ANNEXE I bis COMMUNAUTE EUROPEENNE Service Public Fédéral FINANCES Administration générale des douanes et accises NOTICE EXPLICATIVE RELATIVE A LA DEMANDE DE CERTIFICATION AEO Cette notice a été élaborée pour aider le demandeur à compléter la demande de certification AEO et à fournir les annexes nécessaires. La demande doit obligatoirement contenir l information demandée dans le formulaire de la demande et dans les annexes 1 à 11. Remarques générales 1. Le demandeur doit fournir tous les renseignements demandés. Si nécessaire, certains renseignements peuvent être fournis sur des listes, tableaux, etc. annexés à la demande. Ces annexes doivent clairement renvoyer à la case correspondante du formulaire de demande. 2. La production de renseignements imprécis ou incomplets ne peut que retarder ou compromettre l octroi du certificat AEO sollicité.
ANNEXE I bis (page 2) 3. La production de faux renseignements peut entraîner le refus du certificat AEO ou le retrait d un certificat existant, sans préavis ni indemnisation. 4. Toute demande introduite en Belgique doit être établie conformément aux lois linguistiques belges. En l occurrence, les dispositions de l arrêté royal du 18 juillet 1966 portant coordination des lois sur l emploi des langues en matière administrative (M.B. du 2 août 1966) sont applicables. 5. Si des informations sont fournies dans une autre langue que celle de la demande, il y a lieu de joindre une traduction de ces informations dans la langue de la demande. 6. Le demandeur qui aurait encore des questions à poser au sujet de l établissement de la demande peut s adresser à la direction régionale des douanes et accises dans le ressort de laquelle il est établi. La liste des fonctionnaires d information des directions régionales des douanes et accises peut être consultée par Internet, à l adresse : http://www.fiscus.fgov.be/interfdanl/fr/site/contact.htm Le formulaire de la demande Case 1 : Demandeur Mentionner le nom complet de l opérateur économique introduisant la demande. - Pour une personne morale, indiquer la dénomination actuelle de la société. - Pour une personne physique, indiquer les nom et prénoms. Suppl. 1
ANNEXE I bis (page 3) - Pour une association de personnes reconnue comme ayant la capacité de faire des actes juridiques sans avoir le statut légal de personne morale, indiquer les noms et prénoms des personnes physiques et/ou la dénomination actuelle des sociétés constituant l association. Case 2 : Statut juridique Indiquer le statut juridique en usage au moment de la demande de certification AEO. Pour ce qui concerne les documents à produire à l appui de la demande, il convient de se reporter aux explications relatives à l annexe 1 à la demande. Case 3 : Date de constitution Mentionner, en chiffres, le jour, le mois et l année de constitution, sous la forme --/--/-- Les personnes morales doivent mentionner la date de la création de la société telle que mentionnée dans l acte constitutif publié au Moniteur belge. Les associations de personnes reconnues comme ayant la capacité de faire des actes juridiques sans avoir le statut légal de personne morale doivent indiquer la date de la constitution de l association. Les personnes physiques doivent renseigner la date d activation du numéro d identification à la TVA.
ANNEXE I bis (page 4) Case 4 : Adresse de constitution Les personnes morales doivent mentionner l adresse complète (pays inclus) du siège social de la société au moment de la demande de certification AEO. Les associations de personnes reconnues comme ayant la capacité de faire des actes juridiques sans avoir le statut légal de personne morale doivent indiquer l adresse complète (pays inclus) du siège principal de l association au moment de la demande de certification AEO. Les personnes physiques doivent renseigner l adresse complète de leur domicile principal (pays inclus) au moment de la demande de certification AEO. Case 5 : Siège d activité principale Mentionner l adresse complète (pays inclus) du lieu où s exerce votre activité principale. Case 6 : Personne de contact Indiquer le nom complet, le numéro de téléphone et de télécopieur, et l adresse électronique de la personne que vous désignez comme point de contact à consulter par les autorités douanières lors de l examen de votre demande. Cette personne de contact doit être à même de fournir ou de réunir les précisions nécessaires relatives à tous les aspects de la demande. Donner également les coordonnées d une autre personne à même de relayer la personne de contact principale en cas d absence de cette dernière.
ANNEXE I bis (page 5) Pour toute demande de certification AEO introduite en Belgique, la désignation d une personne de contact établie en Belgique est impérative et ce quel que soit le pays d établissement du demandeur. Case 7 : Adresse postale Compléter uniquement cette case si l adresse pour la correspondance postale relative à votre demande de certification AEO diffère de l adresse renseignée dans la case 4. Case 8 : Numéro (s) d identification à la TVA Mentionner votre numéro d identification à la TVA. Si vous êtes représentant responsable d un ou de plusieurs assujettis non établis en Belgique, pour le(s)quel(s) vous effectuez des opérations douanières, indiquer aussi le numéro d identification à la TVA attribué à cet (ces) assujettis(s) étrangers(s). Si, en qualité de représentant responsable, vous êtes titulaire d un numéro global d identification à la TVA (numéro commençant par 796.5 ou 796.6 ), indiquer ce numéro global si vous effectuez des opérations douanières pour les personnes que vous représentez sous ce numéro. Si vous êtes identifié à la TVA dans d autres Etats membres, mentionner également ici ces numéros d identification. Case 9 : Numéro(s) d identification de l opérateur Mentionner ici votre numéro d enregistrement EORI (Economic Operator s Registration and Identification) (voir la circulaire n D.D. 290.686 du 15 mai 2009 C.D. 500).
ANNEXE I bis (page 6) Case 10 : Numéro d enregistrement légal Il s agit du numéro d enregistrement donné par le bureau d enregistrement de l entreprise. Cette case ne doit pas être servie si le demandeur est établi en Belgique. Dans le cas contraire, compléter la case si vous possédez un numéro d enregistrement légal différent du (des) numéro(s) renseigné(s) dans les cases 8 et 9. Case 11 : Type de certificat demandé Marquer d une croix la case correspondante à votre choix. Case 12 : Secteur d activité économique Mentionner ici le code NACE de votre (vos) activité(s) principale(s) et, le cas échéant, de votre (vos) activité(s) secondaire(s) [voir le Règlement (CEE) n 3037/90 du Conseil du 9 octobre 1990 relatif à la nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté européenne (JO L 293 du 24 octobre 1990) et le Règlement (CE) n 1893/2006 du Parlement européen et du Conseil du 20 décembre 2006 établissant la nomenclature statistique des activités économiques NACE Rév. 2 et modifiant le règlement (CEE) n 3037/90 du Conseil ainsi que certains règlements (CE) relatifs à des domaines statistiques spécifiques (JO L 393 du 30 décembre 2006)] et décrire plus amplement l (les) activité(s) dans l annexe 3 à la demande. Lien : http://eur-lex.europa.eu Suppl. 1
ANNEXE I bis (page 7) Case 13 : Etat(s) membre(s) dans le(s)quel(s) des activités douanières (*) sont exercées Mentionner le(s) code(s) ISO alpha-2 de l (des) Etat(s) membres(s) concerné(s). Lien : http://publications.europa.eu/code/fr/fr-5000600.htm A compléter si : a) une partie des écritures et/ou des documents douaniers est conservée dans un autre Etat membre (art. 14 quinquies, 3 du CCA); b) vous disposez d une installation de stockage sous douane dans un autre Etat membre (art. 14 quinquies, 4 du CCA); c) vous disposez d autres locaux dans un autre Etat membre (art. 14 quinquies, 4 du CCA); (*) On entend par activité douanière toute activité en rapport avec la législation douanière définie comme étant : - l ensemble des dispositions communautaires et des dispositions prises en application de la réglementation communautaire régissant l importation, l exportation, le transit et le séjour des marchandises faisant l objet d échanges entre les Etats membres et les pays tiers, ainsi qu entre les Etats membres pour ce qui concerne les marchandises qui n ont pas le statut communautaire au sens de l article 9, 2, du traité instituant la Communauté européenne ou pour lesquelles les conditions d acquisition du statut communautaire font l objet de contrôles ou d enquêtes complémentaires; - l ensemble des dispositions arrêtées au niveau communautaire dans le cadre de la politique agricole commune et les réglementations spécifiques prises à l égard des marchandises résultant de la transformation de produits agricoles; - l ensemble des dispositions arrêtées au niveau communautaire en ce qui concerne les accises harmonisées et la taxe sur la valeur ajoutée frappant les importations, ainsi que les dispositions nationales qui les mettent en œuvre.
ANNEXE I bis (page 8) d) vous exercez des activités douanières dans un autre Etat membre. Case 14 : Informations de passage frontalier Indiquer ici les bureaux de douane d entrée et de sortie du territoire douanier de la Communauté européenne généralement empruntés pour l acheminent de vos marchandises. Lien : http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_consultation_location.jsp?lang=fr Case 15 : Simplifications ou facilités déjà accordées, certificats mentionnés à l article 14 duodecies, paragraphe 4 1) Si vous bénéficiez déjà de simplifications douanières, en préciser la nature et la procédure douanière correspondante et mentionner le numéro, la date et l instance de délivrance de l autorisation concernée. Les renseignements demandés sont à fournir selon les indications suivantes : a) préciser la(les) procédure(s) douanière(s) concernée(s) à l aide de la(des) lettre(s) correspondante(s) utilisées en tête de colonne (A à K) pour identifier les procédures douanières dans le tableau de l annexe 37, titre I, point B, des dispositions d application du Code des douanes communautaire telles que modifiées par le Règlement (CE) n 2286/2003 de la Commission du 18 décembre 2003 (J.O. UE n L 343 du 31 décembre 2003) (1). Il s agit des lettres suivantes : (1) Voir version consolidée à l adresse : http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=consleg: 2003R2286:20060101:FR:PDF&bcsi_scan_bc7119cf5383d5a3=Hgdc 8+oeD1nwCBkFvURdfSjybi8VAAAAVNIJSA==&bcsi_scan_filename =LexUriServ.do
ANNEXE I bis (page 9) A : exportation/expédition; B : régime spécial d octroi de restitution pour les viandes désossées issues de gros bovins mâles ou pour certaines conserves de viande bovine; C : réexportation après un régime douanier économique autre que l entrepôt douanier (perfectionnement actif, admission temporaire, transformation sous douane); D : réexportation après un entrepôt douanier; E : perfectionnement passif; F : transit; G : statut communautaire des marchandises; H : mise en libre pratique; I : placement sous un régime douanier économique autre que le perfectionnement passif et l entrepôt douanier [Perfectionnement actif (système de la suspension), admission temporaire, transformation sous douane]; J : placement en entrepôt douanier de type A, B, C, E ou F; K : placement en entrepôt douanier de type D. b) préciser la nature de la(des) simplification(s) douanière(s) dont vous bénéficiez pour chaque procédure douanière concernée. La notion de simplification douanière est à interpréter au sens large et englobe toutes les facilités douanières qui vous ont été accordées par écrit par l Administration générale des douanes et accises. Sont notamment visées : Suppl. 1
ANNEXE I bis (page 10) - les procédures simplifiées en matière de déclaration. Pour ces procédures, vous pouvez indiquer le(les) code(s) correspondant(s) figurant à l annexe 38, titre II, Case n 1, deuxième subdivision, des dispositions d application du Code des douanes communautaire telles que modifiées par le Règlement (CE) n 2286/2003 de la Commission du 18 décembre 2003 (J.O. UE n L 343 du 31 décembre 2003) (1). Il s agit des codes suivants : - B pour la déclaration incomplète (procédure simplifiée, article 76, 1 er, a du Code des douanes communautaire); - C pour la déclaration simplifiée (procédure simplifiée, article 76, 1 er, b du Code des douanes communautaire); - D pour la déclaration normale (procédure normale, article 62 du Code des douanes communautaire) avant que le déclarant soit en mesure de présenter les marchandises; - E pour la déclaration incomplète (telle que visée sous B) avant que le déclarant soit en mesure de présenter les marchandises; - F pour la déclaration simplifiée (telle que visée sous C) avant que le déclarant soit en mesure de présenter les marchandises; - Z pour la déclaration complémentaire dans le contexte d une procédure simplifiée visée à l article 76, 1 er, c du Code des douanes communautaire); - les procédures simplifiées en matière de transit; - les procédures simplifiées en matière d origine; - c) numéro, date et instance de délivrance de la(des) simplification(s) douanière(s). (1) Voir version consolidée à l adresse : http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=consleg: 2003R2286:20060101:FR:PDF&bcsi_scan_bc7119cf5383d5a3=Hgdc 8+oeD1nwCBkFvURdfSjybi8VAAAAVNIJSA==&bcsi_scan_filename =LexUriServ.do
ANNEXE I bis (page 10/2) Exemple : H - Z - Autorisation «Procédure simplifiée au départ et/ou à destination et domiciliation» n D. 56941 du 19 février 2007 de la direction régionale des douanes et accises à Mons. 2) Si vous êtes titulaire d autres autorisations que celles citées au chiffre 1) ci-avant, lister celles-ci séparément en donnant les précisions suivantes : intitulé et type de l autorisation, numéro, date et instance de délivrance. Exemple : Autorisation de perfectionnement actif, système de la suspension, type globalisation n D.D. 111.111 / 551.1513.7 du 13 septembre 2007 de Bruxelles Administration centrale D.A. 3) Si vous êtes titulaire d un ou de plusieurs certificat(s) cité(s) à l article 14 duodecies, 4, des dispositions d application du Code des douanes communautaire, indiquer le type et le numéro du(des) certificat(s). En l occurrence, il peut s agir : - soit d un certificat de sécurité et/ou de sûreté reconnu au niveau international, délivré sur la base de conventions internationales; - soit d un certificat de sécurité et/ou de sûreté européen, délivré sur la base de la législation communautaire; - soit d une norme internationale de l Organisation internationale de normalisation (normes ISO); Suppl. 3
ANNEXE I bis (page 10/3) - soit d une norme européenne des organismes de normalisation européens (normes CEN Comité européen pour la normalisation, normes CENELEC Comité européen de normalisation électrotechnique, normes ETSI Institut européen des normes sur les télécommunications). Case 16 : Bureau de gestion de la documentation douanière Mentionner ici les coordonnées complètes du service de votre entreprise (y compris, les numéros des locaux) où sont tenues et conservées toutes vos écritures et archives douanières. Si vous avez externalisé cette gestion, indiquer les coordonnées complètes (nom, adresse, personne de contact, téléphone, fax, E-mail) du bureau privé concerné. Case 17 : Bureau chargé de fournir la documentation douanière A ne compléter que si les renseignements diffèrent de ceux mentionnés dans la case 16. Case 18 : Bureau de comptabilité principale Mentionner ici les coordonnées complètes du service (y compris, les numéros des locaux) où est tenue votre comptabilité générale. Si vous avez externalisé cette gestion dans l Union européenne, indiquer les coordonnées complètes (nom, adresse, pays, personne de contact, téléphone, fax, E-mail) du bureau concerné. Suppl. 1
ANNEXE I bis (page 11) Si l encodage et le stockage de vos données comptables sont effectués en dehors de l Union européenne, indiquer, suivant le cas, les coordonnées complètes du service qui a accès à l ensemble de votre comptabilité générale. Case 19 : Nom, date et signature du demandeur; nombre d annexes La demande doit être signée par une personne habilitée à représenter valablement le demandeur devant les pouvoirs publics (joindre une copie du procès-verbal de l assemblée générale ou une copie de la décision du conseil d administration concernant la plus récente nomination des gérants ou administrateurs, ou une procuration conforme au modèle ci-joint en annexe A). Le contenu des annexes 1 à 11 à joindre à la demande Le demandeur doit fournir les annexes suivantes à l appui de sa demande : Chaque annexe jointe à la demande doit contenir l information demandée pour cette annexe. Annexe 1 : - Aperçu des propriétaires / actionnaires principaux, avec indication de leurs noms et adresses et de leurs parts respectives. - Aperçu des membres du conseil d administration. - Les propriétaires ont-ils des antécédents de non-conformité auprès des autorités douanières?
ANNEXE I bis (page 12) Cette annexe doit comprendre : 1. La structure financière de l opérateur sous la forme d un organigramme. Il s agit de la structure dans laquelle l opérateur se situe par rapport à ceux qui détiennent des parts sociales de sa société et par rapport à ses participations dans d autres sociétés (%). L organigramme doit comporter les données suivantes : - propriétaires et actionnaires principaux = ceux qui détiennent une participation de minimum 5 %; - participations du demandeur dans d autres sociétés; - mention des participations respectives. Il y a lieu d y joindre une liste des noms et adresses du/des propriétaire(s) et actionnaire(s) principaux. Exemple d organigramme : Nom du propriétaire % d actions détenues Nom de l actionnaire Identification du demandeur % d actions détenues % d actions détenues % d actions détenues Société ou filiale concernée Société ou filiale concernée Société ou filiale concernée
ANNEXE I bis (page 13) 2. Une copie des annexes au Moniteur belge où figure l acte constitutif de la société ainsi que, le cas échéant, une copie des annexes au Moniteur belge où figurent des modifications de cet acte constitutif. A défaut, ces copies peuvent être remplacées par une copie de l acte notarié constatant la formation de la société et, le cas échéant, des actes constatant les modifications intervenues. Si le demandeur est une société non établie en Belgique, il y a lieu de joindre tout document officiel relatif à la création et à la composition du conseil d administration de la société. 3. Une copie des comptes annuels des trois dernières années (ou des comptes annuels disponibles si la succursale a été créée il y a moins de 3 ans), si le demandeur est une succursale d une société de droit étranger. 4. Un extrait du casier judiciaire du demandeur, ainsi que, le cas échéant, du représentant en douane du demandeur (il s agit du représentant légal du demandeur dans les affaires douanières) (1). Lorsque le demandeur est une personne physique, il est tenu de joindre à sa demande un extrait du casier judiciaire central des personnes physiques. Le cas échéant, les dispositions figurant à la lettre b) de l alinéa suivant sont applicables au représentant en douane du demandeur. Lorsque le demandeur est une personne morale, il est tenu de joindre à sa demande : a) un extrait du casier judiciaire central des personnes morales établi à son nom ET b) un extrait du casier judiciaire au nom de son représentant en douane (1). Il s agira : - soit d un extrait du casier judiciaire central des personnes morales si le représentant en douane est une personne morale; - soit d un extrait du casier judiciaire central des personnes physiques si le représentant en douane est une personne physique; (1) Voir le 19, e, renvoi 1 de la présente instruction.
ANNEXE I bis (page 14) - soit d un extrait du casier judiciaire central des personnes physiques pour chaque personne physique directement concernée par la gestion journalière des activités si le représentant en douane est une association de personnes reconnue comme ayant la capacité de faire des actes juridiques sans avoir le statut de personne morale. Lorsque le demandeur est une association de personnes reconnue comme ayant la personnalité juridique sans avoir le statut de personne morale, il est tenu de joindre à sa demande un extrait du casier judiciaire central des personnes physiques pour chaque personne physique directement concernée par la gestion journalière de ses activités. Le cas échéant, les dispositions du point b) de l alinéa précédent relatives au représentant en douane (1) de l association sont applicables. L extrait du casier judiciaire central des personnes morales doit être demandé par la personne concernée auprès du Service Public Fédéral Justice, DG Organisation judiciaire, Casier judiciaire central, boulevard de Waterloo, 115 à 1000 Bruxeles, soit par courrier, soit par fax au n 02/557 27 82, soit par courriel à l adresse cjc-csr@just.fgov.be. L extrait du casier judiciaire central des personnes physiques doit être demandé par la personne concernée à l Administration communale du lieu de son domicile. Les personnes physiques non établies en Belgique doivent prouver leur passé judiciaire en produisant une pièce officielle de leur pays de résidence ou, à défaut d une telle pièce, une déclaration sur l honneur du modèle ci-après, dûment légalisée. «Déclaration sur l honneur Je soussigné(e),...... (nom, prénom, adresse, date de naissance), déclare sur l honneur que je n ai jamais été condamné pour une grave infraction pénale liée à mon activité économique. Fait à..., le... (signature légalisée)» (1) Voir le 19, e, renvoi 1 de la présente instruction.
ANNEXE I bis (page 15) Annexe 2 : Nom de la personne responsable de la gestion des questions douanières dans l entreprise du demandeur. La personne mentionnée dans cette annexe n est pas nécessairement la même que celle figurant dans la case 6 de la demande. Il s agit ici de la personne de référence dans votre entreprise qui est responsable de l accomplissement des formalités douanières. Outre le nom de cette personne, indiquer ses coordonnées dans l entreprise (service, téléphone, fax, E-mail) et décrire sa fonction. Annexe 3 : Description des activités économiques du demandeur. Décrire de manière détaillée vos activités économiques en précisant notamment le code de la nomenclature d activités NACE BEL (cette nomenclature peut-être consultée à l adresse électronique suivante : http://economie.fgov.be/fr/modules/publications/publications_bce/nacebel _2008.jsp Annexe 4 : - Détails sur l emplacement des différents sites de l entreprise du demandeur et brève description des activités sur chaque site. - Précisions sur le titre auquel le demandeur et chaque site agissent dans la chaîne d approvisionnement : en leur nom propre et pour leur propre compte ou en leur nom propre et pour le compte d une autre personne ou au nom et pour le compte d une autre personne. 1. Si votre société se compose de plusieurs unités d établissement (sièges d exploitation) agissant forcément sous le même numéro d identification à la TVA, mentionner l adresse et les activités de chacun des sites concernés.
ANNEXE I bis (page 16) 2. Si vous détenez (pour votre propre compte ou pour compte d autrui) des marchandises sous sujétion douanière dans un autre/ d autres lieu(x) que celui/ceux visé(s) ci-avant, préciser l adresse de ce (ces) lieu(x) en indiquant sous quel(s) régime(s) douanier(s) et sous quelle(s) autorisation(s) douanière(s) (numéro, date, instance de délivrance, titulaire de l autorisation) ces marchandises sont détenues. 3. Décrire vos flux de marchandises (commandes, achats, livraisons, ventes, ) en donnant des précisions sur les différents acteurs intervenant dans la chaîne logistique internationale et indiquer : - le flux documentaire correspondant à chaque flux de marchandises; - pour chaque unité d établissement énumérée sous le chiffre 1 ci-avant et intervenant dans la chaîne logistique, si cette unité agit : a) en son nom propre et pour son compte propre; b) en son nom propre mais pour le compte d autres; c) au nom et pour le compte d autres. Nom de votre société FABRICANT (1) IMPORTATEUR (1) EXPORTATEUR (1) COMMISSIONNAIRE EN DOUANE (1) COMMISSIONNAIRE DE TRANSPORT TRAN- SITOIRE (1) CONSOLIDATEUR (1) OPERATEUR DE TER- MINAL PORTUAIRE (1) ENTREPOSEUR (1) AUTRES (1) ----------------------------- Adresse du site en votre propre nom et propre compte en votre propre nom mais pour le compte d autres au nom et pour le compte d autres (1) Pour de plus amples précisions concernant ce rôle, reportez-vous à l annexe IV bis, point 1.1.4. Suppl. 3
ANNEXE I bis (page 17) Vous serez peut être amenés à dupliquer ce tableau si plusieurs sites exercent des fonctions différentes (ex : un site fabrique, un second site entrepose) et à des titres différents. Flux de marchandises : décrivez vos différents flux de marchandises et les liens éventuels. Pour illustrer cette annexe, inspirez vous de l exemple ci-dessous. Fabricant Transport Manutention Transport Pays par mer, air lien Entrepôt Distribution Utilisateur Pour chaque flux de marchandises, veuillez mentionner : le nom ou les noms des différents acteurs depuis, par exemple, le lieu de fabrication jusqu au lieu de consommation ou du moins ceux que vous connaissez et/ou maîtrisez. Annexe 5 : Précisions sur les éventuels liens entre le demandeur et les sociétés auxquelles il achète et/ou fournit les produits. Préciser si vous êtes lié à vos partenaires commerciaux au sens de l article 143 des dispositions d application du Code des douanes communautaire. Le texte de cet article est reproduit ci-après : «Article 143 1. Aux fins de l application des dispositions du titre II, chapitre 3, du code et des dispositions du présent titre, des personnes ne sont réputées être liées que :
ANNEXE I bis (page 18) a) si l une fait partie de la direction ou du conseil d administration de l entreprise de l autre, et réciproquement; b) si elles ont juridiquement la qualité d associés; c) si l une est l employé de l autre; d) si une personne quelconque possède, contrôle ou détient directement ou indirectement 5 % ou plus des actions ou parts émises avec droit de vote de l une et de l autre; e) si l une d elles contrôle l autre directement ou indirectement; f) si toutes deux sont directement ou indirectement contrôlées par une tierce personne; g) si, ensemble, elles contrôlent directement ou indirectement une tierce personne; h) si elles sont membres de la même famille. Des personnes ne sont réputées être membres de la même famille que si elles sont liées l une à l autre par une quelconque des relations mentionnées ci-après : - époux et épouse, degré, - ascendants et descendants, en ligne directe au premier - frères et sœurs (germains, consanguins ou utérins), degré, - ascendants et descendants, en ligne directe au deuxième - oncle ou tante et neveu ou nièce,
ANNEXE I bis (page 19) - beaux-parents et gendre ou belle-fille, - beaux-frères et belles-sœurs. 2. Aux fins du présent titre, les personnes qui sont associées en affaires entre elles, du fait que l une est l agent, le distributeur ou le concessionnaire exclusif, quelle que soit la désignation employée, de l autre, ne seront réputées être liées que si elles répondent à l un des critères énoncés au paragraphe 1 er. Annexe 6 : Description de l organisation interne de l entreprise du demandeur. Joindre des documents éventuels sur les fonctions / compétences de chaque département. Donner un aperçu de la structure interne de votre entreprise (organigramme de l organisation de votre société) précisant les différents départements ou divisions et compléter soigneusement une fiche du modèle figurant à l annexe B pour chaque département ou division. Annexe 7 : Nombre d employés au total et dans chaque département. Mentionner le nombre total de personnes, liées par un contrat de travail, que vous employez et ventiler ce nombre selon les différents départements ou divisions de votre entreprise. Préciser également, le cas échéant, le nombre total d intérimaires employés et ventiler ce nombre selon les différents départements ou divisions de votre entreprise. Suppl. 3
ANNEXE I bis (page 20) Annexe 8 : - Noms des principaux dirigeants (directeurs généraux, chefs de département, gestionnaires des services de comptabilité, responsable des affaires douanières, etc.). - Description des procédures habituellement mises en place lorsque l employé compétent est absent, à titre temporaire ou permanent. Pour faciliter l audit de votre société, compléter la fiche du modèle figurant à l annexe C. Annexe 9 : - Nom et position des personnes ayant des compétences spécifiques dans le domaine douanier au sein de l organisation de l entreprise du demandeur. - Evaluation du niveau des connaissances de ces personnes en matière d utilisation des outils informatiques dans les domaines douanier et commercial et sur les questions générales à caractère commercial. Compléter la fiche du modèle figurant à l annexe D. Vous devez impérativement produire cette annexe du fait que le niveau de fiabilité des postes logistiques et douaniers se mesure par le choix des critères que votre entreprise prend en compte pour désigner les personnes à ces postes sensibles.
ANNEXE I bis (page 21) Annexe 10 : Acceptation ou refus de publication des informations figurant dans le certificat AEO sur la liste des opérateurs économiques agréés citée à l article 14 quinvicies, 4, des dispositions d application du Code des douanes communautaire. L article concerné prévoit que la Commission européenne permettra la consultation via Internet d une banque de données européenne reprenant tous les opérateurs ayant reçu le statut d opérateur économique agréé ainsi que l état de celui-ci (validité, suspension, retrait, ). Compléter la déclaration figurant à l annexe E. Annexe 11 : Consentement à échanger des informations du certificat AEO avec les services douaniers de pays tiers dans le cadre des accords de reconnaissance mutuelle (uniquement dans le cadre des statuts AEO F et AEO S). Dans le cadre de la reconnaissance mutuelle des programmes AEO entre l Union européenne et certains pays tiers, il est impératif que les services douaniers des pays partenaires connaissent leurs opérateurs économiques agréés respectifs. L échange de certaines informations relatives aux opérateurs économiques agréés est essentiel; la validité du statut AEO est par exemple une donnée requise dans cet échange et les données échangées seront exclusivement utilisées aux fins de l implémentation de la reconnaissance mutuelle des programmes AEO. Votre consentement à échanger des informations du certificat AEO avec les services douaniers de pays tiers dans le cadre des accords de reconnaissance mutuelle devrait avoir une portée générale et ne pas concerner des pays tiers particuliers. Néanmoins, vu la législation européenne en matière de protection des données, les autorités douanières de l Union européenne peuvent uniquement échanger les informations vous concernant après une évaluation du niveau de protection des données fourni par le pays tiers en vue d assurer qu il fourni un niveau adéquat de protection.
ANNEXE I bis (page 22) Si vous choisissez de ne pas donner votre consentement, vos données AEO ne seront échangées avec aucun des pays tiers avec lesquels l Union européenne applique la reconnaissance mutuelle et vous ne pourrez pas obtenir les bénéfices inclus dans l accord de reconnaissance mutuelle. Si vous donnez votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment par courrier adressé à votre Coordinateur Nouvelles Entreprises. Toutefois, le retrait de votre consentement à l échange de vos données AEO vous privera de la possibilité de bénéficier des avantages liés à la reconnaissance mutuelle. Ce retrait aura également un caractère général, c est-à-dire que nous cesserons d échanger vos données AEO avec tous nos pays partenaires dans le cadre de la reconnaissance mutuelle. Vous pouvez également donner votre consentement à tout moment après la délivrance du certificat. Compléter la déclaration figurant à l annexe F. Cette annexe doit être signée par la personne qui a signé la demande de certification AEO.