du système interne (UTZ) / Système de Gestion Environnementale et Sociale (SAN) et de bonnes pratiques. 43

Idéalement, la personne en charge de la formation se rend dans chaque plantation avec le membre. Chaque point du standard interne SGMS est expliqué au membre, et il est vérifié si les critères ont été respectés. Si les critères ne sont pas respectés, le formateur expliquera pourquoi et quelles mesures correctives doivent être appliquées. Au cours de cette première visite, les critères contractuels / adhésion entre le membre et le groupe sont expliqués et signés par le membre. Le personnel du SGI identifie quel soutien est nécessaire pour les producteurs. Après cette première visite, les activités de formation peuvent commencer. La formation continue des producteurs La formation continue est essentielle. L'objectif est d'approfondir la connaissance des producteurs sur les contrôles du standard interne afin qu'ils puissent prendre des mesures pour mettre ces connaissances en pratique. Il est important que les producteurs comprennent bien ce qu'il faut faire et où les pratiques ne sont pas acceptables et doivent être changées, et qu'ils prennent conscience des avantages pour eux et pour le groupe, s ils adhèrent au système. Il est important de bien déterminer les mesures de formation qui conviennent mieux au contexte des organisations, par exemple : Des consultants externes qui forment directement les producteurs. Des consultants externes forment les techniciens sur le terrain. Les techniciens ont reçu un certain niveau d'éducation et sont capables de conseiller les producteurs à leur tour, des bonnes pratiques agricoles. Ils peuvent aussi aider les producteurs à maintenir les documentations requises. Des consultants externes forment les producteurs chef de file. Les chefs de file sont les producteurs motivés et bien formés, qui se rendent régulièrement chez les producteurs de leur village ou d'une zone particulière. La personne responsable du SGI forme les techniciens de terrain / les chefs de file. L'organisation développe des terrains/champs de pratiques ou les producteurs doivent suivre la mise en œuvre directe des bonnes pratiques agricoles. Il est important que les méthodes techniques choisies soient conçues pour la formation des adultes et pour promouvoir le changement chez les producteurs. Contenu de la formation : La formation des producteurs doit se concentrer sur les risques identifiés. La formation peut se concentrer sur ce qui suit : les bonnes pratiques agricoles, y compris la conservation à long terme et l'amélioration de la fertilité des sols. La santé et les pratiques de sécurité. Les bonnes pratiques environnementales telles que la gestion des déchets et la protection des écosystèmes. Les bonnes conditions de travail et l égalité des sexes. La bonne récolte et post-récolte. La qualité des produits et la sécurité alimentaire. L'organisme certifié informe tous les producteurs sur les droits des travailleurs. Dans chaque communauté, un producteur peut être désigné pour surveiller le respect des droits du travail, et d'enregistrer ces plaintes de la part des travailleurs. 44

Un guide pour la planification du programme de formation Introduction : Résumez tous les principaux détails que le programme implique et la justification des thèmes qu'il contient. Dans le cas des groupes, quel genre de stratégies sera utilisée pour former les collaborateurs? Objectifs : Que voulez-vous atteindre avec la formation et quelle est sa relation avec les exigences du système de standards? Qui sera formé? Buts à Court / long terme : Pour une période donnée, déterminez combien de personnes vont être formées et sur quels sujets. Les activités et les procédures à mettre en œuvre : Faites une liste des sujets qui seront donnés aux ouvriers et aux autres cibles. Détaillez les procédures de sélection des formateurs pour la formation et pour l évaluation des résultats à court et à long terme. Horaires : Sur un tableau, indiquez précisément les dates ou périodes possibles et quand les sessions de formation seront effectuées. Les personnes responsables ou chargés : Listez les gens de la plantation ou de la coopérative qui seront en charge du développement et de l'évaluation du programme de formation. Les registres nécessaires : Enregistrez chaque sujet, lieu, date de l'activité, formateur, signatures des participants et des observations sur l'activité. Les documents relatifs aux activités de formation sont les suivants : Les fiches de formations Les copies de la liste des participants et leurs signatures (ou empreintes digitales) Le nom et la qualification du personnel technique (formateur) La date et lieu de la formation Les qualifications officielles ou des certificats de participation à la formation (pour les formateurs) Les réunions de sensibilisation pour les membres et leurs familles 45

Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Connaitre les membres clés du personnel qui ont besoin d'une formation Identifier les domaines nécessaires pour la formation du personnel clé Être capable de planifier des programmes de formation pour leur organisation Connaitre les documentations liées à la formation Matériel nécessaire : Les copies des versions les plus récentes du standard SAN, du Code de conduite UTZ et du standard Fairtrade données des copies de dessin 1.0 Projecteur de données Cartes colorées Temps nécessaire : 3 heures Préparations : Révisez les exigences du standard portant sur le SGI et la formation des producteurs Organisation Attention : Demandez aux participants s'ils pensent que les personnels du SGI qui ont déjà des diplômes supérieurs ont besoin d'une formation complémentaire? Titre : Dites que notre discussion portera sur «la formation et la sensibilisation» Objectifs : Expliquez que nous allons connaitre les personnes clés qui ont besoin de formation, identifiez les domaines nécessaires pour la formation des membres clés du personnel, planifier le programme de formation et connaitre la documentation liée à la formation Avantages : ils aideront à assurer la planification adéquate pour la mise en œuvre effective des exigences du standard Direction : Nous allons nous concentrer sur le personnel du SGI et les besoins de formation des producteurs Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants qui sont responsables de la mise en œuvre réussie du programme de certification, au sein d'une organisation? Par exemple, le Chef du SGI, le Chargé de documentation, l inspecteur interne, les chefs de file, les producteurs ordinaires. Dites que les personnes responsables de la certification réussie au sein d'une organisation peuvent être regroupées en tant que personnel 46

du SGI ou producteurs. Chaque groupe a besoin d une formation spécifique, requise par les standards de certification. 2. Présentez la diapositive 1 du «Document pour les participants" pour discuter de "La formation du personnel SGI». Insistez sur les zones à couvrir lors de la formation du personnel du SGI. Ajoutez qu il est fortement recommandé d'organiser une supervision et des sessions d'évaluation du personnel qualifié afin d assurer qu'ils comprennent bien leurs tâches. Il est important qu'ils soient bien préparés pour le rôle pour lequel ils ont été formés et qu'ils sont en mesure de constamment améliorer leurs travail. 3. Continuez avec la diapositive 2 du «Document pour les participants" pour discuter de «la formation et l'enregistrement des producteurs". Insistez sur le fait que la formation continue est essentielle. L'objectif est d'approfondir la connaissance des producteurs, sur les contrôles du standard interne, afin qu'ils puissent prendre des mesures pour mettre ces connaissances en pratique. 4. Groupez les participants et montrez-leur le dessin numéro 1. Dites-leur que le dessin 1 est l exemple d'une situation agricole où un groupe de 30 producteurs souhaite obtenir la certification. Laissez les participants utiliser le dessin comme un scénario pour proposer des bases de formation nécessaires pour le personnel du SGI, et les producteurs de l'organisation. Fournir des copies du standard, soit SAN, Code de conduite UTZ, ou du standard Fairtrade pour l utiliser comme base de leur proposition. Leur travail peut Drawing 1.0: Bad farm practices and situation être présenté comme suit : Risque / problème 1. Quelle section des exigences justifie le risque? Qui doit être formé? Quelle est la formation nécessaire? Objectifs de la formation À la place du dessin, les participants pourront visiter une vraie plantation. 5. Demandez aux participants de faire une présentation de leurs travaux. Ajoutez ou corrigez si nécessaire. Faites une rapide présentation PowerPoint sur les sujets de la diapositive 3 du document Directions pour la planification du programme de formation". Insistez sur le fait qu'il s'agit d'un guide et que le SGSGI doit veiller à ce que les programmes de formation développés répondent aux objectifs établis. 6. Demandez aux participants quels sont les documents liés aux activités de formation? Guidez leurs réponses en citant les fiches de formation, les copies de la liste des participants et les signatures (ou les empreintes digitales), le nom et la qualification du personnel technique (formateur), la date et le lieu de formation, les qualifications officielles ou des certificats de participation à la formation (pour les formateurs), la réunion de sensibilisation pour les membres et leurs familles. 47

Finalisez en disant que la tenue des registres est une exigence clé des standards pour réussir à la certification. Fin Sommaire : Résumez que les personnels du SGI et les producteurs ont besoin tous les deux de formation pour réussir à la certification ; la personne responsable du SGI et la personne qui formera les producteurs, devraient recevoir une formation sur les exigences du système de standards, que le groupe de producteurs a choisi ; faites une liste des sujets qui seront donnés aux ouvriers et aux autres cibles. Détaillez les procédures de sélection des formateurs pour la formation, et évaluez des résultats à court et à long terme. Tenez les dossiers de formation. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez laquelle des personnes dans les activités de certification, a besoin de formation? Quels domaines sont nécessaires pour la formation du personnel clé? Quels sont les facteurs à considérer, lors de l'élaboration du programme de formation? Quelles sont les documents de formation? 48

VIII. L'inspection interne Document pour les Participants 1. L'inspection interne L'inspection interne est un mécanisme, permettant d'évaluer la conformité individuelle des membres du groupe, aux exigences du système de standards. Il s'agit d'une vérification formelle, qui est très complète et documentée pour l'ensemble de la plantation et pour ses activités. elle doit être effectuée par un inspecteur interne qui est une personne neutre. elle assure que les procédures internes mises en place fonctionnent vraiment, et sont efficaces. elle donne la preuve de la conformité aux exigences règlementaires. 2. La planification de l'inspection interne Engager les différents acteurs Convenir d'une date ou de la période de l'inspection Déterminer un budget pour l'inspection Recruter des inspecteurs internes qualifiés (ou des producteurs motivés formés) procéder à une séance de travaux pratiques pour les inspecteurs sur les plantations sélectionnées Activités de l'inspection interne vérification sur le terrain et la gestion agricole. vérification du système de Stockage. Entretien avec le producteur (ou son / sa représentant) et avec les travailleurs. Vérification de la documentation disponible. séance Finale avec les producteurs, pour expliquer les non-conformités et déterminer les mesures correctives appropriées. Vérifier si le producteur a besoin de soutien pour des mesures correctives. Les parties signent le rapport d'inspection. 3. Contenu du rapport d'inspection interne Le nom du producteur et de l inspecteur. Le site de production. La date de l'inspection. Le résultat de l'inspection par rapport aux exigences applicables. Les détails de toutes les non-conformités et les mesures correctives nécessaires. Le statut du producteur (qui sera déterminé soit par le Directeur ou le comité responsable de l'approbation et sanctions). Vérifier les rapports pour assurer que toutes les parties concernées sont remplies, signées et prêtes à être approuvées ou non. Vous pouvez déposer les rapports de l'inspection dans le dossier de chaque membre. Les producteurs participant au programme de certification doivent être inspectés, pour le nombre de fois tel que recommandé par le système de standards que le groupe de producteurs a choisi. Il doit être clair que les inspecteurs internes ne prennent pas la décision sur la conformité, mais par le Directeur de l'approbation / Comité 49

Renseignements généraux L'inspection interne est un mécanisme permettant l évaluation de la conformité individu des membres du groupe, aux exigences du système de standards. Elle est réalisée par le groupe ou par un tiers agissant en leur nom. Elle porte sur l'évaluation du système de gestion de qualité de l'entreprise, ou du groupe. L'inspection interne sert à vérifier que tous les producteurs enrôlés dans le programme de certification, respectent les exigences du standard interne ou le système de gestion sociale et environnementale. Elle s'agit d'une vérification formelle, qui est très complet et documentée pour l'ensemble de la plantation et ses activités. Elle doit être effectuée par un inspecteur interne, qui est une personne neutre. Le But du contrôle interne est de s'assurer que : Les procédures internes mises en place fonctionnent vraiment et sont efficaces. C est la preuve de conformité aux exigences règlementaires. La planification de l'inspection interne : Engager les différents intervenants : cadres du groupe, commis d'achat, les chefs de file, Directeurs de département, les membres du groupe, etc. Convenir de la date ou la période à l'inspection Déterminer un budget pour l inspection : provision pour les inspecteurs (négociable), les logistiques, les coûts de formation des inspecteurs internes Recruter des inspecteurs internes formés sur : la capacité de lire et écrire, de parler la langue locale, la capacité de démontrer une compréhension technique de l'agronomie, de cacao et elle / il est respecté par les membres du groupe Former les inspecteurs internes sur : le concept du contrôle interne, la façon de remplir les rapports d'inspection, l'élaboration des actions correctives et suivi, procéder à une séance de travaux pratiques pour les inspecteurs sur les plantations sélectionnées L'inspection interne de tous les producteurs doit les amener à compréhension des activités suivantes : vérification du terrain et la gestion agricole. vérification des systèmes de Stockage. Entretien avec le producteur (ou son / sa représentant) et avec les travailleurs. Vérification des documents disponibles. Finaliser la session avec le producteur ou son représentant, en expliquant toute les non-conformités et déterminer les mesures correctives appropriées, et vérifier si le producteur a besoin de soutien pour les mettre en pratique. Les parties signent le rapport d'inspection. Remarque : Il doit être clair que les inspecteurs internes ne prennent pas la décision sur la conformité, mais que c est le Directeur de l'approbation / comité. Un groupe peut produire sa propre liste de contrôle d'inspection interne fondée sur les exigences particulières du système de standards. Dans le système UTZ, le formulaire de contrôle interne est basé sur le standard interne. Une Liste de contrôles simples et 50

personnalisés, rend l'inspection interne plus efficace. Le rapport d'inspection interne (ou fiche d'inspection) contient les informations suivantes : - Le nom du producteur et de l'inspecteur. - Le site de production. - La date de l'inspection. - Le résultat de l'inspection par rapport aux exigences applicables. - Les détails de toutes les non-conformités et les mesures correctives nécessaires. - Le statut du producteur (qui sera déterminé soit par le Directeur, ou le comité responsable de l'approbation et sanctions). Vérifiez les rapports pour assurer que toutes les parties concernées les ont remplis, signés et sont prêts à être approuvés ou non. Les rapports d'inspection sont remis au Directeur de l'approbation (ou comité), qui évalue et prend des décisions nécessaires. Déposez les rapports d'inspection dans le dossier de chaque membre. Les producteurs participant au programme de certification doivent être inspectés au moins une fois par an. Les nouveaux participants doivent être inspectés avant d'être approuvés pour le programme. Les conflits d'intérêts doivent être évités ou bien gérés. Les inspecteurs internes ne doivent pas être des amis proches ou parents, des producteurs qu'ils contrôlent ou approuvent. Le contrôle périodique interne sert à évaluer la conformité au niveau des producteurs. Le rapport d'inspection interne est basé sur les exigences particulières du système de standards, et ne contient que les aspects directement applicables aux producteurs. Les aspects applicables au niveau du groupe, peuvent également être vérifiés périodiquement. Cela se fait en effectuant une auto-inspection. 51

Indications pour le formateur (Journée 1 : en interne) Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Connaitre l'importance de l'inspection interne Être capable d'organiser l'inspection interne de leur organisation Être capable de former des inspecteurs pour effectuer des inspections internes Comprendre les activités de contrôle interne Connaitre les informations générales sur les rapports de l'inspection interne Matériel nécessaire : Les copies des versions les plus récentes du standard SAN, Code de conduite UTZ et du standard Fairtrade Des copies des formulaires d'inspection interne, du guide des 10 étapes du SGI, annexe 3, page 25 Projecteur de données Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Préparez une présentation PowerPoint avec les informations du Document pour les participants Organisation Attention : Demandez aux participants s'ils savent comment vérifier que près de 300 producteurs dans un groupe produisent tous selon les standards. Titre : Dites que notre discussion se concentrera sur l'inspection interne. Objectifs : Expliquez que nous allons apprendre l'importance du contrôle interne, comment la planifier, ce que font les inspecteurs, et le contenu des rapports d'inspection. Avantages : Cela nous permettra de veiller à ce que chaque membre du groupe soit conforme aux standards pour réussir à la certification. Directives : Mettez le point sur les fonctions du personnel du SGI. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Rappelez aux participants que le SGI, est le système qui assure le respect de l'ensemble du groupe. En ce sens, l'inspection interne permet d assurer que tous les producteurs sont conformes. Cela est essentiel parce que sans un SGI et les contrôles internes appropriés, l'auditeur externe devra visiter chaque producteur ce qui rendra le système très coûteux et personne ne voudra acheter ce cacao certifié. 52

2. Discutez avec les participants, comment nous pouvons vraiment savoir si chaque membre du groupe produit selon les standards? Écouter leurs suggestions. Dites que le respect individuel de membres du groupe aux exigences du système de standards, peut être vérifié par inspection interne. 3. Mettez en place une présentation rapide PowerPoint, sur les sujets de la diapositive 1 du «Document pour les participants", accentuant ce que c est l inspection interne, et ses objectifs. 4. Demandez-leur, qui effectue une inspection interne? Quel doit être son / sa qualification? Recueillez quelques réponses, et écrirez-les sur la feuille de papier. Accentuez le fait que les inspecteurs internes qui neutres, procèdent à une inspection interne. 5. Mettez les participants en groupes pour planifier de contrôle interne couvrant une organisation de 30 membres. Fournissez-leur des feuilles de papier mobiles avec des marqueurs. Permettez-leur de présenter leur travail au bout de 20 minutes. Présentez la diapositive 2 du «Document pour les participants" pour appuyer la «Planification pour l'inspection interne. 6. Demandez-leur, quelles activités peuvent être menées par les inspecteurs lors de l'inspection interne? Recueillez quelques réponses. Dites que, les inspecteurs font la vérification des plantations et la gestion agricole, la vérification du système de stockage, l entretien avec les producteurs et les travailleurs, la vérification de la documentation disponible. Finalement, Ils expliquent les non-conformités et les mesures correctives aux producteurs. 7. Montrez le dessin 1 (mauvais conditions de plantation). Discutez avec les participants les bonnes et mauvaises pratiques dans le dessin. Qu'ils proposent des actions correctives possibles, pour les mauvaises pratiques et les situations identifiées. Par exemple, laissez au moins 8 mètres de végétation entre les plantations et l'eau. Portez des vêtements de protection. Protégez les écosystèmes. Drawing 1: Bad farm practices and conditions 8. Montrez le dessin 2 (inspecteur interne interview un producteur et les travailleurs) aux participants. Utilisons la photo comme un scénario, engagez les participants dans un jeu de rôle où des inspecteurs internes font des entretiens avec des producteurs ou des travailleurs. Quelles sont les questions communes que les inspecteurs posent aux producteurs et aux travailleurs? Quelques remarques : Pourquoi les travailleurs sont constitués seulement d hommes? Pourquoi l'enfant assis derrière le groupe ne va t-il pas à l école? Comment les autres travailleurs s'habillent ils pour cultiver leurs plantations, car un seul porte des bottes? 9. Dites qu'un groupe peut produire sa propre liste de contrôle et d'inspection interne, fondée sur les exigences particulières du système de standards. Pour l UTZ, ceci est basé sur le standard interne. Quels sont les points applicables aux producteurs. Une liste de contrôle simple et personnalisé rend l'inspection interne plus efficace. Montrez-leur, un exemple de liste de contrôle interne. 53

10. Faites une présentation de la diapositive 3, pour analyser l'information contenue dans les rapports de l'inspection interne. Dites que, les rapports de l'inspection doivent être mis dans le dossier des membres. Le nombre des inspections internes dépend des exigences spécifiques du système de standards. Fin Sommaire : Résumez que, l'inspection interne est un mécanisme, permettant d'évaluer la conformité individuelle des membres du groupe, aux exigences du système de standards. Elle est faite par des inspecteurs internes qui sont neutres. Lors de la planification de l'inspection interne, envisagez la participation des intervenants, la logistique, l'heure et la formation des inspecteurs. Les rapports d'inspection contiennent des résultats de l'inspection, par rapport aux exigences applicables. Sans le contrôle interne, l'audit externe devra vérifier tous les producteurs avant de prendre une décision de certification. C'est pourquoi les inspections internes et le SGI en général sont très importants. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez l importance de l'inspection interne. Comment est-elle organisée? Quelles activités sont menées par les inspecteurs? Quelles informations sont fréquentes dans les rapports de l'inspection interne? Étape suivant : Dites aux participants, que nous allons pratiquer une inspection interne dans une plantation réelle, lors de notre prochaine session. Donnez à chaque participant, des copies du formulaire de l'inspection interne, et un modèle de rapport. Dites leur d'étudier les documents pour la prochaine session. 54

Indications pour le formateur (Journée 2 : Travail du terrain) Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Pratiquer l'inspection interne afin d'accroitre leur compréhension et leur expérience Matériels nécessaires : Des copies des formulaires d'inspection interne des 10 étapes du SCI CCE, Annexe 3, page 25 Des copies de modèle de rapport de l'inspection interne Temps nécessaire : 4 heures Préparatifs : Organisez une (ou des) plantation de cacao ou, l'inspection interne sera possible Organisez le transport si la plantation de démonstration est loin. Mettez de l'eau potable à la disposition des participants Organisation Attention : Affichez un formulaire d'inspection interne pour les participants. Titre : Dites que nous allons pratiquer une inspection interne sur une plantation réelle. Objectifs : Expliquez que, la pratique va augmenter leur compréhension et leur expérience de l'inspection interne. Avantages : Cela va augmenter leur confiance, lors de l'organisation pratique des contrôles internes de leurs organisations. Direction : faites le point sur les fonctions du personnel du SGI. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Groupez les participants et laissez-les prendre leurs formulaires d'inspection internes, et les modèles de rapports. Lorsqu ils se présentent dans un demi-cercle en face de vous, invitez chaque participant à lire des sections du formulaire d'inspection interne, tandis que vous donnez rapidement les explications les plus importantes. Utilisez environ 20 minutes pour cet exercice. L'exercice (à l'exception du demi-cercle) qui peut être fait dans un bus, si vous allez dans les plantations de démonstration. Informez les membres que les groupes peuvent intervertir les rôles (entre eux). Par exemple une personne pose des questions sur les pratiques environnementales, une autre pose des questions sur les pratiques sociales. Cela permettra d'accroitre le niveau de participation parmi les participants. 55

2. Dites aux groupes de réaliser des contrôles internes portant sur différentes activités, en utilisant leur liste de contrôle interne. Après l'exercice sur le terrain, laissez les groupes présenter leurs rapports d'inspection pour la discussion. 3. Rappelez aux participants que les inspecteurs internes ne sont pas la police. En tant que tel, leur devoir est d'être juste, mais pour cela ils ont besoin de comprendre la situation des producteurs. Lors des inspections internes, les compétences sociales sont essentielles, si non, vous ne serez pas en mesure d'obtenir la vraie image de la situation. Fin Sommaire : Répétez que, l'inspection interne est un mécanisme permettant d'évaluer la conformité individuelle des membres du groupe aux exigences du système de standards, elle est fait par des inspecteurs internes qui sont neutres ; lors de la planification de l'inspection interne, envisagez la participation des intervenants, la logistique, l'heure et la formation des inspecteurs. Les rapports de l'inspection contiennent des résultats de l'inspection, par rapport aux exigences applicables. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Encore une fois, demandez l'importance de l'inspection interne. Comment est-elle organisée? Quelles activités sont menées par les inspecteurs? Quelles sont les informations courantes dans les rapports de l'inspection interne? 56

IX. La prise de décision sur la conformité des producteurs Document pour les Participants 4. La politique des approbations et sanctions Photo 1 : La revue des rapports de l inspection Interne par le Comité de Approbation et des Sanctions 1. Procédure d'approbation Les producteurs qui produisent selon des exigences du système de standards sélectionnées par leur organisation, reçoivent l'approbation. Le Comité de l'approbation et sanction / donne son approbation aux producteurs. Les membres du Comité des sanctions et approbation ne doivent pas prendre des décisions lorsque leur objectivité est compromise 2. Rôles du Comité des approbations et sanctions Passer en revue tous les formulaires de rapport d'inspection. Prendre des mesures sur la non - conformité. Produire et maintenir un registre des deux groupes de producteurs, approuvés et sanctionnés. Assurer les documents appropriés de tous les rapports d'inspection au bureau SGI. Communiquer au producteur par écrit, des décisions de suspension ou d annulation. 3. Exigences relatives au Comité de l approbation Connaitre bien les principes du standard en cours d'exécution. Connaitre bien la règlementation interne / standard et exigences. Être bien respecté par les producteurs et l'organisation. Une connaissance approfondie dans l agronomie du cacao Aucun conflit d'intérêts Ce groupe doit déterminer une politique guidant le travail du comité de l'approbation et sanction. Ce pourrait être le suivant : Politique de l'approbation Les décisions relatives à l'approbation des membres de certification, doivent être faites par le comité d approbation et sanction. Les membres du comité d'approbation peuvent signer des formulaires de déclarations de conflits d'intérêt, avant de participer au processus d'approbation du groupe. L approbation doit être faite sur la base des résultats de l'inspection interne du groupe. Le processus d'approbation du groupe doit être participatif entre les membres du comité. 5. Décision du comité Il pourrait être le suivant : Approuvé : Si le producteur se conforme aux exigences du standard et que tous les rapports d'inspection sont concluants. Approuvé à condition : S'il y a une conformité partielle, et si des mesures correctives sont nécessaires pour conclure le rapport d'inspection. Suspendu : Lorsque le producteur ne fait pas de mesures correctives après avoir être averti. Disqualifié : Lorsque le producteur répétitivement ne se conforme pas aux exigences, et en cas de fraude incontestable. 6. la politique de Sanction Le comité des approbations et des sanctions doit prendre toutes les décisions concernant les sanctions à émettre. La suspension ne peut être émise que par le comité aux producteurs par écrit. Les producteurs qui ne conforment pas aux exigences du standard, doivent être sanctionnés soit par un avertissement ou une suspension. 57

Renseignements généraux Le SGI doit avoir des procédures en place pour prendre des décisions concernant les approbations de producteurs qui se conforment aux standards, et les sanctions imposées aux producteurs dans les cas où la non-conformité a été identifié. Il est recommandé de déterminer les sanctions qui peuvent être imposées aux producteurs dans le standard interne / SGMS, ou dans un document distinct (liste ou un catalogue de sanctions disciplinaires du SGI / système). Dans tous les cas, les sanctions doivent être clairement formulées et bien connues par les producteurs, du moment où ils décident de participer au programme de certification. L'inscription et l'enregistrement sur le programme de certification et la signature ultérieure d'un contrat, font obligation à un producteur de se conformer aux critères énoncés dans le code de conduite. Procédures d'approbation Le groupe doit former un Comité d approbation et des sanctions, ou sélectionnez un Directeur d'approbation. La composition du Comité de l'approbation et des sanctions doit être soigneusement étudiée pour avoir un équilibre des intérêts, mais aussi minimiser des conflits d'intérêts potentiels. Les membres du comité sont formés aux exigences de la certification, et doivent connaitre les standards internes et la règlementation. Ils répondent au moins aux exigences suivantes : Bien connaitre les principes du standard en cours d'exécution Bien connaitre les règles internes et les exigences. Etre bien respectés parmi les producteurs et l'organisation. Avoir une connaissance complète de l agronomie du cacao N avoir aucun conflit d'intérêts en ce qui concerne l'approbation des producteurs Le comité se réunit périodiquement comme il est recommandé par un système de standards particuliers, à l'issue des inspections internes, et avant que les activités d'achat pour les nouveaux membres commencent. Il révise toutes les formes d'inspection interne, et prend les décisions sur l'approbation ou la sanction des producteurs. Le comité documente toutes les décisions et élabore la liste des producteurs approuvés et sanctionnés. La décision du comité d'approbation et sanction pourrait être la suivante : Approuvé Approuvé avec conditions Suspendu Disqualifié Si la décision n'est pas en faveur d'un producteur, il / elle est guidé sur son droit à un recours et à un procès pour expliquer ses arguments. Quand un appel est reçu (verbal ou écrit), le Chef du SGI prépare la documentation nécessaire et le présente au comité pour l examen. Le SGI doit déterminer comment il va faire de sorte que les producteurs mettent en place les corrections nécessaires quand ils seront contrôlés par les inspecteurs internes. Il faut aussi déterminer les mécanismes pour assurer la conformité tout au long de l'année. 58

La décision (approbation ou sanction) et la mise en œuvre ultérieure des mesures correctives doivent être documentées dans les rapports d'inspection interne. Rôles du Comité d approbation et sanction Passer en revue tous les formulaires de rapport d'inspection. Prendre des mesures sur la non - conformité. Produire et maintenir un registre des deux groupes de producteurs, approuvés et sanctionnés. Archiver les documents appropriés de tous les rapports d'inspection au bureau SGI. Enfin Il communique au producteur par écrit, des décisions de suspension ou d annulation. Systèmes de sanction Les producteurs qui travaillent à l'encontre des standards et des meilleures pratiques de gestion démontrent leur non-conformité. Les décisions sont prises en conséquence. Des mesures correctives doivent être conçues en fonction de la gravité de la non-conformité, ayant été prouvée hors de tout doute possible. Les délinquants primaires des exigences de moindre importance, peuvent être verbalement inculpés ou prévenus par écrit. La suspension ne peut être délivrée que, si un producteur n applique pas suffisamment de mesures correctives après un avertissement, ou lorsque la non-conformité au niveau des producteurs est de nature à compromettre la certification l ensemble du groupe. Un producteur qui contrevient à une exigence peut être passible d'une suspension directe sans avertissement. Le non-respect délibéré d'un producteur à respecter une obligation, peut conduire à la résiliation du contrat entre l'organisme et le producteur. Quand un producteur n'est pas satisfait de la décision de du comité de l'approbation et des sanctions, il/elle peut demander réparation auprès du Chef du SGI. 59

Indications pour le formateur Objectifs de la formation : À la fin de cette formation, les participants pourront : Comprendre les procédures de l'approbation et des sanctions pour la prise de décision sur la conformité des producteurs Être capable d'organiser l'approbation et les sanctions pour leur organisation Matériel nécessaire : Les copies des versions les plus récentes du standard SAN, Code de conduite UTZ et du standard Fairtrade Projecteur de données Temps nécessaire : 2 heures, 30 minutes Préparatifs : Préparez une présentation PowerPoint avec les informations du Document pour les participants Organisation Attention : Demandez aux participants s'ils sont d'accord que les producteurs qui ne produisent pas selon les standards devraient être rappelés à l'ordre. Titre : Dites-leur que, notre discussion se concentrera sur la prise de décision sur la conformité des producteurs. Objectifs : Expliquez que nous comprendrons l'approbation et les procédures de sanction, pour la prise de décision sur la conformité des producteurs. Organisez une séance de formation pour nos organisations pour leur permettre connaitre les conditions d'approbation et le comité de sanction. Avantages : Cela nous permettra de veiller à ce que chaque membre du groupe se conforme aux standards pour réussir à la certification. Direction : Nous allons mettre l'accent sur les fonctions de l'approbation et le comité de sanction ou Direction. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Demandez aux participants ce qu'ils entendent par l'approbation et les procédures de sanction. Recueillez leurs suggestions sur la façon de développer l'approbation et la procédure de sanction. Recueillez quelques réponses et discutez-en. Se souviennent-ils de l'approbation et du comité de sanction? 2. Demandez-leur, les rôles de l'approbation et le comité de sanction. Recueillez quelques de réponses. Dites que le comité examine tous les formulaires du rapport 60

de l'inspection, prend des mesures en matière de non - conformité, produit et tient un registre des deux groupes de producteurs, approuvés et sanctionnés, assure une documentation adéquate de tous les rapports d'inspection au bureau SGI. Finalement communique au producteur par écrit les décisions de suspension ou d annulation. 3. Montrez les diapositives 1, 2 et 3 du «Document pour les participants«pour discuter ce que c est la procédure d'approbation, et comment elle est appliquée. Parlez des conditions d'approbation et le comité de sanction. Dites que les membres du comité doivent être composés d'experts qui ont une connaissance approfondie des systèmes de production. 4. Dites que la politique de l'approbation et sanction peut guider les activités du comité de l'approbation et sanction. Regroupez les participants pour développer la politique de l'approbation et sanction pour aider le comité à être démocratique dans leur tâche. Chaque groupe doit présenter ses résultats. 5. Discutez avec les participants, des procédures des sanctions qui peuvent être mis en place pour rappeler à l'ordre les membres du groupe, qui ne se pas conforment aux exigences du standard? Écoutez leurs suggestions. Dites qu'il est important de mettre en place une structure de base (un cadre de base) pour les situations dans lesquelles des sanctions doivent être appliquées. Les répercussions de la nonconformité sont claires pour le groupe de producteurs, et s appliquent au groupe dans son ensemble. Par exemple, si le producteur ne permet pas à l'inspecteur interne de visiter sa plantation, cela est considéré comme une non-conformité grave. 6. Mettez en place une présentation rapide PowerPoint, sur les sujets de la diapositive 6 du «Document pour les participants", pour appuyer encore la procédure de sanction, et comment elle est appliquée. Fin Sommaire : Résumez que, les procédures d'approbation et de sanction sont utilisées pour approuver les producteurs qui se conforment aux exigences du standard, et sanctionner ceux qui font preuve de non-conformité dans leur entreprise, ou refuser de le faire. Il est bon d'élaborer des politiques d'approbation qui guideront le comité d'approbation et sanction. Pour plus d'informations sur la prise de décisions, vous pouvez toujours consulter le guide CCE-SGI. Questions : Demandez si quelqu un a une question ou un commentaire. Évaluation : Demandez-leur, ce qu'ils entendent par l'approbation et des procédures de sanction? Comment vont-ils organiser les procédures d'approbation et la sanction de leur organisation? 61

X. Traçabilité Documents pour les Participants Le SGI doit avoir un système de séparation des produits certifiés des non-certifiés, tout au long de la chaine d approvisionnement / production, y compris la récolte, la manutention et le transport. Assurer la traçabilité dans les domaines clés suivants de la chaine d approvisionnement / production : Planteur (Niveau communauté) Traitant Représentant exportateur (Niveau communauté) Exportateur Zones clés pour assurer la traçabilité Depot Exporté Figure 1 : Chaine d approvisionnement/ production du cacao 62

Renseignements généraux La traçabilité est la capacité de tracer l'historique, ou la localisation d'un produit ou d'une activité, à l'aide d'identifiants enregistrés. Pourquoi mettre en œuvre un système de traçabilité des produits? Un système de traçabilité sert à plusieurs fins. Le principal est d assurer que les produits vendus comme étant certifiés, proviennent effectivement de producteurs qui respectent les bonnes pratiques. D'autres fins inclus : Approche client : prouvez que vous respectez les exigences de la spécification, ou que vous avez pris toutes les mesures nécessaires pour : Qu Il y ait conformité avec les exigences des standards, des contrôles internes et des audits externes. Tracer les éventuels produits défectueux ou dangereux et les retirer du marché Approche de la sécurité alimentaire : pour retracer l'histoire d'un produit dans le cas où un problème se pose et avoir accès à un système de preuves pour : Tracer les produits (le taux ou l unité) tous au long du cercle de vie du produit, ce qui rend possible le retrait ou le rappel connaitre l'histoire de la transformation du produit dans autant de détails que possible récupérer et stocker des données sur un produit / processus déterminé, et de déterminer les responsabilités respectives au cas où un problème devait survenir Approche règlementaire : se conformer aux standards et règlements pour : Identifier les fournisseurs et les clients directs Respecter les limites maximum des restes Démarche de gestion commerciale : pour enregistrer et connaitre l histoire des procédés utilisés par les producteurs et le groupe dans le but d'améliorer les opérations en général est de : Surveiller l'efficacité des actions correctives mises en œuvre Gérer les relations avec les producteurs Améliorer l'organisation générale du groupe et les processus de production Quelles sont les limites de la traçabilité? La traçabilité permet uniquement de trouver ce qui a été défini au préalable La traçabilité n'est pas un outil pour contrôler les caractéristiques du produit Comment est construite la traçabilité? Le groupe doit identifier les éléments de données qui doivent être suivis tout au long de la chaine de production (voir la figure 1 pour la production / chaine d'approvisionnement) et en particulier ceux qui peuvent être utilisés pour : Répondre aux besoins des clients 63

Respecter les standards et les exigences règlementaires Mettre en place la documentation du système de traçabilité. Définir les ressources techniques, humaines et autres nécessaires. - Commencer au début du cercle de production, procéder étape par étape, et enregistrer toutes les données et informations qui doivent être enregistrées. - Faire une liste des différents dossiers à être utilisés comme supports de traçabilité. - Rédiger des procédures pour spécifier les méthodes à mettre en œuvre au niveau de chaque lien. Ces procédures doivent établir une continuité dans le système de traçabilité. Exemples de documents de traçabilité - Liste des producteurs - Livret - Livret des Achats - Bordereaux d'évacuation - Les recettes Dépôt - Contrôle des stocks au Dépôt Définir les responsabilités en matière de traçabilité - Utiliser un organigramme pour déterminer les processus où la traçabilité est impliquée - Pour chaque étape et pour chaque enregistrement, déterminer les responsabilités du personnel impliqué dans la collection et l'enregistrement des données requises - Déterminer la fréquence de collection et traitement Les ressources de stockage : doit permettre de : - identifié les éléments tracés - La collection de données, sa transportation et transmission - Garantir l'intégrité des données - Maintenir la continuité du lien vers le produit tracé. En général : - Le SGI doit avoir un système pour la prévention du mélange de produits certifiés avec des produits non-certifiés dans ses installations. - La séparation physique et l'identification visuelle des sacs, pendant le stockage et le transport du produit certifié est obligatoire - Le group certifié doit visuellement identifier le produit certifié. Cela peut être sur les portes, les étiquettes, les sacs et les palettes. - Les membres du groupe ne doivent pas individuellement vendre leurs produits certifiés, mais leurs produits peuvent être séparés en tant que produit certifié pour la vente par le groupe certifié. 64

Indications pour le formateur Objectifs de l apprentissage : Les participants pourront Comprendre qu est ce qu un système de traçabilité. Connaitre l'importance du système de traçabilité. Être en mesure de développer un système de traçabilité. Matériel nécessaire : Cartes colorées Temps nécessaire : 3 heures Préparatifs : Organisation Attention : Demandez aux participants si un d'entre eux retrace une boutique pour acheter des articles à nouveau, quand elle fait une bonne affaire au départ. Titre : Ajouter que cette session est sur le système de traçabilité de la production durable de cacao. Objectifs : Expliquez que la formation leur permettra de comprendre le système de traçabilité, de connaitre son importance, et en construire un. Avantages : Mentionnez que la connaissance de cette session peut les aider à prouver qu'ils se conforment aux standards durables dans leur entreprise. Directives : Informez-les que nous n allons pas insister sur les détails de la tenue des dossiers. Les exigences spécifiques doivent être conformes à la norme du groupe choisie. Consultez le guide CCE-SGI pour plus d'informations. Livraison Explication, Démonstration, Exercices et Conseils : 1. Expliquez que leurs capacités de retracer l'histoire ou l'emplacement d'un produit ou d'une activité à l'aide d'identifiants enregistrés, c est ce qu on appelle la traçabilité. Demandez-leur de lever la main s'ils seront contents que le chocolat puisse être tracé et attribué aux producteurs de cacao ou à des communautés. 2. Mettez les participants en groupe. Donnez des feuilles de papier à chaque groupe pour décrire, la façon dont la traçabilité peut aider à la production durable de cacao. Après dix minutes, dites-leur "gardez votre travail au garage" (c.-à-d. collez les travaux des participants au mur pour une discussion plus tard) 3. En référence au "informations générales", discuter avec les participants de l'importance de la traçabilité pour les clients, les systèmes de standards et la gestion des entreprises. 65

4. Après la discussion, retournez aux réponses que les participants ont placées au «parking». Visitez chaque groupe de travail avec les autres participants. Lors de la présentation des résultats du groupe, demandez s'il y a des ajouts ou des omissions qu ils veulent faire après avoir écouté votre discussion. Posez la question rhétorique comment nous pouvons développer un système de traçabilité pour le cacao. 5. Donnez à chaque groupe des Cartes colorées et des feuilles de papiers. Dites-leur de procéder étape par étape et de faire un schéma la chaine de places où les fèves de cacao passent avant l'exportation (c.-à-d. la chaine d'approvisionnement du cacao). Demandez-leur de générer des codes à chaque niveau de la chaine. Rappelez-leur d'énumérer les principaux agents habituellement en charge de ces lieux. Donnez- leur 20 minutes pour faire ce travail. Appelez chaque groupe pour présenter leur travail. 6. Après leur présentation, montrez-leur la figure 1. Dites leur que c'est une chaine d'approvisionnement commune du cacao. Comparez la figure 1 aux réponses des participants. Faites remarquer chaque étape de la chaine et demandez aux participants ce qui peut être fait pour assurer la traçabilité. Par exemple ce qui peut être fait pour assurer la traçabilité au niveau du planteur ou de la communauté? Réponse : les producteurs et leurs fèves certifiés peuvent être enregistrés par des numéros. Quels documents doivent être conservés? Qui garde et stocke les enregistrements? Écrivez les suggestions correctes des participants. 7. Expliquez-leur de toujours tenir compte de leur état local de la production / chaine d'approvisionnement lors de la conception d'un système de traçabilité. Ajoutez à cela que l'organisme doit être toujours agréé d avoir un système de séparation du cacao certifié et non certifié. Fin Sommaire : Résumez que le système de traçabilité permet de retracer l'histoire ou l'emplacement des produits ou d'une activité à l'aide d'identifiants enregistrés. Questions : Demandez s'il y a des questions sur le sujet. Évaluation : Demandez ce que c'est qu un système de traçabilité, l importance de la traçabilité, la façon dont un système de traçabilité est développé. 66