Préambule : Introduction générale... 4 I. L environnement RoverCash... 5 1. Définition d une interface / écran... 5 2. Les différentes interfaces / écrans... 5 a) Back-office web... 5 b) Application RoverCash... 5 II. Lancement de l application RoverCash... 7 1. Téléchargement de l application... 7 2. Spécifications techniques recommandées... 7 III. Paramétrage de l application... 8 1. Paramétrage de base... 8 a. Connexion au back-office... 8 b. Mot de passe oublié... 8 c. Mise à jour des informations de l entreprise... 8 d. Configuration du catalogue... 9 e. Création d un nouveau programme de fidélité (Optionnel au démarrage)... 10 f. Ajouter un nouveau vendeur... 13 g. Finalisation du paramétrage de mon terminal... 14 IV. Back-office... 15 V. Connexion à l application RoverCash... 15 A - Initialisation... 15 Obtenir son code d activation... 15 Démarrage de l application... 15 B Connexion... 16 VI. Interface caisse ou panier... 16 A. Présentation... 16 Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 1
B. Gestion des articles... 17 1) Ajout d un article au panier... 18 2) Effectuer une recherche... 18 C. Gestion des articles dans le panier... 19 1) Sélectionner un client pour la vente... 20 2) Gestion des lignes du panier... 20 D. La fiche produit... 22 E. Mise en attente ou finalisation de la vente... 22 V. Catalogue... 24 Présentation... 24 A. L écran de recherche... 25 1) Les filtres... 25 2) Les marques... 26 3) Les catégories... 26 B L écran de résultat... 26 C La création d article... 27 VII. Annuaire... 28 A. Présentation... 28 B. Les contacts... 29 C. La fiche client... 29 VIII. Encaissement d un client... 32 A. Les écrans d encaissements... 32 1) Écran d encaissement pour client comptoir... 32 2) Écran d encaissement pour un client enregistré dans l annuaire de l entreprise... 32 B. La phase de paiement... 33 1) Le reste à payer... 33 2) Les moyens de paiement... 33 Lorsque vous enregistrez un règlement par carte bancaire ou par espèce, un pop-up comme cidessus apparait vous demandant de saisir le montant réglé par le client.... 34 Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 2
Paiement par chèque... 35 Utilisation des avoirs... 35 3) Liste des règlements... 36 C. Les justificatifs de paiement... 36 IV. Interface d administration de l application... 41 A - Menu configuration de l application... 41 1) Section : Préférences... 42 2) Section : Impression... 42 3) Section : Application LMB... 43 4) Section : Réinitialiser l application... 43 B. Statistiques... 44 C. Historique... 45 D. Contrôle de la Caisse... 47 Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 3
Préambule : Introduction générale L objectif de ce guide est de permettre une prise en main simple et rapide de la solution RoverCash. Présentation Plus qu une caisse enregistreuse, RoverCash intègre des fonctionnalités essentielles à votre activité : la gestion des code-barres, l impression des tickets de caisse ou l envoi de e-tickets et de e-factures, la gestion de la fidélité, des promotions, la gestion des retours produits, des avoirs clients... Elle gère également les différents moyens de paiement et le rendu monnaie. RoverCash est simple d utilisation et ne nécessite aucune formation spécifique. L ergonomie et le design ont été pensés afin d en optimiser l utilisation tout en offrant une image positive de votre entreprise auprès de vos clients. RoverCash dispose d un véritable back office web depuis lequel vous pourrez gérer votre catalogue, votre stock, vos achats, visualiser des statistiques avancés et exporter vos données comptables. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 4
I. L environnement RoverCash 1. Définition d une interface / écran Une interface est une zone virtuelle qui permet la séparation des différentes fonctionnalités. Ainsi, dans RoverCash, il existe plusieurs interfaces qui permettent de séparer les actions d administration, de gestion, de caisse Les utilisateurs pourront être restreints à l utilisation de quelques interfaces ou fonctionnalités en fonction de leur profil propre. Chaque interface est ensuite composée de menus et sous-menus, permettant une navigation aisée au sein de l application. 2. Les différentes interfaces / écrans a) Back-office web Interface administrateur : Permet la configuration de le paramétrage de vos tablettes : coordonnées de l entreprise, ajout d utilisateurs, ajout d une tablette, gestion du catalogue, des catégories de clients, paramétrage de la fidélité Interface collaborateur : Permet la consultation des fiches produits, des fiches clients et fournisseurs, et notamment des fonctionnalités avancées de RoverCash, la supervision des opérations saisies depuis la tablette, la réalisation d opérations de gestion b) Application RoverCash Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 5
Écran de ticket/panier C est l écran principal de l application RoverCash. Il contient vos articles favoris, une recherche rapide, et le ticket en cours. Il vous permet d ajouter des produits au ticket en cours, récupérer ou ajouter un ticket mis en attente... Écran d encaissement Permet d ajouter un règlement au ticket, d envoyer un justificatif d achat par e-mail ou de l imprimer. Écran d annuaire Permet d ajouter, d éditer ou sélectionner un client. Écran du catalogue Permet de rechercher un article au sein de votre catalogue et la création des produits simples. Écran d administration Permet d ouvrir et clôturer votre caisse, de configurer votre tablette, de consulter les statistiques de vente. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 6
II. Lancement de l application RoverCash 1. Téléchargement de l application L application RoverCash est téléchargeable depuis le Google Play sur Androïd. Lien Google Play Store : https://play.google.com/store/apps/details?id=fr.lundimatin.rovercash 2. Spécifications techniques recommandées Sur plateforme Androïd : Tablettes fonctionnant sous Android v4.0.3 et + Processeur minimum requis : Dual Core (2coeurs) RAM minimum : 2 go Espace disque disponible 15mo (hors contenu de votre utilisation) Connexion Wi-fi Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 7
III. Paramétrage de l application 1. Paramétrage de base Afin de pouvoir commencer à utiliser votre application, il vous faudra réaliser des paramétrages de base. Pour se faire, connectez-vous au back-office et allez dans l interface Administrateur. a. Connexion au back-office Dans votre navigateur web (Firefox, Chrome ou Safari), entrez l url permettant l accès à votre application RoverCash de production. (Exemple : http://xxx.lundimatin.biz) Nous recommandons l utilisation du navigateur Chrome. Vous êtes dirigés vers une page d identification, sur laquelle vous devez renseigner vos identifiant et mot de passe. Ces identifiants vous ont été transmis par email lors de la commande de votre application. b. Mot de passe oublié En cas d oubli de mot de passe, pas de panique! Il suffit de cliquer sur cette même page d identification sur le lien «Mot de passe oublié?». Il suffit alors de renseigner votre identifiant. Un email vous sera adressé. Il vous permettra de définir un nouveau mot de passe. Attention, le mot de passe modifié ne vous est pas envoyé par email. Vous serez le seul à le connaître. c. Mise à jour des informations de l entreprise Sur votre back-office, choisissez l interface Administrateur, dans le menu Général > Votre entreprise, puis l onglet «Paramétrage initial», mettez à jour les données de votre entreprise. Renseignez son siret, son numéro de TVA intra, l adresse de son siège social, ses coordonnées (téléphone, mail, site web), son activité, ses logos. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 8
Il est important que l ensemble de ces informations soit correctement renseigné, car elles seront par la suite reprises par le système pour les documents commerciaux (PDF), l envoi des emails automatique d. Configuration du catalogue Toujours depuis l interface administrateur, vous devrez commencer par configurer votre catalogue. Allez dans le menu Gestion > Catalogue > Catalogue général afin de créer l arborescence de votre catalogue général. Par défaut, il existe déjà des catégories d articles. Vous pouvez en créer de nouvelles. Cliquez sur le bouton «Ajouter». Depuis l onglet «Informations générales», choisissez si la nouvelle catégorie créée est une catégorie racine ou une sous-catégorie rattachée à une catégorie racine. Renseignez ensuite son libellé. Depuis l onglet «Valeurs par défaut», définissez le type d articles qui seront contenus dans cette catégorie matériel ou service. Renseignez le taux de TVA appliqué par défaut à l ensemble de la catégorie et la durée de vie des produits la composant. Il sera toute fois possible de modifier le taux de TVA lors de la création de l article. Sautez l étape l onglet «Champs spécifiques», Depuis l onglet tarifs, vous avez la possibilité de mettre à jour la méthode de calcul de votre prix de vente en cliquant sur la roue mécanique située en bout de ligne. Par défaut, le prix de vente unitaire HT de votre produit est égal au prix de vente public (PP) Validez la création de la catégorie en cliquant sur le bouton «enregistrer». Activez ensuite les catégories à envoyer dans le terminal mobile dans catalogue client : Pour se faire, toujours depuis l interface administrateur, allez dans le menu Gestion > Catalogue > Catalogues clients. Par défaut, un catalogue client a été créé par le système. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 9
Cliquez sur la roue mécanique située en bout de ligne pour accéder au paramétrage. Depuis l onglet «Structure du catalogue», à l aide de la pastille verte affichée en bout de ligne, activer les catégories que vous voulez retrouver sur la tablette. Enfin, créez vos articles. Depuis l interface collaborateur (accessible depuis le menu situé en haut à droite), allez dans le menu catalogue > Création rapide d un article. e. Création d un nouveau programme de fidélité (Optionnel au démarrage) Etape 1 Création d un champ spécifique Depuis l interface administrateur, aller dans le menu Personnalisation > Champs spécifiques, cliquez sur le lien «Ajouter un nouveau champs spécifique article». Renseignez le libellé du champ spécifique (deuxième case en partant de la gauche), dans notre exemple, il s agit de «Nombre de points de fidélité», puis sélectionnez le type de champ spécifique qui sera obligatoirement «Nombre entier». Cliquez sur le bouton «ajouter». Etape 2 Création d un programme de fidélité Depuis le menu Ventes > Motivation et fidélité, cliquez sur le lien «Programmes de fidélité». Activez le module si ce n est pas déjà fait, puis cliquez sur le bouton ajouter. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 10
Renseignez le nom du programme, le libellé des points et si nécessaire la règles d arrondi. Passez à l étape suivante en cliquant sur le bouton orange «Etape suivante». Depuis l onglet Règles d acquisition des points, choisissez obligatoirement la 4 ème règle d acquisition : «X points gagnés pour chaque article acheté», puis cliquez sur ajouter. En effet, les autres règles ne sont pas gérées par la version actuelle de RoverCash. Sélectionnez ensuite le champ spécifique créé précédemment (ne pas cliquer sur le bouton ajouter). Puis, cliquez sur le bouton orange «Etape suite». Enfin, depuis l onglet «Règles de dépense des points», choisissez la règle «Réduction immédiate»., puis cliquez sur bouton «Ajouter». Comme précédemment, l autre règle n est pas gérée par la version actuelle de RoverCash. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 11
Renseignez les règles de dépense des points acquis, puis validez la création. Le programme est créé, il peut être modifié depuis la liste des programmes de fidélité en cliquant sur l icône «roue mécanique». Par la suite, vous devrez assigner à chaque article les points de fidélité que celui fera gagner au client. Pour ce faire, aller sur la fiche du produit : depuis l interface collaborateur > Catalogue > Rechercher un article. La fiche article du votre produit s ouvre. Cliquez sur le lien «Editez la fiche article». Puis dans la section Informations principales > Caractéristiques de l article > Choisissez votre programme de fidélité. Enfin, renseignez les points gagnés. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 12
f. Ajouter un nouveau vendeur Par défaut, un vendeur est créé dans le système. Ses identifiant et mot de passe sont ceux reçus par mail et servant à se connecter au back-office de RoverCash. Cet utilisateur possède tous les droits. Il est cependant possible de créer un nouveau vendeur. Depuis l interface administrateur, allez dans le menu Général > Utilisateurs > Enregistrer un nouveau collaborateur. Renseignez alors l ensemble des informations attendues par le système : Civilité, nom, prénom... Définissez les identifiants de connexion de votre collaborateur. Puis validez. Vous devez ensuite donner le droit à votre collaborateur d accéder à la tablette. Depuis l interface administrateur, allez dans le menu Général > Utilisateurs > Liste des collaborateurs. Cliquez ensuite sur la loupe située en bout de ligne de l utilisateur que vous souhaitez éditer. Dans l onglet Choix des interfaces, passez en vert la pastille autorisant l accès à l Interface Caisse. (Vous pouvez aussi autoriser le collaborateur à accéder au back-office en cochant une autre interface) Cliquez ensuite sur la roue mécanique au bout de la ligne Interface Caisse. Pour autoriser un utilisateur à accéder à toutes les tablettes : Sélectionnez Accéder à tous les terminaux de caisse Pour limiter les droits de votre collaborateur : Dans Permissions sur Terminal de caisse mobile, affinez les permissions de votre collaborateur en ne cochant que celles auxquelles il aura accès. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 13
g. Finalisation du paramétrage de mon terminal Toujours au sein de l Interface Administrateur, aller dans Ventes > Terminaux de caisse > Liste des terminaux de caisse. Votre terminal tactile est déjà créé, il s appelle Terminal RoverCash 1. Activez votre application en cliquant sur l icône + bleue située dans le tableau. Le système affichera un code d activation qu il faudra reporter sur le terminal mobile. Vous pouvez finaliser la personnalisation de votre terminal d encaissement mobile en cliquant sur la roue mécanique située en bout de ligne. Si vous avez paramétré un programme de fidélité, celui-ci est sélectionné. Depuis l onglet «Catalogue», vous pouvez ajouter des articles favoris. Ceux-ci seront affichés sur la page d accueil de votre terminal mobile. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 14
IV. Back-office Votre back-office pilote l ensemble de votre activité. Il gère l ensemble de votre annuaire client, votre catalogue : ajout / modification / archivage. Vous pouvez aussi consulter les statistiques de votre activité. Une documentation spécifique dédiée à l utilisation du back-office est disponible par ailleurs. La description de son utilisation ne sera pas décrite dans la présente documentation. V. Connexion à l application RoverCash A - Initialisation Obtenir son code d activation Rappel Votre code d activation est disponible depuis l interface administrateur du backoffice. Pour mémoire, allez dans Ventes > Terminaux de caisse > Liste des terminaux de caisse Votre terminal de caisse a été créé, vous devez cliquer sur le bouton bleu «+» présent sur la ligne pour obtenir un Code d activation, si vous ne l avez pas encore activé. Ce code d activation vous permet de procéder à l installation sur votre tablette. Démarrage de l application Lors du premier lancement de votre application RoverCash, vous devrez renseigner l adresse URL de votre back-office, avec le code d activation obtenu précédemment. Une fois les bonnes informations renseignées, l application se synchronise avec le back-office. Cette opération peut prendre quelques minutes. Quand la synchronisation est terminée, redémarrez l application. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 15
B Connexion Pour vous connectez, rien de plus simple : Indiquez le nom du vendeur et son mot de passe. Rappel : vos identifiants et mots de passe sont les mêmes que vous vous connectez à votre back-office, ils vous ont été transmis lors de votre commande, ou vous les avez vous mêmes modifiés depuis le back-office. VI. Interface caisse ou panier A. Présentation L interface caisse, ou panier, est l écran principal de votre application. C est à partir de cet écran que vous pourrait réaliser vos ventes. C est aussi à partir de celui-ci qu il vous sera possible de naviguer à travers toute l application. L interface est partagée en deux : - à gauche se trouve les articles favoris, le moteur de recherche, le scanner de codebarres, les liens rapides vers le catalogue, les liens rapides vers l annuaire. - à droite se trouve le panier client et le menu de navigation. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 16
B. Gestion des articles A partir de cet écran, vous pouvez rechercher des articles, ajouter des articles au panier, consulter vos fiches produits. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 17
1) Ajout d un article au panier Pour ajouter un article à votre panier, posez votre doigt l article désiré, et faites le glisser jusque dans la partie de droite. Une fois l article ajouté, une ligne correspondant à l article ajouté apparait. 2) Effectuer une recherche Pour effectuer une recherche, deux moyens sont possibles : la recherche par saisie, et la recherche par code barre. - Via la barre de recherche Cliquez simplement dans la zone de saisie de texte, et saisissez tout ou partie du libellé du produit, sa référence, son code barre, puis validez en cliquant sur suivant dans la zone du clavier. Les résultats correspondant à votre recherche seront alors affichés à la place des articles favoris. Purgez la recherche en cliquant sur la croix en bout de zone de saisie. - Via le scanner code barre Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 18
Pour rechercher un article via son code barre, cliquez sur l icône d appareil photo à droite de la barre de recherche. L appareil de votre tablette s active. Scannez alors le code barre de votre produit en passant la ligne rouge à l horizontale du code barre, comme sur l image ci-dessus. Une fois scanné, la référence de l article s inscrit dans la barre de recherche, et l article correspondant est affiché. C. Gestion des articles dans le panier Cet écran représente le panier de votre vente en cours, avec tous les articles y ayant été ajoutés. Tout en haut figure la référence du ticket en cours, le client associé à la vente et à droite le nombre de points de fidélités du client. Si aucun client n est sélectionné, l information «client comptoir» est affichée. En dessous sont affichés les articles composant le panier. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 19
En bas est afficher le montant total de la vente, et les boutons d actions les actions suivantes : Mise en attente du ticket, rappel d un ticket et encaissement de la vente. 1) Sélectionner un client pour la vente Pour associé un client à la vente, cliquez sur le texte du haut indiquant «Client comptoir». Le pop-up suivant va s ouvrir. Il vous suffit alors de cliquer dessus. Vous serez dirigé vers l annuaire, où vous pourrez choisir un client. 2) Gestion des lignes du panier En cliquant sur l icône ci-après contextuel suivant : situé au début de chaque ligne, vous accéderez au menu Vous pourrez ainsi, modifier une ligne, supprimer une ligne ou effectuer un retour produit. Modification d une ligne Lorsque vous sélectionnez l option «modifier la ligne», la fenêtre ci-après s affiche. Vous pouvez alors modifier les informations suivantes : la quantité, le prix, la TVA, la remise et son type, et ajouter des commentaires pour l article en question. Terminez en cliquant sur «Valider». Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 20
Lorsque vous désirez modifier une ligne, le pop-up ci-dessus s affiche. Vous pouvez alors modifier les informations tel que la quantité, le prix, la TVA, la remise et son type, et ajouter des commentaires. Terminez la modification en cliquant sur «Valider». Supprimer une ligne La suppression de ligne permet de supprimer une ligne indésirable du panier. Retour produit Le retour produit permet de gérer le cas où un client vous rapporte un produit. Lorsque vous effectuez un retour produit, la quantité de l article devient négative. Si vous désirez apporter des modifications au retour produit, vous pouvez modifier la ligne, et appliquer les modifications de votre choix. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 21
D. La fiche produit Pour visualiser la fiche produit d un article, il suffit de cliquer sur l icône de celui-ci. Elle contient toutes les informations relatives au produit sélectionné. En cliquant sur les flèches en haut à droite ou à gauche, ou en slidant avec votre doigt, vous pouvez naviguer à travers les différents articles contenu dans la recherche. L icône de caddie permet d ajouter l article au panier, en ajustant le nombre désiré à l aide des icônes «+» et «-». En cliquant sur l icône en haut à droite, le pop-up suivant apparait : A partir de celui-ci, vous pouvez revenir sur l écran précédent, ou bien ajouter de nouvelles photos pour l article sélectionné. E. Mise en attente ou finalisation de la vente Trois actions principales permettent de suspendre ou de clore la vente en cours. Il s agit des boutons dans la partie basse du panier : Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 22
Vous pouvez grâce à ces boutons, mettre en attente un ticket, accéder à l ensemble des tickets en que vous avez mis en attente, ou encore encaisser votre client. Pour mettre un ticket en attente, il suffit de cliquer sur le lien «Mettre en attente», et de valider votre demande. Le contenu du ticket est purgé, vous pouvez alors réaliser une nouvelle vente. Lorsque vous cliquez sur le lien «Tickets en attente», le pop-up ci-dessous s affiche. Il reprend la liste des tickets en attente. Chacune des lignes résume la date et l heure à laquelle le ticket a été mis en attente, le client associé à la vente, le vendeur, et le montant total du ticket. Pour rappeler un ticket précédemment mis en attente, il vous suffit de cliquer dessus, puis de valider le pop-up de confirmation. Si vous désirez supprimer un ticket en attente, cliquez sur l icône corbeille en bout de ligne, puis validez votre choix. Enfin, lorsque votre panier est terminé, il vous suffit de cliquer sur le bouton «encaisser». Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 23
V. Catalogue Présentation L interface dédiée au catalogue permet d effectuer une recherche plus approfondie d articles. Le moteur de recherche développé permet de trier les résultats qui apparaissent dans la zone de droite. Dans certaines versions de l application, il est en également possible de créer des articles en cliquant sur le lien Ajouter un article. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 24
A. L écran de recherche Le moteur de recherche est situé dans la partie gauche de l écran. Il permet en utilisant les différentes options de filtrer les résultats affichés dans la partie de droite. Les type de recherche possibles sont : recherche par filtre, par marques, ou par catégorie. 1) Les filtres L onglet Filtres permet d affiner votre recherche en fonction des quantités présence dans le stock, des articles en promotion ou non, de leur caractère nouveau ou non, ou du fait qu ils appartiennent aux favoris. Vous pouvez également effectuer une recherche grâce à la zone «rechercher». Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 25
2) Les marques L onglet Marques permet de rechercher des articles par marque. Pour cela, il vous suffit de cocher la ou les marque(s) désirée(s), et le résultat de votre recherche s affichera dans la partie de droite. 3) Les catégories L onglet Catalogue permet d effectuer des recherches par catégorie. Il est possible de sélectionner plusieurs catégories pour une même recherche, en cliquant successivement sur leur libellé. Tous les articles appartenant alors aux catégories sélectionnées seront affichés dans les résultats de la recherche. B L écran de résultat Situé à droit de l écran, il affiche le résultat de la recherche que vous aurez effectué sur la gauche. Chaque ligne correspond à un article. En cliquant sur une ligne, vous ouvrez la fiche du produit correspondant. Vous pourrez alors naviguer au travers les fiches articles figurants dans le résultat de la recherche. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 26
Vous pouvez ajouter un article au panier directement depuis cet écran en cliquant sur le caddie situé en bout de ligne. C La création d article RoverCash. L option de création d article depuis l application n est pas disponible dans tous les version de Dans la partie de gauche de la fenêtre, renseignez les données relatives à l article. Seul le code barre et la description ne sont pas des champs obligatoires. Dans la partie de droite, il est possible de prendre des photos de l article directement via votre tablette. Cliquez sur l une des icônes d appareils photo, et l appareil photo s ouvrira. Chaque photo que vous prendrez remplacera l une des icônes. Plusieurs actions permettent de gérer les photos prises : Cliquez sur une photo du bas afin qu elle apparaisse en grand dans le cadre du haut. Cliquez sur la photo centrale pour zoomer dessus Enfin, restez longtemps appuyé sur une des photos afin de la supprimer. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 27
Une fois les informations de votre article complétées, cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer votre nouvel article. VII. Annuaire A. Présentation Cet écran se divise en deux parties: la partie annuaire composée des clients enregistrés dans votre base de données, et la partie fiche client où sont affichés les informations rattachées au client sélectionné. En cliquant sur le bouton «Sélectionner» en bas à droite en bas à droit de la fiche, vous sélectionnez ce client pour la vente en cours. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 28
B. Les contacts A partir de la zone de recherche, vous pouvez rechercher un client par son nom, son prénom, ou bien son organisation. Le résultat de votre recherche sera affiché dans la liste située en dessous. En cliquant sur la ligne correspondante à un client, la fiche de ce dernier sera affichée dans la partie de droite. L icône située à droite de la barre de recherche renvoie au formulaire de création d un nouveau client, et ainsi de l ajouter à votre base de données. C. La fiche client La fiche client contient les informations essentielles à votre gestion : nom, prénom, organisation, coordonnées, historique des ventes, avoir en cours, solde du compte comptable client, solde de points de fidélité. La fiche client permet également de sélectionner ce client pour la vente. L adresse Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 29
L onglet adresse comprend l adresse du client, son code postal, sa ville et son pays. Il est aussi possible d apporter des modifications à ces informations en cliquant sur le champ correspondant. L historique L onglet historique vous permet de visualiser l ensemble des achats qu un client à effectuer, avec les détails de ces achats: date, heure, quantité, produits achetés et montant des achats. Les avoirs Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 30
sélectionné. L onglet Avoirs permet de visualiser l ensemble des avoirs disponibles et utilisés pour le client L édition de la fiche client En cliquant sur l onglet Editer la fiche client, la fenêtre ci-dessus s ouvre. A partir de cette page vous pouvez modifier l ensemble des informations relatives à un client en cliquant sur le champ correspondant. Vous pouvez aussi ajouter une photo pour le client en cliquant sur la silhouette située à gauche de la page. Pour enregistrer les modifications apportées, il vous suffit de cliquer sur le bouton Valider. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 31
VIII. Encaissement d un client La phase d encaissement est une phase importante lors de la vente. Les modes de règlements disponibles différeront pour un client comptoir et pour un client présent dans l annuaire. A. Les écrans d encaissements L écran d encaissement est scindé en deux parties. D un côté se trouve l ensemble des moyens de paiement disponibles, et de l autre la liste des règlements perçus. 1) Écran d encaissement pour client comptoir Pour un client comptoir, seuls 4 moyens de paiements sont disponibles : espèce, carte bancaire, chèque, ou chèque cadeau. 2) Écran d encaissement pour un client enregistré dans l annuaire de l entreprise Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 32
En plus des moyens de paiement d un client comptoir, pour un client enregistré dans l annuaire de votre entreprise, il est possible de gérer la mise en compte client (paiement différé de la vente), le paiement via points de fidélité, et la déduction d avoirs. B. La phase de paiement 1) Le reste à payer mesure des règlements. Sur la partie de gauche est renseigné le montant restant à payer par votre client grâce au cadre cicontre, dont la mise à jour est réalisée au fur et à 2) Les moyens de paiement Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 33
Les différents moyens de paiement disponible lors des achats sont affichés en dessous du montant restant à payer. Il suffit de cliquer sur l une de ces icônes pour ajouter un règlement à la vente en cours. Si le client sélectionné dispose d un ou plusieurs avoirs, alors info-bulle affichera le nombre d avoirs disponibles, et vous pourrez les consommer en cliquant dessus. Paiement par espèce ou par carte bancaire Lorsque vous enregistrez un règlement par carte bancaire ou par espèce, un pop-up comme cidessus apparait vous demandant de saisir le montant réglé par le client. Par défaut, le montant inscrit est le montant total restant dû, vous pouvez l éditer à l aide du clavier de la tablette. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 34
Paiement par chèque Lors d un règlement par chèque, le pop-up ci-dessus apparait. Vous pouvez alors entrer les informations relative au chèque (seul le prix est obligatoire lors de la saisie). Il vous suffit de cliquer sur Valider pour terminer. Utilisation des avoirs Lorsque vous souhaitez utiliser les avoirs disponibles de votre client, le pop-up ci-dessus s ouvre. Il présente l'ensemble des avoirs dont dispose votre client. Il suffit de cliquer l un d entre eux pour l ajouter en moyen de paiement à la vente. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 35
3) Liste des règlements L ensemble des règlements effectués pour une même vente s affiche sur l écran de droite. Le montant et le type de chacun d eux sont précisés. Il est possible de les supprimer en cliquant sur la corbeille à gauche de la ligne correspondante. Dans ce cas, le reste à payer est mis à jour afin de pouvoir poursuivre la vente. Il est également possible de modifier le montant perçu. C. Les justificatifs de paiement Ecran principal des justificatifs Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 36
Cet écran permet de gérer l envoi et l impression de justificatifs de paiements à l issue d ne vente. Il se compose de deux parties : la partie de gauche est une prévisualisation du ticket, et la partie de droite permet de définir le choix des justificatifs. 1) Ecran de prévisualisation Cet écran permet de pré-visualiser le ticket qui va être envoyé ou imprimé pour le client. Il s agit du modèle de ticket de caisse standard, résumant la vente ayant été effectuée, avec l ensemble des achats, leurs prix, leurs quantités, mais aussi l ensemble des moyens de paiement ayant servi à finaliser l acte de vente. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 37
2) L envoie de e-tickets Pour envoyer un e-ticket, cochez la case correspondante. Un espace de saisie de l e-mail va alors apparaitre. Si le client de la vente est un client présent dans le carnet d adresse et que son e-mail est déjà connu, alors son e-mail sera déjà renseigné dans cette zone. Il sera alors possible d ajouter d autres e-mails pour cet envoi. S il s agit d un comptoir et que vous renseignez un email, le système créera automatiquement une fiche à partir du premier email renseigné. Voici le modèle de ticket alors reçu par le client : Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 38
3) L impression de tickets Pour imprimer un ticket, cochez la case correspondante. Entrez le nombre d exemplaires que vous désirez. Si une seule imprimante est rattachée à votre application, elle sera présélectionnée. Cependant, si vous avez connecté plusieurs imprimantes, votre imprimante favorite sera présélectionnée. Il sera alors toutefois possible de sélectionner l imprimante de votre choix dans la liste des imprimantes qui s affichent lorsque vous cliquez sur «imprimante». Des imprimantes s affichent uniquement si vous avez au préalable appairé des imprimantes depuis vos paramètres Bluetooth (cf section configuration). Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 39
4) L envoi de e-facture L envoi d e-facture fonctionne de la même manière que l envoi d e-ticket : cochez la case, puis renseignez un mail, si celui-ci n est pas déjà renseigné. Le Document reçu par le client est le suivant : Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 40
IV. Interface d administration de l application A - Menu configuration de l application L écran de configuration vous permet de gérer les paramètres de votre application: vos préférences, les appareils reliés, etc Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 41
1) Section : Préférences En cliquant sur le lien Préférences, un menu se déroule, vous proposant de paramétrer les options suivante : - Activation ou non l encaissement libre - Disponibilité des différents types de justificatifs lors d une vente. - Mode d affichage de l application : tablette ou smartphone 2) Section : Impression En cliquant sur impression, la liste des imprimantes apparaît, ainsi que le bouton Ajouter une imprimante. En cliquant sur celui-ci, il vous est donc possible d appairer une nouvelle imprimante. Notez que lorsqu une imprimante est connectée, l étoile à sa gauche est noire comme sur la capture d écran précédente. Attention, seule une imprimante connectée à votre tablette sera détectée par RoverCash. Vous devez activer la connexion dans les paramètres Bluetooth de votre tablette. Dans le cas contraire, l étoile est blanche, et il y un texte indiquant connexion, où il vous suffit de cliquer pour tenter de l établir. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 42
Pour supprimer une imprimante de la liste, cliquez sur la corbeille se trouvant en bout de ligne. 3) Section : Application LMB Il est possible de connecter plusieurs applications sur une même tablette. Pour les gérer, il vous suffit d aller dans la section Application LMB. Il y ait affiché la liste des applications connectées, avec la possibilité d en ajouter une en cliquant sur le bouton Connecter une nouvelle application. En cliquant sur l icône engrenage de droite, les options suivantes vous sont proposées: - modifier l URL de votre application (autrement dit connecter RoverCash à un autre back-office). - Supprimer l application, il s agit ici de rompre le lien entre l application RoverCash et son back-office. - Afficher des informations relatives à votre application. 4) Section : Réinitialiser l application Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 43
Il vous est aussi possible de réinitialiser votre application par l intermédiaire de l onglet portant ce nom, et proposant le bouton Remise à zéro. Toutes les données contenues dans votre tablette seront supprimées. B. Statistiques L écran des statistiques permet de visualiser des informations relatives aux ventes. C est un récapitulatif de votre journée, de la semaine, du mois, ou de l année. Vous pourrez ainsi visualiser votre chiffre d affaire HT et TTC, votre panier moyen, le nombre de tickets réalisés. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 44
C. Historique L historique des ventes récapitule l ensemble des ventes et des actions que vous avez enregistrées : les ouvertures de caisse, les ventes, les retours produits, les remboursements et les fermetures de caisse, détaillés par date, heure, client, vendeur, et moyen de paiement. Vous pouvez naviguer dans l historique en choisissant la période désirée à l aide des deux de calendrier situés en haut de l historique. En cliquant sur une ligne, le pop-up suivant apparait : Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 45
Ce pop-up permet différentes actions : le retour produit, le remboursement d articles d une vente, l impression de tickets, l affichage de tickets, et le renvoi de tickets. 1) Effectuer un retour produit En choisissant d effectuer un retour de produit, la vente sélectionnée se recharge dans le panier avec tous les articles de la vente en valeurs négatives. Vous pouvez apporter les modifications de votre choix tels que la suppression de ligne afin de gérer le retour. Ensuite, tout fonctionne comme si vous aviez effectué un retour produit via le panier en modifiant une ligne. 2) Le remboursement Lors d un remboursement, vous avez la possibilité de choisir quel moyen de paiement vous allez utiliser pour rembourser le client, soit en espèce, soit par carte bancaire. Cochez l une des cases, puis validez votre choix. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 46
3) L impression de tickets Permet de réimprimer des tickets de caisse validés. 4) L affichage du ticket Permet de visualiser une nouvelle fois le ticket d une vente. 5) Le renvoi de ticket Vous êtes redirigés vers l écran permet l envoi de justificatifs. D. Contrôle de la Caisse ouverture. L écran de contrôle de caisse permet de contrôler l état de la caisse à sa fermeture ou à son A l ouverture : Vérifier votre fond de caisse. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 47
Entrez la quantité de billets et de pièces présente dans votre caisse à l ouverture. Imprimer ou non un rapport d ouverture. Puis cliquez sur le bouton «ouvrir ma caisse». A la fermeture : A la fermeture, contrôlez également le contenu de votre caisse et détailler son contenu à l aide des billets et des pièces. Le contrôle de caisse permet alors de repérer les écarts de caisse. Vous pouvez aussi choisir le montant du fond de caisse que vous désirez laisser, et lequel sera repris lors de la prochaine ouverture de caisse. Lorsque vous validez la clôture de votre caisse, son contenu est transféré vers le back-office de l application afin que vous puissiez effectuer votre remise en banque depuis le menu comptabilité de l interface collaborateur (Comptabilité > Gestion des caisses > Tableau de bord > Remise en banque). Attention : La caisse doit être ouverte pour permettre la réalisation de nouvelle vente. Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 48
www.rovercash.fr RoverCash by LUNDI MATIN, 836 rue du Mas de Verchant, 34000 MONTPELLIER, France Documentation Générale RoverCash - Juin 2015 49